na rzecz edukacji dorosłych - erasmus plus...beneficjenta) – podróż, zakwaterowanie,...
TRANSCRIPT
Zarządzenie finansami UMOWY 2017
Warszawa, 27.09.2017
Akcja 2 - Partnerstwa strategiczne
na rzecz edukacji dorosłych
Dokumenty
1. Przewodnik po programie Erasmus+ na rok 2017
2. Warunki szczegółowe umowy finansowej
3. Załącznik I: Warunki ogólne umowy finansowej
4. Załącznik III: zasady finansowe i umowne
5. Załącznik IV: stawki mające zastosowanie w umowie
6. Najczęściej zadawane pytania - Zagadnienia finansowe dotyczące projektów zatwierdzonych do realizacji w ramach Akcji 2. Partnerstwa Strategiczne
http://erasmusplus.org.pl/faq/#ogolne
Rola koordynatora
• odpowiada za realizację projektu zgodnie z umową;
• musi monitorować proces realizacji działań;
• pełni funkcję pośrednika we wszelkiej komunikacji między
beneficjentami a KE (Narodową Agencją)
• przygotowuje raporty i wnioski o płatność;
• przekazuje środki pozostałym beneficjentom (przelew):
- zaliczka/ refundacja/ inne;
• ponosi odpowiedzialność za dostarczanie wymaganych dokumentów
od wszystkich partnerów;
Kategorie budżetowe Koszty ryczałtowe
Zarządzanie projektem i jego wdrażanie PMI (Project management
and implementation)
Międzynarodowe spotkania projektowe TPM (Transnational project
meetings)
Rezultaty pracy intelektualnej IO (Intellectual outputs)
Wydarzenia upowszechniające rezultaty
pracy intelektualnej ME (Multiplier events)
Działania związane z uczeniem
się/nauczaniem/ szkoleniami LTT (Learning, teaching and
training activities)
Koszty rzeczywiste
Wsparcie uczestników projektu ze
specjalnymi potrzebami
SN (Special needs support)
Koszty nadzwyczajne EC (Exceptional costs)
Koszty ryczałtowe
• rzeczywiście wykorzystane lub wytworzone w okresie trwania
projektu, zgodnie z umową finansową;
• niezbędne do celów realizacji projektu lub wytworzone w
ramach projektu;
• wydatki w ramach kosztów ryczałtowych muszą poddawać się
identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte
odpowiednią ewidencją i dokumentacją źródłową.
Zarządzanie projektem i jego wdrażanie
Koszty związane z zarządzaniem, takie jak: • koszty administracyjne; • wynagrodzenie koordynatora, księgowej, innych osób zaangażowanych w projekt (za prace administracyjne); • koszty związane z działaniami projektowymi w swojej instytucji; • koszty związane z promocją projektu; • pozostałe koszty związane z realizacją projektu.
liczba miesięcy x stawka ryczałtowa
• 500 EUR/m-c dla koordynatora;
• 250 EUR/m-c dla organizacji partnerskich.
Maksymalnie 2750 EUR/m-c na projekt.
Dokumenty potwierdzające:
- opis, w raporcie końcowym, zrealizowanych działań i wytworzonych rezultatów;
- wytworzone rezultaty umieszczone na Platformie rezultatów projektów Erasmus+.
Międzynarodowe spotkania projektowe
Wszelkie koszty związane z udziałem w spotkaniu osób formalnie powiązanych z beneficjentem (pracownik organizacji, wolontariusz, osoba ucząca się w organizacji beneficjenta) – podróż, zakwaterowanie, wyżywienie, przejazdy lokalne, ubezpieczenie, itp.
liczba uczestników x stawka ryczałtowa
• 575 EUR/uczestnik – podróż 100-1999 km
• 760 EUR/uczestnik – podróż powyżej 2000 km
Dokumenty potwierdzające:
- zaświadczenie z organizacji przyjmującej potwierdzające uczestnictwo w spotkaniu, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą oraz daty jego rozpoczęcia i zakończenia;
- w przypadku podróży z/do innego miejsca niż organizacja wysyłająca/przyjmująca, prowadzącej do zmiany przedziału odległości, bilety podróżne lub faktury/rachunki potwierdzające trasę przejazdu;
- dowód obecności na spotkaniu – lista podpisana przez uczestników i organizację przyjmującą (nazwa, data, miejsce spotkania oraz imię, nazwisko, a także nazwa i adres jego organizacji wysyłającej);
- szczegółowy program i inne dokumenty wykorzystane podczas spotkania.
