naar een collectieplan in 6 stappen
TRANSCRIPT
TRAJECT COLLECTIEBELEIDSPLAN VLAAMSE
ERFGOEDBIBLIOTHEEK
Wie?
• Collegagroep Vlaamse Erfgoedbibliotheek o.b.v. FARO
Motivatie?
• Erkende instellingen met kwaliteitslabel: visie op de collectievorming / collectieplan
• Strategische doelstelling Vlaamse Erfgoedbibliotheek: afstemming collectiebeleid partners
Hoe?
• Stappenplan, leidraad (FARO): een mogelijk model
STAPPENPLAN AFSTEMMEN MET ARCHIEVEN
Collegagroep West-Vlaanderen: Stadsarchief Ieper, Stadsarchief Kortrijk, Stadsarchief Waregem, Gemeentearchief Anzegem, Gemeentearchief Koksijde, Intergemeentelijke archiefdienst Poperinge-Vleteren, Provinciaal Archief West-Vlaanderen, Stadsarchief Wervik
Collegagroep Rest-van-Vlaanderen: Stadsarchief Leuven, Stadsarchief Mechelen, Stadsarchief Halle, Stadsarchief Tongeren, Stadsarchief Turnhout, Stadsarchief Lier, Stadsarchief Diest
MOTIVATIE/HAALBAARHEIDWaarom starten met een collectiebeleidsplan?
Motivaties
• Inzicht, kennis over de collecties verdiepen
• Dienstverlening verbeteren; bijsturen/evalueren van interne processen (efficiëntie)
• Draagvlak bij interne en externe stakeholders vergroten (bv. transitietrajecten, (bestuurlijke) reorganisaties…)
• Maatschappelijk draagvlak versterken
Haalbaarheid
• Een collectieplan vraagt tijd, inzet… is die er?
• Is er een draagvlak voor? (Beleid, stakeholders)
• Enkel voor grotere geprofessionaliseerde organisaties?
STAPPENPLAN
Doel• Doel, context, scope
Status
• Beschrijving v/d collectie
• Huidig collectievormingsprofiel
• Gebruikers en dienstverlening
Strategie
• Prioriteiten toekomstig collectiebeleid
• Samenwerking
Focus stappenplan: erfgoedcollecties (erfgoedbibliotheken,
archieven)
PROCESMATIGE ASPECTEN
Interne organisatie:
• Interne werkgroep
• Interne afstemming/terugkoppeling met bestuur, directies, collega’s…
• Timing, planning, taakafspraken…
Participatie externen: aftoetsing bij bredere groep voorzien (gebruikers, collega’s bij partnerorganisaties…)
Communicatie (interne en externe transparantie; bv. een blog)
(1) DOEL, CONTEXT, SCOPE COLLECTIEPLAN
Context van het plan ( interne en externe omgevingsanalyse)
• Organisatiecontext: bestaan er al plannen? (Bv. beleidsplan)
• Beleidscontext: lokale beleidskaders, andere decreten, wettelijke opdrachten? Ethische (beroeps)codes?
• Omgevingscontext: maatschappelijke evoluties en trends
Focus v/h plan
• Wat wil je bereiken, veranderen, voor wie? (Zie motivaties)
Scope van het plan
• Welke collecties, diensten…? (erfgoedbibliotheken/archieven = scope erfgoedcollecties en erfgoedwerking)
• Periode (van/tot) plan?
-> goed aflijnen, scherp stellen!
(2) BESCHRIJVING V/D (ERFGOED)COLLECTIE
Historiek
• herkomst en positionering van de collectie
Beschrijving onderdelen v/d collectie (fysiek/digitaal/digital born)
• materiaaltypes (gedrukte publicaties, audiovisueel, e-books, games…)
• Thematische onderdelen v/d collectie
• cijfers omvang/aangroei v/d collectie (openbare bib.: BIOS)
• fysieke staat (conditie, bewaaromstandigheden) (erfgoedcollecties)
• status v/d collectieregistratie, digitalisering, digitale ontsluiting
Inschaling niveau of waardering v/d collectie (erfgoedcollecties)
• Waarderingskader ‘erfgoed’ is nog te ontwikkelen (traject FARO)
• Cf. studiedag FARO en prov. consulenten ‘Niet al goud wat blinkt’
• Themadossier ‘waardering en selectie’, faro | Tijdschrift over cultureel erfgoed, sept. 2015
-> zie www.faro.be
(3) BESCHRIJVING HUIDIG
COLLECTIEVORMINGSPROFIEL
Collectie-indeling (huidig profiel van de collectie)
• Zwaartepunt(en) v/d collectie (kerncollecties)
• hiaten in de collectie?
Kritische analyse v/d sterktes en zwaktes collectievorming (selectiebeleid)
• Bijsturen van selectie- en acquisitiebeleid?
• Afstoting van collecties?
(4) GEBRUIKERS EN DIENSTVERLENING
Wie zijn de gebruikers?
• Gebruikersonderzoek
Wat is het gebruik v/d (digitale) collecties?
• Evolutie (aantal) consultaties, uitleningen (BIOS)
Hoe verloopt de dienstverlening? (evaluatie)
Valorisatie v/d collectie
• Educatie, informatie, onderzoek, onderwijs, vrijetijd…
• Valorisatie (erfgoed)werking: tentoonstellingen, publicaties, maatschappelijke projecten…
(5) PRIORITEITEN COLLECTIEBELEIDFormuleer op basis van (1), (2), (3) en (4):
Prioriteiten of streefdoelen voor het toekomstig collectiebeleid • waar willen we staan over x jaar en waarom? Wat moet er veranderen,
enz.
de acties om deze streefdoelen te realiseren• Verwervingsbeleid (criteria (de)selectie, vormen van verwerving…)
• Registratie en digitalisering
• Bewaring, preventieve conservering
• Duurzame ontsluiting (digitale leeszaal)
• Ontwikkeling v/d dienstverlening
• Valorisatie-activiteiten
De middelen voor deze acties inschatten • personeel/financieel/infrastructureel
(6) SAMENWERKING ROND COLLECTIEBELEID
Positionering en samenwerking
• netwerken (VVBAD, IFLA, Liber….)
• (culturele) partners (lokaal, regionaal, internationaal…)
• Met wie samenwerken? Voor welke acties? Hoe?
• Vb: reminiscentiemateriaal aanbieden ismarchieven/musea
Afstemming collectiebeleid met andere bibliotheken
• Afspraken over selectie- en verzamelbeleid (= lange traditie in het openbaar bibliotheekwerk)
• Afspraken over bewaring (erfgoedfocus)
• Afspraken over digitalisering, digitale collecties (rol CultuurConnect)
FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzwPriemstraat 51B-1000 Brusseltel: +32 (0)2 213 10 60fax: +32 (0)2 213 10 99e-mail: [email protected]
www.faronet.be
Bart De Nil , Jeroen Walterus