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LEAR Corporation Gestión y control de Rechazos Jaume Ucedo Dols ETIG Página 1 de 79 ÍNDICE 1. Descripción de la empresa. ................................................. 2 1.1. Lear Corporation ................................................................................. 2 2. Descripción de la problemática. ........................................... 5 3. Solución realizada. ............................................................ 6 3.1. Microsoft Access .................................................................................. 6 3.1.1. Universalidad de Microsoft Access. ............................................................................. 6 3.1.2. Facilidad de uso de Microsoft Access. .......................................................................... 8 3.2. Tabla principal. .................................................................................. 10 3.3. Tablas secundarias. ............................................................................ 11 3.3.1. Tablas dependientes de la tabla Rechazos .................................................................. 11 3.3.2. Tablas auxiliares. ................................................................................................... 14 3.4. Funcionamiento de la aplicación............................................................ 17 3.4.1. Mantenimiento de datos. ......................................................................................... 18 3.4.2. Operaciones. ......................................................................................................... 21 3.4.2.1. Rechazos. ........................................................................................................................ 21 3.4.2.2. Piezas enviadas. ............................................................................................................... 30 3.4.2.3. Costos. ............................................................................................................................ 31 3.4.3. Consultas .............................................................................................................. 34 3.4.4. Informes de la base de datos. .................................................................................. 36 3.4.4.1. Gráficos ........................................................................................................................... 36 3.4.4.2. Informes.......................................................................................................................... 44 4. Anexo I. Curso de Acces ................................................... 46

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LEAR Corporation

Gestión y control de Rechazos

Jaume Ucedo Dols ETIG

Página 1 de 79

ÍNDICE

1. Descripción de la empresa. .................................................2 1.1. Lear Corporation ................................................................................. 2

2. Descripción de la problemática. ...........................................5 3. Solución realizada. ............................................................6

3.1. Microsoft Access.................................................................................. 6 3.1.1. Universalidad de Microsoft Access. .............................................................................6 3.1.2. Facilidad de uso de Microsoft Access. ..........................................................................8

3.2. Tabla principal. ..................................................................................10 3.3. Tablas secundarias. ............................................................................11

3.3.1. Tablas dependientes de la tabla Rechazos .................................................................. 11 3.3.2. Tablas auxiliares. ................................................................................................... 14

3.4. Funcionamiento de la aplicación............................................................17 3.4.1. Mantenimiento de datos. ......................................................................................... 18 3.4.2. Operaciones. ......................................................................................................... 21

3.4.2.1. Rechazos. ........................................................................................................................21 3.4.2.2. Piezas enviadas. ...............................................................................................................30 3.4.2.3. Costos. ............................................................................................................................31

3.4.3. Consultas.............................................................................................................. 34 3.4.4. Informes de la base de datos. .................................................................................. 36

3.4.4.1. Gráficos ...........................................................................................................................36 3.4.4.2. Informes..........................................................................................................................44

4. Anexo I. Curso de Acces................................................... 46

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1. Descripción de la empresa.

1.1. Lear Corporation 1Lear, fundada en 1917 en Detroit como American Metal Products, un fabricante de conexiones para el automóvil y la industria aeronáutica. Hoy, la compañía suministra sistemas de asientos, productos electrónicos y sistemas de distribución eléctrica y otros productos para el interior del automóvil. Con unas ventas netas anuales de 17.1 miles de millones de $, ocupa el puesto 127 en la revista Fortune 500. La compañía diseña, produce y manufactura con un equipo de más de 115.000 empleados en 282 localizaciones en 34 países. La sede de Lear se encuentra en Southfield, Michigan, y Lear está registrada en el New York Stock Exchange bajo el símbolo [LEA]. El éxito de Lear es el resultado de nuestra dedicación para proveer los mejores servicios posibles a los fabricantes de automóviles de todo el mundo, incluyendo sus clientes, los consumidores de automóviles, entregando un valor añadido con la última tecnología de interior de vehículos y el continuo mejoramiento de nuestros procesos y la calidad de los productos. Todo esto se refleja en la metodología People-Vehicle-Interface (TM).

LEAR divide sus actividades en tres grandes áreas: Asientos, Interiores, Electricidad y electrónica. Cada una de las divisiones tiene una estructura y objetivos diferentes, marcados siempre por la corporación. Fijándonos en el volumen que representa cada una de las divisiones, la de asientos representó en el 2002 el 65 % de la facturación corporativa, la de interiores un 20 % y la eléctrica-electrónica un 15 %.

Asientos65%

Elec.15%

Interior20%

El principal cliente de Lear es GM (formada por Opel y Saab), seguido por Ford. A parte de estos dos grandes clientes, Lea en diferente medida también trabaja para la gran mayoría de los constructores de

1 Texto traducido de www.lear.com

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coches (Daimler Chysler, Fiat, BMW, Volkswagen, Renault, Jaguar, ...). EL 58 % de las ventas de Lear se destina a constructores americanos, el 32 % a constructores de vehículos europeos y el 10 % a asiáticos.

Ventas por cliente

GM32%

Ford28%

Daimler Chrysler

13%

BMW6%

Fiat 5%

Volkswagen3%

Other13%

LEED son las siglas de "LEAR Electrical & Electronic Division". LEED es la división de Lear que se encarga de fabricar los componentes eléctricos y electrónicos para los vehículos. En el año 2002, esta división realizó una facturación de 2,1 miles de millones de dólares (un 15 % total de la corporación).

Actualmente en LEED trabajan unas 34.000 personas, distribuidas en 40 plantas, repartidas principalmente por el continente americano y europeo. Con estos datos, nos podemos hacer una idea de las dimensiones de la división, referenciadas a la corporación o ya directamente relacionadas con el mercado.

Básicamente LEED fabrica cuatro productos diferentes: cableados de coche, módulos electrónicos, cajas de distribución e interruptores.

LEAR en España se llama LEAR ELECTRONICS & ELECTRICAL DIVISION (LEED) SPAIN y tiene su sede en Valls (Tarragona). En este centro se ejercen principalmente tres funciones: dirección y administración; I + D; y producción electrónica de componentes. Las otras dos plantas se ubican en Ávila y en Roquetas, que solo se dedican a la actividad fabril. Como Cuartel General de Europa de la división de electricidad-electrónica se controlan y supervisan las operaciones que tienen lugar en otras instalaciones de la misma división del grupo a escala europea.

Además, el grupo LEAR dispone en España de factorías de otras divisiones (Madrid, Logroño, Epila), así como centros logísticos para sus principales clientes (FORD, VOLKSWAGEN, GENERAL MOTORS, DAIMLER CHRYSLER, ...) La división de Electricidad-Electrónica del grupo LEAR CORPORATION en Europa con sede en Valls, tiene tres áreas:

• Staff: personal administrativo destinado a tareas no técnicas ni productivas.

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• Electrónica: con la rama de operaciones y ingenierías dedicadas al estudio de todas las aplicaciones electrónicas.

• Cableado: con la rama de operaciones y ingenierías dedicadas al desarrollo de cableado para llevar a cabo las aplicaciones eléctricas.

El año 2002 LEAR AUTOMOTIVE (EEDS) SPAIN obtuvo una cifra total de ventas de 430 millones de €. De otro lado, dispone de un total de 3.500 trabajadores aproximadamente. De éstos, más de 1.000 se localizan en las instalaciones que el grupo tiene en Valls, poco más de 1.000 en Roquetas y otros 1.000 en la planta de Ávila. Anualmente, la fábrica de Valls fabrica unos 4.2 millones de cajas de servicios y es la única factoría europea donde se produce este tipo de producto. Aproximadamente, un 40 % de esta producción, en términos económicos, corresponde a la incorporación de componentes que son adquiridos a otros suministradores. Por otro lado, las otras plantas están dedicadas a la fabricación de cableados eléctricos dirigidos a clientes específicos. Prácticamente la totalidad de la producción de la empresa está dirigida al mercado exterior, europeos o de otras zonas geográficas. Suministra productos y sistemas a casi todos los fabricantes mundiales de automóviles. Se puede decir que el grupo LEAR suministra elementos a más de 300 modelos de vehículos y participa en más de 60 proyectos de nuevos automóviles.

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2. Descripción de la problemática. Como fabricante de componentes, LEAR CORPORATION tiene un índice de piezas rechazadas por el cliente. Debido a que cada vez es mayor el número de estos rechazos se desea llevar el control de los mismos, los diferentes motivos que los ocasionan y los costos generados por dicho rechazo. Este control se realizará por parte del Departamento de Calidad de la Planta que la empresa tiene en Valls (Tarragona). Anteriormente, este control se llevaba de forma manual, en documentos de excel. El excel no es el programa más adecuado para manejar grandes cantidades de datos, además que no permite la integridad de los datos que si nos permite Access. Por ejemplo, si tenemos que introducir el cliente para poder seleccionar luego informes por cada cliente, en excel no se puede controlar de ninguna manera que al entrar BMW, no se equivoquen y entren BMV. Al extraer informes del cliente BMW, el rechazo entrado equivocadamente como BMV no saldría. Con Access esto es fácilmente controlable, ya que nos permite tanto el controlar que BMW esté bien escrito, como facilitarnos herramientas que nos ayuden a la hora de introducir los datos. Conceptos iniciales. Rechazo. Es la devolución de un material debido a algún defecto en el mismo. Esta devolución puede ser un rechazo, una alarma o un prototipo. Clientes. Este concepto no necesita mucha explicación. Necesitamos indicar el cliente que realiza cada rechazo. Lo que sí es importante, es diferenciar si un cliente es OEM o no. (OEM - Original Equipment Manufacturer). También es importante saber la planta de cada cliente que ha originado el rechazo Motivo. Lo más importante es saber que ha causado el rechazo, así como el porqué y quien. La información referente a cada rechazo es múltiple, y cuanto más detallada, mejor solución podremos aplicar tanto para solucionar el rechazo en particular, como implementar todas las mejoras necesarias para que otro rechazo del mismo tipo no se vuelva a producir.

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3. Solución realizada. Confeccionaremos una base de datos con todos los rechazos recibidos. La intención es realizar una aplicación en Microsoft Acces, en la cual incorporaremos la información necesaria de cada rechazo efectuado. Para saber qué solución hay que aplicar, primero veremos que tipo de información se manejaba de forma manual.

1. El departamento de almacén informa al departamento de calidad, que ha habido un rechazo de producto por parte de un determinado cliente. Además del cliente, se informa de en qué planta del cliente ha sido.

2. El departamento de calidad "abre" el rechazo, e investiga el síntoma que lo ha

producido, pudiendo hacer fotografías del mismo para ayudar en el proceso de solución.

3. Una vez abierto el rechazo se procederá a investigar que tipo de rechazo ha sido, las causas del mismo, y el equipo responsable. El responsable podrá ser un empleado de la empresa o bien un proveedor externo. También se podrán tomar las fotografías necesarias para documentar esta incidencia.

4. Se indican las acciones de contención efectuadas. Estas acciones están encaminadas a

"contener" el efecto inmediato de dicho rechazo.

5. Una vez detenido el impacto inicial, se han de estudiar tanto las acciones correctivas, que son aquellas que atacan la raíz del problema solucionando el origen principal, como las preventivas, que son aquellas que se dedican a evitar que ese problema no sea detectado

6. Después de haber tomado todas las medidas que se han creído oportunas, este rechazo

se "cierra" conforme a que ya no es necesario realizar ninguna acción más. Después de entrados los datos, se realizan una serie de estadísticas y gráficos con la información de los rechazos efectuados.

3.1. Microsoft Access La base de datos que usaremos será el Microsoft Access. A continuación explicaremos el porqué de esta elección. El uso de Microsoft Access se debe principalmente a dos de sus cualidades. Universalidad y facilidad.

3.1.1. Universalidad de Microsoft Access. Microsoft Acces es una base de datos de la empresa Microsoft (obviamente). Access fue presentado en 19922. En un solo año se convirtió en el producto líder de su categoría.

