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9 de abril de 2020

Nota de orientación de la CCI sobre Posibles Medidas Destinadas a Mitigar los Efectos de la Pandemia del COVID-19

I - Propósito

1. Esta nota proporciona orientación a las partes, los abogados y los tribunales arbitrales sobre las posibles medidas que pueden considerarse para mitigar los efectos adversos de la pandemia del COVID-19 en los arbitrajes de la CCI (la "Nota de Orientación"). COVID-19 es una catástrofe sanitaria que está perturbando masivamente la economía mundial. Alterará muchos arbitrajes de la ICC en curso y generará nuevas controversias que pueden encontrar dificultades para proseguir debido a preocupaciones por la seguridad y las restricciones de salud pública impuestas para limitar o disminuir la propagación del virus. Sin embargo, las partes, los abogados y los tribunales pueden minimizar y tal vez incluso evitar tales perturbaciones y dificultades mediante el uso cuidadoso de herramientas sobre conducción del procedimiento que ya están disponibles a través del Reglamento de Arbitraje de la CCI ("el Reglamento") o mediante las medidas adicionales que la Corte Internacional de Arbitraje de la CCI ("Corte") está adoptando para agilizar sus procesos internos.

2. La Corte reconoce el importante papel que desempeñan las partes, los abogados y los tribunales arbitrales para garantizar que las controversias se sigan resolviendo de manera justa, expedita y eficaz en términos de costos. Esta Nota de Orientación: (I) recuerda las herramientas procesales disponibles para las partes, los abogados y los tribunales para mitigar los retrasos generados por la pandemia a través de una mayor eficiencia, y (II) proporciona orientación sobre la organización de conferencias y audiencias a la luz de las consideraciones de COVID-19, incluyendo la realización de dichas conferencias y audiencias por audio conferencia, videoconferencia u otros medios de comunicación similares ("audiencia virtual"). En la medida en que sea pertinente, puede servir también en el contexto de otros procedimientos ADR de la CCI.

II - Mitigando los retrasos relacionados con COVID-19

3. La Corte sigue abierta a los negocios, continuando con los arbitrajes en curso y con sus puertas abiertas para recibir nuevos casos. Además, la Corte está plenamente comprometida con la resolución justa y eficiente de las controversias, a pesar de los desafíos que plantea la pandemia de COVID-19. La pandemia no modifica los principios fundamentales por los que opera la Corte, incluyendo que, de conformidad con el Artículo 22(1) del Reglamento, los tribunales arbitrales y las partes tienen el deber de "conducir el arbitraje de una manera

NOTA DE ORIENTACIÓN SOBRE POSIBLES MEDIDAS DESTINADAS A MITIGAR LOS EFECTOS DE LA PANDEMIA DEL COVID-19 | 2

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expedita y eficaz en término de costos”. De conformidad con el Artículo 25(1) del Reglamento, los tribunales arbitrales tienen el deber adicional de instruir la causa en el plazo más breve posible por cualesquiera medios apropiados.

4. De conformidad con el Reglamento y estos principios, las partes, los abogados y los tribunales arbitrales tienen la obligación compartida de considerar medidas procesales que puedan mitigar el efecto de las demoras en el proceso arbitral, incluyendo los retrasos causados por la pandemia del COVID-19. Al hacerlo, deben tener en cuenta que ciertos aspectos del proceso arbitral no deben ser retrasados materialmente por la pandemia. Por ejemplo, en los casos recién iniciados, los tribunales arbitrales deben evitar cualquier retraso consultando a las partes sobre la organización y el momento oportuno de la conferencia sobre la conducción del procedimiento tan pronto como sea factible y, cuando sea posible hacerlo, en su primera correspondencia con las partes.

5. Del mismo modo, la pandemia de COVID-19 no debe necesariamente retrasar las

deliberaciones de los tribunales arbitrales o su preparación de los proyectos de laudos, ya que estas actividades pueden realizarse a distancia. Por lo tanto, los tribunales arbitrales deben organizar sus deliberaciones, según sea necesario, y tomar medidas para avanzar en la preparación de los proyectos de laudos por todos los medios de comunicación apropiados. El plazo para la presentación de los proyectos de laudos a la Corte, así como su política de reducción de los honorarios de los árbitros en casos de demoras injustificadas, permanecen vigentes, aunque la Corte aplicará dicha política con sensibilidad en los casos que impliquen retrasos genuinamente atribuibles a situaciones específicas causadas por COVID-19, tales como la enfermedad de un árbitro, del mismo modo que la Corte tendrá en cuenta las dificultades relacionadas con COVID-19 en la evaluación de las solicitudes de anticipos de honorarios.

A - Aumentar la eficiencia del procedimiento arbitral

6. Las consecuencias adversas de la pandemia del COVID-19 hacen que sea más indispensable que nunca que las partes, los abogados y los tribunales arbitrales presten la debida consideración en la aplicación de técnicas de conducción del procedimiento diseñadas para que el arbitraje sea justo y eficiente.

7. Muchas de estas técnicas no son nuevas. La Corte ha emitido orientaciones en el Apéndice IV

del Reglamento y en la Nota a las Partes y al Tribunal Arbitral sobre la Conducción del Arbitraje de Conformidad con el Reglamento de Arbitraje de la CCI ("Nota"). Orientación adicional está disponible en los reportes de la Comisión de Arbitraje y ADR de la CCI titulados "Control del Tiempo y de los Costos en el Arbitraje" y "Conducción eficaz del arbitraje – Una guía para los abogados internos y para otros representantes de las partes".

