nhap mon cong tac ky su - chuong 04 thuyettrinh lamviecnhom dieukhienhop

1

1-1

Chương 4 Thuyết trình-Làm việc theonhóm-Điều khiển cuộc họp

• Phần I: Kỹ năng thuyết trình• Phần II: Làm việc theo nhóm• Phần III: Điều khiển cuộc họp

by Dương Tuấn Anh &Nguyễn Thanh Sơn

1-2

I KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

• Một số câu hỏi• Bước chuẩn bị• Đặc điểm của một bài thuyết trình• Trình bày bằng phương tiện trực quan• Thuyết trình bằng overhead projector• Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

2

1-3

Một số câu hỏi

• Thuyết trình là gì ?.Người nói cung cấp thông tin cho ngườinghe.Thời gian trình bày “ngắn”.

• Ai cần ai ?.Người nói cần người nghe hayNgười nghe cần người nói.

ss

1-4

Bước chuẩn bị

• Xác định mục tiêu bằng các câu hỏi.Tại sao có buổi thuyết trình này.Cái gì được cung cấp cho người nghe.

• Xác định thính giả.Thể loại của chủ đề thuyết trình.Trình độ thính giả.

ss

3

1-5


• Xác định thời gian thuyết trình : Chia thời gian trình bày thành các phầnnhỏ tương ứng với từng công việc xácđịnh. Thí dụ :

Phần 1 : dẫn nhập : tổng quan về nộidung trình bày, tại sao có vấn đề này, kếtquả mong muốn đạt được.Phần 2 : trình bày từng chủ đề củachương trình nghị sự.Phần 3 : kết luận của phần thuyết trình.

ss

1-6


• Chia nội dung thành 2 phần : Phần trình bày trên các slide.Phần để nói.

ss

4

1-7

Đặc điểm của 1 bài thuyết trình

• Rõ ràng : Ngắn và đơn giản.Highlight các điểm quan trọng.

• Sử dụng hình ảnh, âm thanh, màu sắc, ... để làm mạnh các thông điệp

ss

1-8


• Nội dung slide là :Xương sống của bài thuyết trìnhHỗ trợ cho lời nói.

• Nhất quán :Màu sắcFont, size chữIndentation.

ss

5

1-9


• Mỗi slide bao gồm :Hình ảnh, video, âm thanh.Chữ viết

• Mỗi dòng của slide là : Đoạn câu (phrase) không là mệnh đề.Xúc tích, ngắn gọn.

ss

1-10


• Sử dụng các hiệu ứng của powerpointTrật tự xuất hiện của nội dung trình bàyXuất hiện của từng slideXuất hiện của từng dòng, chữ, ký tựXuất hiện của từng hình ảnh.

ss

6

1-11


• Sử dụng phần note của mỗi slide.• Sử dụng hiệu ứng lệch slide giữa máy

tính và máy chiếu.• Slide là abstract của document (word

file).

ss

1-12

Case study 1

• Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web Norton Antivirus.

• Xây dựng một buổi thuyết trình thuyếtphục các Thầy/Cô giáo của 1 trườngcấp 3 mua máy tính xách tay hiệu X.

ss

7

1-13

Case study 2

• Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web của Oracle.

• Thuyết trình các tính năng nổi bật củangôn ngữ VB.

ss

1-14

Case study 3

• Thuyết trình phổ biến nội dung côngtác mùa hè xanh cho các SV.

• Báo cáo tổng kết công tác mùa hèxanh của đơn vị.

ss

8

1-15

Thiết kế trình bày trực quan

• Hãy nghĩ đến thính giả của bạn• Thiết kế để giúp người nghe• Trình bày trực quan nên…• Trình bày trực quan tốt là …• Những cách để thêm sắc thái

vào sự trình bày

ss

1-16

Hãy nghĩ đến thính giả của bạn

• Lắng nghe khó hơn đọc“người nghe" chỉ lắng nghe khoảng từ25% đến 50% thời gian.

• Thông tin được trình bày một mạchBộ nhớ ngắn hạn chỉ nhớ từ 5 đến 7 điểm.Lắng nghe nhớ khoảng 10%,còn đọc nhớ khoảng 50%.

ss

9

1-17

Hãy nghĩ đến thính giả của bạn

• Nếu thính giả lắng nghe chỉ 1 phần thờigian và chỉ nhớ 10% điều họ nghe thì“cửa sổ” thông tin của bạn mở rakhoảng 2.5% tới 5.0% trên toàn bộthời gian trình bày !

• VậyThật tôi nghiệp cho người nghe !Hãy làm gì để người nghe chịu nghe vànhớ.

ss

1-18

Thiết kế để giúp người nghe

• Organize – dữ liệu trình bày dưới dạngkhung và có cấu trúc

Cung cấp 1 "jigsaw puzzle boxtop" đểngười nghe tự tổ chức và tái xây dựngnhững thông tin bằng lời của bạn.Liệt kê các điểm đã được trình bày vàcung cấp 1 bản đồ mà anh trình bày.

ss

10

1-19

Thiết kế để giúp người nghe (tt)

• Illustrate – giúp người nghe chuyểndata thành thông tin

Vẽ 1 bức hình.Kể 1 câu chuyện.Đưa ra những so sánh.

ss

1-20

Thiết kế để giúp người nghe (tt)

• Repeat – cải thiện sự tiếp thu data đốivới người nghe

Nhớ rằng “người nghe" tập trung từ 25 tới 50% thời gian.Thường xuyên lập lại.

ss

11

1-21

Trình bày trực quan nên…

• Trình bày trực quan hỗ trợ cho mụctiêu truyền đạt.

• Trình bày trực quan làm phong phúthông điệp bằng lời nói.

