MANUAL DE INTEGRACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE NOTIMEX, S

DIARIO OFICIAL( Seccin) 4Normas y Bases para cancelar adeudos a cargo de terceros y a favor de Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano

Junta de Gobierno Aprobacin: 25-09-2014Comit Tcnico de Cobranza Validacin: 03-09-2014

NORMAS Y BASES PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DE NOTIMEX, AGENCIA DE NOTICIAS DEL ESTADO MEXICANO

Antecedentes Un principio bsico en cualquier ente econmico es presentar informacin financiera confiable y veraz, es por ello que con la finalidad de transparentar los registros de las operaciones y la preparacin de los informes financieros correspondientes, Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano (Notimex), por ser un organismo descentralizado de la Administracin Pblica Federal se deber sujetar a las disposiciones de las Normas Generales de Informacin Financiera y Gubernamental, emitidas por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (SHCP). Durante la Sesin de la Junta de Gobierno celebrada el 28 de agosto de 2008, se someti a su consideracin el Estudio de las modalidades y posibles soluciones en relacin con las cuentas incobrables transferidas por Notimex, S.A. de C.V., derivado de lo cual se orden instrumentar las siguientes actividades:1.Las Direcciones Jurdica y de Administracin y Finanzas, elaborarn las "Normas y Bases para Cancelar Adeudos a Cargo de Tercero y a Favor de la Entidad", con base en la normatividad emitida por la SHCP; y a travs del Director General las someter a la aprobacin de la Junta de Gobierno.2. Dentro de dichas Normas y Bases considerar la constitucin de un Comit Tcnico de apoyo, que se encargue del anlisis de los asuntos relativos a la cobranza, incluidas las cuentas incobrables.3.Las Direcciones Jurdica y de Administracin y Finanzas sometern a consideracin del Director General de la Agencia el proyecto de Normas y Bases. 4.La Direccin General presentar las mismas a sancin de la Junta de Gobierno.5. Una vez aprobadas, las reas de la Agencia desarrollarn el procedimiento establecido en las Normas y Bases, y remitirn el resultado a la Direccin General.6. La Direccin General, someter a consideracin de la Junta de Gobierno la cancelacin de las cuentas consideradas como incobrables.7.La Junta de Gobierno, en su caso, emitir su aprobacin de la cancelacin de las cuentas consideradas como incobrables. De esta forma, en la Tercera Sesin Ordinaria 2009 de la Junta de Gobierno, celebrada el 21 de mayo de ese ao, se aprobaron las Normas y Bases para la creacin y registro de la estimacin de cuentas incobrables y el Procedimiento para la cancelacin de la reserva de cuentas incobrables; de acuerdo con la Norma NEIFGSP 006 emitida por la SHCP, que estableca el procedimiento para el registro y la cancelacin de cuentas y documentos por recuperar irrecuperables. Posteriormente, el 18 de diciembre de 2009 se llev a cabo la Sesin de Instalacin y Primera Sesin Ordinaria del Comit Tcnico de Cobranza. Conforme a lo anterior, en la Quinta Sesin Extraordinaria 2010, celebrada el 16 de diciembre de ese ao, la Junta de Gobierno aprob la cancelacin de las Reservas 5, 6 y 7 de cuentas incobrables por un importe de $12,790,146.84 (Doce millones setecientos noventa mil ciento cuarenta y cinco pesos 84/100 M.N.).El Comit Tcnico de Cobranza, en su Primera Sesin Extraordinaria 2012, aprob el Manual de Polticas y Procedimientos del Departamento de Facturacin y Cobranza; mismo que fue aprobado por la Junta de Gobierno en la Primera Sesin Ordinaria 2012, celebrada el 27 de marzo de ese ao, con el propsito de sistematizar y transparentar el proceso de emisin de facturas y las gestiones administrativas de cobranza, as como el relacionado con la estimacin y cancelacin de cuentas irrecuperables.Bajo las nuevas polticas y procedimientos, en la Segunda Sesin Ordinaria 2012, celebrada el 07 de junio, la Junta de Gobierno aprob la cancelacin del saldo que integraba la Reserva de Cuentas Incobrables nmero 8 por la cantidad de $2479,237.69 (Dos millones cuatrocientos setenta y nueve mil doscientos treinta y siete pesos 69/100 M.N.). Con el propsito de estar en posibilidades de aplicar la Noma de Informacin financiera Gubernamental General para el Sector Paraestatal, NIFGG SP 003 Estimacin de Cuentas Incobrables, emitida por la SHCP y con vigencia 01 de enero de 2014, se procede a la emisin de las presentes:

