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PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CLAVE PROCEDIMIENTO ISO: PSOAR01 Versión No.: 06

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

4 Formato Versión 2

4.3

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL DE ARCHIVO Y EXPEDIENTES

PSOAR01

OBJETIVO:

Definir los parámetros que se utilizarán para: a).- La recepción, guarda, custodia, préstamo y devolución controlados, de los Expedientes de Medicina Legal y de Representación Jurídica (Juicio), que remiten, respectivamente, la Subdirección de Medicina Legal y el Módulo de Recepción de Antecedentes.

b).- La Baja Definitiva, de los Expedientes de Medicina Legal, de los Antecedentes Concluidos en Conciliación y de los Expedientes de Representación Jurídica (Juicio), que remiten, respectivamente, la Dirección de Asesoría, la Subdirección de Medicina Legal y el Módulo de Recepción de Antecedentes.

4.3.1 RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE EXPEDIENTES

4.3.

11

Una vez que se haya accesado al SIPRODET, en base a su perfil de usuario podrá visualizar las opciones del menú.

Archivo

Capturista

4.3.

1.2

Dar clic en Conciliación y Defensoría donde se desplegarán las opciones siguientes: Elegir la opción de Seguimiento y Archivo, y a su vez la opción de Control de Expedientes, como se muestra en la ilustración anterior.

Archivo

Capturista

4.3.

1.3

Después de haber accesado al módulo de Control de Expedientes se desplegará la pantalla correspondiente a las cuatro tareas básicas para administrar este control.

Archivo

Capturista



2


4.3.

1.4

Ya estando en el Módulo Control de Expedientes, localizaremos el menú vertical y haremos clic en Recepción, como se muestra en la siguiente figura.

Archivo

Capturista

4.3.

15

Como se muestra en la pantalla anterior, se desplegarán los diferentes tipos de expedientes (Medicina Legal, Representación Jurídica) que nosotros podemos Registrar.

4.3.2 RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE EXPEDIENTES

4.3.2.1. RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE EXPEDIENTE MEDICINA LEGAL

4.3

.2.

1.1 Recibir expedientes que remite el área de Medicina Legal

Capturista y Archivista

4.3.

2.1.

2

Verificar que se reciben todos los Expedientes de Medicina Legal que se relacionan en el Formato de Transferencia Documental correspondiente. Firmar el formato de transferencia documental y conservar una copia

FOJA:1/1

(1) DEPENDENCIA: PROCURADURIA FEDERAL DE LA DEFENSA DEL TRABAJO

(2) UNIDAD REMITENTE

(3) SERIE O TIPOLOGIA DOCUMENTAL:

CONTENIDOS EN 1 CAJA CON UN PESO APROXIMADO DE 20 KILOGRAMOS

FORMULO REVISO

FECHA DE RECEPCION DE EL ARCHIVO :

FORMATO R01PSOAR01

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE (N) FOJAS , Y AMPARA LA CANTIDAD DE (N) EXPEDIENTES

VISTO BUENO

TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL

CAJA

NUM

NUM. DE

EXPEDIENT

E

NOMBRE O TITULOOBSERVACIONES TIEMPO DE GUARDA

O BAJA DEFINITIVAVIGENCIASPERIODO

R01PSOAR01



3


4.3.

2.1.

3

Despues de haber seleccionado el Expediente de Medicina Legal nos aparecerá la siguente pantalla, donde podremos registrar y/o modificar la información por medio de la búsqueda con el número de expediente.

Capturista

4.3.

2.1.

4

De igual forma ingresaremos una Recepción, donde sera requerida la fecha de recepción. Una vez que nosotros hayamos ingresado los datos correspondientes, debemos elegir el botón GUARDAR para registrar dichos datos, al hacer esto, los datos se grabarán y se limpiará la pantalla para capturar los datos de otra recepción. El botón de CANCELAR tiene la funcionalidad de limpiar la pantalla para capturar ó modificar la información de otra Recepción.

Capturista

4.3.

