normas iso 9001 e iso 14001 y las
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EstándaresOctubre 2015
Conozca todo acerca de la actualización de las normas ISO 9001 e ISO 14001 y las oportunidades y desafíos que esto representa para su organización.
Las nuevas versiones de las normas ISO 9001 e ISO 14001: Un reto para los
empresarios colombianos
Contenido
La actualización de las normas ISO (International Organization for Standardization) 9001 y 14001 reviste gran interés e importancia para las empresas,
teniendo en cuenta que fenómenos como la globalización, la economía cambiante y las exigencias del libre mercado, demandan de las organizaciones no solo un serio compromiso con la calidad de sus procesos, sino también con la responsabilidad social y el cuidado de los recursos naturales y el medio ambiente. Es por esto que ICONTEC Internacional, como Organismo Nacional de Normalización de Colombia, y también como institución de evaluación de la conformidad, miembro activo de ISO y representante del país en el proceso de actualización de las normas, reconoce la importancia de brindarle al sector público y privado y en general al sector empresarial de nuestro país, información completa, actualizada y de primera mano en esta materia.
Con base en lo anterior, hemos preparado esta separata, con un contenido de significativo valor, que explica cómo se actualizaron estas
dos normas, las más aplicadas en el mundo, el rol de Colombia en el proceso, los principales cambios acordados y los desafíos que implica para los empresarios y las entidades colombianas. Así mismo, incluimos la opinión de expertos nacionales e internacionales en el tema, y entrevistas a representantes de dos empresas exitosas, que han implementado sistemas de gestión basados en los requisitos dados en las normas internacionales de ISO, lo que les ha permitido alcanzar sus objetivos y obtener mayores ventajas competitivas en el mercado.
Ciertamente las nuevas versiones de las normas ISO 9001 y 14001, implican un desafío para las empresas; adoptar los cambios es una tarea que cada organización debe asumir con dedicación, responsabilidad y gran compromiso.
Para ICONTEC Internacional es motivo de satisfacción poder hacer entrega de esta separata, que sin duda será de gran ayuda para todos aquellos que ven en las normas y en los sistemas de gestión las mejores herramientas para el desarrollo de sus organizaciones y así contribuir al crecimiento económico, progreso social y protección del medio ambiente de Colombia.
Invitado EspecialGermán Nava, ICONTEC Internacional
AnálisisActualización: seguir creciendo en medio de la incertidumbre global
InfografíaLas normas en detalle
InternacionalEntrevista a José Alcorta Menéndez
Caso de ÉxitoEntrevista a Yenny Paola González, Extrucol
PymesEntrevista a Rosa Estebana Acosta Trejos, Caria Group
Las Normas¿Cómo se hicieron las normas?
Glosario
Comité EditorialGermán Nava G. Mónica Vivas R. Daniel Trillos O.Cristina Montenegro S.Andrea Alba M.Luisa Pallares W.
PeriodistaAndrés Alba E.
Corrección de EstiloRaúl Mazo M.Dora Pinzón C.
ICONTEC Internacional agradece, de manera especial, a todas las personas que de una u otra forma contribuyeron a la realización de esta separata.
Una publicación de:Mundo Biz S.A.S.La Nota EconómicaBienvenidos a este nuevo avance en la evolución
de los sistemas de gestión.
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Roberto Enrique Montoya Villa, Director Ejecutivo de ICONTEC
“La actualización de las normas responde a las necesidades de las
organizaciones modernas”
¿Por qué se actualizan las normas ISO 9001 e ISO 14001? ¿Qué motiva el cambio?
Los cambios de la economía, el mercado y la sociedad modifican las prácticas de las empresas y las organizaciones, algo que al mismo tiempo obliga a renovar los parámetros de los sistemas de gestión para que sigan siendo vigentes. De acuerdo con esa dinámica, cada cierto tiempo, por lo general unos cinco años, los comités encargados de la revisión de las diferentes normas de la ISO, hacen lo propio y definen los cambios que sean necesarios.
En esta oportunidad, ISO ha finalizado el proceso de revisión y actualización de dos de las normas más importantes y reconocidas: la ISO 9001 de sistemas de gestión de calidad, y la ISO 14001 de sistemas de gestión ambiental. Si bien ambos documentos ya habían recibido modificaciones previas, en la actualización que se trabajó, durante más de tres años, se responde a un panorama distinto que corresponde a las organizaciones modernas y que tiene como objetivo fundamental aportar a su desarrollo, productividad y competitividad en medio de un mercado cada vez más exigente.
Germán Nava, Director de Normalización de ICONTEC, habló acerca de los cambios,
las implicaciones, los desafíos y las oportunidades que supone la actualización de las normas
ISO 9001 e ISO 14001 para las organizaciones colombianas.
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Invitado Especial
Específicamente, ¿qué características técnicas presentan mayores cambios?
En los procesos de actualización de las normas de ISO existen revisiones menores y revisiones mayores. Las primeras son, sobre todo, de carácter editorial, es decir, que enfatizan en la forma de la norma; en contraste, las segundas tocan el fondo del documento haciendo cambios significativos, como es el caso del proceso que acaba de finalizar. De esa manera, dentro de los principales cambios de las normas ISO 9001 e ISO 14001, los empresarios y directivos de organizaciones podrán encontrar varias novedades, de las cuales sobresalen las siguientes:
Una nueva estructura común para todas las normas de sistemas de gestión, basada en diez capítulos. Esto permitirá un mejor entendimiento del documento y, por tanto, una mayor eficiencia en su implementación con mejores resultados en el largo plazo.