Normas y Bases para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a favor de Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano

ObjetivoEstablecer el marco normativo para la cancelacin de cuentas o documentos por cobrar irrecuperables por adeudos a cargo de terceros y a favor de Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano (Notimex), derivados de la prestacin de servicios a sus suscriptores.Marco Legal 1. Ley General de Contabilidad Gubernamental. 2. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.3. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.4. Ley del Impuesto Sobre la Renta.5. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria6. Norma de Informacin financiera Gubernamental General para el Sector Paraestatal, NIFGG SP 003 Estimacin de Cuentas Incobrables.7. Normas de Informacin Financiera NIF C-3 Cuentas por Cobrar.DefinicionesPara los efectos de estas normas se entender por:Cancelacin de cuentas o documentos por cobrar irrecuperables.- Es la baja en registros contables de adeudos a cargo de terceros y a favor de Notimex, ante su notoria imposibilidad de cobro.Comit.- Comit Tcnico de Cobranza de Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano.Cuentas o Documentos por Cobrar.- Son derechos de cobro a favor de Notimex, los cuales se originan de sus actividades primarias por la prestacin de servicios; y representan una parte de su fuente de ingresos. No se consideran en este concepto los viticos, gastos por comprobar o cualquier adeudo generado con el ejercicio del presupuesto de gasto. Entidad.- Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano.Estimacin para Cuentas o Documentos por Cobrar Irrecuperables.- Es la afectacin que la Entidad hace a sus resultados, con base en las cuentas de difcil cobro que el Departamento de Facturacin y Cobranza turna a la Direccin de Asuntos Jurdicos, para mostrar razonablemente el grado de incobrabilidad de las mismas, a travs de su registro en una cuenta de mayor de activo de naturaleza acreedora.OIC.- rgano Interno de Control en Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano.Normas y BasesI. Adeudos a Cargo de Terceros 1. Una vez agotadas las gestiones ordinarias de cobranza establecidas en el Manual de Polticas y Procedimientos del Departamento de Facturacin y Cobranza, y si el deudor no hubiere cubierto la cuenta por cobrar vencida a su cargo, el Jefe del Departamento de Facturacin y Cobranza, por conducto de la Direccin de Administracin y Finanzas, remitir a la Direccin de Asuntos Jurdicos el expediente de los clientes con cuentas o documentos que presenten imposibilidad de cobro, para que con base en la documentacin remitida determine las gestiones que estime necesarias para la cobranza por la va administrativa, judicial, extrajudicial o, en su caso, se emita un dictamen jurdico debidamente fundado y motivado, donde se manifieste la imposibilidad de cobro.2. El expediente antes referido deber contener la documentacin que sustente la relacin comercial con la Entidad, as como las gestiones realizadas para la recuperacin de los adeudos.3. El Titular de la Direccin de Asuntos Jurdicos, una vez agotadas las gestiones a su cargo y de conformidad con los procedimientos institucionales vigentes, informar al Titular de la Direccin de Administracin y Finanzas, el resultado de la evaluacin de los asuntos que le hayan sido remitidos por dicha Unidad Administrativa y de la gestin de cobro que hubiera realizado, de tal forma que:a)Si la factura fue liquidada se da por concluido el trmite e informar al Titular de la Direccin de Administracin y Finanzas.b)Si no fue posible obtener la liquidacin de las facturas mediante los procesos administrativos, judiciales o extrajudiciales correspondientes, har la evaluacin pertinente y, en su caso, emitir el dictamen en el que se haga constar la notoria imposibilidad prctica de su cobro y/o la incosteabilidad de la gestin. Los dictmenes correspondientes debern ser remitidos al Presidente del Comit Tcnico de Cobranza.II. Depuracin y Cancelacin de Saldos1. Con base en el dictamen de cada una de las cuentas o documentos por cobrar determinados como irrecuperables o incobrables que haya determinado con ese carcter la Direccin de Asuntos Jurdicos, y en los antecedentes de caso en particular, el Presidente del Comit convocar a sesin para evaluar y, en su caso, ratificar el dictamen de incobrabilidad y/o incosteabilidad de los adeudos a cargo de terceros, tomando acuerdo para proponer su cancelacin ante la Junta de Gobierno, con motivo de lo cual se deber levantar para constancia Acta de Depuracin y Cancelacin de Adeudos a Cargo de Terceros, en la que debern figurar como mnimo los datos que a continuacin se relacionan: Nombre y logotipo de Notimex; Fecha de elaboracin; Nombre o razn social del deudor; Importe de sus adeudos vencidos; Antigedad de los adeudos; Datos de la documentacin comprobatoria que sustenta el adeudo; Acciones realizadas para su cobro; Descripcin del motivo por el cual se consideran de difcil cobro o incobrables; Nombres, firmas y cargos de los servidores pblicos responsables de la informacin; y Acuerdo de aprobacin por parte del Comit. 2. Para el caso de las instituciones del poder Ejecutivo o de las Entidades Federativas, previo a la cancelacin de su adeudo, la Direccin de Asuntos Jurdicos deber solicitar el apoyo del Titular del rgano Interno de Control en Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano, quien en su caso, colaborar con los rganos Internos de Control a fin de gestionar el pago de los servicios prestados y no pagados. 3. Para el caso de las personas fsicas o morales del sector privado, la Direccin de Comercializacin deber tomar medidas precautorias para evitar la recurrencia de incobrabilidades, incluyendo que deban pagar por anticipado los servicios.4.La cancelacin de cuentas o documentos por cobrar irrecuperables contenida en el Acta de Depuracin y Cancelacin de Adeudos a Cargo de Terceros, se someter a la consideracin y, en su caso, aprobacin de la Junta de Gobierno de Notimex, y una vez aprobada, se realizar el registro contable con base en el Acta de Depuracin y Cancelacin de Adeudos a Cargo de Terceros, as como en la documentacin comprobatoria que la sustenta.5. La Direccin de Asuntos Jurdicos deber llevar registro que contenga el nombre o razn social y el registro federal de contribuyentes de los clientes a los que se les han cancelado adeudos, con informacin sobre el monto cancelado, fecha de la factura y la fecha de cancelacin del adeudo.III. Procedimiento Contable 1.Los registros contables correspondientes a la estimacin de cuentas de difcil cobro o incobrables (aumento o disminucin), los relativos a la baja de las cuentas por cobrar y recuperacin de las mismas, en su caso, as como todos aquellos relacionados con la aplicacin de las presentes normas y bases, se llevarn a cabo conforme a lo establecido en la Norma de Informacin Financiera Gubernamental General para el Sector Paraestatal NIFGG SP 003 Estimacin de Cuentas Incobrables, de acuerdo con el Plan de Cuentas para el Sector Paraestatal y el Manual de Contabilidad Gubernamental para el Sector Paraestatal Federal, emitidos por la Unidad de Contabilidad Gubernamental, dependiente de la Subsecretara de Egresos de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico; as como en lo dispuesto en Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento.2.Los registros contables debern reflejar la creacin o incremento de la estimacin por cuentas consideradas de difcil cobro o incobrables, la aplicacin de la estimacin para la cancelacin de cuentas incobrables autorizadas por la Junta de Gobierno y el registro de la recuperacin de cuentas canceladas.3. La estimacin para cuentas incobrables ser presentada en el Estado de Situacin Financiera, informando en las notas a los Estados Financieros la composicin tanto de las cuentas por cobrar como de la estimacin.

