UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

NAČRTOVANJE ORGANIZACIJE SISTEMA ZA ELEKTRONSKO UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI V PODJETJU TERMOELEKTRARNA ŠOŠTANJ d.o.o.

Študentka: Renata Hlastec Naslov: Cesta heroja Šercerja 8 Šoštanj Številka indeksa: 80023171 Izredni študij Program: Visokošolski strokovni Študijska smer: Management Mentor: dr. Duško Uršič

Šoštanj, december 2006

2

PREDGOVOR Število dokumentov in posledično obseg dela v podjetjih naraščata letno med 15-25%. Vzroki za naraščanje števila dokumentov so v enostavni izdelavi s sodobno tehnologijo, zahtevah zakonodaje in ISO standardov, enostavnem prenosu dokumentov po elektronski pošti, itd. Večje količine dokumentov pa povzročajo tudi večje probleme pri upravljanju dokumentov. Največji problem je izgubljen čas zaradi iskanja dokumentov, predolgem času obdelave in distribucijskih poti dokumenta. Brez učinkovitega sistema za upravljanje z dokumenti je tudi težko nadzorovati množico dokumentov v podjetju. Ob tem strmo rastejo stroški obdelave, veliko znanja in informacij, ki so hranjene v dokumentih, pa ostane neuporabnih oziroma neuporabljenih. Upravljanje dokumentov v podjetjih in organizacijah je že dolgo problem, ki se ga skušamo lotiti na različne načine. Informatizacija sicer poenostavlja obvladovanje obsežne dokumentacije, vendar hkrati predstavlja nove izzive pri usklajevanju z različnimi poslovnimi procesi. Sistemi za upravljanje z dokumenti zato pogosto predstavljajo kompleksne platforme, tesno vpete v obstoječo infrastrukturo z namenom poenostaviti in pospešiti izvajanje različnih procesov na eni strani ter zniževati stroške obdelave in hranjenja na drugi strani. Tudi v Termoelektrarni Šoštanj se srečujemo z zgoraj omenjenimi problemi. Zato smo že pred leti želeli uvesti sistem za elektronsko upravljanje z dokumenti. Takrat je bilo na trgu zelo malo ponudnikov takšne programske opreme, ki je bila tudi zelo specializirana in težko prilagodljiva našim potrebam, naša služba informatike pa tudi ni dovolj velika in dovolj dobro usposobljena za takšno nalogo. Elektronsko poslovanje tudi zakonodajno še ni bilo urejeno, zato je bilo prisotno tudi veliko nezaupanje s strani uporabnikov. Danes so pogoji bistveno drugačni in zakonodajno urejeni. Holding Slovenske elektrarne d.o.o. sistem za elektronsko upravljanje dokumentov že uporablja in njegove smernice so, da se podobni sistemi uvedejo tudi v ostalih družbah Skupine HSE. Vsaj polovico zunanjih dokumentov (vhodnih in izhodnih) se nanaša na družbe skupine HSE, ki bi jih lahko v bodoče izmenjavali kar preko takšnega sistema. S tem se lahko zagotovi nadzor nad vsemi vrstami dokumentov in poveča učinkovitost dela, zmanjšajo pa se tudi stroški poslovanja. V diplomski nalogi je podrobneje predstavljen proces načrtovanja organizacije sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti. Podrobneje so predstavljeni vsi vidiki, ki jih je treba upoštevati pri organizaciji takega sistema, od posnetka obstoječega stanja, do predlogov rešitve, uvedbe sistema in seveda riziko, ki je prisoten pri takšni reorganizaciji poslovanja v podjetju. Za uspeh pri reševanju takih problemov je zelo pomemben projektni pristop, ki s planiranjem, koordiniranjem in izvedbo vseh projektnih aktivnosti omogoča zanesljivo in učinkovito pot za dosego zastavljenih ciljev. Za konec naloge pa je seveda pomembna analiza projekta in ekonomičnost in upravičenost takšnega projekta.

3

KAZALO:

PREDGOVOR.................................................................................................................2

1 UVOD............................................................................................................................5 1.1 Opredelitev oz. opis problema, ki je predmet raziskovanja ....................................5 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve................................................................................5 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave ........................................................................5 1.4 Predvidene metode raziskovanja .............................................................................6

2 ELEKTRONSKI SISTEM ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI .......................7 2.1 Vloga elektronskega sistema za upravljanje z dokumenti v podjetju......................9 2.2 Predstavitev podjetja Termoelektrarna Šoštanj d.o.o ............................................10

2.2.1 Dejavnost podjetja........................................................................................10 2.2.2 Upravljanje podjetja .....................................................................................10 2.2.3 Poslanstvo in strateški cilji podjetja .............................................................10 2.2.4 SWOT analiza podjetja ................................................................................ 11

3 PROBLEM KROGOTOKA DOKUMENTOV V PODJETJU.............................12 3.1 Opredelitev problema krogotoka dokumentov z vidika organizacije....................12 3.2 Opredelitev problema krogotoka dokumentov z vidika informatike.....................12

4 ANALIZA PROBLEMA ...........................................................................................13 4.1 Analiza vzrokov in posledic ..................................................................................13 4.2 Prikaz obstoječih informacijskih sistemov v organizaciji .....................................14 4.3 Analiza organizacije procesov izdelave in obdelave dokumentov ........................16

4.3.1 Postopek evidentiranja pošte v vložišču ......................................................16 4.3.2 Postopek likvidiranja računov......................................................................17 4.3.3 Postopek rabe delovnega časa......................................................................18 4.3.4 Postopek nabave...........................................................................................20

5 CILJI REORGANIZACIJE POSLOVANJA Z UVEDBO EDMS.......................22 5.1 Spremljanje poslovnih procesov...........................................................................23

5.1.1 Spremljanje evidentiranja pošte v vložišču..................................................23 5.1.2 Spremljanje postopka likvidiranja računov..................................................24 5.1.3 Spremljanje postopka rabe delovnega časa..................................................24 5.1.4 Spremljanje postopka nabave.......................................................................25

6 PREDLAGANA REŠITEV.......................................................................................26 6.1 Alternativa 1 ..........................................................................................................27 6.2.1 Alternativa 2 ........................................................................................................27

7 UVAJANJE REŠITVE..............................................................................................28 7.1 Faze izvajanja projekta ..........................................................................................28 7.2 Terminski plan in dinamika poročanja ..................................................................30 7.3 Spremljanje poteka uvajanja..................................................................................32

4

7.4 Ekonomika projekta...............................................................................................32 7.4.1 Obračun stroškov projekta ...........................................................................32 7.4.2 Ocenitev upravičenosti projekta z ekonomskega vidika..............................34

8 ANALIZA RIZIKA REORGANIZACIJE..............................................................35

9 SKLEP ........................................................................................................................36

10 POVZETEK.........................................................................................................37

11 LITERATURA.....................................................................................................39

12 VIRI ......................................................................................................................40

5

1 UVOD

1.1 Opredelitev oz. opis problema, ki je predmet raziskovanja Strokovna literatura in poslovna praksa potrjujeta, da je dobro zastavljen informacijski sistem za podjetje pomemben vir možnosti za zmanjševanje stroškov, optimiranje dela, izboljšanje produktivnosti, ob enem omogoča usklajenost poslovanja z zakonodajo in doseganje konkurenčne prednosti. Učinkovit informacijski sistem mora biti zastavljen tako, da zajema vsa področja poslovanja v podjetju, od nabave surovin, kadrov, proizvodnje, vzdrževanja, financ, komerciale, prodaje in računovodstva. Veliko podjetij žal ne zna izkoristiti zmožnosti, ki jih ponuja njihov informacijski sistem, ker ne razpolaga z dovolj znanja ali nimajo pravšnjih informacijskih in organizacijskih rešitev. Zaradi neustreznih evidenc, neprimerni organiziranosti procesov dela, podvajanj del in neizkoriščenosti potenciala zaposlenih, se je v podjetju TE Šoštanj pokazala potreba po ureditvi procesa obvladovanja dokumentov z informacijsko podporo.

1.2 Namen, cilji in osnovne trditve V nalogi želim poiskati in prikazati najprimernejšo rešitev za postavitev in posodobitev informacijskega sistema, ki bi zagotovil obvladovanje dokumentov v elektronski obliki, celovit pregled, sledljivost in nadzor nad poslovanjem v podjetju Termoelektrarna Šoštanj D.o.o. Za uspeh pri reševanju teh problemov je zelo pomemben projektni pristop, ki s planiranjem, koordiniranjem in izvedbo vseh projektnih aktivnosti omogoča zanesljivo in učinkovito pot za dosego zastavljenih ciljev. Da pa najdemo prave vzroke in jih odpravimo, moramo v celoti preučiti postopke obdelovanja dokumentov v TE Šoštanj. Skozi nalogo bomo tako predstavila tok vseh aktivnosti, ki so potrebne za reševanje konkretnega problema. Najprej je potrebno poiskati vzroke za nastali problem in jih odpraviti. Za lažje prepoznavanje vzrokov, je potrebno preučiti obstoječo organiziranost obdelovanja dokumentov, analizirati obstoječi informacijski sistem in poiskati vzroke. Ko so vzroki odkriti, je potrebno poiskati primerno rešitev, zastaviti načrt za njihovo odpravo, pripraviti analizo stroškov, program aktivnosti reševanja in izpeljati zastavljen projekt.

1.3 Predpostavke in omejitve raziskave Diplomsko delo bom izdelala na osnovi teoretičnega znanja in na osnovi strokovne literature, ki obravnava področje, ki je predmet naloge. Pri pisanju naloge mi bodo prav gotovo v pomoč dolgoletne delovne izkušnje, saj sem že kar lepo število let zaposlena v ekonomske sektorju v večji gospodarski družbi v Sloveniji. Vendar pa praktične delovne izkušnje lahko v določenih trenutkih pomenijo tudi omejitev;

6

včasih lahko pristop za reševanje določenih poslovnih nalog temelji preveč na starih vzorcih ipd. Za praktični del naloge bom uporabila in analizirala podatke za leta 2001, 2002 in 2003, in sicer za družbo, v kateri sem zaposlena.

1.4 Predvidene metode raziskovanja Pri pisanju diplomskega dela bom izhajala iz analize trenutnega stanja v podjetju in na podlagi pridobljenih informacij in dolgoročne vizije podjetja poiskala optimalno rešitev organiziranosti poslovnih procesov in izkoriščanje informacijske tehnologije. Uporabila bom domačo in tujo strokovno literaturo s področja prestrukturiranja, odločanja, ekonomike, organizacije - urejenosti procesov, poslovne informatike in elektronskega poslovanja. Poleg strokovne literature bom uporabila ostale razpoložljive vire iz podjetja, to so predvsem Letno poročilo podjetja ter sistemske postopke in navodila po standardih ISO 9001. V pomoč mi bodo tudi na svetovnem spletu javno dostopna literatura in gradiva. V diplomskem delu bom za razlago in opredelitve zadeve uporabila metodo posploševanja in specializacije. Dosedanji razvoj informacijskega sistema v podjetju bom obdelala s pomočjo zgodovinske metode. Z metodo preučevanja primera, z analizo in sintezo ter empirično metodo (z lastnim dojemanjem, znanjem, izkušnjami, opazovanjem in zaznavanjem) bom poiskala in podala ustrezne rešitve. Za prikaz podatkov pa bom uporabljala tabele, grafikone, organigrame in diagrame poteka.