2.1.

5 Integrar los Expedientes en orden progresivo, en los anaqueles correspondientes.

Capturista y Archivista



4


R01PSOAR01

4.3.

2.1.

6

Archivar el formato de Transferencia Documental en la carpeta respectiva. R01PSOAR01

Capturista y/o Archivista

4.3.

2.1.

7

Elaborar formatos de reporte del numero total de expedientes en medicina legal.

OBSERVACIONES

ENERO 26 DE SEPTIMBRE AL 28 DE OCTUBRE 2008

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTALES

ELABORO R04PSOAR01

CAPTURISTA

HUGO ALBERTO CASTILLO ALCAZAR

NUM DE EXPEDIENTES

RECIBIDOS DE MEDICINA

LEGAL

SUBPROCURADURIA GENERAL DECONCILIACION Y DEFENSORIA

DIRECCION DE REPRESENTACION JURIDICA

NUMERO DE EXPEDIENTES DE MEDICINA LEGAL ENVIADOS POR

SUBDIRECCION DE SEGUIMIENTO Y ARCHIVO

MESFECHA DE

RECEPCION

MEDICINA LEGAL Y QUE SE RECIBEN EN LA SUBDIRECCION DE

ID-MEDICION SO-O4-01-04

METRICA NUM. 03

SEGUIMIENTO Y ARCHIVO PARA SU GUARDA Y CUSTODIA,

EVENTUAL CONSULTA, BAJA Y DESTRUCCION

Capturista

4.3.2.2 RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE EXPEDIENTE REPRESENTACIÓN JURÍDICA

4.3.

2.2.

1

Recibir los Antecedentes de Representación Jurídica (Juicios) que remite el Módulo de Recepción de Antecedentes.

Secretaria de la Subdirección de Seguimiento y Archivo.

4.3.

2.2.

2

Firmar el Formato de Transferencia Documental (Acuse) por el que el Módulo de Recepción de Antecedentes remite para su expedientación.

FOJA:1/1

(1) DEPENDENCIA: PROCURADURIA FEDERAL DE LA DEFENSA DEL TRABAJO

(2) UNIDAD REMITENTE

(3) SERIE O TIPOLOGIA DOCUMENTAL:

CONTENIDOS EN 1 CAJA CON UN PESO APROXIMADO DE 20 KILOGRAMOS

FORMULO REVISO

FECHA DE RECEPCION DE EL ARCHIVO :

FORMATO R01PSOAR01

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE (N) FOJAS , Y AMPARA LA CANTIDAD DE (N) EXPEDIENTES

VISTO BUENO

TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL

CAJA

NUM

NUM. DE

EXPEDIENT

E

NOMBRE O TITULOOBSERVACIONES TIEMPO DE GUARDA

O BAJA DEFINITIVAVIGENCIASPERIODO

Secretaria de la Subdirección de Seguimiento y Archivo

R04PSOAR01



5


4.3.

2.2.

3

Archivar la Transferencia Documental (formato) de los Antecedentes de Representación Jurídica (Juicios). Aperturar el expediente para cada Antecedente de Representación Jurídica, con los nombres de las partes, la Junta Especial y si ya se tiene, el número de expediente. Se le anexa el Índice de Constancias en la parte interna del fólder. Elaborar la carátula que identifica al expediente y en la parte superior derecha de forma vertical se anexa el número de antecedente. Integrar el Expediente de Representación Jurídica (Juicio) en el fólder ya rotulado el los documentos del Antecedente de Representación Jurídica.


4.3.

2.2.

4

Elaborar la Tarjeta de Control de Préstamo/Devolución de Expedientes de Representación Jurídica (Juicios).

JUNTA ESP. NUM. EXPEDIENTE No.

NOMBRE DEL TRABAJADOR:

CONTRAPARTE:

Fecha de Fecha de

Prestamo Nombre : Area: Devolucion

R06PSOAR01

CONTROL DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES DE: REPRES. JURÍDICA

En poder de:Firma


4.3.

