no somos un servicio mas somos muchos problemas menos flavio tepper gerente general
TRANSCRIPT
NO SOMOS UN SERVICIO MASNO SOMOS UN SERVICIO MASSOMOS MUCHOS PROBLEMAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOSMENOS
Flavio TepperFlavio Tepper
Gerente GeneralGerente General
EstadísticasEstadísticas
1980 1990 2000
Consumo de Papel
Tiempo de trabajo
Papel
Otros
Explosión de la Explosión de la documentacióndocumentación
ProblemasProblemas Falta de control. Falta de control. Demoras, errores y Demoras, errores y
extravextravíío.o. Espacios improductivos.Espacios improductivos. Ausencia de convicciAusencia de conviccióón n
de disponer la totalidad de disponer la totalidad de los documentosde los documentos
PPéérdida de rdida de oportunidades de oportunidades de negociacinegociacióón. n.
SolucionesSoluciones
Valorar el Valorar el ordenorden
Cuantificar el Cuantificar el valor del valor del archivoarchivo
ComprometersComprometerse con la tarea e con la tarea
Invertir tiempoInvertir tiempo
FileStorage S.A.FileStorage S.A.
La solución La solución parapara
AdministrarAdministrar AlmacenarAlmacenar OrdenarOrdenar DepurarDepurar TransportarTransportar DestruirDestruir DigitalizarDigitalizar
archivosarchivos
UbicaciónUbicación de las de las BodegasBodegas
SeguridadSeguridad
Codificación de las Codificación de las cajascajas
Vigilancia las 24 HsVigilancia las 24 Hs Control de accesosControl de accesos Sist. de prevención de Sist. de prevención de
incendiosincendios Alarma con monitoreoAlarma con monitoreo Control de plagas y Control de plagas y
roedoresroedores
CajasCajas
Cajas Cajas especialmente especialmente diseñadas para diseñadas para archivos.archivos.
Construidas bajo Construidas bajo normas ISO 9001.normas ISO 9001.
Permiten precintos Permiten precintos de seguridad.de seguridad.
Medidas: alto 27Medidas: alto 27largo 42largo 42ancho 37ancho 37
EmpaqueEmpaque
Formulario Guía de Formulario Guía de RemisiónRemisión
EmpresaEmpresa DepartamentoDepartamento Numero de Numero de
cajacaja Fecha de Fecha de
vencimientovencimiento Fecha hastaFecha hasta Fecha desdeFecha desde SubdescripcióSubdescripció
nn DescripciónDescripción
Formulario Guía de Formulario Guía de RemisiónRemisión
EmpresaEmpresa DepartamentoDepartamento Numero de Numero de
cajacaja Fecha hastaFecha hasta Fecha desdeFecha desde SubdescripciónSubdescripción DescripciónDescripción
OPCIONAL
Formulario Solicitud de Formulario Solicitud de ServicioServicio
EmpresaEmpresa NombreNombre ApellidoApellido Cedula de Cedula de
IdentidadIdentidad Nivel de accesoNivel de acceso Firma del Firma del
autorizanteautorizante Firma del Firma del
autorizadoautorizado
Formulario Entrega de Formulario Entrega de InsumosInsumos
Formulario Servicios Formulario Servicios RealizadosRealizados
EmpaqueEmpaque
No mezclar en una caja diferentes No mezclar en una caja diferentes documentosdocumentos
No sobrepasar el limite de altura de la No sobrepasar el limite de altura de la cajacaja
No escribir nada en el exterior de la cajaNo escribir nada en el exterior de la caja No forzar la caja al momento de ser No forzar la caja al momento de ser
llenadallenada No archivar diferentes departamentos No archivar diferentes departamentos
en la misma cajaen la misma caja
SugerenciasSugerencias
Ser preciso al momento de tomar nota Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la cajadel contenido de la caja
Siempre archivar de la misma formaSiempre archivar de la misma forma No colocar archivos de diferentes años No colocar archivos de diferentes años
en la misma cajaen la misma caja Para la fecha de fin de almacenamiento Para la fecha de fin de almacenamiento
se debe tomar la ultima fecha conocidase debe tomar la ultima fecha conocida
HerramientasHerramientas
www.file.com.ec
ConsultasConsultas
Servicio de ConsultasServicio de Consultas
Consultas puerta Consultas puerta a puertaa puerta
Consultas Consultas UrgentesUrgentes
RevisiónRevisión personal personal Entregas o retiros Entregas o retiros
programadosprogramados Consulta E-MAILConsulta E-MAIL Consulta FAX Consulta FAX
Solicitud de CajasSolicitud de Cajas
[email protected]@file.com.ecec
[email protected]@file.com.ec 1-800-ARCHIVO1-800-ARCHIVO www.file.com.ecwww.file.com.ec
Solo Personas Solo Personas autorizadas autorizadas
Consulta: Consulta: recomendacionesrecomendaciones
No modificar el No modificar el contenido de la cajacontenido de la caja
Devolver la caja al Devolver la caja al terminar de utilizarlaterminar de utilizarla
No escribir nada en No escribir nada en el exterior de la cajael exterior de la caja
No retirar las No retirar las etiquetas etiquetas identificatoriasidentificatorias
Preguntas
Agenda
PREGUNTAS
FINFIN