Sessie 10Nieuwe jobprofielen,

betere diensteverlening

Hasselt, Lier en Roeselare

Hasselt Inge Proesmans

Diensthoofd Sportpromotie

Stad Hasselt WOONSTAD

Aantrekkelijk stadscentrum

Wonen, werken en winkelen site Blauwe Boulevard

BEDRIJVIGE STAD

Ruimte voor ondernemers

Sociale economie & verantwoord ondernemen

Ontwikkeling Corda Campus

ZORGSTAD

Woonzorgcampussen

Kinderopvang

Diversiteit & veiligheid

Stad Hasselt KLANTGERICHTE STAD

2018 nieuw stadhuis

CULTUUR & EVENEMENTENSTAD

Stadsmus / Modemuseum/ Literair museum / Jenevermuseum

Abdij Herckenrode

Japanse tuin

Concerten Ethias Arena / Cultuurcentrum België

2000-tal evenementen/jaar

JEUGDIGE STAD

PKP / We Are Young

Bruisende studentenstad

Muziekodroom / Versuz

34 Jeugdverenigingen

Stad Hasselt DYNAMISCHE SPORTSTAD

Breed sportaanbod

150 competitie sportclubs

250 recreatie sportclubs

Topsportclubs

Basket/Handbal/Zaalvoetbal (topsporthal Alverberg)

Voetbal 3de nationale

Individuele topsporters

Accommodatie

13 sporthallen in beheer

gloednieuw Kapermolen zwembad

uitbouw sportcentrum Kiewit

BuurtsportInzet op 3 maatschappelijk kwetsbare wijken

°Departement VT Hasselt <2012 dagelijks bestuur o.l.v. 15 afdelingshoofden

2012 ° 5 Departementen

VT: Sport - Cultuur & Toerisme - Bibliotheken

2013 ° Afdeling Sport & Jeugd n.a.v. herstructurering

dienst welzijn

2018 Nieuw stadhuis: centralisatie alle stadsdiensten + OCMW

Departement Vrije tijdVT

Bibliotheek

VT-BIB

Cultuur & Toerisme

VT-CT

Japanse Tuin

VT-JT

Sport & Jeugd

VT-SJ

Administratie

Baliewerking

VT-BIB

Administratie

VT-BIB-ADM

Onderhoud

VT-BIB-ONH

Administratie

VT-SJ-ADM

Sportcomplex

Kiewit

VT-SJ-KIE

Sporthallen

VT-SJ-HAL

Sportpromotie

VT-SJ-PRO

Zwembaden

VT-SJ-ZWB

Jeugd

VT-SJ-JEU

Administratie

VT-SJ-ADM

Cultuur en Evenementen

VT-CT-EVE

Musea

VT-CT-MUS

Toerisme

VT-CT-TOE

Archief

VT-CT-ARC

Herkenrode

VT-CT-HER

Sport & Jeugd Hasselt Beheerder sporthallen

Beheerder zwembad Kapermolen

Beheerder sportcentrum Kiewit

Dienst Administratie

SportPromotie = Motor, hart van de Sportdienst

Jeugddienst

Administratie

VT-SJ-ADM

Sportcomplex Kiewit

VT-SJ-KIE

Sporthallen

VT-SJ-HAL

Sportpromotie

VT-SJ-PRO

Zwembaden

VT-SJ-ZWB

Jeugd

VT-SJ-JEU

Afdeling Sport & Jeugd

VT - SJ

Standaardisering

&

vereenvoudiging

processen

Activiteitenaanbod

gemeenschappelijke doelgroep:

kinderen & jongerenCultuur & Toerisme

BibliothekenJapanse Tuin

VT-CT/BIB/JTActiviteitenaanbod

gemeenschappelijke doelgroep:

kinderen & jongeren

Samenwerking / Realisaties

ADMINISTRATIE

Gemeenschappelijke baliefunctie

Registratie + inschrijving activiteitenaanbod VT

Beheer website & feed communicatiekanalen

In de pijplijn: standaardisering/vereenvoudiging subsidie aanvragen

Samenwerking / Realisaties COMMUNICATIE VRIJETIJDSAANBOD

Samenwerking / Realisaties EVENEMENTEN: We Are Young & KPM

Samenwerking / Realisaties EVENEMENTEN: Studenten Regatta

Samenwerking / Realisaties AANSTURING VRIJETIJDSMEDEWERKERS

½ buurtsportcoördinator (jeugd)

