myco cursusplanning bhv 1.0 - cursus administratie
DESCRIPTION
Extract: In MYCO kun je je klanten, cursisten, planning, aanwezigheid, offertes, facturen en nog meer bijhouden. Beide grote en kleine opleiders kunnen nu makkelijk de cursus kalender online zetten op hun website en een professionele indruk maken op nieuwe klanten. Voor bestaande klanten is het mogelijk een (gratis) login te geven zodat bestaande klanten hun bestaande cursisten niet steeds hoeven aan te maken. Daarbij kunnen bestaande klanten ook nog de cursus geschiedenis van hun deelnemers inzien. Deze gehele oplossing is te gebruiken (premium) voor $15 per persoon per maand. Dus $15 per collega (niet de klant of cursisten). Probeer een gratis proefabonnement op: https://www.mycosuite.com/nl/cursus-administratie-software-bhv-opleidersTRANSCRIPT
MYCO Planning voor veiligheid-‐ en BHV opleidingen
De unieke oplossing die de opleider volledig ondersteunt.
Nieuwe klant – Planning -‐ Factuur
Het algemene proces van een opleider (BHV)
1) Nieuwe klant aanmaken (HandmaFg of via web inschrijving) 2) Cursus plannen voor de contactpersonen van deze klant 3) Offerte aanmaken voor de klant 4) PresenFelijsten bijhouden voor de cursus 5) Exporteren van pas en/of cerFficaat informaFe 6) Cursus vooraf of achteraf factureren
7) * Overzicht van de te plannen herhalingen (bijv: herhaling BHV na 1 jaar)
Extra 1: Geef bestaande klanten een login zodat ze zelf kunnen plannen. Extra 2: Nieuwe klanten kunnen zich aanmelden via de website dmv een eenvoudig formulier. Extra 3: Instructeurs kunnen hun eigen cursussen zien via hun eigen login (in kalender)
MYCO Suite is de meest complete oplossing die cursus planning voor BHV opleiders volledig ondersteunt.
Van Nieuwe klant tot factuur
1) IntroducFe van het dashboard 2) MYCO Basis componenten 3) De cursus kalender 4) Cursus aanmaken 5) Aanwezigheidslijsten 6) Offerte aanmaken 7) Offerte overzicht 8) Offerte pdf + communicaFe naar klant 9) Factuur aanmaken 10) Factuur overzicht 11) Factuur PDF
12) Publieke cursus kalender delen met bestaande klant (Klant login) 13) Publieke cursus kalender online zeaen 14) Herhalingenlijst voor cursussen
15) Cursus geschiedenis van een deelnemer 16) Cursus geschiedenis op bedrijf niveau 17) Klant specifieke prijzen instellen
18) MYCO Suite extra’s en FAQ’s
Index
Van Nieuwe klant tot factuur
MYCO Dashboard introducFe.
In Home / Kalender kun je cursussen plannen door een evenement aan te maken.
Via het Dashboard kun je in de kalender cursussen
plannen
Collega’s. Dit zijn planners, management en
instructeurs (Iedereen heee zijn eigen autorisaFes)
AcFes die gelogd worden zodra iemand een cursus boekt, offertes verstuurt,
factureert.
De modules “RelaFes, Verkoop, Financieel”
ondersteunen het cursus planning proces
Basis componenten: Cursus locaFes
LocaFes kunnen hier aangemaakt worden. Deze komen terug bij cursus
aanmaken
Via Menu / Mijn sejngs / events komt deze popup
naar voren
Basis componenten: Type cursus
Cursus typen kunnen hier aangemaakt worden. Deze komen terug bij cursus
aanmaken Via Financieel / Evenementen kom je in dit scherm. (evenementen is
een soort product catalogus)
Cursus aanmaken
In Home / Kalender kun je cursussen plannen door een evenement aan te maken.