• Trình bày trực quan nên sử dụng màusắc và hình ảnh.

ss

1-22

Trình bày trực quan tốt là …

• Visible – thấy thì mới tinMọi người xem thấy rõ

Ký tự cao 1 inch thấy được từ 30 feet.Cần phải tính• Độ rộng của màn hình• Khoảng cách từ projector tới màn hình• Khoảng cách của mọi người tới màn hình

ss

12

1-23


• Visible (tt)Số từ của từng dòng

3 tới 4 là tối ưu6 tới 7 là tối đa

Số dòng của mỗi slide Ít hơn 10

ss

1-24


• Clear – hiểu được ngay thông điệpbằng lời nói

Mỗi visual tập trung trên 1 ý tưởngTránh quá nhiều thông tin sơ đẳngDùng màu để tập trung trên thông tin then chốt

Liên hệ trực tiếp tới mục tiêu truyền đạtBổ sung cho thông điệp bằng lời nói

Âm điệuTổng quan hoặc hình ảnh toàn cục

ss

13

1-25


• SimpleLọai ra thông tin không liên quanLàm đơn giản bằng cách dùng bản phácthảo, màu sắc …

ss

1-26

Những cách để thêm sắc thái vào sựtrình bày

• Kết hợp : Chữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình ảnh…

• Thêm màu sắc để nhấn mạnh, thậntrọng về ý nghĩa của màu sắc.

• Sử dụng bút chiếu, che phủ hoặc làbiến mất slide …

• Thay đổi backgrounds để chuyển bướchoặc chuyển chủ đề mới

• Thay đổi trình tự nhìn (ngang, dọc, xiên) ss

14

1-27

Sử dụng Overhead Projectors

• Những tiện lợi của Overhead Projectors

• Những điểm bất tiện củaOverhead Projectors

• Các kỹ thuật trình bày vớiOverhead Projectors

• Overhead Projection Survival Kit

ss

1-28

Những tiện lợi of Overhead Projectors

• Tập trung được sự chú ý của thính giả :Gây sự chú ý lên phương tiện trình bày.Ngừng sự chú ý lên người nói.

• Có thể hiệu chỉnh giấy trong lúc trìnhbày

Highlight các điểm quan trọngViết lên giấy trong như viết lên bảng.

• Làm đơn giản thông tin phức tạp bằngcách đặt các giấy trong lên nhau.

• Giấy trong dễ mang đi.ss

15

1-29

Những điểm bất tiện của Overhead Projectors

• Overhead projector khó vận chuyển.• Overhead projection kém “chuyên

nghiệp” hơn slides.

ss

1-30

Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors

• Chuyển đổi sự chú ý :Vào màn hình hay vào người trình bày.

• Tắt projector khi không dùng. • "Chalkboarding"

Dùng projector như bảng đen

• Pointing để nhấn mạnhDùng đèn pin rọi để kéo sự chú ý tại nơichiếu.

ss

16

1-31

Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors

• Highlighting Dùng màu khác với màu gốc để gây chúý.

• Che nội dung trình bàyMở từng chủ đề mỗi lúc. Hướng chú ý vào phần được mở. Ngừa sự sao lãng.

• Phủ lấp các giấy trong lên nhauLàm đơn giản các khái niệm phức tạp. Từng phần được trình bày từng lúc.

ss

1-32

Overhead Projection Survival Kit

• Cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ :• Extension Cord (dây nối).• Ungrounded Plug Adapter (ổ cắm 3

chấu).• Spare Bulb (bóng dự phòng).• Transparency Pen (bút lông xóa).• Acetate Film (giấy trong).

ss

17

1-33

Những điều cần lưu ý khi thuyết trình

Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bìnhtĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử. Khi thuyết trình, cần lưu ý những nguyêntắc sau đây:

• Nói chứ không phải là đọc bài.• Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc

phải ngồi nói..

1-34


• Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộchứ không nên đứng yên một chỗ.

• Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phátâm chuẩn xác, không nói quá nhanhhay quá chậm.

• Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âmđiệu của giọng nói. Tránh nói đều đềumột cách buồn tẻ.

18

1-35


• Đối diện cử tọa, nhìn vào mắt cử tọa (eye-contact) để nhận biết sự truyền đạt củamình được tiếp nhận như thể nào. Qua đócó thể thay đổi cách tiếp cận hay phươngpháp truyền đạt cho thích hợp.

• Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vàochi tiết. Đặc biệt trong các hội nghị, nhiềudiễn giả trình bày, thời gian dành cho mỗingười rất ngắn.

• Khi sử dụng dụng cụ hỗ trợ như projector, tránh nói với screen mà nói với cử tọa.

1-36


• Phải thường xuyên kiểm soát thời gian đểhoàn tất bài thuyết trình đúng giờ. Điều nàyđòi hỏi phải tập dượt (rehearsal) bài nóinhiều lần cho thuần thục.

• Tổng kết những điểm chính trước khi nói vàsau khi kết thúc bài thuyết trình.

• Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đềvà nhạy bén đáp ứng những nhu cầu của cửtọa.

19

1-37

II. XÂY DỰNG NHÓM VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM

• Khái niệm team• Tại sao phải hình thành team• Lợi ích của team• Những vai trò trong team• Những giai đoạn phát triển của một team• Thế nào là những team hoạt động tốt• Kỹ năng giao tiếp trong team• Mâu thuẫn trong team và cách khắc phục• Khắc phục thờI kỳ trì trệ trong team

1-38

Khái niệm nhóm

• Bất luận làm nghề nghiệp nào, chúng ta cũng sẽ phải đóng góp cho một team nàođó.

• Team hiện diện khắp nơi trong môi trườnglàm việc hiện đại.

• Nhiều cấp quản lý kết hợp những cá nhân từmột hay nhiều đơn vị khác nhau trong cùngmột tổ chức để làm thành những team cóhiệu năng cao.

20

1-39

Khái niệm nhóm

• “Một team là một nhóm người có kỹ năngbổ túc cho nhau mà cùng tham gia vào mộtmục đích chung của nhóm.”

• Một team cần có số lượng thành viên vừaphải, khoảng từ 6 đến 20.

1-40

Tại sao phải hình thành nhóm

• Để có thể hoàn tất những dự án lớn• Để có thể triển khai được nhiều giải pháp• Dễ phát hiện được những khiếm khuyết

trong một giải pháp• Xây dựng được những quan hệ đồng

nghiệp tốt với nhau nơi làm việc

21

1-41

Lợi ích của nhóm

Ngoài 4 lợi ích chính đã nêu, team còn cómột số lợi ích sau đây:

• Tạo cơ hội tiếp cận nhiều quan điểm khácnhau

Mỗi thành viên được tiếp xúc với nhiều ý tưởngkhác nhau mà các thành viên khác có, nhờ vậy họhọc được nhiều cách tiếp cận vấn đề khác nhau.