½ sportmonitor (sport)

4 VTM’ers (jeugd)

INVULLING

Inspraak + participatie maatschappelijk kwetsbare jongeren

Huiswerkbegeleiding, babbeldoos, vrijetijdsactiviteiten, buurtsport,…

Toeleiding naar verenigingen (sport + jeugd)

ISM

VZW Arktos

Wijkmanagement/wijkwerkers/straathoekwerkers

OCMW

Samenwerking / Realisaties

Aansturing & planning vanuit 1 afdeling

Systematische vermindering versnippering van middelen

Concreet werken en effectief resultaat voor de burger

Besluit Regie: Sportdienst

Ruim vrijetijdsaanbod

Diverse samenwerkingen

Overkoepelende overlegstructuren

Gestroomlijnde communicatie

Effectieve resultaten & realisaties

LierMichel Deherdt

Teamleider verhuur infra & Sport

Lier : 35.000 inwoners

Toeristisch Stadje

Een rijke sportgeschiedenis

• Landskampioenen

• Lierse :Voetbal

• Bus Lier :Basket

• Rebels Lier :Volley

Een recente sportdienst

• Erkenning 2001

• Focus op beheer infrastructuur

• Geen personeel voor sportpromotie

• Kantelmoment : 2006 – zwembad in PPS

Personeel Sportdienst

Afdelingshoofd / cultuurbeleidscoördinator

– A4a-4b - Statutair

Sport

1 Sportfunctionaris – A1a-1b-2a - Statutair

1 beheerder sportaccommodatie

– B1-2-3 - Statutair1 sportpromotor – B1-2-3 - Statutair

1 technisch assistent – D1-2-3 - Statutair

2 technisch assistent terreinbewaker

– D1-2-3 - Statutair

1 administratief medewerker sportdienst – sporthal

(0,5 sportdienst+0,5 sporthal) – C1-2-3 - Statutair

1 zaalwachter – D1-2-3 - Statutair

1 zaalwachter – D1-2-3 - Gesco

1 technisch beambte schoonmaak

– E1-2-3 - Statutair

2010 – Nieuwe Organisatie

• Tabula Rasa – vanaf wit blad

• Idee : Juiste man/vrouw op de juiste plaats

• Opsplitsing Teamleiders – Deskundigen

• Clustering : grotere teams

Uitgangspunten

• Het uit elkaar trekken van Beleid en Uitvoering van het beleid

• Management Ondersteuning : (projectmanagement, procesmanagement, kwaliteitsmanagement, ...)

• Een clustering/ centrale aansturing van alle organisatorische middelen, zoals Personeel, ICT, Financiën, Aankoop

• Resultaatgericht werken

• Projectmatig werken invoeren

Huidig organogram

• Taken van het Team Verhuur Infrastructuur en Sport

Verhuur Sport accommodaties

Sportvelden met tennis

en minigolfSporthal de Komeet Sporthal KTA

Turnzaal

Koningshooikt

Atletiekpiste

Netestadion Oefenschool

Verhuur Cultuur accommodaties

Vredeberg

Vleeshuis Colibrant (naar Bib) Spui

(Schaepshoofden)

LCC De Mol

Verhuur Wijkhuizen

Herderin Rosmolen

Zevenbergen De Jutteneer

Ondersteuning sportverenigingen

• Ondersteuning van de sportverenigingen :- ondersteuning werking sportraad - subsidies- vormingen- activiteiten: Nacht van de Sport, week van de sportclub, sportmarkt, …

