nekk -projektet
DESCRIPTION
Ekonomichefsmöte SDN. Nekk -projektet. Delprojekt beställning till betalning Delprojekt ekonomihantering. Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept. Skapar förutsättningar för ekonomisk styrning och uppföljning av verksamheten. Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene). Verksamhets- system. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Ekonomichefsmöte SDN
Nekk-projektet
Delprojekt beställning till betalning
Delprojekt ekonomihantering
2
Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene)
Beställning till betalning(Winst 2.0, Visma Proceedo)
Ekonomihantering(Unit4 Agresso)
PersonalsystemVerksamhets-system
Kvalitetssäkrad datalagring
Utdata, rapporter Analys
Beslutsstöd
BudgetPrognos
Processtöd Koncern-konsolidering
Modeller, strukturer och systemadm
Framtida behov
Mötesplatsen
Verksamhet, ekonomi, inköp, personal
Leverantör
Kund
Huvudbok
Anläggning
Avtal Beställning Faktura-hantering
Faktura-motor
Modeller, strukturer och systemadm
Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten
Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration
Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp
Modeller, strukturer och systemadm
Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept
Utgångspunkter
3
Exempel på Utgångspunkter för projektet/konceptbyggandet• Konceptmålbilden utgår från följande målgrupper baserat på avsedda nyttoeffekter (ex. att
uppmuntra önskvärda roller) och visionen om mötesplatsen:
• Nekksus: Verksamhetsansvariga, verksamhetsekonomer, förvaltningscentrala och kommuncentrala ekonomer
• Agresso: Förvaltningscentrala och kommuncentrala ekonomer och redovisare.
• Winst 2.0: Inköpare, centrala ekonomer, verksamhetsansvariga
• Licensmodeller anpassat efter NEKK:s målgrupper och användning
• Winst 2.0 och Agresso innebär en lägre grad av anpassningsbarhet. Nekksus medger en hög grad av anpassning.
• Budget- och prognosprocessen och data för budget och prognos hanteras och lagras i Nekksus. Ej tillgängligt i ekonomisystemet.
Vid föregående styrgruppsmöte (2013-09-03) fastställdes att utgångspunkter även fortsättningsvis ligger till grund för projektets utformning och införande av Nytt Ekonomikoncept
4
Delprojekt beställning till betalning
Tidplan
Status delprojekt Beställning till Betalning
5
Mål för delprojektet
1. Nytt systemstöd för fakturahantering (Winst) infört i Stadens förvaltningar.
2. Kommungemensamma processer, modeller och regelverk för beställning och fakturahantering utformade och införda i Stadens förvaltningar.
3. Ny förvaltarorganisation för Beställning till betalning utformad och överlämnad till linjen.
4. Nyckeltal och mål för Stadens förvaltningar avseende beställning och fakturahantering framtagna.
5. Utvärderingsrapport av fas 1 framtagen och presenterad.
6. Utvecklingsplan för fas 2 framtagen.
. I fokus• Driftsättning och konfigurering av Intraservice (9/9), Angered (18/9) och Fastighetskontoret (18/9).
• Tittar på en lösning för att hantera okvitterade ordrar.
• Nulägeskartläggning av förvaltarorganisation och första mötet med överlämningsgrupp genomfört.
• Ta in erfarenheterna från utrullningsmöten och utbildning från piloterna för att förbättra för kommande grupper.
• Pierre Adlercreutz - ny projektmedarbetare från Norra Hisingen.
junimajjan feb aprilmarsokt dec febr apr juni augsept nov jan mars maj juli sept
2012 2013
okt decnov
Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation
Pilot
2014
Nyttovärdering
Modell och process
Integrationer
Acceptanstest
Nyttovärdering, uppföljningsmodell
Utformning och konfigurering
Realisera integrationer
Utrullning
Test
Central utbildning
Förvaltarorg. Plan och utformning av förvaltarorganisation
Projektledning
Klart för test
Central utbildning
Utrullning
Milstolpar & beslutspunkter
Över-lämning
fas 1
Från första dagarna i drift…
• Första beställning konterades och attesterades måndagen den 9 augusti
• Fakturan ankom den 11 september och stannar då leverantören har fakturerat en otillåten fraktavgift
• Fakturor från Telia har hanterats som abonnemang och endast avvikelserna mot uppsatta beloppsgränser hanteras.
• 83 fakturor under de första 4 dagarna.