Om de geplande cursussen te zien moet deze kalender
aangevinkt zijn
Klik hier om een cursus aan te maken
Zodra een cursus is aangemaakt verschijnt deze
in je kalender
Cursussen in het week overzicht
De cursussen staan tussen de normale afspraken in de kalender. (linkerkant is selecFe van kalenders)
Cursus aanmaken stap 1
Het evenement type heee 2 dagdelen. Deze dagdelen kunnen op verschillende locaFes plaatsvinden
Selecteer het type cursus en de instructeur(s)
Klik op + Evenement
Cursus aanmaken stap 2
Op het moment dat de basis info is opgeslagen verschijnen de presenFe-‐
lijsten
Hier kunnen de cursisten gekozen worden. Deze
komen vanuit MYCO CRM (RelaFes)
Dit is een algemene beschrijving van de cursus voor het webformulier en de uitnodiging (email)
Op het moment dat de basis info opgeslagen is
wordt de status bijgehouden.
Zet het evenement op “Publiek” als je deze in het webformulier wilt laten
terugkomen
Plaatsen boeken en offerte aanmaken (Binnen het formulier
cursus aanmaken) Selecteer een klant uit de relaFe
module
Voeg een deelnemer toe
Klik op een regel en kies een medewerker van de
klant uit. (of zoek naar een ander contactpersoon)
Zodra de plaatsen geboekt zijn kun je een offerte
aanmaken.
Stuur de deelnemer een email met instrucFes voor
de cursus.
Cursus presenFe
Een presenFe-‐lijst per dagdeel. PresenFe kan hier
worden aangevinkt.
Plaatsen boeken en offerte aanmaken
(Binnen het formulier cursus aanmaken) Selecteer
een klant uit de relaFe module
Algemene verkoop informaFe
Adressen worden opgeslagen bij de relaFe
Je komt direct in deze offerte pagina door te klikken op het icoontje in de cursus zelf. (op pagina 11.)
Plaatsen boeken en offerte aanmaken
Er zijn nu 3 plaatsen geboekt voor de klant-‐
specifieke prijs. Het is mogelijk om extra diensten arFkelen erbij te offreren. (Blussers, Boeken,
enz.)
In de bijlagen kunnen beschrijvingen van de cursussen toegevoegd
worden
Hier kun je de algemene voorwaarden voor de offerte selecteren.
(aanmaken in instellingen)
Schrijf een (persoonlijke) introducFe tekst voor de
klant
De namen van de 3 deelnemers komen in de
bijlage van de offerte terug.
Verkoop: Lijst met opportuniFes (offertes)
De boeking staat hier als opportunity en wacht op
goedkeuring. Klik op een opportunity om de details te bekijken en
acFes uit te voeren
Verkoop: Lijst met opportuniFes (offertes)
AcFes: Op gewonnen zeaen, Verloren. Of
communicaFe aanmaken. NoFFes email / tel
gesprekken
Details van de boeking / offerte
NoFFes email / tel gesprekken komen hier te
staan. Makkelijk om afspraken terug te lezen
De offerte is aangemaakt. OpFes: Pdf download, factureer, verstuur per
email.
Maak taken aan voor jezelf een medewerkers voor deze
boeking / offerte
De offerte als Pdf.
De klant kan deze ondertekenen en terug
sturen.
De offerte wordt als pdf gegenereerd
De offerte emailen via MYCO
De offerte zal in de bijlagen worden meegestuurd.
De offerte kan d.m.v. het envelopje direct naar de klant gemaild worden.
Het voordeel om de offerte zo te versturen is, dat deze communicaFe opgeslagen wordt onder de relaFe
Factuur aanmaken = 1 muisklik vanuit de offerte
De Factuur regel(s). Er kunnen nog korFngen of extra arFkelen worden
toegevoegd.
Upload logo en adres eenmalig. Daarna is deze
opgeslagen voor de volgende keer.
Factuurnummer, periode
Klik op de tekst om informaFe toe te voegen of
te wijzigen.
Overzicht van alle facturen
Elke factuur heee een status: Open, Betaald, Te
laat Dit is de factuur die we net hebben aangemaakt.
