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NORMA TÉCNICA EMPRESARIAL
ICONTEC-I.C.B.F.
V Encuentro de Representantes de
la Dirección - Chinchina-Caldas
CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS
COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL
Versión: 01
Agosto 2012
OBJETO DE LA NORMA
SEGÚN ICONTEC-I.C.B.F.
Específica e integra los requisitos de
gestión y operación que deben
cumplir las organizaciones que
prestan directamente el Servicio
Público de Bienestar Familiar en
Protección y Prevención, para
garantizar la calidad del servicio en el
marco de su responsabilidad.
V Encuentro de Representantes de
la Dirección - Chinchina-Caldas
CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS
COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL
Versión: 01
Agosto 2012
EXPECTATIVAS DE LA NORMA
SEGÚN ICONTEC-I.C.B.F.
Desarrollar actividades con las
instituciones que prestan el
Servicio Público de Bienestar
Familiar que adoptarán el
modelo de la Norma Técnica
de Empresa, para su
fortalecimiento.
V Encuentro de Representantes de
la Dirección - Chinchina-Caldas
CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS
COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL Versión: 01
Agosto 2012
IMPLEMENTACIÓN CONGREGACION R.T.C. / ICBF /
ICONTEC NORMA EMPRESARIAL
A continuación se presenta la gestión que realiza la Congregación como invitado
para la validación de la Norma Técnica Empresarial ICONTEC - I.C.B.F.
1) 24 de Mayo de 2012: Invitación para la presentación de la nueva norma
empresarial. Evidencia.
2) 20 de Junio de 2012: Aportes generales a la Norma Empresarial por parte de la
Congregación por solicitud de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad del
I.C.B.F. Evidencia.
3) 25 de Junio de 2012: Invitación para asistir al "Congreso Internacional
Congreso Mundial de Calidad, Excelencia, Innovación para el Buen
Gobierno". Esta invitación se extiende a las instituciones sabana. Confirma y
Participa, Centro Educativo Amigoniano-Redentor, representado por Jackeline
Franco. Evidencia.
IMPLEMENTACION NORMA EMPRESARIAL
/ CONGREGACION R.T.C. / ICBF / ICONTEC
4) 4 de Julio de 2012: Invitación como institución piloto para
presentar los procesos de calidad de la Congregación. Evidencia 1.
Evidencia 2.
5) 16 de Julio de 2012: Presentación por parte de la Congregación
del auto-diagnostico de la norma empresarial. Evidencia 1.
Evidencia 2. Evidencia 3.
6) 23 de Julio de 2012: Acta de Reunión 16 de Julio de 2012.
Evidencia.
PENDIENTES A 26 DE JULIO DE 2012: Plan de trabajo
establecido por ICONTEC-ICBF a partir del diagnostico expuesto
por instituciones piloto.
CONTENIDO DE LA NORMA
V Encuentro de Representantes de
la Dirección - Chinchina-Caldas
CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS
COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL
Versión: 01
Agosto 2012
1. OBJETO
2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
2.1.TERMINOLOGÍA CON RESPECTO A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
2.2. TERMINOLOGÍA DE GESTIÓN
CONTENIDO DE LA NORMA
V Encuentro de Representantes de
la Dirección - Chinchina-Caldas
CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS
COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL
Versión: 01
Agosto 2012
3. REQUISITOS DE GESTIÓN
3.1. CONTEXTO LEGAL
3.2. POLÍTICA DE CALIDAD
3.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
3.4. PLANEACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.
3.5. DOCUMENTACIÓN
3.6.PROPIEDAD DEL USUARIO
3.7. COMPRAS
3.8. GESTIÓN AMBIENTAL
3.9.OPERACIÓN- I.C.B.F.
3.10. CONTINUIDAD DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
3.11. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.
3.12. MEJORAMIENTO.
1. OBJETO
V Encuentro de Representantes de
la Dirección - Chinchina-Caldas
CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS
COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL
Versión: 01
Agosto 2012
2. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES.
2.1. TERMINOLOGÍA RESPECTO A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.
1. Atención Integral.
2. Especificación.
3. Estándar.
4. Estándar de estructura.
5. Estándar de proceso.
6. Estándar de Resultado.
7. Ficha técnica de negociación.
8. Ficha técnica de producto.
9. Modalidad.
10. Organización.
11. Prevención.
12. Protección.
13. Protección integral.
14. Servicio.
15. Servicio Público de Bienestar Familiar.
16. Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
17. Unidad de Servicios.
2. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES.
