noções de protocolo e arquivo

8/12/2019 Noes de Protocolo e Arquivo

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CURSOS ON-LINE CONHECIMENTOS ESPECFICOS P/ CMARA TCNICO LEGISLATIVO ATRIBUIO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

PROFESSOR JOS CARLOS

www.pontodosconcursos.com.br 1

Ol queridos amigos!

Hoje nosso ltimo encontro formal (porque vocs ainda podem meacessar atravs do frum de discusses).

Espero que vocs tenham gostado das aulas, aproveitado os conceitos,as dicas, os exerccios, se esforado ao mximo, enfim, que possam terum excelente aproveitamento na prova e que cheguem ao to desejadoobjetivo, que obviamente a aprovao no concurso!

Como nosso ltimo encontro, gostaria de comear com umpensamento:

Depois de muito meditar, cheguei concluso de que um ser humanoque estabelece um propsito deve cumpri-lo, e que nada pode resistir a

um desejo, a uma vontade, mesmo quando para sua realizao sejanecessria uma existncia inteira

Benjamin Disraeli

Conforme combinamos, hoje vamos conversar sobre noes deprotocolo e arquivo. Neste sentido, estudaremos sobre organizao,

alfabetao e mtodos de arquivamento; arquivos correntes eintermedirios; arquivos permanentes; protocolos; noes bsicas detipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem, automao,preservao, conservao e restaurao de documento.

Vale ressaltar que se trata de material de uso pessoal, no podendo serrepassado a terceiros, em carter gratuito ou oneroso, seja impresso,por e-mail ou qualquer outro meio de transmisso sob risco de violaodo estabelecido na Lei n. 9.610/1998 e no Cdigo Penal. Desde jagradecemos a compreenso e estamos abertos para qualquer dvidaou pendncia, tanto sobre o material quanto para qualquer outroassunto relacionado ao concurso em questo.

Informamos, ainda, que o material baseia-se nas obras VIEIRA,Sebastiana Batista. Tcnicas de Arquivo e Controle de Documentos.Temas & Idias Editora: Rio de Janeiro 2005 - 3 Tiragem eSCHELLEMBERG, T.R. Arquivos Modernos: Princpios e Tcnicas. EditoraFGV: Rio de Janeiro - 2005, que voc pode adquirir em qualquer livrariacaso deseje aprofundar-se no assunto.


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Aula 03 Noes de protocolo e arquivo

Sumrio:

1. Arquivo.....................................................................................................................21.1. Documentos Sigilosos ................................................................................................. 6

1.2. Princpios norteadores da arquivologia ....................................................................... 7

1.3. Gesto de documentos.................................................................................................72. Organizao....................................................................................................................9

3. Mtodos de Arquivamento ........................................................................................... 12

3.1. Alfabtico ..................................................................................................................133.2. Numrico ................................................................................................................... 15

3.3. Assunto (ou ideogrfico) ........................................................................................... 17

3.4. Geogrfico ................................................................................................................. 194. Arquivos correntes........................................................................................................ 20

5. Arquivos Intermedirios............................................................................................... 25

6. Arquivos Permanentes..................................................................................................26

7. Noes bsicas de tipologias documentais e suportes fsicos ...................................... 287.1. Microfilmagem..........................................................................................................28

7.2. Automao.................................................................................................................31

7.3. Preservao e Conservao ....................................................................................... 317.4. Restaurao................................................................................................................ 34

8. Protocolos .....................................................................................................................35

9. Bibliografia:.................................................................................................................. 37

1.Arquivo

O Homem desde os mais remotos tempos precisou registrar suaexistncia, deixar informaes, ou por necessidade de sobrevivncia oupor prazer. Assim foram aparecendo os documentos.

Documento tudo que registra uma informao independente do valorque a ela venha a ser atribudo.

No direito antigo, antes do surgimento do papel, as palavras tinhampeso, serviam como documentos, mas com o tempo foram surgindomeios de registro da informao mais difundidos de forma que a


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confisso, que era a rainha das provas, foi cedendo lugar a tijolos,tbuas, pergaminhos, folhas, papiros, marfim, cortia e papel.

A inveno do papel facilitou a produo de documentos. Outrasinvenes, como a mquina de escrever, o carbonos, e as fotocpiascontriburam grandemente para a proliferao de documentos.

Um arquivo produzido em suporte tradicional de papel por diferentesnveis de pessoas sem nenhum critrio de arrumao, arranjo edescrio levar um tempo considervel para poder ser transportadopara algum meio magntico, e, pode ainda haver a impossibilidade por

falta de qualidade tcnica.

Dica: nos arquivos so encontrados documentos textuais produzidos econservados com objetivos funcionais e preservados como um conjuntoe no como unidades isoladas.

O cuidado com o tratamento dado aos documentos pelas empresas foiinfinitamente menor do que o necessrio para manter pelo menosseparada a documentao de valor histrico ou legal e muito pouco se

provou de fatos importantes.Em um grande nmero de empresas j se constatou que adocumentao no apresenta condio de microfilmagem, por falha noplanejamento, falta de conservao, escolha errada dos papis e outros.

Para que haja garantia de que a Empresa seja defendida e tambm odireito do cidado, importante que haja, desde a fundao,preocupao com a figura do arquivo.

Os arquivos, embora ainda desprezados e desconhecidos, so semdvida os guardies do elemento que moveu, move e mover o mundo:a informao. Do papiro ao micro, do mais antigo ao mais modernomeio de armazenamento, o que precisamos? Da informao: comocultura, como estudo, como tcnica, como histria, como estatstica,como prova, como progresso.

Seguramente a humanidade no teria evoludo se no houvesse registrodas informaes e a cada dcada, sculo e milnio que ela avananecessita mais e mais desse precioso documento.

Antes de continuar, gostaria de destacar algumas definies:


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Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da

natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo dasatividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.

Arranjo documental resume-se ordenao dos conjuntosdocumentais remanescentes das eliminaes.

Gnero documental a reunio de espcies documentais que seassemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte eo formato, e que exigem processamento tcnico especfico e, por vezes,

mediao tcnica para acesso.

So considerados Documentos arquivsticos digitais: as planilhaseletrnicas, as mensagens de correio eletrnico, os stios na Internet, asbases de dados e textos, imagens fixas, imagens em movimento egravaes sonoras.

Classificao a seqncia de operaes que, de acordo com asdiferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora visam

a distribuir os documentos de um arquivo.

Dica: Classificao ou arranjo? No meio arquivstico brasileiro, foiconsagrada a distino entre classificao e arranjo. De acordo comtal distino, a classificao corresponderia s operaes tcnicasdestinadas a organizar a documentao de carter corrente, a partiranlise das funes e atividades do organismo produtor de arquivos. Porseu turno, o arranjo englobaria as operaes tcnicas destinadas aorganizar a documentao de carter permanente.

O procedimento tcnico de classificao alcana, portanto, os tiposdocumentais (identifica-os e articula-os entre si), mas considerasobretudo a forma e as razes que determinaram sua existncia (comoe por qu foram produzidos). J a ordenao aborda os tiposdocumentais especialmente do ponto de vista das consultas que lhesforem feitas.