2 Access 2003. Programación en VBA. Editorial ANAYA.

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Access 1.0 (1992) La primera versión, presentó funciones que resultaron novedosas en los productos de bases de datos. La tecnología OLE en el diseñador de tablas permitía al usuario crear bases de datos que contuvieran imágenes gráficas y archivos de audio y vídeo, además de texto y números. OLE es el acrónimo en inglés de Vinculación e incrustación de objetos, nombre bastante descriptivo de lo que hace esta tecnología. El usuario podía incorporar documentos de Word y hojas de cálculo Excel en su base de datos Access. El paquete Formularios permitió a los usuarios crear formularios personalizados arrastrando elementos de formulario a una página en blanco. Éste fue un gran paso hacia la facilidad de uso. El diseñador de consultas utilizaba la tecnología Consulta mediante ejemplo (QBE) para permitir al usuario crear consultas sin tener que escribir código de programación. El Asistente para gráficos convirtió la creación de gráficos en un proceso paso a paso intuitivo. Además de sus archivos nativos, Access 1.0 también podía operar con archivos dBase, Paradox y Btrieve con controladores nativos, y también con otros como Sybase SQL Server, DEC Rdb y FoxPro a través de una interfaz ODBC. ODBC es el acrónimo inglés de Conectividad abierta de bases de datos, y proporciona una interfaz de programación de aplicaciones (API) común para un gran número de bases de datos diferentes y mutuamente incompatibles. Access 1.1 (1993) incorporó: Soporte mejorado a ODBC y Btrieve Conectividad mejorada con FoxPro Fácil exportación de datos a Word para aplicaciones de combinación de correspondencia. Bases de datos de hasta 1 Gb (alrededor de ocho veces más grandes que las bases de datos que podía gestionar la versión 1.0) Se puso a disposición de los usuarios un tiempo de ejecución Access. Los desarrolladores podían crear aplicaciones que operaran sin necesidad de que Access estuviera instalado en el sistema. Access 2.0 (1994) añadió: Asistentes que automatizaban tareas que antes hubieran requerido codificación por parte del desarrollador de aplicaciones. Gestión de eventos más sofisticada. Un depurador en las herramientas de desarrollo, más un documentado automático y un gestor de agregados. Mejoras en el motor de base de datos Jet, permitiendo la construcción de bases de datos más complejas y multiplicando por dos la velocidad de ejecución de las consultas. Access 95 (1995) Fue la primera versión que oficialmente formó parte de Microsoft Office. Sus controles pasaron a ser análogos a los otros miembros de la suite de aplicaciones Office: VBA era una de las herramientas de desarrollo que Access compartía con otros programas de Office, como Word y Excel. Se añadieron el asistente para la importación y el asistente para tablas dinámicas. Se mejoraron los asistentes de formularios e informes. Access 97 (1997) tenia más en cuenta la Web: Guardaba los hipervínculos como un tipo de datos nativo y permitía guardar HTML. Los usuarios podían publicar objetos de base de datos en la Web y extraer datos de un documento HTML que contuviera una tabla para después ponerlos en una tabla de base de datos. Los módulos de clase podían contener la definición de un nuevo objeto. Los procedimientos de un módulo podían alojar las propiedades y métodos de ese objeto. La compilación condicional permitía a los desarrolladores crear compilaciones de depuración y producción de sus aplicaciones colocando indicadores en el código. Los desarrolladores podían quitar código fuente de una aplicación, acelerando así la ejecución e impidiendo que la gente pudiera verlo y copiarlo.

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Se presentaron nuevos controles ActiveX y se añadió compatibilidad con sistemas de código fuente en la edición para desarrolladores de Office97. Access 2000 (1999) Se mejoraron muchos aspectos de Access para esta versión, aumentando el rendimiento y aumentando sus capacidades. En esta versión de Access se introdujeron las siguientes características: Objetos de datos ActiveX (ADO) reemplazó prácticamente todas las funciones de acceso a datos que antes se efectuaban con Objetos de acceso a datos (DAO) Los archivos de proyecto Access (.adp) funcionan con SQL Server, y los archivos Motor de datos Microsoft, tan fiablemente como los archivos .mdb, funcionaban con el motor Jet. Se presentaron las Páginas de acceso a datos (DAP), permitiendo al usuario poner cosas con el aspecto de formularios e informes Access en la Web. Access 2002 (2001) añadió: El diseñador de páginas de acceso a datos se mejoró con estas características: Capacidad de deshacer y rehacer en varios niveles. Mejor agrupamiento con la introducción de datos multitabla Se incluyo un soporte mejorado al motor SQL Server Desktop junto con actualizaciones y eliminaciones en cascada. Se creo un asistente para convertir aplicaciones escritas para el motor Jet para que funcionaran con el motor SQL Server Desktop Se añadió soporte a XML Access 2003 (2003) incluye: Mejor facilidad de uso. Mayor capacidad para importar, exportar y trabajar con archivos de datos XML. Identificación de errores comunes. Identificación de las dependencias de objetos. La versión usada en este desarrollo es el Access 2000, ya que es la versión instalada en los equipos de la empresa. Además de ser la base de datos más extendida entre los usuarios para bases de datos medianas, tiene otra gran ventaja: su conexión con los otros programa de Microsoft Office, Word, Excel, ... Esta interconexión nos facilita tanto la incorporación de datos a partir de una fichero de Excel como su posterior exportación para la confección de Gráficos.

3.1.2. Facilidad de uso de Microsoft Access. Como hemos visto anteriormente, Access es un programa con una larga trayectoria. Esta trayectoria hace que las diferentes versiones tengan cada vez más utilidades, asistentes y ayudas. Con éstas ayudas es realmente fácil confeccionar una base de datos de cierta complejidad. Asimismo, dado su gran aceptación entre los usuarios y los años que tiene, tenemos una muy amplia colección de documentación y información que nos enseña perfectamente a usar este programa. La cantidad de libros editados que enseñan las diferentes opciones de access se queda pequeña ante la inmensidad de cursos, tutoriales y manuales que encontramos en Internet. No hace falta más que teclear "access curso" en cualquier buscador y contar la inmensidad de resultados que nos muestran.

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Por último, para resaltar la facilidad de uso del MS Access, comentar que el lenguaje de programación que usaremos es el VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Este lenguaje es una derivación directa del Visual Basic (también de Microsoft). Veamos lo que dice la Wikipedia 3 acerca de VBA Microsoft VBA (Visual Basic for Aplications) es el lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft. VBA permite a usuarios y programadores ampliar la funcionalidad de programas como Word, Excel y Access. El Visual Basic para aplicaciones (VBA), es un subconjunto casi completo de VB 5.0 y VB 6.0. Microsoft VBA viene integrado (de forma gratuita) en Aplicaciones de Microsoft Office, tales como MSWord, MSExcel, MSPowerPoint, MSAccess y Visio. Prácticamente cualquier cosa que se pueda programar en VB5.0 o VB6.0 se puede hacer también dentro de un documento de Office, con la sola limitación que el producto final no se puede compilar separadamente del documento, hoja o base de datos en que fue creado. Es decir que se convierte en una macro (súper macro más bien). Esta Macro puede instalarse o distribuirse con solo copiar el documento, presentación o base de datos. Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) es una herramienta de desarrollo para automatizar las tareas cotidianas y crear aplicaciones y servicios de bases de datos en el escritorio ya que provee un lenguaje de macros común para aplicaciones de Microsoft y de otros fabricantes. VBA permite a usuarios y programadores ampliar la funcionalidad de programas como Word, Excel, y Access. Permite acceder a las funcionalidades de un lenguaje orientado a eventos que puede acceder a la API de Windows. Este lenguaje ha sido implementado en otros productos como StarBasic en StarOffice que después heredaría OpenOffice. El siguiente paso natural en la evolución de VBA es dejar de ser un subconjunto de Visual Basic y serlo de la plataforma .NET.

3 Wikipedia http://es.wikipedia.org

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3.2. Tabla principal. Ahora definiremos las tabla principal de la aplicación de rechazos. Rechazos. Datos del rechazo.

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3.3. Tablas secundarias.

3.3.1. Tablas dependientes de la tabla Rechazos Tenemos las siguientes tablas que se relacionan a cada rechazo.

Acciones correctivas. En este fichero iremos indicando todas las acciones que se llevan a cabo para corregir el rechazo.

Acciones de contención. Guardaremos en este fichero aquellas acciones dirigidas a que este error en concreto se arregle.

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Acciones preventivas. Las acciones preventivas son aquellas acciones que se llevan a cabo para evitar que se vuelva a producir un rechazo de este tipo.

Seguimientos. En este fichero guardaremos aquellos datos del rechazo que hayan generado un documento. Guardaremos quién es el responsable de dicho documento y la fecha en que se ha generado.

Gastos. Indicaremos todas las facturas que ha generado este rechazo para poder calcular los costos.

Partes tránsito. Guardamos en este fichero la información de los partes de entrega (albaranes) del rechazo.

Puntos escape.

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Equipos. Indicaremos los equipos de personas implicados en este rechazo.

Imágenes. En este fichero guardaremos los ficheros de imágenes relacionados con el rechazo.

Revisión Stock. Indicaremos las revisiones de stock efectuadas, tanto por el personal de la empresa como por el personal del cliente.

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3.3.2. Tablas auxiliares. Las tablas auxiliares son aquellas que no están ligadas a un rechazo, sino que algunos datos de la ficha de rechazo están ligadas a estas tablas: estados, datos adicionales, ...

Tabla de clientes. Esta tabla como su nombre indica, contendrá los datos de los clientes que efectúan los rechazos.

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Tabla de plantas de clientes. Indicará de cada cliente, las plantas (fábricas) que tiene.

Areas de rechazo. Departamento implicado en el rechazo.

Células. Personal implicado en el rechazo.

Defectos de primer nivel.

Defectos de segundo nivel.

Deméritos. Puntos negativos generados por el rechazo.

Empleados.

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Estados del rechazo.

Proyectos.

Tipos de rechazos.

Tipo de producto.

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3.4. Funcionamiento de la aplicación. La aplicación está protegida por seguridad controlada por el propio Access. Por ello para poder ejecutar el programa tendremos que tener el fichero de seguridad SEGURIDAD.MDW , además del fichero de datos LEAR.MDB Una vez iniciada la aplicación correctamente, nos muestra la pantalla principal de la aplicación, desde la cual podremos acceder al resto de opciones de la aplicación.

Para un correcto funcionamiento de la aplicación de rechazos la información se ha de entrar siguiendo un orden concreto. Primero usaremos la opción de Mantenimiento para poder entrar los datos de los datos auxiliares (empleados, estados, ...) y de algunas de las tablas principales (clientes, plantas, ...) Una vez introducidos todos los datos necesarios, introduciremos el rechazos, y todos los datos relacionados con el rechazo (acciones, equipos, ...) Finalmente, después de introducir los datos del rechazo, procederemos a obtener los informes y consultas que necesitemos.

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3.4.1. Mantenimiento de datos. Con esta opción podremos entrar los datos de las siguientes tablas.

Áreas de rechazo. Esta tabla contiene las diferentes áreas que pueden estar implicadas en un rechazo. Datos a introducir. Nombre Nombre del área de rechazo.

Células. Esta tabla contiene el nombre de la persona responsable del rechazo. Datos a introducir. Nombre Nombre del equipo.

Clientes. Como su nombre indica, esta tabla contiene los datos de los clientes para los cuales trabaja LEAR y que pueden producir algún tipo de rechazo. Datos a introducir. Nombre Nombre del cliente OEM Indica si es OEM (fabricante) Teléfono Nombre contacto Nombre de la persona de contacto. Apellido Apellidos de la persona de contacto. Ciudad Ciudad del cliente. Fax e-mail Notas Campo para anotaciones.