8. Para garantizar una conducción eficaz del procedimiento, el Artículo 24(3) del Reglamento

establece que el tribunal arbitral podrá adoptar las medidas procesales apropiadas o modificar el calendario procesal por medio de una nueva conferencia de conducción del procedimiento o por otros medios. Dichas medidas, adoptadas previa consulta a las partes, podrán incluir lo siguiente:

Decidir de manera expedita demandas o contestaciones tal como se establece en los §§ 74-79 de la Nota;

https://cms.iccwbo.org/content/uploads/sites/3/2017/03/ICC-Note-to-Parties-and-Arbitral-Tribunals-on-the-Conduct-of-Arbitration_spanish.pdf

https://cms.iccwbo.org/content/uploads/sites/3/2017/03/ICC-Note-to-Parties-and-Arbitral-Tribunals-on-the-Conduct-of-Arbitration_spanish.pdf

https://iccwbo.org/content/uploads/sites/3/2018/03/icc-arbitration-commission-report-on-techniques-for-controlling-time-and-costs-in-arbitration-spanish-version.pdf

https://iccwbo.org/content/uploads/sites/3/2018/03/icc-arbitration-commission-report-on-techniques-for-controlling-time-and-costs-in-arbitration-spanish-version.pdf

https://iccwbo.org/content/uploads/sites/3/2015/05/Conduccion-Eficaz-del-Arbitraje-SPA.pdf

https://iccwbo.org/content/uploads/sites/3/2015/05/Conduccion-Eficaz-del-Arbitraje-SPA.pdf



Resolver los puntos litigiosos por etapas mediante la emisión de uno o más laudos parciales cuando esto lleve a una resolución más eficiente del caso;

Identificar si la totalidad de la controversia o cuestiones específicas pueden resolverse únicamente sobre la base de documentos, sin que se celebre una audiencia probatoria;

Identificar las cuestiones que pueden resolverse por acuerdo entre las partes, según sea el caso, con la asistencia de sus peritos;

Organizar conferencias procesales intermedias a fin de evaluar con las partes las cuestiones más pertinentes y examinar las posibilidades de enfocarse en los medios más eficientes para resolver esas cuestiones;

Considerar si las cuestiones potencialmente decisivas, como la aplicación de una limitación contractual de la responsabilidad o la inclusión de un no signatario en los procedimientos, pueden decidirse sin una fase de producción de documentos, o con una producción altamente limitada de documentos que se considere indispensable únicamente para la materia o materias que deban decidirse;

Identificar las cuestiones que pueden resolverse sin pruebas testimoniales y/o periciales o sobre la base de preguntas escritas de la parte contraria o del tribunal arbitral y de respuestas escritas del testigo o del perito;

Considerar si las visitas in situ o las inspecciones de los peritos pueden ser sustituidas por presentaciones en vídeo o informes periciales conjuntos;

Considerar si es apropiado recurrir directamente a un perito designado por el tribunal arbitral (el Centro Internacional de ADR de la CCI puede designar gratuitamente para los tribunales arbitrales de la CCI a peritos con diversas competencias; el Artículo 3 del Apéndice II del Reglamento de la CCI sobre Peritos para la Propuesta de Peritos y Terceros) en lugar de peritos designados por las partes.

Utilizar audio o video conferencia para las conferencias y audiencias cuando sea posible y apropiado;

Solicitar a las partes que establezcan una cronología acordada de los hechos, listas conjuntas de cuestiones en disputa u otros documentos similares elaborados conjuntamente que ayuden a definir y reducir la gama de cuestiones en disputa;

Considerar si se puede limitar el número y el tamaño de los escritos y cómo; y

Considerar si las partes estarían de acuerdo en optar por las Reglas de Procedimiento Abreviado de la CCI.

9. La anterior lista no exhaustiva de opciones de procedimiento demuestra que las partes, los abogados y los tribunales arbitrales disponen de muchas herramientas para mitigar los posibles retrasos, incluso los causados por la pandemia del COVID-19. Los tribunales arbitrales deben comunicarse proactivamente con las partes para considerar qué medidas pueden aplicarse para mitigar las perturbaciones procesales causadas por el COVID-19 teniendo en cuenta las circunstancias específicas de cada caso.

B - Servicio de Documentos y Notificaciones

10. La Secretaría de la Corte ("la Secretaría") también ha tomado medidas para agilizar sus procesos a fin de promover la eficiencia y evitar retrasos relacionadas con COVID-19.

11. La comunicación de la Secretaría del 17 de marzo de 2020 exige expresamente que las nuevas solicitudes de arbitraje (incluidos los anexos pertinentes) y otros documentos de iniciación se presenten a la Secretaría en formato electrónico. A partir de ese momento, la Secretaría se

https://cms.iccwbo.org/content/uploads/sites/3/2016/11/2015-ICC-Expert-Rules-SPANISH-version-1.pdf

https://cms.iccwbo.org/content/uploads/sites/3/2016/11/2015-ICC-Expert-Rules-SPANISH-version-1.pdf

https://iccwbo.org/media-wall/news-speeches/covid-19-urgent-communication-to-drs-users-arbitrators-and-other-neutrals/



comunicará con prontitud con las partes demandantes para determinar si es factible la notificación de la solicitud de arbitraje por correo electrónico (Artículo 3(2) del Reglamento).