7

2 ELEKTRONSKI SISTEM ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI Organizacije, ki se zavedajo pomena hitrih in ažurnih informacij v vsakdanjem poslovanju znotraj in zunaj podjetja, ogromna sredstva vlagajo v izgradnjo in prenovo informacijskih sistemov. V sklopu celovitih informacijskih rešitev se pojavlja tudi elektronski sistem za upravljanje z dokumenti. Elektronski sistem za upravljanje z dokumenti1 ( v nadaljevanju EDMS ) je, kot že ime pove, informacijski sistem, katerega naloga je, da upravlja z dokumenti v elektronski obliki ter jih nadzira skozi njihov celoten življenjski cikel od nastanka do arhiviranja. Omogoča zbiranje, sestavljanje, evidentiranje, elektronsko distribucijo, indeksiranje za potrebe iskanja, arhiviranje in hitro iskanje informacij ter s tem znanja. Osnova sistema je dokument v elektronski obliki. (Bolanča 2003, 78). Ta sistem seveda ni nobena novost in ga poznamo že kakšno desetletje. Največji problem starejših različic tega sistema je bil, da so bile izključno ali prekomerno usmerjene na dokumente. Iz tega pa izhaja njihova glavna slabost. Uporabljale so se zgolj za zbiranje dokumentov elektronski obliki in predstavljale nekakšno elektronsko knjižnico. V tem primeru so bile različice EDMS paravzaprav same sebi namen in so v podjetju predstavljale samo stroške ( vzpostavitve in vzdrževanja ), ne pa nečesa, kar bi bilo ključnega pomena za poslovno uspešnost. Glavna prednost EDMS sistema bi morala biti: zagotavljanje prave in točne informacije, pravim ljudem ob pravem času, na pravem mestu. Tako dobi EDMS povsem drugačno perspektivo in pozornost, ko se iz dokumentov preusmeri na končnega uporabnika informacij. Njihov namen je upravljanje »živih« dokumentov, zato je funkcionalnost elektronskih arhivskih sistemov razširjena na izvajanje funkcij ustvarjanja dokumentov, urejanja, revidiranja, verzioniranja, sledenja in upravljanja poteka dela. Sistemi za elektronsko upravljanje z dokumenti združujejo štiri osnovne sklope: elektronski zajem, nadzor nad delovnimi tokovi, jedro dokumentnega sistema in arhivski sistem. Pomemben pa je tudi sporočilni sistem, ki lahko prevzame osnovno vlogo vmesnika med uporabnikom in EDMS. Vse funkcionalnosti lahko pokriva isti produkt z določenimi vmesniki ali več med seboj integriranih produktov.

1 Angleško Electronic Document Management Systems.

8

Slika 1: Shematski prikaz sistema za upravljanje z dokumenti (EDMS)

Vir: Uvajanje dokumentnega sistema v HSE, interno gradivo, 2004 Osnovne funkcionalnosti EDMS so opredeljene z osrednjim dokumentnim sistemom, ki mora omogočati vsaj naslednje aktivnosti:

• načrtovanje in priprava dokumentov, • izdelava dokumentov s priljubljenimi orodji (MS Word, Excel, …), • nadzor nad verzijami dokumentov, • skupno rabo (delo) na dokumentih, • sestavljanje dokumentov v mape (fascikle), • življenjski krog dokumentov in distribucija dokumentov, • kontroliran izpis dokumentov na zahtevo, • distribucija in objava dokumentov v spletnem okolju, • obvestilo o novih dokumentih, • povratna informacija o tem, kdo je bil seznanjen s spremembami dokumentov, • vnos zahteve za spremembo v dokumentaciji s strani uporabnikov sistema, • obvladovanje in sledenje sprememb, • varnostna politika nad dokumenti je določena na nivoju dokumenta. • določanje vlog uporabnikov in skupin uporabnikov, • Izvedba varnostne politike (zaščita posameznih dokumentov) na osnovi

organizacijskih enot in vlog uporabnikov. • digitalni podpis dokumenta (geslo in/ali certifikat), • enostavna postavitev sistema in minimalno vzdrževanje, • sledenje in beleženje dogodkov – audit trail. • itd.

9

2.1 Vloga elektronskega sistema za upravljanje z dokumenti v podjetju Sodobni dokumentacijski sistemi morajo obvladovati širok nabor funkcij in vsebovati vse standardizirane elemente za integracijo z obstoječimi platformami in aplikacijami, ki upravljajo posamezne poslovne procese. Seveda se potrebe celo med organizacijami, ki delujejo v isti industriji razlikujejo, kar pomeni, da mora izbira tehnologije in rešitev zadovoljevati dejanske potrebe in zahteve poslovnih procesov. Upravljanje dokumentov ni zgolj izbira sistema domačega ali tujega ponudnika in nakup tehnologije, ampak gre vedno tudi za kombinacijo rešitev, ki čim bolje zadovoljijo poslovne zahteve. Poseben izziv je torej povezovanje različnih elementov, gradnikov dokumentacijskega sistema v enovit sistem. Namen uvajanja takšnih sistemov je poenostaviti in izboljšati poslovne procese, tako da zagotovimo hiter dostop do informacij, ki so shranjene v različnih virih, največ ravno v obliki dokumentov. Različne svetovalne in raziskovalne organizacije po svetu se ukvarjajo z zbiranjem in analizo podatkov s področij upravljanja dokumentov in virov znanja. Glavnina znanja in informacij, potrebnih za poslovne odločitve podjetij, je shranjena v dokumentih v različnih pojavnih oblikah. Zato so prav sistemi za učinkovito obvladovanje dokumentov in upravljanje vsebin bistvenega pomena v poslovanju. Ob uvajanju dokumentacijskih sistemov je velikokrat treba poseči tudi v uveljavljene načine dela. Posledice so lahko vidne v organizacijskih spremembah, udejanjanje teh sprememb v podjetjih pa je nemalokrat težko obvladljiva ovira (Rot 2004, 2). Razvoj koncepta informacijskih sistemov lahko zajamemo v treh obdobjih. Prvo je znano kot Von Neumann-ov model procesiranja. Gre za linearni proces vnosa podatkov, njihove obdelave in izhodnih podatkov, kot rezultata določenega procesa. Nato je prišlo obdobje relacijskih podatkovnih baz in velikih gostiteljskih ( angl. host) sistemov. Gre za tradicionalne sisteme za upravljanje baz podatkov. Danes izginja koncept centralno shranjenih in zgolj relacijsko povezanih podatkov, saj uporabnika ne zanima od kod prihaja informacija. Pomembno je, da je na voljo, ne glede na obliko: podatkovna baza, faksirani dokument, skenirani dokument, video zapis, datoteka urejevalnika besedil ali preglednic, slika, zvočni zapis, itd.2

2 Povzeto po Shields in Murell, 2002

10

2.2 Predstavitev podjetja Termoelektrarna Šoštanj d.o.o Podjetje Termoelektrarna Šoštanj d.o.o. (TEŠ) je javno podjetje, ki se ukvarja s proizvodnjo toplotne in električne energije, kar je tudi njena temeljna dejavnost. Termoelektrarna Šoštanj je povezana v skupino Holding Slovenske elektrarne d.o.o. (krajše HSE d.o.o.). HSE d.o.o. ima sedež v Ljubljani in je večinski lastnik (79,5%) oz. obvladujoča družba. Podjetji TEŠ in HSE sta sklenili pogodbo o ureditvi medsebojnih odnosov na področju nastopanja na trgu z električno energijo, ki je bila sklenjena in podpisana leta 2001. HSE in vse povezane družbe v njegovi večinski lasti tvorijo dejanski koncern, kjer ima HSE d.o.o. značaj obvladujoče družbe, podjetja za proizvodnjo električne energije in premogovnik Velenje pa imajo značaj odvisnih družb. V TE Šoštanj je zaposlenih okoli 560 delavcev. Skupna inštalirana moč 755 MW proizvede povprečno tretjino celotne proizvodnje električne energije v Sloveniji, v kriznih obdobjih pa pokriva preko polovico celotne porabe na območju države. Povprečna letna proizvodnja se giblje med 3,8 in 4,2 milijardami kWh električne energije ter 0,4 milijarde kWh toplotne energije, za kar porabi od 4,2 do 4,4 milijonov ton premoga. TE Šoštanj se lahko po uspešnosti primerja z boljšimi evropskimi termoelektrarnami.

2.2.1 Dejavnost podjetja

• proizvodnja električne energije • proizvodnja pare in tople vode • projektiranje in tehnično svetovanje • proizvodnja tehničnih plinov (H, C2) • tehnično preizkušanje in analiziranje

2.2.2 Upravljanje podjetja Organi družbe so:

• Skupščina • Nadzorni svet • Poslovodstvo

2.2.3 Poslanstvo in strateški cilji podjetja Poslanstvo TE Šoštanj je, da z dejavnostjo proizvodnje električne in toplotne energije zagotavlja kupcem zadostne količine energije in tako prispeva k razvoju kakovosti dela in življenja porabnikov potrebne energije. Strategija TE Šoštanj, ki izhaja iz uresničevanja poslanstva, je usmerjena v prihodnost. TE Šoštanj želi ostati največji termoenergetski sistem v Sloveniji. Njen glavni dolgoročni cilj je povečati proizvodne zmogljivosti in zagotoviti dolgoročno zanesljivo, varno in okolju prijazno proizvodnjo električne in toplotne energije z uporabo različnih primarnih virov.

11

2.2.4 SWOT analiza podjetja3

Slika 2: Swot analiza podjetja TEŠ

PREDNOSTI SLABOSTI • obstoječa lokacija • energetska infrastruktura • ustrezna struktura proizvodnih enot • delno kombinirana proizvodnja

električne in toplotne energije • opremeljenost naprav za izvajanje

sistemskih storitev • visoka razpoložljivost • ekološka in tehnološka sanacija • strokovno usposobljeni kadri • zagotovljen premog • strateški kupec • izdelana strategija vzdrževanja

• poslovanje v skladu s standardi:

ISO 9001 in 14000

• manjkajoča plinska infrastruktura • viri financiranja • nerešene nasedle investicije

IZZIVI NEVARNOSTI • 83% izpolnitev znižanja kvot CO2

po Kjotu za Slovenijo • večja neodvisnost Slovenije od

uvoza električne energije • večja fleksibilnost in optimalnost

proizvodnje • uvajanje čistejših tehnologij in

kogeneracije • možnost sosežiga sortiranih

odpadkov • možnost proizvodnje vršne energije• energetsko dopolnjevanje s

prečrpovalnimi elektrarnami • možnost trženja drugih storitev • uspešno nastopanje na trgu v okviru

skupine HSE

• podražitev energenta v primeru energetske krize

• prekomerna liberalizacija trga z električno energijo

• dumpinška cena ekološko sporne energije

Vir: Razvojni načrt TEŠ do leta 2010, 2005

3 Janko Belak:Politika podjetja in strateški management.MER Evrocenter,2002-poglavje 'Kultura in filozofija podjetja in subkulture'

KREPIMO

IZKORIŠČAMO

12

3 PROBLEM KROGOTOKA DOKUMENTOV V PODJETJU Podjetje že nekaj časa želi klasičen papirnati način poslovanja urediti tako, da se celotno poslovanje znotraj podjetja in z matično družbo HSE, izvaja izključno v elektronski obliki. Sliši se preprosto, vendar pa zadeva ni tako enostavna. Z uvedbo sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti, bo potrebno dobro preučiti kakšne možnosti in pogoje ima podjetje za uvedbo tovrstnega načina poslovanja in nato zastaviti načrt zastavljenega projekta. Za dobro reševanje problema je pomembna njegova natančna opredelitev. Z natančno opredelitvijo problema, bo lažje poiskati prave vzroke in jih poiskati primerno rešitev.