1-42


• Phát triển những kỹ năng truyền thông, kỹ năng làm việc với con người.Thông qua sự làm việc trong nhóm, mỗithành viên có thể học được:

- Cách lắng nghe một cách tích cực và hữuhiệu những thành viên khác

- Diễn đạt một cách hữu hiệu- Cung cấp những phản hồi chân thực đến cho

các thành viên khác trong nhóm.

22

1-43


• Phát triển khả năng suy nghĩ có phêphán và các kỹ năng đánh giá.

Các thành viên thường phải dùng những kỹ năngnày để đánh giá những vấn đề phức tạp của nhữngđề án và từ đó lập ra những giải pháp và những kếhoạch.

1-44


• Phát triển kỹ năng giải quyết xung đột.Những team luôn luôn có những xung đột(conflict), nhưng với sự rèn luyện đúng đắn về kỹnăng giao tiếp, các thành viên có thể học đượcnhững cách giải quyết những xung đột.

23

1-45

Những vai trò trong nhóm

• Trong team có những vai trò (role) như thếnào là tùy thuộc vào từng đề án.

• Mỗi team có quyền tự do xác định các vaitrò, nhưng có hai nguyên tắc quan trọng:

- Mỗi người đồng ý với nhau về các vai trò

- Mỗi người hài lòng về vai trò của mình

1-46

Team leader

• Hầu hết mọi nhóm thường có một trưởng nhóm. Người trưởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lýtoàn bộ đề án.

• Quyền hạn và vai trò của trưởng nhóm không nênquá lớn

• Trưởng nhóm thường chịu trách nhiệm đặt rachương trình hành động căn bản, tổ chức các cuộchọp, theo dõi tiến độ và giao lưu với các thànhviên.

24

1-47

Team leader

• Mặc dù trưởng nhóm có thể đề xuất mộttiến trình hành động, nhưng trưởng nhómphải được nhóm đồng ý với đề xuất đó.

• Nếu nhóm muốn thực hiện theo một tiếntrình khác, trưởng nhóm phải sẵn sàngdung hòa.

1-48

Các giai đoạn phát triển của teamTeam thường phát triển qua 4 giai đoạn:• Giai đoạn hình thành (forming stage)Đây là giai đoạn “tuần trăng mật” khi các thànhviên mới làm quen với nhau.

• Giai đoạn bão táp (storming stage)Các xung đột bắt đầu xuất hiện khi các thành viênbắt đầu làm việc với nhau và biểu lộ những bấtđồng trong cách làm việc. Nhưng đây là một giaiđoạn then chốt cho team vì thông qua giai đoạnnày team sẽ học được cách làm việc với nhau.

25

1-49

Các giai đoạn phát triển của team

• Giai đoạn xác lập (norming stage)Team đi vào giai đoạn mà các nguyên tắclàm việc và ứng xử căn bản của team đãđược xác lập và các thành viên đã học đượccách làm việc với nhau.

• Giai đoạn hiệu quả (performing stage) Lúc này, nhóm đi vào ổn định như mộtnhóm làm việc có hiệu quả và hoàn tất tốthầu hết những công việc được giao.

1-50

Cuộc họp đầu tiên của nhóm

• Mục đích của cuộc họp đầu tiên là- xác lập những nguyên tắc căn bản

(ground rules) về cách mà team vận hành- xác định những mục tiêu của team.

• Cuộc họp đầu tiên nên có những đề mục sautrong chương trình nghị sự:

- Tự giới thiệu- Phát biểu những mục tiêu của đề án

26

1-51

Cuộc họp đầu tiên của nhóm

- Đặt tên nhóm công tác.- Thiết lập kế hoạch công tác và gán công

việc cho mỗi thành viên- Đặt ra các nguyên tắc căn bản

những nguyên tắc căn bản để triển khai côngviệc, nguyên tắc khi hội họp và những nguyên tắcliên quan đến cách giải quyết xung đột.

1-52

Thế nào là những team hoạt động tốt

Những team hoạt động tốt thường có chungnhững dấu hiệu sau đây:

• Mỗi thành viên tham gia đầy đủ và nhiệttình vào công việc chung.Dấu hiệu này gọi là tính gắn bó (commitment). Mỗi một thành viên đóng góp thời gian và côngsức cho đề án, tham gia vào quá trình ra nhữngquyết định về công việc của nhóm.

• Sự tin cậy lẫn nhau.

27

1-53


• Quan hệ thân thiện, cởi mởSự giao tiếp là hữu hiệu khi tất cả các thành viên:

- chủ động đóng góp những ý tưởng- cung cấp những phản hồi một cách xây dựng- yêu cầu làm sáng tỏ những gì chưa được rõ

ràng- cung cấp những cập nhật thường xuyên. - lắng nghe thành viên khác.

1-54


• Vai trò của mỗi người trong nhóm công táclà rõ ràngMỗi người có một vai trò rõ ràng trong nhóm côngtác. Năng lực mỗi người là có đủ tầm cho vai tròmà người đó đảm nhiệm. Năng lực ở đây gồm:

năng lực chuyên môn, năng lực giải quyết vấn đềnăng lực giao tiếp.

28

1-55


• tính gắn bó (commitment), • năng lực (competence) và• mục tiêu chung (a common goal).

1-56

Thế nào là những team hoạt độngkhông tốt

• Thiếu sự tin cậy lẫn nhauĐể giải quyết tình trạng này, nhóm nên nhận thứcra những điểm mạnh/điểm yếu của nhóm và nêndành nhiều thì giờ để làm việc với nhau như làmột nhóm.

• Có thái độ ngại xung đột với nhauXung đột có thể là cần thiết để đột phá một vấn đềnào đó. Để đối phó với xung đột một cách hữuhiệu, nhóm cần thảo luận xác lập những qui tắccăn bản về cách mà nhóm sẽ làm việc để khắcphục xung đột.

