Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 1

Myndighetskrav för fastighetsförvaltare

Bo Tyrefors

Ordförande

Föreningen för Förvaltningsinformation

Så implementerar Du en systematisk standard för informationshantering i Din fastighetsförvaltningsprocess för en effektiv samordning av informationsflödet

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 2

Disposition

• Vad är FI2?

• Hur får man information att samverka?

• Kontrollera informationen genom att datasystemen stöder Dina processer

• Hur implementerar jag detta i min verksamhet?

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 3

Vad är FI2xml ?

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 4

FI2 står för utvecklingHar inte

tid-måste arbeta

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 5

Informationsöverföring idag

ProgramProgram

Dokument

ProjekteringProjektering ByggandeByggande FörvaltningFörvaltning

Dokument Dokument

Beställare Konsulter

Myndigheter

Entreprenörer

Leverantörer

Förvaltare Hyresgäster

Ägare Finansiärer

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 6

Obrutet informationsflöde

Primärveksamhet

Samhälle

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 7

FI2 är ett gemensamt språk

Hej hopp

Issues Resolution Database

ifc

FI2xml

FI2xmlFI2xml

FI2xml

FI2xml

Förenklar kommunikation mellan system och människor.

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 8

Informations-databas

FI2

FI2 skapar samverkan i design, byggproduktion,

förvaltningSystem för administration, ekonomi, teknik & styrning av förvaltning

System för administration, ekonomi & styrning av byggprocessen

Administrationssystem(framtida)

Komm-unikation (FI2xml)

Komm-unikation (FI2xml)

CAD-System

MS Office-verktyg

Inköps-system Projekt-

Styrnings-system

Kalkyl-system

Planerings-system

Dokument-system

3D/VR-system

Produkt-&Process-

info

FI2xml

Underhålls-system

MS Office-verktyg

Inköps-system

Ekonomi-system

Leverantörs-reskontra

Hyres-system

Dokument-system

Drift-system

Förvaltnings-info

Fel-anmälan

Låne-system

Utrymmes-program

FI2xml

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 9

FI2 ur beställarens perspektiv!

• Ett obrutet informationsflöde från projektidé via förvaltningsfasen till rivning av byggnadsverket.

• Flera informationssystem kan samverka och utbyta information förutsatt alla följer standarden.

• Samverkande data mellan system som hanterar såväl ekonomi, administration som tekniska frågor.

• Förenklad möjlighet att utlokalisera valda delar av den IT-baserade verksamheten.

• Större möjlighet att få tillgång till dagsfärsk information.• Effektivare upphandling av informationssystem.• Kostnadseffektivare IT-installationer.• Enkelt att överföra fastighetsrelaterad information vid köp

och försäljning av fastigheter

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 10

Hur har FI2 skapats?

12 Planera och genomföra förändring

Kundbehov

Affärsplan, verksamhetsplaner

Affärsidé, vision

Affärsstrategi-affärsmål

Ekonomiska planer

Finansiellt resultat

Utrymme med service FM-resultat

Förvaltnings-resultat

Serviceresultat

Kundanpassat utrymme

Förvaltnings-information

Hyresavtal

Stödprocesser

Styrprocesser

01 Utveckla affärsstrategi

02 Planera, styra

verksamhet

03 Planera, styra ekonomi

11 Finansiell fastighets-förvaltning

13 Upplåta, hyra ut

21 Tillhandahålla fastighetsanknuten service

22 Tillhandahålla funktionella

verksamhetsplatser

23 Tillhandahålla verksamhetsanknuten

service

Stödja, utveckla personella resurser

Hantera finansiella resurser

Hantera informationsresurser

Hantera, upphandla produktionsresurser

Kunskapsstöd (administration, juridik etc)

Primär-verksamhet

Hantera ekonomiska resurser (redov., hyror

etc)

FI2 processer

Fastighet

PK Fast_id

FK1 Taxeringsenh_idFast_beteckningFast_områdeFast_klassifikationstypFast_AdressFast_Areal

Byggnad

PK Bygg_id

FK1 Bverk_idBygg_Area_BRABygg_Area_NTA

Byggnadsverk

PK Bverk_id

FK1 Infra_idFK2 Fast_idFK3 Taxeringsenh_id

Bverk_benämningBverk_KalssifikationstypBverk_höjdBverk_användningBverk_beskrivning