Un enfoque basado en riesgos desde la planeación. Esto quiere decir que la prevención se asume como un elemento transversal a todos los procesos de las organizaciones, algo que se verá reflejado en la reducción de los costos finales y la garantía de la calidad.
Mayor participación y liderazgo a todo nivel, fundamentado en el protagonismo de la alta dirección en los sistemas de gestión. Con esto se busca empoderar a los tomadores de decisión sobre la importancia de la implementación de las normas como un asunto estratégico en el desarrollo de las organizaciones.
Sistemas de gestión como elementos para apoyar la estrategia de la organización. De esta manera, las normas pasan a tener un papel indispensable para el buen desempeño sobre la actividad productiva en cada una de sus etapas.
Adicionalmente, en la Norma ISO 9001 se encuentran elementos de pensamiento basados en riesgo, gestión del cambio y gestión del conocimiento, mientras que en la ISO 14001 se incluye la perspectiva de ciclo de vida y el análisis de las condiciones ambientales.
La adopción de la nueva versión de las normas supone costos para las organizaciones. ¿Qué les diría a los más escépticos frente a este proceso?
Aunque en principio la implementación de las nor-mas ISO 9001 e ISO 14001 puede verse como un pro-
Aunque en principio la implementación de las normas representa un costo, en
realidad es una inversión de largo plazo.
ceso costo-so en términos de tiempo y capi-tal para las organiza-ciones, es en realidad una inversión que busca garantizar el mejor desempeño en los temas relacio-nados con la calidad y lo ambiental. Esto requiere de un esfuerzo por parte de los tomadores de decisión y por eso mismo su figura ha sido ampliamente integrada en las actualizaciones, pues es indispensable que los altos cargos conozcan de qué se trata y sean cons-cientes de la importancia que tiene para la productividad y la competitividad de su organización.
¿Cómo han percibido, desde ICONTEC, la disposi-ción de las empresas para asumir este cambio?
Hemos notado una actitud muy positiva. Los participantes más activos están muy expectantes sobre los avances que ya han recibido en los últimos meses, como la inclusión en las normas de nuevos conceptos que reflejan las prácticas actuales del mercado. Particularmente, han sido muy receptivos respecto a puntos clave como el tema de los riesgos o el hecho de contar con una estructura común para todas las normas de sistemas de gestión, algo que facilita la implementación de las mismas.
¿Qué implicaciones tiene para el país como mer-cado asumir la nueva versión de estas normas?
La consecuencia de la adopción de las normas ac-tualizadas, por parte de las organizaciones del país, supone grandes beneficios para cada una de ellas, pero también para la economía y la sociedad. Además de facilitar el comercio, estos nuevos parámetros ayu-darán a aumentar la productividad y a mejorar la com-petitividad de las empresas. Hoy, frente a un contexto complejo de la economía mundial, se hace indispen-sable contar con herramientas como las normas ISO 9001 e ISO 14001 que potencian la capacidad de las organizaciones. Por todo lo anterior, queremos moti-var a los tomadores de decisión en Colombia para que hagan parte de este cambio.
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Pocas veces en la historia reciente del mundo se habían dado tantas señales simultáneas de inestabilidad. Cuando se creyó que los mercados no pararían de crecer trayendo bienestar consigo y que se había encontrado una fórmula ideal para lograr la consolidación de
las economías, nada parece garantizado y ahora las empresas y las organizaciones, como actores clave en el desarrollo de las sociedades, tienen la misión de hacer las cosas cada vez mejor y de la manera más correcta posible. Pero en medio de la incertidumbre es cuando más surgen las oportunidades, y por eso es preciso que en estas circunstancias los líderes de las organizaciones en el mundo se apalanquen a partir de las diferentes herramientas de mejoramiento que existen.
ISO ha revisado sus normas 9001 y 14001 sobre sistemas de gestión de la calidad y ambiental, respectivamente, una iniciativa que responde a las necesidades coyunturales del mercado y que tiene como objetivo que las
organizaciones hagan las cosas cada vez mejor.
Particularmente, los sistemas de gestión de las empresas desempeñan un papel clave en este sentido, y es por esto que para un correcto desarrollo, que les permita ser cada vez más competitivas y productivas en un escenario complejo, es preciso que puedan contar con el apoyo de instrumentos de implementación que les den un norte y que sirvan de guía para evolucionar de acuerdo con las necesidades y dinámicas de su entorno.
En otras palabras, a medida que el mercado y la economía cambian, las organizaciones también deben hacerlo y esa es la razón por la cual la Organización Internacional de Normalización (ISO por su sigla en inglés), asumió la misión de revisar y, por tanto, actualizar dos de las normas de sistemas de gestión más importantes y aplicadas mundialmente: ISO 9001 e ISO 14001.
Seguir creciendo en medio de la incertidumbre global
Actualización:
El papel de la calidad en un mercado consciente
En ese contexto cambiante, las tecnolo-gías de la información y las comunicacio-nes (TIC) les han permitido a los consumi-dores ser cada vez más conscientes de los efectos de sus prácticas de consumo. Y es que las herramientas digitales y las redes
sociales son una puerta abierta para el acceso a todo tipo de información
sobre qué ocurre en cada rincón del mundo y, por lo tanto, sobre
si una compañía hace bien las cosas o no.
