KONIEC Z KABLAMIWdrażanie drukowania mobilnego w

złożonych środowiskach

Według firmy Forrester Research prawie jedna trzecia światowej siły roboczej to osoby pracujące z danymi w niemal dowolnym miejscu i czasie — korzystają oni z przynajmniej trzech urządzeń w

różnych lokalizacjach i używają przy tym wielu aplikacji. Forrester przewiduje, że do 2017 roku w celach biznesowych i prywatnych wykorzystywanych będzie na całym świecie 905 mln tabletów1.

To właśnie tablety i smartfony dają pracownikom elastyczność niezbędną, by być w odpowiednim miejscu przy jednoczesnym zachowaniu dostępu do siedziby firmy oraz znajdujących się tam ważnych plików i narzędzi komunikacyjnych.

Jednak uniezależniając pracowników od siedzenia przy biurku, urządzenia przenośne stanowią jednocześnie nie lada wyzwanie, gdy trzeba wydrukować fizyczne dokumenty. Często funkcja drukowania mobilnego nie jest obsługiwana, a ze względów bezpieczeństwa firmy nie mogą zezwolić każdemu na nieograniczony dostęp. Wymusza to na pracownikach powrót do drukowania treści z poziomu komputerów stacjonarnych, a tym samym ogranicza ich wygodę i wydajność, jaką daje praca zdalna.

Drukarki coraz częściej obsługują jednak drukowanie z różnych urządzeń przenośnych poprzez sieć bezprzewodową, także w trybie peer-to-peer. Zmiana trybu pracy na bardziej mobilny wymusza zmianę sposobu funkcjonowania przedsiębiorstw i skupienie się na bardziej elastycznej sile roboczej, mogącej podejmować działania w miejscu, w którym zachodzi taka konieczność — sposób działania biura musi zostać dostosowany do tego modelu.

Aby lepiej zobrazować, w jaki sposób drukowanie mobilne może usprawnić funkcjonowanie miejsc pracy w różnych branżach, troje specjalistów ds. IT postanowiło podzielić się swoimi odczuciami na temat wdrażania i obsługiwania drukowania mobilnego w ich środowiskach. Oto ich historie:

WPROWADZENIE

EDUKACJA PRODUKCJA OPIEKA ZDROWOTNA

Uniwersytet, który dostosował możliwości drukowania do po-trzeb studentów coraz częściej korzystających ze smartfonów, ta-bletów i komputerów przenośnych.

Producent urządzeń medycznych, który wykorzystuje drukowanie mobilne, by zapewnić pracownikom większą swobodę i umożliwić im przebywanie w tej części hali produkcyjnej, w której są aktualnie potrzebni.

Organizacja opieki zdrowotnej, która wykorzystuje drukowanie mobilne, by uniknąć przestojów na oddziale ratunkowym i zapewnić większą niezależność lekarzom pracującym w przychodniach.

MARK MESZAR starszy analityk ds. aplikacji

ORGANIZACJA Uniwersytet Stanowy w Kent

PRACOWNICY Ponad 25 tys. studentów oraz 2 tys. pracowników katedry, w tym około 200 pracowników w dziale informatyki

EDUKACJA

Pięć lat temu studenci Uniwersytetu Stanowego w Kent nosili na zajęcia książki, segregatory oraz telefony komórkowe, z których korzystali głównie do wysyłania SMS-ów i dzwonienia. Dzisiaj telefony to raczej małe komputery umożliwiające SMS-owanie, wymienianie notatek, wysyłanie e-maili, korzystanie z portali społecznościowych, wyszukiwanie informacji i pobieranie dokumentów z pamięci w chmurze. A dodatkowo każdy ma ze sobą tablet lub komputer przenośny, który — poza wszystkimi powyższymi czynnościami — służy też do pisania prac. Według Marka Meszara, starszego analityka ds. aplikacji z działu informatyki, obecnie na jednego studenta uczelni przypada około 2,5 bezprzewodowego urządzenia przenośnego.

Nietrudno zauważyć konieczność dostosowania się uniwersytetu do potrzeb studentów.

Pracownie komputerowe z przewodowymi komputerami podłączonymi do drukarek już nie wystarczą — studenci chcą drukować dokumenty ze swoich urządzeń przenośnych.

— Telefony komórkowe to teraz małe komputery. Wykorzystujemy je do coraz to nowych zadań. Do robienia notatek podczas zajęć masowo służą tablety, a i komputery przenośne są coraz bardziej poręczne — mówi Meszar. — Obserwujemy ogromne rozpowszechnienie się tendencji do przynoszenia własnych urządzeń. Ciężko jest zainstalować sterowniki drukarki na telefonie czy tablecie, a nie możemy przecież wymienić wszystkich drukarek w kampusie na nowe modele, które obsługują taką możliwość.