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Plano de Classificao ou Quadro do Arranjo? - Como decorrnciada distino tradicional de classificao e arranjo, os esquemas ou

quadros gerais que os expressam costumam ser denominadosdiferentemente: plano de classificao (para os documentos de cartercorrente) e quadro de arranjo (para os documentos de carterpermanente). Ambos, porm, tm a finalidade do traduzir visualmenteas relaes hierrquicas e orgnicas entre as classes definidas para aorganizao da documentao. Vale destacar que, no caso dedocumentao de carter permanente, as classes ganham nomesespecficos: grupos, subgrupos a sries.

Veja como esse assunto foi cobrado na prova elaborada pela FCC para o

concurso do Ministrio Pblico da Unio para o cargo de Analista deDocumentao em 2007:

Questo 1: (FCC MPU Analista de documentao 2007) Oesquema segundo o qual se organizam os arquivos permanentes conhecido como

a) notao binria

b) reintegrao

c) quadro de arranjo

d) termo de encerramento

e) sucesso arquivstica

Estamos falando do quadro de arranjo (letra c).

Vejamos as outras definies:Notao o cdigo de identificao que permite a ordenao oulocalizao das unidades de arquivamento. Tambm chamado cota. Seem vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de

Descrio Arquivstica - ISAD(G), equivale a cdigo de referncia.

Reintegrao- Reconduo de arquivos e/ou documentos ao fundo ouarquivo a que pertencem.

Termo de encerramento- Conjunto de informaes lanadas ao finalde um registro, que o validam, delas podendo constar o nmero defolhas, a finalidade, a data e o nome da autoridade validadora.


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Sucesso arquivstica - Transferncia da propriedade legal dearquivos, resultante de mudanas da soberania territorial, da diviso

administrativa de estados e municpios ou do direito de sucesso,prprio das pessoas fsicas ou jurdicas.

1.1. Documentos Sigilosos

De acordo com a Resoluo da Cmara dos Deputados n 29, de 1993,que dispe sobre documentos sigilosos, na Cmara dos Deputados:

Ostensivo o documento emitido, recebido ou apresentado que

tramita e arquivado sem qualquer marca de sigilo. Sigiloso qualquer material impresso, datilografado, gravado,

informatizado, desenhado, manuscrito ou fotografado, classificadocomo tal e que deva ser de acesso restrito, por motivo desegurana e interesse da sociedade, do Estado ou do cidado.

Classificar atribuir grau de sigilo a um documento, em virtudede seu contedo. So graus de sigilo:

o secreto:para documentos que requeiram elevadas medidasde segurana e cujo teor ou caractersticas s possam ser do

conhecimento de pessoas que, embora sem ligao ntimacom seu contedo e manuseio, sejam autorizadas a delestomarem conhecimento em razo do desempenho de cargoou funo;

o confidencial: para documentos cujo conhecimento porpessoa no autorizada possa dificultar o trmite e odesenvolvimento da ao administrativa ou ser prejudicialaos interesses nacionais, de entidades, ou de indivduos;

o reservado: para os documentos que no devam ser do

conhecimento do pblico em geral, no interesse do servio.

Prazo de sigilo o perodo durante o qual se veda o acesso

informao contida em documentos classificados. Os prazos,variando conforme o grau de sigilo, so:

o

secreto: 15 anos;

o confidencial: durante o trmite do documento ou, apsultimado, 5 anos;

o reservado: durante o trmite do documento ou, apsultimado, 2 anos.


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Importante! Vencido o prazo de sigilo o documento perder essecarter, passando a receber tratamento idntico ao dos documentos

ostensivos.

1.2. Princpios norteadores da arquivologia

P r i n cp i o d a t e r r i t o r i a l i d a d e

O princpio segundo o qual os arquivos pblicos de um territrio,seguem o destino deste ltimo. (ROUSSEAU & CULTURE)

P r i n cp i o d a p r o v en in c i a

Consiste em deixar agrupados, sem misturar com outros, os arquivos(...) provenientes de uma administrao, de um estabelecimento ou deuma pessoa fsica ou moral(...).(ROUSSEAU & CULTURE)

Significa reunir os documentos provenientes da administrao de umainstituio ou de uma pessoa fsica ou jurdica determinada sem mescl-los a outros fundos.

T e o r i a d a s t rs i d a d e s ( c ic lo v i t a l d o s d o c um e n t o s )

Assenta nas etapas de vida dos documentos (ROUSSEAU & CULTURE)

Ciclo Vital dos documentos - sucesso de fases por que passam osdocumentos, desde o momento em que so criados at a sua destinaofinal.

As etapas so: arquivos correntes, intermedirios e permanentes.

P r i n cp i o da f i n a l i d a d e

Servir administrao

P r i n cp i o d e A r r a n j o d e A r q u i v o s Ordenao de grupos de documentos, uns em relao aos outros,visando ao ordenamento das peas individuais dentro dos grupos. (R.T. Schellenberg).

1.3. Gesto de documentos


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De acordo com a Lei Federal n. 8.159 de 08.01.91, Gesto dedocumentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas

referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao earquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visandoa sua eliminao ou recolhimento para guarde permanente.

De acordo com o dicionrio Arquivstico, o conjunto de medidas erotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, manuteno,uso primrio e avaliao de documentos de Arquivo.

Objetivos

Assegurar com eficincia a produo, administrao, manuteno

e destinao de documentos;

Garantir que a informao esteja disponvel aos cidados;

Assegurar o descarte dos documentos que no tenham valor

administrativo fiscal, legal ou para pesquisa cientfica;

Assegurar o uso adequado da microgrfica, processamentoautomatizado dos dados e outras tcnicas avanadas de gesto dainformao;

Contribuir para o acesso e preservao dos documentos

considerados para guarda permanente por seus valores histrico ecientfico.

Dica: As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo,utilizao e avaliao e eliminao.

Produo otimizao na criao dos documentos, evitando-se aproduo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a sermanuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o

uso adequado dos recursos de reprografia e de automao.Utilizao Refere-se a tramitao dos documentos, necessria aocumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guardaaps cessar seu trmite.

Avaliao e destinao Atividades de anlise, seleo e determinaode prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais osdocumentos a serem eliminados e quais sero preservados.


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Um programa de gesto de documentos inclui as seguintes atividades eoperaes:

Gesto de correspondncia.

Elaborao e gesto de fichas e formulrios.

Fixao de prazos de guarda dos documentos.

Implantao de sistemas de arquivo.

Veja como esse assunto foi cobrado na prova elaborada pela FCC para oconcurso do Ministrio Pblico da Unio para o cargo de Analista deDocumentao em 2007:

Questo 2: (FCC MPU Analista de documentao 2007) Aoconjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia nacriao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao dedocumentos de arquivo costuma-se denominar:

a) sistema de informaes

b) gesto de documentos

c) base de dados

d) cincia da informao

e) gerenciamento de dados

Conforme estudados, a resposta a letra b gesto de documentos.

2. Organizao

O arquivista deve selecionar e formar cuidadosamente o seu pessoalplanejar o trabalho, definir os mtodos e diretrizes a seguir, e em geral,

de desenvolver uma organizao eficaz.

O objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois,mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relao a ummesmo tipo documental, os documentos atingem um volumesignificativo. A adoo de um ou mais critrios de ordenao para umasrie documental permite evitar, em princpio, que, para a localizao deum nico documento, seja necessria a consulta de dezenas oucentenas de outros.


