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Introducción al Proceso Administrativo: planeación y toma de decisiones

Por Lic. Gabriel Leandro, MBA

Contenido: • Administración: Definición, naturaleza y propósito de

la administración • Algunos planteamientos del pensamiento administrativo • Funciones de los administradores

• Planeación: Tipos de planes • Pasos y objetivos de la planeación • Estrategias, políticas y proceso de la planeación estratégica

• Toma de decisiones: • Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones • Evaluación de alternativas de decisión

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Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración

Administración: Definición

• Es el proceso de:

• planear,

• organizar,

• dirigir y

• controlar • los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar

los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas

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Administración: Definición

El proceso administrativo

• El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales

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• El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos:

1. Alcance de objetivos

2. Por medio de personas

3. Mediante técnicas

4. En una organización

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Funciones de la administración

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Planeación

Organización

Integración de personal

Dirección

Control


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Alto

nivel

Nivel

intermedio

Mandos inferiores

Co

ntr

ol


• Planeación:

• Implica determinar misiones y objetivos

• Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos

• Requiere la toma de decisiones

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• Organización:

• Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar

• Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas

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• Integración de personal:

• Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo

• Reclutar y seleccionar las personas idóneas

• Evaluar, compensar y capacitar al personal

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• Dirección:

• Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales

• Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación

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• Control:

• Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado

• Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa

• Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.

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Habilidades administrativas

• Habilidad técnica

• Habilidad humana

• Habilidad de conceptualización

• Habilidad de diseño

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Habilidades administrativas

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Alto

nivel

Nivel

intermedio

Mandos inferiores

Ha

bil

idad

es t

écn

ica

s Habilidades

humanas

Habilidades de

conceptuali-

zación

y diseño

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

• Taylor: padre de la administración científica

• Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción

• Se basaba en el concepto del hombre económico

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• Fayol: padre de la teoría administrativa moderna

• Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc.

• Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.

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• McGregor: teoría X y teoría Y

• Teoría X: al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento

• Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad

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Teoría X Teoría Y

Las personas no gustan del

trabajo y lo evitan

El trabajo puede ser fuente

de satisfacción

Las personas deben ser

controladas y amenazadas

Las personas pueden ejercer

autocontrol y autodirección

El ser humano trata de evitar

las responsabilidades

Las personas aceptan y

asumen responsabilidades.

El ser humano medio tiene

poca ambición.

El ser humano tiene

imaginación, creatividad e

ingenio

Las personas se preocupan

principalmente de su propia

seguridad.

Se puede conseguir una

mayor utilización del

potencial humano www.auladeeconomia.com


• Likert: Sistemas de dirección

• Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organización centraliza la toma de decisiones

• Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas

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• Likert: Sistemas de dirección

• Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones,

• Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones

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Enfoque sistémico de proceso administrativo

• Un sistema es:

• un conjunto de elementos dinámicamente relacionados

• que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo

• operando sobre insumos tomados del medio externo

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Enfoque sistémico de proceso administrativo

• La empresa se ve como un sistema:

• Un sistema abierto

• Un sistema complejo (implica subsistemas)

• Un sistema dinámico

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Planeación, estrategias y políticas

Planeación

• Implica determinar misiones y objetivos

• Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos

• Requiere la toma de decisiones

• Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir

• Planeación y control son inseparables

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Planeación Implementación

de los planes Control

Desviación

con respecto

a lo planeado Acciones correctivas

Tipos de planes

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Misión

Objetivos y metas

Estrategia

Políticas

Procedimientos y reglas

Programas

Presupuestos

Misión

• En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella

• En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna

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Misión

• Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos

• Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean

• Los valores dan forma a su filosofía

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Objetivos y metas

• Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad

• Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control

• Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.

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Estrategias

• Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento

• Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión

• Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo

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Políticas

• Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones

• Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas

• Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta

• Permiten delegar autoridad sin perder control

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Procedimientos

• Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras

• Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas

• Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo

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Reglas

• Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas

• Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción

• La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad

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Programas

• Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado

• Generalmente se apoyan en presupuestos

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Presupuestos

• Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos

• Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)

• Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas

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Metas

Planes estratégicos

Planes operacionales Para actividades

no recurrentes

Planes de un solo uso

Programas

y

Proyectos

Presu-

pues-

tos

Planes permanentes

Políticas

Procedimientos

Reglas

Para actividades

recurrentes

Pasos de la planeación

• 1. Análisis situacional:

• Ambiente interno:

• Fortalezas

• Debilidades

• Ambiente externo:

• Oportunidades

• Amenazas

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Pasos de la planeación • 2. Establecimiento de objetivos y metas:

• Responder a preguntas como:

• Dónde se quiere estar?