2.2.

5 El Expediente de Representación Jurídica ya RADICADO se turna para que los Capturistas registren los datos del nuevo Expediente: Nombres de las partes, el Número de Expediente y la Junta Especial en la que fue Radicado el asunto, además de la fecha de la próxima Audiencia.


4.3.

2.2.

6

Despues de haber seleccionado el Expediente de Representación Jurídica nos aparecerá la siguente pantalla, donde podremos registrar y/o modificar la información por medio de la búsqueda con el número de expediente. Como podemos apreciar en la pantalla anterior, es necesario indicar el tipo de representación jurídica.


4.3.

2.2.

7

En seguida seleccionaremos la opción de Radicación, para mostrarse la siguiente pantalla.


R15PSOAR01



6


4.3.

2.2.

8

La consulta o búsqueda será por medio del número de la junta, con la finalidad de consultar los datos del Trabajador o Usuario sobre el cual queremos registrar y/o modificar. De igual forma ingresaremos una Recepción, donde seran requeridos la fecha de recepción y la ubicación física.


4.3.

2.2.

9

Una vez que nosotros hayamos ingresado los datos correspondientes, debemos elegir el botón GUARDAR para registrar dichos datos, al hacer esto, los datos se grabarán y se limpiará la pantalla para capturar los datos de otra recepción. En el caso de que seleccionemos el tipo de Representación Jurídica sin radicación se visualizará la siguiente pantalla: En la pantalla anterior podemos apreciar una búsqueda, la cual nos permitirá el acceso a través del número de antecedente, esto con la finalidad de consultar los datos del Trabajador o Usuario sobre el cual queremos registrar y/o modificar dicha recepción.


4.3.

2.2.

10

En la búsqueda, podemos apreciar los campos necesarios para ingresar una Recepción de un expediente de representación jurídica sin radicación, siendo requerida la Fecha de Recepción, la letra de la junta y la Ubicación Física.




7


4.3.

2.2.

11

Una vez que nosotros hayamos ingresado los datos correspondientes, debemos elegir el botón GUARDAR para registrar dichos datos, al hacer esto, los datos se grabarán y se limpia la pantalla para capturar los datos de otra recepción. El botón de CANCELAR tiene la funcionalidad de limpiar la pantalla para capturar ó modificar la información de otra Recepción.

4.3.

2.

2.12

Los Capturistas entregan al Archivista Responsable de la Junta Especial correspondiente, los Expedientes de Representación Jurídica (Juicios) ya registrados para que se coloquen en el Anaquel respectivo, para su Guarda y Custodia y eventual Préstamo.

Capturista Archivista

4.3.

2.2.

1

3

El Expediente de Representación Jurídica (Juicio) NO RADICADO, se coloca en los anaqueles en espera de la Radicación, para su Guarda y Custodia y eventual Préstamo.

Secretaria.de la Subdirección de Seguimiento y Archivo.

4.3.

2.2.

14 Al recibir la RADICACION de un Expediente de Representación Jurídica NO RADICADO, se registran los datos de la radicación en el fólder y en la tarjeta

de Control de Préstamo/Devolución Secretaria de la Subdirección

de Seguimiento y Archivo

4.3.

2.2.

15 El Expediente de Representación Jurídica ya Radicado se turna a los Capturistas para su registro en la Base de Datos como juicio nuevo Secretaria de la Subdirección de

Seguimiento y Archivo.

Capturista

4.3.

2.2.

16 El Expediente de Representación Jurídica ya Radicado y registrado en la Base de datos lo turna el Capturista al Archivista responsable de la Junta Especial

respectiva, para su Guarda, Custodia y |préstamo Capturista Archivista

4.3.

2.2.

17

Informar mensualmente del Número Total de Expedientes de Representación Jurídica enviados por el Módulo de Representación Jurídica y que recibe la Subdirección de Seguimiento y Archivo.

Capturista

4.3.

2.2.