29

1-57


• Thiếu gắn bó với mục tiêu chung của team.Để đối phó với tình trạng này, sau mỗi buổi họp, nhóm cần xem xét lại trách nhiệm của mỗi thànhviên và đảm bảo rằng mọi thành viên liên kết vớinhau.

• Trốn tránh trách nhiệmĐể đối phó với tình trạng này, nhóm cần làm rõnhững mục tiêu của nhóm; thảo luận thườngxuyên những bước tiến hướng về những mục tiêuvà liên tục nhấn mạnh tầm quan trọng của việcvươn tới những mục tiêu.

1-58


• Không quan tâm đến kết quả hoạt động củanhóm.Để đối phó với tình trạng này, nhóm cần tập trungvào những mục tiêu cụ thể và chú ý khen thưởngnhững cá nhân tạo được những thành tích.

30

1-59

Những câu hỏi đánh giá team

• Các thành viên của nhóm có đến dự họp đúng giờkhông ?

• Các thành viên có chuẩn bị trước khi đến dự họpkhông?

• Các cuộc họp có được tổ chức tốt ?• Nhóm có theo đúng chương trình nghị sự của cuộc

họp không?• Các thành viên có đóng góp một cách đồng đều ? • Nhóm có quyết tâm thực hiện những quyết định đã đặt

ra không?• Nhóm có thực hiện được những kết quả mong muốn

không ?

1-60

Kỹ năng giao tiếp trong team

Có một số kỹ năng mà giúp cho mỗi thànhviên trong nhóm trình bày những ý tưởngcủa mình với các thành viên khác một cáchhiệu quả hơn.

- Kỹ năng lắng nghe và phê bình trao đổi- Kỹ năng trình bày ý tưởng- Kỹ năng giao lưu trực tuyến

31

1-61

Lắng nghe và phê bình trao đổi• Lắng nghe tích cực

Truyền thông là con đường hai chiều, rất cần thiếtcho ta biết chú ý lắng nghe đồng sự của ta khi họphát biểu. Đừng uốn nắn những phát biểu củangười khác thành những gì mà ta sắp sửa phátbiểu.

• Biết đặt câu hỏiKhi ta lắng nghe điều gì mà ta không rõ, thì nênhỏi lại để cho điều đó được giải thích một cách rõràng đối với tất cả mọi người trong nhóm.

1-62

Lắng nghe và phê bình trao đổi

• Biết phản hồi một cách xây dựng.Cần khéo léo khi phân tích, đánh giá, phê bình. Lời phêbình của một người có thể làm cho những kế hoạch của cảnhóm tiến triển hay bị đổ vỡ.

- Đừng diễn tả một ý kiến như là một sự kiện thực tế.- Giải thích những lý do riêng của bạn- Phát biểu lại (restate) ý kiến xuất phát- Đáp ứng (response) chứ không phản ứng (react) - Công nhận ý tưởng của người khác- Đừng ngắt lời- Phê bình một ý tưởng chứ không phải một con ngườI- Luôn lịch sự- Đừng dùng những thuật ngữ quá chuyên biệt, khó hiểu

32

1-63

Lắng nghe và phê bình trao đổi

• Biết tán gẫu một chút.Một cuộc họp không phải lúc nào cũng phải mangkhông khí công việc. Người trưởng nhóm nên tángẫu đôi chút với các thành viên để giúp giải tỏa sựcăng thẳng do những bất đồng sẽ có thể xảy ra sauđó.

1-64

Trình bày ý tưởng

• Coi chừng ngôn ngữ, điệu bộ khi trong tâmtrạng bực bộiKhi đang ở một tâm trạng bực bội, ta có thể bộc lộra thành những dấu hiệu khó chịu qua ngôn ngữ, điệu bộ. Vào lúc ấy ngay cả khi ta nói ra một điềuđúng, các thành viên trong nhóm vẫn đáp ứng mộtcách không thuận lợi vì ngôn ngữ, điệu bộ của ta đưa ra những tín hiệu sai lạc.

• Nên vui vẻ và có óc hài hước• Nên kiên nhẫn khi trình bày ý tưởng

33

1-65

Kỹ năng giao lưu trực tuyến

• Ta có thể phải giao tiếp với các thành viênkhác trong nhóm thông qua email hay bảngthông báo (bulletin board).

• Email hay bảng thông báo là những cách rấthữu hiệu để lấy thông tin từ những thành viênít nói, không thích trao đổi trực tiếp.

• Khi dùng những phương tiện như vậy đểtruyền thông, ta nên cẩn thận, sao cho thôngđiệp của ta rõ ràng, không bị hiểu nhầm.

1-66

Giao lưu trực tuyếnMột số lời khuyên sau đây có thể có ích khi giao lưu

bằng email hay bulletin board.

• Đừng viết email khi đang giận• Đọc lại thông điệp trước khi gửi• Gửi email khi biết thời biểu có mặt của người

nhận.• Xác định thời hạn trả lời email (24-48 giờ).• Gặp trực tiếp hay nói chuyện qua điện thoại khi có

sự bất hòa

34

1-67

Mâu thuẫn trong team và cáchgiải quyết

Trong môi trường làm việc ngày nay thường thiếu nhân sự và áp lực công việc rấtlớn, những xung đột giữa những thành viêntrong một team khó có thể không xảy ra.

Sau đây là một số biện pháp để giải tỏanhững mâu thuẫn trong nhóm công tác.

1-68

Các biện pháp giải quyết xungđột

• Xác lập một số nguyên tắc căn bản.- Xung đột được xử lý một cách thẳng thắn, cởi

mở, không che giấu. - Không tìm những cách dễ dàng để giải tỏa xungđột. - Tránh để cho xung đột trở thành mâu thuẫn cá

nhân.

• Bám sát vào sự kiện

35

1-69


• Tìm một chỗ và một khoảnh khắc choxung độtNên có thời gian và nơi chốn để mọi người họp lạitheo định kỳ, cùng nói hết ra những gì làm cho họbực bội. Ngoài ra, nên tổ chức những sinh hoạt mà táchmọi người ra khỏi môi trường công việc và cùngcó những khoảnh khắc thư giãn, vui vẻ với nhau.