Rezultaty pracy intelektualnej
Wynagrodzenie osób pracujących nad rezultatami pracy intelektualnej,
materiały do ich wytworzenia, inne koszty związane z rezultatami.
liczba dni pracy x stawka ryczałtowa (zał. IV)
Dokumenty potwierdzające:
- karta czasu pracy każdego pracownika ze wskazaniem stanowiska, dat i
łącznej liczby dni przeznaczonych na wytworzenie intelektualnych
rezultatów (karta powinna zostać podpisana przez pracownika i
przełożonego);
- potwierdzenie rodzaju powiązań pomiędzy pracownikiem a instytucją tj.
forma jego zatrudnienia, rodzaju umowy o pracę, wolontariat, na
podstawie oficjalnej ewidencji zatrudnienia w organizacji;
- potwierdzenie wytworzonych rezultatów intelektualnych.
Warunki dla Rezultatów pracy intelektualnej:
• We wszystkich przypadkach beneficjenci będą musieli wykazać
formalny związek z danym pracownikiem, bez względu na to, czy
dana osoba jest zaangażowana w realizację projektu zawodowo czy
jako wolontariusz.
• Charakter wykonywanych działań w projekcie powinien być zgodny z
regularnym zakresem działalności tejże instytucji.
• Karta czasu pracy – tylko rzeczywisty czas pracy.
• Raportowanie całkowitej liczby dni.
Warunki dla Rezultatów pracy intelektualnej c.d.:
• Pokrycie kosztów w kategorii osób zarządzających i pracowników
zapewniających wsparcie administracyjne przewidziane zostało w ramach
kategorii Zarządzanie projektem i jego wdrażanie.
Koszty tych pracowników będą mogły być pokryte w ramach kategorii RPI
wyłącznie gdy o nie wnioskowano i gdy zostały zatwierdzone przez NA.
• Osoby pracujące dla Beneficjentów na zasadzie umów o świadczenie usług,
np. tłumaczenie, projektowanie stron, nie są uznawane za pracowników
organizacji. Te koszty mogą być zakwalifikowane w ramach kategorii
budżetu Koszty nadzwyczajne (koszty związane ze zleceniem
podwykonawstwa usług które, z uzasadnionych powodów, nie mogą być
świadczone przez organizacje uczestniczące w projekcie).
Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej
Koszty związane z organizacją wydarzenia w kraju beneficjenta, partnera stowarzyszonego oraz siedzibach instytucji UE m. in.:
• wynajem sali i sprzętu, poczęstunek,
• materiały konferencyjne i szkoleniowe,
• wynagrodzenie prelegentów i obsługi,
• pobyt uczestników (z wyłączeniem kosztów podróży i utrzymania
przedstawicieli uczestniczących organizacji zaangażowanych w projekt).
liczba uczestników spoza organizacji partnerskich x stawka ryczałtowa
• 100 EUR/uczestnik lokalny;
• 200 EUR/uczestnik zagraniczny.
Maksymalnie 30 000 EUR na projekt.
Dokumenty potwierdzające:
- lista podpisana przez uczestników (tytuł, data i miejsce wydarzenia oraz imię, nazwisko, nazwa i adres organizacji wysyłającej, jeśli będzie miało to zastosowanie);
- program wydarzenia i ewentualnie inne dokumenty.
Działania związane z uczeniem się / nauczaniem /
szkoleniami Podróż Wsparcie indywidualne
• 20 EUR/os (dystans 10-99 km)
• 180 EUR/os (dystans 100-499 km)
• 275 EUR/os (dystans 500-1999 km)
• 360 EUR/os (dystans 2000-2999 km)
• 530 EUR/os (dystans 3000-3999 km)
• 820 EUR/os (dystans 4000-7999 km)
• 1300 EUR/os (dystans od 8000 km)
liczba dni działania (+ ew. 2 dni podróży) x stawka
Wysokość stawki zgodnie z Załącznikiem IV.
Dokumenty potwierdzające
- zaświadczenie z organizacji przyjmującej potwierdzające uczestnictwo w spotkaniu z podaniem
imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i
zakończenia;
- w przypadku podróży z/do innego miejsca niż organizacja wysyłająca/przyjmująca, co będzie miało
wpływ na zmianę dystansu, bilety podróżne lub faktury/rachunki potwierdzające trasę przejazdu.
W odpowiednio uzasadnionych wyjątkowych przypadkach, gdy dokumenty nie będą mogły być
dostarczone ze względu na posiadanie ich przez stronę trzecią – oświadczenie beneficjenta oraz
organizacji przyjmującej o miejscu wyjazdu i przyjazdu.