18

Elaborar reporte del total de Expedientes de Representación Jurídica (Juicios) remitidos por el Módulo de Recepción de Antecedentes

OBSERVACIONES

ENERO 26 DE SEPTIMBRE AL 28 DE OCTUBRE 2008

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTALES

ELABORO R04PSOAR01

CAPTURISTA


NUM DE EXPEDIENTES

RECIBIDOS DE MEDICINA

LEGAL

SUBPROCURADURIA GENERAL DECONCILIACION Y DEFENSORIA


NUMERO DE EXPEDIENTES DE MEDICINA LEGAL ENVIADOS POR


MESFECHA DE

RECEPCION

MEDICINA LEGAL Y QUE SE RECIBEN EN LA SUBDIRECCION DE

ID-MEDICION SO-O4-01-04

METRICA NUM. 03

SEGUIMIENTO Y ARCHIVO PARA SU GUARDA Y CUSTODIA,

EVENTUAL CONSULTA, BAJA Y DESTRUCCION

Capturista

R02PSOAR01



8


4.3.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE MEDICINA LEGAL O REPRESENTACIÓN JURÍDICA

(EXPEDIENTE CARGADO A: )

4.3.

4.3.

1

Ya estando en el Módulo Control de Expedientes, localizaremos el menú vertical y haremos clic en Préstamo, como se muestra en la siguiente figura.

Archivista

4.3.

3.2

Como se muestra en la pantalla anterior, al seleccionar Préstamo se mostrará una lista con todas aquellas solicitudes realizadas el mismo día, y el día anterior.

Archivista

4.3.

3.3

Como podemos apreciar en la figura anterior, la columna Núm. Solicitud es una liga, si damos clic en el número de solicitud, se desplegará la lista de los expedientes solicitados por dicho usuario, tal cual se muestra en la siguiente pantalla.


4.3.

3.4

Extraer del anaquel el expediente de medicina legal o de Representación Jurídica que fue solicitado por el usuario.




9


4.3.

3.5

Registrar el préstamo del expediente en la tarjeta de “Control de Préstamo de Expedientes“ respectiva.

Se registra: 1.- Fecha de Préstamo 2.- El Nombre del Solicitante y Área El nombre del trabajador y el número del Expediente, se anotan cuando se apertura el expediente.


4.3.

3.6

EXPEDIENTE No.______________________________________________________________

NOMBRE DEL TRABAJADOR: ___________________________________________________

Fecha de Fecha de


R06PSOAR01

CONTROL DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES DE: MEDICINA LEGAL

En poder de:Firma



CONTRAPARTE:

Fecha de Fecha de


R06PSOAR01


En poder de:Firma


4.3.

3.7

Seleccionar de la pantalla SIPRODET aquellos expedientes que serán prestados al usuario, una vez seleccionados, haremos clic en el botón GUARDAR, para registrar dicho préstamo.


4.3.

3.8

El botón de CANCELAR tiene la funcionalidad de limpiar la pantalla para capturar ó modificar la información de otro Préstamo. El botón de IMPRIMIR, tiene la funcionalidad de generar el formato de préstamo.

4.3.

3.9

El boton de imprimir muestra la pantalla de préstamo en formato de impresión, así como las opciones de impresora como se muestra en la siguiente pantalla:


R15PSOAR01



10


4.3

.3.

10 Firmar la tarjeta de Control de Préstamo de Expedientes correspondiente.

Usuario

4.3

.3.

11 Entregar al usuario el Expediente Solicitado


4.3.

3.12

Ordenar las tarjetas de prestamo de expedientes de Asesoría, de Medicina Legal o de Representación Jurídica en el tarjetero correspondiente. NOTAS: El préstamo en los expedientes es por quince días habiles de manera ordinaria.


4.3.4 DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES PRESTADOS:

EXPEDIENTES DE MEDICINA LEGAL, O REPRESENTACIÓN JURÍDICA

4.3.

4.1

Ya estando en el Módulo Control de Expedientes, localizaremos el menú vertical y haremos clic en Devolución, como se muestra en la siguiente figura.