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Por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentarelementos caractersticos comuns: suporte, forma, formato, gnero,espcie, tipo e contexto de produo. Para maior clareza, convmexaminar as definies tcnicas:

Analise a questo elaborada pela FCC para o concurso do TCE/Paraba,para o cargo de Agente de documentao em 2006:


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Questo 3:(FCC TCE/Paraba Agente de documentao 2006) Osdocumentos apresentam elementos caractersticos comuns que so

considerados para a sua organizao, entre eles:a) carter corrente, temporrio e permanente

b)suporte, formato, espcie e contexto de produo

c) primrios, secundrios, tercirios e quatemrios

d)catlogos, guias, repertrios e ndices

e) impressos, eletrnicos, virtuais e objetos

Conseguiu visualizar? A resposta a letra b.

A adoo de uma determinada forma de ordenao est longe de seruma obviedade. Alm de ter de considerar os interesses dos usurios ea prpria perspectiva de avaliao e eliminao de documentos, oarquivista deve verificar se a ordenao adotada no cria dificuldadespara os funcionrios que ficaro diretamente incumbidos dela. Por tudoisso, deve-se optar, tanto quanto possvel, por formas simples deordenao.

A ordenao feita com base nos elementos informativos contidos nosdocumentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo documentalem questo), os elementos informativos mais comumente tomadoscomo referncia para a ordenao so:

a) Nmero do documento (atribudo pelo emissor ou pelo receptor);

b) Data;

c) Local de procedncia;

d) Nome do emissor ou do destinatrio;

e) Objeto ou tema especfico do documento.

Se os documentos a serem ordenados forem relatrios anuais deatividades da entidade, mais provavelmente sero consultados deacordo com a data, e, portanto, ordenados cronologicamente. Se foremrelatrios mensais de atividades de funcionrios, elaborados por eles edirigidos ao superior, os documentos podero ser ordenadoscronologicamente e alfabeticamente: divididos em meses, e dentro decada ms, por nome de funcionrio (caso, para a entidade, sejaimportante acompanhar sistematicamente as atividades de cadafuncionrio, a ordenao poder ser invertida: alfabeticamente, por


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nome de funcionrio, sendo os relatrios de cada um ordenadoscronologicamente). Se forem plantas de construes residenciais

aprovadas no municpio, podero ser ordenadas cronologicamente ealfabeticamente (pelo nome do projetista/construtor, pelo nome doproprietrio ou por ambos os nomes, definindo-se apenas o elementoinformativo que deve preceder ao outro). Se forem portarias eresolues, devero ser procuradas pelo nmero (ordenao numricasimples); podero ainda ser procuradas conforme o seu assunto outema estrito, o que exigir a confeco de um vocabulrio controladoque preveja os temas mais regulares ou provveis e os transforme emdescritores (ento, as portarias sero reunidas conforme essesdescritores e distribudas sucessivamente, na ordem alfabtica dosdescritores). Neste ltimo exemplo, caberia verificar o tipo de buscamais importante; se o nvel de importncia fosse praticamenteequivalente, seria conveniente a elaborao de um ndice remissivo(temtico, se a ordenao fosse numrica; numrico, se a ordenaoobedecesse a critrio temtico).

3. Mtodos de Arquivamento

O mtodo de arquivamento deve ser escolhido pela organizao deacordo com a sua estrutura. determinado pela natureza dos

documentos a serem arquivados.

No existe uma classificao universal para os arquivos. Cada instituiodever adotar a sua classificao.

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnicaem relao qual os documentos devem ser arranjados. Pelo uso desmbolos ou de outro meio, indicam a ordem em que as unidades dearquivamento devem ser agrupadas. Mas ajudam pouco no que

concerne determinao dos cabealhos de assuntos sob os quaiscertos papis ou pastas devam, mais acertadamente, ser colocados.Esse processo que envolve uma grande parte de julgamento subjetivo o processo de classificao.

Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos ossistemas de arquivamento. De modo geral, no entanto, qualquersistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentarresultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia


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do arquivamento deve-se, com mais freqncia, a falhas humanas doque as falhas do sistema.

3.1. Alfabtico

O mtodo alfabtico o que arquiva as unidades, que se refiram pessoas, assuntos ou lugares, em seqncia alfabtica.

O mtodo alfabtico se as letras forem importantes no momento dearquivar e pesquisar. No um mtodo muito seguro devido aosproblemas de grafia. Embora existam regras de alfabetizao, o mtodono bem entendido por qualquer pessoa.

O sistema de simples alfabetao de assuntos pode ser modificado devrias maneiras para se obter um melhor agrupamento dosdocumentos. A primeira maneira estabelecer cabealhos padronizados,de modo que no haja entradas separadas para assuntos correlatos.Assim, o principal cabealho de assunto pode ser subdividido emdiversos cabealhos subordinados. Estes podem ser indicados comocabealhos principais. Por exemplo, o cabealho principalCOMUNICAES pode ser subdivido nos cabealhos secundrios etercirios de

Correio

Correspondncia

Telecomunicaes

A inter-relao dos cabealhos de assuntos subordinados e oscabealhos de assuntos principais pode ser indicada por nmeros. Outrosistema semelhante, conhecido como alfanumrico, usa letras doalfabeto para designar os cabealhos principais de assuntos e nmerospara indicar os cabealhos subordinados. O uso do sistema assunto-numrico pode ser ilustrado da seguinte maneira:

COMUNICAO

1. Correio

2. Correspondncia

3. Telecomunicao


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A inter-relao dos cabealhos de assuntos subordinados e oscabealhos principais podem tambm ser indicados por smbolos

alfabticos que surgiram os assuntos. Esse sistema, conhecido comosistema mnemnicopode ser ilustrado da seguinte maneira:

A ADMINISTRAO

Ae Administrao de Edifcios e Jardins

Ag Administrao Geral

Agl Administrao Geral, Legislao

Ap Administrao de Pessoal

A relao dos cabealhos de assuntos subordinados com os cabealhosde assuntos principais pode tambm ser indicada por smbolos tiradosdos nomes das unidades da organizao. Esse sistema, conhecido comosistema orgnico, pode ser ilustrado da seguinte maneira:

EDIVISO DE ELETRICIDADE

ERSeo de Medidas e de Resistncia

EI Seo de Induo e CapacitnciaEESeo de Instrumento Eltricos

EMSeo de Medidas Magnticas

Esse sistema vem sendo empregado com xito pelo Servio Nacional deNormalizao (National Bureau of Standards). O seu empregado develimitar-se organizao cujas estruturas sejam estveis e onde asfunes sejam perfeitamente definidas.

Dica: O mtodo alfabtico um mtodo direto que dispensa ndicesauxiliares para a localizao dos documentos.