1-70


• Lãnh đạo bằng gương mẫuỨng xử của trưởng nhóm cũng có ảnh hưởng lên việc giảiquyết xung đột.

- Những trưởng nhóm hữu hiệu và được tin cậy thườnglà những người minh bạch.

- Khi gặp thất bại, người trưởng nhóm coi đó như là mộtkinh nghiệm để học hỏi.

- Người trưởng nhóm hữu hiệu lắng nghe nhiều hơn nói, tạo điều kiện cho mọi người làm việc hơn là ra quyết định.

- Người trưởng nhóm can thiệp khi sự xung đột giữa cácthành viên trong nhóm bắt đầu mang tính cách cá nhân.

- Người trưởng nhóm khuyến khích mọi người nói ranhững bất đồng trong cuộc họp.

36

1-71


• Tránh những phản ứng kiểu trả đũaKhi một thành viên có một ứng xử nóng nảy trong cuộchọp, trưởng nhóm không nên phản ứng lại ngay hành vi này, mà nên chuyển cuộc họp sang chủ đề khác và nhẹnhàng yêu cầu người đó bình tĩnh trở lại.

• Tìm kiếm những thông điệp căn bảnKhi một thành viên có một ứng xử đáng trách, ngườitrưởng nhóm nên tìm hiểu kỹ vì có khả năng sự kiện đócho thấy có những vấn đề sâu xa nào đó đang nảy sinh ratrong nội bộ nhóm.

1-72


• Dùng nhóm để hàn gắn nhómThường thì những giải pháp từ bên trên không tốtbằng những giải pháp do chính thành viên trongnhóm nghĩ ra. Hãy để cho nhóm tự giải quyếtnhững vấn đề của chính nó.

• Cân đối giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dàiNgười trưởng nhóm phải biết cân đối giữa lợi íchtrước mắt và lợi ích lâu dài của nhóm.

37

1-73

Khắc phục thời kỳ trì trệ của team

• Hầu hết mọi team thường hoạt động đầy sinh lựcvà có hiệu quả trong vài năm đầu tiên.

• Đến năm thứ hai hoặc thứ ba, tình hình sẽ thayđổi. Hoạt động của nhóm trở nên trì trệ, kém hữuhiệủ: các thành viên thường bỏ họp, thiếu hăng háicho công việc chung, kết quả công tác của nhómkhông bằng vài năm đầu tiên. Đây là thời kỳ trì trệ(somophore slump) của nhóm.

• Các chuyên gia đề xuất mười bước sau đây đểkhắc phục tình hình này.

1-74

Khắc phục thời kỳ trì trệ của team• Thiết lập một hệ thống hỗ trợ cho team

Các cấp quản lý trong tổ chức phải xác lập một hệ thốnghỗ trợ cho team: thừa nhận và tôn vinh những nỗ lực củanhóm, ban thưởng những thành tích của nhóm, xác lậpnhững nguyên tắc cơ bản cho hoạt động của nhóm, tuyênbố giải thể nhóm khi nhiệm vụ của nhóm đã hoàn tất, v.v…

• Tôn vinh những tiến bộ của nhómCác cấp quản lý cần lưu ý tôn vinh những thành tựu củanhóm, theo định kỳ tham dự những cuộc họp của nhóm đểbày tỏ sự ủng hộ của lãnh đạo đối với nhóm.

• Huấn luyện cho các thành viên những kỹ năng mới

38

1-75

Khắc phục thời kỳ trì trệ của team• Nhận diện những mục tiêu mới của nhóm

Cần duyệt xét lại sứ mạng của nhóm, đặt ra những mụctiêu mới của nhóm cho phù hợp với những ưu tiên mớitrong chiến lược phát triển của tổ chức.

• Cải tiến những qui trình làm việc của nhómCải tiến lại những qui trình làm việc của nhóm, nhất làqui cách tổ chức các cuộc họp của nhóm sao cho hữuhiệu hơn.

• Luân chuyển vai trò và công việc giữa các thànhviên

• Tạo ra một văn hóa coi trọng team

1-76

Khắc phục thời kỳ trì trệ của team• Thù lao đúng mức cho team về những công tác

mà họ đảm nhiệm thêm

• Tiếp tục cung cấp đầy đủ thông tin cho nhómcông tácKhi mới thành lập, team thường được tổ chức cung cấpđầy đủ thông tin để thực hiện đề án. Sau một thời gian, tổ chức thường trở nên lơ là trong việc cung cấp thôngtin này, làm cho nhóm thiếu những thông tin mới nhất.

• Đưa thêm nhân sự mới vào nhómViệc đưa thêm giòng máu mới từ bên ngoài vào nhóm sẽlàm nhóm trở nên có sức sống hơn.

39

1-77

III. ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP

• Những hình thức hội họp căn bản• Chuẩn bị cuộc họp• Vai trò của người chủ trì cuộc họp• Ghi biên bản cuộc họp• Những việc phải làm sau cuộc họp• Cuộc họp động não

1-78

Vai trò quan trọng của hội họp• Hội họp có vai trò quan trọng trong quản lý. • Tổ chức hội họp đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian,

tạo động lực, tăng hiệu suất và giải quyết được cácvấn đề.

• Văn bản chỉ chuyên chở 7% ý nghiã và cảm xúcthật. Trao đổi qua điện thoại chỉ có 38% ý nghiãvà cảm xúc thật có thể chuyển tải. 55% phần cònlại thì bằng biểu cảm trên nét mặt, điệu bộ vànhững dấu hiệu không thể hiện thành lời. Đấy là lý do tại sao hội họp và những cuộc đốithoại “face to face” rất có ích.

40

1-79

Vai trò quan trọng của hội họp

• Chuẩn bị, điều khiển cuộc họp và theo dõisự thực thi kết quả (follow-up) cuộc họpđúng phương pháp sẽ đem lại những ích lợixứng đáng với công sức bỏ ra để tổ chứchội họp.

• Ngược lại, tổ chức cuộc họp một cách cẩuthả sẽ làm lãng phí thời gian, tiền bạc, nguồn lực.