3.1 Opredelitev problema krogotoka dokumentov z vidika organizacije V podjetju TEŠ se ve, da informacijska tehnologija ponuja učinkovitejše in sodobne načine poslovanja. Vse pogosteje so dogaja, da se v procesu obdelave pojavljajo razne napake kot so:

• neprimerno urejeno evidentiranje pošte v vložišču pošte, • pogosto se kakšen dokument založi in izgubi, • slaba sledljivost dokumentacije v procesih obdelave, • podvajanje del, • neurejene in nepovezane evidence, • neprimerno organizirani postopki obdelave dokumentacije, • predolg čas obdelave dokumenta od nastanka do končne obdelave in • neučinkovito arhiviranje in evidentiranje obdelanih dokumentov. • nizka stopnja izkoriščenosti kadra in opreme, preveč operativnega dela, premalo

dodane vrednosti; • ni usklajenega poslovanja med posameznimi področji v organizaciji, posledično se

podvajajo dela; • zaradi slabe organiziranosti procesov obdelave dokumentov je odzivni čas predolg; • ni primerno urejenega dostopa do dokumentov, dosegljivi samo na določenem mestu

in znotraj organizacije; • predolg proces izdelave poročil in obveščanja, kar duši ažurnost informacij in ne

zagotavlja podpore pri odločanju managementa; • visoki stroški obdelave dokumentov (zaradi papirnate oblike dokumentov, se pojavlja

strošek tiskanja dokumentov, daljši čas je potreben da dokument kroži med podpisniki, večja verjetnost izgube in poškodbe dokumenta);

• neustrezen način arhiviranja in hranjenja dokumentov (zaradi mase dokumentov je potrebno zagotoviti velike in primerne prostore za arhiviranje, velika količina dokumentov oteži nadzor nad arhiviranjem)

3.2 Opredelitev problema krogotoka dokumentov z vidika informatike

• obstoječi sistem ne zagotavlja sledljivosti dokumentov skozi procese obdelave; • ni enotne baze, ki bi omogočila odpravo podvojenih del, • slaba kontrola nad izvajanjem procesov obdelave dokumentacije, • uporabniki PIS ( poslovnega informacijskega sistema) velikokrat krivijo

informacijsko podporo za neopravljeno delo

13

4 ANALIZA PROBLEMA Za pravilno odločanje pri reševanju problemov je potrebno prepoznavanje pravih problemov. Pomembno je, da si projektni tim, ki rešuje problem, ustvari celotno sliko o posledicah in vzrokih za nastale probleme. Na prvi pogled lahko prepoznamo dva temeljna problema, ki pomembno vplivata na neučinkovitost poslovanja v podjetju TE Šoštanj. Problem se kaže predvsem na:

• neprimernem in neizkoriščenem obstoječem poslovnem informacijskem sistemu, ki nima ustrezne rešitve za urejeno in učinkovito obdelavo dokumentov ter

• neustrezni organiziranosti procesov obdelovanja dokumentov.

4.1 Analiza vzrokov in posledic Za učinkovito prepoznavanje vzrokov in nastalih posledic, je bistvenega pomena analiza obstoječega stanja. Ena od možnosti, da se ugotovijo vzroki in posledice za dani problem, je uporaba metode »ribja kost«4. Posledice velikokrat odkrijejo nove vzroke, ki jih na začetku nismo zaznali. Pri reševanju problemov podjetja velikokrat posamezne posledice, ki so rezultat problemov in vplivajo na neučinkovitost, prepisujemo napačnim vzrokom, zato je analiza vzrokov in posledic pravšnja za prepoznavanje resničnih in pravih vzrokov za problem. Analiza vzrokov z metodo »ribja kost« je skupinsko delo. Izpostavi se problem, ki je vpisan v glavo modela, člani svetovalnega tima nato samostojno ugotavljajo vzroke za nastali problem. Ugotovljene vzroke člani napišejo na listke in jih prilepijo na ribo. Če je na ribo že drugi član prilepil podoben vzrok, ga prilepimo poleg njegovega. Ko vsi prilepijo svoje vzroke na model ribe, se na določenem mestu pojavi več listkov, kot na drugem. Tako se ugotovi, kateri vzrok je bil največkrat izpostavljen in ta vzrok je zagotovo najbolj vpliva na neučinkovitost procesov, zato ga je potrebno najprej odpraviti, ker je temelj neučinkovitosti celotnega sistema. Ko se ugotovijo pravi vzroki za neučinkovitost pri upravljanju z dokumenti, se izvede podrobnejša analiza posameznih procesov obdelave dokumentov (snemanje procesov). Tako se lažje ugotovi, kje v procesu se nahajajo ugotovljeni vzroki, ki povzročajo neučinkovite procese obdelave dokumentov. Ti vzroki zagotovo najbolj vplivajo na neučinkovito obvladovanje dokumentov v podjetju TEŠ, zato jih je potrebno najprej odpraviti. Iz diagrama »ribja kost« so razvidni temeljni vzroki za neučinkovitost upravljanja dokumentov v podjetju TEŠ. Ti vzroki se kažejo predvsem v:

- nejasno opredeljenih ciljih in nalogah, - neprimernem sistemu nagrajevanja in motiviranja v podjetju, - neustreznem in pomanjkljivem znanju zaposlenih.

4

Boris Snoj: Management storitev. Visoka šola za management, Koper, (1998), drugi natis s popravki (2000)

14

Odprava vzrokov je nujna. Podjetje lahko v svoje poslovanje uvede še tako dober elektronski dokumentni sistem, če se ne odpravijo pomanjkljivosti in vzroki, ki ovirajo učinkovitost poslovanja, tudi nova rešitev ne bo odpravila težav. Podjetje TEŠ mora zastaviti ustrezen sistem nagrajevanja in motiviranja svojih zaposlenih, preučiti in na novo zastaviti delovne procese ter dodatno usposobiti zaposlene. To pa so že potrebne spremembe na področju upravljanja s človeškimi viri. Reševanje problemov in uvajanje sprememb na področju upravljanja s človeškimi viri je potrebno reševati ločeno od sistema za elektronsko obvladovanje dokumentov.

Slika 3: Diagram "ribja kost"

4.2 Prikaz obstoječih informacijskih sistemov v organizaciji V podjetju TE Šoštanj je celoten informacijski sistem zelo razvejan že zaradi same narave dela in dejavnosti, ki jo podjetje opravlja. V podjetju so ločeni informacijski sistemi, ki podpirajo posamezna pomembna področja delovanja podjetja, tako je celoten IS sestavljen iz: INFSI (splošni informacijski sistem) zajema aplikacije, ki služijo kot pomoč pri delu. Sem spadajo razni slovarji, IBON, IPIS, TIS,…. V ta informacijski sistem bi morala biti vključena tudi programska rešitev za upravljanje z dokumenti, ki je tudi predmet reševanja v tej projektni nalogi. POSIS (poslovni informacijski sistem) V sklop tega sistema spadajo vse programske rešitve s področja knjigovodstva, skladišče, naročanje, nabava, pogodbe, kadrovanje, osnovna oprema, materialno knjigovodstvo, stroškovno knjigovodstvo, komerciala, fakturiranje, …

15

VZDIS ali ISV (Informacijski sistem vzdrževanja): Ta informacijski sistem vsebuje programske rešitve za podporo vzdrževanja podjetja. Termoelektrarna Šoštanj ima zelo kompleksno, veliko in zahtevno vzdrževalno področje, zato je bilo potrebno urediti dober podporni informacijski sistem. V vzdrževanju skupno zaposlenih 300 ljudi. PROCIS (procesni informacijski sistem za podporo proizvodnji električne energije) EKOIS (ekološki informacijski sistem) za posredovanje ekoloških podatkov meritev na merilnih postajah, za merjenje emisij in onesnaževanja okolja. Podjetje Termoelektrarna Šoštanj ima v osnovi dobro in sodobno informacijsko opremo, ki pa žal ni v celoti izkoriščena. Razsežnosti informacijske tehnologije so danes že skoraj neomejene. Kljub sodobni in ustrezni opremi, le ta ne daje zadovoljivih rezultatov. V naslednji tabeli so predstavljene prednosti in pomanjkljivosti obstoječega informacijskega sistema ter nekatere nevarnosti in izzivi.

Tabela 1: Prednosti in pomanjkljivosti obstoječega informacijskega sistema

Prednosti in razvojne možnosti Pomanjkljivosti in nevarnosti Prednosti

- Celoten inf. sistem v TEŠ je zasnovan na relacijski bazi Oracle.

- Deluje v grafičnem okolju, ki je uporabnikom prijazno in omogoča integracijo z vsemi Microsoft-ovimi produkti ( Word, excel ).

- Inf. sistem odprt do drugih tehnologij in drugih aplikacij na nivoju strežnika in odjemalca.

- Velika zanesljivost, razpoložljivost in varnost.

- Možnost razvoja, vzdrževanja, rasti. - Dobro postavljen spletni portal, ki z

nadgradnjo lahko reši problem upravljanja z dokumenti v elektronski obliki;

Razvojne možnosti - nadgradnja obstoječih informacijskih

sistemov, - iz vseh baz s primernimi programskimi

orodji postaviti celovit upravljavski informacijski sistem, ki bo nudil v tem vedno bolj dinamičnem poslovnem okolju možnost hitrih pregledov informacij v zgoščeni in prijazni obliki končnemu uporabniku.

- Postavitev enotne podatkovne baze - Uporaba najsodobnejših spletnih tehnologij,- Odprava časovnih zamikov pri obdelovanju

dokumentov, - Omogočiti dostop do podatkov vsem, ki jih

potrebujejo; - Dostop do informacijskega sistema od

koderkoli in kadarkoli preko interneta.

Pomanjkljivosti - Slaba izkoriščenost obstoječega

informacijskega sistema; - krogotok dokumentacije je še vedno z

dokumenti v papirni obliki, nujen prehod na e-poslovanje;

- ni ustrezne programske rešitve za upravljanje z dokumenti v elektronski obliki,

- ni enotne podatkovne baze, zato prihaja do podvajanja del,

- visoki stroški vzdrževanja informacijskega sistema, glede na neučinkovito izkoriščanje;

Nevarnosti - paziti je treba, da gre razvoj informatike v

podjetju v korak z razvojem svetovnih trendov.

- zaradi vedno večjega obsega in pomembnosti informacij se lahko pojavi problem arhiviranja podatkov

- zaradi vse večje odprtosti inf. sistemov, je možen vedno večji vdor virusov, kraja podatkov, neustrezna uporaba,…

Ni dovolj le sodobna oprema, potrebno je imeti ustrezen kader, ki bo obstoječo opremo znal uporabljati. Postopke dela je potrebno organizirati tako, da bodo zaposleni pridobivali na dodani vrednosti svojih nalog in aktivnosti, brez podvajanja del. Vse to obstoječi način obvladovanja dokumentov ne zagotavlja.

