normas generales de control interno contralorÍa general del estado

Normas Generales de Control Interno

CONTRALORÍA GENERAL DEL

ESTADO

Surgen debido a la necesidad de impulsar el desarrollo de una cultura de Control Interno en la Administración Pública Estatal, con el fin de obtener una organización ágil, sencilla, al servicio del ciudadano.


Son la base para que los titulares de las Dependencias y Entidades, establezcan y, en su caso actualicen las políticas, procedimientos y sistemas específicos de control interno que formen parte integrante de sus actividades y operaciones administrativas, asegurándose que estén alineados a los objetivos, metas, programas y proyectos institucionales.


Asegurar que las Instituciones cuenten con controles preventivos.

Asegurar el cumplimiento de las metas y objetivos de la Institución.

Prevenir los riesgos que puedan evitar el logro de las metas y objetivos de la Institución.

Propiciar la adecuada rendición de cuentas y transparentar el ejercicio de la Gestión Pública.

Impulsar gradualmente la cultura de la autoevaluación.

Visión de las NGCI

Estructura de las NGCI

• Primera Norma: Ambiente de Control

• Segunda Norma: Evaluación de Riesgos

• Tercera Norma: Actividades de Control

• Cuarta Norma: Información y Comunicación

• Quinta Norma: Supervisión

Niveles de Responsabilidad de las NGCI

Lograr la misión, visión, objetivos

y metas Institucionales

Que la operación de los procesos y

programas se realice correctamente Que las acciones y

tareas requeridas en los distintos

procesos se ejecuten de

manera efectiva


Primera Norma: Ambiente de Control.

Los Titulares deberán asegurarse que se establezca y mantenga un ambiente alineado con la misión, visión y objetivos de la Institución, y congruente con los valores éticos del servicio público, mostrando una actitud de compromiso y apoyo a la rendición de cuentas, el combate a la corrupción y la transparencia; así mismo, se debe observar el cumplimiento de las disposiciones normativas en los sistemas de contabilidad y administración de personal.

El ambiente de control es la base de la pirámide de control interno sobre el cual se apoyan los demás componentes, aportando valores, procesos, estructuras y disciplina.

Nivel Nivel EstratégicEstratégic

oo

Nivel Nivel DirectivoDirectivo

Nivel Nivel OperativoOperativo

Primera Norma: Ambiente de Control

Nivel Estratégico: Le corresponde que:

La misión, visión, objetivos y metas institucionales, estén alineados a los programas sectoriales, institucionales y especiales. Exista, se actualice y difunda un Código de Ética y/o de Conducta de la APE. Se promueva e impulse la capacitación y sensibilización de la cultura de autocontrol y administración de riesgos. La planeación estratégica institucional como un proceso sistemático con mecanismos de control y seguimiento, proporcione información relevante y confiable para una oportuna toma de decisiones.Existan, actualicen y se difundan políticas de operación que orienten los procesos al logro de resultados. Se cuente con un sistema de información integral y preferentemente automatizado que de manera oportuna, económica, suficiente y confiable, resuelva las necesidades de seguimiento y toma de decisiones. Los servidores públicos conozcan y apliquen la normatividad en materia de Control Interno.


Nivel Directivo: Le corresponde que:

La estructura organizacional defina la autoridad y responsabilidad, segregue y delegue funciones, delimite facultades entre el personal que autoriza, ejecuta vigila, evalúa, registra o contabiliza las transacciones; evitando que dos o más de éstas se concentren en una misma persona, estableciendo las líneas adecuadas de comunicación e información. Los perfiles y descripciones de puestos estén definidos, alineados y actualizados a las funciones, y que se cuente con procesos para contratación, capacitación, y desarrollo, evaluación del desempeño, estímulos y promoción de los servidores públicos.Se apliquen encuestas de clima organizacional una vez al año, identificando las áreas de oportunidad, determinando acciones, y evaluando resultados. Los manuales de organización y de procedimientos, así como sus modificaciones, estén autorizados, actualizados y publicados.


Nivel Operativo: Le corresponde que:

Las funciones se realicen en cumplimiento al manual de organización.

Las operaciones se realicen conforme a los manuales de procedimientos autorizados.


Segunda Norma: Evaluación de Riesgos.