6
Temamöten
Grupp 2 & 3
7
Roller, användare, grupper och attestflöde
27 september 13-16
Kontering, bokföring och uppföljning
4 oktober 13-16
8
Delprojekt ekonomihantering
Status delprojekt Ekonomihantering
Tidplan
9
Mål för delprojektet
1. Projektplan klar
2. Utformning och konfigurering av ekonomiapplikation klar
3. Utveckling och driftsättning av integrationer och migrering säkerställt
4. Acceptanstest av ekonomiapplikation, integrationer och migrering genomförda. Underlag för leveransgodkännande överlämnat.
5. Ändamålsenligt lokalt systemutnyttjande av ekonomiapplikation och ev. andra systemberoenden säkerställt
6. Nytt ekonomisystem utrullat i kommunen inför bokslut 2014
7. Överlämning till förvaltarorganisation samt avveckling av nuvarande ekonomiapplikationer klart.
I fokus
• Förståelsefas med gemensam projektplanering och definition av uppdragsbeskrivning.
• Uppstart MPG och MIG (Utformning)
• Storgruppsmöte den 17/9
Status (information)
Vad ska införas
Ekonomihantering – en komponent i
Konceptmålbilden
”Det nya ekonomisystemet skapar
förutsättningar för en effektiv
ekonomiadministration med huvudbok,
leverantörs-, kund- och
anläggningsreskontra samt
fakturamotor – väl integrerat med
stadens verksamhetssystem och
Nekksus samt Winst.”
Ekonomihantering(Unit4 Agresso)
Modeller, strukturer och systemadm
Mötesplatsen
Verksamhet, ekonomi, inköp, personal
Leverantör
Kund
Huvudbok
Anläggning
Faktura-motor
Skapar förutsättningar för
effektiv ekonomiadministration
Genom att styra upp indata, standardisera flöden och tillföra ny funktionalitet.
Nyttoeffekter – vad delprojektet ska leda till
11
•Färre speciallösningar (S)•Upphandlad standardiserad
molntjänst ger lägre driftskostnad (S)•Upphandlad standardiserad
ekonomiapplikation ger lägre – genom delade – utvecklingskostnader (S)
• Färre användare i ekonomisystemet reducerar behov av support- & underhållstjänster (S)
•Tillgång till utökad funktionalitet som dagens systemlösning ej erbjuder. (A+S)
• Färre användare i ekonomi-systemet (S)
•Förändrade roller och ansvarsfördelning baserat på ny förvaltningsmodell (S)
•Färre applikationer & gränssnitt (A)•Färre & enklare inloggningar (A)•Standardiserade informationsflöden
(S)•Goda exempel /best practise
kommer användarna till godo (A+S)•Mer robusta integrationer (S)
Delprojektet syftar till att ersätta befintliga ekonomisystem
(A) = Utifrån ett användarperspektiv(S) = Utifrån ett Stadenperspektiv
Genom att en mer standardiserad och integrerad lösning ger färre kopplingar och en mer homogen systemmiljö.
Genom att effektivare verksamhets-processer skapar förutsättning för omfördelning av tid och arbetsuppgifter.
MINSKADE UNDERHÅLLS & UTVECKLINGSKOSTNADER
MÖJLIGGÖRA UTVECKLING MOT ÖNSKVÄRDA ROLLER
EFFEKTIVA VERKSAMHETS-PROCESSER
Johan
Utformning och utrullning – två perspektiv på införandet Iterativ utformningsprocess
Delaktighet genom utformnings-möten med förvaltningar
Trattning från övergripande inriktningsprinciper till lösningsspecifikation
Lösningsspecifikation underlag förtest och utbildning
Strukturerad process för önskemål/förslag
12
UTFORMNINGSPROCESSEN
21
Inriktningsprinciper
(startpaket)
Produktions-sättning
Önskemål ochutveckling
Krav-fångst
Utformnings-möte
PrototypUtformnings-principer
Lösnings-dokumentation
Lösningver A
Lösningver B
Test
Utformnings-möte
UTRULLNINGSPROCESSEN
24
Stormöte Instruktion (tidpunkter, roller mm.)
Introduktions-möte med lokala
projektansv.