16

4.3 Analiza organizacije procesov izdelave in obdelave dokumentov Pri uvajanju sprememb, je potrebno zadevo nekoliko podrobneje analizirati predvsem z organizacijskega vidika. Uvajanje sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti zahteva nekatere spremembe na področju delovnih procesov. Tako je potrebno določene delovne procese popolnoma prilagodit novim zahtevam. Skozi analizo organiziranosti procesov lahko podjetje TEŠ ugotovi, katere aktivnosti so odveč, zato se jih ukine, druge aktivnosti je potrebno prilagoditi in dodati nove. V nadaljevanju so prikazani procesi dela, ki imajo največ opraviti z dokumenti v podjetju.

4.3.1 Postopek evidentiranja pošte v vložišču V vložišču podjetja se za večino zunanjih dokumentov začne proces obdelave. Pomembno je, kako se dokument sprejme, evidentira in opremi za nadaljnje postopke obdelave. Skozi proces evidentiranja pošte v vložišču je razvidno, da se podvajajo dela evidentiranja, kar je posledica slabe povezave med procesoma obdelave dokumentov. Služba v vložišču vodi ločeno evidenco od tajništev posameznega sektorja, ki si ob prejetju dokumentov mora izdelati evidenco za prejete dokumente in jih dati v pregled vodju sektorja, ta jih dodeli zaposlenim v obdelavo. Ti dokumenti so v papirni obliki, zato je sledljivost in spremljanje dokumentov v fazah obdelave dosti težja.

Slika 4: Diagram poteka evidentiranja prispele pošte

M A PE PR E V Z A M E T A JN IŠ T V O S E K T O R JA IN IZ D E L A E V ID E N C O D O K U M E N T O V

Z AČE T E K

A 1

P rejem poš te inrazvrščan je

A 2

R azvrščan je,označevan je in

eviden tiran je poš te

A 3

E viden tiran jedokum entov za

pos am ezn i s ektor

P O Š T N AP O Š ILJK A

P O Š T N AP O Š ILJK A

P O Š T A K U R IR J UV R A Z D E LIT E V?

D A

N E

D O K U M E N T I INP IS M A

P O R OČ ILOP O Š T E IN M A P E

S E K T O R J E V

P O R OČ ILOP O Š T E IN M A P A

Z D O K U M E N T I

E V ID E N C AD O K U M E N T O V IN

D O K U M E N T I

A 4

P reg leddokum entov in

dodelitev v obdelavo

E V ID E N C A IND O K U M E N T I D O K U M E N T I

K O N E C

Ali je p o treb n o d o ku m en t ev id en tira ti

17

4.3.2 Postopek likvidiranja računov Proces likvidacije se začne z začetnim evidentiranjem prejetih dokumentov. Po prejemu pošte, delavka v administraciji razvrsti dokumente po sektorjih in prejemnikih. V likvidacijsko službo se razvrsti račune, predračune, dobropise in bremepise. Ko te dokumente prevzame likvidacijska služba, izdela evidenco prejetih faktur in še evidenco zavrnjenih faktur. Fakture pregleda in preda v vsebinsko kontrolo internemu naročniku in v računsko kontrolo v komercialno službo. Račun s spremno evidenco se preda v podpis. Ta postopek velikokrat traja dolgo, ker podpisnik ne opravi takoj svoje naloge. Račun se velikokrat izgubi ali poškoduje. Takšna urejenost procesov izkazuje neustrezno obvladovanje dokumentov, saj se večina dela podvaja.

Slika 5: Diagram likvidacije prispelih računov

ZAČETEK

A1Razvrstitev računov

in označitev zlikvidacijskoštempiljko

A2

Evidentiranjeračunov v knjigo

došlih faktur

A3

Kontrola računov

POŠTNAPOŠILJKARAČUNI

OPREMLJENRAČUN ZA

NADALJNJOOBDELAVO

EVIDENCA DFIN RAČUNI

EVIDENCADFIN RAČUNI

EVIDENCADFIN RAČUNI

A5

Vsebinska kontrolaračunov in podpis

internega naročnika

EVIDENCA INDOKUMENTI

PODPISANI INPREGLEDANI

RAČUNI KONEC

OPREMLJENRAČUN ZA

NADALJNJOOBDELAVO

?

DA

Ali je račun vsebinskoustrezen?

A4

Zavrnitev računaNE

EVIDENCAZAVRNJENIH

FAKTUR

?Ali je račun računskoustrezen?

NE

DA

18

4.3.3 Postopek rabe delovnega časa Pod rabo delovnega časa razumemo urejanje dokumentacije v zvezi z delom. Gre predvsem za dokumentacijo za odobritev koriščenja rednega dopusta, izrednega dopusta, študijskega dopusta, odobritev nadurnega dela in težkih delovnih pogojev.

Slika 6: Diagram urejanja delovnega časa

ZAČETEK

A1

Izdelavadokumenta

A2

Pregleddokumenta

A3

Odobritevdokumena

POŠTNAPOŠILJKA

Obrazec po ISOstandardu

Pregledanidokumenti

Pregledandokument

A5

Posredovanjedokumenta vobračun ur

Odobrendokument

Obdelandokument

KONEC

Dovolilnica zaodobritev dopusta

?

DA

Ali se dokument odobri?

A4

Zavrnitevdokumenta

NE

Zavrnjen,neodobrendokument

Predlog zaodobritev

nadurnega dela

Predlog zaodobritev težkihdelovnih pogojev

Dovolilnica zaodobritev dopusta

Predlog zaodobritev

nadurnega dela

Predlog zaodobritev težkihdelovnih pogojev

19

Vsak dokument, ki prispe v proces obračunavanja ur, je potrebno ponovno ročno vnesti v programsko aplikacijo in iz te programske aplikacije ponovno ročno prenesti podatke iz obdelanega dokumenta v aplikacijo obračuna plač. Zaradi papirnate oblike dokumentov in zaradi neustrezno zastavljenih procesov, se pojavlja podvajanje del. Postaviti bi bilo potrebno takšen proces obdelovanja dokumentov, da se posamezne faze dela ne podvajajo temveč nadgrajujejo. Takšna urejenost procesov izkazuje neprimerno organizacijo procesov obdelovanja dokumentov, saj se večina dela več kot samo podvaja. Kljub dobri informacijski infrastrukturi, ni primerne programske rešitve in sinhronosti za tovrstne procese. Seveda tako neprimerna ureditev procesov ima svoje posledice, ki se kažejo predvsem na neučinkovitosti delovnih procesov, visokih stroških obdelave dokumentov, predolgem času obdelave dokumentov in neažurnih podatkih (ni podatkov just-in-time), kar ne omogoča managementu kvalitetne podlage za proces odločanja. Vse skupaj je začaran krog, ki ruši učinkovito in konkurenčno poslovanje podjetja. Podjetje lahko ima zastavljen in pridobljen ISO standard, če nima funkcionalne ureditve procesov, je vse brez pomena in ne zagotavlja ekonomske učinkovitosti. Prav tako je zaradi narave dokumentov neučinkovito arhiviranje dokumentov, saj so v večini v papirni obliki. Velika količina papirnih dokumentov zahteva primeren in velik prostor za arhiviranje in hranjenje, kar je še en kazalnik neučinkovitosti zastavljenega procesa upravljanja z dokumenti. Na podoben način kot je urejen proces izraba delovnega časa, so urejeni tudi drugi kadrovski, finančni, komercialni in tehnični procesi obdelovanja dokumentov. Neučinkovit proces obdelovanja in kroženja dokumentov v podjetju TE Šoštanj je še:

- pobuda za usposabljanje, - interno naročilo, - delovni program, - delovni nalog, - delovni izkazi, - predlog za napredovanje,…

20

4.3.4 Postopek nabave V TE Šoštanj postopek nabave zajema naslednje elemente:

- ponudba, - izbor najugodnejšega dobavitelja (ponudnika), - odobritev internega naročila s strani vodje komercialnega sektorja in določitev

dobavitelja - izdelava eksternega naročila, - pregled in popis eksternega naročila, - oddaja eksternega naročila (original) izbranemu ponudniku, - izdelava internega naročila, - pregled internega naročila in njegova odobritev, - zahtevek za ponudbo (povpraševanje), - ponudba, - obdelava in ocenitev ponudbe z zapisnikom, - evidenca in arhiviranje (kopije) eksternega naročila + original ponudbe, - likvidacija računov (faktur), - evidenca in arhiviranje računov (kopij). -

Vsi ti notranji dokumenti so v papirni obliki, zato je njihovo obdelovanje temu primerno počasno in ekonomsko neučinkovito. Največji problem je v sledljivosti dokumentov. Težko je ugotoviti v kateri fazi potrjevanja je dokument. Velik problem je tudi zbiranje vse pripadajočih dokumentov. Na tem področju se vodi največ lastnih evidenc zaposlenih. Kopij dokumentov je ogromno. Službe si jih med seboj pošiljajo po faksu ali kurirju. Največ konfliktov med zaposlenimi prihaja ravno na področju nabavnega postopka, saj nepreglednost dokumentov povzroča kup nerešenih vprašanj in dilem.

21

Slika 7: Diagram poteka nabave

Lista odobrnih dobaviteljev

Lista internih naročnikov

Začetek

Navodila za uporabo internega

naročanja

Obrazec interno naročiloIzdelava

dokumenta

A1

Izbor iz liste odobrenih

dobaviteljev

A2

Spremljanje pogodb in

likvidacija računov

A4

Priprava pogodb in naročil

A3

Začetek

Navodila za likvidacijo računov

PogodbaAneks

Naročilnica

Račun dobavitelja

Sklep o izbiri najugodnejšega

dobavitelja

Obrazec interno naročilo

Pogodba

Naročilnica

Sklep o izbiri najugodnejšega

dobavitelja

Obrazec interno naročilo

22

5 CILJI REORGANIZACIJE POSLOVANJA Z UVEDBO EDMS

Za podjetje je nujno potrebno, da si zastavi dosegljive in realne cilje za boljšo učinkovitosti pri upravljanju z dokumenti v podjetju. Končni cilj reorganizacije je postavitev takšnega informacijskega sistema, ki bo omogočal:

• Celovito obvladovanje procesa obdelave, sledljivosti in arhiviranja dokumentov; • Maksimiranje produktivnosti v poslovnem procesu z avtomatiziranjem rutinskih

opravil, odpravo podvajanj del in usmerjanje osebja k aktivnostim, ki predstavljajo dodano vrednost;

• Optimalno izkoriščanje procesa (optimizacija nabavnih pogodb in obdelav transakcij) • Postaviti managerski informacijski sistem za podporo managementu v procesu

odločanja (zagotoviti pravšnje, ažurne in točne podatke, boljše poročanje in zagotoviti boljše pogoje za odločanje);

• Sprotna in avtomatska izvedba analiz, ki so v pogosti rabi (sistem samodejno posreduje podatke v obliki grafov, tabel, izračunov,…);

• Krajši odzivni čas do poslovnih partnerjev; • Dostop do dokumentov prek spleta (zmanjša delo s papirno dokumentacijo); • Učinkovito upravljanje z dokumenti (krajši čas od nastanka dokumenta, do odobritve

in arhiviranja); • Avtomatiziranje toka dokumentov od izdelave do odobritve (posredovanje preko

spleta v elektronski obliki); • Avtomatiziran proces obveščanja uporabnikov o fazah obdelave dokumentov in

sledljivost dokumenta skozi proces obdelave (»work flow« dokumentov); • Nadzor in formiranje poročil o rezultatih obdelanih dokumentov; • Elektronsko zajemanje vseh vrst dokumentov (skeniranje papirnatih dokumentov in

elektronska nadaljnja obdelava); • Arhiviranje in nadzor nad shranjenimi dokumenti (arhiviranje dokumentov v obliki,

kot jo narekuje zakonodaja, bistveno nižji stroški hranjenja in arhiviranja dokumentov v elektronski obliki kot tistih v papirni obliki).