Informatycy uczelni byli ogromnie podekscytowani, gdy uniwersytecki system zarządzania drukowaniem opublikował aplikację umożliwiającą użytkownikom drukowanie zdalne. Dzięki aplikacji użytkownik może przesłać dokument bezpośrednio z przeglądarki internetowej lub wysłać go jako załącznik w wiadomości e-mail do serwera drukarki. Obecnie studenci wysyłają dokumenty do serwera połączonego ze 135 drukarkami w całym kampusie, a następnie zbliżają legitymację do dowolnego połączonego z siecią urządzenia drukującego, by uiścić opłatę i rozpocząć drukowanie.

Uczelnia dopracowała oprogramowanie tak, by lepiej spełniało jej potrzeby — studenci mają na przykład przypisane do siebie kolejki drukowania i widzą tylko swoje zadania. Pomaga to chronić prywatność poprzez wyeliminowanie sytuacji, w której wydruki czekają przy urządzeniu na odbiór i są dostępne do wglądu dla każdego.

Nowy system drukowania mobilnego nie zmniejszył kolejek drukowania, jednak znacznie odciążył komputery w pracowniach. Wcześniej studenci rezerwowali komputery tylko po to, by wydrukować

UNIWERSYTET STANOWY W KENT3

dokumenty — czasem obejmujące bardzo dużą liczbę stron. Teraz mogą korzystać z własnych urządzeń na potrzeby wyszukiwania informacji i pisania, a dokumenty do druku wysyłać bezpośrednio do drukarki.

Mark Meszar przyznaje, że wdrożenie drukowania mobilnego wcale nie było trudne. Oprogramowanie było intuicyjne oraz łatwe w konfiguracji i obsłudze. Jednak obsługiwane są jedynie popularne formaty dokumentów, a na kreatywnych kierunkach wykorzystywane są także rzadsze formaty plików, np. z programów AutoCAD czy Adobe Illustrator. W ich przypadku studenci nadal muszą korzystać z tradycyjnych metod drukowania.

Nie wszystkim nowy system drukowania mobilnego od razu przypadł do gustu. Niektórzy studenci mieli zastrzeżenia co do konieczności wprowadzania nazwy użytkownika i hasła — woleli wygodę, jaką daje zwykłe naciśnięcie przycisku drukowania.

— Wiemy jednak — mówi Meszar — że zawsze istnieje grupa osób niechętnych zmianom. W przypadku tej zmiany spotkaliśmy się z niechęcią studentów, którzy nie przywykli do ochrony za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Nie byliśmy na to przygotowani, ale w odpowiedzi mówiliśmy, że kierujemy się dobrem ogółu; rozumiemy obawy studentów, jednak jesteśmy pewni, że szybko się przyzwyczają. I tak właśnie było.

Przywyknięcie do nowego rozwiązania umożliwiającego drukowanie mobilne oraz docenienie wygody i bezpieczeństwa zajęło studentom około pół semestru. Później zaczęli dostrzegać korzyści tego rozwiązania: w ciągu pierwszego roku liczba wydruków z aplikacji mobilnej wzrosła ponad trzykrotnie.

WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE DRUKOWANIA MOBILNEGO

Portal obsługujący drukowanie mobilne musi działać w oparciu o wydajny serwer. Co więcej, jeśli organizacja jest spora, dobrze jest wdrażać nowy proces drukowania mobilnego stopniowo, a nie w całej firmie jednocześnie.

Od początku podchodziliśmy do zamysłu drukowania mobilnego z ogromnym entuzjazmem, ponieważ dostrzegaliśmy tendencję do przynoszenia przez studentów na uczelnię coraz większej liczby urządzeń.

— Mark Meszar,

starszy analityk ds. aplikacji

UNIWERSYTET STANOWY W KENT4

„

”

A&M Biomedical Inc., niewielka firma produkcyjna z Kalifornii, wytwarza urządzenia medyczne przeznaczone do użytku w czystych, kontrolowanych środowiskach. Urządzenia opracowywane są w sterylnych „czystych salach”. Za każdym razem, gdy kierownik, asystent czy lider projektu opuszcza taką salę, zabierając ze sobą firmowego laptopa, by wydrukować dokumenty, musi przed ponownym wejściem na salę dokładnie wyczyścić urządzenie. Pochłania to sporo czasu i nie sprzyja wydajnej pracy.