Defectos de primer nivel. Contendrá los diferentes defectos que se pueden encontrar en una pieza para provocar un rechazo. Datos a introducir. Nombre Nombre del defecto de primer nivel. Descripción

Defectos de segundo nivel. Esta tabla contendrá los defectos que asociados al defecto de primer nivel, podrá tener una pieza para provocar un rechazo. Datos a introducir. Defecto Nombre del defecto de primer nivel del que depende. Nombre Nombre del defecto de segundo nivel. Descripción

Deméritos. Contendrá los puntos que se podran atribuir al responsable de un rechazo. Estos puntos son de demérito, es decir, que cuentan en negativo. Cuanto más puntos, peor lo has hecho. Datos a introducir. Puntuación Puntuación de demérito

Empleados. Esta tabla contendrá los empleados del departamento de calidad que se hace responsable del control y solución de un rechazo. Datos a introducir. Nº Empleado

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Pseudo Alias con el que se identificará al empleado Nombre Apellidos Ciudad Móvil

Estados del report 8D. Esta tabla contendrá los estados posibles que se aplican al listado 8D. Datos a introducir. Estado Código de estado Nombre Descripción

Estados del rechazo. Esta tabla contendrá los diferentes estados en que podemos tener un rechazo. El rechazo, al entrar se queda en estado "abierto" (open). Hasta que el el rechazo se pone en estado "cerrado" (close), "cancelado" (cancel) o "re-cancelado" (re-cancel, es decir que se ha reabierto despues de cancelarlo o cerrarlo y se ha vuelto a abrir). En este caso ya no se podrán modificar los datos del rechazo. Datos a introducir. Nombre Nombre del estado

Plantas de clientes. Este fichero va ligado al fichero de clientes, ya que contendrá las diferentes plantas que tiene cada cliente. En el rechazo, además de indicar el cliente, se deberá indicar que planta del cliente ha generado el rechazo. Datos a introducir. ID identificador de planta. Único para cada planta. Código. Código de la planta. Cliente Nombre del cliente. OEM/NO OEM Fabricante o no Planta Descripción de la planta. Nombre contacto Nombre de la persona de contacto. Apellidos contacto Ciudad Ciudad de la planta Teléfono Fax e-mail Notas Observaciones sobre la planta.

Proyectos. Esta tabla contiene los diferentes proyectos en los que trabaja la empresa LEAR y a los cuales habrá que asignar el rechazo. Datos a introducir. Nombre Nombre del proyecto Descripción

Subtipos de producto. En esta tabla pondremos lo que en el rechazo llamamos "Tipo de producto" Datos a introducir. Nombre Nombre del subtipo Tipo producto Ha de existir en la tabla de tipos de producto

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Tipos de rechazo. El rechazo podrá ser de tres tipos diferentes A-Alerta, P-Prototipo y R-Rechazo. Cada tipo de rechazo se numera por separado. Datos a introducir. Abreviatura Abreviatura del tipo de rechazo. (A-Alerta, R-Rechazo, P-Prototipo) Nombre Nombre del tipo de rechazo Descripción

Tipos de producto. Datos a introducir. Nombre Nombre del tipo de producto.

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3.4.2. Operaciones.

3.4.2.1. Rechazos.

Entrada de Rechazos.

Ahora procederemos a introducir todos los datos necesarios para informar del rechazo producido. Algunos datos son obligatorios. Estos datos los encontramos marcados en Rojo, para identificarlos rápidamente. Para aquellos datos que tienen referencia en alguna de las tablas auxiliares, se han puesto a disposición del usuario todos los datos de la tabla en forma de cuadro combinado, para que su selección sea más sencilla, al no tener que recordar los códigos, sino simplemente desplegando la lista y seleccionando la opción oportuna. A continuación explicamos los datos que se han de introducir en un rechazo, por si hubiera alguna duda al respecto de como entrarlo. Datos a introducir. Tipo Ha de existir en el fichero de tipos de rechazo. Num rechazo. Esta numeración la coge de manera automática. Fecha Fecha del rechazo. PR Código de producto Núm recl. Cliente Número de reclamación del cliente. Síntoma Descripción del síntoma que ha causado el rechazo. Foto de síntoma Botón para adjuntar una imagen. Descripción Cliente Código de cliente que efectúa el rechazo. Ha de existir en la tabla de

cliente. Planta Ha de existir en la tabla de plantas, y ha de pertenecer al cliente indicado

anteriormente. Proyecto. Ha de existir en la tabla de proyectos.

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Tipo producto. Ha de existir en la tabla de tipos de producto. Customer P/N Código que tiene el producto en el cliente. LEAR P/N Código que tiene el producto en LEAR Defecto 1 Ha de existir en la tabla de Defectos de primer nivel. Defecto 2 Ha de existir en la tabla de Defectos de segundo nivel y depende el

defecto de primer nivel. Qty informe Cantidad para el informe. Qty Real Cantidad real del rechazo. Estado. Ha de existir en la tabla de estados del rechazo. Estado 8D Ha de existir en la tabla de estados 8D Comentario Deméritos Ha de existir en la tabla de deméritos. Célula Ha de existir en la tabla de células. Responsable Causa Nombre de la persona causante del rechazo. Proveedor Causa Nombre del proveedor causante del rechazo. Reportar Indica si saldrá en los informe o no. Fecha lìmite. Fecha límite para el cierre del rechazo. (ver estado) Verificación acciones correctivas.

Fecha para la verificación de que las acciones correctivas se han llevado a cabo.

Área de rechazo. Ha de existir en la tabla de áreas de rechazo. Resp. Calidad Ha de existir en la tabla de empleados. Resp. Defensor Nota Observaciones adicionales para el rechazo. Una vez introducidos los datos principales del rechazo, podremos proceder a entrar los datos relacionados con el rechazo. Estos datos no son obligatorios, y seguramente se introducirán en ocasiones posteriores a la creación del rechazo en nuestra base de datos. Estos datos podremos verlos en la ficha impresa del rechazo. También debemos indicar que algunos de ellos están relacionados entre sí, como las Causas Raíz y las Acciones Correctivas. En las acciones correctivas deberemos indicar para que causa raíz la estamos realizando. Equipos.

Datos a introducir. Id Rechazo Número interno de rechazo. Persona Nombre de la persona responsable del equipo Departamente Nota Observaciones Imágenes. Esta pantalla nos permite asignar diferentes ficheros de imagen al rechazo para una compresión mayor de la problemática.

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Datos a introducir. Id rechazo Número interno del rechazo Comentario Acciones de contención.

Datos a introducir. Id rechazo Número interno del rechazo Descripción Fecha Fehca de la acción Efectividad Porcentaje de efectividad de la accion Revisión stock.

Datos a introducir. Id rechazo Número interno del rechazo Cantidad Cantidad tanto de LEAR como del Cliente del rechazo. Cantidad OK Cantidad NO OK

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Responsable Fecha inicio Fecha fin Partes en tránsito.

Datos a introducir. Id rechazo Número interno del rechazo Nota entrega Número de albarán o documento de tránsito. Cantidad Fecha entrega Causas raíces. Además de indicar las causas, podemos también poner ficheros de imágenes para una mayor claridad de dichas causas.

Datos a introducir. Id rechazo Número interno del rechazo Título Título de la causa raíz. Descripción Puntos de escape. En esta pantalla también podremos indicar ficheros de imágenes.

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Datos a introducir. Id rechazo Número interno del rechazo Descripción Comentario Contribución Fecha Acciones correctiva. También podremos indicar ficheros de imágenes asignada a esta acción correctiva.

Datos a introducir. Id rechazo Número interno del rechazo Causa raiz Mostrará las causas raíz introducidad en la pantalla de causas raíz Fecha prevista Fecha en que se prevee que se implementará esta acción F. Implementación Fecha en que realmente se puso en marcha esta acción Responsable Acciones preventivas. También podremos indicar ficheros de imágenes asignada a esta acción correctiva.

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Datos a introducir. Id rechazo Número interno del rechazo Descripción Fecha prevista Fecha en que se prevee que se implementará esta acción F. Implementación Fecha en que realmente se puso en marcha esta acción Responsable Seguimientos.

Datos a introducir. Id rechazo Número interno del rechazo ??? Nombre de la documentación generada o necesaria para este rechazo. Y/N Si está o no está dicha documentación Responsable Nombre del responsable relacionado con esta documentación Fecha Una vez introducidos todos los datos, podremos extraer una ficha por impresora con toda la información introducida. He aquí el ejemplo de como sale la ficha. Si en algún apartado hemos indicado que hay ficheros de imágenes relacionados (síntoma, rechazo, causas raíz, puntos escape, acciones correctivas o acciones preventivas) las imprimirá en esta ficha.

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3.4.2.2. Piezas enviadas.

Con este formulario tendremos la opción de introducir los datos de las piezas enviadas por la empresa a sus clientes. El programa captura los datos desde una hoja de cálculo de Excel a una de las tablas de la base de datos. Esta información es necesaria para poder confeccionar los gráficos y los informes.

La hoja de cálculo debe tener forzosamente la siguiente estructura por columnas: Dato Explicación Ejemplo Prod Line Línea de producción SJBX Item Type Tipo de producto PS0L Item Type Desc Explicación tipo de producto PSA Z8 ( X5 ) EPN 519000B02 Ship Date Fecha de envío 02/01/2004 Customer Cliente PS8093 Customer Name Nombre cliente PEUGEOT Quantity Cantidad 80 Site EM01VA55 Shipper Nbr Albarán 1240844 Month Mes Jan Year Año 2004 FW Semana 1 OEM / NO OEM Fabricante S/N No

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3.4.2.3. Costos.

Como ya hemos explicado, en esta tabla guardaremos los datos de los costes generados por cada rechazo.

Esta pantalla es un poco compleja de uso. Ahora detallaremos como debe hacerse, y posteriormente explicaremos todos los datos que podemos introducir. Para poder crear, eliminar o modificar una factura de un rechazo, procederemos previamente a introducir su número, su tipo (recordemos que puede ser A, R o P) y el año. Una vez introducidos esos datos haremos clic sobre el botón cargar). En la parte inferior a la derecha, nos indica el número de facturas que ya hemos introducido para este rechazo. Podremos movernos por las diferentes facturas usando los botones de navegación de registros que existen en el formulario. Para poder crear una factura nueva, haremos clic en el botón agregar factura, e indicaremos los datos de la factura. Una vez introducidos los datos, o modificados los datos de una factura existente, haremos clic en guardar factura, para que los datos queden ya reflejados en la base de datos. Para eliminar una factura, accederemos a ella de la misma forma, pero una vez situados en dicha factura, haremos clic en eliminar. Datos a introducir. Tipo de rechazo Debe existir en la tabla de tipos de rechazo Núm rechazo Debe existir en la tabla de rechazos Año rechazo Factura Número de factura Nº informe 8 D El número que tendrá en el informe 8 D Cliente Nombre del cliente del rechazo

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Nº Rechazo Referencia Código de producto Problema o tipo de defecto

Motivo costes Causa raíz Costes Responsabla de calidad

Fecha factura Cargar al departamento

Nombre responsable Observaciones Una vez introducidos todos los datos, podremos imprimir el informe de costos del rechazo.

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Informe de costos.

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3.4.3. Consultas Este apartado nos permite realizar unas consultas de la base de datos, y sacarlas por impresora. La selección de la consulta que deseemos realizar se hará fácilmente haciendo clic encima de ella, y posteriormente haciendo clic en el botón abrir.

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Consulta de todos los rechazos

Consulta de rechazos del usuario

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3.4.4. Informes de la base de datos.

3.4.4.1. Gráficos

Paretos de la base de datos. Obtendremos la información de tres maneras: en formato de base de datos, en formato gráfico y en formato de impresión. Igual que en las consulta, la manera de seleccionar es hacer un clic encima del informe que deseemos confeccionar, y luego clic en el botón gráfico, tabla o informe según deseemos el resultado.

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Gráfico de paretos de primer nivel.

Gráfico de defectos de primer nivel pro proyecto

Gráfico de defectos de primer nivel por cliente.

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Gráfico de defectos de primer nivel por plantas.

Gráfico de defectos de primer nivel por tipos.

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Gráfico de defectos de primer nivel por Productos.

Gráfico de defectos de segundo nivel.

Gráfico de defectos de segundo nivel por proyectos.

Gráficos de defectos de segundo nivel por clientes.

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Gráfico de defectos de segundo nivel por plantas.