4.3.

4.2

Como se muestra en la pantalla anterior, al seleccionar Devolución se mostrarán los datos necesarios para registrar las devoluciones de expedientes al archivo, registrándose la fecha de la devolución del expediente prestado.

4.3.

4.3

Después de haber seleccionado la opción de Devoluciones, como se muestra en la pantalla anterior, aparecerá la lista de solicitudes que tienen expedientes en préstamo como se ve en la siguiente pantalla.



11


4.3.

4.4

El número de solicitud tiene una liga al dar clic sobre ella aparecerá la lista de expedientes prestados para poder ser renovados o devueltos.

Recibir del usuario el Expediente prestado.


4.3.

4.6 Registrar la devolución del Expediente prestado de Medicina Legal o de Representación Jurídica en la Tarjeta de Control de Préstamo respectiva.

Se registra la fecha de devolución del expediente prestado Capturista y/o Archivista

4.3.

4.7

EXPEDIENTE No.______________________________________________________________

NOMBRE DEL TRABAJADOR: ___________________________________________________

Fecha de Fecha de


R06PSOAR01

CONTROL DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES DE: MEDICINA LEGAL

En poder de:Firma



CONTRAPARTE:

Fecha de Fecha de


R06PSOAR01


En poder de:Firma


4.3.

4.8

Para grabar (GUARDAR) la devolución y/o renovación del préstamo se tiene que realizar la validación, y de tal forma se limpiará la pantalla para admitir el registro de otra devolución. El botón de CANCELAR tiene la funcionalidad de limpiar la pantalla y para admitir el registro de otra devolución. El botón de IMPRIMIR, tiene la funcionalidad de generar el formato de devolución, para permitir la firma de la relación.

4.3.

4.9

El boton de imprimir muestra la pantalla de devoluciones en formato de impresión, así como las opciones de impresora como se muestra en la siguiente pantalla:

R15PSOAR01



12


4.3.

4.10

Integrar los Expedientes de Medicina Legal, así como los expedientes de REPRESENTACIÓN JURÍDICA en los anaqueles correspondientes.


4.3.

4.1

1

Archivar (ordenar) las Tarjetas de Control de Préstamo de Expedientes de Medicina Legal o de Representaciòn Juridica en el tarjetero correspondiente.

Archivista

4.3.

4.12

Elaborar formatos de reporte del tiempo promedio (días) en la devolución de los expedientes de Medicina Legal prestados.

NUM. EXPEDIENTES : FECHA DE FECHA DE NUMERO OBSERVACIONES

PROG MEDICINA LEGAL PRÉSTAMO DEVOLUCION DIAS

FOJA 1/1

ELABORO

CAPTURISTA


R08PSOAR01

SUBPROCURADURIA GENERAL DE CONCILIACION Y DEFENSORIA



CONTROL DEL TIEMPO PROMEDIO EN LA DEVOLUCION DE EXPEDIENTES

ID-MEDICION MSO04.5

METRICA NUM. 05

Capturista

4.3.5 EXTEMPORÁNEOS:

EXPEDIENTES DE MEDICINA LEGAL, O REPRESENTACIÓN JURÍDICA

4.3.

5.1

Ya estando en el Módulo Control de Expedientes, localizaremos el menú vertical y haremos clic en Extemporáneo, como se muestra en la siguiente figura.

4.3.

5.2

Como se muestra en la pantalla anterior, al seleccionar Extemporáneo se mostrarán los datos necesarios para conocer que expedientes tienen vencido el préstamo.

R11PSOAR01



13


4.3.

5.3

Después de haber seleccionado la opción de Extemporáneo, como se muestra en la siguiente pantalla, se desplegarán los diferentes tipos de expedientes (Medicina Legal y Representación Jurídica) cuyo préstamo se encuentra vencido.


4.3.

5.4

El botón de CANCELAR tiene la funcionalidad de limpiar la pantalla y de realizar otra consulta de extemporáneos.

