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Clave: 9311-003-021

ÍNDICE

Página 1 Base normativa 3

2 Objetivo 3

3 Ámbito de aplicación 3

4 Políticas 3

5 Definiciones 5

6 Descripción de actividades 8

7 Diagrama de flujo

18

8 Relación de documentos 24

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Procedimiento para la cancelación de la póliza de fianza.

1 Base normativa Las actividades que realicen los responsables de las Oficinas para Cobros del Instituto Mexicano del Seguro Social en cumplimiento de sus funciones en esta materia, se realizarán con apego al presente procedimiento; a los artículos 5, 5-A fracciones II, III y IV, 9 y 251, fraccionesn XXVII y XXXVII, de la Ley del Seguro Social (LSS) publicada en el Diario Oficial de la Federación el 21 de diciembre de 1995 y su última reforma ; 19, 134, 137, del Código Fiscal de la Federación (CFF) publicada en el Diario Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 1981 y su última reforma; y 88, 89 y 90, del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF) publicada en el Diario Oficial de la Federación el 2 de abril de 2014 y su última reforma; numerales 5 6 y 8 del Manual de Organización de las Jefaturas de Afiliación y Cobranza (9000-002-003 validado y registrado por la Coordinación de Organización el 05 de septiembre de 2012) y demás relativos y aplicables.

2 Objetivo Establecer las políticas y las actividades que deben llevar a cabo el personal adscrito a las Oficinas para Cobros para la cancelación de las pólizas de fianza ofrecidas por los patrones y demás sujetos obligados, como garantía de créditos fiscales materia de medios de defensa o de convenios de reconocimiento de adeudos, una vez que las obligaciones garantizadas han quedado extinguidas. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia general y obligatoria para todo el personal adscrito a las Oficinas para Cobros en las Subdelegaciones del Sistema Nacional. 4 Políticas 4.1 El jefe de Servicios de Afiliación y Cobranza, el jefe de Departamento de Supervisión

de Cobranza, el Subdelegado, el jefe de Departamento de Cobranza y el jefe de la Oficina para Cobros serán responsables de difundir el presente procedimiento a las áreas operativas de cobranza y dar cumplimiento a las disposiciones en él contenidas, así como de vigilar su estricta observancia, debiendo dejar constancia escrita de dicha difusión.

4.2 El jefe de Departamento de Cobranza y el jefe de la Oficina para Cobros, serán los

responsables de establecer supervisiones mensuales e implementar controles para verificar la debida y oportuna cancelación de las pólizas de fianza ofrecidas en garantía de créditos fiscales materia de medios de defensa o convenios de pago,

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informando por escrito, con firma del Subdelegado, al jefe de Servicios de Afiliación y Cobranza, a través del jefe de Departamento de Supervisión de Cobranza.

4.3 El jefe de la Oficina para Cobros supervisará y vigilará que el responsable del área de

garantías realice con estricto apego a las disposiciones legales y normativas, la cancelación de las pólizas de fianza ofrecida en garantía de créditos fiscales materia de medios de defensa o de convenios de pago.

4.4 El jefe de la Oficina para Cobros supervisará que el responsable del área de Garantías

requisite el Formato Cédula de reporte de cambios de situación del Sistema Control de Garantías, 9311-009-067, conforme a los instructivos correspondientes, en su caso lo firma y remite al Jefe del Departamento de Cobranza a fin de recabar su firma.

4.5 El responsable del área de garantías realizará el envío del Formato descrito en la

política anterior, junto con el Formato Volante de movimientos de envío a captura, 9311-009-172, a la División de Registro y Administración de Aplicaciones de la Coordinación de Cobranza, dentro de las fechas establecidas en el calendario de operación del Sistema de Control de Garantías que difunde la Coordinación de Cobranza los meses de enero de cada año, recabando acuse de recibo.

4.6 El responsable del área de Garantías, deberá revisar y validar los reportes mensuales

emitidos por el Sistema de Control de Garantías (FIFIMO’s), antes de enviar el Expediente al archivo de bajas, verificando que la información enviada en el Formato Cédula de reporte de cambios de situación del Sistema Control de Garantías, 9311-009-067, se actualizó correctamente en dicho Sistema. En caso de algún rechazo, deberá enviar la corrección en la siguiente fecha establecida en el calendario de operación del Sistema de Control de Garantías.