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Gráfico de defectos de segundo nivel por Tipos.

Gráfico de defectos de segundo nivel por productos

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PPM's de la base de datos. A diferencia del apartado anterior, sólo obtendremos un gráfico, no pudiendo obtener un listado impreso. Previamente a obtener el gráfico, deberemos actualizr las tablas de PPM's con los datos. Para actualizar las tablas haremos clic en el botón actualizar tablas PPMs. Y seleccionaremos el período que queremos actualizar. Una vez actualizados los datos, podremos confeccionar el gráfico haciendo clic en el botón Gráfico de PPM. Y igual que en el caso anterior seleccionaremos el periodo para el gráfico y el cliente que queramos.

Gráfico de PPM's

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3.4.4.2. Informes

Action Plan cliente-planta.

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4. Anexo I. Curso de Acces4

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato. Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre. Un registro está formado por el conjunto de información en particular. Un dato es la intersección entre un campo y un registro.

Ejemplo:

COLUMNAS

Nombre Apellidos Población Provincia Teléfono País

Juan Martín Gómez Madrid Madrid (91) 333-22-00 España FILAS

Pedro Morales Díaz Villacastín Avila (920) 22-44-55 España

Angela Campo Santos Alcobendas Madrid (91) 654-89-89 España

Elementos de Access

Tablas

Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.

Consultas

Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.

Formularios

4 Extraido de http://club.telepolis.com/ortihuela/access.htm

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Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.

Informes

Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.

Páginas de acceso a datos

Una página de acceso a datos es una página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas que se utilizarán para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. También se pueden crear páginas que muestren registros agrupados jerárquicamente, de manera similar a los informes de Access. · Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar páginas para agregar, modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access; estas páginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden enviar en un mensaje de correo electrónico. · Ver registros agrupados de forma interactiva: En páginas agrupadas, puede ver sólo los detalles que desee mediante la expansión y contracción de los encabezados de grupo. También se pueden ordenar y filtrar registros. · Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes maneras mediante el uso de una lista de tabla dinámica; también se pueden realizar proyecciones y cálculos complejos mediante el empleo de un control de hoja de cálculo; finalmente, se pueden ver datos representados en un gráfico. · Mostrar texto HTML: Se puede almacenar código HTML en campos de la base de datos en uso y mostrarlo como texto HTML con formato en la página. Por ejemplo, si un valor de un campo incluye la etiqueta HTML que aplica al texto el formato de cursiva, <I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML dependiente en la página para mostrar el valor en cursiva. • Utilizar herramientas de diseño conocidas: En la vista Diseño, se pueden crear páginas utilizando barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones similares a las herramientas que se utilizan para crear formularios e informes.

Macros

Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es más que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automáticamente.

Módulos

Los módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación denominado Access Basic. Lo nuevo en la ventana Base de datos La ventana Base de datos de Microsoft Access 2000 proporciona varias opciones para ver y manipular objetos de base de datos. • Usar la barra de herramientas de la ventana Base de datos: Encuentre rápidamente comandos para crear, abrir o administrar objetos de base de datos.

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• Usar la barra Objetos: Vea objetos de base de datos en la barra Objetos, su orientación vertical facilita el uso. • Organizar objetos de base de datos en grupos: Haga clic en la barra Grupos para ver los grupos, que pueden contener accesos directos a objetos de base de datos de distintos tipos. • Usar accesos directos de nuevo objeto: En la ventana Base de datos, cree rápidamente un nuevo objeto de base de datos mediante un asistente, o abra un nuevo objeto de base de datos en la vista diseño. • Personalizar la forma de seleccionar y abrir objetos en la ventana Base de datos: Si lo desea, modifique el comportamiento predeterminado de modo que pueda seleccionar un objeto de base de datos colocando el puntero sobre él y abrir un objeto haciendo clic en él. • Seleccionar un objeto escribiendo su nombre: Por ejemplo, elija la tabla Compañías de envíos mientras ve la lista de objetos de la tabla escribiendo Co. Lo nuevo acerca del trabajo con datos y diseño de base de datos Microsoft Access 2000 proporciona muchas características nuevas que hacen aún más fácil el trabajo con los datos. • Usar bloqueo por registros: Una base de datos de Microsoft Access ahora admite bloqueo por registros, además de bloqueo por páginas (que bloquea todos los registros en una página de 4K). Puede habilitar el nivel de bloqueo con la nueva opción de base de datos, Abrir bases de datos usando bloqueo por registros (menú Herramientas, comando Opciones, ficha Avanzadas). El nivel real que se utiliza depende de cómo se programe la base de datos de Access. • Buscar y Reemplazar: Ahora puede desplazarse libremente por los cuadros de diálogo Buscar y Reemplazar y por los datos de la vista o la ventana. • Ver datos relacionados en una hoja secundaria de datos: Use una hoja secundaria de datos para ver y modificar datos relacionados o combinados en una tabla, consulta u hoja de datos de formulario, o en un subformulario, todo desde la misma vista. Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Neptuno, la tabla Proveedores tiene una relación uno a varios con la tabla Productos; de modo que por cada fila de la tabla Proveedores en la vista Hoja de datos puede ver y modificar las filas relacionadas de la tabla Productos de una hoja secundaria de datos. • Corregir automáticamente errores causados al cambiar de nombre los campos: La Autocorrección de nombres soluciona automáticamente efectos secundarios comunes que ocurren al cambiar de nombre formularios, informes, tablas, consultas, campos, cuadros de texto u otros controles. • Aprovechar la compatibilidad con Unicode: Use los caracteres de cualquier lenguaje compatible con Unicode en sus datos. Use la compresión Unicode para compensar los mayores requisitos de espacio de almacenamiento que requiere Unicode. Saque partido de la compatibilidad dual de fuentes, especifique una fuente de sustitución que pueda utilizar además de la fuente predeterminada para mostrar de forma correcta todos los caracteres de sus datos. • Trabajar con euros: Para mostrar con facilidad cifras en euros o en otras monedas, puede utilizar la configuración correspondiente al euro (€#.###,##) de la propiedad Formato (Format) para indicar una cantidad en euros. De forma alternativa, puede escribir el símbolo del euro (€) presionando ALT+0128 en el teclado numérico, cuando el indicador BLOQ NUM esté encendido o CTRL.+ALT+E o AltGr+E o AltGr+5. Cuando pegue o importe datos que contengan el símbolo del euro (€) de Microsoft Excel 2000 a Microsoft Access, Access almacenará dicho símbolo, independientemente del símbolo de moneda definido en Configuración regional del Panel de control de Windows. • Imprimir relaciones: Imprimir un informe de las relaciones de su base de datos de Access, tal como aparecen en la ventana Relaciones. • Usar el teclado para administrar relaciones: Utilice el teclado para crear, modificar y eliminar relaciones y combinaciones. • Usar Objetos de datos ActiveX de Microsoft (ADO): Utilice dichos objetos para tener acceso y manipular datos en un servidor de base de datos mediante cualquier proveedor OLE DB. Novedades relativas a formularios e informes Microsoft Access 2000 proporciona nuevas funciones para agilizar y facilitar la creación de formularios e informes atractivos. • Agrupar cuadros de texto y otros controles: Utilice el comando Agrupar en el menú Formato para

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agrupar cuadros de texto relacionados y otros controles en un formulario o en un informe. • Definir reglas de formato condicional para cuadros de texto y otros controles: Utilice el comando Formato condicional en el menú Formato para definir el color de fuente, el tamaño de fuente, el color de fondo de controles y otras propiedades visuales que proporcionen información a los usuarios cuando especifiquen datos en un formulario. • Crear formularios e informes para bases de datos de SQL Server: En un proyecto de Microsoft Access, se pueden crear formularios e informes para una base de datos de SQL Server con las mismas herramientas que se utilizan para crearlos en una base de datos de Microsoft Access. • Distribuir informes a usuarios que no tienen Microsoft Access: Se pueden exportar informes de Microsoft Access al formato de archivo Snapshot de informe (.SNP). Se puede utilizar el Snapshot Viewer para ver, imprimir y enviar por correo archivos Snapshot de informe. Lo nuevo acerca de las barras de herramientas, barras de menús y menús contextuales Con las barras de herramientas, barras de menús y menús contextuales incluidos en Microsoft Access 2000, puede organizar comandos según desee para poder encontrarlos y utilizarlos rápidamente. • Usar barras de herramientas y menús personalizados: Expanda un menú para mostrar todos los comandos y seleccione uno de ellos para agregarlo a un menú personalizado. Access 2000 ajusta los menús y las barras de herramientas a medida que trabaja con ellos, de forma que aparezcan los comandos y los botones de barra de herramientas más utilizados. • Situar las barras de herramientas unas cerca de otras: Haga clic en Más botones si no hay espacio suficiente en la barra de herramientas para que aparezca un botón que esté buscando. Ajuste el tamaño de la barra de herramientas si necesita espacio para más botones. Después de hacer clic sobre un botón, éste aparecerá en la barra de herramientas con los botones que haya utilizado más recientemente. • Asignar un hipervínculo a un botón de barra de herramientas o a un comando de menú: Asigne un hipervínculo a un botón de barra de herramientas o a un comando de menú para facilitar el acceso a una ubicación de su equipo, una red, una intranet o Internet. Lo nuevo acerca de la seguridad, mantenimiento y conversión de una base de datos: • Proteger su base de datos de Access con el Asistente para seguridad por usuarios: El Asistente para seguridad por usuarios ahora es más fácil de utilizar y es el método más adecuado para definir la seguridad para los usuarios en una base de datos de Microsoft Access para los esquemas de seguridad más habituales. • Proteger su código mediante una contraseña de Visual Basic para Aplicaciones: Los módulos y los módulos que se encuentran tras los formularios e informes ahora están protegidos mediante una contraseña de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que se puede crear en el Editor de Visual Basic; ya no están protegidos por la seguridad para usuarios. • Usar la utilidad de compactación mejorada: Compactar bases de datos de Microsoft Access y proyectos de Microsoft Access con una utilidad mejorada que combina la compactación y la reparación en un único proceso, y resulta más seguro y eficaz. • Compactar automáticamente: Seleccione Compactar al cerrar para compactar automáticamente una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access al cerrarlo. • Convertir una base de datos al formato de Microsoft Access 97: Convertir una base de datos de Access 2000 al formato de archivo de Access 97. Novedades sobre cómo trabajar en Internet Microsoft Access proporciona nuevas funciones que se han diseñado para facilitar el uso de Internet. Se necesita un explorador Web como, por ejemplo, Microsoft Internet Explorer y un módem, una conexión de intranet u otra conexión de red para tener acceso a Internet y aprovechar las ventajas que ofrecen algunas de estas nuevas funciones. · Crear páginas de acceso a datos: Cree páginas Web que se puedan utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de Microsoft SQL Server. · Colaborar a través de una intranet o de Internet: Utilice NetMeeting para colaborar con otros usuarios en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access. • Asignar un hipervínculo a un botón de barra de herramientas o a un comando de menú: Asigne un

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hipervínculo a un botón de la barra de herramientas o a un comando de menú para facilitar el acceso a una ubicación en su equipo, una red, una intranet o Internet. Lo nuevo acerca del trabajo con otras aplicaciones Microsoft Access 2000 ofrece características nuevas para trabajar con otros productos. • Trabajar con Microsoft SQL Server: Crear un proyecto de Microsoft Access que sea fácil de conectar a una base de datos de Microsoft SQL, o utilizar el Asistente para bases de datos de Microsoft SQL Server para crear rápidamente una base de datos de SQL Server y un proyecto de Access a la vez. Trabajar con un proyecto de Access es similar a trabajar con una base de datos de Microsoft Access, el proceso de crear formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos es el mismo. Una vez que conecte con una base de datos de SQL Server, puede ver, crear, modificar y eliminar tablas, vistas, procedimientos almacenados y diagramas de base de datos mediante las herramientas de diseño de Microsoft SQL Server. • Crear una nueva base de datos de Access a partir de datos en un formato de archivo diferente: Simplemente abra el archivo que tiene un formato diferente, como por ejemplo formato de texto, de hoja de cálculo, dBASE o Paradox, en Access; Microsoft Access crea automáticamente una base de datos de Access y vincula el archivo. • Importar o vincular datos de Microsoft Outlook o Microsoft Exchange: Usar el Asistente de Exchange/Outlook para importar o vincular datos de Microsoft Outlook y Microsoft Exchange Server. Por ejemplo, podría querer vincular con la carpeta de contactos de Microsoft Outlook y, a continuación, crear cartas de formularios y etiquetas postales combinando los datos con el Asistente para combinar de correspondencia de Microsoft Word. Lo nuevo en las aplicaciones de ejemplo Las aplicaciones de ejemplo que puede instalar con Microsoft Access proporcionan ejemplos documentados que muestran cómo crear y personalizar bases de datos de Microsoft Access con todos las características. Importadores Neptuno: La aplicación de ejemplo Neptuno está diseñada para nuevos usuarios de

bases de datos de Microsoft Access. Neptuno incluye datos que puede manipular, y formularios, informes, páginas de acceso a datos y otros objetos de bases de datos que puede utilizar como modelos para sus propias bases de datos. NeptunoCS: La aplicación de ejemplo NeptunoCS incluye una secuencia de comandos SQL que crea

la base de datos Neptuno en Microsoft SQL Server y un proyecto de Microsoft Access que se conecta a la base de datos Neptuno. El proyecto de Access incluye formularios, informes, páginas de acceso a datos y otros objetos de base de datos que puede utilizar como modelos en sus propios proyectos de Access.