Sergio Avila, członek dwuosobowego zespołu IT firmy, przyznał, że właśnie dlatego w 2014 roku, szukając nowej drukarki, firma sprawdzała przede wszystkim, czy obsługuje ona urządzenia przenośne. Wybrana drukarka miała wbudowany moduł Wi-Fi i certyfikat Apple AirPrint. iPady używane w czystych salach do generowania automatycznych raportów o stanie środowiska automatycznie lokalizowały drukarkę i umożliwiały drukowanie zdalne, jednak komputery przenośne nadal trzeba było ręcznie łączyć z siecią.

— Teraz — mówi Avila — każdy z 10 pracowników korzysta z funkcji drukowania mobilnego indywidualnie. Drukarka jest także podłączona do komputera stacjonarnego za pomocą kabla Ethernet, jednak ponad 60% wydruków pochodzi z urządzeń przenośnych. Nie ma właściwie żadnych ograniczeń; można drukować wszystko, co ma związek z pracą.

— Wdrożenie oprogramowania odbyło się na zasadzie prostego procesu Plug and Play — opisuje Avila. Wystarczyło skonfigurować drukarkę w sieci i ustawić kilka portów. Interfejs sieci Wi-Fi jest łatwy w obsłudze i pozwala informatykowi decydować o przyznaniu poszczególnym użytkownikom prawa dostępu do drukarki. A ponieważ dostęp odbywa się w ramach ustanowionej już firmowej sieci opartej na lokalnym serwerze, nie trzeba było wdrażać żadnych dodatkowych

SERGIO AVILA specjalista ds. IT

FIRMA A&M Biomedical Inc.

PRACOWNICY 20–40

PRODUKCJA

A&M BIOMEDICAL INC.5

zabezpieczeń poza tymi, które już funkcjonują.

— Drukowanie mobilne uniezależniło pracowników od jednego miejsca pracy i tym samym zwiększyło ich wydajność — zauważa Avila. — Niektórzy potrzebują większej swobody, ponieważ nie pracują wyłącznie na swoich stanowiskach. Teraz mogą pracować właściwie wszędzie tam, gdzie jest to konieczne, a to duża wygoda. Na przykład nadzorca produkcji może nadal kontrolować swoją linię, mając dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów; nie musi przerywać swoich zadań, by coś wydrukować. Takie rozwiązanie zdecydowanie zwiększa wygodę pracy.

Drukowanie mobilne było jedną z funkcji, na które zwracaliśmy szczególną uwagę, wymieniając firmowe drukarki. Takie rozwiązanie naprawdę ułatwia działanie, gdy część personelu potrzebuje w pracy większej swobody.

— Sergio Avila,

specjalista ds. IT

WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE DRUKOWANIA MOBILNEGO

Z punktu widzenia użytkownika końcowego dobrze jest przygotować i rozdać materiały ilustrujące każdy krok procesu, który zmieni się po wdrożeniu nowego rozwiązania. Wszystkie działania ułatwiające naukę pomogą w płynnym przeprowadzeniu modernizacji.

A&M BIOMEDICAL INC.6

„

”

Podczas rozbudowy środowiska drukarek Centrum medyczne Claxton-Hepburn w Ogdensburgu w stanie Nowy Jork miało dwa cele: 1) obsługę „drukowania gościnnego” dla służb ratunkowych przywożących pacjentów na oddział; 2) zapewnienie większej elastyczności pracownikom w klinikach z mniej licznym personelem.

Drukowanie gościnne Drukowanie gościnne miało ułatwić pracę przywożącym pacjentów do szpitala służbom ratunkowym, od których wymaga się przekazania informacji o pacjentach. Przez całe lata ratownicy zdawali ustne raporty, jednak od niedawna w stanie Nowy Jork wymagane są raporty pisemne. Aby przyspieszyć formalności i zmniejszyć zagęszczenie na oddziale ratunkowym, lokalni zarządcy służb ratunkowych zaproponowali, by zespoły ratowników drukowały raporty ze swoich iPadów za pomocą drukarek Centrum medycznego. iPady są już wyposażone w sformatowane formularze, wystarczyłoby więc tylko szybko wprowadzić dane konkretnego pacjenta.

Centrum medyczne Claxton-Hepburn miało sieć bezprzewodową, z którą mogli łączyć się lekarze i inni pracownicy, jednak nie była ona wykorzystywana do drukowania mobilnego. Dwie drukarki z oddziału ratunkowego zostały więc skonfigurowane pod kątem obsługi urządzeń przenośnych. Jim McNeil, szpitalny inżynier sieci, wprowadził dane SSID placówki na tabletach służb ratunkowych, dzięki czemu znajdujące się w zasięgu urządzenia automatycznie nawiązują połączenie z siecią bezprzewodową szpitala. iPady automatycznie wykrywają drukarki obsługujące drukowanie mobilne, więc ilekroć służby ratunkowe są w zasięgu, mogą drukować dokumenty za pomocą drukarek oddziału ratunkowego: wystarczy nacisnąć przycisk drukowania.