En ese sentido, la úni-ca forma de competir
por lo alto en los mercados locales y globales es con calidad, y contar
con un respaldo que certifique que
los procesos, productos
y servicios cuentan efectivamente con estándares que lo garantizan. De ahí la importancia de la Norma ISO 9001 sobre sistemas de gestión de calidad, cuyo obje-tivo fundamental es brindar las directrices y requisitos para que las organizaciones mejoren sus resultados, impactando posi-tivamente su funcionamiento y otorgando una mejor oferta al mercado.
Pero ese es un reto de todos los días. Por ejemplo, a pesar de que Colombia subió tres puestos en el más reciente Reporte Global de Competitividad 2014-2015 del Foro Económico Mundial, en el que se evalúa el desempeño de 144 países, hay mucho por mejorar y eso depende no solo del gobierno central, sino también de todas las empresas y organizaciones que componen la sociedad. El país pasó de la casilla 69 a la 66; sin embargo, hay algunos obstáculos para alcanzar el pleno desarrollo de la economía y de los negocios.
Lo cierto es que las compañías no pue-den quedarse esperando a que alguien
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Análisis
Pero no solo se requieren los esfuerzos por opti-mizar la calidad de los procesos, debemos ser inte-grales y en tal medida la actividad productiva debe respetar y conservar el medio ambiente. No se trata de un ‘discurso ambientalista’, sino de la necesidad que tienen las organizaciones de preservar su en-torno y generar un impacto positivo en sus zonas de influencia y grupos de interés.
Más allá de cuidar los bosques, el aire que respiramos, el agua que tomamos y nuestros ecosistemas, los sistemas de gestión ambiental, que son el foco de la Norma ISO 14001, buscan garantizar el mejor provecho de los recursos que utilizan las organizaciones en sus procesos, de tal manera que los costos de producción se reduzcan y que, al mismo tiempo, los potenciales impactos negativos sobre el medio ambiente se mitiguen o eliminen.
ambientales y de sostenibilidad, o bien las normatividades internacionales para entrar a competir en los mercados desarrollados que suponen requisitos ambientales detallados exigidos por estos consumidores cada vez más conscientes de la necesidad del cuidado ambiental. No se trata de ‘ser verdes’, sino de cumplir con unos estándares que garanticen, en todo sentido y de manera integral, la calidad de los procesos y por consiguiente el desarrollo sostenible.
Cabe anotar que las certificaciones basadas en normas de sistemas de gestión, tanto de calidad como ambiental, no son un asunto propio de las grandes organizaciones. Todas, incluso las pymes, pueden adoptarlas. Y aunque el camino no es sencillo, existen entidades como ICONTEC Internacional que, además de haber participado directamente en la revisión de estas normas, promulgan la importancia de implementar estos altos estándares internacionales y prestan servicios especializados para la formación y certificación de las entidades.
Las normas ISO 9001 e ISO 14001 han sido actualizadas y el esfuerzo de más de tres años de trabajo, llevado a cabo por cientos de expertos de más de cien países alrededor del mundo para lograrlo, tiene un solo objetivo: seguir garantizando el buen desarrollo de las organizaciones para que en momentos complejos como el que vive la economía mundial, puedan retomar su rumbo hacia el crecimiento, en medio de la inestabilidad y los retos que nos impone la globalización.
Lejos de ser un acto de altruismo, se enfoca en una realidad en la que las empresas han empezado a trabajar. De ahí la importancia de la Norma ISO 14001, documento normativo que indica los requisitos que debe tomar en cuenta toda empresa comprometida con el cuidado del ambiente para gestionar adecuadamente sus procesos, garantizando los menores impactos ambientales. Esto sin mencionar las exigencias de los consumidores conscientes que cada vez están más informados respecto a temas
El objetivo de las normas es garantizar el buen desarrollo
de las organizaciones.
El medio ambiente también importa
más solucione sus problemas. Si bien las autoridades y el gobier-no tienen una clara responsabili-dad, es importante que cada orga-nización asuma su rol como actor social y que, de la mano de herramientas como la Norma ISO 9001, vayan un paso más allá para conformar un país cada día más competitivo sobre la base de la implementación de sistemas de gestión.
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Las normasen detalle
Fuente: The ISO Survey 2013.
Crecimiento de la cantidad de Certificados
ISO 9001 en Colombia
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Fuente: The ISO Survey 2013.
1999
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ISO 9001 ISO 9001 ISO 9001
Versión Original.1987: 1994:
Primera revisión.
Segunda revisión.
2000:
ISO 14001 ISO 14001
Versión Original.1996: 2004: Primera
revisión.
Son documentos que proveen requisi-tos, especificaciones, guías y característi-cas que pueden usarse de manera consis-tente para asegurarse de que materiales, productos, procesos y servicios cumplan con su propósito.
¿Qué son las normas ISO? ¿Quiénes las hacen?
¿Por qué se actualizan?
La Organización Internacional de Nor-malización (ISO por su sigla en inglés) los Organismos Nacionales de Normalización y sus comités espejo en cada país miembro de la ISO, son los encargados de elaborar las normas en un proceso que nace de las nece-sidades y termina en la ponderación de los conceptos y recomendaciones.
Como las normas responden a necesidades de las empresas y organizaciones, cada cier-to tiempo deben adaptarse a los nuevos re-querimientos del mercado. Existen revisiones menores que están relacionadas principal-mente con la forma de la norma, y revisiones mayores que como ésta, replantean algunos aspectos de fondo del documento.
Crecimiento de la cantidad de Certificados
ISO 14001 en Colombia
Líneas de tiempo
Aplica para la ISO 9001 e ISO 14001
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Infografía
Es la base del sistema de gestión de la calidad. Provee requisitos, orientación y herramientas para las organizaciones que buscan asegurar que sus productos y servicios cumplen con los requisitos de sus clientes y que la calidad de los mis-mos sea constantemente mejorada.
ISO 9001
Tercera revisión.2008: 2015: Cuarta
revisión.
ISO 9001ISO 14001
Segunda revisión. 2015:
Implementar estas normas ISO contribuye a la seguridad, la confiabilidad, la calidad y desempeño ambiental de los procesos, productos y servicios. Para las empresas son una herramienta estratégica que permite reducir costos, minimizar gastos, satisfacer requisitos de sus partes interesadas e incrementar la productividad. Además, son una carta de presentación para la integración en mercados internacionales.
Es la base del sistema de gestión am-biental. Provee herramientas prácticas a compañías y organizaciones de todo tipo para el manejo de las responsabili-dades ambientales. Fundamentalmente, hace énfasis en el desarrollo y consolida-ción de la gestión ambiental.
• La estructura general de presentación de la información, de tal forma que sea más comprensible y fácil de aplicar para quie-nes la adoptan.
• Se incluye un numeral de contexto que introduce la importancia de la norma y su relación con las necesidades del mercado actual.
• Involucran explícitamente temas de riesgo, un concepto que antes se tocaba de manera implícita en diferentes momentos, pero que ahora se le da la importancia que merece como factor crítico en el funcionamiento de las organizaciones.
• Se establece una relación estrecha entre los sistemas de gestión y los re-sultados de las organizaciones, de tal manera que las normas pasarán a con-cebirse como elementos clave en los objetivos estratégicos de las mismas.
• Se plantea el hecho de incorporar las normas como un conjunto de buenas prácticas para la mejora de los proce-sos y no como un formato de respues-ta a las auditorías.
• Desaparece el trato explícito a las acciones preventivas; ahora solo hay acciones correctivas y de mejora ya que la prevención es transversal y debe ser permanente en todos los sistemas de gestión.
• Se establece un componente de lideraz-go, de tal manera que la implementación de las normas parta de la alta dirección de las organizaciones y se promueva el liderazgo a todo nivel.
Qué es la Norma
Qué es la Norma
ISO 9001
ISO 14001
¿
¿
?
?
¿Qué cambia en las normas?
¿Cuáles son los beneficios de adoptar estas normas?
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“Buscamos que las normas sigan siendo vigentes
en los mercados”
¿Por qué se actualizan las normas ISO 9001 y 14001? ¿Qué motiva el cambio desde el escena-rio internacional?
Las normas ISO son examinadas mínimo cada cin-co años, a menos que el comité responsable haya hecho una revisión antes de ese período para ac-tualizar contenidos. La intención de la revisión es evaluar si las normas siguen siendo vigentes en los mercados, y con base en eso decidir si se revisan, se confirman o se retiran. En el caso de ISO 9001 e ISO 14001, ambas habían sido objeto de una revisión anterior en los años 2008 y 2004, respectivamente, y, dado que dicha revisión había sido principalmen-te editorial (clarificación de lenguaje, alineamiento entre ambas, etc.), era necesario hacer una revisión más profunda para adecuarlas a los cambios del mercado. Todo esto se da con base en los resultados y recomendaciones de las encuestas, de usuarios de estas normas, llevadas a cabo para ambos casos.
No hay que olvidar que las normas de sistemas de gestión siguen una nueva estructura común que bus-ca facilitar su implementación en las organizaciones.
Por lo tanto, es importante que ISO 9001 e ISO 14001 estén dentro de este marco en el que ya existen doce normas de sistemas de gestión en su nueva estructu-ra común y otras 16 que están en desarrollo.
¿Qué cambiará en las organizaciones con la implementación de las nuevas normas?
La implementación de ISO 9001 cambiará el modo en que las organizaciones desarrollan sus actividades, demostrando a sus clientes que ofrecen productos y servicios de calidad de forma efectiva y competitiva, tanto en el mercado nacional como en las exportaciones. Particularmente, ISO 14001 incluye una visión estratégica de la gestión ambiental de las organizaciones, resaltando la responsabilidad de sus líderes en la protección del medio ambiente. Hay también un énfasis en la mejora continua y la consideración del ciclo de vida en productos y servicios que puedan tener un impacto ambiental.
Otro cambio importante es en lo relativo a la documentación, que incluye soportes digitales teniendo en cuenta los cambios tecnológicos de la sociedad en la que vivimos. Finalmente, es importante destacar el desarrollo de una estrategia de comunicación tanto interna como externa así como la inclusión del concepto de riesgo.
¿Qué significa para la integración de los merca-dos alrededor del mundo, el hecho de que todos los países asuman estas normas?
Las normas de sistemas de gestión ISO son herramientas que facilitan la competitividad de las organizaciones en los mercados internacionales
José Alcorta Menéndez, Technical Group Manager de ISO y quien ha participado en todo el proceso de actualización de las normas, nos cuenta los pormenores del proceso y los impactos que las nuevas versiones
tendrán sobre las empresas y organizaciones del mundo.
Las normas sientan principios y guías que facilitan la
formulación de estrategias.
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Internacional
a través de la red de miembros ISO (165 países). A nivel global, ISO mantiene contactos regulares con IEC e ITU y organiza el evento anual ‘Día Mundial de la Normalización (World Standards Day)’ y mantiene un programa de promoción y difusión de normas con un enfoque particular a países emergentes a través de ISO Academy. En esos canales, los empresarios y responsables de estos temas podrán enterarse más para llevar a cabo una implementación exitosa.