4.7 El Expediente a que se hace referencia en el presente procedimiento, es el formado

tanto en el Procedimiento para la calificación de la póliza de fianza ofrecida en garantía de créditos fiscales materia de medios de defensa 9311-003-003, como en el Procedimiento para la calificación de la póliza de fianza ofrecida en garantía de créditos fiscales materia de convenios 9311-003-007 y se mantendrá bajo resguardo del responsable del área de Garantías hasta que se concluya con los trámites, conforme a este procedimiento.

4.8 El responsable del área de Garantías deberá consultar que los créditos garantizados

en la póliza de fianza que obra en el expediente, por los cuales se hubiera declarado la nulidad lisa y llana, se encuentren sin adeudo en el Sistema de Cobranza (SISCOB).

4.9 El responsable del área de Garantías, cuando se declare la nulidad lisa y llana del

requerimiento de pago a la afianzadora, deberá verificar la vigencia del Registro patronal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social y, en su caso, tramitar la recuperación de los adeudos, incluso, mediante el procedimiento administrativo de ejecución.

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4.10 Los formatos que se utilizan en éste procedimiento se deberán consultar en el Catálogo digital de formatos DIR, disponible en la página de intranet del Instituto en la dirección: http://intranet/paginas/default.aspx

Normas y Publicaciones Catálogo Digital Formatos DIR Cobranza Cobro Coactivo 4.11 La entrada en vigor del presente procedimiento actualiza al Procedimiento para la

cancelación de la póliza de fianza, 9311-003-021, validado y registrado el 30 de diciembre de 2011 por la Coordinación de Organización, folio 089, o cualquier otro documento emitido por la Dirección de Incorporación y Recaudación, que contravenga lo señalado por el mismo.

5 Definiciones

Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:

5.1 agenda de control de vencimientos: Es el instrumento a través del cual se lleva el registro, vigencia y control de los vencimientos a los que se encuentra condicionado este procedimiento.

5.2 archivo PDF: Es la póliza de fianza en un archivo en formato de almacenamiento de

documentos digitales.

5.3 archivo XML: Es la póliza de fianza en un archivo en Lenguaje de Marcas Extensibles (lenguaje informático).

5.4 CD: Disco compacto.

5.5 CFF: Código Fiscal de la Federación.

5.6 compañía afianzadora: La institución autorizada por la Secretaria de Hacienda y

Crédito Público, para expedir fianzas a título oneroso y garantizar así el cumplimiento de obligaciones licitas de hacer, de dar y de no hacer de personas físicas o morales ante terceros, bajo políticas y reglamentos establecidos principalmente en la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, así como en todas las leyes y reglamentos aplicables en la materia.

5.7 DRAA: División de Registro y Administración de Aplicaciones.

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5.8 ejecutor-notificador: Trabajador por tiempo determinado contratado por el Instituto Mexicano del Seguro Social para llevar a cabo las diligencias encomendadas por el jefe de la Oficina para Cobros para la aplicación del procedimiento administrativo de ejecución.

5.9 expediente: Al formado con motivo de la constitución de la garantía.

5.10 ficha GEFIDE: Documento que se obtiene del Sistema de generación de fichas de depósito, y se utiliza par realizar el pago.

5.11 FIFIMO: Nombre que se da a los reportes obtenidos del Sistema de Control de Garantías y que dependiendo de la información contenida, se le da un número distinto. Son remitidos de manera mensual a través de la CDI para su entrega a la Subdelegación.

5.12 incidencia 06: Recurso de Inconformidad.

5.13 incidencia 14: Juicio Fiscal.

5.14 JAM: Juicio de Amparo.

5.15 JCAF: Juicio Contencioso Administrativo Federal.

5.16 LSS: Ley del Seguro Social.

5.17 patrón: Persona física o moral que tenga ese carácter en términos de la Ley Federal del Trabajo.