• Qué se desea hacer y cuándo?

• Etc. • Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave

• Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.

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• 3. Desarrollo de premisas:

• Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará:

• Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

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• 4. Identificación de cursos de acción alternativos:

• Es necesario identificar las mejores alternativas de acción

• Examinar sus ventajas y desventajas

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• 5. Evaluación de las alternativas:

• Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

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• 6. Selección de un curso de acción:

• Se toma una decisión

• Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción

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• 7. Formulación de planes de apoyo:

• Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico

• Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.

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• 8. Presupuestación:

• Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos:

• Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros

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Administración por objetivos

• Es un sistema administrativo integral

• Se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas

• Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales

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Administración por objetivos

• Hace énfasis en la evaluación del desempeño

• Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía

• Se concentra mucho en el corto plazo

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Estrategias y políticas

• Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción

• Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión

• Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo

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Características de las estrategias

• Horizonte temporal amplio

• Impacto final relevante

• Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines

• Patrón de decisiones uniforme

• Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización

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Principio de la estructura de estrategias y políticas

• Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica,

• Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa

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Planeación estratégica

• Es el proceso formal de planeación a largo plazo

• Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización

• Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa

• Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante

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Características de la planeación estratégica

• 1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:

• Responde a preguntas como:

• ¿En qué negocio estamos?

• ¿En qué negocio deberíamos estar?

• ¿Quiénes son nuestros clientes?

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• 2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias:

• ¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia?

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• 3. Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación:

• Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo

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• 4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad:

• Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave

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• 5. Es una actividad de alto nivel:

• La alta gerencia debe participar activamente

• Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización

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Proceso de planeación estratégica

• Aunque no existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse

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Insumos:

Personas

Capital

Habilidades

etc.

Metas de

grupos

interesados:

Empleados

Clientes

Proveedores

Accionistas

etc.

Análisis

de la

industria

Perfil

empresarial

Propósito

Objetivos

Intención

estratégica

Orientación

ejecutiva

Valores

Visión

Desarrollo

de

estrategias

alternativas

Debilidades

y

fortalezas

Amenazas

y

Oportu-

nidades

Evaluación

y decisión

estratégica

Implemen-

tación

Dirección

y control

Algunas estrategias: La matriz TOWS

Factores internos

Fortalezas Debilidades

Factores

externos

Oportuni-

dades

Estrategias FO:

usar F para

aprovechar O

Estrategias DO:

superar D para

aprovechar O

Amenazas

Estrategias FA:

usar F para

enfrentar A

Estrategias DA:

minimizar D y A

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Algunas estrategias: Estrategias genéricas de Porter

• Tres estrategias genéricas:

• Liderazgo de costos

• Diferenciación

• Enfoque • Se pueden combinar

• Se relacionan con ventajas competitivas

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Instrumentación exitosa de estrategias

• 1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones

• 2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación

• 3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos

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Instrumentación exitosa de estrategias

• 4. Revisar regularmente las estrategias

• 5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia

• 6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación

• 7. Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias

• 8. Crear un clima que induzca a la planeación

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Toma de decisiones

Importancia de la toma racional de decisiones

• La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación

• El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como:

1. Establecimiento de premisas

2. Identificación de alternativas

3. Evaluación de las alternativas

4. Elección de una alternativa

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Limitaciones del proceso de toma racional de decisiones

• Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras

• No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos

• Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre

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Evaluación de alternativas de decisión

• Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos

• Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.

• Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.

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Técnicas cuantitativas

• Análisis marginal

• Análisis costo – beneficio

• Análisis de riesgo

• Árboles de decisión

• Otras técnicas de investigación de operaciones

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Selección de una alternativa

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Experiencia

Experimentación

Investigación

y análisis

¿Cuál

alternativa

seleccionar?

Decisión

tomada

Certidumbre, incertidumbre y riesgo

• Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción

• Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades

• Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes

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Fin Muchas gracias!

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