A ordenao alfabtica pode gerar dvidas em algumas situaesespecficas, sobretudo quando tiverem de ser ordenados nomes depessoas fsicas e jurdicas. Nestes casos, so seguidas as regrasclssicas de alfabetao:1) Nomes de pessoas fsicas so registrados de forma invertida, comentrada pelo nome de famlia;


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2) Nomes de famlia compostos por substantivo mais adjetivo, ou unidospor hfen, so considerados no seu conjunto;

3) Nomes de famlia que designam entidades religiosas (santos ousantas) tambm so considerados integralmente;4) Prenomes ou nomes de empresas abreviados devem ter precedncia;5) Artigos e preposies devem ser desconsiderados;6) Nomes que designam grau de parentesco, (Filho, Neto, Sobrinho) soconsiderados apenas quando o nome de famlia no for suficiente pararealizar a ordenao;7) Nomes espanhis tm entrada pelo penltimo nome de famlia;8) Nomes orientais no so invertidos;9) Ttulos (Prof., Dr., Ministro etc.) so desconsiderados;10) Nomes de entidades so registrados tal como se apresentam;11) Eventos (como congressos, reunies, seminrios) tm entrada peloseu nome, sendo o nmero de sua edio considerado apenas quando onome do evento no for suficiente para realizar a ordenao.

3.2. Numrico

O mtodo numrico o que arquiva as unidades em seqncia numrica

O mtodo numrico se os nmeros forem importantes no momento dearquivar e pesquisar. o mtodo mais seguro, j que nmero no temsinnimos.

O sistema numrico simples imprprio, sobretudo para o manuseiode arquivos nominais, isto , que podem ser identificados em relao apessoas ou entidades. um sistema que obriga a elaborao de ndicesalfabticos que no se fazem necessrios se as pastas so arquivadasem ordem alfabtica, pelos prprios nomes. Esse sistema resulta noarquivamento de documentos de um correspondente especfico empastas separadas cujo contedo assim, em geral, muito escasso. Talsistema dificulta a pesquisa pela subdiviso excessiva dos documentos,tornando difcil encontrar uma determinada pasta de que se venha aprecisar.

O sistema numrico simples, entretanto, foi tambm usado muito cedoe de maneira muito eficaz no tratamento de processos (case files). Estespodem ser definidos como unidades de arquivamento que contm todosos documentos pertinentes a uma determinada operao. Aparecem


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muitas vezes no decorrer de atividades legais, controladoras e deinvestigao de um governo.

Um bom exemplo de um processo (case file) ser, digamos, um que serefira a uma questo trabalhista. Nessas questes so envolvidas, comoadversrias, no mnimo duas partes; podero envolver muitos assuntoscomo os vrios pontos questionados, e muitos tipos de documentospodem ser criados, tais como atas, minutas, regulamentos. Os case filesnormalmente se relacionam com transaes que envolvem umavariedade de assuntos que so objeto de interesse de muitos indivduosou entidades e que consistem em diversos tipos de documentos. Nopodem, portanto, ser facilmente arranjados, seja por nomes ouassuntos, seja por tipos de documentos. Podem ser arquivados com

mais facilidade na ordem consecutiva em que as transaes a que sereferem so iniciadas e, se forem numerados medida que soarquivados, os nmeros serviro de chaves para ndices.

Esse sistema pode ser ilustrado da seguinte maneira:

1. educao

2. comunicaes

3. contabilidade

4. pessoal

5. material

6. organizao

7. finanas

8. publicaes

9. relatrios

10. legislao

Dica: O mtodo numrico simples tem ampla aplicao nos arquivosespeciais e especializados.

Desse sistema de numerao simples surgiu o sistema dplex. proporo que os documentos aumentavam em quantidade e variavamos assuntos, os diversos cabealhos principais foram subdivididos emrelao aos cabealhos subordinados. A esses cabealhos subordinados,atribuam-se nmeros que eram acrescentados aos que haviam sidoatribudos aos cabealhos principais. Assim, temos, por exemplo:

2. Comunicaes


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2.1. Correio

2.1.1. Porte

3.3. Assunto (ou ideogrfico)

Mtodo por assunto utilizado para documentos de espcies que sirvampara variados assuntos. Neste caso, os documentos so arquivadosmisturados (cartas, ofcios, listas, fax, recebidos, expedidos, originais,cpias etc).

O objetivo da classificao por assunto o desenvolvimento dasatividades de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como formade agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticasrelacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia,recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalhoarquivstico realizado com base no contedo do documento, o qualreflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nelecontida.

O mtodo por assunto tratado alfabeticamente pode ser:

Enciclopdico Os assuntos secundrios ficam mais afastados damargem que os principais, demonstrando uma subordinao.

Exemplo:

Veculos

Prprios

Quitados

AlienadosAlugados

Dicionrio os assuntos so dispostos alfabeticamente, obedecendo-sesomente seqncia de letras.

Indiscutivelmente o mtodo por assunto, representado por palavrasdispostas alfabeticamente, um dos mais difceis processos de


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arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto,apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expresso que

defina o assunto. Temos o vocabulrio todo da lngua nossa disposioe justamente o fato de ser to amplo o campo da escolha nos dificulta aseleo acertada, alm do que entra muito o ponto de vista pessoal doarquivista, nesta seleo.

3.3.1. Classificao Decimal

Os sistemas classificados diferem dos sistemas numricos e alfabticosporque tentam reunir todos os documentos numa ordem lgica. Pelos

sistemas numricos as unidades de arquivamento, como j vimos, so,em geral, simplesmente agrupadas numa seqncia numricaconsecutiva e nos sistemas alfabticos, em seqncia alfabtica. Poralguns desses sistemas, bem verdade, as unidades de arquivamentopodem ser reunidas, segundo uma inter-relao lgica, com outras, sobos cabealhos principais de assunto. Mas essa racionalizao limita-se adocumentos agrupados sob tais cabealhos.

Os sistemas classificados originam-se na classificao decimal para oarranjo de livros idealizados em 1873 pelo bibliotecrio americano Melvil

Dewey. A premissa de Dewey era de que todo o conhecimento humano,e os livros a este relativos, podiam ser divididos nas 10 classesseguintes:

000 Obras gerais

100 Filosofia

200 Religio

300 Sociologia

400 Filosofia

500 Cincias Puras

600 Cincias Aplicadas

700 Belas-Artes

800 Literatura

900 Histria


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Fizeram-se vrias adaptaes do Sistema Decimal Dewey paradocumentos. Em exemplo de sua aplicao correspondncia o

seguinte:

400 MINAS E MINERAIS

410 ENGENHARIA E MINAS

411 Trabalho de minas

411.1 Minas de metal

411.11 Minas de ouro

411.111 Depsito aluvial de minrios

411.111.1 Valas e calhas

3.4. Geogrfico

Este mtodo muito aconselhvel quando desejamos ordenar adocumentao de acordo com a diviso geogrfica, isto , de acordocom os pases, estados, cidades, municpios etc.

o mais indicado para os casos em que consideramos a procedncia ouo local como elemento principal em um documento. Exige sempre duasclassificaes: nome do local (pas, cidade ou estado) e mais o nome doelemento do documento correspondente.

Observaes

Na escolha dos sistemas, os seguintes pontos devem ser observados.

PONTO 1. O sistema deve ser simples. Prefira um sistema simples deassunto a um sistema assunto-numrico, sempre que os documentossejam de pequeno volume e restritoquanto ao alcance dos assuntostratados. Os smbolos usados em sistemas mais complexos servem adois propsitos:

a) indicar aos pesquisadores onde foram arquivados determinadosdocumentos ou, por meio de referncia cruzadas, onde esto arquivadosos documentos correlatos;


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b) indicar aos classificados onde os documentos devem ser arquivados.Os smbolos aumentam em importncia medida que o volume e a

complexidade dos documentos aumenta.