12. Se alienta a los tribunales arbitrales y a las partes a firmar el Acta de Misión en distintas copias

y en formato electrónico, tal como se describe en la Nota (§161). 13. Para mitigar las dificultades actuales para la presentación de copias impresas, los tribunales

arbitrales deben alentar a las partes a utilizar, en la medida de lo posible, los medios electrónicos de comunicación para la presentación de escritos y pruebas. La Nota (§8) exige expresamente que las comunicaciones con y desde la Secretaría se efectúen en formato electrónico.

14. La notificación oportuna de los laudos a las partes requiere una comunicación proactiva entre

los tribunales y la Secretaría. Para minimizar el retraso, los tribunales arbitrales deben alertar inmediatamente a la Secretaría tan pronto como hayan comenzado a firmar los originales del laudo. Después de ello, el Consejero de la Secretaría encargado del expediente indicará al tribunal arbitral la oficina de la Secretaría a la que deben enviarse los originales.

15. Sujeto a cualquier requisito de derecho que pueda ser aplicable, las partes pueden acordar que:

(i) cualquier laudo sea firmado por los miembros del tribunal arbitral en distintas copias, y/o (ii) todas estas copias sean reunidas en un único archivo electrónico y notificadas a las partes por la Secretaría mediante un correo electrónico o cualquier otro medio de telecomunicación que proporcione un registro del envío del mismo de conformidad con el Artículo 35 (§164 de la Nota). Se alienta a las Partes a que acuerden, siempre que sea posible, la notificación electrónica del laudo. En principio, la Secretaría no procederá a una notificación electrónica del laudo a menos que las partes lo acuerden explícitamente.

III - Orientación sobre la organización de audiencias virtuales

16. Las consideraciones de salud y seguridad, así como las restricciones de viaje, pueden afectar significativamente conferencias y audiencias, e incluso pueden hacer imposible reunirse físicamente en un mismo lugar.

17. Ante tal situación, las partes, los abogados y los tribunales arbitrales deben considerar si la audiencia o la conferencia debe posponerse, o si puede llevarse a cabo mediante presencia física con precauciones especiales, o si se debe proceder a través de una audiencia virtual.

A - Medios para llevar a cabo Conferencias o Audiencias

18. Al decidir sobre las medidas procesales apropiadas para proceder con el arbitraje de manera expedita y eficaz en términos de costos, un tribunal arbitral debe tener en cuenta todas las circunstancias, incluyendo aquellas que son consecuencia de la pandemia del COVID-19, la naturaleza y la duración de la conferencia o la audiencia, la complejidad del caso y el número de participantes, si existen razones particulares para proceder sin retraso, si la reprogramación de la audiencia implicaría demoras injustificadas o excesivas y, según sea el caso, la necesidad de que las partes se preparen adecuadamente para la audiencia.

19. Si las partes acuerdan, o el tribunal arbitral determina, que la reunión en un mismo lugar físico es indispensable pero imposible bajo las condiciones actuales, los tribunales arbitrales y las



partes deben hacer todo lo posible por reprogramar la audiencia o conferencia de manera que se minimice el retraso. En tal caso, las partes y los tribunales arbitrales deberán considerar las opciones disponibles para avanzar en al menos una parte del caso a pesar de la postergación, incluso utilizando los instrumentos de procedimiento que se examinan en la presente Nota de Orientación.

20. Si las partes acuerdan, o el tribunal arbitral determina, que la reunión en un mismo lugar físico

es indispensable y que es posible hacerlo a pesar de las condiciones actuales, el tribunal arbitral y las partes deben consultarse para discutir y aplicar las normas específicas y de orientación en el lugar físico de la audiencia y las medidas sanitarias apropiadas para garantizar la seguridad de todos los participantes, en particular manteniendo suficiente distancia entre los participantes, poniendo a su disposición máscaras y gel desinfectante, y cualquier otra medida apropiada.

21. Si las partes acuerdan, o el tribunal arbitral determina, proceder con una audiencia virtual, las

partes y el tribunal arbitral deben tener en cuenta, discutir abiertamente y planificar las características especiales del procedimiento de esa manera, incluyendo las que se abordan a continuación y en los Anexos adjuntos. La Secretaría está dispuesta a prestar asistencia a las partes a este respecto.

22. Si un tribunal arbitral decide proceder con una audiencia virtual sin el acuerdo de parte o con la

objeción de una parte, deberá examinar cuidadosamente las circunstancias pertinentes, incluyendo las mencionadas en el párrafo 18 supra, evaluar si el laudo podrá ser ejecutable por ley, según lo dispone en el Artículo 42 del Reglamento, y proporcionar razonamiento a su decisión. Al formular tal determinación, los tribunales arbitrales tal vez deseen tener en cuenta su amplia autoridad procesal en virtud del Artículo 22(2) del Reglamento, para, tras consultar a las partes, "adoptar las medidas procesales que [el tribunal arbitral] considere apropiadas, siempre que éstas no vulneren ningún acuerdo de las partes". Además, las enmiendas al Reglamento y la práctica han reconocido progresivamente la posibilidad de celebrar audiencias virtuales, incluido el Artículo 24(4) del Reglamento con respecto a las conferencias de conducción del procedimiento, el Artículo 3(5) del Apéndice VI del Reglamento con respecto al Procedimiento Abreviado y el párrafo 77 de la Nota con respecto a materias dispositivas.