— Wdrożenie rozwiązania było zaskakująco proste — mówi McNeil. — Myślałem, że czeka nas skomplikowana procedura i nastawiałem się na spore wyzwanie, a tymczasem drukarki zadziałały wspaniale. Nie było żadnych problemów. Naprawdę wszystko przebiegło bardzo sprawnie.

— A do tego personel szpitala nadał uprawnienia dostępu za pomocą identyfikatorów SSID bezpośrednio na tabletach, więc ryzyko, że dostęp uzyska osoba niepowołana, praktycznie nie istnieje — stwierdza McNeil.

Jedynym utrudnieniem, jakie napotkał szpital, było zagwarantowanie, że służby ratunkowe korzystają z właściwych drukarek. Mimo pewności co do dyskrecji i przestrzegania norm nie chciano, by poufne, objęte ustawą

JIM MCNEIL inżynier sieci

FIRMA Centrum medyczne Claxton-Hepburn

PRACOWNICY 500–800

OPIEKA ZDROWOTNA

CENTRUM MEDYCZNE CLAXTON-HEPBURN7

HIPPA dokumenty trafiały na kilka różnych pięter.

Elastyczne możliwości drukowania w małych przychodniach Szpital miał sieć bezprzewodową, jednak nie obejmowała ona sześciu mniejszych przychodni, w których często pracuje tylko jedna pielęgniarka, jedna recepcjonistka i jeden lekarz lub asystent. Niedawno sytuacja zmieniła się. Teraz lekarze mogą wydrukować dokumenty bezpośrednio z firmowego komputera przenośnego za pomocą drukarki połączonej z siecią bezprzewodową.

Niedawno w szpitalu zmieniły się też systemy informatyczne: nowe rozwiązanie obsługuje więcej opcji mobilnych. Większa dostępność funkcji zdalnych zwiększa możliwości na salach chorych. Lekarze mogą po prostu zabierać swoje urządzenia do różnych sal, co eliminuje koszt związany z koniecznością instalowania komputera w każdej z nich.

Nie wszyscy są jednak gotowi na zmiany. Nawet jeden z największych zwolenników dostępu zdalnego nalega, by w każdej sali chorych nadal był przewodowy komputer. — Świat rozwiązań mobilnych jest nam za razem bliski i daleki — mówi McNeil — ale wszyscy potrzebujemy czasu, by się przyzwyczaić.

Każdy woli być w ruchu, niż siedzieć i korzystać z urządzeń stacjonarnych. Drukowanie mobilne jest po prostu wygodniejsze.— Jim McNeil, inżynier sieci

8

WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE DRUKOWANIA MOBILNEGO

Dzisiejsze aplikacje oraz nowoczesne drukarki i tablety mogą znacznie ułatwić konfigurację drukowania mobilnego. Jeśli zarówno drukarka, jak i urządzenie przenośne są połączone z tą samą siecią (lub można je połączyć przez sieć Wi-Fi w trybie peer-to-peer), wdrożenie drukowania mobilnego powinno przebiec płynnie i bezproblemowo.

„

”

CENTRUM MEDYCZNE CLAXTON-HEPBURN

PODSUMOWANIE

Drukowanie mobilne to drukowanie nowymi metodami i w nowych miejscach. Powoli staje się ono niezbędnym aspektem nowoczesnego miejsca pracy. Na szczęście technologia i aplikacje, które mamy dziś do dyspozycji, sprawiają, ze wdrożenie tego rozwiązania nie jest trudne. Firma Forrester uważa, że zjawisko BYOD (przynoszenie do pracy własnych urządzeń) to nieodzowny element każdej strategii nastawionej na wygodę pracowników, na który firmy muszą się przygotować, ponieważ będzie to coraz bardziej powszechne zjawisko1. A strategia ta nie będzie w pełni funkcjonalna bez możliwości drukowania mobilnego — bez tego rozwiązania, mimo wygodnej technologii mobilnej, pracownicy nadal będą uzależnieni od urządzeń stacjonarnych.

Źródło

Wywiady z pracownikami działów IT przeprowadzone w imieniu HP przez firmę Spiceworks w kwietniu 2015 r.

1 Ted Schadler, „2013 Mobile Workforce Adoption Trends” (Trendy we wdrażaniu rozwiązań mobilnych wśród pracow-

ników w roku 2013), Forrester Research, Inc., 4 lutego 2013 r.

http://www.vmware.com/files/pdf/Forrester_2013_Mobile_Workforce_Adoption_Trends_Feb2013.pdf

PODSUMOWANIE