¿Qué expectativas tiene frente a la recepción de estas actualizaciones?
Las expectativas son muy altas pues ambas nor-mas fueron objeto de una revisión muy detallada de estructura y contenidos. Esto conlleva un proceso de validación por parte de los usuarios a través de dis-tintas consultas y la actualización de los borradores con las últimas tendencias y avances en el tema. Es importante recordar que ambos comités realizaron un trabajo exhaustivo con la preparación de encues-tas de usuarios, grupos de investigación, anteriores al comienzo de los trabajos y la validación de los con-tenidos. Todo esto refleja la relevancia del trabajo y el interés en desarrollar unas normas para el futuro.
y, por lo tanto, sus beneficios son múltiples. Estas tienen un impacto directo en variables como la optimización de operaciones que lleva a la reducción de gastos, el aumento de la satisfacción del cliente, el incremento de las ventas, el acceso a nuevos mercados y el crecimiento de la productividad. La implementación de normas internacionales significa que las organizaciones utilicen una plataforma común con reconocimiento internacional que las pone a un mismo nivel de competitividad y abre nuevos mercados y oportunidades.
¿Qué país podría ser un ejemplo a seguir en la adopción e implementación de las normas? ¿Qué caso de éxito resaltaría?
Sería difícil resaltar un país sobre los demás ya que en muchos casos el éxito de la implementación de ciertas normas está ligado a las prioridades na-cionales de cada uno. En este sentido, las normas de sistemas de gestión o de productos dan una ventaja a los países donde la manufactura es una actividad principal en la economía. En otros casos, las normas sientan principios y guías que facilitan la formula-ción de estrategias y legislación nacionales. Un ejemplo reciente de éxito podría ser ISO 18091: 2014 Directrices de aplicación de ISO 9001 en los gobiernos locales, donde la norma ha sido bien acogida por ayuntamientos y asociacio-nes de municipios alrededor del mundo.
¿Qué tipo de estrategias globales dispo-ne ISO para ayudar a la implementa-ción de las normas?
El Secretariado Central (ISO CS) tiene una estrategia de comunicaciones que incluye, en el caso de las normas ISO 9001 e ISO 14001, la creación de nuevos sitios web con información detallada y puntual sobre las revisiones, documentos explicativos de los cambios y novedades así como numerosos materiales de apoyo tanto para nuevos usuarios como para aquellos que se adaptan a las nuevas ediciones. Por otro lado, ISO CS también está en el proceso de preparación de materiales de marketing y promoción para su distribución,
Las normas de sistemas de gestión o de productos dan una ventaja a las
economías manufactureras.
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Yenny Paola González, jefe de Laboratorio y Sistemas de Gestión de Extrucol, habla acerca de cómo la implementación de las normas ISO 9001 e ISO 14001 ha sido determinante para el desarrollo y el posicionamiento
de la compañía en el mercado colombiano.
¿Cómo ha sido la implementación de las ac-tualizaciones anteriores de las normas ISO 9001 e ISO 14001 en la empresa? ¿Qué beneficios han traído?
Las actualizaciones anteriores se han relacionado en parte con la forma y otras, en mayor medida, con el fondo, lo que nos ha permitido incrementar la participación de todo el personal y un mayor involucramiento y compromiso de los responsables de los procesos, respecto a los cambios y actualizaciones de los mismos. Los beneficios que siempre han traído las normas se reflejan en las mejoras realizadas tanto a los
sistemas como a la organización. Además, ha sido un proceso muy participativo.
¿Qué espera de la actualización de las normas ISO 9001 e ISO 14001? ¿Cómo cree que se verá impactada su empresa?
Tenemos grandes expectativas en el enfoque que se está gestando en las normas hacia el análisis de riesgos, desde todos los puntos de vista de la orga-nización, llevando a establecer e implementar una cultura de prevención que ayude a crear proactivi-dad en un mundo económico tan cambiante y cada vez más globalizado. Por esta razón, esperamos un
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¿Hacia dónde espera que se mueva el mercado colombiano frente a esta oportunidad de adoptar las normas actualizadas?
Estamos inmersos en un proceso de consolidación, como un mercado globalizado, en el cual se habla en términos de estandarización, con la misma connotación de conceptos válida en cualquier lugar del mundo, y cumpliendo los requerimientos necesarios para competir en mercados por fuera de Colombia. En este sentido, buscamos una homogenización de conceptos enfocada a la prevención, como sucede en muchos países industrializados con el fin de tener igual ventaja competitiva frente a estos y una mayor hacia aquellos que no se actualizan o no implementan normas de gestión.
A la industria nacional le espera crecer y apro-vechar estas oportunidades para competir en un mundo cada día más complicado, con clientes cada vez más instruidos, exigentes y conocedores de lo que compran, que cada día tienen más en cuenta la variable ambiental en el momento de escoger lo que consumen.
impacto positivo en la organización, centran-do los riesgos a los cuales nos exponemos y gestionando el día a día en cada uno de los procesos que lideramos.
¿Con qué dificultades cree que se pueden encontrar los empresarios en el proceso de implementación de las normas revisadas?
Como en nuestra cultura empresarial la prevención y la gestión del riesgo no se asumen con relativa frecuencia, y además no se manejan conceptualmente; esto representa el punto de mayor dificultad para las organizaciones, especialmente para las medianas y pequeñas. Otra dificultad se centra en la cotidianidad de nuestras actividades, la cual puede llegar a sesgar un poco el análisis de riesgos alrededor de los procesos, disminuyendo la prevención organizacional.
¿Qué tipo de apoyo han encontrado, en instituciones como ICONTEC, para supe-rar esas dificultades y llevar a cabo los cambios de manera exitosa?
Hemos recibido apoyo en cuanto a for-mación y establecimiento de métodos de trabajo, homologación de normas rela-cionadas con los sistemas de gestión, fo-
ros de discusión, y un foro de calidad que trae lo más importante a nivel mundial en
actualización de todo lo relacionado con los sistemas de gestión.
¿Qué les diría a los empresarios que son escép-ticos frente a la implementación de los requisitos de estas normas y que consideran esta inversión como un costo innecesario?
Que estas normas son elaboradas y puestas en práctica por las organizaciones del mundo y, por lo tanto, reflejan lo que una organización exige hoy en cuanto a calidad, satisfacción del cliente y gestión ambiental. Por lo tanto, no implementarlas significa ubicarse en un punto inferior a lo que el mundo requiere, lo que podría significar pérdidas importantes en este mercado globalizado.
El problema principal es que antes de implementar las normas, se dificulta la medición del retorno de las mismas, pero con su puesta en práctica se gana mayor orden administrativo, mejor control operacional y, si se sabe direccionar y empoderar a cada uno de los trabajadores, se obtiene una mayor conceptualización de la organización y de nuestros productos o servicios. Además, se gana terreno sobre un mayor entendimiento de lo que los clientes esperan, lo que se refleja en mayor satisfacción y una alta optimización en la realización del trabajo diario.
Yenny Paola González, Jefe de Laboratorio y Sistemas de Gestión, Extrucol
Con la implementación de las normas se gana mayor orden
administrativo.
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“Las pymes requieren una gestión especializada para ser cada día
más competitivas”Rosa Acosta, directora de Gestión de Calidad de Caria Group Co., habló acerca de la importancia de la implementación de las normas de gestión en las pymes, de sus beneficios y de lo que se necesita para que el proceso
se dé de manera provechosa en las organizaciones.
El hecho de que una empresa u orga-nización clasifique en la categoría de pequeña o mediana (pyme), no quiere decir que sus procesos, dificultades y logros no sean grandes. Por supuesto, el nivel de complejidad de los mismos varía, pero lo cierto es que los siste-
mas de gestión en ámbitos como la calidad o el medio ambiente deben cumplir con los mismos estándares de las compañías de mayor tamaño si lo que se busca es evolucionar en el mercado y crecer cada día más y de mejor manera.
No obstante, la implementación de normas como la ISO 9001 o la ISO 14001 en las pymes requiere de medidas especiales, pues se trata de organizaciones en etapas ideales para la adopción de estas herramientas como parte de la cultura corporativa.
Así que para saber más, hablamos con Rosa Estebana Acosta Trejos, directora de Gestión
de Calidad de Caria Group Co. el cual, con su marca Beg Lubricantes y con la ayuda de la
implementación de la Norma ISO 9001, ha logrado un gran posicionamiento en el país. Esta fue la entrevista:Rosa Estebana Acosta Trejos,
Directora de Gestión de Calidadde Caria Group Co.
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Pymes
¿Qué beneficios ha traído la implementación de esta norma en su empresa?
Entre los beneficios que se pueden destacar resaltaría, por ejemplo, el hecho de que contamos con una mejor organización en las diferentes actividades de cada una de las áreas de la compañía. Así mismo, el control de los procesos ha hecho que cuando se obtienen resultados no deseados, se pueda desarrollar la trazabilidad y tomar las acciones correctivas necesarias para que eso no vuelva a suceder.
Por otro lado, al realizar la medición de la sa-tisfacción del cliente, hemos obtenido datos para orientar las decisiones y mejorar la interacción con el mercado y nuestros grupos de interés. Igual-mente, se ha alcanzado un mayor conocimiento de nuestros proveedores y se han realizado alianzas estratégicas en beneficio mutuo. Por último, se ha mejorado la competencia del talento humano de la empresa a través de capacitaciones y entrena-mientos permanentes.
¿Qué puede hacer una pyme para que al mo-mento de implementar esta norma el proceso sea sencillo?
Inicialmente debe realizar un diagnóstico frente a los requisitos de la norma para saber en qué punto se encuentra; luego, es preciso sensibilizar a todo el personal, principalmente a las directivas de la organización, pues sin el compromiso de ellos no se puede implementar un sistema de gestión adecuado. Así mismo, el personal que dirige la implementación debe estar capacitado para que el proceso se lleve a cabo de la mejor manera posible.
¿Qué casos de éxitos externos de pymes que hayan implementado las normas resaltaría?
Nuestra empresa se encuentra certificada en la Norma ISO 9001 desde el año 2001 y varios de nuestros proveedores que son pymes también han optado por certificar sus sistemas de gestión
de calidad. Entre ellos destaco, por ejemplo, la labor de Consultoría y Análisis Técnicos CYAT,
y Qool Engine Qesa S.A.S., con resultados muy satisfactorios para ellos y para
nosotros como sus clientes.
Tener un sistema de gestión de la calidad certificado es una necesidad
y una herramienta de gerencia.
El control de los procesos ha permitido tomar las acciones
correctivas necesarias.