5.18 póliza de fianza: El contrato mediante el cual la compañía afianzadora se compromete con el Instituto Mexicano del Seguro Social a pagar por el patrón deudor, si este no lo hace. De conformidad con el artículo 141, del Código Fiscal de la Federación, la póliza de fianza puede ser presentada en papel seguridad o en documento digital.

5.19 RCFF: Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

5.20 RAM: Revisión de Amparo.

5.21 RFI: Revisión Fiscal.

5.22 RIIMSS: Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social.

5.23 SEPOMEX: Servicio Postal Mexicano.

5.24 SISCOB: Sistema de Cobranza.

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5.25 sistema de control de garantías: Es el sistema informático mediante el cual se registran, controlan y actualizan las diversas situaciones en que se encuentran las pólizas de fianza, así como las bajas de las smas.

Responsable Actividad Documentos involucrados

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6. Descripción de actividades del procedimiento para la cancelación de la póliza de fianza

Responsable del área de Garantías

1. Recibe, según sea el caso:

a) Del responsable del area de Convenios: - Original del “Memorándum” en el que

comunica que el convenio de reconocimiento de adeudo fue cumplido.

b) Del responsable de las incidencias 06 y 14:

- Copia del Acuerdo resolutivo que declare la nulidad de los créditos fiscales garantizados.

- Copia de la “Sentencia del JCAF, RFI y/o

JAM o RAM”, según la instancia en el que se declare la nulidad de los créditos fiscales garantizados o la nulidad lisa y llana del requerimiento de pago, según sea el caso.

- Original del “Reporte de juicio concluido”

en el que se señala que ya no se acudirá a ninguna otra instancia legal, en su caso.

c) Del patrón, sujeto obligado o su representante legal:

- Copia de los comprobantes de pago

“(Orden de ingreso y ficha GEFIDE)”, de los créditos fiscales garantizados, con sello y firma del banco.

- Original de la “Solicitud autorizada de

sustitución de garantía”.

d) De la compañía afianzadora:

Memorándum Acuerdo resolutivo Sentencia del JCAF, RFI y/o del JAM, RAM Reporte de juicio concluido Orden de ingreso Ficha GEFIDE Solicitud autorizada de sustitución de garantía

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Responsable del área de garantías

- Copia de los comprobantes de pago

“(Orden de ingreso y ficha GEFIDE)”, con sello y firma del banco, derivado del requerimiento de pago.

NOTA: A partir de la siguiente actividad se le denominará Compendio a los documentos involucrados en esta actividad.

2. Extrae del archivo correspondiente, el

“Expediente” formado con motivo de la constitución de la garantía y le integra el “Compendio”.

Compendio Expediente

3. Elabora, conforme a los datos del “Expediente”, original y tres copias del Formato del “Oficio de cancelación de póliza de fianza”, clave 9311-009-096, a fin de poner la póliza de fianza a disposición del patrón o su representante legal, lo rubrica y recaba la firma el jefe de la Oficina para Cobros.

Expediente Oficio de cancelación de la fianza 9311-009-096

4. Obtiene folio de Oficialía de Partes en el original y dos copias del Formato “Oficio de cancelación de póliza de fianza”, clave 9311-009-096. La tercera copia la guarda en minutario.

Expediente Oficio de cancelación de póliza de fianza 9311-009-096

5. Elabora y firma con los datos del “Expediente”, “Memorándum” en original y dos copias, en el que solicita al responsable del área de Ejecución Fiscal, la notificación del Formato “Oficio de cancelación de póliza de fianza”, clave 9311-009-096.

Expediente Memorándum Oficio de cancelación de póliza de fianza 9311-009-096

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Responsable del área de garantías

6. Turna el original y las dos copias del Memorándum anexando el original y una copia del Formato “Oficio de cancelación de póliza de fianza”, clave 9311-009-096, para que se notifique de conformidad con las actividades del Procedimiento para la recepción, control y trámite de documentos relativos a la aplicación del procedimiento administrativo de ejecución y diligencias de notificación, 9311-003-001, con base en su política 4.17. Recaba acuse de recibo en las dos copias del “Memorándum” e integra una copia en el “Expediente” y otra en minutario ordenado por fecha.

Expediente Memorándum Oficio de cancelación de póliza de fianza 9311-009-096

7. Guarda “Expediente” por registro patronal en archivo transitorio en espera de las constancias de notificación del Formato “Oficio de cancelación de póliza de fianza”, clave 9311-009-096.