1-80

Những hình thức hội họp căn bản• Cuộc họp cung cấp thông tin (status meeting)

Họp để phổ biến phổ biến thông tin. Thí dụ, đối với một đềán, ta cần cuộc họp để cho mọi người trong nhóm đề ánbiết được diễn tiến mới nhất của đề án.

• Họp tìm giải pháp cho vấn đề (problem-solving meeting)

Trong loại cuộc họp này, mọi người trước tiên xác định mộtvấn đề đặt biệt nào đó và thảo luận nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp. Các thành viên phải có khả năng nhậndiện vấn đề và có năng lực nghĩ ra giải pháp cho vấn đề.

41

1-81

Những hình thức hội họp căn bản

• Họp ra quyết định tiến tới hành động (decision-making meeting)Cuộc họp loại này được tiến hành qua 4 giai đoạn:- Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin)- Thu thập ý kiến dựa vào các sự kiện (giai đoạn bàn bạc)- Đưa ra một số giải pháp (giai đoạn sáng tạo)- Ra quyết định (giai đoạn lựa chọn)

Trong khi ra quyết định, mọi người phải đồng ý với nhau làquyết định theo lối bỏ phiếu lấy số phiếu đa số (voting by majority) hay dựa vào nguyên tắc đồng thuận (concensus).

1-82

Chuẩn bị cuộc họp

• Chuẩn bị cuộc họp là yếu tố đầu tiên quyếtđịnh cho sự thành công/thất bại của mộtbuổi họp.

• Trước tiên phải xác định mục tiêu của cuộchọp là gì?

• Những vấn đề được đưa vào cuộc họp tùythuộc vào tầm quan trọng và mức độ khẩncấp của nó.

42

1-83

Xác định chương trình nghị sự

• Xác định chương trình nghị sự (agenda) là phácthảo một kế hoạch chi tiết của cuộc họp.

• Khi chuẩn bị agenda, người chủ trì phải:- Xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc họp- Vạch một kế hoạch chi tiết của cuộc họp- Liệt kê các đề mục tranh luận, trao đổi và định thời

gian cho từng mục.- Dự đoán những đáp ứng của người tham dự, những ý

kiến tán thành hay phản đối.- Ghi chú những điểm quan trọng nhất cần tập trung

nhấn manh, suy nghĩ về những cấu hỏi mà các thành viêncó thể nêu lên cũng như dự kiến những giải pháp đưa ra.

1-84


• Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vàomục tiêu và agenda. Một cuộc họp thường kéo dàitừ 30 phút cho đến 2 giờ. Nếu cuộc họp kéo dài từ2 tiếng trở lên thì nên có 10 -15 phút break.

• Agenda cũng không nên ôm đồm quá nhiều đềmục nóng vì như vậy cuộc họp sẽ dễ kéo dài.

• Khi xác định trình tự của cuộc họp, nên để nhữngvấn đề ít quan trọng ra trước, vì nếu không chúngdễ bị bỏ quên nếu để ra sau.

43

1-85


• Những vấn đề có tính khẩn cấp phải đưa ratrước và những vấn đề không khẩn cấp nênđể ra sau.

• Người chủ trì cuộc họp có thể lưu hành bảnnháp của agenda đến mọi thành viên cuộchọp để tham khảo ý kiến mọi người vềagenda, để tránh bỏ sót một số đề mục.

1-86

Xác định thành phần tham dự• Nên chọn đúng người tham gia cuộc họp. Thường

thì dễ xác định ai nên tham dự vào một cuộc họp.• Nên đưa vào thành phần tham dự những người sauđây:

- Những người ra quyết định cho những vấn đề liênquan.

- Những người có thể cung cấp những thông tin đầu vàocần thiết cho cuộc họp.

- Những người có quan tâm và sẵn sàng can dự đến vấnđề nêu ra trong cuộc họp

- Những người mà sẽ thực thi những quyết định đượcđưa ra trong cuộc họp.

44

1-87

Xác định thành phần tham dự• Việc xác định thành phần tham dự trở nên tế nhị

khi mời người thuộc đơn vị khác hoặc tổ chức bênngoài đến tham dự.

• Mời những người ngoài chỉ khi những kiến thứcchuyên môn của họ giúp ích cho cuộc họp. Tuyvậy, do có sự hiện diện của họ, có những vấn đềnội bộ không tiện nêu lên thảo luận trong cuộchọp.

• Khi phải mời những lãnh đạo cấp trên tham giacuộc họp, nên tránh để cho họ can thiệp quá nhiềuvào cuộc họp.

1-88

Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chất• Xác định ngày họp:

Cố gắng tìm một ngày phù hợp nhất để tổ chức cuộc họp.• Xác định giờ họp:

Thường gói gọn trong một buổi sáng hay chiều.• Xác định địa điểm:

Chọn phòng phải đủ lớn cho số người dự họp. Nếu phòngquá lớn hoặc quá trang trọng hoặc quá nhỏ, cũng ảnhhưởng đến sự tập trung của những thành viên tham dự .

Chú ý: Không nên thay đổi thời gian và địa điểm cuộc họpvào giờ phút chót vì làm như vậy có nguy cơ làm hỏngcuộc họp.

45

1-89

Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chất

• Chuẩn bị cơ sở vật chất: Cần chuẩn bị tốt phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cho cuộchọp. Phải có đủ screen cho các projector. Cách sắp đặt bàn ghế tùy thuộc vào loại hình và qui mô củacuộc họp. - Đối với cuộc họp đông người thì dùng hội trường vàngười tham dự ngồi thành hàng, nên có bàn trước mặt, đốidiện với người chủ trì cuộc họp. - Đối với cuộc họp số lượng trung bình thì nên xếp ngồitheo hình chữ U, ngồi đối diện với bàn của người chủ trì. - Đối với cuộc họp ít người thì nên dùng một bàn hình chữnhật.

1-90

Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chất

• Việc đặt để các thiết bị nghe nhìn là rất quan trọng. Lưu ý rằng thông tin nhận được gồm: thôngtin từ thị giác chiếm 83% còn từ thính giác chiếm11%. Thông tin từ thị giác cảm nhận được dễ dànghơn và nhận được cả những thông tin phức tạp.