23. Si bien el Artículo 25(2) del Reglamento dispone que, tras estudiar los escritos y documentos

presentados por las partes, el tribunal arbitral "deberá oírlas contradictoriamente si una de ellas así lo solicita”, este texto puede interpretarse en el sentido de que las partes tienen la oportunidad de un intercambio contradictorio en directo y no impide que se celebre una audiencia "en persona" por medios virtuales si las circunstancias así lo ameritan.

24. El Artículo 25(1) dispone en términos generales que el tribunal arbitral “instruirá la causa en el

plazo más breve posible por cualesquiera medios apropiados” (énfasis añadido). En este contexto, el Artículo 25(2), está estructurado para regular si el tribunal puede resolver la controversia basándose únicamente en los escritos o si también debe celebrarse una audiencia en vivo. La versión francesa del Artículo 25(2) refleja este significado, disponiendo: Apr s examen des écritures des parties et de toutes pi ces ersées par elles aux débats, le tribunal arbitral entend contradictoirement les parties si l une d elles en fait la demande défaut, il peut décider d'office de leur audition". Por lo tanto, la Guía de la Secretaría sobre las Notas del Arbitraje CCI señala que "si el tribunal arbitral interpreta el Artículo 25(2) como que requiere una audiencia presencial, o que el uso de la videoconferencia o la teleconferencia sea suficiente, dependerá de las circunstancias del caso".



25. Si bien los tribunales arbitrales han errado a menudo en el lado de la cautela y han decidido celebrar al menos una audiencia presencial sobre el fondo si una parte así lo requiere, la pandemia del COVID-19 puede significar que no es posible celebrar una audiencia presencial en un tiempo razonable y que esperar hasta que sea posible produciría un retraso injustificado e incluso perjudicial. Por consiguiente, un tribunal arbitral puede, en circunstancias apropiadas, adoptar diferentes enfoques a medida que ejerce su autoridad para establecer procedimientos adecuados a las circunstancias particulares de cada arbitraje y cumplir con su deber primordial de llevar a cabo el arbitraje de manera expedita y eficaz en término de costos.

B - Protocolo Cibernético

26. Cualquier audiencia virtual requiere una consulta entre el tribunal arbitral y las partes con el objetivo de implementar medidas – a menudo llamadas protocolo cibernético - suficientes para cumplir con cualquier normativa de privacidad de datos aplicable. Dichas medidas también deben ocuparse de la privacidad de la audiencia y de la protección de la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas dentro del procedimiento arbitral y de cualquier plataforma de documentos electrónicos.

27. El Anexo II de la presente Nota de Orientación incluye una serie de cláusulas sugeridas para su

inclusión en los protocolos cibernéticos de órdenes procesales relativas a la organización de audiencias virtuales.

C - Cuestiones de Procedimiento

28. Para garantizar que las partes sean tratadas con igualdad y que cada parte tenga plena

oportunidad de presentar su caso durante una audiencia virtual, el tribunal arbitral debe considerar:

Diferentes zonas horarias al fijar fechas de audiencia, horas de inicio y finalización, descansos y duración de cada día de audiencia;

Logística de la ubicación de los participantes, incluyendo, pero no limitado al número total de participantes, el número de lugares remotos, hasta qué punto algún participante estará en el mismo lugar físico, hasta qué punto los miembros del tribunal arbitral pueden estar en el mismo lugar físico que los demás participantes y/o cualquieras otros participantes, la disponibilidad y el control de las salas paralelas o privadas;

Uso de transcripciones en tiempo real u otra forma de grabación;

Uso de intérpretes, ya sean simultáneos o consecutivos;

Procedimientos para verificar la presencia e identificación de todos los participantes, incluyendo cualquier administrador técnico;

Procedimientos para el desahogo de pruebas de testimoniales y periciales para garantizar que se preserve la integridad de cualquier prueba oral;

Uso de pruebas y documentos de acompañamiento, incluso mediante vistas de pantalla compartidas; y

Uso de un paquete electrónico de los documentos para la audiencia alojado en una plataforma de documentos compartida que garantice el acceso de todos los participantes.

29. El Anexo I de esta Nota de Orientación incluye una lista de verificación de protocolo para audiencias virtuales.



30. El ICC Hearing Centre en París es capaz de ofrecer soporte técnico estándar y asistir a los tribunales arbitrales que deseen comprender mejor las opciones para las audiencias virtuales y las instalaciones de paquetes electrónicos, así como la manera de operar dichas instalaciones con el fin de preservar la integridad y confidencialidad del proceso arbitral y garantizar una protección de los datos adecuada. Además, la CCI ha firmado Memorandos de Entendimiento con otros centros de audiencias en la mayoría de las principales sedes arbitrales y es capaz de coordinar con los tribunales arbitrales para acceder a las instalaciones para audiencias virtuales que se ofrecen en esos centros y obtener el apoyo técnico y la orientación necesaria. Puede obtenerse información adicional enviando un correo electrónico a: [email protected].

31. Diversas opciones de plataformas de videoconferencia están disponibles para las audiencias

virtuales. Puede encontrar una tabla comparativa de las opciones disponibles hechas por terceros aquí. Éstas van desde soluciones personalizadas ofrecidas por algunos centros de audiencias y/o proveedores de servicios, hasta plataformas disponibles al público con licencia y plataformas públicas de uso gratuito. Las plataformas de videoconferencia personalizadas o con licencia y basadas en tarifas pueden ofrecer mayor seguridad, confidencialidad y protección de los datos que el uso de plataformas públicas gratuitas.

32. Los tribunales arbitrales deben asegurarse con las partes de que toda plataforma de uso compartido de vídeo que se utilice para las audiencias virtuales cuente con una licencia y esté configurada con los máximos niveles de seguridad. La CCI tiene acceso con licencia a las siguientes plataformas de videoconferencia: Microsoft Teams, Vidyocloud y Skype Empresarial. El soporte técnico de la CCI está disponible de forma remota para ayudar a los tribunales arbitrales a utilizar dichas plataformas, a unirse a una reunión (o audiencia), operar las funciones de audio y vídeo durante la reunión y a operar las funciones de uso compartido de pantalla. Otras plataformas que se han utilizado en casos recientes son Zoom, BlueJeans y GoToMeeting.

33. Varias plataformas para compartir documentos están disponibles para paquetes de programas

electrónicos. Al igual que las plataformas de videoconferencia, éstas también van desde soluciones personalizadas que ofrecen algunos centros de audiencia y/o proveedores de servicios (como Opus, Transperfect y XBundle) hasta plataformas disponibles al público con licencia, y plataformas públicas de uso gratuito. Las plataformas de intercambio de documentos personalizadas o con licencia, de pago, pueden ofrecer una mayor seguridad, confidencialidad y protección de datos que las plataformas públicas de uso gratuito.

34. La CCI no respalda ni hace ninguna declaración o garantía con respecto a ninguno de los proveedores externos mencionados en esta Nota de Orientación. Las partes, los abogados y los tribunales arbitrales deben actuar con la debida diligencia en cuanto a la idoneidad de cada uno de ellos en un caso dado.

https://iccwbo.org/dispute-resolution-services/hearing-centre/

https://iccwbo.org/dispute-resolution-services/memorandums-understanding-mous/

mailto:[email protected]

https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_web_conferencing_software



ANEXO I

LISTA DE VERIFICACIÓN DE PROTOCOLO PARA AUDIENCIAS VIRTUALES

A - Plan previo a la audiencia, alcance y logística

(i) Identificar si y cuáles temas son esenciales para ser incluidos en la agenda de la audiencia y cuáles pueden tratarse “únicamente por documentos”

(ii) Acordar el número y lista de participantes (árbitros, partes, abogados, testigos, peritos, secretarios administrativos, intérpretes, taquígrafos, técnicos, etc.);

(iii) Acordar el número de participantes por sala virtual y si es necesario tener una vista de 360º para todas las salas participantes,

(iv) Acordar con respecto al uso de salas virtuales que permitirían a los árbitros y a cada parte en el caso, intercambiar opiniones en privado entre ellos durante la audiencia.

(v) Identificar todas las ubicaciones de inicio de sesión y puntos de conexión;

(vi) Acordar que cada individuo presente en cada sala virtual se identificará al comienzo de la videoconferencia; y

(vii) A la luz de lo anterior, consultar y acordar entre las partes y el tribunal arbitral sobre la fecha, duración y horario diario de la audiencia tomando en consideración las diferentes zonas horarias.

B - Problemas técnicos, especificaciones, requisitos, personal de soporte

(i) Consultas entre el tribunal arbitral y las partes sobre:

- La plataforma y tecnología preferida a utilizar (incluyendo acceso legal a tal plataforma y tecnología);

- Las especificaciones mínimas de sistema y requerimientos técnicos para una conectividad fluida (audio y video), visibilidad e iluminación adecuada en cada ubicación.

- Si se requiere cierto equipo en cada ubicación (teléfonos, computadoras de respaldo, amplificadores / extensores de conectividad, y cualquier otro equipo o ayuda audiovisual que se considere necesario por las partes);

(ii) Prueba preliminar de la compatibilidad de la plataforma y tecnología seleccionada a ser utilizada.

(iii) Considerar la necesidad de tutoriales para los participantes que no están familiarizados con la tecnología, plataforma, aplicación y/o equipo que se utilizará en la audiencia;

(iv) Consultar entre el tribunal arbitral y las partes sobre las medidas de contingencia a ser implementadas en caso de fallas técnicas repentinas, desconexión, cortes de energía (canales de comunicación alternas y soporte técnico virtual para todos los participantes); y

(v) Ejecutar un mínimo de dos sesiones simuladas dentro del mes previo a la audiencia para probar la conectividad y transmisión, con la última sesión llevándose a cabo un día antes de la audiencia para asegurar que todo esté en orden.