Gestión de bases de datos

Operaciones básicas que podemos realizar con las bases de datos y su contenido:

Crear una base de datos. Introducir datos en una base de datos. Modificar información existente. Eliminar información de la base de datos. Buscar un dato en concreto. Clasificar los registros de la base de datos. Copiar el contenido de una base de datos en otra. Realizar consultas sobre el contenido de una base de datos. Realizar cálculos basándose en el contenido de una base de datos. Imprimir los datos existentes. Eliminar una base de datos. Asignar nombre a una base de datos.

Acerca de cómo diseñar una base de datos

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Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Pasos para diseñar una base de datos:

Determinar la finalidad de la base de datos. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos. Determinar los campos que se necesitan en las tablas. Identificar los campos con valores exclusivos. Determinar las relaciones entre las tablas. Precisar el diseño. Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos. Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.

Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

Determinar las tablas que se necesitan: Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen. No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales: Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas. Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan

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información diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla. Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente.

Determinar los campos que se necesitan: Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla. No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión). Incluya toda la información que necesite. Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

Identificar los campos con valores exclusivos: Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

Determinar las relaciones entre las tablas: Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas. Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos bien diseñada existente. Para ver las relaciones de la base de datos de ejemplo Neptuno, abra la base de datos Neptuno.mdb y en el menú Herramientas elija Relaciones.

Precisar el diseño: Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos. Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos: Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee.

Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access: Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el diseño de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.

Crear una base de datos

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Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se puede crear una base de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; éste es el método más flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma separada. El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es la forma más sencilla de empezar a crear una base de datos. En ambos casos, después de haber creado su base de datos podrá modificarla y extenderla cuando lo desee.

Crear una base de datos sin usar un asistente: 1) Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de diálogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar. Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego haga doble clic en el icono Base de datos en blanco en la ficha General. 2) Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y haga clic en Crear. Después de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos pasos adicionales para definir los objetos que formarán su base de datos.

Convertir una base de datos de una versión anterior a Access 2000

1. Haga una copia de seguridad de la base de datos de Access que va a convertir, para guardarla hasta que se sienta cómodo trabajando con la base de datos de Microsoft Access 2000. 2. Cierre la base de datos de Access que va a convertir. Si la base de datos es una base de datos multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que no está abierta por ningún otro usuario o aplicación. 3. En Microsoft Access 2000, seleccione Utilidades de la base de datos en el menú Herramientas, a continuación haga clic en Convertir base de datos y, por último, haga clic en A la versión de la base de datos de Access actual. 4. En el cuadro de diálogo Base de datos a convertir, seleccione la base de datos que desea convertir y, a continuación, haga clic en Convertir. 5. En el cuadro de diálogo Convertir la base de datos en, realice uno de estos pasos: Escriba un nuevo nombre (sin la extensión .mdb) para el archivo de la base de datos de Microsoft

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Access 2000. Seleccione una ubicación diferente para el archivo de la base de datos de Microsoft Access 97.

(Puede conservar el mismo nombre o puede cambiarlo). No se puede convertir una base de datos de Access en un archivo que tenga el mismo nombre y ubicación que la base de datos original. 6. Haga clic en Guardar. Microsoft Access convierte la base de datos al formato de Access 2000.

Convertir una base de datos de Access 2000 a Access 97

1. Abra la base de datos de Microsoft Access que desee convertir. Si es una base de datos multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, hay que asegurarse de que ningún otro usuario la tiene abierta. Importante: Si ha protegido el código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), debe facilitar la contraseña antes de convertir la base de datos de Access. Para facilitar la contraseña, inicie Microsoft Visual Basic abriendo un módulo. A continuación, haga clic en Propiedades de nombrebasededatos en el menú Herramientas y escriba la contraseña en el cuadro de diálogo Contraseña de nombrebasededatos. Si convierte una base de datos protegida de Access, debe disponer de permisos de apertura y ejecución y apertura en modo exclusivo en la propia base de datos, así como permisos de lectura y diseño en todos los objetos de la misma. Para proteger la base de datos convertida, ábrala en Microsoft Access 97 y aplique la seguridad por usuarios. 2. En el menú Herramientas, seleccione Utilidades de la base de datos, haga clic en Convertir la base de datos y, a continuación, haga clic en A una versión anterior de la base de datos de Access. 3. En el cuadro de diálogo Convertir la base de datos en, escriba el nombre de la nueva base de datos de la versión anterior que desee crear en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Crear una tabla

Existen dos formas de crear una tabla en Microsoft Access. Puede crear una tabla en blanco (vacía) para introducir sus propios datos o bien puede crear una tabla utilizando datos existentes procedentes de otro origen.

Crear una tabla nueva en blanco: Existen cuatro formas de crear una tabla en blanco (vacía) en Microsoft Access:

Utilizar el Asistente para bases de datos con el fin de crear en una sola operación todas las tablas, formularios e informes necesarios para una base de datos completa. El Asistente para bases de datos crea una base de datos nueva; no puede utilizarse para agregar tablas, formularios o informes nuevos a una base de datos existente. Utilizar el Asistente para tablas para elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de tablas predefinidas, como contactos de compañía, inventarios del hogar o registros médicos. Introducir los datos directamente en una hoja de datos en blanco. Al guardar la nueva hoja de datos, Microsoft Access analiza los datos y le asigna automáticamente el tipo de datos y el formato apropiados para cada campo. Utilizar la vista Diseño para especificar todos los detalles de la tabla partiendo desde cero.

Independientemente del método utilizado para crear una tabla, puede emplear la vista Diseño en cualquier momento para personalizar más su tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos, para establecer valores predeterminados o para crear máscaras de entrada.

Crear una tabla desde cero mediante la vista Diseño:

Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo.

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Haga doble clic en Vista Diseño. Defina cada uno de los campos de la tabla. Defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Nota: No tiene que definir una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no define una clave principal, Microsoft Access le preguntará si desea crear una clave principal automáticamente al guardar la tabla. Cuando esté preparado para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a continuación, escriba un nombre para la tabla que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access.

Crear una tabla con el Asistente para tablas:

Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo. Haga doble clic en Asistente para tablas. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para tablas.

Reglas para dar nombre a los campos, controles y objetos

En Microsoft Access, los nombres de los campos, controles y objetos:

Procurar que describa el contenido que tendrá éste. Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de admiración (!), el acento grave y los corchetes ([ ]). No pueden comenzar por un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).

Aunque es posible incluir espacios en los nombres de los campos, controles y objetos, en la mayoría de los ejemplos de la documentación de Microsoft Access los nombres de los campos y controles aparecen sin espacios. En determinadas circunstancias, los nombres con espacios pueden producir conflictos en Visual Basic para aplicaciones. Al dar nombre a un campo, control u objeto, es recomendable asegurarse de que no coincida con el nombre de una propiedad u otro elemento que utilice Microsoft Access. De lo contrario, la base de datos puede tener un comportamiento inesperado en algunas circunstancias.

Tipo de datos

Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado en un campo de una tabla. El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se podrán introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto:

La clase de datos que se podrán introducir en el campo. El espacio que Access reservará para los datos que se introduzcan en el campo. Las operaciones que se podrán efectuar con los datos de ese campo. Si se podrá utilizar ese campo como índice o para ordenar la tabla.

Valor Tipo de datos Tamaño Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y

números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono.

Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores).

Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto y números.

Hasta 65.535 caracteres.

Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño

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del campo es Id. de réplica). Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999. 8 bytes. Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en

cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

8 bytes.

Autonumérico Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. la réplica).

Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

1 bit.

Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access.

Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco)

Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.

Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres.

Asistente para búsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Tamaño igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda (habitualmente 4 bytes).

Descripción

En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripción más amplia del contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripción es útil tanto para usted, que es el diseñador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar más tarde, ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando así más información al usuario.

Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseño:

Abra la tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. Haga clic en Eliminar filas en la barra de herramientas.

Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que esté encima del que quiere insertar el nuevo. A continuación pulse la tecla Ins o seleccione el comando Edición/Insertar fila. Access insertará una fila en blanco y ya podrá introducir los datos.

Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a continuación haga clic sobre el selector con el ratón y arrástrelo a su nueva posición.

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La clave principal

El último paso que hay que dar en el diseño de una tabla consiste en definir lo que se denomina la clave principal. Este paso es recomendable por dos motivos:

Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos. Porque permite definir relaciones entre tablas.

Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a cada registro de manera única. Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:

El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden contener valores iguales. La manera más rápida de acceder a un registro de una tabla es a través de la clave principal. Haga que los datos de ésta sean descriptivos y fáciles de recordar. Cuanto más pequeño sea el tamaño del campo más rápido funcionará la base de datos.

Establecer o cambiar la clave principal:

Abra una tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo. Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.

Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos: Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, es posible controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de Texto mediante el establecimiento de su propiedad Tamaño del campo. Las propiedades de un campo se establecen mediante la

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visualización de una tabla en la vista Diseño, la selección del campo situado en la parte superior de la ventana y la selección de la propiedad deseada en la parte inferior de la ventana. Las propiedades disponibles para cada campo están determinadas por el tipo de datos seleccionado para el campo.

Cambiar el tamaño del campo para campos de Texto y Numéricos: Es posible controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto o el intervalo y el tipo de valores numéricos que pueden introducirse en un campo Numérico.

En la vista Diseño de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya propiedad Tamaño del campo desee establecer. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Tamaño del campo. Para un campo de Texto, escriba el número máximo de caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres). Para un campo Numérico, haga clic en la flecha y seleccione el tamaño del campo que desee.

Tamaño del campo en campos de tipo Numérico

Valor Descripción P. decimal Tamaño

Byte Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones). Ninguna 1 byte

Entero –32.768 y 32.767 (no admite fracciones). Ninguna 2 bytes

Entero largo –2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones). Ninguna 4 bytes

Simple De –3,4 x 1038 a 3,4 x 1038 7 4 bytes

Doble De –1,79 x 10308 a 1,79 x 10308 15 8 bytes

Id. de réplica Identificador global único (GUID) N/D 16 bytes

Decimal Almacena números entre -1038 y -1 y 1038 -1(.ADP)Almacena números entre -1028 y 1028 -1 (.MDB)

28 12 bytes

Formato

Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los números, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los símbolos de formato.

Formatos predefinidos

La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato (Format) para el tipo de datos Fecha/Hora.

Valor Descripción Fecha general (Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el

valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows.Ejemplo: Sábado, 3 de Abril de 1993.

Fecha mediana Ejemplo: 3-Abr-93. Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo

Formatos personalizados

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Puede crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos siguientes.