Los Titulares de las Dependencias y Entidades deberán asegurarse que se implementa un proceso constante de identificación y análisis de los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos y metas institucionales, así como también deben analizarse los factores internos y externos que pueden aumentar el impacto y la probabilidad de materialización de los riesgos, y se definen estrategias para controlarlos y fortalecer el Sistema de Control Interno.

La evaluación de riesgos implica la identificación y análisis de los aspectos relevantes asociados a la consecución de metas y objetivos establecidos en los planes anuales y estratégicos de las Dependencias y Entidades.


oo



Segunda Norma: Evaluación de Riesgos


Exista y se realice la administración de riesgos en apego a las etapas mínimas del proceso, establecidas en la normatividad en materia de control interno.

I. Evaluación de riesgos.II. Evaluación de controles.III. Valoración final de riesgos respecto a controles.IV. Mapa de riesgos institucional.V. Definición de estrategias y acciones.


Tercera Norma: Actividades de Control

Las actividades de control ayudan a minimizar la probabilidad de ocurrencia de riesgos potenciales y forman parte integral de la planeación, implementación, revisión y registro de la gestión de recursos y el aseguramiento de la confiabilidad de los resultados. Son necesarias para el logro de los objetivos y metas institucionales, asegurando de manera razonable la generación de información financiera, presupuestal y de operación, confiable, oportuna y suficiente, para cumplir con su marco jurídico de actuación, así como salvaguardar los recursos públicos a su cargo y garantizar la transparencia de su manejo.


oo




Nivel Estratégico: Le corresponde que: Los Comités institucionales, de alta Dirección o el Órgano de Gobierno funcionen en los términos de la normatividad que en cada caso resulte aplicable; El cuerpo directivo o, en su caso, el Órgano de Gobierno analice y dé seguimiento a los temas relevantes relacionados con el logro de objetivos y metas institucionales, el SCII, la administración de riesgos, la auditoría interna y externa, en los términos de la normatividad en materia de Control Interno. Se establezcan los instrumentos y mecanismos que midan los avances y resultados del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y analizan las variaciones. Se establezcan los instrumentos y mecanismos para identificar y atender la causa raíz de las observaciones determinadas por las diversas instancias de fiscalización, a efecto de abatir su recurrencia.



Las actividades relevantes y operaciones estén autorizadas y ejecutadas por el servidor público facultado para ello conforme a la normatividad; dichas autorizaciones estén comunicadas al personal. Se encuentren claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas comprometidas con base en el presupuesto asignado del ejercicio fiscal. Estén en operación los instrumentos y mecanismos que miden los avances y resultados del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y se analizan las variaciones por unidad administrativa. Existan controles para que los servicios se brinden con estándares de calidad.



Existan y operen mecanismos efectivos de control para las distintas operaciones en su ámbito de competencia entre otras, registro, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones, resguardo de archivos, bitácoras de control, alertas y bloqueos de sistemas y distribución de funciones. Las operaciones relevantes estén debidamente registradas y soportadas con documentación, clasificada, organizada y resguardada para su consulta y en cumplimiento de las leyes que le aplican. Las operaciones de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, estén soportadas con la documentación pertinente y suficiente; y aquellas con omisiones, errores, desviaciones o insuficiente soporte documental, se aclaren o corrijan con oportunidad.

Existan los espacios y medios necesarios para asegurar y salvaguardar los bienes, incluyendo el acceso restringido al efectivo, títulos de valor, inventarios, mobiliario y equipo u otros que pueden ser vulnerables al riesgo de pérdida, uso no autorizado, actos de corrupción, errores, fraudes, malversación de recursos o cambios no autorizados; y que sean oportunamente registrados y periódicamente comparados físicamente con los registros contables. Se operen controles para garantizar que los servicios se brindan con estándares de calidad.



Existan y operen los controles necesarios en materia de TIC’s para:• Asegurar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información electrónica de forma oportuna y confiable.• Programas de seguridad, adquisición, desarrollo y mantenimiento de las TIC’s.• Procedimientos de respaldo y recuperación de información, datos, imágenes, voz y video, en servidores y centros de información, y programas de trabajo de los operadores en dichos centros.• Desarrollo de nuevos sistemas informáticos y modificaciones a los existentes, que sean compatibles, escalables e interoperables.•Seguridad de accesos a personal autorizado, que comprenda registros de altas, actualización y bajas de usuarios.