• Enotna podatkovna baza • Uporaba najsodobnejših Internetnih tehnologij • Odprava podvajanj, redundantnosti podatkov in časovnih zamikov • Ažurne informacije so na razpolago vsem, ki jih potrebujejo • Dostop do sistema od koderkoli in kadarkoli

23

5.1 Spremljanje poslovnih procesov Sistem za elektronsko upravljanje z dokumenti je nedvomno pravi odgovor za poslovna okolja in dejavnosti, kjer je potrebno obvladovati velike količine nestrukturiranih informacij ob tem pa zagotavljati revizijsko sled sprememb, varen dostop in skrajšati potreben čas za posamezno operacije. Sistem za elektronsko upravljanje z dokumenti omogoča sledenje poslovnim procesom z določenimi delovnimi tokovi, ki se lahko usmerjajo »ročno« (uporabnik sam določi), v večini primerov pa so tokovi že v naprej oblikovani in potekajo avtomatsko, pri katerih pa so možne tudi izjeme. V nadaljevanju bodo prikazane rešitve za prej opisane poslovne procese.

5.1.1 Spremljanje evidentiranja pošte v vložišču Do sedaj smo samo zabeležili osnovne podatke prejete pošte, za postavitev elektronskega vložišča pa bomo zajeli tudi njeno vsebino. Prednosti, ki jih s tem želimo pridobiti, so naslednje:

Zamenjava dosedanjega programa »Knjiga prejete pošte«, ki je namenjen samo za evidentiranje prejete pošte in preglednice »Knjiga oddane pošte«. Do sedaj smo pošto samo evidentirali, nismo pa imeli možnosti dostopa do samih dokumentov. Vsa prejeta pošta se bo s pretvorbo papirne oblike v elektronsko obliko ter preko informacijskega sistema posredovala pooblaščenim osebam, ki bodo zadeve posredovali do uporabnikov. Izvirni papirni dokumenti bodo fizično ostali arhivirani v vložišču.

Pri skeniranju si bomo pomagali tudi s črtno kodo, ki jo nalepimo na prvo stran dokumenta in z njo že določimo klasifikacijo dokumenta, ki ga potem usmerimo v določen delotok (npr. prejeti račun v postopek likvidacije računov).

Dokumenti se bodo označevali enotno (vsak dokument bo dobil svojo enolično klasifikacijsko številko v vložišču). Knjiga prejete pošte se bo vodila elektronsko.

Prejeto pošto predstavlja vsa prejeta dokumentacija (prejeta po klasični pošti, elektronski pošti, po faksu, z neposredno izročitvijo dokumenta) in le-ta se bo evidentirala v vložišču.

V primeru, ko je bil predhodno pred prejetjem fizičnega dokumenta sprejet faks istega dokumenta, dokument potem nadomestimo s skeniranim originalom in mu dodamo opombo (npr. dokument prejet tudi po faxu dne …)

Rokovnik oz. evidenca odprtih zadev se bo vodila računalniško, s tem bo omogočeno sledenje dokumentom, ugotavljanju zapadlih rokov in na ta način opozarjanje odgovorne osebe za zamudo pri reševanju določene zadeve.

Ustrezno definirana varnostna politika zagotavlja vpogled v vsebino zadev le pooblaščenim uporabnikom.

Omogočen bo pregled nad številom dokumentov ali zadev, ki jih rešuje posamezen delavec in med drugim tudi potreben čas za rešitev določene zadeve.

Vzpostavila se bo tudi knjiga izhodne pošte, ki prav tako poleg podatkov o odposlani pošti lahko nosi tudi vsebino.

24

5.1.2 Spremljanje postopka likvidiranja računov Uvedba elektronske likvidacije računov razširja funkcionalnosti zajema in distribucije vhodne pošte. Njene uvedba je smiselna zaradi večjega število podpisnikov (odobriteljev), ki jih prejeti račun v postopku likvidacije »obhodi«. Prednosti, ki jih s tem želimo pridobiti, so naslednje:

Povezava z obstoječo spremno dokumentacijo, ki je potrebna za likvidacijo računov (pogodbe, dobavnice, naročilnice, itd.) že v samem postopku likvidacije.

Distribucija dokumentov do podpisnikov oz. oziroma pooblaščenih oseb. Omogočanje predpodpisa dokumentov s strani pooblaščenih oseb v dokumentacijskem

sistemu na način vzporednega in zaporednega podpisovanja. Skeniranje računov na vhodu v sprejemni pisarni in elektronski obrazec »Likvidacijski

list«, ki nosi vse potrebne podatke za likvidacijo računa (avtomatska polnjenje in povezava s podatki iz poslovnega informacijskega sistema, davčna, likvidacijska in kontirna štampiljka).

Izdelava poročil v zvezi s prejetimi računi (seznam prejetih računov na določen dan, računi v postopku likvidacije, itd.) in povezava s poslovnim informacijskim sistemom.

Dostop do skeniranih dokumentov iz poljubnega transakcijskega sistema (npr. iz ERP Kopa).

Možnost povezave med dokumenti, ki niso prišli hkrati v sistem (npr. pogodba, naročilnica, itd.).

5.1.3 Spremljanje postopka rabe delovnega časa Smiselno bi bilo proces vodenja izrabe delovnega časa, razdeliti na več elektronskih obrazcev glede na potek odobritve:

• redni dopust s prikazom še neizkoriščenih dni dopusta • obrazec za drugo odsotnost iz dela (študijski dopust, poroka, selitev, smrt v družini,

itd.), ki jo najprej pregleda in potrdi kadrovska služba • izhod (službeni ali zasebni)

V osnovi že pripravljeni obrazci in delotoki v dokumentnem sistemu omogočajo:

• izpolnjevanje obrazcev je poenostavljeno s šifranti. Delavci lahko sami izpolnijo zahtevek ali v njihovem imenu vodja oz. druga pooblaščena oseba.

• delotoki potekajo avtomatsko glede na strukturo podpisnikov oz. odgovornih oseb. • vodenje statistik: pregled odsotnosti za vsakega delavca (skupino delavcev) • možne pa so dopolnitve v skladu potrebami TEŠ-a (prenos podatkov v evidenco

prisotnosti)

25

5.1.4 Spremljanje postopka nabave Uvedba elektronskega postopka nabave bi zaradi številnih spremljajočih dokumentov v samem postopku (interno naročilo, povpraševanje, ponudbe, zapisnik odpiranja, zapisnik o izbiri dobavitelja, naročilnica / pogodba) prinesla dodatne prednosti. Postopek pridobitve odobritve naročila bo hitrejši, združena bo celotna dokumentacija na enem mestu, soudeleženci v procesu imajo možnost sledenja statusa naročila. Vsi zbrani dokumenti bodo na voljo tudi v postopku likvidacije računov. Enostavnejše bo tudi naročanje v primeru enakih/podobnih predmetov naročanja.

26

6 PREDLAGANA REŠITEV Za učinkovito postavljen informacijski sistem za urejanje, upravljanje in arhiviranje dokumentov, bi podjetje moralo povezati vse procese, ki se vsebinsko nadaljujejo ali se povezujejo v en celoten proces. Zdaj so posamezni procesi zastavljeni tako, da imajo zaposleni za svoje delo svoje lastne evidence in svoje baze podatkov, do katerih drugi nimajo dostopa, prav tako so nedostopni z drugega mesta. Kot prvo je potrebno postaviti enotno podatkovno bazo, ki povezuje vse procese v celoto, dela se tako ne podvajajo ampak vsak proces nadaljuje z obdelavo dokumenta do naslednje faze, ki jo nadaljuje naslednji proces in tako do konca. Vsak zaposleni v posamezni fazi procesa dodaja na vrednosti. Proces obdelave dokumentov je tako neprekinjen in postane en skupen proces. Bistveno se skrajša čas obdelave posameznih dokumentov, v vsaki naslednji fazi se ne obdeluje dokumenta od začetka, ne tvorijo se nove evidence, temveč se samo dopolnjuje obstoječe. Program je potrebno zastaviti tako, da samodejno posodablja podatke, tvori evidence, formira poročila in oblikuje grafikone iz ažurnih podatkov. Seveda bo zaradi postavitve novega in bolj učinkovitega poslovnega sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti, potrebno določene postopke in procese obdelave dokumentov prilagoditi zahtevam in načinu obdelave dokumentov v elektronski obliki. Kot podporo pri odločanju, bi bilo potrebno v zgoraj opisano rešitev vključiti tudi managerski informacijski sistem (MIS). Za dobro zastavljen MIS je potrebno zagotoviti dnevno ažurne podatke, ki morajo biti vodstvu na razpolago v primerni obliki, ob pravem trenutku in iz kateregakoli mesta (računalnika), ki ima povezavo z internetom. MIS mora zagotavljati konkurenčno prednost managementu na nivoju odločanja. MIS mora omogočati nastavitve oblikovanja poročil, prikaz podatkov in informacij v obliki, ki je managementu najbolj ustrezna (avtomatsko oblikovanje grafov, diagramov in tabel). V MIS je potrebno vključiti celotno poslovanje podjetja.

Slika 8: Grafičen prikaz MIS

Nabava

MIS

Proizvodnja

Poslovninačrt

Bilančnikontroling

Finančnikontroling

Prodaja

Zaloge

Kadri

Vir: TEŠ, Projektna dokumentacija ''Računalniško podprti sistem vzdrževanja v TEŠ'', 2002

27

Za postavitev opisanega informacijskega sistema za elektronsko upravljanje dokumentov izpostavljam za realizacijo reorganizacije dve različici.

6.1 Alternativa 1 Prva rešitev je možnost nadgradnje obstoječega informacijskega sistema in reorganizacija postopkov upravljanja z dokumenti. Obstoječi informacijski sistem je s strojno opremo dobro opremljen, potrebno bi bilo namestiti ustrezne programske rešitve, ki bi jih lahko strokovnjaki v službi za informatiko programirali sami. Stroškovno je ta različica ugodnejša, obstaja pa pomanjkljivost, da zaposleni v službi za informatiko v TE Šoštanj nimajo zadostnega znanja in izkušenj s postavitvijo takšne programske aplikacije, saj je poslovna strategija podjetja takšna, da je v službi za informatiko zaposlenih le toliko delavcev, da lahko vzdržujejo in servisirajo od zunanjih dobaviteljev kupljeno programsko opremo.