Símbolo Descripción : (dos puntos) Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de diálogo Propiedades de

Configuración regional del Panel de control de Windows. / Separador de fecha. c Igual que el formato predefinido Fecha general. d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31). dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31). ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom) dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Dom). ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta. dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga. s Día de la semana (1 a 7). ss Semana del año (1 a 53). m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 12). mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12). mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4). a Número de día del año (1 a 366). aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99). aaaa Año completo (0100 a 9999). h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23). hh Hora en dos dígitos (00 a 23). n Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). nn Minuto en dos dígitos (00 a 59). s Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). ss Segundo en dos dígitos (00 a 59). ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga. AM/PM Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según sea apropiado. am/pm Reloj de doce horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea apropiado. A/P Reloj de doce horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea apropiado. a/p Reloj de doce horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea apropiado. AMPM Reloj de doce horas con el designador de mañana/tarde apropiado establecido en el cuadro

de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows.

Valor Descripción

Número general (Predeterminado) Muestra el número tal como se introduce.

Moneda Utiliza el separador de miles; muestra los números negativos entre paréntesis; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

Fijo Muestra al menos un dígito; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

Estándar Utiliza el separador de miles; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

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Porcentaje Multiplica el valor por 100 y anexa un signo de porcentaje; el valor predeterminado de la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) es 2.

Científico Utiliza la notación científica estándar.

Euro (€) Añade el símbolo Euro

Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente.

Sección Descripción Primera El formato para los números positivos. Segunda El formato para los números negativos. Tercera El formato para los valores cero. Cuarta El formato para los valores Null.

Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:

$#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];"Cero";"Null"

Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por signos de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección. Si utiliza varias secciones pero no especifica un formato para cada sección, las entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección. Puede crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos siguientes.

Símbolo Descripción , (coma) Separador decimal. Los separadores se establecen haciendo doble clic en Configuración

regional en el Panel de control de Windows. . (punto) Separador de miles. 0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0. # Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada. $ Muestra el carácter literal "$". % Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje. E– o e– Notación científica con un signo menos (–) junto a los exponentes negativos y nada junto a los

exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E–00 o 0,00E00.

E+ o e+ Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo más (+) junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.

Símbolo Descripción @ Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio). & No se necesita un carácter de texto. < Convertir todos los caracteres a minúsculas. > Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada sección contiene la especificación de formato para diferentes datos de un campo.

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Sección Descripción Primera Formato para los campos con texto. Segunda Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores Nulos.

Por ejemplo, si tiene un control de cuadro de texto en el que desea que aparezca la palabra "Ninguno" cuando no exista ninguna cadena en el campo, puede introducir el formato personalizado @;"Ninguno" como el valor de la propiedad Formato (Format) del control. El símbolo @ hace que se muestre el texto del campo; la segunda sección hace que aparezca la palabra "Ninguno" cuando haya una cadena de longitud cero o un valor Nulo en el campo. Puede utilizar los siguientes símbolos en formatos personalizados para cualquier tipo de datos.

Símbolo Significado

(espacio) Muestra espacios como caracteres literales.

"ABC" Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales.

! Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha.

* Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter.

\ Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas.

[color] Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.

No puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los tipos de datos Numérico y Moneda con los símbolos de formato de los campos Fecha/Hora, Sí/No, o Texto y Memo.

Máscara de entrada

Puede utilizar la propiedad MáscaraDeEntradapara facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto. La propiedad MáscaraDeEntrada (InputMask) puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;).

Sección Descripción

Primera Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puede utilizar para definir la máscara de entrada, vea la tabla siguiente.

Segunda Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al introducir datos. Si utiliza 0 para esta sección, todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor; si introduce 1 o deja esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control.

Tercera Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puede utilizar cualquier carácter; para mostrar una cadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (" ").

Puede definir una máscara de entrada mediante los siguientes caracteres.

Carácter Descripción 0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [–] no permitidos).

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9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos). # Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición,

pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos). L Letra (A a Z, entrada obligatoria). ? Letra (A a Z, entrada opcional). A Letra o dígito (entrada obligatoria). a Letra o dígito (entrada opcional). & Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional). . , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carácter depende del

valor del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional en el Panel de control de Windows).

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas. > Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas. ! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de

izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.

\ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).

Título

Puede usar la propiedad Título para proporcionar información útil al usuario mediante de títulos sobre los objetos en distintas vistas:

Los títulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos, y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta. Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista formulario. Los títulos de informes especifican el título del informe en la Vista preliminar.

Valor predeterminado

Puede utilizar la propiedad Valor Predeterminado para especificar un valor que se introduce automáticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en la tabla Direcciones puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad a Nueva York. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o introducir el nombre de una ciudad diferente.

Regla de validación y texto de validación

Puede utilizar la propiedad Regla de validación con el fin de especificar requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad Regla de validación, puede utilizar la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje que se mostrará al usuario.

Ejemplos de reglas de validación para campos:

Valor de Regla de validación

Valor de Texto de validación

<>0 Introduzca un valor distinto de cero. 0 O >100 El valor debe ser 0 o mayor que 100. Como "K???" El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K. <#1/1/96# La fecha debe ser anterior a 1996. >=#1/1/97# Y <#1/1/98# La fecha debe pertenecer al año 1997.

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Requerido

Puede usar la propiedad Requerido para especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Si el valor de esta propiedad es Sí, al introducir datos en un registro deberá especificar un valor en el campo en cualquier control dependiente del mismo, y además el valor no podrá ser Nulo.

Permitir longitud cero

Puede usar la propiedad Permitir longitud cero para especificar si una cadena de longitud cero (" ") es una entrada válida para un campo de una tabla.

Uso de índices

Puede usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si busca empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puede crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Valores

La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:

Valor Descripción No (Predeterminado) Sin índice. Sí (Con duplicados) El índice admite valores duplicados. Sí (Sin duplicados) El índice no admite valores duplicados.

Sólo puede establecer esta propiedad en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de la tabla. Puede establecer un índice de un solo campo estableciendo la propiedad Indexado en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de tabla. Para establecer índices formados por varios campos, abra la ventana Índices haciendo clic en el comando Índices del menú Ver. Si agrega un índice de un solo campo en la ventana Índices, Microsoft Access establecerá Sí en la propiedad Indexado de ese campo.

Crear un índice para encontrar y ordenar registros más rápidamente

Un índice ayuda a Microsoft Access a encontrar y ordenar registros de forma más rápida. Microsoft Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar datos, busca la posición de los datos en el índice. Puede crear índices basados en un campo único o en campos múltiples. Los índices de campos múltiples permiten distinguir entre registros en los que el primer campo puede tener el mismo valor.

Decidir qué campos indizar

Es probable que desee indizar campos que busca frecuentemente, campos que ordena o campos que combina con campos de otras tablas de consultas. No obstante, los índices pueden ralentizar algunas consultas de acciones, como las consultas de datos anexados, cuando deban actualizarse los índices de muchos campos para realizar estas operaciones. La clave principal de una tabla se indiza automáticamente y no es posible indizar un campo cuyo tipo de datos sea Memo, Hipervínculo u Objeto OLE. Para otros campos, debe considerar la indización de un campo si se dan las siguientes condiciones:

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El tipo de datos del campo es Texto, Numérico, Moneda o Fecha/Hora. Ha previsto buscar valores almacenados en el campo. Ha previsto ordenar los valores del campo. Ha previsto almacenar muchos valores diferentes en el campo. Si muchos de los valores del campo son iguales, es posible que el índice no acelere las consultas de forma significativa.

Índices de campos múltiples

Si cree que buscará u ordenará frecuentemente dos o más campos a la vez, puede crear un índice para esa combinación de campos. Por ejemplo, si suele establecer criterios para los campos Apellidos y Nombre de la misma consulta, tiene sentido crear un índice de campos múltiples en ambos campos. Al ordenar una tabla por un índice de campos múltiples, Microsoft Access ordena primero por el primer campo definido para el índice. Si existen registros que duplican los valores del primer campo, Microsoft Access ordena a continuación por el segundo campo definido para el índice, etc.

Crear un índice de campo único

Abra una tabla en la vista Diseño. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo en el que desea crear un índice. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado y seleccione Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados). Seleccione la opción Sí (Sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos datos en este campo.

Crear un índice de campos múltiples

Abra la tabla en la vista Diseño. Haga clic en Índices en la barra de herramientas. En la primera fila en blanco de la columna Nombre del índice, escriba el nombre para el índice. Puede nombrar el índice según el nombre de uno de los campos de índice o utilizar algún otro nombre apropiado. En la columna Nombre del campo, haga clic en la flecha y seleccione el primer campo para el índice. En la siguiente fila de la columna Nombre del campo, seleccione el segundo campo para el índice (deje la columna Nombre del índice en blanco en esa fila). Repita este paso hasta haber seleccionado todos los campos que desea incluir en este índice. Puede utilizar hasta 10 campos.

Compresión Unicode (Comprimir los datos en un campo Texto, Memo o Hipervínculo) Microsoft Access 2000 utiliza el esquema de codificación de caracteres Unicode para representar los datos en un campo Texto, Memo o Hipervínculo. En Unicode, cada carácter viene representado por dos bytes en lugar de un único byte. Un esquema de codificación que almacena cada carácter en un byte le limita a una sola página de códigos: un conjunto numerado que contiene un máximo de 256 caracteres. Sin embargo, Unicode puede admitir un máximo de 65.536 caracteres, pues representa cada carácter con dos bytes. Por ello, los datos de un campo Texto, Memo o Hipervínculo requieren un mayor espacio de almacenamiento que en versiones anteriores de Access. Puede compensar este efecto de la representación de caracteres de Unicode y asegurar un óptimo funcionamiento estableciendo la propiedad Unicode Compression del campo a Sí. Esta es la opción predeterminada cuando crea un nuevo campo Texto, Memo o Hipervínculo. Cuando la propiedad Unicode Compression de un campo está establecida a Sí, los caracteres cuyo primer byte es 0 se comprimen al almacenarse y se descomprimen al recuperarse. Dado que el primer byte de un carácter latino (perteneciente a un idioma de Europa Occidental, como el inglés, español o alemán) es siempre 0, la representación de caracteres de Unicode no afecta al espacio de almacenamiento necesario para datos comprimidos cuando éstos estén formados exclusivamente por caracteres latinos. Se puede almacenar en un solo campo cualquier combinación de caracteres admitida por Unicode. Sin embargo, si el primer byte de un carácter particular no es 0, ese carácter no se comprimirá.

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Nota: Los datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requiera 4.096 bytes o menos de espacio de almacenamiento tras la compresión. Por ello, puede que el contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero no se comprima en otro registro.

Caracteres comodín

Carácter(es) en modelo Coincide con expresión ? Cualquier carácter * Cero o más caracteres # Cualquier número (0 – 9) [listacaracteres] Cualquier carácter que esté en listacaracteres [!listacaracteres] Cualquier carácter que no esté en listacaracteres

Inmovilizar y liberar columnas en la vista Hoja de datos

Puede inmovilizar una o más de las columnas de una hoja de datos para que sean las que se encuentran más a la izquierda y sean visibles en todo momento sin importar a dónde se desplace. Abra una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de Datos. Seleccione las columnas que desee inmovilizar. Para seleccionar la columna, haga clic en el selector de campo de esa columna. Para seleccionar más de una de las columnas, haga clic en el selector de campo de dichas columnas y sin liberar el botón del mouse, arrastre éste para extender la selección. Para inmovilizar las columnas seleccionadas, haga clic en Inmovilizar columnas en el menú Formato. Para liberar todas las columnas, haga clic en Liberar todas las columnas en el menú Formato.

¿Qué es una expresión?

Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Una expresión es una combinación de símbolos (identificadores, operadores y valores) que produce un resultado.