Wsparcie językowe:
łączna liczba uczestników x ryczałtowa stawka jednostkowa (zał. IV)
Dokumenty potwierdzające :
- zaświadczenie podpisane przez organizatora kursu z podaniem imienia i
nazwiska uczestnika, nauczanego języka, jak również formatu i czasu
trwania lub
- faktura/rachunek za zakup materiałów służących podczas kursu
językowego (nazwa języka obcego, nazwa i adres podmiotu
wystawiającego, kwota, waluta, data wystawienia) lub
- w przypadku kursu zapewnionego przez beneficjenta: oświadczenie
uczestnika opatrzone datą i podpisem uczestnika, z podaniem imienia i
nazwiska uczestnika, nauczanego języka oraz formatu i czasu trwania.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 16.12.2016 r.:
• Zarządza się zaniechanie poboru podatku dochodowego od osób
fizycznych od dochodów osób fizycznych z tytułu stypendiów
otrzymywanych w ramach programu „Erasmus+” (…).
• Zaniechanie (…) ma zastosowanie do dochodów (przychodów)
uzyskanych od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia 31 grudnia 2018 r.
Decyzję odnośnie niewykorzystanych środków z ryczałtów
pozostawiamy beneficjentowi.
Można sfinansować z nich wszystko, co jest niezbędne do
właściwej realizacji projektu.
Koszty rzeczywiste
• rzeczywiście poniesione przez beneficjenta;
• poniesione (czyli wystawione i opłacone) w okresie ustalonym w
umowie finansowej;
• określone w planowanym budżecie ustalonym w Załączniku II lub
zakwalifikowane na skutek przesunięć pomiędzy kategoriami;
• muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności
będą zaewidencjonowane w systemie księgowym organizacji
beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowości
właściwymi dla danego kraju oraz będą traktowane zgodnie z
obowiązującymi rutynowymi praktykami w jego organizacji;
Koszty rzeczywiste c.d.
• poniesione w związku z realizacją projektu i niezbędne do jego
realizacji;
• poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów
podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie
którym będzie ich dotyczył;
• racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadami należytego
zarządzania finansami, w szczególności oszczędności
i efektywności;
• niepokryte udziałem ryczałtowym w dofinansowaniu,
z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych.
Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi
potrzebami
Koszty dodatkowe, bezpośrednio związane z niepełnosprawnymi
uczestnikami i osobami towarzyszącymi począwszy od 61. dnia ich
pobytu.
Dofinansowanie 100% kosztów kwalifikowanych.
Dokumenty potwierdzające:
- faktury/rachunki dokumentujące poniesienie kosztów wraz z
dowodem zapłaty, z podaniem nazwy i adresu podmiotu
wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia.
Koszty nadzwyczajne
Dofinansowane 75% kosztów kwalifikowalnych.
• poodwykonawstwo usług, które nie mogą być świadczone przez
organizacje uczestniczące w projekcie.
• koszty amortyzacji sprzętu (za wyjątkiem zwykłego sprzętu
biurowego lub zazwyczaj wykorzystywanego przez organizacje
uczestniczące).
• koszty związane z wystawieniem gwarancji finansowej.
• koszty podróży uczestników z najbardziej oddalonych regionów oraz
krajów i terytoriów zamorskich - dofinasowane 80% kosztów
kwalifikowanych.
Maksymalnie 50 000 EUR na projekt (z wyłączeniem kosztów gwarancji
bankowej).
Koszty nadzwyczajne – dokumenty potwierdzające:
• podwykonawstwo: faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty i daty wystawienia;
• koszty związane z amortyzacją: dowód zakupu, najmu lub leasingu sprzętu (faktury/rachunki) zgodny z ewidencją księgową beneficjenta, z poświadczeniem, że koszt został poniesiony w okresie ustalonym w umowie finansowej oraz może zostać uwzględniony stopień rzeczywistego wykorzystania dla celów realizacji projektu. Kwoty do rozliczenia muszą być zgodne z zasadami amortyzacji sprzętu;
• gwarancja finansowa: potwierdzenie poniesionych kosztów przez podmiot do tego upoważniony (nazwa i adres podmiotu udzielającego gwarancji, kwota, waluta oraz koszt gwarancji, a także data i podpis reprezentanta prawnego podmiotu wystawiającego gwarancję);
• w przypadku kosztów podróży uczestników podróżujących z najbardziej oddalonych regionów oraz krajów i terytoriów zamorskich: dowód zapłaty na podstawie faktur/rachunków (nazwa i adres podmiotu wystawiającego, kwota, waluta i data wystawienia).
Do każdego dokumentu należy dołączyć potwierdzenie zapłaty.
Polityka kursowa
• Przelewy z NA będą dokonane w walucie EUR.
• Rachunki bankowe koordynatora mogą być prowadzone w EUR lub PLN.
• Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie EUR.
Wszelkie przeliczenia na walutę EUR kosztów
rzeczywistych poniesionych w innych walutach niż EUR,
będą dokonane przez beneficjentów z zastosowaniem
miesięcznego kursu wymiany KE (InforEuro),
obowiązującego na dzień podpisania umowy przez
ostatnią z dwóch stron.