Exporteer factuur info naar Excel, of naar een boekhoudpakket.
Totalen gefactureerd en ontvangen in een periode
De Factuur als Pdf.
De achtergrond van de factuur is wit. Het is ook
mogelijk gekleurde headers toe te voegen.
Zodra een bedrijfslogo is ge-‐upload, zal deze op de pdf
te zien zijn
Het is mogelijk om klanten hun eigen omgeving te geven. Deze klanten kunnen zelf nieuwe deelnemers en herhalingen plannen.
De volgende schermen beschrijven wat de klant en de opleider zien.
Een bestaande klant uitnodigen
In het overzicht kun je de klant kiezen, die de kalender mag inzien.
In de module “RelaFes” kun je naar je klanten overzicht. (klant aanmaken = + relaFe)
Zodra er geklikt word op “delen” zal er een email naar de contactpersoon
uitgaan.
Een bestaande klant uitnodigen
Klanten kunnen graFs gebruik maken (hoee geen seat gekocht te worden)
De klant ontvangt een uitnodiging via email en moet een wachtwoord
aanmaken.
Klantomgeving: De klant logt in.. De klant meldt zich aan en komt in het dashboard en gaat naar de kalender
Via de kalender kan deze klant direct bij inschrijven
komen.
Deze klant kan zijn eigen deelnemers hier terug vinden. Dit is het bestand van de opleider met
geschiedenis. Klik hier om deelnemers te kiezen en door te gaan met planning.
Klantomgeving: Overzicht van deelnemers..
Stap 1. Selecteer de collega’s en type cursus (dit
zijn alleen de publieke cursussen)
Als een deelnemer een herhaling moet hebben, kan men hier zien wanneer deze
gepland moet worden. De klant komt hier door op
dit icoontje te klikken
Klantomgeving: datum selecteren..
Zodra de cursus en personen gekozen zijn kan de klant een datum kiezen.
Klantomgeving: details cursus..
De klant kan de details bekijken. Prijs – LocaFe -‐
Omschrijving.
Klantomgeving: Adres confirmeren..
De klant helpt bij het controleren en updaten van adresinformaFe. (voor op de offerte en de factuur)
Klantomgeving: Adres confirmeren..
De klant controleert de info van de bestaande
deelnemers.
De klant kan een extra medewerker aanmaken. (bij
Stap 1 aangeven)
Klantomgeving: Adres confirmeren..
De klant kan nog een vraag stellen.
Klantomgeving: Email bevesFging..
De klant ontvangt een bevesFgingsemail
De opleider ontvangt een bevesFgingsemail
Opleider omgeving: Inbox
Naast de email ontvangt de opleider ook een acFe in
zijn inbox.
Klantomgeving: boeking bevesFging (inbox)..
De opleider opent de boeking en kan deze
goedkeuren.
Zodra deze is goedgekeurd zullen de deelnemers op
WO/DO 13/14 geboekt zijn. Dat is in de kalender terug
te vinden.
Ook is het mogelijk om een inschrijf formulier online te ze?en. Zo kunnen nieuwe klanten zich aanmelden.
De volgende schermen beschrijven wat de klant en de opleider zien.
Webformulier online zeaen
Via Menu / Mijn Sejngs / Event, kun je een simpele link vinden die je in je website kunt plakken
Deze link kun je direct in de website zeaen en je bent klaar! (Let op! Een cursus moet wel “publiek” zijn om weergegeven te worden)
Webformulier online Lijst
Klanten kunnen uit verschillende cursussen
kiezen
Dit formulier komt dus op de website te staan d.m.v. de link (vorige sheet).
Webformulier online Kalender
Een klant kan zelf kiezen of ze de kalender of de lijst
willen zien.
Webformulier – Cursus geselecteerd
De cursus is geselecteerd op de betreffende datum
Webformulier – Klant info toevoegen
De klanFnformaFe moet opgegeven worden. + het aantal deelnemers voor de
cursus.