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Por ejemplo, puede utilizar la expresión siguiente en un control de un formulario o de un informe para mostrar la suma de los valores de los controles Subtotal y Transporte:

= [Subtotal] + [Transporte]

Éstos son algunos ejemplos de operaciones comunes en las que se utilizan expresiones:

Establecer una propiedad que define un control calculado, establecer una regla de validación o establecer un valor predeterminado de un campo. Introducir una expresión de criterio, crear un campo calculado o actualizar los registros de una consulta o filtro. Establecer una condición para realizar una acción o serie de acciones de una macro, o especificar argumentos para varias acciones. Especificar argumentos para funciones, instrucciones y métodos de procedimientos de Visual Basic para aplicaciones. Editar una consulta SQL en la vista SQL de la ventana Consulta o utilizar una instrucción SQL como valor de una propiedad o como argumento.

Usar los operadores ! y . (punto) en las expresiones

Puede utilizar los operadores ! y . (punto) en un identificador para indicar el tipo de elemento que va inmediatamente a continuación. El operador ! indica que el elemento siguiente ha sido definido por el usuario (un elemento de una colección). Por ejemplo, puede usar el operador ! para hacer referencia a un formulario abierto, a un informe abierto o a un control de un formulario o informe abierto.

Identificador Hace referencia a

Formularios![Pedidos] El formulario abierto Pedidos

Informes![Factura] El informe abierto Factura

Formularios![Pedidos]![IdPedido] El control IdPedido del formulario abierto Pedidos

Operadores aritméticos

Si utiliza esta expresión Microsoft Access presenta =[Subtotal]+[Cargo] La suma de los valores de los controles Subtotal y Cargo. =[FechaRequerida]-[FechaEnviado] La diferencia entre los valores de los controles FechaRequerida y

FechaEnviado. =[Precio]*1.06 El producto del valor del control Precio y 1.06 (incrementa un 6 por ciento al

valor de Precio). =[Cantidad]*[Precio] El producto de los valores de los controles Cantidad y Precio. =[TotalEmpleado]/[TotalPaís] El cociente de los valores de los controles TotalEmpleado y TotalPaís

Operadores de comparación

El Operador de comparación debe ser uno de los siguientes: <, >, =, <=, >=, <>, Entre…y, Como, En.

Expresiones complejas

Una expresión compleja se crea combinando dos expresiones simples con los operadores Y u O. Una expresión compleja tiene una del as siguientes formas:

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Expresión Simple Y Expresión Simple o Expresión Simple O Expresión Simple

Una expresión compleja es total o parcialmente optimizable dependiendo de si una o ambas expresiones simples son optimizables y de qué operador haya utilizado para combinarlas. Una expresión compleja es optimizable estas cosas son verdaderas:

La expresión utiliza Y u O para unir dos criterios. Ambos criterios están compuestos de expresiones optimizables simples.

Crear una consulta

A menudo, Microsoft Access puede crear automáticamente una consulta de modo que el usuario no tenga que diseñar una desde cero.

Para crear una consulta con el fin de utilizarla como base de un formulario o informe, pruebe a utilizar los asistentes para formularios o informes. Estos asistentes crean el formulario o el informe, y si está basado en más de una tabla, también crean su instrucción SQL base. Si lo desea, puede guardar la instrucción SQL como una consulta. Para crear fácilmente consultas que desea ejecutar de forma independiente o en las que desea basar varios formularios e informes, pruebe a utilizar uno de los asistentes para consultas. Los asistentes para consultas realizan todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas. Incluso aunque esté acostumbrado a crear consultas, tal vez desee utilizar un asistente para diseñar rápidamente la consulta. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizarla. Para crear consultas sobre filtros que creó usando Filtro por formulario, Filtro por selección o Filtro por entrada, guarde el filtro como una consulta.

Si ninguno de estos métodos satisface sus necesidades, puede crear la consulta desde cero en la vista Diseño de la consulta.

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Crear una consulta de selección sin un asistente

En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Consultas y, a continuación, haga clic en Nuevo. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Vista Diseño y, a continuación, elija Aceptar. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que enumera los objetos con cuyos datos desea trabajar. Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desea agregar a la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar. Si tiene varias tablas o consultas en la consulta, asegúrese de que están conectadas entre sí mediante una línea de combinación, de modo que Microsoft Access sepa cómo está relacionada la información. Si no están conectadas, cree usted mismo la línea de combinación. Si las tablas o consultas están combinadas, puede cambiar el tipo de combinación para que afecte a qué registros selecciona la consulta. Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño Mejore la consulta; para ello, introduzca criterios, agregue un orden, cree campos calculados, calcule la suma, el promedio, la cuenta u otro tipo de total con los datos recuperados o modifique de otro modo el diseño de la consulta. Para guardar la consulta, haga clic en Guardar en la barra de herramientas. Escriba un nombre que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access y elija Aceptar. Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver en la barra de herramientas.

Elementos de la ventana de diseño

Barra de título Zona de datos Cuadrícula QBE Barra de separación Barra de herramientas La cuadrícula QBE se compone de cinco filas:

Campo: Indica los campos que se van a utilizar en la consulta.

Orden: Indica si el resultado de la consulta se va a presentar ordenado por algún campo y si dicha clasificación será alfabética, numérica, etc.

Mostrar: Permite ocultar un campo para que no aparezca en el resultado de la consulta.

Criterios: Es la primera fila que se puede usar para indicar a Access cuál es nuestra consulta. La forma de hacerlo es por medio de condiciones o criterios.

O: Esta fila, y las que están debajo de ella, también se utilizan para definir la consulta. Se llaman filas de criterios o filas de condiciones.

Agregar campos a la consulta

En una consulta, agregue sólo aquellos campos cuyos datos desee visualizar, establecer con ellos los criterios, agrupar por, actualizar u ordenar.

Abra la consulta en la vista Diseño, o abra un formulario u hoja de datos y presente la ventana Filtro u orden avanzado. En una consulta, asegúrese de que la lista de campos de la tabla o consulta que contiene los campos que desea agregar aparece en la parte superior de la ventana. Puede agregar una tabla o consulta si la lista de campos que necesita no está en la consulta. Seleccione uno o más campos de la lista de campos y arrástrelos a las columnas de la cuadrícula.

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Introducir criterios en una consulta

Abra una consulta en la vista Diseño o muestre la ventana Filtro u orden avanzado de una tabla, consulta o formulario. Haga clic en la primera celda Criterios del campo para el cual desea establecer criterios. Escriba la expresión de los criterios directamente o mediante el Generador de expresiones. Para introducir otra expresión en el mismo campo o en otro campo, sitúese en la celda Criterios apropiada y escriba la expresión.

Ejecutar la consulta

Haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas para ejecutar la consulta o seleccionando el comando Ejecutar del menú Consulta.

Propiedades de las consultas

Las propiedades más importantes son:

Descripción: Sirve para describir la consulta.

Salida de todos los campos: Si activamos la opción Sí aparecerán todos los campos en la cuadrícula QBE.

Valores superiores: Permite ver sólo los valores superiores de un campo. Si escribimos 10, de los registros que cumplan los criterios, nos mostrará los 10 valores más altos.

Valores únicos: Sólo mostrará registros en que los valores de todos los campos sean únicos.

Registros únicos: muestra sólo los valores sin repetir.

Campos calculados

Campo definido en una consulta que presenta el resultado de una expresión en lugar de datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia algún valor en la expresión. Un control calculado es un control en un formulario o informe que presenta el resultado de una expresión en lugar de datos almacenados. El nombre aparece antes de la expresión y va seguido por dos puntos. En una hoja de datos, este nombre es el encabezado de la columna. En el caso de cálculos personalizados, necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrícula de diseño. Para crear un campo calculado, escriba una expresión en una celda en blanco Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. La expresión puede constar de cálculos múltiples; por ejemplo, Suma([UnidadesEnExistencia]+ [UnidadesEnPedido]). También puede especificar los criterios por los que un campo calculado puede afectar a los resultados del cálculo.

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Crear un formulario

Puede crear un formulario usted solo o hacer que Microsoft Access cree un formulario automáticamente mediante un Asistente para formularios. Un asistente acelera el proceso de creación de un formulario ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico. Cuando se utiliza un Asistente para formularios, Microsoft Access solicita información y crea un formulario basado en las respuestas. Aunque tenga experiencia en la creación de formularios, puede que desee utilizar un Asistente para formularios para organizar rápidamente todos los controles en el formulario. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizar el formulario.

Si sólo desea crear un formulario sencillo de columna única, puede utilizar el botón Nuevo objeto.

En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Formularios. Elija el botón Nuevo. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, haga clic en vista Diseño. Seleccione el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el formulario. Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o informes o si desea crear un cuadro de diálogo personalizado), no seleccione nada en la lista. Elija Aceptar.

Tipos de formularios

Columna simple: El formulario obtenido muestra todos los campos de un registro en una única columna.

Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en columnas.

Gráfico: se abre el asistente para gráficos.

Principal/subformulario: asistente para usar varias tablas o consultas en un mismo formulario.

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Automático: crea un formulario de columna simple sin preguntar nada al usuario.

Secciones de un formulario

Encabezado del formulario: Un encabezado de formulario muestra información que desea mostrar para cada registro, como un título para el formulario o botones de comando que abren formularios relacionados o llevan a cabo otras tareas. Los encabezados de formulario aparecen en la parte superior de la pantalla en la vista Formulario y en la parte superior de la primera página una vez impresa.

Encabezado de página: Un encabezado de página muestra información tal como títulos, gráficos, encabezados de columna o cualquier información que se desee en la parte superior de cada página impresa. Los encabezados de página sólo aparecen en formularios impresos.

Sección Detalle: Una sección Detalle muestra registros. Puede mostrar un registro en la pantalla o página o puede mostrar tantos como se pueden ajustar.

Pie de página: Un pie de página muestra información tal como la fecha, el número de página o cualquier información que desee en la parte inferior de cada página impresa. Los pies de página sólo aparecen en formularios impresos.

Pie del formulario: Un pie de formulario muestra información que desea mostrar para cada registro tal como botones de comando instrucciones para usar el formulario. Los pies de formulario aparecen sólo en la parte inferior de la pantalla en la vista Formulario o después de la última sección Detalle de la última página una vez impresa.

Controles: Qué son y cómo funcionan

Toda la información de un formulario o informe está contenida en los controles. Los controles son objetos de un formulario o informe que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario o el informe. Microsoft Access incluye los siguientes tipos de controles, a los cuales se puede tener accesoa través del cuadro de herramientas en la vista Diseño del formulario o en la vista Diseño del informe: cuadro de texto, etiqueta, grupo de opciones, botón de opción, casilla de verificación, botón de alternar, cuadro combinado, cuadro de lista, botón de comando, imagen, marco de objeto dependiente, marco de objeto independiente, subformulario/subinforme, salto de página, línea, rectángulo y controles personalizados ActiveX. Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados. Un control dependiente está unido a un campo de una tabla o consulta base. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y

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actualizar valores de los campos de la base de datos. Un control calculado utiliza una expresión como origen de los datos. Una expresión puede utilizar datos de un campo de una tabla o consulta base de un formulario o informe o bien datos de otro control del formulario o informe. Un control independiente no tiene un origen de los datos. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes.

Etiquetas: El usuario utiliza etiquetas en un formulario o informe para presentar texto de tipo descriptivo, como títulos, rótulos o breves instrucciones.

Cuadro de texto: Los cuadros de texto se utilizan en un formulario o informe para presentar los datos de una tabla, consulta o instrucción SQL.

Grupo de opciones: Puede utilizar un grupo de opciones en un formulario o informe para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede elegir una opción cada vez de entre un grupo de opciones.

Botón de opción: Puede utilizar un botón de opción en un formulario como un control individual para presentar un valor Sí/No de una tabla, consulta o instrucción SQL base.

Casilla de verificación: Puede utilizar una casilla de verificación en un formulario o informe como un control individual para presentar un valor Sí/No de una tabla, consulta o instrucción SQL base.

Botón de alternar: Puede utilizar un botón de alternar en un formulario como un control individual para presentar un valor Sí/No de una tabla, consulta o instrucción SQL base.

Cuadros combinados: En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Con un cuadro combinado, puede hacer una de las dos cosas sin utilizar demasiado espacio en un formulario. Un cuadro combinado es como un cuadro de texto y un cuadro de lista combinados.