Cuarta Norma: Información y Comunicación

Los Titulares de las Dependencias y Entidades en el ámbito de sus respectivas competencias, deberán asegurarse que existan canales de comunicación con los servidores públicos, relacionados con la preparación de la información financiera, programática y presupuestal, a fin de que la generación de la misma sea adecuada para la toma de decisiones y el logro de los objetivos, metas y programas institucionales, así como para cumplir con las distintas obligaciones a las que en materia de información están sujetas, en los términos de las disposiciones legales y administrativas aplicables; logrando que la información se genere u obtenga, clasifique y comunique oportunamente a las instancias externas e internas procedentes, en la forma y plazos establecidos.


oo





Se cuente con información periódica y relevante de los avances en la atención de los acuerdos y compromisos de las reuniones del cuerpo directivo, comités institucionales, de alta dirección o del órgano de gobierno, a fin de impulsar su cumplimiento oportuno y obtener los resultados esperados.

El sistema de información permita conocer si se cumplen los objetivos y metas institucionales con uso eficiente de los recursos y de conformidad con las leyes, reglamentos y demás disposiciones aplicables. El sistema de información proporcione información contable y programático-presupuestal oportuna, suficiente y confiable. Se establezcan medidas a fin de que la información generada cumpla con las disposiciones legales y administrativas aplicables. Exista y opere un registro de acuerdos y compromisos de las reuniones del órgano de gobierno, comités institucionales, de alta dirección y del cuerpo directivo, así como de su seguimiento, a fin de que se cumplan en tiempo y forma. Exista y opere un mecanismo para el registro, análisis y atención oportuna y suficiente de quejas y denuncias.





La información que se genere y registre en el ámbito de su competencia, sea oportuna, confiable, suficiente y pertinente.


Quinta Norma: SupervisiónLos Titulares de las Dependencias y Entidades en el ámbito de sus respectivas competencias, deben asegurarse que el Sistema de Control Interno Institucional se supervisa y mejora continuamente en la operación, con el propósito de asegurar que la insuficiencia, deficiencia o inexistencia identificada en la supervisión, verificación y evaluación interna y/o por los diversos órganos fiscalizadores, se resuelva con oportunidad y diligencia, debiendo identificar y atender la causa raíz de las mismas a efecto de evitar su recurrencia.

Las debilidades de control interno determinadas por los servidores públicos se hacen del conocimiento del superior jerárquico inmediato hasta el nivel de Titular de la Institución, y las debilidades de control interno de mayor importancia al Titular de la Institución.


oo



Las operaciones y actividades de control se ejecuten con supervisión permanente y mejora continua a fin de mantener y elevar su eficiencia y eficacia. El Sistema de Control Interno Institucional periódicamente se verifique y evalúe por los servidores públicos responsables de cada nivel de Control Interno y por los diversos órganos de fiscalización y evaluación. Se atiendan con diligencia la causa raíz de las debilidades de control interno identificadas, con prioridad en las de mayor importancia, a efecto de evitar su recurrencia.

Quinta Norma: Información y Comunicación


Se realice la supervisión permanente y mejora continua de las operaciones y actividades de control. Se identifique la causa raíz de las debilidades de control interno determinadas, con prioridad en las de mayor importancia, a efecto de evitar su recurrencia e integrarlas al PTCI para su atención y seguimiento.

Quinta Norma: Información y Comunicación


Con el objeto de coadyuvar con la Evaluación de Riesgos, la

Contraloría General del Estado, puso a disposición de las

Dependencias y Entidades de la Administración Publica Estatal, la

Matriz de Análisis de Riesgo Institucional (MARI) que considera

las etapas mínimas, para que las instituciones integren su

Inventario de Riesgos y realicen el diagnóstico general de los

Riesgos identificados, para Administrarlos a través del Mapa de

Riesgo Institucional (MRI).

Evaluación de Riesgos Institucionales

La MARI es una herramienta que facilita a las Entidades

Públicas el cumplimiento de las Normas Generales de Control

Interno, ya que les permite identificar, analizar y evaluar los

principales riesgos que pueden afectar significativamente el

logro de objetivos o metas institucionales.

Evaluación de Riesgos Institucionales

normas generales de control interno contralorÍa general del estado

Documents