Webformulier – Confirmeer deelnemers
Deze informaFe is nodig voor de cursisten.
Webformulier – Online Cursus bevesFgen
Hier kan de klant nog opmerkingen plaatsen.
Na de boeking ziet de klant de bevesFging.
Opleider – Boeking ontvangen in inbox
De opleider heee nu een nieuwe aanvraag in zijn inbox om goed te keuren. (ook een email ontvangen
als alert)
Om goed te keuren kun je naar de details gaan van de boeking door de muis hier
boven te houden.
Opleider – Boeking goedkeuren
Het is ook mogelijk om deze boeking af te keuren. Dan wordt het bedrijf niet
aangemaakt en de boeking niet in de cursus gezet.
Deze boeking kan worden goedgekeurd. In dit geval
zal de klant worden aangemaakt bij de relaFes en de deelnemers aan de cursus toegevoegd worden.
Het kan ook zo zijn dat de klant al bestaat in het systeem. Je wilt geen
dubbele klant en kan deze boeking aan een bestaande
klant hangen.
Herhalingen plannen wordt door MYCO Suite ook heel eenvoudig gemaakt.
Met het centrale herhalingenoverzicht mis je geen datum meer!
Ga naar het overzicht met herhalingen
Klik op het icoontje om de aankomende herhalingen in te zien.
Kies de cursisten die een herhaling moeten doen
Hier kun je zien dat een cursist weer in december 2014 op herhaling moet komen.
Klik op de checkbox als je de cursist wilt inplannen. En klik daarna op het blauwe pijltje om een geschikte cursus te vinden.
Selecteer de periode waarvoor je wilt plannen.
Door de cursisten regel aan te klikken kun je details zien en informaFe updaten.
Kies de geschikte cursus
Normaal gesproken staan er al veel cursussen in de kalender. Voor deze demo hebben we er 1 in Dec 2014 klaargezet. Je kunt nu kiezen de cursist hier in te delen.
Nadat je een cursist geselecteerd hebt en op het blauwe pijltje geklikt hebt komt deze popup naar voren.
Lijst herhalingen 2014 en 2015
Na deze boeking kunnen we al zien dat er alweer nieuwe herhalingen in 2015 moeten komen.
Larry is geboekt op de herhaling in 2014. Als je naar de cursus gaat via de kalender kun je de normale stappen volgen om een offerte en een factuur te maken.
We hebben net Larry ingeboekt voor de herhaling in 2014. Je ziet dat er nu direct een nieuwe regel is aangemaakt dat Larry weer in 2015 op herhaling moet komen.
De volgende pagina's laten extra opHes zien die nodig zijn voor planning
Geschiedenis terug vinden van een deelnemer
Deze persoon is op 2 cursussen gepland
Cursus geschiedenis op bedrijfsniveau
Ook via het bedrijf (de klant) kan de gehele
geschiedenis gevonden worden.
Klantspecifieke prijzen
Klant-‐specifieke prijs of korFng op klant opslaan
Dit komt terug in de planning , offerte en factuur
Dit was een korte introducHe van de cursus planner.
Wist je dat dit allemaal vanaf
15$ per maand al beschikbaar is?!
Dat was trouwens nog niet alles! MYCO Suite heeK als doelstelling, dat een niet technische manager nu eindelijk een omgeving heeK om de meeste acHviteiten van zijn business te beheren. Je hebt dus geen IT consultants nodig. Daarbij ook minder losse systemen. Zie volgende pagina’s voor alle inbegrepen opHes.
5 personen = $75 10 personen = $150 15 personen = $225
* Alle collega’s die kunnen inloggen, worden als seat ($15) geteld. Voor klanten en
deelnemers = graFs.
De user checker helpt de manager. Log in als 1 van je collega’s om te controleren of alle autorisaHes goed staan.
-‐ Zelf kunnen checken geee een gevoel van controle. (Geen IT’er nodig)
Klik op Menu (rechtsboven in scherm) en dan “User
Checker”.