2.2. TERMINOLOGÍA DE GESTIÓN.
1. Acción Preventiva.
2. Acción Correctiva.
3. Aspecto Ambiental.
4. Auditoría.
5. Calidad.
6. Competencia.
7. Compra.
8. Conflicto Intereses
9. Conformidad
10. Continuidad en la Prestación
del Servicio.
11. Contrato.
12. Corrección.
13. Desempeño Ambiental
14. Dirección.
15. Eficacia.
16. Emergencia.
17. Evaluación de Proveedores.
18. Gestión.
19. Impacto Ambiental.
20. Incidente.
21. Mejora Continua.
22. No Conformidad.
23. Plan de Manejo de Incidentes.
24. Proceso.
25. Producto.
26. Proveedor.
27. Queja.
28. Residuo Peligroso Post Consumo.
29. Riesgo
3. REQUISITOS DE GESTIÓN
• Personería Jurídica
•Cumplir con la Legislación Vigente.
•Licencia de Funcionamiento.
•Habilitación en Salud. •Licencia en Educación
•Concepto Sanitario Vigente
POLÍTICA DEL SERVICIO
•COMPROMISO CON LOS CLIENTES
•SERVICIOS Y PRODUCTOS
•RELACIONES CON PARTES INTERESADAS
•RELACIÒN OBJETIVOS DEL SERVICIO
•SER COMUNICADA Y ENTENDIDA
•SER REVISADA CONTINUAMENTE
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
Tener establecidas las
responsabilidades y
autoridades para prestar
el servicio público de
Bienestar Familiar
(Planeación, seguimiento y mejora)
3.4. PLANEACIÒN DEL SERVICIO
3.4.1. REQUISITOS GENERALES
A. IDENTIFICAR DERECHOS, EXPECTATIVAS,
NECESIDADDES DE USUARIOS Y PARTES INTERESADAS.
B. IDENTIFICAR ESPECIFICACIONES EXISTENTES
RELACIONADAS CON EL SERVICIO PUBLICO DEL
I.C.B.F.
C. IDENTIFICAR:
•Procesos.
•Documentación.
•Recursos.
3.4. PLANEACIÒN DEL SERVICIO
3.4.1. REQUISITOS GENERALES
D. IDENTIFICAR RIESGOS POTENCIALES
E. CAPACIDAD DE CUMPLIR REQUISITOS.
E. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN
F. MANTENER REGISTROS DE LA
PLANIFICACIÓN.
3.4.2. RECURSOS FINANCIEROS
•COSTOS.
•PUNTO DE EQUILIBRIO.
•PRESUPUESTO REQUERIDO.
•GESTION DE RECURSOS.
•ACTIVIDADES DE
SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN.
3.4.2. RECURSOS HUMANOS
•Definir necesidades de personal:
•Personas.
•Disponibilidad
•Tipo de relación.
•Funciones a desempeñar.
•Responsabilidades- Autoridad.
3.4.3. RECURSOS HUMANOS
•Establecer necesidades de Competencia:
•Educación.
•Formación.
•Competencia.
•Habilidades
•PROCEDIMINTOS DE:
•Selección y Contracción.
•Inducción
•Formación del Personal.
•Evaluación de desempeño
3.4.4. RECURSOS FÍSICOS.
•IDENTIFICAR NECESIDADES DE:
•Infraestructura.
•Equipos de maquinaria.
•Inmuebles.
•Insumos.
•Elementos de oficina.
•Instrumentos.
•Herramientas.
•Dotación entre otros.
3.4.4. RECURSOS FÍSICOS
•CONSIDERAR ASPECTOS DE:
•Capacidad instalada requerida.
•Necesidad de Mantenimiento.
•Necesidad de Calibración.
•Necesidad de recambio.
•Cantidades requeridas.
•Seguridad.
•Calidad entre otros.
3.4.4. RECURSOS FÍSICOS
•LEGISLACIÒN SOBRE
PREVENCIÒN DE DESASTRES Y
PLANTA FÍSICA
•Planta Física SISMO RESISTENTES.
• Salidas de Emergencia.
•Planes de Emergencia.
•Estudio de suelos y aprobación para planta
físicas nuevas.
•Espacio para Separación y
Almacenamiento temporal de los residuos.
3.4.4.5. METROLOGÌA
•CONTROL METROLÓGICO
La Congregación cuenta con:
PROTOCOLO PARA EL
ASEGURAMIENTO METROLÒGICO.
3.5. CONTROL DE DOCUMENTOS
•POLITICA DEL SERVICIO Y OBJETIVOS PARA LA
PRESTACIÒN DEL SERVICIO.
•PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR ESTA NORMA.
•DOCUMENTOS Y REGISTROS DE LA INSTITUCIÒN.