4.3.

5.5

El boton de imprimir muestra la pantalla de extemporáneos en formato de impresión, así como las opciones de impresora como se muestra en la siguiente pantalla:


4.3.

6.1.

2

Sustraer físicamente del anaquel el o los expedientes correspondientes que se van a dar de baja definitiva para integrarlos.

4.3.

6.1.

3 Sustraer del anaquel los expedientes correspondientes, e integrarlos al Expediente de Representacion Jurdiica, o bien el Antecedente Concluido en Conciliacion que se va a dar de Baja Definitiva de los registros de la Institucion.


4.3.6.2 ANTECEDENTES CONCLUIDOS EN CONCILIACION

4.3.

6.2.

1

Se dan de de baja definitiva por cualquiera de las causas legalmente reconocidas y se le acompaña del expediente de Asesoría.

4.3.

6.2

.2

Sustraer físicamente del anaquel respectivo los antecedentes de conciliación concluidos que se van a dar de baja definitiva y se le integra el expediente de asesoría el cual se sustrajo previamente.



14


4.3.

6.2.

3

Para el caso de los antecedentes concluidos en conciliación, por desistimiento o convenio, el acta de baja la elabora el procurador auxiliar al concluir el asunto: Elaborar el ACTA DE BAJA DEFINITIVA, en tres tantos distribuidos como sigue: informe de Expedientes dados de BAJA DEFINITIVA (Formato de Transferencia Documental) Carpetas de Bajas Definitivas de Expedientes de Asesoria y de Medicina Legal. Antecedentes concluidos en conciliación.

1 TEXTIL D DESPIDO

2 ELECTRICA

3 CINEMATOGRAFICA RC RESCINCION DE CONTRATO

4 HULERA CLM CUMPLIMENTACION DEL LAUDO MIXTO

5 AZUCARERA DB DESCIGNACION DE CONTRATO

6 MINERA PIR PENSION POR I.V.C.M. Y R. DE TRAB. LA LAUDO ABSOLUTORIO

7 METALURGICA Y SIDERURGICA

8 HIDROCARBUROS P PRESTACIONES CC COMPLIMENTACION DE CONVENIO

9 PETROQUIMICA

10 CEMENTERA IC INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO R REVOCACION

11 CALERA RU PAGO DE REPARTO DE UTILIDADES D DESISTIMIENTO

12 AUTOMOTRIZ

13 QUIMICA A APORTACIONES I INCOMPETENCIA

14 CELULOSA Y PAPEL

15 ACEITES Y GRASAS VEGETALES RS RETENCION SALARIAL FI FALTA DE INTERES

16 PRODUCTORA DE ALIMENTOS MD MEDIDAS DISCIPLINARIAS M DEFUNCION

17 ELABORACION DE BEBIBAS

18 FERROCARRRILERA RV RETIRO VOLUNTARIO

19 MADERERA

20 VIDRIERA PD PREFERENCIA DE DERECHOS

21 TABACALERA PSS PRESTACIONES I.M.S.S.

22 ADMON. DIRECTA O DESCENTRALIZADA

23 ZONAS FEDERALES

24 POR CONTRATO O CONCESION FEDERAL

F009PSO04AR001

R009PSO04AR001

SUBPROCURADURIA GENERAL DE CONCILIACION Y DEFENSORIA



CATALOGO DE CLAVES UTILIZADAS EN LOS INFORMES DE EXPEDIENTES QUE SE DAN DE BAJA DEFINITIVA

RAMA DE ACTIVIDAD TIPO DE CONFLICTO MOTIVO DE BAJA

CUMPLIMENTACION DEL LAUDO

CONDENATORIOCLC

DESISITIMIENTO

4.3.

6.2.

4

4.3.6.3 INFORMES DE BAJAS

4.3.

6.3.

1 Elaborar informe Mensual de Expedientes de Representacion Juridica y el informe de Antecedentes concluidos en Conciliacion dados de Baja Definitiva (Formato de Transferencia)

Capturista

4.3.