MYCO Suite biedt de volgende modules aan:
-‐ RelaHes (klantenbestand, leveranciers, partners, prospects) -‐ Verkoop (opportuniHes, webchat, bedrijfsblog) -‐ Personeel (medewerkers beheren, evaluaHes, rollen) -‐ Financieel (arHkelen, facturen, kosten, Kilometers) -‐ Projecten (projecten bestaan uit taken, taken verdelen in team)
MYCO Suite heeK een iPhone app:
-‐ Belangrijke opHes nu ook via mobiel beschikbaar -‐ MYCO is 1 van de weinige aanbieders van de offline mogelijkheid -‐ Android staat op de roadmap
MYCO Suite Integreert met:
-‐ Mailchimp -‐ LinkedIn -‐ Google Calender -‐ Google Contacts
MYCO Suite FAQ’s
Voor wie is MYCO Suite (cursus planner)? De oplossing is voor kleine (vanaf 1 persoon) en grote opleiders. Kleine opleiders hebben nu eindelijk een professionele oplossing voor $15 waarbij ze online cursussen kunnen verkopen en ne?e offertes en facturen kunnen maken. Voor grotere opleiders is MYCO perfect aangezien er veel cursussen gepland moeten worden. Instructeurs ingedeeld moeten worden en overzicht behouden moet worden voor het management.
MYCO Suite is een Cloud oplossing. Hoe veilig is mijn informa@e? MYCO Suite maakt gebruik van het grootste server plaborm in de wereld. Dat is van Amazon. Amazon is ook bekend van de online boeken en de Kindle pad. Amazon heeK enorme regionale server parken opgezet in Ierland, de VS, etc. MYCO Suite is gehost in Amazon California. De back-‐ups van MYCO Suite staan in een andere zone, zodat als er ooit een probleem is in 1 zone, we alHjd informaHe van niet ouder dan 4 uur op de andere locaHe hebben. Amazon informaHe staat in bunkers met extra elektriciteit en het uitvallen van een zone is bijna onmogelijk.
Wat betreK de informaHe maken we gebruik van de nieuwste technische frameworks om hackers en andere ongewenste gasten tegen te houden. We gebruiken dezelfde beveiliging (Spring security) dat ook in de meeste banken gebruikt wordt. M.b.t. het uitgeven van wachtwoorden en gebruikersnamen is de veiligheid natuurlijk ook de verantwoordelijkheid van de gebruikers. Net als bij email moet de gebruikersnaam en wachtwoord geheim gehouden worden. In het geval dat iemand stopt met werken voor je bedrijf, dan kun je met 1 klik op de knop deze accounts blokkeren.
Hoeveel kost een abonnement? Een MYCO Suite abonnement kost $15 per gebruiker per maand. Dat is net iets meer dan 10 EUR per maand per gebruiker. Een gebruiker is iemand, die je aanmaakt in de personeel module. Deze persoon kan dan inloggen en gebruik maken van het systeem.
MYCO Suite FAQ’s
Hoe werkt het met boekhouding? MYCO Suite is geen boekhoudsysteem. MYCO stopt duidelijk bij de grens waar een boekhouder moet beginnen. Facturen en kosten staan in MYCO Suite omdat dit management systeem het doel heeK om de Manager van informaHe en status te voorzien. De facturen en kosten kunnen geëxporteerd worden naar accounHng pakke?en zoals Accountview, Snelstart, Exact. Mocht je pakket er niet bij staan. Laat het ons weten. We gebruiken standaard formaten die voor elk accounHng pakket ter wereld moeten werken.
-‐ Stuur ons een email: Ewout van Loon [email protected]
-‐ Je krijgt een graHs vrijblijvend oriëntaHe gesprek -‐ We helpen met een demonstraHe -‐ We importeren je oude informaHe graHs -‐ Je krijgt een direct contactpersoon voor vragen
* Op onze website en LinkedIn kun je meer over ons vinden * Wil je direct met een van onze klanten in contact komen, dan kunnen we dat voor je regelen.
Wat te doen bij interesse: