normativas de una oficina

Elaborado por: Quinto A de Asistente

Gerencial.

Revisado y aprobado por: Prof. Maddiel Blanco.

Fecha Creación:12 / 05 / 2014

Fecha Actualización:12 / 05 / 2014

República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educación

E.T.C Francisco Jiménez Valera

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS BÁSICO CONTABLE, INFORMÁTICO Y ADMINISTRATIVO

DE COMPETENCIAS SEGÚN EL PERFIL DEL EGRESADO

Asunto: Normativas de una oficina.

Introducción

El presente Proyecto está basado en una propuesta sobre el diseño de un Manual

para el Manejo del Conocimiento, la Ciencia y la Tecnología orientado a la

actualización de la práctica laboral). Cuya propuesta será mejorar las actividades de

oficina, como son: registros contables, organización de documentos e información, y

actividades dentro de la oficina. El trabajo, representa un estudio bajo la modalidad de

proyecto productivo, apoyado en una investigación- acción. Cabe destacar, que la presente

propuesta se sustenta, con los proyectos de los años anteriores. Esta propuesta, son la

necesidad generada por las debilidades y fallas específicamente en el manejo de inventario,

actividades cotidianas dentro de la administración de la oficina, registro contable

organización de documentos, almacenamiento de información en el desarrollo de las

actividades de la institución que lo requiera. Dando como recomendaciones, la aplicación de

normas y procedimientos propuestos para promover el uso adecuado de la tecnología de

información y comunicación, de tal manera, asegurar una gestión eficiente y al mismo

tiempo mejore la problemática existente.

3


Gerencial.









¿Que es una Oficina?


Una oficina es el local destinado a

algún trabajo. Puede tener distintas

formas de organización y de

distribución del espacio de acuerdo a

la cantidad de trabajadores y a su

función.



¿Qué son Normas?¿Qué son Normas?

Las normas son las reglas que deben

seguir las personas para una mejor

convivencia, a las que se deben ajustar las

conductas, tareas y actividades del ser

humano.

AprendamosAprendamos

4

http://definicion.de/local/

http://definicion.de/trabajo/


Gerencial.









No importa que tan flexible o relajado sea un oficinista, puesto que una oficina es un

espacio social, y por lo tanto existen ciertas reglas de etiqueta que rigen el buen

comportamiento dentro de ella. Esto se debe a que algunas actividades pueden resultar

molestas para el resto del equipo, e incluso afectar su productividad.

Cabe destacar que cada empresa según sus funciones tiene sus propias normativas, a

continuación se presentan aquellas normas básicas que se deben de seguir en cualquier

empresa:

Normas Básicas dentro de la Oficina:

No Comer en la Oficina, en especial alimentos muy condimentados o de olor fuerte.

No hables por teléfono sobre cosas personales.

No digas palabras altisonantes.

Intenta mantener tu lugar de trabajo lo más limpio posible.Ser Puntual con las horas de entrada.

Mantén siempre una postura adecuada en tu mesa de trabajo.

No interrumpas a tus colegas ni invadas sus espacios.

Pide asesoría con tus jefes antes de tomar una decisión en cuanto a la oficina.

Normativas dentro de la Oficina.Normativas dentro de la Oficina.

1234567 8


Gerencial.









Normas de Convivencia dentro de la Oficina:

Regla 1: Controlar el volumen de la voz.

Si trabaja en un cubículo o comparte la oficina con

otros colegas, procure controlar el volumen de la voz cuando

hable por teléfono o cara a cara con otras personas. Si no lo

hace, no sólo afectará la productividad de los demás sino que

también podría estar revelando información confidencial.

Regla 2: Controlar el uso del celular

. Si bien el uso de celular puede ser imprescindible

por razones laborales y personales, hay que procurar

ponerlo en modo silencioso o vibrador para que las

constantes llamadas y mensajes de texto no distraigan la

atención de los compañeros.

Regla 3: No involucrarse en Rumores :

Esparcir rumores sobre colegas nunca lleva a buen puerto, por más

que no sea el que lo haya empezado.

5

6


Gerencial.









Regla 4: Ser cuidadoso con el almuerzo

Procurar ser extremadamente prolijo a la hora de

comer, es decir, seguir las reglas de etiqueta básicas de

cualquier comida y tener cuidado de no llevar alimentos

perecederos o que despidan olores fuertes.

Regla 5: Evite discusiones y riñas .

Como en toda actividad laboral, hay días en que las

reuniones, las llamadas y otras tareas pueden traerlo de cabeza,

con lo que los nervios están a flor de piel y surgen enfados por

cualquier detalle. Esto crea un ambiente laboral tenso y poco

agradable. Trate de controlar su temperamento y sea lo más cordial

posible.

Regla 6: Comparta .

Las relaciones entre compañeros se basan en la

confianza mutua y por ello debe compartir toda la

información a su alcance para lograr un mejor flujo de

trabajo en la oficina.

7


Gerencial.









Regla 7: Colabore .

Debe estar abierto al trabajo en equipo. En toda

compañía cada persona tiene unas determinadas tareas que

realizar, lo que no impide que pueda echarle una mano a otros

compañeros. Y si la labor es de un equipo, no trate de hacer lo

menos posible en detrimento del resto de compañeros.

Regla 8: Muestre interés en los demás.

Una forma de hacerlo es presentando a los

nuevos empleados al resto de la plantilla (al menos a los

de la misma planta o departamento), o despidiendo a los

compañeros de trabajo cuando se van, por el motivo que

sea, de la empresa.

Regla 9: Críticas y sugerencias .

Evite todo tipo de críticas con respecto a otros compañeros,

su trabajo o cualquier otro aspecto que pueda causar malestar. Las

únicas críticas admisibles en una oficina son las constructivas.

Regla 10: Ser Honesto:

8


Gerencial.









No se atribuya méritos por trabajos o proyectos de los que no ha sido parte, o aun

habiendo sido parte no son suyos en su totalidad. Incluso siendo propios, siempre se deben

compartir con el resto de los compañeros, remarcando la importancia de los mismos en la

consecución de estos logros.

Regla 11: tener en cuenta la Educación y respeto :

Son la base fundamental de la convivencia no solo en el

ámbito laboral, sino en cualquier otro de la vida. Sea cortés y

respete la forma de ser de los demás, su forma de vestir, de

hablar u opinar. Si respeta a los demás, los demás harán lo mismo

con usted.

Regla 12: Ser Ordenado:

La forma en que mantiene su escritorio y sus objetos

personales dice mucho de usted. No es agradable ver que

alguien mantiene su área de trabajo en completo desorden y

que cada vez que tiene que buscar un papel debe bucear entre

una pila de cosas acumuladas sobre la mesa.

Normas de Aspecto Físico:

Regla 1: Cuidar su Aseo Personal :

9


Gerencial.









Es importante tener buena presencia en el área de trabajo

hará de esta manera causar buena impresiones a quienes forman

del trabajo o también de futuros clientes

Regla 2: Respetar el Uniforme :

Es indispensable respetar el uniforme y mantenerlo pulcro.

Regla 3: Usar el Carnet de Identificación en todo momento en la empresa:

Puesto que el Carnet forma parte del Uniforme, y es ello lo que

identifica que el oficinista forma parte de la empresa.

Regla 4: No utilizar Peinados Extravagantes:

En cuanto a la mujer no utilizar peinados extravagantes y en

caso de usar maquillaje utilizarlo de manera moderada, por

otra parte los caballeros de igual manera deben utilizar un corte de cabello adecuada y está

prohibido que utilicen algún piercing.

El Aspecto Físico de un Oficinista es

esencial, debemos recordar que la

apariencia deja mucho que decir.

El Aspecto Físico de un Oficinista es

esencial, debemos recordar que la

apariencia deja mucho que decir.

10


Gerencial.









Normas a Considerar para la atención al Público.

En la Atención al cliente nos podemos dar cuenta que el cliente no solo quiere

un servicio amistoso sino también este mismo desea que alguien le sirva y se interese

por su trabajo siendo atento a la gente con detalles.

Regla 1: Atienda al cliente de Inmediato:

Ser cuidadoso en el primer momento que tenemos contacto Visual cuando se

acerca al cliente:

Sonría.

No hacerlo esperar.

Hacerlo sentir importante “La bienvenida”.

Regla 2: De al Cliente su total Atención:

IMPORTANTE: La actitud es el sentimiento que provocamos en la forma que tratamos al Cliente.

11


Gerencial.









Es el significado de poner a prueba el Servicio

Se cuenta estrategias básicas como:

Tecnología.

Ambiente Agradable.

Medios.

Personal Competente.

Con estas características el cliente forma una expectativa sobre todo con el contacto de todo el personal.

Regla 3: Haga que los primeros Segundos Cuenten:

Se debe saber también que los 30 primeros segundos

de transacción le pertenecen al cliente y no a Ud.

Ganar la Confianza del Cliente (escuchando para

satisfacerlo totalmente).

Mantener el lazo de confianza, respeto mutuo, no

haciéndolo esperar.

Regla 4: Sea Natural no falso ni mecánico: Recomendaciones:

No actuar como un Robot.

No usar el estilo mecánico (situación

rutinaria, las mismas preguntas, esto

hará que el cliente se sienta aburrido.12


Gerencial.









Regla 5: ¡Piense! Use su sentido Común:

Es pensar y preguntarse en la solución que se le

puede dar a ese problema.

Poder hacer algo sabiendo que a veces no se pueda

solucionar el Problema.

Regla 6: Haga que los últimos 30 segundos cuenten:

La última impresión del cliente

es el último medio minuto para

finalizar la transacción,

asegurándose que el cliente es la

satisfacción.

Los comentarios finales del

cliente son importantes para que la organización destaque.

Regla 7: Manténgase en forma cuide bien su persona:

Sabiendo que:

La influencia en cómo tratar a la gente

Atender bien a los clientes como atendiéndome a sí

mismo.13


Gerencial.









Normas Básicas para Archivar:

Regla 1: Identificar el Tipo de Archivo:Ya sea:

Vertical: Se almacenaran en carpetas individuales, colgando de una

guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra

con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la

identificación de lo que allí se conserva.

Lateral: Los documentos se archivaran uno al lado del

otro como los libros de estantería en una biblioteca.

Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas

que se colocan paralelamente.

Horizontal: Los documentos se almacenaran en plano, uno encima del otro en carpetas,

cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de

tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o

mapas.

Regla 2: Archivar según sea el caso:

En muchas empresas se manejan cantidades enormes de archivos, por tanto deben estar

organizados para ubicarlos con más rapidez al momento de

necesitarlos, es por ello que se deben archivar ya sea:

De Manera Alfabética.

14


Gerencial.









De manera Numérica (Ascendente o Descendente).

Regla 3: No Botar Duplicados de Documentos Originales:

Antes de desechar un documento es necesario participarlo a

un jefe o a un superior para evitar futuros Conflictos.

Normas Básicas con Respecto a los Equipos y Mobiliarios:

Regla 1: Cuidar cada uno de los equipos y mantenerlos limpios y en orden:

Dentro de la oficina es primordial mantener los equipos así

como también los artículos de oficina en perfecto orden.

Regla 2: Utilizar el Ordenador de manera consciente y solo para trabajo de la

empresa.

Se debe tomar en cuenta que el computador es

una herramienta para facilitar el trabajo de un oficinista, 15


Gerencial.









y se debe utilizar exclusivamente para ello, para evitar algún problema como lo son entrar en

las redes sociales

en horario de oficina.

Regla 3: Utilizar la Impresora únicamente para impresiones relacionadas con el ambiente de Trabajo.

Es Totalmente Prohibido utilizar la impresora de la oficina

para imprimir documentos personales o que no formen parte del

trabajo dentro de la empresa

Regla 4: No Utilizar Equipo de oficina de otro colega.

Uno de los mayores problemas dentro de

una oficina es la mala convivencia entre oficinista

por ello, es preciso no utilizar el equipo de oficina

de otro compañero e trabajo a menos que sea bajo

su consentimiento.

Regla 5: Al momento de terminar su horario de Trabajo Apagar los equipos que quedan bajo su

responsabilidad.

16


Gerencial.









Para hacer uso eficiente de cada uno de los equipos como los son el computador, el

aire acondicionado o la luz de la oficina, siempre y cuando estos estén bajo su

responsabilidad.

Normas de Higiene en el Centro de Trabajo

Normas para el Buen uso del Ordenador

Regla1: No se podrá cambiar el Fondo de Pantalla que posea el Computador.

Puede resultar Grosero para sus superiores, puesto

que el computador es un equipo de oficina perteneciente a la

empresa.

Regla 2: No deje sus documentos personales en el computador.

IMPORTANTE: Cuidar los equipos y los artículos de oficina, es tarea de todos los que forman parte de una oficina, recordemos que estos facilitan el trabajo dentro de sus áreas y de esta manera hace más eficiente su trabajo.

17


Gerencial.









Es recomendable que sean grabados en un disco de trabajo, en alguna cuenta Personal

o simplemente enviarlo a su mail.

Regla 3: Utilizar el computador solo para trabajos relacionados con el computador.

Ya que muchos Trabajadores que también estudian, comparten

el computador para sus trabajos personales, en su horario donde

deberían estar laborando.

Regla 4: Queda Prohibido abrir paginas de Juegos.

Es importante recordar que una Oficina es un Ambiente

exclusivamente de trabajo, y no debe tomarse como sala de recreación,

esto puede resultar molesto para otros compañeros de trabajo si la

oficina se divide por cubículos.

Regla 5: Aplicar Todas aquellas Normativas de posición para estar en el computador

Debido a que un oficinista pasa horas frente al computador

realizando sus trabajos, luego de unos minutos comienza a sentirse 18


Gerencial.









incomodo, es por esto que se debe adoptar la posición correcta de Brazos, manos, espalda y

pies, esto facilitará el trabajo.

Normas de higiene dentro de la oficina

Regla 1: Lávese las manos con agua y jabón frecuentemente:

Es necesario tener una buena higiene en el trabajo, el

lavarse las manos especialmente con jabón líquido antibacterial

cada vez que lo considere necesario es útil ya que un oficinista

manipula diversos documentos.

Regla 2: Mantenga el área de trabajo limpia:

Esto hace mucho más cómodo el ambiente de trabajo,

mantener limpias especialmente mesas, escritorios, gavetas,

teclado y mouse.

Regla 3: Solicite la limpieza

Es Preciso informar a nuestros superiores o personal

autorizado para la debida limpieza y desinfección del área de

trabajo cuando lo considere necesario.19


Gerencial.









Regla 4: Revisar constantemente floreros o recipientes con agua en busca de la presencia de larvas de zancudos.

De esta manera se crea un mejor ambiente.

Regla 5: Prohibido dejar comida en el mobiliario de oficina (escritorio, gavetas, casilleros)

Es Prudente comer solo en las áreas autorizadas y en el horario que

corresponda.

Normas para atender el Teléfono:

Regla 1: Tómese su tiempo para recoger el receptor de una llamada

entrante. 20


Gerencial.









Apresurarse a contestar el teléfono cuando usted no está listo, indica a la persona en

el otro extremo que no está preparado para tomar la llamada. Deje que el teléfono suene una

vez o dos veces antes de

Recogerlo y respire profundamente para prepararse para la llamada.

Regla 2: Cite la organización que usted representa y su nombre.

Éste momento es importante ya que transmite la

información más básica a la otra parte y elimina cualquier duda

sobre si es el número correcto.

Regla 3: Escuche cuidadosamente a la persona que llama.Espere hasta que termine de hablar para responder y asegúrese de que

entiende sus preguntas antes de contestar. Aclare cualquier detalle de las

preguntas del interlocutor si no está seguro.

Regla 4: Hable despacio cuando responde a la persona que llama.

Tenga confianza en sus respuestas. Escoja su lenguaje con

cuidado, ya que la jerga o palabras indecisa pueden llevar la 21


Gerencial.









persona que llama a dudar de su experiencia. Pregunte a la persona que llama si se entiende

la información que usted proporciona.

Regla 5: Pida permiso antes de poner una llamada en espera.

Agradezca a la persona que llama por su paciencia y

dígale cuánto tiempo tendrá que esperar. Solicite la aprobación

para el reenvío de mensajes o buscar una consulta, ya que eso le

dará la opción a la persona que llama de aguardar en línea o no.

Regla 6: Compruebe que la persona que llama comprendió la información que usted proporcionó

Revise fechas y horas

importantes. Pregunte a la

persona que llama si puede ser

de más ayuda antes de terminar la llamada. Agradezca

a la persona que llama a la terminación de la llamada.

De Interés…De Interés…

22


Gerencial.









Un oficinista debe ser una persona proactiva que siempre busque una solución inmediata

a cualquier problema q se le presente.

Es una persona responsable, analítica y dedicada.

Debes tener en cuenta que el oficinista es el ser mas indispensable en una empresa.

Debe tener facilidad de palabra y no cohibirse con las personas, saber contestar el teléfono

tratando de dar la impresión que uno habla a una oficina y no a una casa.

Debe ser: ordenado, serio en su trabajo, puntual, atento, trabajador y ser sociable, de

buenos modales, tener iniciativa propia y sobretodo…

TENER ACTITUD DE SERVICIO

Conclusión

El Nivel de conocimiento de los estudiantes, basados en los elementos teóricos

prácticos con la tecnología, se evidenció que existe un mediano rendimiento, ya que por una

parte, existen grupos que no cuentan en sus hogares un computador y por otra parte los

laboratorios de computación no están en condiciones óptimas para el desarrollo de las

actividades prácticas en las asignaturas de informática.

Las normas establecidas con razón y con justicia, pueden dejar de ser útiles al cambiar las circunstancias, pero al permitir que continúen vigentes por la fuerza de la inercia, entonces, no sólo es justo, sino también útil, quebrantar aquellas que nos anuncian el hecho de que son inútiles, o incluso realmente perjudiciales.

23


Gerencial.









También, se evidenció que en lo que se refiere al manejo del Conocimiento, la

Ciencia y la Tecnología para la actualización de la práctica laboral, los estudiantes se

sintieron interesados, ya que, con la construcción del proyecto hubo una oportunidad de

hacer un repaso de todas las asignaturas vistas en los años anteriores; además con la

presentación de nuevos contenidos muy útiles para las competencias de su especialidad.

A lo que compete a las Normativas de una Oficina quedan plasmadas aquellas

normativas una vez definidas y actualizadas en un Manual Físico que podrá ser de gran

utilidad tanto para estudiantes de la E.T.C.R “Francisco Jiménez Valera” a aquellos pasantes

que salen egresados de nuestra institución así como también a otros estudiantes de otras

Escuelas técnicas como lo son las Industriales y la Agropecuarias ya que están desconocen

acerca d las Normativas que se deben respetar dentro de una oficina por lo cual, este manual

elaborado por los 5tos años será de gran Utilidad al nivel Laboral

24

normativas de una oficina

Education