• Hình ảnh từ máy chiếu phải rõ. Âm thanh phải đủlớn để có thể nghe, dù ngồi ở cuối phòng họp.

• Cần phải có kỹ thuật viên coi sóc các thiết bị nghenhìn trong suốt cuộc họp. Tuyệt đối tránh nhữngtrục trặc kỹ thuật.

46

1-91

Gởi thư mời

• Thư mời họp nên gửi đến những người tham dựkhoảng trước một tuần lễ. Người chủ trì phải gửiđến mỗi người tham dự:- Một thư mời ghi rõ thời gian (giờ, ngày, tháng) và địađiểm của cuộc họp. - Một chương trình nghị sự rõ ràng cùng với những đềnghị tham gia của người tham dự.- Một bộ hồ sơ ngắn gọn có nội dung: Các vấn đề chính sẽđược trình bày và giới thiệu những thành viên tham dựcùng với các báo cáo của họ về các vấn đề đặt ra.

• Nên cung cấp tài liệu đầy đủ cho mọi thành viênvà để cho họ có đủ thời gian nghiên cứu chúngtrước khi đi vào buổi họp.

1-92

Vai trò của người chủ trì cuộc họpNhững chức năng phải đảm nhiệm♦ Người tạo thuận lợi (facilitator) cho sự đề xuấtý kiến của mọi thành viên:

Người chủ trì cuộc họp phải biết cách vận động mọithành viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng, nhận xét, phân tích, phê phán, đề nghị cho cuộc họp. ♦ Người điều khiển (controller) cuộc họp đi đúnghướng:

Người chủ trì phải bám sát agenda của cuộc họp, đảmbảo cho cuộc họp tiến triển thuận lợi, hướng đến nhữngmục tiêu đặt ra.

47

1-93

Vai trò của người chủ trì cuộc họp

♦Người điều hòaNgười chủ trì cuộc họp phải tính đến trạng thái tâm lý củacác thành viên tham dự cũng như những mối liên hệ riêngtư của họ với nhau. Những yếu tố khác nhau về tâm lý cóthể là nguồn gốc của các sự bế tắc.

Chức năng điều hòa sẽ làm liên kết các cá nhân, tạo sự hiểubiết giữa các thành viên tham dự và loại bỏ những sự mâuthuẫn, đối đầu có thể có.

1-94

Những kỹ thuật của người chủ trì cuộc họp

• Trình bày lại (restate)Nó cho phép người vừa phát biểu thấy rằng chủ tọa đãhiểu mình. Sự trình bày lại làm cho mọi người nhận thứccác điểm thỏa thuận hay bất đồng vừa được phát biểu vàlàm rõ thái độ khách quan của người chủ trì.

• Tổng hợp (summarize)Là một tóm lược các dữ kiện chính yếu do tập thể phátbiểu. Nó cho phép mọi người nhận thức được lập trườngcủa mình trong quá trình làm việc, kiểm tra những gì đãđạt được hay chưa đạt được.

• Đặt câu hỏiViệc đặt câu hỏi cho phép mọi thành viên có thể đi sâu vàovấn đề hay tiếp đà cho việc tranh luận.

48

1-95

Những lời khuyên cho người chủ trì cuộc họp

• Hãy là một tấm gương về tính trung thực và tínhcông bình trong cuộc họp

• Bám sát chương trình nghị sự nhưng không bộc lộđiều này một cách quá trực tiếp.

• Để cho mỗi người có cơ hội đóng góp ý kiến. • Nên để mỗi người phát biểu chỉ trong một thời

khoảng nhất định, thí dụ 2 phút.• Tránh đọc từng chữ một văn bản trong cuộc họp

mà nên gửi trước văn bản này đến mọi người đểđọc trước.

1-96

Những lời khuyên người chủ trì cuộc họp

• Quan sát sắc mặt, điệu bộ để biết những bất đồng, những mâu thuẫn để có những hành động cầnthiết.

• Hãy để một người đang nói hoàn tất phát biểu củaanh ta.

• Nếu có người phát biểu lan man lạc đề, nên tìmcách nhắc nhở để người đó quay về với đề mụcđang thảo luận.

• Tránh hối thúc mọi người đi vội đến quyết địnhnếu mục đích của cuộc họp là để thảo luận và gắnkết mọi người lại với nhau.

49

1-97

Những kỹ thuật của người chủ trì cuộc họp

• Tránh tranh luận miên man hàng giờ khi cuộc họpcần phải đi đến một quyết định.

• Tránh không để hai thành viên tranh cãi tay đôitrong cuộc họp.

• Nên vui vẻ và có óc hài hước. Hãy mỉm cười ngaycả khi bất đồng với một ý kiến nào đó. Chớ đểcảm xúc can thiệp vào công việc của lý trí.

• Phải luôn luôn tỏ rõ sự hiện diện của mình trướctập thể. Phải là người phải biết lắng nghe, biết tôntrọng người khác, tôn trọng tập thể.

1-98

Ghi biên bản cuộc họp• Có một người làm thư ký ghi biên bản cuộc họp,

ngồi bên cạnh người chủ trì cuộc họp, nếu khôngngười chủ trì phải ghi chép về cuộc họp.

• Biên bản rất quan trọng cho việc quản lý diễn tiến, những quyết định và những kết quả cuả cuộc họp. Nó đúc kết những điều được nhất trí và làm sángtỏ những điều mơ hồ.

• Một cuộc họp không biên bản thì những quyếtđịnh và kết quả cuả cuộc họp sẽ bị quên lãng vànhững công sức tổ chức cuộc họp trở thành uổngphí.

50

1-99

Ghi biên bản cuộc họp

• Sau cuộc họp, biên bản được hoàn thiện, đánhmáy và sao thành nhiều bản gửi đến mọi thànhviên tham dự cuộc họp.

• Biên bản nên ngắn gọn, chính xác và minh bạch, bao gồm những con số, những sự kiện, nhữnghành động phải làm và những thời hạn.