6.2.1 Alternativa 2 Druga rešitev ponuja možnost, da se obstoječi informacijski sistem nadgradi, postopki upravljanja z dokumenti se reorganizirajo, programske aplikacije pa ne razvijamo sami, zaradi pomanjkanja znanja in izkušenj. Za to delo se poišče strokovno usposobljeno podjetje, ki se ukvarja z razvojem programske opreme za podporo pri urejanju dokumentacije ali se na trgu ponudnikov poišče že obstoječa programska rešitev, ki se lahko prilagodi potrebam podjetja. Razvoj nove spletne rešitve je dražja varianta, saj mora zunanje podjetje temeljito preučiti posamezne postopke upravljanja z dokumenti v sodelovanju z notranjimi sodelavci, katerim so postopki urejanja in upravljanja z dokumenti poznani, šele nato bi lahko razvili primerno programsko rešitev. Lahko pa se poišče primerna obstoječa programska aplikacija in se prilagodi specifičnosti in zahtevam podjetja TEŠ. Menim, da je ta alternativa primernejša čeprav na hitro ocenjeno predstavlja večje stroške. Obstoječi informacijski sistem podjetja je namreč dovolj dober, da ga lahko dopolnimo in nadgradimo. Potrebno je razviti primerno programsko aplikacijo za upravljanja z dokumenti. Postopke urejanja in upravljanja dokumentacije je potrebno poenostaviti in reorganizirati. Podjetje je v začetku leta postavilo nov spletni portal. Portal je zelo kompleksen in ga je mogoče kot osnovo uporabiti in nadgraditi z ustreznimi rešitvami. Postaviti oz. urediti je potrebno enotno bazo podatkov, katero bi s programskimi rešitvami podpirali vsi procesi obdelovanja dokumentov v podjetju TE Šoštanj. Na trgu je veliko ponudnikov primerne programske opreme, ki bi ustrezala zahtevam in zasnovi obdelovanja dokumentov v podjetju. Potrebno je pridobiti ponudbe programskih aplikacij s podrobnimi specifikacijami o zmogljivosti programov in izbrati najprimernejšo rešitev.

28

7 UVAJANJE REŠITVE Če želi podjetje uspešno uvesti rešitev kot je uvedba sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti, si ne moremo zamisliti, da bi bilo to možno izvesti kako drugače kot projektno5 nalogo z vsemi aktivnostmi, od planiranja projekta pa do zagona in konca projekta. V tem delu naloge predstavljam idejno zasnovo priprave in izvajanja projekta uvedbe sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti v Termoelektrarni Šoštanj.

7.1 Faze izvajanja projekta V tej točki so predstavljene faze izvajanja projekta uvajanja elektronskega dokumentnega sistema.

Tabela 2: Opredelitev aktivnosti v posamezni fazi projekta

Faza Aktivnost Opombe

Uvodni sestanek Predstavitev poteka projekta za izbrano rešitve organizaciji

Demonstracija funkcionalnosti Natančna predstavitev prednosti po uvedbi spremembe, opozorila na nevarnosti

Uvodna revizija Hkratno ponovno preverjanje želj organizacije

Določitev projektnega tima

Predlagana sestava: 2 svetovalca zunanja sodelavca(1 ekspertni svetovalec + 1 izvajalec); sodelavci iz organizacije za trajno sodelovanje (vodja-neposredni sodelevec managementa, 2 člana delovne in usmerjevalne skupine, tajnica projekta); sodelavci iz organizacije za občasno sodelovanje (manager na stopnji poslovodnega managementa in vršnega managementa)

Faza I – Pripravljalna

Sklepanje pogodbe Ponovno preverejanje predračuna in sklepanje pogodbe

Opredelitev delovnih nalog Natančen opis zadolžitev posameznih članov in opredelitev smeri komuniciranja

Ureditev delovnih pogojev Primerno delovno okolje za izvajanje naloge in zagotovitev potrebne opreme (telefon, faks, dostop do interneta, fotokopiranje)

Opredelitev informiranja

Vpletenih o ciljih in poteku svetovalnega projekta Zagotovitev informacij timu v času izvajanja projekta (za morebitne nove analize, izdelave novih diagnoz stanja in trendov)

Izdelava in dokumentiranje končnega načrta

Za delovno skupino na vidnem mestu postavljen procesni diagram projekta

Faza II – Načrtovalna

Zagotovitev potreb informacijske tehnologije in vzpostavitev sistema

Potrebna dodatna strojna oprema, načrtovanje, testiranje, instalacija, mreže, softver, arhitektura sistema, viri, načrti arhiviranja

Faza III – Izvajalna Hardverska in softverska konfiguracija, izvedba, testiranje in produkcija

konfiguracija aplikacijskega strežnika - priprava strojne opreme; instalacija in konfiguracija operacijskega sistema (po potrebi)

5 Anton Hauc:Projektni management.GV založba,Ljubljana 2002-Poglavje 'Zagon in vodenje izvajanja projekta'

29

konfiguracija strežnika podatkovne baze – inštalacija podatkovne baze, prilagoditve in konfiguracija – nastavitve aplikacij, urejanje mask, konfiguracija podatkovne baze, zaščita in kontrola dostopa priprava posnetka konfigurirane in pripravljene podatkovne baze; kreiranje testne podatkovne baze; izdelava izpisov;

Obravnavanje in odobravanje zahtevkov za spremembe na osnovi testiranja

Na osnovi testiranja zaznane pomanjkljivosti

Faza IV – Spremembe

Uvajanje sprememb Po potrebi

Faza V - Zaključek Končna postavitev sistema nalaganje podatkov; zaključek začetne konfiguracije; zaključek izdelave izpisov

Šolanje implementacijskega tima

Delo s programom in urejanje elektronskih dokumentov

Administracija sistema Izdelava navodil in dokumentacije

Vnos testnih podatkov Izdelava posnetka Vsebinsko testiranje delovanja sistema

Verifikacija posnetkov

Faza VI – Pilotski projekt

Zaključek Kopiranje testne verzije v produkcijsko

Zbiranje podatkov Urejanje in konverzija podatkov

Nalaganje podatkov Konfiguracija sistema Izobraževanje uporabnikov programske aplikacije

Faza VII - Produkcija

Produkcija Ocena uspešnosti izvedbe projekta

Kvantitativno in kvalitativno ocenjevanje Faza VIII – Ocena

projekta, spremljanje, vzdrževanje, razvoj Skladno z določili pogodbe

Oskrbovanje z informacijami; vabila na strokovna srečanja; občasna brezplačna kratka svetovanje

30

7.2 Terminski plan in dinamika poročanja Projektni tim si mora izdelati terminski plan, kako bo projekt potekal skozi celotno realizacijo uvajanja sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti v TEŠ. Zato je potrebno izdelati terminski plan, ki mora biti usklajen s terminskim planom tehnične izvedbe projekta in namestitvijo programske rešitve. Za časovno opredelitev izvajanja posameznih faz projekta je na voljo več metod. Uporabne metode predstavitve izvajanja projekta so predvsem procesni diagram in »pert metoda«. Podjetje se samo odloči, katera metoda je zanj najprimernejša. Odločila sem se, da izdelam pregleden terminski plan v obliki razpredelnice. Skozi realizacijo projekta, predvsem ob zaključku posameznih faz, se izdela poročilo o napredku dela na projektu in o skladnosti z zastavljenimi cilji in terminskim planom. Poročilo izdela zunanji izvajalec v sodelovanju projektnega tima. Dinamika poročanja o projektu: Projektni tim se odloči o načinu in dinamiki poročanja v času izvajanja projekta. Dinamika poročanja je zastavljena tako, da ponuja informacije o projektu v pravem času, da se lahko ob morebitnih razhajanjih od zastavljenih ciljev pravočasno ukrepa. Poročanje se izvaja v obliki pisnih poročil. Ob zaključku vsake faze se izdela vmesno poročilo, ob zaključku projekta pa se izda še končno poročilo. V končnem poročilu so povzete vse aktivnosti, ki so se izvajale pri uvajanju sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti. Navedene so tudi vse spremembe, popravki in odmiki od zastavljenih ciljev in obrazložitev, zakaj je do navedenih odmikov prišlo. Poročila so kratka in jedrnata.

Tabela 3: Terminski plan izvajanja projekta

Teden Faza projekta Aktivnost 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Opredelitev potreb

Utemeljitev projekta

Opredelitev izvedljivosti Faza I - PREHODNA

Začetna ocena tveganj in načrtovanje po okoliščinah

Snovanje podrobnega opisa pričakovanj – specifikacije zahtev

Zahtevki za ponudbe izvajalcev Ponovna ocena tveganj in načrtovanje po okoliščinah

Izbiranje izvajalcev in sklepanje pogodb

Sestavljanje začetnega projektnega tima

Faza II - PRIPRAVLJALNA

Preskušanje sprejemljivosti, načrtovanje sprejemljivosti projekta

Opredelitev nalog in ocene

Opredelitev sredstev in zmožnosti

Izdelava in usklajevanje časovnih potekov

Izdelava in dokumentiranje končnega načrta Končna ocena tveganj in alternativno načrtovanje po okoliščinah

Končna sestava in organiziranje projektnega tima

Faza III - NAČRTOVALNA

Vključitev podizvajalcev v projekt (konfiguriranje programske rešitve)

Izvajanje načrta

Spremljanje napredovanja in podajanja ocen

Poročila managementu

Popravki, prilagajanje načrta in obvladovanje tveganj

Faza IV - IZVAJALNA

Predhodno postopno testiranje Začetno usposabljanje uporabnikov in vmesne predstavitve

Obravnavanje in odobravanje zahtevkov za spremembe Faza V - SPREMEMBE Uvajanje sprememb, obveščanje

Končno vseobsežno preskušanje

Končno usposabljanje uporabnikov

Vzporedno uporabljanje nove rešitve

Dokončni prehod na novo rešitev

Faza VI - ZAKLJUČEK

Končna postavitev in odobritev ter izdelava končnega poročila

Pomoč pri uporabi sistema (usklajevanje z zakonodajo, …) Faza VIII- VZDRŽEVANJE Odpravljanje težav in izpopolnjevanje rešitev

7.3 Spremljanje poteka uvajanja Naloga projektnega tima je, da spremlja in kontrolira izvajanje projekta. Kontroling je kontinuiran proces, ki nas opozarja na morebitna odstopanja in nam daje možnost uvajanja sprotnih popravkov pri uvajanju predlagane rešitve sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti. Projektni tim izvaja količinsko in vsebinsko kontrolo poteka projekta. Pri količinskem spremljanju se nadzorujejo predvsem usklajenost stroškov s predračunom, da ne bi projekt stal več, kot je bilo predvideno. Naloga finančnega vodja projekta je predvsem previdno usmerjanje finančnih transakcij, ki so v breme podjetja TEŠ. Ker pa se utegnejo pojaviti tudi nepredvideni stroški pri uvajanju, je dobro da management podjetja TEŠ že v začetku predvidi 5% razpon sredstev namenjenih izvedbi projekta. Varčevalne ukrepe je dobro postaviti, vendar le v tolikšnem obsegu, da se ne ogrozi doseganja ciljev projekta. Ves čas uvajanja sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti, se spremlja in odpravlja nesmotrna poraba sredstev. Tim spremlja po terminskem koledarju uresničevanje oz. realizacijo posameznih faz, ki vodijo do končnega cilja projekta. Analiziranje temelji na segmentih, katerih dosežke je možno izmeriti. Posebej je potrebno spremljati razpoloženje oz. klimo v podjetju. Morebitne zaznane napetosti in nesoglasja, ki se začutijo med zaposlenimi v podjetju, se začno reševati takoj, da ne pride do večjih odporov in nasprotovanj, ki bi lahko ogrozili izvajanje projekta. Projektni tim je naravnan tako, da delo zaposlenih usmerja v duhu optimizma in jih usmerja k zastavljenim ciljem projekta. V projektnem timu je pomemben dober dialog med člani tima in primeren način komunikacije. Ves čas spremljanja poteka izvajanja projekta se izdajajo poročila o morebitnih odstopanjih od postavljenih okvirjev in obrazložitve, zakaj je do teh odstopanj prišlo.

