neues aus dem prozessmanagement

Management Support Systeme© MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg 1

S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang

Prozessmanagement



Agenda

1. Definition, Ziele und Rollen

2. Herausforderungen

3. IT-unterstützende Lösungsansätze

4. Prozessgestaltung mit Rücksicht auf Kreativität

5. Möglichkeiten zur Kreativitätsunterstützung

6. IT-basierte ProzesseBeispiel „Angebotsprozess“ und „Entwicklungsplattform“

7. Zusammenfassung und Ausblick



1. Definition

Definition von Prozess Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen sind, die durch logische Folgebeziehungen

verknüpft sind. Darüber hinaus werden deren zeitliche, räumliche und mengenmäßige Dimensionen konkretisiert.

Ein Prozess hat ein definiertes Startereignis (Input) und Ergebnis (Output) und dient dazu, einen Wert für Kunden zu schaffen. 1

1 Fischermanns 2010, Praxishandbuch Prozessmanagement, S. 12

Fokus des Geschäftsprozessmanagements (hier IT-unterstützt)

Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von

Geschäftsprozessen



1. Ziele

Effektiviät/ Effizienz

• Effektivität:d.h. ein Prozess liefert den definierten Output zur richtigen Zeit und Ort

• Effizienz:Ausprägung des Max.-/ Min.-Prinzip bzgl. ökon. Prinzip 2

Flexibilität

• Anpassung der Prozesse an die sich ständig veränderten Kundenwünsche und technischen Möglichkeiten

• Prozess muss flexibel auf Ausnahmen und Änderungen reagieren können 2

Schnellig/- Pünktlichkeit

• Wichtig, ob Zeitrahmen eingehalten wird

• Relevant hierbei vor allem Wartezeiten bei Übergaben zw. einzelnen Stationen 2

Transparenz

• Ermöglicht die Ermittlung der Einflussgrößen, die Leistungsniveau bestimmen

• Dadurch Möglichkeit der zielorientierten Beeinflussung der betrieblichen Prozesse 2

Ziele des Prozess-

managements

2 vgl. Posluschny 2012, Prozessmanagement, S. 13 ff.



1. Rollen

Process ManagerCustomer BenefitsProcess Sponsor Process Owner

Berichtet

Befugnis

Ziele

Aufgaben• Promotion / Motivation für das

Thema Prozessmanagement• Ziel-Definition und -Controlling• Lenkung und Priorisierung durch

Prozess Portfolio Management• Oberste Eskalationsinstanz

• Festlegung der Prozessmanagement-Strategie

• Bereitstellung des Budgets für Prozessmanagement-Aktivitäten

• Verantwortung für einen Prozess • Festlegung von Prozess-

Performance-Zielen abgeleitet aus Geschäftszielen

• Best Practices und deren Er-reichung

• Geschäftsgetriebene Standardisierung/Harmonisierung über ggf. darunter liegende Organisationsebenen

• Definition, Dokumentation und Implementierung des Prozesses unter Verwendung des Process Framework

• Überwachung der Performance, Optimierung der Leistung und des Reifegrades des Prozesses

• Abstimmung von Schnittstellen zu Prozessen anderer Process Owner

• Steuerung des Prozesses mit Budget- und Ressourcenverantwortung

• Management (prozessabhängig)

• Implementierung von Prozessen nach Weisung des Process Owners

• Prozessänderungsmanagement • Überprüfen der Prozess-

performance mit Hilfe von KPI‘s• Durchführung von

Prozessanalysen/-assessments• Definition und Umsetzung von

Maßnahmen zur Prozess-verbesserung

• Überprüfung der Prozess-Performance

• Process Owner

• Unterstützung und Förderung des Prozessmanagements

• Operative Unterstützung des Process Owners bei der Definition, Implementierung und kontinuier-liche Verbesserung des Prozesses

3 vgl. Siemens AG intern (Prozessmanagement Vortrag 2013)



2. Herausforderungen

Änderungsmanagement (Nachverfolgung, diverse Arbeitsversionen usw.)

Einhaltung von Prozeduren

(Ergebniskontrolle, Q-Gates)

Informationsverlust (wegen keiner gemeinsamen

Datenablage)

Schnittstellenprobleme (keine klare Aufgabenabgrenzung,

u. U. Doppelarbeit)

Kein Überblick über den Gesamtprozess

und in welchem Schritt der Prozess sich gerade befindet

Hoher Aufwand für Prozessauswertung

und eingeschränkte Früherkennung von

Problemen

Herausfor-derungen




Die effiziente Nutzung der vielfältigen Möglichkeiten der IT-Unterstützung liefert einen wesentlichen Erfolgsbeitrag für die Geschäftsprozessgestaltung.