PONTO 2. O sistema deve ser flexvel. Os smbolos no devem estarvinculados a coisas sujeitas a alteraes, como sejam as unidadesorgnicas em constantes modificaes nas administraes modernas. Osistema mnemnico, por isso, tem uma aplicao muito limitada nosdocumentos modernos.

PONTO 3. O sistema deve admitir expanses. Deve permitir a insero

de novos cabealhos principais para atender aos documentos queresultem de novas atividades, bem como permitir a diviso doscabealhos principais medida que os documentos relativos satividades se tornem mais complexos. Tanto o sistema assunto-numrico quanto o dplex-numrico permitem essa expanso. Osistema alfanumrico, por outro lado, no permitem acrscimos denovos cabealhos principais alm de 26. O Sistema Decimal de Deweylimita o nmero de assuntos primrios, secundrios e tercirios a 10,mas permite a expanso de nmeros indefinidamente depois do pontodecimal.

4. Arquivos correntes

(Arquivo de primeira idade)

o conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valorprimrio objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu,a quem compete sua administrao.

Perodo de atividade - o perodo durante o qual os documentos soindispensveis manuteno das atividades quotidianas de uma

administrao. Devem permanecer o mais perto possvel do utilizadorou, se estiverem em memria de computador, ser fcil e rapidamenteacessveis.

Dica: Os arquivos correntes tambm so conhecidos como ativos ouvivos.


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A organizao dos arquivos como pressuposto bsico para a Qualidade,deve ser iniciada nos arquivos correntes, continuada nos intermedirios

e mantida no central.As atividades de arquivo corrente devem ser executadas por pessoascomprometidas com o servio como um todo, no s no momento daprova.

Conforme vimos, denominamos o arquivo corrente o conjunto dedocumentos que por vrios motivos permanece prximo de ns,prximo e de fcil acesso.

Os motivos mais citados so:

Documentos cujos assuntos no esto encerrados, esto

em litgio ou simplesmente em andamento; Documentos cujo volume e assunto no justifica transferir

para ARQUIVO INTERMEDIRIO ou CENTRAL;

Documentos consultados com freqncia como leis,regulamentos, manuais, plantas, etc.

Documentos que servem de instrumentos como catlogos,ndices, listas, relatrios, etc.

Os documentos de arquivos correntes devem ser organizados demodo que passem para o arquivo intermedirio ou central, sem

necessitar mudanas na estrutura.

Conforme se pode entender, o arquivo corrente o comeo detudo. nesta fase que tudo pode ser feito para alcanar a qualidade nainformao que vai servir de base a toda tomada de deciso daOrganizao. nesta fase que:

Se escolhe o mtodo de arquivamento;

Se classifica;

Se avalia;

Se transfere ou Se elimina.

Dica: Arquivo corrente o conjunto de documentos estreitamentevinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ourecebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que seconservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e dafreqncia com que so por eles consultados.


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A administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazercom que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram

criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel e concorrerpara a destinao adequada dos mesmo, depois que tenham servido aseu fins.

Os documentos so eficientemente administrados quando, uma veznecessrios, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ouconfuso; quando conservados a um custo mnimo de espao emanuteno enquanto indispensveis s atividades correntes; e quandonenhum documento preservado por tempo maior do que o necessrioa tais atividades, a menos que tenham valor continuo para pesquisa eoutro fins.

Importante: Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos spodem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentosdesde de sua criao at o momento em que so transferidos para umarquivo de custdia permanente ou so eliminados.

A administrao de arquivos preocupa-se, assim, como todo o perodode vida de maioria dos documentos. Luta para eliminar a sua criao e,por esse motivo, vemos defensores do controle da natalidade no

campo da administrao de arquivos correntes como se encontram nocampo da gentica humana. Exerce um controle parcial sobre o usocorrente dos documentos e ajuda a determinar os que devem serdestinados ao inferno de incinerador, ou ao cu de um arquivopermanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.

O aspecto mais importante da administrao de arquivos correntesrelaciona-se com o uso dos documentos no curso das operaes. Poucose faz dentro de uma repartio que no se torne objeto de umdocumento. Tanto os administradores de cpula, que tratam dos

principais programas, quanto os funcionrios de categorias inferiores,que executam operaes de rotina, precisam de documentos no seutrabalho.

As espcies de documentos necessrios nos dois casos podem serdiferentes, mas so to importantes no topo como no primeiro degrauda hierarquia administrativa. Na cpula, os documentos no s doestimulo inicial, como fornecem tambm as informaes bsicas paradecises executivas. Sobre cada problema tratado reunir-se-odocumentos de muitas fontes e de muitos tipos: correspondncias,memorandos e similares, nos quais o problema ser inicialmente


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exposto; tabelas e anlises estatsticas, relatrios de planos de trabalhoe de atividades executadas que contenham a informao necessria

para se tornar decises; circulares, memorandos e outras diretrizes deprocessamento e de poltica que sirvam como um meio de controleadministrativo de documentos selecionados de atos anteriores, quesirvam como precedentes dando consistncia aos mtodos daadministrao.

No nvel de execuo onde se processa, de fato, a maior parte dotrabalho onde os atos relativos a pessoas especficas, entidades ouassuntos so realmente executados -, os documentos so necessriospara transmitir, de cima para baixo, a orientao e os processo a seremseguidos, e, de baixo para cima, o relato das realizaes e execues e,

ainda, para registrar todas as fases dos atos da administrao emrelao s partes envolvidas em suas operaes.

A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aosdocumentos mais valiosos. Quanto mais importante ou valiosos, maisdifcil se torna administr-los.

Os documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente.Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como

tal, quando so inicialmente expedidos. As decises de poltica surgemem relao a determinados casos e, assim, os documentos referentes aelas podem ser arquivados intercaladamente com outros que noapresentam valor duradouro, mas tambm so relativos aos mesmoscasos com que estavam inicialmente ligados aqueles documentos. Osdocumentos referentes a diretrizes e normas de um modo geraldistintos de assuntos especficos so difceis de reunir para seorganizar em unidades de arquivamento e difceis de identificar deforma que seu valor torne evidente. Por outro lado, os documentossobre operaes de rotina so facilmente classificveis.

Os documentos de importncia so difceis de ser retirados de circulaouma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabelecemdiretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to logocessam as atividades que os originaram. As orientaes nelescontinuam, muitas vezes, em vigor. E mesmo que estas sejamsubstitudas, os documentos que contm servem justificar e explicar amudana. Tais documentos so assim, difceis de ser afastados porqueno fcil precisar o seu perodo de utilidade administrativa. Por outrolado, os que apenas evidenciam a execuo da poltica e normas


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tornam-se no-correntes to logo todos os atos semelhantes, no casoparticular, tenham sido executados. O trmino das operaes de rotina

, comumente, claro e definido. Os documentos importantes alem disso,so difceis de reunir para serem preservados num arquivo de custdiapermanente, porque muitos deles tm que ser segregados de umagrande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos,e comum fazer-se essa separao aps perderem os documentos o valorpara as operaes correntes, quando j se tornou obscura a suaidentificao.

Importante: A eficcia de um programa de administrao dedocumentos correntes depende do zelo e da competncia pessoal.

Quanto mais honesto e habilitado o pessoal, mais eficazmente sero osdocumentos classificados e arquivados para uso corrente. Quanto maisbem classificados, mais facilmente poder-se- dar-lhes um destino final,depois de haverem servido s atividades correntes. Quanto melhor opessoal, mais segura a avaliao dos documentos para fins dedestinao. O grau de excelncia dos julgamentos feitos depende dacompetncia profissional e da maneira mais ou menos perfeita pela qualse analisa os documentos.

Responda a questo elaborada pela FCC para o concurso do TRT 17

Regio para o cargo de Analista Judicirio Arquivologia em 2004:

Questo 4:(FCC - TRT 17 Regio - Analista Judicirio 2004) Dentreos fatores que definem os arquivos correntes, distinguindo-os dosintermedirios e permanentes esto

a) a autuao e a prescrio

b)os usos jurdicos e cultural

c) a vigncia e a freqncia de uso

d)o valor primrio e o valor secundrioe) as datas tpica e cronolgica

Aprendemos que os arquivos correntes so compostos por documentosque esto vigentes e com bastante freqncia de uso. Abaixo, veremoscomo se d a vigncia e freqncia dos arquivos intermedirios epermanentes. A resposta a letra c.

Algumas definies de termos novos que apareceram nesta questo:


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Prescrio a Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitoscontidos nos documentos.

Valor primrio - Valor atribudo a documento em funo do interesseque possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a suautilidade para fins administrativos, legais e fiscais.Valor secundrio - Valor atribudo a um documento em funo dointeresse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios,tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para osquais foi originalmente produzido.

5. Arquivos Intermedirios

(Arquivos de segunda idade)

o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, queaguarda destinao e com uso pouco freqente.

Perodo de semi-atividade - o perodo durante o qual os documentos,seja qual for o suporte utilizado, devem ser conservados por razesadministrativas, legais ou financeiras, mas no tm de ser utilizadospara assegurar as atividades quotidianas da administrao.

Dica: O arquivo intermedirio tambm conhecido como semi-ativoou transitrio.

Intermedirio a fase do resolvido, porm, no dispensvel ao servio;ainda lhe incidem muitas pesquisas.

O arquivo intermedirio normalmente s conhecido pelas reasfinanceira e de pessoal, que por serem as reas que trabalham o tempotodo tendo que provar o que fazem, acumulam maior quantidade deinformaes, papis, imagens ou dados.

Tambm devemos lembrar que sobre a documentao financeira e depessoal que recaem, na maioria das vezes, as exigncias dos Tribunais edas juntas.

A destinao pode ser o comeo dos problemas nos arquivos. Quasetodos, para alcanar um objetivo proposto, emitem vrios documentosem muitas vias. Quando concludo o trabalho, pem-no em um envelopeou em uma pasta (ou receptculo semelhante) e em nenhum momentoos avaliam ou triam para saber o que realmente deve ser guardado;apenas trabalham, produzem e acumulam papis, o que lembra o ditopopular:


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Podem descartar, mas antes providencie xerox!

o momento de perigo para as informaes. a parte mais

espinhosa do gerenciamento dos documentos; talvez pelo fato de ospapis j terem cumprido (em tese) sua finalidade, todos queremsimplesmente livrar-se deles; a comea um grande emaranhado: oacmulo na fase posterior.

Analise essa outra questo do concurso do MPU:

Questo 5: (FCC MPU Analista de Documentao 2007) Aosarquivos intermedirios compete, entre outras atividades,

a) promover a descrio do acervob) atender s consultas dos rgos produtores

c) desenvolver aes educativas junto s escolas da regio

d) estimular a pesquisa histrica

e) processar tecnicamente os documentos de origem privada

A fase intermediria aquela em que no necessitamos dos documentosto perto de ns, mas no mandamos para o arquivo central, ou porque

no tem valor para arquivamento mais longo ou porque o arquivocentral muito distante e as consultas ainda so freqentes. A resposta a letra b.

6. Arquivos Permanentes(Arquivos de terceira idade)

o conjunto de documentos preservados em carter definitivo emfuno de seu valor.

Perodo de inatividade - o perodo a partir do qual os documentosdeixam de ter valor previsvel para a organizao que os produziu. Osdocumentos so eliminados conservados como arquivos definitivos sepossurem valor de testemunho. Baixa freqncia de utilizao

Dica: Arquivo permanente tambm chamado de inativo, decustdia e morto.


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Arquivo Central a unidade responsvel pelo controle dos documentosacumulados pelos diversos setores e servios de uma administrao e

pelos procedimentos tcnicos a que devem ser submetidos,independentemente da centralizao do armazenamento.

O Arquivo central assume diversos papis dentro da organizao, taiscomo:

Direcionador dos arquivos correntes/intermedirios;

Desobstruidor dos espaos nos locais de trabalho;

Gestor da poltica documental;

Custodiador das informaes da organizao.

Como Direcionador dos arquivos correntes/intermedirios entendemosque com o servio de acumular a documentao, tem o arquivocondies de detectar falhas na produo e utilizao dos formulrios epapis que se transformam em documentos. A reunio dos arquivosdecorrentes do recebimento mensal ou anual permite no s provar osatos praticados pela organizao, como tambm fazer uma comparaodo modo como aconteceram os fatos.

O universo de documentos que se forma no arquivo central revela comoest sendo processada cada etapa nos arquivos correntes.

Como desobstruidor dos espaos nos locais de trabalho podemos afirmarque as constantes reformas em escritrio, a constante compra demoblia seria solucionados com a criao do arquivo central e atransferncia sistemtica dos documentos que se tornaramdesnecessrios ao servio em andamento.

Como gestor da poltica documental entendemos que a Organizao,tendo sua documentao reunida em um nico espao e administradapor pessoa conhecedora de seu funcionamento, ter pelo menos custoda administrao do arquivo em um escopo que servir para aferir seusvalores, normas e todo direcionamento na gesto documental.

O arquivo central tem possibilidade de proporcionar a Organizaoquanto guarda dos documentos, aplicao de tecnologia desubstituio de suporte e tudo mais que diga respeito ao trato comdocumentao.

Como custodiador das informaes da organizao, talvez a maisimportante funo do arquivo, ressaltamos que os documentos com


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valor de prova de uma organizao devem ser guardados e zelados porpessoa de mais alto grau de confiana, para evitar extravios.

Dica: A passagem dos documentos para o arquivo permanente recebe onome tcnico de recolhimento.

7. Noes bsicas de tipologias documentais e suportes fsicos

7.1. Microfilmagem

A microfilmagem um mtodo de preservar os documentos em outraforma ou meio. a tcnica de fazer cpias fotogrficas to reduzidasque se tornam impossveis de ler sem ampliao. Quando se consulta omicrofilme de um documento geralmente usa-se um aparelho de leiturade microfilme para ampliar a imagem de modo que possa ser lida numvisor.

Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois:

a) reduzir o seu volume; e

b) garantir a sua durabilidade.

Dica: Microfilmagem de substituio assim chamada porque a queincide sobre documentos de guarda temporria, com vistas aoaproveitamento do espao.

Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseadanos seguintes princpios:

Os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa

operao. O processo de microfilmagem, como foi anteriormenteobservado, de alto custo. Deve-se pesar esse custo contra o dapreservao dos documentos na forma original.