7.4 Ekonomika projekta Podjetje mora pri izvajanju projekta uvedbe sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti izdelati ekonomsko analizo celotnega projekta. V ekonomiko projekta je potrebno vključiti obračun stroškov opreme, programske rešitve, izobraževanja in stroške dela članov projektnega tima.

7.4.1 Obračun stroškov projekta Sistem za elektronsko upravljanje z dokumenti je nedvomno pravi odgovor za poslovna okolja in dejavnosti, kjer je potrebno obvladovati velike količine nestruktoriranih informacij, hkrati pa zagotavljati revizijsko sled sprememb, varen dostop in skrajšati potreben čas za posamezno operacijo. Izbrana rešitev vpliva na doseganje minimalnih stroškov, minimalne porabe časa itd. V tem primeru analiziramo projekt z vidika načrtovanih stroškov po posameznih aktivnostih, predvsem neposrednih stroškov v odvisnosti od časa trajanja aktivnosti. Zanima nas, kako vplivajo aktivnosti na skupne stroške projekta in s tem na kritično pot trajanja celotnega projekta.

33

Ocena investicijskih stroškov je izdelana na podlagi potrebne strojne in programske opreme in na osnovi izkušenj, ki smo si jih pridobili s podobnimi projekti. Investicijska vlaganja smo na podlagi terminskega načrta razdelili na celoten čas izvajanja projekta. Projekt se bo financiral postopoma, po obračunu vsake zaključene faze. Obsegal bo usposabljanje usmerjevalne skupine, izvajalna dela, izobraževanje in urjenje uporabnikov informacijskega sistema in nadzor.

Tabela 4: Obračun stroškov opreme

VRSTA OPREME ZNESEK v SIT

PROGRAMSKA REŠITEV 22.550.750,00

STROŠKI NAMESTITVE IN UVAJANJA 4.290.440,00

DODATNI STROŠKI LICENČNIN 2.498.250,000

STROŠKI SPREMEMB DOVOLJENI V TEJ VIŠINI GLEDE NA SKLENJENO POGODBO 2.850.000,00

SKUPAJ 32.189.440,00 SIT

Vir: interni podatki podjetja TEŠ

Tabela 5: Obračun dodatnih nepredvidenih stroškov

VRSTA OPREME ZNESEK v SIT

STROJNA OPREMA 3.500.000,00

STROŠKI DOGRADITVE ZMOGLJIVOSTI INFORMACIJSKEGA SISTEMA 3.250.000,00

STROŠKI DODATNIH SPREMEMB 1.500.000,00

SKUPAJ 9.250.000,00

Vir: interni podatki podjetja TEŠ

Tabela 6: Vrednost celotnega projekta

VRSTA STROŠKA ZNESEK v SIT PROGRAMSKA OPREMA IN STROŠKI UVAJANJA 32.189.440,00STROJNA OPREMA 9.250.000,00STROŠKI DELA ČLANOV PROJEKTNEGA TIMA 4.885.000,00STROŠKI IZDELAVE TEHNIČNE DOKUMENTACIJE 1.700.000,00STROŠKI ZBIRANJA NAJUGODNEJŠEGA PONUDNIKA 548.000,00SKUPAJ: 48.572.440,00OSTALI NEPREDVIDENI STROŠKI +5% 2.900.000,00

VREDNOST CELOTNEGA PROJEKTA: 51.472.440,00

Vir: interni podatki podjetja TEŠ

34

7.4.2 Ocenitev upravičenosti projekta z ekonomskega vidika Vsako novo investicijo je potrebno upravičiti z ekonomskega vidika. Podjetje lahko projekt upraviči tudi zaradi učinkov, ki se jih ne da meriti. To so predvsem zadovoljstvo zaposlenih in urejenost procesov dela. Pri upravičenosti projekta z ekonomskega vidika, se bom osredotočila predvsem na stroškovno upravičenost projekta, ker jo je veliko lažje oceniti, kot mehke dejavnike, kot so zadovoljstvo zaposlenih in delovna učinkovitost. V primeru podjetja TEŠ bo nadgradnja informacijskega sistema vplivala na zniževanje stroškov v zvezi z delom, opravljenimi nadurami, nadomeščanja v času koriščenja letnega dopusta in postopnega zmanjševanja števila zaposlenih (v naslednjih dveh letih se bo upokojilo 5 delavcev, na novo pa se ne bo zaposlovalo). Z upravljanjem dokumentov in arhiviranjem se trenutno ukvarja približno 50 ljudi, vsak od teh povprečno na mesec opravi 10 nadur. V spodnji tabeli je izdelan plan zniževanja stroškov za leto 2007 (po uvedbi EDMS) v primerjavi z letom 2005. Podjetje bo zmanjševalo zaposlenost po naravni poti, to pomeni tako, da se zaposlenost zmanjšuje z odhodom zaposlenih v pokoj. Letih 2006 - 2007 se bo upokojilo 10 zaposlenih, ki jih bomo nadomestili z razporeditvijo del in nalog na ostale zaposlene. Na novo se ne bo zaposlovalo. Na podlagi računovodskih podatkov je izdelana spodnja tabela, ki prikazuje predvideno znižanje stroškov izdelave dokumentov po uvedbi elektronskega dokumentnega sistema.

Tabela 7: Prikaz zniževanja stroškov po uvedbi EDMS-a

STROŠKI IZDELAVE DOKUMENTOV VRSTA STROŠKA leto 2005 leto 2007

Poraba papirja 6.049.706,00 SIT 4.033.137,00 SITPoraba barvnih kartuš za tiskalnike 16.395.960,00 SIT 10.930.640,00 SITNabava tiskalnikov 956.000,00 SIT 637.333,00 SITVzdrževanje tiskalnikov 1.678.000,00 SIT 1.118.666,00 SIT

Vzdrževanje kopirnih strojev 3.789.750,00 SIT 2.526.500,00 SITA SKUPAJ STROŠKI TISKANJA: 28.869.416,00 SIT 19.246.276,00 SIT

Stroški nadurnega dela 80.616.000,00 SIT 71.748.240,00 SIT Stroški plač zaposlenih 2.167.670.150,00 SIT 2.155.298.000,00 SITB SKUPAJ STROŠKI DELA: 2.248.286.150,00 SIT 2.227.046.240,00 SIT

A+B SKUPAJ STROŠKI 2.277.155.566,00 SIT 2.246.292.516,00 SIT

= Razlika v stroških (leto 2005 – leto 2007) 30.863.050,00 SITVir: interni podatki podjetja TEŠ Iz plana zniževanja stroškov lahko razberemo, da je investicija v višini 51 mio SIT z ekonomskega vidika upravičena, saj se bo investicija povrnila v manj kot v dveh letih. Pri ocenitvi projekta ne smemo zanemariti tistih dejavnikov, ki jih je težko ovrednotiti z denarjem. To je predvsem zadovoljstvo zaposlenih in izboljšanje delovnih pogojev.

35

8 ANALIZA RIZIKA REORGANIZACIJE Pri uvajanju večjih sprememb in reorganizacij v podjetju vedno obstaja tveganje, da ne bo vse potekalo v zastavljenih tirnicah, da rešitev ne bo bistveno vplivala na učinkovitost poslovanja in še bi lahko naštevali. Pomembno je, da podjetje že v začetni fazi snovanja projekta predvidi morebitne rizike, ki se lahko pojavijo pri postavitvi informacijskega sistema. Nalogo je potrebno zastaviti projektno. V vsaki posamezni fazi izvajanja projekta se pojavijo različna tveganja, zato je dobro, da se analiza le teh izvede za vsako fazo projekta posebej. Menim, da pri reorganizaciji načina dela z dokumenti, ne obstajajo 'velike' nevarnosti. Do večjih odstopanj lahko pride le v časovnem zamiku posameznih faz projekta. Obstaja tveganje, da določena faza projekta ne bo končana v pravem času in to lahko vpliva na časovni zamik realizacije celotnega projekta, kar seveda lahko povzroči minimalne stroške. Podjetje mora predvideti, da lahko pride do zamud pri izvajanju projekta, zato si pušča manevrski prostor pri povečanju stroškov in pri morebitnem časovnemu zamiku projekta. Zaradi preizkušenosti informacijskega sistema in sodelovanja izkušenih strokovnjakov iz vseh področij, so vsa večja tveganja izvedbe projekta minimalna. Eno večjih tveganje projekta je tudi, da organizacija TEŠ postavljenega sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti ne bo učinkovito uporabljala. Tako bi bila vsa sredstva vložena v projekt neučinkovito porabljena. Kadar spremembe v podjetju posegajo na področje upravljanja s človeškimi viri, obstaja veliko tveganje, da se pojavijo odpori in nasprotovanje pri zaposlenih. Pojavi se strah pred izgubo delovnega mesta, položaja in podobno. Skozi opravljeno anketo o sprejemanju sprememb s strani zaposlenih v TEŠ, je bilo ugotovljeno, da zaposleni spremembe in novosti v podjetju velikokrat sprejmejo z odporom. Ugotovljenih vzrokov za to je več:

- zaradi strahu pred nepoznanim, - ne marajo sprememb in so neprilagodljivi, - ne čutijo se dovolj sposobne, - obstaja strah pred izgubo delovnega mesta, - pomanjkanje inovativnosti, - pomanjkanje podpore managementa zaposlenim pri uvajanju sprememb, - različne predstave videnja ciljev, itd.

Blažitev »bolečine sprememb« podjetje poskuša reševati tako, da pri uvajanju sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti, v svoje poslovanje vključuje ustrezne mehke metode. Zaposlene se aktivno vključuje v procese uvajanja sprememb, se jih primerno motivira in ves čas uvajanja dodatno izobražuje. Ves čas uvajanja novega sistema se poudarja prednosti elektronskega načina poslovanja, tako zaposleni izgubijo strah in odpor pred novo informacijsko rešitvijo.