• Visualisierungswerkzeuge

• Modellierungswerkzeuge

• Simulationswerkzeuge

• Spezifikations- und Steuerungsinstrument

Prozessunterstützung mit Workflow-Management-Systemen



ADONISBOC Information Technologies Consulting GmbH

Modellierung, Analyse, Simulation


• Umfasst Anwenderfunktionen, Benutzer- und Systemschnittstellen

• Teilweise sehr branchenspezifisch, daher funktionell beschränkt

• Standardfunktionen müssen akzeptiert, modifiziert oder ergänzt werden („best breed“)

Prozessunterstützung durch betriebliche Standardsoftware

Einsatz in Praxis:

ARIS IT ArchitektARIS Business Architekt(Software AG)

Modellierung, Analyse, Simulation

VISIOMicrosoft

Modellierung/Zeichnen



4. Prozessgestaltung mit Rücksicht auf Kreativität

Aktivität1 Aktivität2_2 Aktivität3

InputOut-put

Vorteile und Nachteile eines Workflow unterstützenden Prozesses:+ Starke Ergebniskontrolle+ Standardisierte Arbeitsstruktur ermöglicht

effizienten Arbeitsablauf- Unflexibel bzgl. neuer Kundenanforderungen - Serielle oder parallele Arbeit statt Gruppenarbeit- Schränkt kreative Arbeit ein

Workflow:Im Prozess wird die Reihenfolge der Aktivitäten festgelegt. Für die Aktivitäten sind strenge Bedingungen vorgeschrieben.

Aktivität 2_1

Gruppen-Kollaboration- Plattform:Definition: Eine Kollaborationssoftware ist ein Tool, das ad hoc-, optional- und Gruppen-Aktivität durchführt. Dadurch wird den Mitgliedern ermöglicht, geteilte Ressourcen zu managen.4

4 Distributed and Parallel Databases 2004, An Evaluation of Key Technologies and Open Problems Volume: 15 - Kluwer Academic Publishers

Process- Aware Collaboration Systems (PACS)

Process-Aware Information Systems (PAIS)

Group Creativity Support Systems

(GCSS)

Group- Collaboration- Plattform

Individual Creativity Support Tools (ICST)

Prozessgestaltung



5. Möglichkeiten zur Kreativitätsunterstützung

Kreativitätsintensiver Prozess(KIP)

Makro-

Prozess

Unstrukturierter Teilprozess

Inkubation


Entwicklung

Strukturierter Teilprozess

Vorproduktion


Service

Mikro-

Prozess

1 2 3


Konstruktion

Strukturierter Teilprozess

Konstruktion Überprüfen

1 2 3

Level 0

Level 1

Level 2

5 Seidel et al. 2010, Hierarchische Unterteilung eines KIP



6. IT-basierte ProzesseBeispiel „Angebotsprozess“ und „Entwicklungsplattform“

GCSS: Entwicklungsplattform

• Individuell konfigurierbare Layouts

• Link zu nützlichen Ressourcen, relevante Module (Workflow, Produktgruppe)

• Erstellung der Arbeitsgruppe

Freigabeprozess für bestimmte

Dokumentart:

Prüfer1 Prüfer2 Freigeber

Dokumentenverwaltung:• Zugelassene Mitglieder haben

Zugriffsrechte auf Dokumente• Änderung des Dokuments ist kann

nachverfolgt werden• Jeder gespeicherter Zustand ist

wiederherstellbar

ICST

PAIS

PACS

Angebotsprozess (in Anlehnung an Schaeffler Angebotsprozess)

Produktentwicklung

GCSS: Group Creativity Support SystemsICST: Individual Creativity Support Tools SystemsPACS: Process- Aware Collaboration SystemsPAIS: Process-Aware Information Systems

Kunde Kunde

Vertrieb

Entwicklung

Konstruktion

Kalkulation

OutIn

Wunsch

OutIn

Kundenlastenheft

OutIn

Produktkonzept

OutIn

Stückliste, Zeichnung

OutIn

OutIn

Stückliste, Zeichnung

Pflic

hten

heft,

Prei

s,Li

efer

term

in

Kundenangebot

Workflow

Durchlaufzeit

nur bei vollständigem Output ist eine Rückmeldung möglich

kein Workflow

ProduktKonfigurator,Kunden Bestellsystem



7. Zusammenfassung und Ausblick

1. Prozesse müssen kontinuierlich auf die Anforderungen des Marktes angepasst werden.

2. Integrierte Prozessanalyse mit IT-Systemen wird zum Standard.

3. Zentrale Organisationseinheiten bei Unternehmen haben oft die Präferenz für eine streng strukturierte standardisierte Prozessgestaltung=> Risiko: wenig Flexibilität für die dynamische Kundenanforderung.

4. Im Entwicklungsprozess ist die Kreativitätsunterstützung ein wichtiger Aspekt.

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