Se suele pensar que las normas ISO 9001 e ISO 14001 son solo para grandes empresas. ¿Por qué también sirven a las pymes?
Estas normas son muy importantes en las pymes ya que este tipo de empresas requieren un mayor control de los diferentes procesos para ser cada día más competitivas y que puedan entrar en los mercados del mundo. En cuanto a la ISO 14001, actualmente es casi una exigencia trabajar por el medio ambiente, no solo desde las pymes sino desde los hogares de cada una de las personas que trabajan en estas compañías para dejarle un mejor planeta a las nuevas generaciones.
De acuerdo con su experiencia, ¿por qué un em-presario pyme que cuenta con recursos limitados debe hacer el esfuerzo de adoptar esta norma?
Porque tener un sistema de gestión de calidad certificado hoy es una necesidad, ya que se trata de una herramienta de la gerencia para alcanzar los objetivos de la empresa, además de ser una venta-ja competitiva que valoran los clientes. Adicional-mente, existen convenios que ofrecen instituciones como el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la Universidad Sergio Arboleda, EAFIT e ICONTEC, que tienen el objetivo de apoyar la financiación de la implementación de las normas en las pymes.
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¿Cómo se hicieron las normas?
Desde Berlín hasta Tokio, el camino para la actualización de las normas ISO 9001 e ISO 14001 supone una verdadera travesía en la que intervienen agentes de todos los países, con el objetivo de llegar a una conclusión
que permita unificar y hacer mejor los procesos.
Una cumbre mundial. Eso, en pocas palabras, son las reuniones de trabajo de los diferentes comités de la Organización Internacional de Normalización (ISO por su sigla en inglés), el lugar de encuentro global en el que las delegaciones de los
países participantes diseñan la forma en la que se desarrolla la vida diaria de todas las personas. Y es que en la ISO se diseñan todo tipo de normas que tienen un impacto directo en la vida cotidiana, desde el tamaño de los tornillos y las vallas de
las carreteras, hasta los procesos industriales y la terminología técnica.
De igual manera, existen normas de sistemas de gestión que son transversales a todas las organi-zaciones, independientemente de su actividad eco-nómica, tamaño o tipo de entidad. En particular, las normas ISO 9001 e ISO 14001 son las más populares entre las normas de sistemas de gestión, debido a su importancia y relevancia en el mercado, y son las que en este 2015 han sido actualizadas. Pero, ¿cuál es el proceso detrás de su actualización, quienes participan y por qué se hace?
Diseñando las normasNormalización que está conformado por las partes interesadas arriba mencionadas. Luego, el país emite un voto que es llevado al respectivo comité de la ISO.
En la ISO hay más de 280 comités y su número de referencia corresponde al orden en el que fueron creados. Por ejemplo, el número 1 (TC 1) es de la nor-ma correspondiente al diseño de roscas, mientras que en el TC 176 se elabora la Norma ISO 9001 y en el TC 207 la ISO 14001. A cada uno de estos acuden voceros de cada país y ahí, de acuerdo con Trillos que es representante de Colombia en el comité TC 207 de la Norma 14001, “empieza el trabajo fuerte”. Según cuenta, el proceso se da en “reuniones de cuatro o cinco días con jornadas largas, todas en inglés”. Y como se trata de un asunto de integra-ción internacional, las reuniones cambian de sede constantemente: “para la actualización de la 14001 comenzamos en Berlín en febrero de 2012. Luego, pasamos por ciudades como Bangkok, Rochester,
Colombia fue uno de los pocos países en desarrollo que asistió a todos los
encuentros de actualización de normas.
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Lejos de tratarse de un grupo de expertos cientí-ficos aislados, los responsables de la actualización de las normas ISO son todas las partes interesadas de los países participantes que llegan a las conclu-siones y decisiones a través del consenso. Gobier-nos, industrias, agremiaciones, academia, usuarios, prestadores de servicios, ONG, entre otros, son los grupos de interés que componen los diferentes comités nacionales de normalización, justamente, desde donde se empieza a definir todo.
Pero de acuerdo con Daniel Trillos, jefe de Normalización de ICONTEC y encargado de coordinar la participación de Colombia en los comités internacionales de ISO, “aunque hay una revisión periódica, estrictamente nunca hay una fecha establecida para revisión de las normas, pues eso depende de las circunstancias de cada momento”. De hecho, todo tiene origen en las reuniones periódicas de los comités de la ISO en las que se empieza a hablar de la necesidad de actualizar una norma determinada. Entonces, alguien hace la propuesta formal y esta se replica en institutos de normas de cada país (ICONTEC en el caso de Colombia) que a su vez lo transmite al Comité Nacional de
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Las Normas
El papel de Colombia
En la ISO hay 119 miembros plenos que participan en la elaboración de las normas y que, con los correspondientes y suscriptores, suman 165. Y aunque en la práctica cada país tiene un voto, como es natural para el análisis y toma de decisiones hay algunos que son más influyentes que otros por la cantidad de representantes que llevan, porque su idioma natural es el inglés y pueden sustentar mejor sus ideas, o porque ocupan posiciones de gestión en el comité.
Lo cierto es que estar presente en la mayor can-tidad de reuniones ayuda a que el impacto sea más grande. Colombia, por su parte, fue uno de los pocos países en desarrollo que asistió a todos los encuentros de actualización de ambas normas, lo que habla bien del rol que ha tomado en la ISO. Por ejemplo, para la 14001, el 95% de las observaciones del comité nacional se tomaron en cuenta favora-blemente, lo que al final de cuentas beneficia a las partes interesadas del país.