36

9 SKLEP Postavitev informacijskega sistema za učinkovito upravljanje in arhiviranje dokumentov, je danes za podjetje konkurenčna prednost, jutri bo takšen informacijski sistem potreba brez katere bo podjetje težko dosegalo konkurenčnost na trgu. Večina podjetij v slovenskem prostoru nima primerno urejenega informacijskega sistema. S priključitvijo v EU bo potreba po učinkovitem informacijskem sistemu še večja. V podjetju TE Šoštanj se je neustrezno upravljanje z dokumenti pokazalo za problem, ki vpliva na učinkovitost poslovanje podjetja. Z uvedbo informacijske podpore procesu pretoka dokumentacije v podjetju, se seveda 'poruši' obstoječa organizacijska struktura. Kar naenkrat se odpravijo določene faze dela, ki so delavcem 'domače' in jih rutinsko obvladujejo . Hkrati s tem se pojavi odpor in strah pri istih ljudeh kaj jim bo reorganizacija prinesla. Ogrožena so celo določena delovna mesta in zato menim, da so to res občutljive teme. Zato je ob takšnih reorganizacijah potrebna absolutna podpora vodstva in njihova pripravljenost za sodelovanje. Delavcem je potrebno reorganizacijo predstaviti kot možnost za njihovo osebno rast na delovnih mestih. Končno se bodo lahko znebili 'fizičnega' dela in se posvetili vsebini zahtevanih opravil. Kakovost dela je tako sigurno veliko večja. S tem se jim ponuja tudi možnost dodatnega izobraževanja in na dolgi rok tudi možnost napredovanja. Na žalost pa je praksa še vedno drugačna, še posebej v podjetjih kot je Termoelektrarna Šoštanj. Delavci se še vedno niso otresli 'socialistične' miselnosti. V njih ni prave motivacije in želje po razvoju. Produktivnost je dokaj nizka in večini se zdi, da je management njihov sovražnik, sindikat pa rešitelj. Tudi komunikacija med vodstvom in delavci je zelo slaba in to še otežuje vsak proces reorganizacije. Odločitve sprejema management in ker delavci niso pravilno obveščeni, vedno prihaja do dezinformacij in velikega odpora do novosti. Pravo timsko projektno delo lahko omili te težave. Učinkovitost projekta vedno pokaže čas. Osebno ne dvomim v pozitivne učinke realizacije takšnega projekta.

37

10 POVZETEK Podjetje je živ sistem, v katerem se neprestano dogajajo spremembe in uvajajo novosti. Za uspešno in učinkovito poslovanje, mora podjetje veliko vlagati v nove tehnologije, predvsem pa v nova znanja in razvoj. Namen diplomske naloge je predstavitev načrtovanja organizacije sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti v podjetju TEŠ. Podjetje načrtuje izpeljati projekt, s katerim želi stari papirnat način obdelave dokumentacije preurediti v elektronski način obvladovanja dokumentov. Kadar se podjetje odloči investirati v določen projekt, mora zagotoviti potrebna sredstva. Podjetje mora natančno opredeliti svoje želje, potrebe in cilje ter izdelati okviren predračun za investirana sredstva. Sredstva investirana v sistem za elektronsko upravljanje z dokumenti, bodo učinkovito uporabljena le takrat, ko bo podjetje dosegalo boljše rezultate kot poprej. Seveda je lahko informacijska rešitev nad vse dobro postavljena, vendar če podjetje podanih priporočil in informacijskega sistema ne bo uporabljalo v praksi, bodo porabljena sredstva vržena proč. Zavedati se je potrebno, da enkrat uvedena sprememba ni zaključena. Ker je podjetje živ sistem, se spremembe v podjetjih neprestano dogajajo. Potrebna so vedno nova znanja in sveže ideje. Uvajanje sprememb v podjetju vzbudi razna nasprotovanja, odpore in neodobravanje, ki so velikokrat posledica nezadostne informiranosti ljudi, pomanjkanja znanja in predvsem slabega sistema nagrajevanja in motiviranja v podjetju. Da bi se podjetje izognilo morebitnim odporom, je nujno, da v projekt vključuje vse zaposlene in jim tako omogoči prispevek k uvajanju informacijske rešitve. Zaposleni bodo v spremembah videli del svojega prispevka. Na ta način bodo morebitni odpori redkejši in manj verjetni. Ko se podjetje odloči za določen projekt, je dobro, da izdela ekonomsko analizo kaj uvedena sprememba pomeni za podjetje. V primeru podjetja TEŠ se je izkazalo, da je glede na zmanjšanje stroškov tiskanja in kopiranja dokumentov, ter z zmanjšanjem nadur in zaposlenosti, projekt upravičen in da se bodo vložena sredstva hitro povrnila. Ključne besede: Analiza, reorganizacija, sistem za elektronsko upravljanje z dokumenti, krogotok dokumentov, projekt, projektni tim

38

ABSTRACT A company is a system where everyday changes and new ideas take place constantly. To achieve a successful and efficient business, a company must invest in new technologies and above all, in new knowledge and development. The main goal of this diploma work is mainly the presentation of the organizational plan system for electronic running with the documents of the TEŠ company. The company is planning to undertake a project with which it can rearrange the old way of processing documents into electronic one. When a company decides to invest in a certain project, it must give an assurance of all the means necessary. It must also thoroughly define its wishes, and make an estimate for the means invested. So the means invested into the system for electronic running with documents will efficiently be used only when a company reaches better results than in the past. The informational solution itself can be well prepared , but if the company does not use the references and informational system in practice, all the investment will be of on use whatsoever. The fact that a change already used is never ended is of crucial importance. Since a company is a live system, all the changes take place constantly and new knowledge with fresh ideas is needed. The introduction of new changes in a company may arise various appositions, resistance and disapprovals which very often can be a result of people not being informed enough, their lack of knowledge and above all, a low rate of financial bonuses and motivation (in a company). In order to avoid possible appositions it is necessary that the project comprises all the employed and these enables them to add their share in achieving a new informational solution. In this way people get a feeling of being connected in a company and we can easily avoid possible appositions. Where a company decides for a certain project, an economic analysis what a certain change for a company presents should be made. In the case of the TEŠ company it has been figured out that according to the reduction of the printing costs and copying documents and with the reduction of the working time this project is based on an argumentative ground and that all the investments will soon be reimbursed. KEY WORDS: analysis, reorganization, a system for electronic running with documents, necessary documents, a project, a project team.

39

11 LITERATURA 1. Belak, Janko. 2002. Politika podjetja in strateški management. MER Evrocenter 2002 2. Belak, Janko in soavtorji. 2002. Praktikum managementa. MER Evrocenter 2002 3. Bielawski, Larry in Boyle, Jim. 1997. Elektronic document management systems. New

Yersey: Prantice Hall PTR 4. Bolanča, Denis. 2003. Upravljanje procesov – pogoj za učinkovito obvladovanje

dokumentov, Zbornik posvetovanja, Dnevi slovenske informatike 2003, str. 77-82. 5. Burcus, Sam W. in Wilkinson, Josep W. 1994. Handbook of Management Consulting.

2nd. Ed., New York: McGraw – Hill. 6. Clegg, Brian in Birtch, Paul. 1998. DisOrganization. London: Financial Times, Pitman

Publishing. 7. Dubrovski, Drago. 1998. Krizni management in prestrukturiranje podjetja. Koper:

Visoka šola za management. 8. Goodwin, Paul in Wright, George. 1998. Decision Analysis for Management Judgment. 2.

izdaja. Chichester: John Wiley. 9. Hauc, Anton. Projektni management. GV Založba, Ljubljana 2002 10. Ivanko, Štefan. Urejenost podjetja – Strukture in procesi.VŠ za management

Koper 1999 11. Ivanko, Štefan. 2000. Zaton mehanistične organiziranosti. V: Zbornik referatov

znanstvene konference Razumevanje znanosti o organizaciji in uporaba organizacijske teorije v praksi. Brdo pri Kranju: Zveza organizatorjev Slovenije.

12. Jug, Dragica. 2002. Elektronsko poslovanje v finančno-informacijskem sistemu podjetja. EPF: diplomska naloga.

13. Kavčič, Bogdan. 1991. Sodobna teorija organizacije. Ljubljana: Državna založba Slovenije.

14. Kovačič, Andrej. 1998. Informatizacija poslovanja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 15. Kovačič, Andrej. 2004. Management in informatika – kako odpraviti prepad?. Ljubljana:

Ekonomska fakulteta. 16. Lepko, Vladimira. 2000. Predlog reševanja problematike upravljanja dokumentov v

Premogovniku Velenje, d.d. Velenje: Seminarska naloga 17. Lepko, Vladimira in Jereb, Eva. 2001. Upravljanje dokumentov s tehnologijo

Documentum. Organizacija št.2: 99. 18. Lipičnik, Bogdan. 1997. Organizacija podjetja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 19. Pučko, Danijel. 2001. Analiza in načrtovanje poslovanja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 20. Pučko, Danijel. 1999. Strateško upravljanje. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 21. Shields, Murrell G..2001. E-business and ERP: Rapid implementation and project

planing. New York: Wiley,cop. 22. Snoj, Boris. 1998. Management storitev. Koper: Visoka šola za management. 23. Trček, Denis. 2001.Informatika:od tehnologije do poslovanja. Koper: VŠ za management. 24. Vizjak, Andrej. 1994. Spremembe v organizacijah. V: management. Možina, S. Radovljica: Didakta

40

12 VIRI

1. Holding slovenske elektrarna. 2006. Časopisi skupine HSE – Energija. 2. Holding slovenske elektrarna. 2006. Spletni časopisi. 3. internetna stran www.kopa.si 4. internetna stran www.infotehna.si 5. internetna stran www.add.si 6. internetna stran www.pia.si 7. Termoelektrarna Šoštanj. 2003. Tehnična dokumentacija ISV TEŠ, jan 2003 8. Termoelektrarna Šoštanj. 2002. Projektna Dokumentacija ''Računalniško podprti

sistem vzdrževanja v TEŠ'', 9. Termoelektrarna Šoštanj. 2005. Analiza poslovanja. 10. Termoelektrarna Šoštanj. 2004. Pravilnik o organizaciji poslovanja in dela v TEŠ. 11. Termoelektrarna Šoštanj. 2005. Strateški načrt delovanja podjetja TEŠ do leta 2010. 12. Termoelektrarna Šoštanj. 2004. Letno poročilo 2004. 13. Urad za energetiko.2006. Glasila naš stik. 14. Uradni list RS, Št.79/99. Energetski zakon (EZ) 15. Uradni list RS, Št. 9/1996. Resolucija o strategiji učinkovite rabe in oskrbe Slovenije z

energijo 16. Uradni list RS, Št. 33/81 in 29.86. Zakon o elektrogospodarstvu 17. Uradni list RS, Št. 56/99. Zakon o varstvu okolja 18. Uradni list RS, Št. 320-01/98-1/162. Resolucija o nacionalnem energetskem programu

(NEP)

41

SEZNAM SLIK

Slika 1: Shematski prikaz sistema za upravljanje z dokumenti (EDMS)..........................8

Slika 2: Swot analiza podjetja TEŠ.................................................................................11

Slika 3: Diagram "ribja kost" ..........................................................................................14

Slika 4: Diagram poteka evidentiranja prispele pošte.....................................................16

Slika 5: Diagram likvidacije prispelih računov...............................................................17

Slika 6: Diagram urejanja delovnega časa ......................................................................18

Slika 7: Diagram poteka nabave......................................................................................21

Slika 8: Grafičen prikaz MIS ..........................................................................................26 SEZNAM TABEL

Tabela 1: Prednosti in pomanjkljivosti obstoječega informacijskega sistema................15

Tabela 2: Opredelitev aktivnosti v posamezni fazi projekta ...........................................28

Tabela 3: Terminski plan izvajanja projekta ..................................................................31

Tabela 4: Obračun stroškov opreme................................................................................33

Tabela 5: Obračun dodatnih nepredvidenih stroškov......................................................33

Tabela 6: Vrednost celotnega projekta............................................................................33

Tabela 7: Prikaz zniževanja stroškov po uvedbi EDMS-a..............................................34