Sportinfrastructuur

- Onderhoud en vernieuwing van de bestaande infrastructuur zoektocht naar bijkomende sportmogelijkheden:

- Wijksportpleintjes- Infrastructuurvragen sportverenigingen

De Waterperels Ontwikkeling Hoge Velden

Wijksportpleintjes

Sportpromotie

Sport overdag

Schoolsportdagen

Lo en kleuters

ScholenveldloopPallieterjogging

Sporteldag Midzomernachtrun

Sociale luik van de sport

• Werkgroep Sport en welzijn – Community werking Lierse SK

• Samenwerking met straathoekwerk, Lierse, OCMW, welzijn, sport)

– Kansenpas

– Belgian Homeless Cup

– Pallietercup

– Buurtsport

Sportpromotie samenwerkingen

Promotie werking

PPS : Zwembad De waterperels

Zwemlessen, sportdagen, …

Cultuur en evenementen

Evenementen

coördinator

Dienstencentra

Seniorensport –sport overdag

Straathoekwerk

BHC voetbalploeg

Jeugdwelzijnswerk

Buurtsport –

Doelgroepen

Sportverenigingen

Loopcriterium , ,,,

VZW Sport It

Sportkampen

Cultuur en evenementen

• Evenementencoördinator : nieuwe functie

• Digitaal aanvraag formulier

• Automatisch adviezen

• Maandelijks evenementen overleg

Dienstencentra - OCMW

• Seniorensport – sport overdag

• 1 Master + 1 bachelor L.O

– Bewegingsadvies

– Stoelturnen

– …

Straathoekwerk

• Belgian Homeless Cup

– Wekelijkse trainingen – trainer Lierse SK

– Deelname aan landelijke tornooien

– Organisatie van jaarlijks eigen tornooi

Jeugdwelzijnswerk

• Buurtsport : aanbod in de wijken in de vakantieperiodes

• Vanaf 2017 : ½ projectmedewerker voor toeleiding van kwetsbare jongeren naar het verenigingsleven

Sportverenigingen

VZW Sport It

• Organisatie sportkampen

Zwembad de Waterperels

• PPS

• Zwemlessen,

• sportdagen, …

Samengevat

• Sport : rol van regisseur

– Vele partners

– Diverse samenwerkingsverbanden

– Diverse overlegstructuren

• Groot aantal niet-sport taken in team

RoeselareAnn-Sophie Van Hoecke

Beleidsontwikkeling Sport

61 638 inwonersdd. 1/1/2017 centrumstad in het hart

van West-Vlaanderen

307 geregistreerde sportclubs op Sportdatabank VlaanderenNauwe samenwerking met 120 clubs

Sinds 1/1/2016 nieuwe organisatiestructuur en –cultuur binnen de Stad

Coalitie: CD&V, Sp.a, Groen

Inhoud

1. Organogram RSL tot 2014

2. Roeselare 2.0

3. Organogram directie mens - vrijetijdsdiensten

1. Beleidsontwikkeling

2. Vrijetijdspunt

3. Collectieve dienstverlening

4. Administratie

4. Reflectie

Organogram RSL tot 2014

Werking vrijetijdsdiensten 2011-2013

jeugd sport cultuur

secto

raal/cate

gori

aal

toerisme WieMu

Sterktes & uitdagingen

• Herkenbare organisatiestructuur

• Verkokering van de werking

• Geen stadsbrede visie op dienstverlening

• Informatiedoorstroming en beleidsafstemming

Werking vrijetijdsdiensten 2013

jeugd sport cultuur

transversaal/klantenperspectief

publiekswerking &

evenementen

ondersteuning

verenigingen &

infrastructuur

loketwerking

toerisme WieMu

2.0

Speerpunten organogram per directie

• Klant staat centraal→ Bevordering van dienstverlening

• Integrale kijk op beleidsontwikkeling

• Scheiding beleidsontwikkeling en –uitvoering

• Clustering van processen, o.b.v. type activiteit i.p.v. thema

• Vlakke structuur

• Werking wordt maximaal ondersteund

• Efficiëntie in administratie

Waar zitten vrijetijdsdiensten?