Y es que según Trillos, “Colombia ahora es importante y nos tienen muy en cuenta”. Dice que quienes vinieron a la reunión de la 14001 en Bogotá, no se imaginaban que el país pudiera ofrecer una gran cantidad de facilidades logísticas y tecnológicas como las que encontraron. Además, asegura que hoy buscan a los delegados colombianos “para llevar secretarías y liderazgos de comités. En temas de normalización somos un referente regional
junto con Brasil, lo que ayuda al fortalecimiento económico y comercial de nuestra economía”.
Desde ISO se ha enviado un mensaje: la implementación de las normas no se trata de llenar papeles y requisitos, sino de reducir los trámites innecesarios en las organizaciones y darles herramientas para enfocarse en lo que en realidad les sirve desde la alta dirección para alcanzar los objetivos. La normalización de las empresas supone el aumento de la productividad y la competitividad, y aunque se trata de algo voluntario, el mundo entero dedica un gran esfuerzo para que esto sea una realidad y que la integración de los mercados se dé cada vez a mayor escala y con mejores condiciones.
Gotemburgo, (Botsuana), Bo-gotá, Padua (Italia), Tokio y Londres”, dice el experto.
De acuerdo con Luisa Fernanda Pallares, profesional de Normalización de ICONTEC y representante del país en el comité TC 176, con la 9001 el proceso fue similar. Según dice, “el tiempo estimado para la actualización de una norma es de 36 meses pues es preciso recoger los conceptos de todos los países participantes”. Además, explica que existen revisiones menores que no son sustanciales, como la que se hizo en 2008, pero que hay otras como la actual en la que los cambios son de fondo, pues tienen el objetivo de “seguir siendo vigentes y adaptarse a las prácticas de las organizaciones. Si las normas no se tocan, posiblemente es porque no se usan, pues por principio son dinámicas y responden a las necesidades cambiantes del mercado”.
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con el fin de lograr una serie de objetivos y me-tas establecidas. Las normas ISO 9001 e ISO 14001 dan las directrices y requisitos para el desarrollo de sistemas de gestión de calidad y de temas am-bientales, respectivamente.
Revisión menor y revisión mayor: son los dos ti-pos de actualizaciones que ISO realiza sobre las normas. La revisión menor modifica la forma y toca básicamente aspectos editoriales; la revisión mayor interviene asuntos de fondo que varían el alcance y la repercusión de las normas en las organizaciones que las implementan.
Estructura de Alto Nivel: es una nueva estructura general de organización de las normas que ha sido y será aplicada en todos los documentos de siste-mas de gestión que produzca y actualice ISO. Tie-ne el objetivo de estandarizar las normas para que puedan ser comprendidas de manera más sencilla y su aplicación sea más eficiente.
Proceso: es una sucesión de acciones o fases que se realizan dentro de una operación, con el fin de alcanzar un objetivo determinado. Estas acciones se desarrollan en un orden lógico dictado por las características del objetivo proyectado. Las normas de sistemas de gestión permiten establecer objeti-vos y guiar los procesos.
Riesgo: hace referencia a la probabilidad y posibi-lidad de sufrir un suceso no deseado. Así mismo, señala el alto grado de exposición a una eventual situación de contingencia. Las normas de sistemas de gestión buscan mitigar los riesgos al seguir una serie de pautas determinadas.
Información documentada: hace referencia a la recopilación sistemática y organizada de informa-ción y datos referentes a un tema específico en do-cumentos y archivos. Este material puede ser reco-gido y presentado en diferentes formatos y sirve como punto de partida para la toma de decisiones estratégicas en los procesos de sistemas de gestión y aplicación de normas.
Glosario ICONTEC
Especial normas ISO 9001 e ISO 14001
ISO: la Organización Internacional de Normalización (ISO por su sigla en inglés) es una entidad mundial, independiente y no gubernamental que trabaja por el desarrollo de normas técnicas y estándares apli-cables a todo el mundo. Está conformada por 165 países miembros y su sede se encuentra en Gine-bra, Suiza.
ICONTEC Internacional: es el Organismo Nacional de Normalización de Colombia, una entidad priva-da y sin ánimo de lucro que tiene el objetivo de res-ponder a las necesidades de los diferentes sectores económicos del país y Latinoamérica a través de servicios como la normalización, educación, eva-luación de la conformidad y metrología, que contri-buyen al desarrollo de la competitividad y desarro-llo sostenible de las organizaciones.
Normas internacionales: son documentos que tie-nen requisitos y directrices que hacen que las cosas funcionen bien, a través de especificaciones sobre productos, servicios y sistemas que garantizan la calidad, la seguridad, la protección del ambiente y la eficiencia de los mismos. Estas funcionan como un instrumento que facilita, entre otras cosas, el co-mercio internacional.
Comités: son los grupos de trabajo a nivel nacional e internacional en los que se procura la producción y actualización de las normas. En los diferentes paí-ses, los comités están compuestos por las partes interesadas y en ISO están conformados por los de-legados de los comités nacionales.
Partes interesadas: son los grupos de interés que componen los diferentes comités nacionales de normalización. Gobierno, industrias, agremiaciones, academia, usuarios, prestadores de servicios, ONG, entre otros. Son partes interesadas a las cuales les afecta directamente la producción y actualización de las normas.
Sistema de gestión: es un modelo a partir del cual se traza una estrategia que busca mejorar los procesos internos de una empresa u organización,
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Glosario
