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• NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DISEÑO
ANALISIS
IMPLANTACION
SOA
MGP. FREDDY E. ALIENDRE ESPAÑA
LEY N° 1178 (SAFCO)SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación deOperaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediantela adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de lossiguientes preceptos:
a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentesniveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas yvigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará odescentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de lossistemas de administración.
b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.
ATRIBUCIONES INSTITUCIONALESEl Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (ex-
Hacienda) es el Órgano Rector del SOA, sus
atribuciones son ejercidas a través de su unidad
técnica U.N.
Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA
con las siguientes atribuciones:
• Cumplir con las normas.• Elaborar y aprobar su reglamento específico. • Solicitar su compatibilización por Órgano Rector• Implantar el sistema.
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Es el conjunto ordenado de normas,criterios y metodologías, que a partir delmarco jurídico administrativo del sectorpúblico, del Plan Estratégico Institucionaly del Programa de Operaciones Anual ,regulan el proceso de estructuraciónorganizacional de las entidadespúblicas, contribuyendo al logro de losobjetivos institucionales.
Satisfacción del usuario
Evitar la duplicación y dispersión de
funciones
Determinar el ámbito de
competencia y autoridad
Optimizar la comunicación y
coordinación
Simplificar y dinamizar su
funcionamiento
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA
OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
PRINCIPIOS DEL SOAESTRUCTURACION
TECNICA
FLEXIBILIDAD
FORMALIZACION
SERVICIO A LOSUSUARIOS
INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS
SOA
SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES
SISTEMA DE ADMINISTRACION
DE PERSONAL
SISTEMA DE CONTROL
GUBERNAMENTAL
COMPONENTES DEL S.O.A.A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓNPROCESO
ANÁLISISRETROSPECTIVO
ANÁLISISPROSPECTIVO
RESULTADOSRECOMENDACIONES
DISEÑO DEPROCESOS
CONFORMACIÓN DEÁREAS Y UNIDADES
ESTAB. CANALES DECOM. Y COORD. INT
ESTAB. DE INSTANCIAS DE RELACION
INTERINSTITUCIONAL.
MANUALES
PLAN DEIMPLANTACION
EJECUCIÓN DELPLAN
SEGUIMIENTO
ESTRUCTURAIMPLANTADA
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ANÁLISISRETROSPECTIVO ANÁLISIS
PROSPECTIVO
FUENTES DE INFORMACIÓN.
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
¿Problema?
SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
•InvestigaciónDocumental
•Investigaciónde Campo
•Doc. legales de creación•Manual de Org. y Funciones•Manual de Procesos•Inf. de Auditoría•Diagnóstico y planes de Impl.•Otros
Entrevista al Personal-UsuariosEncuesta al Personal-UsuariosObservación Directa
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
ANÁLISIS DE DATOSFORMULACIÓN DE
RECOMENDACIONES
Registro de hechos en la Entidad:- Área- Unidad Organizacional- Proceso que se estudia
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
•La calidad de servicios y los bienesproporcionados a los usuarios.
•La efectividad de los procesos•La rapidez de respuesta de la estructura Org.frente a los cambios internos y externos
RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Diseñar o rediseñar procesos.
Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura.
Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades.
Redefinir la coordinación interna e interinstitucional.
Otros aspectos específicos de organización.
DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
ETAPAS
USUARIOS
SERVICIOS
Y/O BIENES
PROCESOS.
ÁREAS Y UNIDADES
ORGANIZACIONALES
AUTORIDAD
NIVELES JE
RÁRQUICOS
ALCANCE DE CONTROL
.
CANALES
Y MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
COORDINACIÓNINTERNA.
RELACIÓN INTER-
INSTITUCIONAL.
MANUALES
DIRECTORIO
DIRECCIÓNEJECUTIVA
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
UNIDAD UNIDAD
a)
b)
c)
NIVELES JERÁRQUICOSNIVEL
DIRECTIVO
NIVEL EJECUTIVO
NIVELOPERATIVO
CLASIFICACIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALES
SUSTANTIVA
SUSTANTIVA
SUSTANTIVAADMINISTRATIVA
ASESORAMIENTO
DESCONCENTRACIÓN
LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE DISPOSICIÓN LEGAL:
• JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA• OBJETIVOS• ÁMBITO DE SU COMPETENCIA• FUNCIONES ESPECÍFICAS• GRADO DE AUTORIDAD
CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
ASCENDENTE
CRUZADA
DESCENDENTE
CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
Para definir los canales y medios de comunicación se debeconsiderar:
þ La cadena de mando.
þ El tipo de información que se transmitiráregularmente
þ La frecuencia y fluidez de la información
þ El alcance y cobertura del medio de comunicación.
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINTERINSTITUCIONALES
INTERNA:•CONSEJO•COMITÉ•COMISIONES
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA
Para el tratamiento de asuntos de competencia compartidaentre unidades que no pudieran resolverse directamente, secrearán consejos, comités o comisiones mediantedisposición legal que establecerá:
þ El objetivo de la instancia
þ Las funciones específicas
þ La unidad encargada de la instancia
þ El carácter temporal o permanente
þ La periodicidad de las sesiones
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINTERINSTITUCIONALES
INTERNA:•CONSEJO•COMITÉ•COMISIONES
INTERINSTITUCIONAL•TUICIÓN•RELACIÓN FUNCIONAL•COMPLEMENTACIÓN
SERVICIO AL USUARIO
RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs.
PRESTADOS
FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL PÚBLICO.
CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS,
RECLAMOS Y DENUNCIAS
FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
a). MANUAL DE ORGANIZACIÓNY FUNCIONES.
• Disposición legal• Objetivos.• Organigramas.
- PARA LAS UNIDADES DE NIVELJERÁRQUICO SUPERIOR
• Objetivos.• Nivel jerárquico y rel.de depend.• Funciones.• Relaciones de coordinación.
- PARA OTRAS UNIDADES• Relación de dependencia.• Funciones.
b). MANUAL DE PROCESOS.
• Denominación y objetivodel proceso.
• Normas de operación.• Descripción del procesoy sus procedimientos.
• Diagramas de flujo.• Formularios y otrasformas utilizadas.
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
MANUALES
PLAN DE IMPLANTACIÓN
ESTRUCTURAIMPLANTADA
REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN
Ø Puesta en marcha del Programa de OperacionesAnual.
Ø Disponibilidad de Recursos Humanos y Financieros.
Ø Participación activa durante todo el proceso delpersonal superior y del personal involucrados en loscambios organizacionales.
PROCESO DE IMPLANTACIÓN
DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES,
MANUAL DE PROCESOS Y OTRO MATERIAL PARA TAL FIN
ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTOY/O CAPACITACIÓN DE LOS
FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS
APLICACIÓN DEL PLANDE ACUERDO CON LA
ESTRATEGIA APROBADA
SEGUIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTE NECESARIOS
REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS
IMPLANTACIÓNDE LOS
SISTEMAS DE
ADMINISTRACIÓNY CONTROL
REGLAMENTO ESPECÍFICO
REGLAMENTO ESPECÍFICOREG
LAM
ENTO
ESP
ECÍF
ICO
REG
LAM
ENTO
ESPECÍFIC
O
NORMAS BÁSICAS
NORMAS BÁSICAS
NO
RM
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BÁ
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LEY N° 1178 (MARCO)
LEY
N°1
178
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O) LEY N
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LEY N° 1178 (MARCO)