Expediente

8. Recibe del responsable de Ejecución Fiscal, vía “Memorándum”, la copia del Formato “Oficio de cancelación de póliza de fianza”, clave 9311-009-096, del Formato “Constancia de Notificación”, clave 9311-009-008 y, en su caso, copia del Formato del “Citatorio para la Notificación”, clave 9311-009-007.

Memorándum Constancia de Notificación 9311-009-008 Citatorio para la Notificación 9311-009-007 Oficio de cancelación de póliza de fianza 9311-009-096

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Responsable del área de garantías

9. Extrae el “Expediente” del archivo transitorio e integra una copia del “Memorándum”, una copia del Formato “Oficio de cancelación de póliza de fianza”, clave 9311-009-096, Formato “Constancia de notificación”, clave 9311-009-008 y, en su caso, una copia del “Citatorio para la Notificación”, clave 9311-009-007.

Expediente Memorándum Constancia de notificación 9311-009-008 Citatorio para la Notificación 9311-009-007 Oficio de cancelación de póliza de fianza 9311-009-096

10. Contabiliza el término para que el patrón o su representante legal, acuda a la Subdelegación a recoger la Póliza de fianza y lo anota en “Agenda de control” de vencimientos del “Expediente”.

NOTA: El término será de cinco días contados a partir del siguiente a aquel en que surta efectos la notificación del Formato Oficio de cancelación de fianza, 9311-009-096.

Expediente Agenda de control de vencimientos

11. Guarda el “Expediente” por registro patronal en archivo transitorio en espera de que transcurra el término otorgado para recoger la póliza de fianza.

Expediente

El patrón acude a recoger la fianza: Si, continúa con la actividad 12 No, continúa con la actividad 20

12. Solicita al patrón o su representante legal se identifique con credencial de elector ó pasaporte vigentes, así como que acredite su personalidad en términos del artículo 19 del CFF y le solicita una copia de dicha documentación.

Documento con el que el patrón o representante legal acreditó su personalidad

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Responsable del área de garantías

13. Extrae el “Expediente” de archivo transitorio e integra la copia de la identificación y del documento con el que el patrón acredita su personalidad.

Expediente Documento con el que el patrón o representante legal acreditó su personalidad.

14. Solicita al jefe de la Oficina para Cobros el original de la “Póliza de fianza” o el CD con archivos PDF y XML de la póliza de fianza y, en su caso, el (los) endoso(s).

Expediente Póliza de fianza CD de la Póliza de fianza Endoso(s)

Jefe de la Oficina para Cobros

15. Extrae de la caja de seguridad o en su caso del mobiliario con cerradura o candado, el original de la póliza de fianza o el CD con archivos PDF y XML de la póliza de fianza y, en su caso, el (los) endoso(s), y entrega al responsable del área de garantías.

Expediente Póliza de fianza CD de la Póliza de fianza Endoso(s)

Responsable del área de garantías

16. Recibe del jefe de la Oficina para Cobros el original de la póliza de fianza o el CD con los archivos PDF y XML de la póliza de fianza y, en su caso, el (los) endoso (s), y extrae del “Expediente” copia del “Formato Oficio de cancelación de la póliza de fianza”, clave 9311-009-096.

Expediente Póliza de fianza CD de la Póliza de fianza Endoso(s) Oficio de cancelación de póliza de fianza 9311-009-096

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Responsable del área de garantías

17. Solicita al patrón o su representante legal que imponga en la copia del Formato “Oficio de cancelación de póliza de fianza”, clave 9311-009-096, extraída del “Expediente”, la siguiente leyenda: “Recibí original de la póliza de fianza (CD con archivos PDF y XML de la póliza de fianza) número ___ y, en su caso, endoso(s) No(s).___”, su nombre y su firma.

Expediente Póliza de fianza CD de la Póliza de fianza Endoso(s) Oficio de cancelación de póliza de fianza 9311-009-096

18. Entrega al patrón o a su representante legal el original de la “Póliza de fianza” o el CD (con archivos PDF y XML) y, en su caso, el (los) endoso(s), y anota en la copia del Formato “Oficio de cancelación de la póliza de fianza”, clave 9311-009-096, extraída del “Expediente”, los datos de la identificación del patrón o su representante legal.