Os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas que seprestem filmagem. Uma vez que um dos objetivos do microfilme reduzir o volume, os documentos a serem microfilmados devem, emgeral constar de grandes sries. Considerando que os documentosfilmados no podem ser consultados um de cada vez, cada documento


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de uma srie a ser microfilmada deve ser uma unidade integral nosentido de que tenha seu significado independente daquele derivado de

sua inter-relao com ... unidades de srie. Os documentos filmadosno podem ser sujeitos a comparaes imediatas, pois dois delesgeralmente no podem ser projetados simultaneamente.

Os documentos a serem microfilmados devem apresentar um arranjoque permita a sua filmagem. necessrio que sejam arranjadossegundo o sistema ou mtodo claro, seja numrico, alfabtico oucronolgico ou segundo o sistema de classificao bem definido. Osdocumentos assim apresentados podem ser prontamente encontradospela referncia ao esquema de arranjo. Quando o arranjo dos

documentos no simples devem ser preparados e indexados na bobinado filme.

Os documentos devem ser microfilmados segundo a melhor tcnica, ascpias fotogrficas devem registrar todos os detalhes de importncia, osdocumentos originais que possam ser necessrios a provveisreferncias futuras. Tecnicamente, o filme em si e sua manipulaodevem assessorar cpias com uma durabilidade de 100% maior do quea do melhor papel de cpias fotogrficas devem ser um perfeitosubstituto dos documentos originais em todos os aspectos essenciais.

A microfotografia oferece um meio de reduo do volume dosdocumentos, na mesma proporo geomtrica pela qual a suaquantidade vem aumentando, como um resultado da ampliao dasatividades governamentais e do uso de sistemas modernos deduplicao. Torna possvel a continuidade em caso de papel de curtadurao. A microfotografia, aplicada com critrio pode atribuirmaterialmente para soluo dos problemas de documentao de umrgo. Trata-se de uma tcnica moderna, prpria administrao dosdocumentos modernos.

Questo 6: (FCC MPU Analista de Documentao 2007) Amicrofilmagem de substituio incide sobre documentos

a) de valor temporrio

b) desprovidos de cpias

c) que sero futuramente digitalizados

d) Cuja autenticidade no pode ser comprovada


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e) de carter instrumental (guias, inventrios e catlogos)

Microfilmagem de substituio assim chamada porque a que incidesobre documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamentodo espao. Resposta: A

Microfilme bem que podia se chamar de microfoto. Assim, as pessoasno confundiriam tanto com informatizao ou automao de servios.

Uma vez produzida a documentao, no h computador que a diminua.O que elimina massa documental acumulada MDA a avaliaodiria, e a microfilmagem ou a digitalizao de imagens.

Digitalizao - Processo de converso de imagens e sons de cdigoanalgico para cdigo digital por meio de dispositivo apropriado, comoum scanner.

A avaliao, mtodo que consideramos o maior redutor de espaos, ,sem tecnologia alguma, o mais seguro. Consiste apenas em separar ojoio do trigo e arquivar o que necessrio.

A microfilmagem um processo caro, mas at o presente momento, a

nica substituio do suporte tradicional que gera cpias com valorlegal. Considerando que a MDA a documentao financeira, sujeita aTribunais, este quesito tem que ser levado em considerao.

Para grande volume de MDA, no vislumbramos outra sada seno atecnologia de substituio do suporte papel, fotografia, publicaes,plantas, jornais, etc.

O que melhor, microfilmar ou digitalizar?

Ao microfilmar, pode eliminar (fragmentar e vender) quase tudo. Aparte de documentao histrica e de prazo de guarda permanente, nopode ser eliminada.

Ao digitalizar em CD posso eliminar (fragmentar e vender) a parte queno seja sujeita a Tribunais. Documentao de valor jurdico, no pode.As demais, de valores: tcnico, cultural, histrico etc. fica a critrio dodetentor.


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Considerando que a parte histrica e permanente, se bem avaliada,constitui cerca de 10% de produo, e que, o que encarece os dois

sistemas o preparo, entendemos que a adoo de substituio devaser feita usando as duas tcnicas:

Parte em microfilme e em CD, pelo valor legal, e parte apenas em CD.

Sabemos que apenas 10% a 20% das pesquisas em arquivos so feitaspara atender aos questionamentos jurdicos. Assim, 80% a 90% daspesquisas sero feitas apenas nos CDs.

Enfim, no podemos dizer que microfilme j era e que CD o tal. Temos que almejar que os tecnlogos garantam a leitura dos caracteres em

meios ticos independente de avanos; que seja legalizado o valor dacpia gerada de CD, para que se possa deixar o Microfilme no patamarem que ficaram os cinemas depois do surgimento da fita de vdeo:continuam existindo e convivendo muito bem.

7.2. Automao

A automao ocorre de duas formas:

Quando o computador utilizado como instrumento de trabalho noregistro de documentos, no controle do acervo, etc.

Quando o suporte da informao o prprio computador. So os bancosde dados onde so armazenados registros sobre determinados assuntoscomo: contabilidade, folha de pagamento, etc.

A automao possui diversas vantagens, entre elas:

A recuperao de dados rpida e eficaz; O ndice de erros pequeno;

Vrias pessoas podem acessar as mesmas informaes de vrioslugares atravs dos computadores.

7.3. Preservao e Conservao

Preservao a funo arquivstica destinada a assegurar asatividades de acondicionamento, armazenamento, conservao erestaurao de documentos.


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Conservao o conjunto de procedimentos e medidas destinadas aassegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao.

Dica: A conservao de acervos documentais tarefa primordial nosarquivos. Conservao a promoo da preservao e da restauraode documentos.

Os documentos modernos so, por assim dizer, quase to efmerosquanto volumosos. Para os cticos em relao ao valor dos documentosmodernos, esse fato pode servir de consolo. No haver perigo desubmergir-se na inundao de documentos pblicos modernos, pois

estes desaparecero rapidamente, quase na mesma proporo em queforam produzidos. Contudo, para o arquivista moderno a durabilidade domaterial sob sua custdia assunto de maior interesse.

O arquivista da atualidade deve levar em considerao dois fatores queafetam a preservao do material sob sua custodia, fatores essesapontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of Standards)como agentes externos e internos de deteriorao. Os agentesexternos decorrem das condies de armazenagem e de uso; osinternos do inerentes prpria natureza material dos documentos.

Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos,provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficosdos agentes externos e empregados mtodos que preservem osmateriais perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outraforma.

De acordo com o Bureau of Standards a luz, a temperatura, a umidade,a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais agentesde deteriorao.

Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao, segundo oBureau, so agentes cidos da atmosfera e particularmente o dixidosulfrico.

A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos deteriorao,temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelouso de aparelhos modernos de ar-condicionado. Nas reas onde seobserva elevada poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivosdevem ser equipados com aparelho de ar-condicionado.


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As operaes executivas de um arquivo requerem espao tanto parasalas de trabalho onde se possa receber os documentos e proceder a

respectivas limpeza, restaurao, encadernao e duplicao, espaopara a zeladora, assim como para salas de pesquisa, e o que maisimportante para os depsitos (stacks) de armazenagem dosdocumentos.