•CONTROLAR LOS DOCUMENTOS
PROPIOS DEL I.CB.F.
3.5.2. PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS
Aprobación de Documentos
Revisar y actualizar documentos.
Identificación de cambios
Versiones y vigencias.
La documentación debe estar en el
punto de uso.
Documentación legible.
Fácil identificación
Control de documentos externos.
Control de documentación obsoleta.
3.5.3. PROCEDIMIENTO
CONTROL DE LOS REGISTROS •RECOPILACIÒN DE LA INFORMACIÒN
•PERSONA RESPONSABLE DE RECOPILAR LA
INFORMACIÒN.
•PERIODICIDAD PARA RECOGER INFORMACIÓN..
•IDENTIFICAR, ANALIZAR Y PROCESAR LA INFORMACIÒN
• ALMACENAMIENTO DE LA
INFORMACIÒN
RESPONSABLE DE ALMACENAR LA
INFORMACIÒN.
3.5.3. DISPOSICIÒN Y ALMACENAMIENTO
DE LA INFORMACIÒN
ESPACIO/DISPOSITIVO PARA ALMACENAR LA
INFORMACIÒN.
ESTE ESPACIO DEBE CONTAR CON LAS
CONDICIONES QUE GARANTICEN SEGURIDAD DE
PERDIDA Y DETERIORO.
3.6. PROPIEDAD DEL CLIENTE
EVITAR ACCESO NO AUTORIZADO.
EVITAR SU DIVULGACIÒN.
CONTROL DE ACCESO (CLAVE – CONTRASEÑA)
MANEJO DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN:
-DETECTORES DE HUMO.
-ANTIVIRUS
-COPIAS DE RESPALDO
-CONDICIONES PARA EVITAR
PERDIDA O DETERIORO DE LA
INFORMACIÒN.
3.7. COMPRAS-PROVEEDORES
•SELECCIÓN, EVALUACIÒN Y REEVALUACIÒN
DE PROVEEDORES.
•REQUISITOS PARA PROVEEDORES:
- CALIDAD
-CAPACIDAD FINANCIERA
-OPORTUNIDAD DE MEJORA.
-PRECIO.
-RECOLECCIÒN DE
RESIDUOS PELIGROS.
- OTROS QUE SE
CONSIDEREN.
3.7. COMPRAS-PROVEEDORES
•EVALUAR Y SELECCIONAR PROVEEDORES.
•INSPECCION DEL PRODUCTO COMPRADO.
•TOMAR ACCIONES CUANDO EL PRODUCTO NO
CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES.
• REEVALUAR PERIODICAMENTE.
• ORGANIZAR REGISTROS.
3.8. GESTIÒN AMBIENTAL
•DETERMINAR IMPACTOS AMBIENTALES
•PLAN DE MANEJO AMBIENTAL.
•REQUISITOS AMBIENTALES.
•CONTROLES RIESGOS AMBIENTALES Y LEGALES.
•MANENER SOPORTES
•MANTENER REGISTROS.
3.9. OPERACIÒN PARA LA
PRESTACIÒN DEL SERVICIO I.C.B.F.
•PLANIFICACION DEL SERVICIO
•DISPOSICIÒN DE RECURSOS.
•ASIGNACIÒN DE RESPONSABILIDADES
•BRINDAR ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO.
•PROPORCIONAR RECURSOS Y SOPORTE TÉCNICO –
ADMINISTRATIVO.
• REALIZAR SEGUIMIENTO AL
• SERVICIO PRESTADO.
• -Requisitos.
• -Visitas periódicas
• -Establecimiento de indicadores o
• mecanismos de seguimiento.
• -Informes.
• -Entre otros.
3.10. CONTINUIDAD DEL NEGOCIO
-VALORAR RIESGOS ASOCIADOS
-DESARROLLAR PLANES
IMPLEMENTAR ACCIONES PARA INCIDENTES Y
CONTINUIDAD:
-Asignar responsable competente en el
tema.
-Planes de gestión del incidente.
- Planes de continuidad.
CONTENIDOS DE UN PLAN
- Indicadores, seguimiento y control.
- Capacitación y entrenamiento en planes.
- Mantener registros.
3.11. SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN.
QUEJAS-RECLAMOS-SUGRENCIAS-
FELICITACIONES.
EVALUACIÒN DE LINEAMIENTOS Y
ESTANDARES.
AUDITORIAS INTERNAS.
ANALISIS DE LA INFORMACIÒN –
PROCEDIMIENTOS PGD.
REVISIÒN POR LA DIRECCIÒN.
ACCIONES A-C-P-M.