Instruktion (inför
utrullning)
Uppstarts-möte
per grupp av förvaltningar
Utbildningav lokala utbildare
Lokal utbildning
Driftsstartper grupp avförvaltningar
Uppföljning per
förvaltning
StormöteUppföljning per
förvaltning
Välkomstbrev
Lokalaförberedelser
Stormöten för gemensamma bilder och erfarenhetsutbyte
Samarbete med lokala projektansvariga
Uppstartsmöten för att säkerställa förberedelser och aktiviteter
Utbildning
Uppföljning efter driftstart för att säkerställa utveckling mot önskvärda nyttor
Johan
Övergripande färdplan 2013-2015
jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept
2013
okt decnov maj juni
2014
jul aug oktsept nov dec
2015
febjan mars apr maj jun
INT
EG
RA
TIO
NE
R
OC
H T
EK
NIK
UT
FO
RM
NIN
GU
TR
UL
LN
ING
Utformningsförberedelser
Förstudie integrationer
Konfigurering
Utveckling, test & driftsättning
Justeringar Test Ordermatchning, abonnemangsmatchning
Utformning & konfigurering
Utveckling, test & driftsättning
Utf. &konfig ARTest Test Utformning & konfigurering
Utformning, konfigurering & driftsättning fas 2
ÖV
RIG
T
UtrullningFörb. & utb
UtrullningFörb. & utb.
Utrullning Förb. & utb.
Förb. & utb Utrullning
UtrullningFörb. & utb.
UtrullningFörb. & utb.
UtrullningFörb. & utb.
UtrullningFörb. & utb.
UtrullningFörb. & utb.
PilotdriftFörberedelser & utbildn.
Förfrågan, förhandling
Överlämning
Avveckling ekonomiapplikationer
PILOT
FACKFÖRV. 1
SDN 1
SDN 2
FACKFÖRV. 2
FACKFÖRV. 3
KRETS/VA
= Delprojekt Beställning till Betalning
= Delprojekt Ekonomihantering
= Delprojekt Ekonomistyrning
= Gemensamma aktiviteter
13Johan
Översiktlig tidplan
14
Utrullningsstrategi och rollen som LPL
15
Utrullningsstrategi
• Gemensam utrullningsprocess för alla förvaltningar (se BtB)
• Samtliga gemensamma moduler driftsätts samtidigt på resp-ektive förvaltning (moduler som ev. avropas på option ingår ej).
• Absolut övergång – ingen parallellkörning i gammalt och nytt ekonomisystem.
• Sekventiellt införande med pilot och två större utrullningsgrupper – investerande förvaltningar sist (riskeliminering)
• Gemensam modell för hantering av masterdata till för- och eftersystem.
• Kostnadseffektiva integrationer baserade på standardiserade tekniker. Integrationer som rör flera förvaltningar på plats vid första utrullningen. Samtliga integrationer för förvaltningen på plats vid driftstart.
• Befintliga reskontror avvecklas successivt i takt med in- och utbetalningar. Migrering av kund- och leverantörsregister från Horisonten och löpande synkning avseende uppdateringar. Migrering per anläggningsid från flera anläggningsregister.
Rollen som LPL
Med stöd av projektet:
• Driva och samordna lokala förberedelser och införandeaktiviteter vid utrullningen av nytt ekonomisystem i hemma förvaltningen.
• Fungera som projektets motpart vid frågor som rör hemma förvaltningen och delta på stormöten och andra aktiviteter som projektet bjuder in till.
• Ansvara över att informera kollegor om vad som är på gång och vad som behöver göras.
• Tillsammans med lokal systemansvarig ansvara över att driva arbetet med ev. förvaltningsspecifika integrationer (fackförvalningar).
16
Förmiddagen 09.00-12.00
Information, övergripande systemvisning och dialog om införandet.
Målgrupp för förmiddagspasset är förvaltningens lokala projektledare och ekonomichef samt ett par representanter från Koncernredovisning
Eftermiddagen 13.00-16.00
Mer djupgående systemvisning i de aktuella modulerna (huvudbok, kund, leverantör och anläggning).
Målgrupp för eftermiddagspasset är lokal projektledare, deltagare i 10-gruppen redovisning SDN och ekonomforum fackförvaltningar samt Koncernredovisning. Till eftermiddagspasset finns även möjligheten att anmäla ytterligare en till två ekonomer per förvaltning; först till kvarn!
Välkomna på storgruppsmöte tisdag den 17 september
17
Hög tid att utse lokal projektledare
Som lokal projektledare kommer du - med stöd av projektet - att driva och samordna lokala förberedelser och införandeaktiviteter vid utrullningen av nytt ekonomisystem i din hemmaförvaltning.
Du kommer att fungera som projektets motpart vid frågor som rör din förvaltning och därigenom delta på stormöten (närmast den 17 september) och andra aktiviteter som projektet bjuder in till.
18
Kontakt och mer information
Nyhetsbrev
https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk
NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29