Anläggning/Mark

PK Mark_id

FK1 Bverk_idMark_Areal

Infrastrukturell enhet

PK Infra_id

Infra_benämning

Utrymme

PK Utrymme_id

FK1 Bverk_idUtrymme_klassifikationstypUtrymme_användningUtrymme_lägeUtrymme_sambandUtrymme_antal_personer-maximaltUtrymme_antal_personer_normaltUtrymme_area_BIAUtrymme_area_BOAUtrymme_area_BTAUtrymme_area_KAUtrymme_area_LOAUtrymme_area_NTAUtrymme_area_opaUtrymme_area_öva

Fysisk del av byggnad

PK Fbygg_id

Fbygg_typFbygg_fabrikatFbygg_klassifikationstypFbygg_koordinaterFbygg_estetiska_kravFbygg_funktionella_kravFbygg_kostnadsrelaterade_kravFbygg_tidsmässiga_krav

FK1 Bverk_id

Taxeringesenhet

PK Taxeringsenh_id

FK1 Värdenh_idTaxeringsenh_klassifikationstypTaxeringsenh_taxeringsperiodTaxeringsenh_taxeringsvärde

Värderingsenhet

PK Värdenh_id

Värdenh_klassifikationstypVärdenh_basvärdeVärdenh_värdefaktor

FK1 Värdenhomr_id

Värderingsenhetsområde

PK Värdenhomr_id

Värdenhomr_benämningVärdenhomr_klassifikationstyp

Konceptuell databasmodellKonceptuell databasmodell

Generell Generell dataöverförings-dataöverförings-fil (XML)fil (XML)

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 11

FI2 informationsmodeller

Avtal (FI2Contract)

Leverantörs-avtal(FI2Purchcontract)

Fast egendoms-avtal(FI2Propertycontract)

Köpeavtal(FI2Salecontract)

Anställnings-avtal(FI2Employmentcontract)

är kontrakt

är kontrakt

är kontrakt

har dokument

FysiskResurs.Utrymmessystem

är kontrakt

Hyresavtal(FI2Leasecontract)

avser lokaler

Intressent.Partner

Hyresgäst (Tennant)Betalare (Payer),

Hyresvärd (Landlord),Undertecknare (Issuer)

är partner

Beställare (Client) ,Leverantör (Supplier)

är partner

Arbetsgivare (Employer),Arbetstagare (Employee)

är partner

är kontrakt

Debiteringsgrupp(FI2Lease_debitgroup)

Dokument.Dokument

aviseras på avtalet

Debitering(FI2Debititem)

specificeras av

Säljare (Seller),Köpare (Buyer)

är partner

Säljare (Seller),Köpare (Buyer)

är partner

FysiskResurs.Fastighet

överlåten fastighet

Index(FI2Index)

regleras med

Figur 1 Exempel på FI2 delmodell (avtal)

FI2 totala informationsmodell har redovisats som sju integrerade delmodeller.

•AvtalMålIntressentResursFysisk resursProgramarbeteDokument

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 12

Vad är FI2XML?

• ett filformat för förvaltningsinformation baserat på XML och FI2

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 13

Vad innehåller ett meddelande?

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 14

FI2 termer = taggarFI2BYGGNADSVERK FI2STRUCTURE Byggnadsverk

Definition: Markbunden konstruktion som bildar en miljö för en bestämd verksamhet. I denna modell lagras både hus om anläggningar/mark om byggnadsverk.Från en konstruktion baserad på ifc, motsvarar detta klassen IfcBuilding.I denna model består ett byggnadsverk utav utrymmen. Dessa utrymmen kan sedan grupperas i utrymmessystem t.ex. våning, brandsektion, uthyrningsbar enhet o.s.v. Under utrymmen kan man sedan specificera utrymmeselemet som är komponenter av ett utrymme som skall särredovisas.ElementlistaNamn(sve) Namn(eng) BeskrivningFI2ByggnadsverkID FI2STRUCT_ID Stabild riksunikt byggnadsidFI2ByggnadsverkGlobalID FI2STRUCT_GUID Global IdentitetFI2ByggnadsverkSystemID FI2STRUCT_SYSID SystemidentitetFI2ByggnadsverkNamn FI2STRUCT_NAME Populärnamn byggnadFI2ByggnadsverkBeskrivning FI2STRUCT_DESCR Rumslig beskrivningFI2ByggnadsverkHojd FI2STRUCT_HEIGHT ByggnadshöjdFI2ByggnadsverkKlasstyp FI2STRUCT_CLASS KlassifikationstypFI2ByggnadsverkAnvandning FI2STRUCT_USE Huvudsaklig användningFI2ByggnadsverkFunktion FI2STRUCT_FUNCTION FunktionFI2ByggnadsverkKordinatX FI2STRUCT_COORDX Centralpunktskoordinat XFI2ByggnadsverkKordinatY FI2STRUCT_COORDY CentralpunktskoordinatYFI2ByggnadverkNybyggar FI2STRUCT_CONSTRYEAR NybyggnadsårFI2ByggnadverkOmbyggar FI2STRUCT_RECONSTRYEAR OmbyggnadsårFI2ByggnadverkVardear FI2STRUCT_ASSESSYEAR VärdeårFI2ByggnadsverkIfcLabel FI2STRUCT_IFCLABEL IfcLabel

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 15

Hur får man information att samverka?