Van Schreeven chama ateno para certas peculiaridades a seremlevadas em conta relativamente aos depsitos:

a) no usar equipamentos planejados para outros fins que no os dearquivo, como por exemplo, estantes padronizados para bibliotecas;

b) procurar obter equipamentos conversveis e flexveis, ao mximo;c) procurar localizar os depsitos em reas adjacentes s salas depesquisa para permitir o fornecimento direto; e

d) o equipamento dos depsitos deve proteger ao mximo osdocumentos.

Talvez a melhor maneira de assegurar a preservao dos documentosseja utilizar materiais permanentes na sua feitura. uma medidapreventiva a ser adotada por ocasio na produo de documentos, e quepode ser determinada por lei ou regulamentos emitidos por fora de lei,exigindo o uso de papeis e tintas permanentes para documentos devalor permanente. Entretanto, a maioria dos documentos pblicos e,principalmente, os grandes rgos governamentais so produzidos empapel de pouca durao e com tintas no-permanentes, apesar de amaioria dos documentos apresentar valor.

Dica: Toda luz potencialmente danosa para o papel e os danos socumulativos.

Encapsulao o procedimento de preservao em que o documento

colocado entre duas superfcies de plstico transparente, cujas bordasso seladas.

Preservao do patrimnio arquivstico digital:

A preservao de longo prazo das informaes digitais estseriamente ameaada pela vida curta das mdias.

A debilidade estrutural dos sistemas eletrnicos de informaotorna difcil a preservao de longo prazo.


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A tecnologia digital um meio mais frgil de armazenamentocomparado com os meios tradicionais.

A preservao da informao em formato digital no se limita ao

domnio tecnolgico, envolve questes administrativas, legais,polticas e econmico-financeiras.

7.4. Restaurao

Para restaurar um grande nmero de documentos com rapidez e comum mnimo de pessoal qualificado, o arquivista h que adotar mtodosmodernos de restaurao. O novo mtodo de restaurao o da

laminao de documentos,entre duas folhas de acetato de celulose,adotado nos National Archives por recomendao do National Bureau ofStandards.

De acordo com o Bureau Considerando-se que o acetato de celulose termoplstico (isto , torna-se fluido sob a ao de calor e presso)seria facilmente aplicado pela colocao de uma folha impressa entreduas folhas de acetato de celulose ligeiramente maiores, e passando-seo conjunto em uma prensa hidrulica, sob a ao de calor e presso,obtm-se uma unidade homognea.

De processo de laminao, continua o Bureau, resulta um produtoque infinitamente mais satisfatrio (do que os conseguidos atravsdos mais antigos mtodos de restaurao) do ponto de vista doaumento da resistncia contra a deteriorao. Os documentos laminadoscom acetato de celulose sob a ao do calor e da presso resistemmuito bem ao teste de envelhecimento provocado artificialmente etornam-se muito resistentes ao de insetos e ao mofo. Conservam aflexibilidade do papel comum e no apresentam qualquer dificuldade leitura.

Em certas circunstncias a reproduo do documento pelamicrofilmagem pode ser considerada uma alternativa restaurao.Embora o microfilme no dever ser visto como processo definitivo,tanto a base de acetato de celulose que apresenta quanto a emulsodessa base so razoavelmente durveis. Pode, alm disso, serreproduzido facilmente antes que comece a se deteriorar.


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8. Protocolos

o servio encarregado do recebimento, registro, classificao,distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos.

Mais que um instrumento, uma fase dentro da administrao dosdocumentos. Em arquivo necessrio ter uma planilha, ou ficha, oufolha para protocolar documentos que entram e saem.

So atividades de protocolo:

O arquivista desenvolve as atividades de separar os documentosrecebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular, alm de analisar edeterminar o assunto do documento, atribuindo-lhe um cdigo numricode referncia e assim por diante.

Uma ficha de protocolo apresenta os seguintes dados:

Procedncia

Data de entrada

Data do documento Nmero

Cdigo do assunto

Espcie

Nmero de origem

Assunto

Distribuio

Data

Recebido

Os documentos de arquivo de uma entidade so produzidos paracumprirem uma determinada finalidade e, para isso, usualmente,tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma entidadepara outra, ou de um setor para outro da mesma entidade, atfinalmente ser arquivados.

Todos os documentos que tramitam no interior de uma entidade foramelaborados diretamente por ela ou foram a ela encaminhados. Assim, os


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documentos de arquivo guardam relaes estreitas com o protocolo e aexpedio da documentao.

A expedio pode ser centralizada ou no. muito comum que as vriasunidades administrativas de um rgo expeam documentos. Aexpedio descentralizada costuma obrigar a uma multiplicidade decontroles e registros do que expedido, e freqentementeacompanhada da criao de pequenos arquivos em setores e sees(sendo arquivadas, basicamente, as cpias de tudo o que expedido).Neste caso, a pulverizao da organizao dos documentos de arquivofavorece a falta de unidade de procedimentos tcnicos, e tambmdificulta a adoo de um plano de classificao unificado.

Similarmente, nem sempre h um setor ou servio de protocolo

centralizado - s vezes, nem mesmo formalmente estruturado. Noentanto, de uma forma ou de outra, todo organismo deve providenciar arealizao de algumas das atividades essenciais de um servio deprotocolo - receber, identificar, registrar e distribuir os documentos naentidade.

Qual a importncia de classificar os documentos, nos locais deexpedio e de protocolo?

A classificao o procedimento mais determinante na organizao dosdocumentos de arquivo: no que se refere especificamente fasecorrente, os documentos podem ser classificados durante a prpria

tramitao, o que j os prepara para a integrao aos demaisdocumentos, quando tiverem de ser arquivados. Mais que isso: aclassificao dos documentos na sua entrada ou sada do rgo auxiliana atualizao do plano de classificao, pois novos tipos documentais,no previstos no plano, que forem recebidos ou expedidos teronecessariamente que ser incorporados a ele.

Responda a essa ltima questo para finalizarmos a aula:

Questo 7: (FCC MPU Analista de documentao 2007) Sorotinas dos servios de protocolo:

a) recebimento de correspondncia e elaborao de inventriostopogrficos da documentao.

b) Autuao de processos e reproduo do material a serdescartado.

c) Coordenao de equipes de avaliao e elaborao de tabelas detemporalidade.

d) Aes de conservao preventiva e montagem de guia de acervo.


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PROFESSOR JOS CARLOSe) Distribuio de correspondncia e controle de tramitao dos

documentos.

As rotinas do servio de protocolo so: recebimento, registro,classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio dedocumentos. Assim, a resposta a letra e.

Em tempo, voc sabe o que tabela de temporalidade? o instrumentode destinao, aprovado pela autoridade competente, que determinaprazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia,recolhimento, descarte ou eliminao de documentos.

9. Bibliografia:

VIEIRA, Sebastiana Batista. Tcnicas de Arquivo e Controle deDocumentos. Temas & Idias Editora: Rio de Janeiro 2005 - 3Tiragem

SCHELLEMBERG, T.R. Arquivos Modernos: Princpios e Tcnicas. Editora

FGV: Rio de Janeiro 2005DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. S. Paulo: AAB-SP, Secretariade Estado da Cultura, 1996.GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo So Paulo: Arquivo do Estado, 1998.

noções de protocolo e arquivo

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