Expediente Póliza de fianza CD de la póliza de fianza Endoso(s) Oficio de cancelación de la póliza de fianza 9311-009-096

19. Guarda en el “Expediente” la copia del Formato “Oficio de cancelación de la póliza de fianza”, clave 9311-009-096, y continúa con la actividad 29.

Expediente Oficio de cancelación de la póliza de fianza 9311-009-096

20. Solicita al jefe de la Oficina para Cobros el original de la “Póliza de fianza” o el CD con archivos PDF y XML de la póliza de fianza y, en su caso, el (los) endoso(s).

Póliza de fianza CD de la Póliza de fianza Endoso(s)

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Jefe de la Oficina para Cobros

21. Extrae de la caja de seguridad o en su caso del mobiliario con cerradura o candado, el original de la póliza de fianza o el CD con archivos PDF y XML de la póliza de fianza y, en su caso, el (los) endoso(s), y entrega al responsable del área de garantías.

Póliza de fianza CD de la Póliza de fianza Endoso(s)

Responsable del área de garantías

22. Recibe del jefe de la Oficina para Cobros el original de la póliza de fianza o el CD con los archivos PDF y XML de la póliza de fianza y, en su caso, el (los) endoso (s), y extrae el “Expediente” de archivo transitorio.

Expediente Póliza de fianza CD de la Póliza de fianza Endoso(s)

23. Requisita con los datos del Expediente, en original y tres copias, el Formato “Oficio de entrega de la póliza de fianza”, clave 9311-009-157, a fin de enviar a la compañía afianzadora el original de la póliza de fianza o el CD con archivos PDF y XML de la póliza de fianza, tratándose de póliza de fianza electrónica y en su caso el (los) endoso(s), lo rubrica y recaba la firma del jefe de la Oficina para Cobros.

Expediente Oficio de entrega de la póliza de fianza 9311-009-157 Póliza de fianza CD de la póliza de fianza Endoso(s)

24. Turna el original del Formato “Oficio de entrega de fianza”, clave 9311-009-157, requisitado con los datos del “Expediente”, a Oficialía de Partes junto con el original de la “Póliza de fianza” o el CD con archivos PDF y XML de la póliza de fianza y, en su caso, el (los) endoso(s), para su entrega a la compañía afianzadora a través de correo certificado (SEPOMEX).

Expediente Oficio de entrega de fianza 9311-009-157 Póliza de fianza CD de la póliza de fianza Endoso(s)

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Responsable del área de garantías

25. Obtiene número de folio de Oficialía de partes en original y en los 3 tantos de las copias del Formato “Oficio de entrega de la póliza de fianza”, clave 9311-009-157, deja el Original y una copia de dicho Formato en Oficialía junto con el original de la “Póliza de fianza” o el CD con archivos PDF y XML de la póliza de fianza y, en su caso, el (los) endoso(s), y guarda una copia del Formato en el “Expediente” y otra en el minutario ordenado por fecha.

Expediente Oficio de entrega de fianza 9311-009-157 Póliza de fianza CD de la póliza de fianza Endoso(s)

26. Guarda el “Expediente” por registro patronal en archivo transitorio en espera de obtener el acuse de recibo de SEPOMEX.

Expediente

27. Recibe de SEPOMEX, el original de las “Constancias recepción” del Formato Oficio de entrega de la póliza de fianza, 9311-009-157.

Constancias de recepción

28. Extrae “Expediente” del archivo transitorio y le integra copia con acuse de recibo del Formato “Oficio de entrega de la póliza de fianza”, clave 9311-009-157.

Expediente Oficio de entrega de la póliza de fianza 9311-009-157

29. Requisita con los datos del “Expediente”, en original y dos copias, el Formato “Cédula de Reporte de cambios de situación”, clave 9311-009-067, a fin de afectar el Sistema de Control de Garantías la situación de la fianza, de acuerdo a lo siguiente:

• Primer recuadro: Situación 15, incidencia de la situación 02, “en trámite de elaboración y firma del oficio de cancelación y devolución de la de fianza”; si la misma garantizó convenio de pago.