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 16

Ett traditionellt sätt att kommunicera

System DSystem D

System ESystem E

System FSystem F

FI2xml-bearbetning

FI2xml-bearbetning

Systemleverantör

Systemleverantör

System ASystem A

System BSystem B

System CSystem C

FI2xml-bearbetning

FI2xml-bearbetning

FI2xml-filFI2xml-fil

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 17

Ett modernt sätt att kommunicera

InternetInternet

FI2xml-meddelande

FI2xml-meddelande

System DSystem D

System ESystem E

System FSystem F

FI2xml-bearbetning

FI2xml-bearbetning

Systemleverantör

Systemleverantör

FI2xml-meddelande

FI2xml-meddelande

System ASystem A

System BSystem B

System CSystem C

FI2xml-bearbetning

FI2xml-bearbetningFI2xml-

meddelande

FI2xml-meddelande

FI2xml-meddelande

FI2xml-meddelande

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 18

Praktiskt exempelJag väljer i mitt system

Jag väljer i mitt system

Systemet visar information från

fastighetssystemet

Systemet visar information från hyressystemet

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 19

Exempel på användningEnergideklaration

Energideklaration

FI2xmlEnergideklaration

FI2xml

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 20

Flat screen

AreorAnvändningHyresgäster

AvtalDebiteringarVakanser Prognos

RapporterEtc.

Fastighets-Register

FI2

Avtals-Register

FI2

RedovisningReskontror

Ritnings-Register

FI2

Flat screen

Hyresavtal inhyrt/uthyrt

Leverantörsavtal

Aviseringsrutin

FI2

Registrering

Avisering

VerksamhetenAdministration

Registrering

FI2

FI2

FI2

Ytterligare ett exempelEtt grafiskt informationssystem och nyutvecklat fastighetssystem

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 21

Kontrollera informationen genom att datasystemen

stöder Dina processer

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 22

Processen uthyrning.Kan byggas med FI2

Avtalsteckning

Angeupplåtelseobjekt i

hyperdoc

Föhandling

Registrera avtal KvalitetssäkringRegistrerad upplåtelse

klar för avisering

Upprättande av upplåtelseavtal

Scanna originalkontraktKnyt originalkontrakt mot avtalsregister

Skapa upplåtelseobjektKnyt upplåtelseobjekt mot upplåtelseavtal

Definition avlokal

Hyreskalkyl

Analys om lokal finns eller skallanskaffas

Bedömning av investeringsbehovUpprättande av kostnadskalkyl föruplåtelseKalkylering av hyresnivåRegistrering av prel. Avtal I avtalsregister

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 23

Hur implementerar jag FI2?

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 24

Hur använda FI2 ?

• Anpassa IT-strategi• Kräv av leverantörer att gränssnitt skall vara

FI2.• FI2 datamodell bli ”grundkartan” i all

informationshantering• FI2 är datalagermodellen• Förenkla och rationalisera med FI2 mallar

och hjälpmedel

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 25

Hur anförskaffa FI2 ?

• FI2 Upphandlingsmallar– Bilaga 1 Allmänna bestämmelser.– Bilaga 2 Krav –tillämpningar & användning

• Processmodeller

– Bilaga 3 Krav informationsinnehåll• Datamodeller

– Bilaga 4 Krav IT-lösning• Beskrivning kundens tekniska miljö

– Bilaga 5 Administrativa föreskrifter.

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 26

Köp moduler

System 1

System 2

System 3

FI2 garanterar att kuggarna passar i maskineriet

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 27

Exempel på företags som idag använder FI2

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 28

Medlemmar i föreningen

INBRIX AB

Jan Broman Fastighetskonsult

KS-Konsult

Mada Projekt

Fö

renin

gen

för F

örvaltn

ing

sinfo

rmatio

n 29

Till sist!Ni är alla välkomna att bli medlemmar i Föreningen för Förvaltningsinformation

Genom många medlemmar blir FI2 en defacto-standard