1

Kontrola zamówień publicznych w mikroprojektach w ramach Programu

Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013

Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita

Polska – Republika Słowacka 2007-2013.

Wytyczne w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013

W przypadku mikroprojektów kontrolę ex-ante i ex-post przeprowadza Euroregion Beskidy.

Kontrola EX-ANTE obejmuje sprawdzenie dokumentów przekazanych przez beneficjenta Kontrolerowi i jest wykonywana na podstawie LISTY SPRAWDZAJĄCEJ do kontroli ex-ante zamówień publicznych przed rozpoczęciem procedury zamówienia publicznego.

Euroregion Beskidy weryfikuje dokumentację w szczególności pod względem:

zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców,

zgodności zakresu zamówienia z zakresem przewidzianym w projekcie, możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia,

2

możliwości nie podania kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

prawidłowości wyboru trybu zamówienia, przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji

W ciągu 7 dni roboczych Stowarzyszenie „Region Beskidy” przekazuje beneficjentowi pisemną informację o wynikach weryfikacji.

Informacja zawiera m.in. zastrzeżenia:

Kontroler nie ponosi odpowiedzialności za przeprowadzenie procedury zamówienia,

Brak zastrzeżeń Kontrolera na etapie kontroli ex-ante nie oznacza, że Kontroler nie zidentyfikuje uchybień w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dalszych etapach kontroli.

Jeżeli Euroregion Beskidy ma zastrzeżenia do dokumentacji, w piśmie informuje beneficjenta, że nie wprowadzenie zmian do dokumentacji może skutkować uznaniem części lub całości wydatku za NIEKWALIFIKOWALNY.

3

Kontrola ex-ante przeprowadzana jest w ramach realizacji projektów, w których została podpisana umowa o dofinansowanie pomiędzy Stowarzyszeniem „Region Beskidy” i beneficjentem.

W przypadku gdy zamówienie publiczne zostało przeprowadzone przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, Stowarzyszenie „Region Beskidy” weryfikuje dokumentacje przetargową podczas kontroli ex-post.

Nie przekazanie dokumentów do kontroli ex-ante przez beneficjenta nie powoduje nałożenia sankcji na beneficjenta przez Kontrolera.

Przykładowa dokumentacja do kontroli ex – ante postępowania zamówień publicznych

Przetarg nieograniczony:

1. Dokumentacja dotycząca oszacowania wartości zamówienia (na podstawie czego dokonano oszacowania i kiedy),

2. Projekt ogłoszenia,

3. Projekt SIWZ wraz z załącznikami (projektem umowy lub istotnymi dla stron postanowieniami, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego lub ogólnymi warunkami umowy.),

4

5

Kontrola EX-POST odbywa się w trakcie kontroli administracyjnej według LISTY SPRAWDZAJĄCEJ do kontroli administracyjne – kontrola ex-post zamówień publicznych. Zakres kontroli obejmuje całość przeprowadzonej procedury zamówienia publicznego.

W trakcje kontroli procedury zamówienia Kontroler zwraca szczególną uwagę na możliwość zaistnienia następujących błędów:

brak oddzielenia etapu oceny ofert od wyboru najkorzystniejszej oferty, nierzetelne zastosowanie kryteriów wyboru podczas wyboru najkorzystniejszej oferty, nie podanie w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryteriów oceny

ofert, przeprowadzenie procedury zamówienia niezgodnie z unijnymi zasadami przejrzystości,

równego traktowania i zakazu dyskryminacji,

niedostateczne udokumentowanie decyzji podjętej przez Komisję Przetargową, udzielnie robót dodatkowych/uzupełniających bez zastosowania procedury zamówienia

publicznego

W przypadku wydatków równych lub wyższych niż 30 000,00 PLN, polscy beneficjenci są zobowiązani do dostarczenia 3 ofert lub innych dokumentów potwierdzających rozeznanie rynku, w celu udokumentowania racjonalności i efektywności poniesionych wydatków.

Przykładowa dokumentacja do kontroli ex – post postępowania zamówień publicznych

Przetarg nieograniczony:

1. Informację na temat procedur wewnętrznych udzielania zamówień publicznych stosowanych u Zamawiającego (opis procedur, podział obowiązków członków Komisji Przetargowej, tryb pracy Komisji Przetargowej, informacji czy zostało wystawione odpowiednie pełnomocnictwo w przypadku powierzenia określonych czynności dotyczących procedury przetargowej własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej),

2. Dokument powołujący komisję przetargową,

6

3. Ogłoszenie o zamówieniu, ogłoszenie o zmianie ogłoszenia – w przypadku wprowadzenia

zmian do ogłoszenia (ze wszystkich miejsc gdzie zostało zamieszczone),

4. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami,

5. Projekt umowy z wykonawcą,

6. Dokumentacja dotycząca ewentualnych pytań do SIWZ, a w przypadku umieszczenia SIWZ

na stronie internetowej wraz z informacją, czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostały

umieszczone na stronie internetowej,

7. Dokumentacja dotycząca ewentualnych zmian w SIWZ,

8. Wszystkie złożone oferty wraz z dokumentami poświadczającymi daty ich złożenia,

7

9. Informacja czy w toku badania i oceny ofert zamawiający żądał od wykonawców wyjaśnień

dotyczących treści złożonych ofert lub dokonał poprawek w złożonych ofertach (zgodnie

z art. 87 ustawy Pzp) i jeżeli tak to czego dotyczyły,

10. Protokół z postępowania o udzieleni zamówienia publicznego wraz z wszystkimi

załącznikami (w szczególności Druk ZP-11 Oświadczenie o braku wyłączenia

z postępowania, Druk ZP-20 Karta indywidualnej oceny ofert, Druk ZP-17 Informacja

o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, Druk ZP-19 Oferty

odrzucone, Druk ZP-21 Streszczenie oceny i porównanie złożonych ofert, Druk ZP-12

Zbiorcze zestawienie ofert, Druk ZP-18 Lista wykonawców wykluczonych z postępowania

o udzielenie zamówienia, Druk ZP-22 Informacja o złożonych protestach i odwołaniach,

8

9

11. Informacja czy podczas otwarcia ofert podano informacje wymagane w art. 86 ust. 4 ustawy

Pzp (jeżeli wzmianka, o tym nie znajduje się w innych dokumentach, np. w protokole),

12. Informacja czy po wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomiono wykonawców o tym

wyborze oraz o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie

faktyczne i prawne (kserokopie pism),

13. Ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia publicznego,

14. Kopie umowy z wykonawcą,

15. Informacja czy na zamawiającego została nałożona kara pieniężna w związku z udzielonym

zamówieniem,

10

16. Informacja czy wykonawca przestrzegał harmonogramu kontraktu,

17. Informacji czy dokonano znacznych modyfikacji w realizacji zamówienia,

18. Informacji czy w przypadku nie wywiązania się wykonawcy ze zobowiązań umownych

beneficjent nałożył na wykonawcę kary umowne.

11

www.euroregion-beskidy.plStowarzyszenie „Region Beskidy”ul. Widoki 18/1-343-300 Bielsko-BiałaPolska

tel.: +48 33 488 89 21

fax: +48 33 488 89 30

e-mail: biuro@euroregion-beskidy,pl

Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy

Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013.