C - Confidencialidad, privacidad y seguridad

(i) Consultar entre el tribunal arbitral y las partes sobre si la audiencia virtual se mantendrá privada y confidencial para los participantes;

(ii) Acordar un compromiso de acceso y confidencialidad que vincule a todos los participantes;

(iii) Consultar entre el tribunal arbitral y las partes sobre:

- La grabación de la audiencia virtual (grabación audiovisual, confidencialidad de la grabación y el valor de la grabación en comparación a cualquier transcripción escrita, etc.);

- Cualquier requisito de o estándar de privacidad que pueda afectar el acceso o conectividad de ciertos participantes; y

- Los requisitos mínimos de encriptación para salvaguardar la integridad y seguridad de la audiencia virtual contra cualquier piratería, acceso ilícito, etc.

D - Consideraciones de etiqueta en línea y de debido proceso

(i) Consultar entre el tribunal arbitral y las partes sobre las prácticas necesarias para salvaguardar los derechos y obligaciones de los participantes en un entorno virtual. Esto incluye: identificar oradores principales, no interrumpir, uso razonable y responsable de la plataforma y del ancho de banda, evitando el uso de equipos que interfieran con la conectividad o permitan la grabación ilícita, acordar un procedimiento para objeciones, etc.;

(ii) Obtener declaraciones escritas de las partes/abogados de que la plataforma y la tecnología probadas son adecuadas según lo probado por las partes;

(iii) Confirmar el acuerdo de las partes en proceder con la audiencia virtual o identificar una base jurídica para proceder con la audiencia virtual en ausencia de dicho acuerdo de las partes; y

(iv) Asesorar a las partes sobre su deber de cooperar en cuestiones técnicas previas a y durante la audiencia virtual.

E - Presentación de pruebas y examen de los testigos y peritos

(i) Consultar entre el tribunal arbitral y las partes sobre la organización y presentación de los alegatos orales;

(ii) Identificar si los abogados utilizarán múltiples pantallas para los alegatos en línea, presentación de pruebas y acordar las modalidades para presentar y mostrar pruebas o documentos de acompañamiento en un entorno virtual;

(iii) Consultar entre el tribunal arbitral y las partes sobre el examen de testigos y peritos (orden de llamado y examen de los testigos/peritos, tiempo de conexión y duración de disponibilidad, aislamiento virtual, el permiso/prohibición de comunicaciones sincrónicas o asincrónicas entre los testigos y las partes/abogados en las salas de chat o por canales de comunicación ocultos, interacción entre el examinador y el testigo/ perito en el entorno virtual, etc.); y

(iv) Consultar entre el tribunal arbitral y las partes sobre la transcripción virtual y el uso de taquígrafos e intérpretes que tengan capacidad y disponibilidad para brindar el nivel de servicio necesario en un entorno virtual.



ANEXO II

CLÁUSULAS SUGERIDAS PARA LOS PROTOCOLOS CIBERNÉTICOS Y PARA LAS ÓRDENES PROCESALES QUE TRATAN SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE AUDIENCIAS VIRTUALES

I. PARTICIPANTES "El tribunal arbitral confirma y ordena que la audiencia prevista para (introducir la fecha y la hora) se llevará a cabo por videoconferencia. Sobre la base de la información proporcionada actualmente por las partes, los siguientes participantes ("Participantes") deberán participar en la audiencia desde los lugares especificados a continuación: a. Demandante

(Lista de nombres y ubicación(es) de inicio de sesión y el punto de conexión) b. Abogados del demandante

(Lista de nombres y ubicación(es) de inicio de sesión y el punto de conexión) c. Demandado

(Lista de nombres y ubicación(es) de inicio de sesión y el punto de conexión) d. Abogados del demandado

(Lista de nombres y ubicación(es) de inicio de sesión y el punto de conexión) e. Tribunal Arbitral

(Lista de nombres de los miembros del tribunal arbitral y su(s) ubicación(es) y punto(s) de conexión)

f. Testigos / Peritos / Proveedores de transcripciones / Personal de apoyo y técnicos / Otros participantes (según corresponda) (Lista de nombres y ubicación(es) de inicio de sesión y el punto de conexión)

Cada Participante debe notificar de inmediato, mediante una comunicación por correo electrónico que se distribuirá a todos los participantes, cualquier cambio en su ubicación de inicio de sesión o en los detalles de conexión".

II. CUESTIONES TÉCNICAS, ESPECIFICACIONES, REQUISITOS Y PERSONAL DE APOYO "Cada una de las partes deberá asegurar una conexión fiable de enlace de vídeo de calidad suficiente que permita a todos los Participantes participar eficazmente en la audiencia a través de la plataforma elegida. Las partes discutirán entre sí y proporcionarán al tribunal arbitral una lista conjunta de proveedores acordados de servicios fiables de videoconferencia en un plazo de _____ días a partir de la fecha del presente, y el tribunal arbitral consultará a las partes sobre su elección preferida de la lista de proveedores acordados antes de seleccionar un proveedor. Las partes consultarán y procurarán acordar lo siguiente en un plazo de _____ días siguientes a la fecha del presente documento:



(i) las especificaciones mínimas del sistema y los requisitos técnicos para una conexión audiovisual continua y adecuada (tipos de sistemas operativos a utilizar, velocidades de procesador, capacidad del RAM, velocidades de transmisión, ancho de banda de la red, etc.);

(ii) cualquier hardware, equipo (pantallas de visualización, cámaras web de alta resolución, micrófonos o auriculares de cancelación de ruido, teléfonos, computadoras de respaldo, amplificadores/extensores de conectividad, cualquier otro equipo o ayudas audiovisuales según lo que consideren necesario las partes) y las aplicaciones de software necesarias para la audiencia; y

(iii) cualquier requisito específico de ubicación con respecto a cualquier ubicación desde la que se inicie una conexión.

Si no se llega a un acuerdo con respecto a los puntos mencionados anteriormente, las partes comunicarán al tribunal arbitral sus propuestas por separado, junto con una explicación de las razones técnicas de las especificaciones y requisitos que consideren razonablemente necesarios para el proveedor/plataforma de videoconferencia seleccionado, en un plazo de _____ días a partir de la fecha de vencimiento de la fecha establecida en el párrafo anterior. Las propuestas separadas de las partes se presentarán al tribunal en el formato que se adjunta a la presente OP Nº _____ como Anexo (1).

El tribunal arbitral considerará la propuesta conjunta o las propuestas separadas de las partes y confirmará o determinará los requisitos razonables y las especificaciones técnicas que se adoptarán para la audiencia. Para determinar dichos requisitos y especificaciones razonables, el tribunal arbitral puede ser asistido por dos expertos en TI (tecnología de la información) designados por las partes o por un experto designado por el tribunal arbitral (a costa de las partes), actuando de manera independiente y objetiva para ayudar al tribunal a facilitar la determinación de los requisitos y especificaciones razonables. De ser necesario, el tribunal arbitral, previa consulta con las partes, emitirá el protocolo necesario para establecer la labor y la asistencia que prestarán los expertos en TI (tecnología de la información).

Al acordar la totalidad o parte de las especificaciones y requisitos enumerados anteriormente, o cuando las partes comuniquen al tribunal arbitral sus propuestas por separado, las partes considerarán la compatibilidad de sus requisitos y especificaciones razonables con: i) cualquier requisito del proveedor/plataforma seleccionado, y ii) cualquier requisito específico de la ubicación para todos los demás participantes.

Se programarán con prontitud los tutoriales necesarios para la utilización eficaz y eficiente de los servicios del servicio de videoconferencia seleccionado. Las partes proporcionarán al tribunal arbitral, dentro de _____ días a partir de la fecha de selección del proveedor/plataforma de videoconferencia, un calendario propuesto para tales tutoriales. Dichos tutoriales proporcionarán una visión general de las características y herramientas disponibles para los Participantes.

Las partes consultarán y acordarán (o harán propuestas separadas) sobre las medidas de contingencia detalladas que deban seguirse en caso de fallos técnicos, desconexión, cortes de energía u otras interrupciones de la audiencia dentro de _____ días a partir de la fecha del presente documento.



Los representantes de las partes, cada uno de los miembros del tribunal arbitral y cualquier otro Participante en la audiencia debe participar en un mínimo de dos pruebas para: i) establecer que el equipo y los requisitos técnicos adoptados para la audiencia son funcionales y adecuados, y ii) simular las conexiones para las condiciones de la audiencia dentro del mes anterior a la misma. Las partes coordinarán y acordarán con el tribunal arbitral las fechas, horas y la duración de dichas pruebas.

Para evitar dudas, se entiende y acuerda que las partes, en el cumplimiento de sus obligaciones en el presente documento, utilizarán personal de apoyo competente que posea los conocimientos técnicos necesarios.

Los requisitos anteriores se aplicarán independientemente del tipo de videoconferencia utilizada, incluida la videoconferencia de punto a punto, la videoconferencia multipunto, la videoconferencia basada en la web, la ideoconferencia por conexión ISDN, etc.”

III. CONFIDENCIALIDAD, PRIVACIDAD Y SEGURIDAD

"Como regla general, la asistencia a la audiencia se limitará a los Participantes identificados en esta OP Nº _____ o de acuerdo con sus términos. Para evitar dudas, también se considerará que cualquier consultor técnico/personal de apoyo que trabaje con los Participantes para facilitar la realización de la audiencia será considerado como asistente a la audiencia y se identificará como Participante. En el caso de que una parte desee que cualquier otra persona asista a cualquier parte de la audiencia, planteará una solicitud con mucha antelación con las razones por las que dicha asistencia es necesaria o deseable. Las partes intentarán llegar a un acuerdo sobre dichas solicitudes y, en su defecto, el tribunal arbitral decidirá si autoriza la solicitud.

No se podrá grabar ninguna parte de la audiencia (incluida la pista de audio) a menos que el tribunal arbitral lo autorice de antemano. Los taquígrafos realizarán una grabación de audio de la audiencia misma que retendrán para los propósitos de preparar una transcripción común. Cualquier otra propuesta de grabación se solicitará con al menos 48 horas de antelación a la porción pertinente de la audiencia.

En cualquier caso, el acta oficial de la audiencia será la transcripción escrita corregida o comentada por las partes.

Las partes son responsables de considerar y plantear conjuntamente, con antelación a la audiencia (no menos de dos semanas) cualquier ley aplicable en la ubicación de cualquier Participante que pueda presentar un obstáculo o cuestión de cumplimiento legal con la privacidad, confidencialidad, la protección de datos y los requisitos de seguridad. Después de consultar a las partes, el tribunal arbitral decidirá qué medidas, si las hubiere, debe tomar para abordar los requisitos o normas de privacidad y seguridad aplicables que puedan afectar el acceso o la conexión de cualquiera de los Participantes.