Expediente Reporte de cambios de situación 9311-009-067

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Responsable del área de garantías

Situación 25, incidencia de la situación 01, “en trámite de elaboración y firma del oficio de cancelación y devolución de la fianza”, si la misma garantizó recurso de inconformidad. Situación 35, incidencia de la situación 02, “en trámite de elaboración y firma del oficio de cancelación y devolución de la fianza”, si la misma garantizó un JCAF o RFI o JAM o RAM.

• Segundo recuadro:

Situación 90, baja del sistema por pago patronal en la Coordinación de Cobranza. Situación 91, baja del sistema por pago patronal en Delegación. Situación 92, baja del sistema por pago en otra Delegación o Subdelegación. Situación 93, baja del sistema por convenio cumplido. Situación 94, baja del sistema por resoluciones a los medios de defensa. Situación 95, baja del sistema por nulidad del requerimiento de pago. Situación 96, baja del sistema por prescripción. Situación 97, baja del sistema de billete de depósito. Situación 98, baja del sistema por duplicidad en número de control o de fianza. Situación 99, baja del sistema por sustitución de garantía.

Responsable Actividad Documentos involucrados

Hoja 17 de 24 Clave: 9311-003-021

Responsable del área de garantías

30. Recaba las firmas del Jefe de la Oficina para Cobros y del Jefe del Departamento de Cobranza en el original y en las dos copias del Formato “Cédula de Reporte de cambios de situación”, clave 9311-009-067, conforme a la política 4.4.

Expediente Reporte de cambios de situación 9311-009-067

31. Guarda el original del Formato “Reporte de cambios de situación del Sistema Control de Garantías”, clave 9311-009-067 en archivo transitorio para remitirla a la DRAA dentro de las fechas establecidas en el calendario de operación del Sistema de Control de Garantías que difunde la Coordinación de Cobranza los meses de enero de cada año, conforme a la política 4.5.

Expediente Reporte de cambios de situación del Sistema Control de Garantías 9311-009-067

32. Recaba acuse de recibo del Formato “Reporte cambios de situación del Sistema Control de Garantías”, 9311-009-067, integra una copia en minutario ordenado por fecha y otra copia en el “Expediente” y espera a que la baja se registre en el “Sistema de Control de Grantías”.

Expediente Reporte de cambios de situación del Sistema Control de Garantías 9311-009-067

33. Guarda el “Expediente” en archivo de bajas.

Expediente.

Fin del Procedimiento.

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7. Diagrama de flujo del Procedimiento para la cancelación de la póliza de fianza

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Hoja 20 de 24 Clave: 9311-003-021

Hoja 21 de 24 Clave: 9311-003-021

Hoja 22 de 24 Clave: 9311-003-021

Hoja 23 de 24 Clave: 9311-003-021

8. Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para la cancelación de la fianza

Clave

Título del documento

Observaciones

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No aplica Memorando interno No aplica Acuerdo resolutivo No aplica Sentencia del JCAF, RFI, JAM, RAM No aplica Reporte de juicio concluido No aplica Orden de ingreso No aplica Ficha GEFIDE No aplica Solicitud de sustitución de garantía 9311-009-096 Oficio de cancelación de fianza

Se encuentra registrado en el catálogo digital de formatos de la DIR

No aplica Poder notarial para actos de administración del patrón y/o representante legal.

No aplica Identificación oficial del patrón y/o representante legal.

9311-009-007

Citatorio para notificación. Se encuentra registrado en el catálogo digital de formatos de la DIR

9311-009-008 Constancia de notificación Se encuentra registrado en el catálogo digital de formatos de la DIR

No aplica Póliza de fianza No aplica CD de fianza electrónica No aplica Agenda de control de vencimientos 9311-009-157 Oficio de entrega de fianza Se encuentra

registrado en el catálogo digital de formatos de la DIR

9311-009-067 Reporte de cambios de situación Se encuentra registrado en el catálogo digital de formatos de la DIR

9311-009-172 Volante de movimientos de envío a captura Se encuentra registrado en el catálogo digital de formatos de la DIR