Cuadros de lista: En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto.

Botón de comando: Un botón de comando se utiliza en un formulario para iniciar una acción o un conjunto de acciones.

Subformularios: Un subformulario es un formulario dentro de un formulario. El formulario primario se llama formulario principal y el formulario dentro del formulario se llama subformulario.

Marco de objeto independiente: Inserta un marco para incluir un objeto OLE no dependiente del contenido de un campo.

Marco de objeto dependiente: Inserta un marco en el que se incluirá un valor de un campo OLE determinado.

Línea: Inserta una línea en el formulario.

Rectángulo: Inserta un rectángulo.

Salto de página: Inserta un salto de página.

Control ficha: Puede utilizar un control ficha para presentar varias páginas de información como un solo conjunto de información.

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¿Qué es una hoja de propiedades?

En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene también propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, así como las características del texto o los datos que contiene. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.

Acerca de las relaciones de una base de datos

Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.

Relación uno a varios

La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

Relación varios a varios

En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas A y B.

Relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla.

Definir relaciones

Para definir una relación, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo en el campo clave de la otra tabla.

El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los campos relacionados.

Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único. Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos. Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

Imprimir la ventana Relaciones

En una base de datos de Microsoft Access, puede utilizar el asistente para imprimir relaciones con el fin de crear un informe que muestre las relaciones según aparecen en la ventana Relaciones.

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1. Abra la base de datos de Access cuyas relaciones desea imprimir. 2. En el menú Herramientas, haga clic en Relaciones para abrir la ventana Relaciones. 3. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir relaciones.

¿Qué es la integridad referencial?

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único. Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Existen dos excepciones: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Entero largo, y un campo Autonumérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica. Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access.

Cuando se exige la integridad referencial, deben observarse las reglas siguientes:

No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.

Si desea que Microsoft Access exija esas reglas para una relación, seleccione la casilla de verificación Exigir integridad referencial al crear la relación. Si se exige la integridad referencial e infringe una de las reglas con las tablas relacionadas, Microsoft Access muestra un mensaje y no permite el cambio. Puede anular las restricciones sobre la eliminación o la modificación de registros relacionados y aún así conservar la integridad referencial mediante la activación de las casillas de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados está activada, el cambio de un valor de clave principal en la tabla principal actualiza automáticamente el valor coincidente en todos los registros relacionados. Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados está activada, la eliminación de un registro en la tabla principal elimina todos los registros relacionados en la tabla relacionada.

¿Qué es una consulta de parámetros y cuándo se usa?

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de diálogo que solicita información, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas.

Crear una consulta de parámetros

Una consulta de parámetros muestra uno o más cuadros de diálogo predefinidos que le solicitarán el valor del parámetro (criterio). También puede crear un cuadro de diálogo personalizado que solicite los parámetros de la consulta.

Cree una consulta de selección o de referencias cruzadas. En la vista Diseño de la consulta, arrastre los campos desde la lista de campos de la consulta a la cuadrícula de diseño de la consulta.

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En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parámetro, escriba el texto a solicitar entre corchetes. Microsoft Access mostrará este texto cuando se ejecute la consulta.

¿Qué es una consulta de acción y cuándo se usa?

Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operación. Existen cuatro tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tabla.

Consulta de eliminación

Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.

Consulta de actualización

Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

Consulta de datos anexados

Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información, desea anexarla a la tabla Clientes. Las consultas de datos anexados también son útiles para:

Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos de un tamaño considerable. Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la otra tabla. Una consulta de datos anexados anexará los datos de los campos coincidentes e ignorará el resto.

Consulta de creación de tabla

Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para:

Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Microsoft Access. Crear informes que muestren datos de un determinado momento en el tiempo. Realizar una copia de seguridad de una tabla. Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual.

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Informes

Su misión es parecida a la de los formularios, con la diferencia de que están orientados a producir informes impresos y no en pantalla. Puesto que su misión es presentar datos, por tanto no se pueden utilizar los informes para modificar los datos. Esta es la principal diferencia entre los informes y los formularios.

Tipos de informe: Columna simple, grupos/totales, resumen, tabular, automático y etiquetas postales.

Crear un informe

Puede crear un informe usted mismo o hacer que Microsoft Access cree un informe automáticamente mediante un Asistente para Informes. Un asistente para informes acelera el proceso para crear un informe ya que hace todo el trabajo básico en su lugar. Cuando usa un asistente para informes, éste le pide información y crea un informe basado en sus respuestas.

En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Informes. Haga clic en Nuevo. En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, haga clic en Vista diseño. Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe. (Si desea un informe independiente, no seleccione nada de esta lista) Haga clic en Aceptar.

Crear un informe con un asistente

En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Informes. Elija Nuevo. En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, elija el asistente que desea utilizar. Una descripción del asistente aparece en el lado izquierdo del cuadro de texto. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe. Nota: Microsoft Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminada para el

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informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas. Haga clic en Aceptar.

Páginas de acceso a datos: definición y funcionamiento Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos están almacenados en una base de datos de Microsoft Access o en una base de datos de Microsoft SQL Server. La página de acceso a datos también puede incluir datos de otros orígenes como, por ejemplo, Microsoft Excel. Diseñar diferentes tipos de páginas de acceso a datos Puede diseñar páginas de acceso a datos en la vista Diseño de página de Microsoft Access. La página es un archivo independiente que se almacena fuera de Microsoft Access; sin embargo, cuando se crea el archivo, Microsoft Access agrega automáticamente un acceso directo al archivo en la ventana Base de datos. El diseño de páginas de acceso a datos es similar al diseño de formularios e informes; se pueden utilizar elementos tales como una lista de campos, el cuadro de herramientas, controles, el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar, etc. Sin embargo, hay algunas diferencias importantes en el modo de diseñar e interactuar con páginas de acceso a datos en contraposición con formularios e informes. El modo de diseñar la página dependerá de cuál vaya a ser su utilización: • Informe interactivo: Este tipo de página de acceso a datos se utiliza con frecuencia para consolidar y agrupar información almacenada en la base de datos, y para publicar posteriormente resúmenes de los datos. Por ejemplo, una página puede publicar la evolución de las ventas para cada una de las regiones en que se estén realizando actividades comerciales. La utilización de indicadores de expansión, permite pasar de un resumen general de la información como, por ejemplo, una lista de todas las regiones y sus totales de ventas combinados, a los detalles específicos de ventas individuales en cada región. Aunque la página de acceso a datos también puede proporcionar botones de barra de herramientas para ordenar y filtrar los datos, no se pueden modificar datos en este tipo de página. • Entrada de datos: Este tipo de página de acceso a datos se utiliza para ver, agregar y modificar registros. • Análisis de datos: Este tipo de página de acceso a datos puede incluir listas de tabla dinámica, que son similares a los formularios de tabla dinámica de Microsoft Access o a los informes de tabla dinámica de Microsoft Excel; esto permite reorganizar los datos para analizarlos de diferentes maneras. La página puede contener un gráfico que se podría utilizar para analizar tendencias, detectar modelos y comparar datos en la base de datos en uso. Asimismo, la página puede contener una hoja de cálculo en la que se podrían especificar y modificar datos, y utilizar fórmulas para realizar cálculos al igual que en Microsoft Excel. Utilizar páginas de acceso a datos en Internet Explorer Una página de acceso a datos está conectada directamente a una base de datos. Cuando los usuarios muestran la página de acceso a datos en Microsoft Internet Explorer, están viendo su propia copia de la página. Esto significa que las operaciones de filtrar y ordenar, así como los cambios que se efectúen en la forma de presentar los datos, incluidos los cambios que se realicen en una lista de tabla dinámica o en una hoja de cálculo, sólo afectarán a las respectivas copias de la página de acceso a datos. Sin embargo, los cambios que se efectúen en los propios datos como, por ejemplo, modificar valores, y agregar o eliminar datos, se almacenarán en la base de datos principal y, por lo tanto, estarán disponibles para todos los usuarios que estén viendo la página de acceso a datos. Los usuarios pueden obtener ayuda sobre cómo trabajar con la página en Internet Explorer haciendo clic en el botón de ayuda situado en la barra de herramientas de exploración de registros. El archivo de ayuda que se muestra se incluye automáticamente con cualquier página de acceso a datos publicada con una barra de herramientas de exploración de registros. Si elimina la barra de herramientas de exploración de registros o si deshabilita el botón de ayuda incluido en la misma, debe proporcionar instrucciones para los usuarios que vayan a utilizar la página. Nota: Para ver y trabajar con la página de acceso a datos en Internet o en una intranet, los usuarios necesitan tener Microsoft Internet Explorer 5 y una licencia para utilizar Microsoft Office 2000.

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Utilizar páginas de acceso a datos en Microsoft Access También se puede trabajar con una página de acceso a datos en la vista Página de Microsoft Access. Las páginas de acceso a datos pueden ser un complemento de los formularios e informes que se utilizan en la aplicación de base de datos en uso. A la hora de decidir si se diseña una página de acceso a datos, un formulario o un informe, conviene tener en cuenta las tareas que se desean ejecutar. Se puede obtener ayuda sobre cómo trabajar con la página en la vista Página haciendo clic en el botón de ayuda situado en la barra de herramientas de la vista Página para mostrar la Ayuda de Access. Si se hace clic en el botón de ayuda de una barra de herramientas de exploración de registros situada en la página, se mostrará la Ayuda para trabajar con la página en Internet Explorer. Como se ha indicado anteriormente, este archivo de ayuda se incluye automáticamente con cualquier página de acceso a datos publicada con una barra de herramientas de exploración de registros. Se puede eliminar el botón de ayuda en las páginas que se utilicen exclusivamente en Access, o se puede modificar el botón para proporcionar Ayuda personalizada. Crear una página de acceso a datos mediante Autopágina Autopágina crea una página de acceso a datos que contiene todos los campos (excepto los campos que almacenan imágenes) y registros en la tabla, consulta o vista base. 1. En la ventana Base de datos, bajo la sección Objetos, haga clic en Páginas. 2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. 3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Autopágina: en columnas. En la página de acceso a datos terminada, cada campo aparecerá en una línea diferente con una etiqueta a su izquierda. 4. Haga clic en la tabla, consulta o vista que contiene los datos en los que desea basar la página. 5. Haga clic en Aceptar. Si la página obtenida no tiene el aspecto deseado, puede modificar la página en la vista Diseño. Notas: • Microsoft Access aplica el tema predeterminado a la página. Si no se ha establecido un tema predeterminado, Access utiliza el tema Contorno recto. • Cuando se crea una página mediante Autopágina, Microsoft Access guarda automáticamente la página como un archivo HTML en la carpeta actual, y agrega un acceso directo a la página en la ventana Base de datos. Sitúe el puntero sobre el acceso directo en la ventana Base de datos para mostrar la ruta de acceso al archivo. Crear una página de acceso a datos mediante un asistente

1. En la ventana Base de datos , bajo la sección Objetos , haga clic en Páginas. 2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. 3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Asistente para páginas. 4. Haga clic en el nombre de la tabla, consulta o vista que incluye los datos en los que desea basar la página de acceso a datos. Nota: No es necesario que realice ahora este paso. Puede especificar los orígenes de registros para la página en el asistente. 5. Haga clic en Aceptar. 6. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del asistente. Si la página obtenida no tiene el aspecto deseado, puede modificar la página en la vista Diseño.

Nota: Cuando se crea una página mediante un asistente, Microsoft Access guarda automáticamente la página como un archivo HTML en la carpeta actual, y agrega un acceso directo a la página en la ventana Base de datos. Sitúe el puntero del mouse (ratón) sobre el acceso directo en la ventana Base de datos para mostrar la ruta de acceso al archivo.

Incorporar una página Web existente a una página de acceso a datos

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1. En la ventana Base de datos, bajo la sección Objetos , haga clic en Páginas. 2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. 3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Página Web existente. 4. Haga clic en Aceptar. 5. En el cuadro de diálogo Buscar página Web, busque la página Web o archivo HTML que desea abrir. 6. Haga clic en Abrir.

Microsoft Access muestra la página en la vista Diseño, donde puede modificar la página.