• Những hành động được nhất trí phải được mô tảrõ ràng và có phân công người chịu trách nhiệm vàcó kỳ hạn hoàn tất.

1-100

Ghi biên bản cuộc họp• Biên bản cuộc họp nên có những phần sau đây:

- Ngày giờ và địa điểm cuộc họp- Những người có mặt, vắng mặt- Những chủ đề được thảo luận- Những quyết định của cuộc họp- Những bước hành động sắp tới

• Cuối buổi họp, người chủ trì cuộc họp phải phátbiểu tổng kết lại những điểm chính của cuộc họptrước khi giải tán cuộc họp.

51

1-101

Những yếu tố tâm lý của các thành viêntrong cuộc họp

• Trong cuộc họp, mọi người có khuynhhướng cho mình là đặc biệt, là quan trọng, điều này tùy thuộc vào vị trí xã hội của mỗingười.

• Các thành viên mong đợi ở mỗi người mộtthái độ cư xử tùy thuộc vào vị trí xã hội củangười đó. Mỗi người có một vai trò, các vaitrò có tính độc lập, mỗi người tự xác địnhvai trò của mình đối với người khác.

1-102

Những yếu tố tâm lý…

Có ba loại vai trò khác nhau trong các cuộchọp.

• Những vai trò chú trọng đến công việc: nhữngngười muốn tạo thuận lợi cho công việc của tậpthể bằng cách đưa ra các ý kiến, cung cấp cácthông tin, lập các bảng biểu …

• Những vai trò duy trì sự gắn bó của tập thể: những người có khả năng làm giảm nhẹ nhữngxung đột trong tập thể, tạo nên sự thống nhất, tìmcách khuyến khích người khác, sẵn sàng tiếp thu ý kiến của mọi người.

52

1-103

Những yếu tố tâm lý…

• Những vai trò chú trọng vào nhu cầu cá nhân: những người thích được nổi bật, muốn nắm quyềnlực, thích kể về mình, thích tìm đồng minh. Đó lànhững người hay cản trở hoạt động của tập thể.

1-104

Cuộc họp động não

• Động não (brainstorming) là một kỹ thuậtgiải quyết vấn đề, xây dựng nhóm công tác(team) và đưa ra những ý tưởng sáng tạo.

• Động não với một nhóm người là một kỹthuật khá hữu hiệu.

• Động não thúc đẩy các team phát triển vì kỹthuật này gắn kết các thành viên của team vào trong những vấn đề quản lý lớn hơn vàlàm cho các thành viên làm việc gắn bó vớinhau.

53

1-105

Cuộc họp động não

• Động não cần được tổ chức và tuân thủ mộtsố qui tắc.

• Động não liên quan đến team mà theo đómọi thành viên của team phải biết đượcnhững hiện trạng đang diễn ra trong team.

• Động não đặt nhiệm vụ quan trọng lên vaingười chủ trì, người này phải quản lý quátrình, sự đóng góp của mỗi thành viên vàtheo dõi việc thực thi những quyết định từcuộc họp động não.

1-106

Trình tự của cuộc họp động não1. Xác định và nhất trí về mục tiêu2. Đưa ra những ý tưởng, đề nghị3. Xếp loại, phối hợp và tinh chế những ý

tưởng4. Phân tích đánh giá những tác dụng5. Đặt thứ tự ưu tiên cho những khả năng lựa

chọn6. Thoả thuận về hành động và thời gian thực

hiện7. Theo dõi việc thực thi những quyết định

54

1-107

Xác định và nhất trí về mục tiêu• Bước này đảm bảo mọi thành viên tham gia vào

cuộc họp động não nhận thức và đồng ý về mụctiêu của cuộc họp.

• Thí dụ: xác lập một loạt các hoạt động tuyên tuyềntiếp thị cho một sản phẩm mới, đề nghị các biệnpháp nâng cao chất lượng đào tạo, đề xuất cácbiện pháp tiết kiệm chi tiêu nhưng vẫn đảm bảonăng suất, v.v….

• Cần giữ cho mục tiêu cuả cuộc họp được đơn giản. Xác định thời gian trao đổi để giữ cho hoạt độngtiến triển đúng hướng và có kiểm soát.

1-108

Quản lý cuộc họp động não

• Cuộc họp động não tạo điều kiện cho mọingười đề xuất ý tưởng một cách ngẫu hứng.

• Công việc của người chủ trì là khuyến khíchmọi người tham gia đóng góp mà khôngchối bỏ bất cứ ý kiến nào dù cho ý kiến đócó thể lạ lùng, bay bổng như thế nào.

(Những ý tưởng tốt nhất thường là những ý tưởng mà lúc ban đầu có vẻ lạ lùng nhất).

55

1-109

Quản lý cuộc họp động não• Khi thời hạn đề xuất ý tưởng đã kết thúc, tiến hành

phân loại, gom cụm, liên kết các ý tưởng lại vớinhau. Đúc kết và hoàn chỉnh các ý tưởng.

• Có thể kết hợp đưa cả những ý tưởng còn yếu vàonhững chủ đề lớn để tránh bỏ rơi những sự đónggóp này.

• Mọi người tham gia đánh giá, phân tích tính hợplý và tác dụng của những ý tưởng. Xếp thứ tự ưutiên của các ý tưởng thành một danh sách hoànchỉnh các hành động (action) hoặc các khả nănglựa chọn (option).

1-110

Quản lý việc thực thi những quyết địnhcủa cuộc họp động não

• Bước này đồng ý với nhau về những việc làm sắptới là gì. Thoả thuận về thời hạn và ai chịu tráchnhiệm làm việc gì.

• Sau cuộc họp động não, lưu hành văn bản ghichép, theo dõi và lắng nghe các phản hồi.

• Cần thiết phải tạo ra một kết quả tích cực để mọingười cảm thấy nỗ lực và sự đóng góp của mọingười là đáng công.

• Khi mọi người thấy rằng những cố gắng của họđưa lại những hành động và chuyển biến tích cực, họ sẽ hăng hái và muốn đóng góp hơn nữa trongthời gian tới.

nhap mon cong tac ky su - chuong 04 thuyettrinh lamviecnhom dieukhienhop

Documents