Las presentes Normas y Bases fueron validadas por el Comit Tcnico de Cobranza en su Tercera Sesin Ordinaria 2014, celebrada el 03 de septiembre de ese ao, y fueron aprobadas por la Junta de Gobierno de la Agencia en la Tercera Sesin Ordinaria 2014, llevada a cabo el 25 de septiembre del mismo ao.

El Director General de Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano, Lic. Alejandro Ramos Esquivel.- Rbrica; El Director de Administracin y Finanzas y Presidente del Comit Tcnico de Cobranza, Arq. Horacio Velzquez Lucio.- Rbrica; El Encargado del Despacho de la Subdireccin de Recursos Financieros y Secretario Ejecutivo, L.C. Daniel Enrquez Yedra.- Rbrica; El Jefe del Departamento de Facturacin y Cobranza y Secretario Tcnico, C. Ren Jasso Jaime.- Rbrica; La Coordinadora de Planeacin Comercial y Representante de la Direccin de Comercializacin, Lic. Ana Grizel Chavira Mrquez.- Rbrica; La Coordinadora de Recursos Econmicos y Vocal Propietaria, Lic.Lydia Isabel Cruz Ramrez.- Rbrica; El Coordinador de lo Contencioso y Representante de la Direccin de Asuntos Jurdicos, Lic. Oswaldo Isaet Len Vences.- Rbrica; El Jefe del Departamento de Auditora Interna y Representante del rea de Auditora Interna del rgano Interno de Control en Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano, C.Juan Manuel Gonzlez Campos.- Rbrica; El Subdirector de Organizacin y Evaluacin e Invitado, Ing. Martn R. Alarcn Melndez.- Rbrica. Hoja 4 de 4