W przypadku kosztów ryczałtowych beneficjent może
stosować inną politykę kursową, zgodną z zasadami
przyjętymi w swojej instytucji.
Przesunięcia pomiędzy kategoriami
1. Zwiększenie do 20% kategorii:
- Międzynarodowe spotkania projektowe;
- Rezultaty pracy intelektualnej;
- Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej;
- Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami;
(przesunięć można dokonywać z każdej kategorii za wyjątkiem
Wsparcia uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami).
2. Pomniejszenie danej kategorii, z której jest dokonywane
przesunięcie, jest możliwe tylko o maksymalnie 20%.
3. Dowolne przesunięcia z każdej kategorii do kategorii Wsparcie
uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami, nawet jeśli
żadne środki w tej kategorii nie zostały przyznane;
4. Dowolne przesunięcie z każdej kategorii (poza Wsparciem
uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami) do kategorii
Koszty nadzwyczajne WYŁĄCZNIE na pokrycie kosztów wystawienia
gwarancji finansowej wymaganej przez NA.
5. Przesunięcia wykraczające poza powyższe zasady możliwe są po
uzyskaniu zgody NA i podpisaniu aneksu do umowy.
Przesunięcia pomiędzy kategoriami c.d.
System Mobility Tool
• Raportowanie odbywać się będzie w systemie Mobility Tool;
• beneficjent będzie mógł na bieżąco uzupełniać dane w systemie w trakcie trwania projektu;
• kwoty kategorii ryczałtowych będą naliczane automatycznie z uwzględnieniem stawek KE.
KONTROLE FINANSOWE PROJEKTÓW Kontrola raportu przejściowego: • dotyczy umów z więcej niż jedną płatnością zaliczkową i projektów
finansowanych na zasadzie refundacji;
• ma na celu wypłatę kolejnej płatności zaliczkowej lub raty refundacyjnej;
• obejmuje weryfikację raportu wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w kategorii Kosztów nadzwyczajnych.
Kontrola raportu końcowego: • dotyczy wszystkich umów;
• ma na celu ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania (płatność końcowa lub wezwanie do zwrotu);
• obejmuje weryfikację raportu wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w kategorii Kosztów nadzwyczajnych.
Kontrola szczegółowa tzw. kontrola zza biurka: • dotyczy wytypowanych umów;
• ma miejsce po zakończeniu kontroli rutynowej raportu końcowego;
• obejmuje analizę raportu końcowego wraz z kopią dokumentacji potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii.
KONTROLE W SIEDZIBIE BENEFICJENTA
Kontrola na miejscu podczas działania:
• dotyczy wytypowanych umów;
• ma na celu sprawdzenie realności i poprawności realizacji działań;
Kontrola na miejscu po zakończeniu działania:
• dotyczy wytypowanych umów;
• ma na celu ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej;
• obejmuje raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych, a także ewidencję księgowa beneficjenta dot. realizacji projektu.
NA ma prawo przeprowadzić kontrolę specjalną, z uwagi na zauważone
problemy, zgłoszone nieprawidłowości, itp.
BUDŻET
Jeżeli budżet zawiera koszty nadzwyczajne, to w zakładce z podsumowaniem budżetu należy zamieścić komentarz w odniesieniu do wszystkich kosztów nadzwyczajnych tj. informację nt. kwalifikowalności podatku VAT, zasad amortyzacji, wartość zastosowanego kursu do przeliczenia wydatków w innej walucie na EUR.
BUDŻET
Często popełniane błędy
• brak wyjaśnienia w przypadku podróży z/do innego miejsca niż miejsce siedziby organizacji wysyłającej/przyjmującej;
• zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut;
• brak rachunków/faktur, potwierdzeń płatności do kosztów rzeczywistych;
• dokumenty finansowe wystawione poza okresem uprawnienia (dot. kosztów rzeczywistych);
• brak deklaracji w sprawie VAT, brak opisu zasad amortyzacji w raporcie finansowym;
• brak podpisów uczestników oraz nazwy i adresu organizacji wysyłającej na liście obecności wymaganej w kategorii Wydarzeń upowszechniających.
Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania
programu Erasmus+ nie zwalniają z obowiązku
stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o
finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy
przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i
skarbowej.
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Al. Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa
tel.: 22 4631 000
Rozliczenia Finansowe Projektów Partnerskich:
Sylwia Stanios tel. 22 4631 136, [email protected]
Anna Myrcha tel. 22 4631 142, [email protected]
Izabela Lubiak–Belter tel. 22 4631 145, [email protected]
Joanna Kaszewska tel. 22 4631 147, [email protected]
Marcin Żółcik tel. 22 4631 141, [email protected]
Małgorzata Sztarbała tel. 22 4631 134, [email protected]