onthaal jeugd, sport & cultuur

beleidsontwikkeling & staf

vrijetijdsdiensten & welzijn

beheer vrijetijdssites

ondersteuning

verenigingen,

evenementen,

vrijetijdsaanbod

integratie WieMu & toerisme

recreatievoorzieningen,

invulling publieke ruimtes

Opdracht BOM (1)

• Beleidsontwikkeling en –advisering

• In samenwerking met andere directies en schepen

• SPOC intern en extern

• Ondersteunen medewerkers lijndiensten die instaan voor beleidsuitvoering

• Directiebrede staffuncties

doe

lgro

ep

en

thema’s

Integrale

benadering

Opdracht BOM (2)

Thema’s:

- sport

- cultuur

- evenementen

- vrijetijdsparticipatie

- toerisme / wielermuseum

- opvoeding & opvang

- zorg en gezondheid

- onderwijs, opleiding &

(vrijwilligers)werk

- Noord-Zuid

Gebieden:

- gebiedsgerichte werking

Doelgroepen:

- leeftijdsgroepen (0-99 jaar)

- kwetsbare doelgroepen

Vrijetijdspunt

• Sinds 30/11/2015

• Centralisatie van het onthaal (frontoffice) en administratie (backoffice) van de diensten sport, jeugd en cultuur

• Eénzelfde aanspreekpunt voor burgers/organisaties bij vragen betreffende alle vrijetijdsactiviteiten georganiseerd in de Stad.

• Werknemers dienen zich verder te ontwikkelen in materies gerelateerd aan verschillende domeinen vs. expert in 1 vakgebied.

• Uniformisering van werkmethoden (1 bron, 1 softwarepakket)

Collectieve dienstverlening (1)

• Dienst beheer zwembad

• Uitbaten van het zwembad voor scholen, clubs en publiek

• Beheer van de infrastructuur

• Promotie zwembad

• Dienst publiekswerking

• Organiseren van een flankerend aanbod en aanbod voor kansengroepen

• Organiseren van vakantieaanbod

• Organiseren van evenementen

• Ondersteunen van verenigingen

• Dienst beheer vrijetijdslocaties

• Dienstverlening aan gebruikers

• Toezicht

• Logistiek en operationeel beheer

• Klein (technisch) onderhoud

• Schoonmaak locaties

• Specifieke technieken (o.a. theatertechnieken)

Collectieve dienstverlening (2)

Administratie

• Facturatie

• Bestelbonadministratie

• Administratief verwerken van subsidie-aanvragen

• Website

• Inventarisatie en klassement dossiers

• Versturen van externe mailings

• Centraal beheer klantenbestanden

• Archief

Reflectie• Vernieuwend. Durven springen!

• Organogram ≠ heilig = durven aanpassen naar noden

• Integrale en brede benadering via thema’s/programma- en projectmanagement

• Tandem directie mens – ruimte

• Ruimte gemaakt voor beleid

• Grote betrokkenheid schepen

• Opsplitsing:

• beleidsontwikkeling vs. beleidsuitvoering

• balie/administratie vs. operationeel

• 1 aanspreekpunt voor externen

• Creëren van opportuniteiten:

• Nieuwe rollen: nieuwe dienst ‘samenleven’ met gebiedswerkers

• Inhoudelijke & operationele rollen (verschillende specialisaties)

Uitdagingen

• Duidelijkheid externen

• Nood aan 1 samenwerkingsplatform

• Beleid en operationeel vloeit door elkaar

• Communicatie SPOC-diensthoofd

• Rolverduidelijking

• Onvoldoende domein overschrijdende expertise (cfr. VTP)