6.3

.2

Informar mensualmente al Director de Representacion Juridica de los Antecedentes Concluidos en Conciliacion dados de Baja Definitiva Subdirector de Seguimiento y

Archivo

4.3.

6.3.

3

Integrar en la Carpeta respectiva el informe Mensual de Expedientes de Representacion Juridica y de los Antecedentes concluidos en Conciliacion que fueron dados de Baja Definitiva y las Actas de Baja Definitiva.

Capturista

4.3.

6.3

.4

Registrar en la Base de Datos de la Institucion los Expedientes de Representacion Juridica dados de Baja Definitiva. Registrar en la Base de Datos de la Institucion los Antecedentes concluidos en conciliación

Capturista

R09PSOAR01

R11PSOAR01 R10PSOAR01



15


4.3.

6.3.

5 Colocar en orden los expedientes que se están dando de baja definitiva en las cajas de archivo con la cédula de identificación (R12PSOAR01) con un tanto del formato de transferencia documental (R01PSOAR01) en la tapa y otro tanto en el interior de la caja del archivo

Capturista

4.3.7 CONTROL DE REVOCACIONES:

4.3.

7.1

Una vez que se haya accesado al SIPRODET, en base a su perfil de (usuario), podrá visualizar las opciones del menú.

Dar clic en Conciliación y Defensoría donde se desplegarán las opciones siguientes: Elegir la opción de Seguimiento y Archivo, y a su vez la opción de Control de Revocaciones, como se muestra en la ilustración anterior

Subdirección de Seguimiento y

Archivo

Capturista

4.3.

7.2

Después de haber accesado al módulo de Control de Revocaciones nos aparecerá la siguiente pantalla, en donde capturaremos la siguiente información: si es una búsqueda por Junta Capturaremos (Número de Expediente de Junta, año y Número de Junta), o si es una búsqueda por Antecedente (Número de Folio, año y Procedencia). Dar clic en el icono (lupa), para realizar la búsqueda por Número de Expediente de Junta, como se muestra en la siguiente pantalla.

Capturista



16


4.3.

7.3

Se mostrará la pantalla correspondiente al Control de Revocaciones Nos muestra los campos necesarios para ingresar una Revocación, siendo requeridas la fecha de revocación y la etapa en la que se encuentra la Revocación

Capturista

4.3.

7.4

Una vez que nosotros hayamos ingresado los datos correspondientes, debemos elegir el botón GUARDAR para registrar dichos datos, al hacer esto, los datos se grabarán y se limpiará la pantalla para capturar los datos de otra Revocación. El botón de CANCELAR tiene la funcionalidad de limpiar la pantalla, para capturar y/o modificar la información de otra Revocación.

REVOCACIÓN

4.3.8 UTILIDADES SIPRODET: REPORTES:

4.3.

8.1

Una vez que se haya accesado al SIPRODET, en base a su perfil de usuario (funciones), podrá visualizar las opciones del menú.

Dar clic en Conciliación y Defensoría donde se desplegarán las opciones siguientes: Elegir la opción de Seguimiento y Archivo, y a su vez la opción de Reportes, como se muestra en la ilustración

4.3.

8.2

se mostrará el listado del tipo de reportes disponibles:

Subdirector de Seguimiento y Archivo y/o capturistas



17


4.3.

8.3

De la lista anterior hacer clic en la opción de reporte que se desee, una vez hecho esto aparecerá la siguiente pantalla en dónde se deberá proporcionar el rango de fechas deseada

Subdirector de Seguimiento y Archivo y/o capturistas

4.3.

8.4 Para generar el reporte oprimiremos el botón de IMPRIMIR. Y posteriormente se visualizará la siguiente pantalla del reporte de como se imprimirá

4.3.9 UTILIDADES SIPRODET: BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES DE MEDICINA LEGAL O REPRESENTACIÓN JURIDICA

4.3.