En caso de que alguna parte considere que se requieren mayores medidas de seguridad para salvaguardar la integridad de la audiencia o reducir el riesgo de ataques cibernéticos, infiltración o acceso no autorizado a la audiencia, esa parte deberá plantear tales preocupaciones inmediatamente después de que tenga conocimiento de éstas. Previa consulta con las partes, el tribunal arbitral decidirá qué medidas adicionales, si las hubiere, se adoptarán a este respecto."

IV. CONSIDERACIONES DE ETIQUETA EN LÍNEA Y DE DEBIDO PROCESO

"Para lograr el nivel necesario de cooperación y coordinación para una audiencia exitosa por videoconferencia, cada Participante se compromete a observar lo siguiente:

(i) identificar a su(s) orador(es) principal(es);

(ii) abstenerse de interrumpir a cualquier orador;

(iii) uso razonable y responsable de las instalaciones de la videoconferencia;

(iv) evitar el uso de equipos que interfieran con la conectividad;

(v) abstenerse de cualquier grabación no autorizada;

(vi) evitar pérdida de tiempo durante la audiencia;

(vii) silenciar los micrófonos cuando no se está hablando;

(viii) exigir a los Participantes que se lleve a la audiencia que cumplan las mismas obligaciones; y

(ix) tomar las medidas o prácticas necesarias para apoyar la eficiencia procesal de la audiencia.

El tribunal arbitral - en consulta con las partes - establecerá el mecanismo para objeciones el primer día de audiencia durante las discusiones introductorias de administración interna.

Cada una de las partes confirmará por escrito, dentro de los ____ días siguientes a la fecha del presente documento, que (i) hayan realizado las pruebas previstas anteriormente, y (ii) el proveedor de servicios, el equipo, las especificaciones técnicas y los requisitos son adecuados para su participación en la audiencia."

V. PRESENTACION DE PRUEBAS Y EXAMEN DE TESTIGOS Y PERITOS

"El tribunal arbitral entiende que los alegatos orales de las partes incluirán el uso de documentos de acompañamiento y la presentación de ciertas pruebas que figuran en el expediente. En consecuencia, las partes deben asegurarse de que las pruebas y documentos de acompañamiento sean claros y visibles en una pantalla para todos los miembros del tribunal arbitral, la otra parte [partes] y cualesquiera Participantes autorizados a asistir a esa parte de la audiencia. Si se requieren varias pantallas para la presentación de pruebas y documentos de acompañamiento, las partes deben asegurarse de que dichas pantallas se incluyan en la lista de equipos necesarios.

Las partes deben coordinar entre sí, con miras a acordar lo siguiente en los ____ días siguientes a la fecha del presente documento:

(i) orden de participación y examen de los testigos/peritos;



(ii) tiempo de conexión y duración de disponibilidad para cada testigo/perito;

(iii) modalidades de aislamiento virtual de testigos/peritos (si las hubiere);

(iv) permisibilidad/prohibición de las comunicaciones síncronas o asíncronas entre testigos/peritos y partes/abogados en salas de chat o canales de comunicación ocultos;

(v) si el testigo/perito estará sentado en su lugar junto con cualquier otra persona y si el/ella será asistido por alguien mientras ofrece su testimonio; y

(vi) si un testigo/perito requerirá la asistencia de un intérprete y las funciones necesarias para garantizar que el/la intérprete pueda prestar sus servicios virtualmente, y si la interpretación será simultánea o consecutiva, y si se necesitan ciertos equipos adicionales para garantizar que el proceso de examen del testigo/perito esté eficientemente gestionado.

En caso de que no se llegue a un acuerdo con respecto a cualquiera o a todos los elementos enumerados anteriormente, las partes comunicarán al tribunal arbitral sus propuestas separadas dentro de ____ días siguientes a la expiración de la fecha indicada anteriormente.

El tribunal arbitral considerará la propuesta conjunta de las partes o las propuestas separadas con miras a tomar su determinación.

Las partes acuerdan que la audiencia se transcribirá y las partes se comprometen a proponer conjuntamente un proveedor/taquígrafo virtual que tenga la capacidad y disponibilidad de prestar su servicio de inmediato mediante videoconferencia. Si el uso de la transcripción requiere equipo adicional, entonces las partes acordarán con el tribunal arbitral el equipo adicional que se incluirá en la lista de equipo requerido establecido de acuerdo con todo lo anterior.

El tribunal arbitral puede estar de acuerdo con las partes o exigirles que pongan sus testigos/peritos a disposición para una sesión hot-tubbing. Si así se acuerda o se requiere, las partes deben asegurarse de que sus testigos/peritos tengan disponibilidad en el momento y a lo largo de la duración del hot-tubbing y el proceso se llevará a cabo según las instrucciones del tribunal."



ANEXO A LA ORDEN PROCESAL

Requisitos Técnicos/Tecnológicos

[a ser discutidos/acordados con las partes – caso específico]

Parte xxx Parte yyy Requisitos del proveedor/

plataforma

Determinación del Tribunal

Arbitral

Especificaciones del Sistema

Requisitos de Conexión

Hardware y Equipo

Aplicaciones de Software

Otros Requisitos

nota de orientación de la cci sobre posibles …...resolver los puntos litigiosos por etapas...

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