9.1

Una vez que se haya accesado al SIPRODET, en base a su perfil de usuario (funciones), podrá visualizar las opciones del menú.

Dar clic en Conciliación y Defensoría donde se desplegarán las opciones siguientes: Elegir la opción de Seguimiento y Archivo, y a su vez la opción de Búsqueda de Expedientes, como se muestra en la ilustración

4.3.

9.2

Aparecerá la siguiente pantalla:

Elegir el tipo de búsqueda



18


4.3.

9.3

Nuevamente dentro del tipo de búsqueda por expediente, podemos apreciar otro Tipo de Búsqueda, la cual puede ser, por Junta o por Antecedente, si nosotros seleccionamos el tipo de búsqueda Expediente/Junta, se mostrara la siguiente pantalla

4.3.

9.4

Al seleccionar el tipo de Búsqueda Expediente/Antecedente, la consulta se realizará a partir de los datos solicitados, tal cual se muestra en siguiente figura.

4.3.

9.5

Existe otro criterio de búsqueda, el cual corresponde al Nombre del Trabajador, y si seleccionamos esa opción, se mostrara la siguiente pantalla.

4.3.

9.6

El último criterio de búsqueda por el cual podemos realizar la consulta de los expedientes corresponde a facultado, de este modo si nosotros seleccionamos esta opción, es necesario seleccionar el facultado sobre el cual queremos consultar los expedientes, tal cual podemos apreciar en la siguiente imagen.



19


4.3.

9.7

Independientemente del criterio de búsqueda, haremos clic en la lupa

para realizar la consulta, mostrándonos la lista de todos aquellos expedientes que coincidan con los datos ingresados.

4.3.10 UTILIDADES SIPRODET:

SOLICITUD DE EXPEDIENTES

Nota: Este apartado es utilizado por todas las áreas para solicitar vía SIPRODET expedientes de asesoría, medicina legal o representación jurídica al Archivo de PROFEDET.

4.3.

10.1

Una vez que se haya accesado al SIPRODET, en base a su perfil de (usuario), podrá visualizar las opciones del menú. Dar clic en Solicitud de Expedientes, después de haber accesado a la opción aparecerá la siguiente pantalla En esta pantalla tenemos la opción de modificar una solicitud existente o crear una nueva

4.3.

10.2

Para crear una nueva solicitud se deja en blanco el campo de Solicitud No. y se teclea el folio, año y procedencia o junta según sea el criterio seleccionado (antecedente o junta) así como una o más de las opciones de Asesoría, Medicina Legal

y/o Rep. Jurídica y se da clic sobre el icono Una vez hecho lo anterior aparecerá la siguiente pantalla:

4.3.

10.

3

Para agregar más expedientes a la solicitud únicamente se debe de ingresar un nuevo criterio de búsqueda.

Para eliminar un expediente de la lista basta con hacer clic sobre el icono



20


4.3.

10.4

Una vez concluida la búsqueda de expedientes deseados se dará clic al botón GUARDAR, una vez hecho esto aparecerá una pantalla en la que se mostrará el número de solicitud generada como se muestra en la siguiente imagen la cual deberá ser anotada para posteriormente pasar al archivo por los expedientes solicitados.

4.3.

10.5

Como se muestra en la pantalla anterior el botón de GUARDAR se cambiará por el botón de IMPRIMIR, al dar clic en este botón aparecerá la pantalla de la solicitud de expedientes en formato de impresión, así como las opciones de impresora como se muestra en la siguiente pantalla.

4.3.

10.6

Para modificar una solicitud de expediente existente basta con llenar el campo de Solicitud No. e ingresar un criterio de búsqueda, de esta forma la solicitud tecleada se mostrará y se anexará el nuevo criterio de búsqueda a la solicitud.

4.3.

10.7

El botón de CANCELAR tiene la funcionalidad de limpiar la pantalla, para capturar y/o modificar la información de otra Solicitud.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

no. actividad responsableno. actividad responsable 1 formato 4 versión 2 4.3 procedimientos de...

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