nouveau certificat de salaire (ncs) - une judicieuse mise en pratique

Comptabilité des salaires ABACUS

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Entrée en vigueur en 2007Ce délai supplémentaire d’une année est lebienvenu : il permet à tout un chacun dese préparer comme prévu initialement àpartir de 2005, en vue de procéder dès2006 à une phase test étant entendunéanmoins, que l’ancien certificat de salai-res – donc mode de calcul – aura encorecours en 2005.ABACUS permettant de gérer « l’ancien etle nouveau » en parallèle, il vaut la peinede planifier les opérations et prendre lesdevants en conséquence.

L’important en brefLe NCS est un formulaire inter cantonal deformat portrait A4, utilisé pour toutes lesprestations salariales, les prestations sala-riales accessoires et les indemnités desmembres de l’administration, ainsi quepour l’attestation des rentes issues du deu-xième pilier. Le NCS doit clarifier ce qui doitêtre déclaré. Au dire des administrationsfiscales cantonales, environ la moitié descertificats de salaires retournés à l’heureactuelle n’est pas remplie correctement.

En 2006, le NCS entre pour la premièrefois en vigueur dans toute la Suisse. Sonutilisation est toutefois encore facultative.Vous trouverez le formulaire du NCS, ainsiqu’une marche à suivre détaillée sur le siteinternet de la Conférence suisse des im-pôts www. steuerkonferenz.ch.

En raison de la nouvelle transparence desprescriptions, les déclarations obligatoiresdoivent être prises très au sérieux. Les vio-lations aux obligations sont clairement sig-nalées dans les instructions. Les emp-loyeurs, dont les certificats de salaire sonterronés, peuvent être sanctionnés (art.127, 174 et 186 LIFD, art. 43, 55 et 59 LT,ainsi que l’art. 251 CP) et / ou être tenusresponsables (art. 177 LIFD, art. 56 LHID).

Nouveau certificat de salaire (NCS)Une judicieuse mise en pratique

Le bras de fer entre le secteur privé et la Conférence suisse des impôts concernant le nouveau certificatde salaire a finalement eu raison des délais d’introduction prévus initialement pour 2006. Une retouche

de la marche à suivre a encore une fois eu lieu, de nombreuses modifications par rapport à la version du22 septembre 2004 ne sont toutefois pas prévues.

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Salaire brut et prestations salarialesaccessoiresSur l’ancien certificat de salaire, le salairebrut devait être indiqué en un seul mon-tant. Dans le NCS, une répartition sur dixchamps est devenue nécessaire. Bien quecette répartition soit censée, elle entraîneaussi un surplus de travail. L’employeurdoit à présent déterminer quelles partiesdu salaire concernent les différents champs(10 rubriques différentes pour le salairebrut) du certificat de salaire, et quelles in-formations doivent être ajoutées dans cer-tains cas.

Contrairement à l’ancien certificat de salai-re, le NCS exige expressément la déclara-tion des prestations salariales accessoires.Si des frais, qu’un employé peut déduireaux impôts, sont remboursés par l’emp-loyeur, ceux-ci doivent être indiqués entant que prestations salariales accessoires,c’est-à-dire en tant que revenu imposable.Celles-ci correspondent, par exemple, auxindemnités de transport ou aux frais deformation.

Une attention toute particulière est portéeà l’utilisation privée des véhicules de l’en-treprise. Le montant représente toujoursun pour-cent du prix d’achat, néanmoinsavec un minimum mensuel de CHF 150.–.Des dérogations sont cependant possibles,en particulier si l’employé doit lui-mêmesupporter une partie des frais d’entretiendu véhicule.

le travail, une fonction “Drag & Drop” aété introduite dans le programme ABACUS,sous la rubrique 2979 ”Attribuer les com-posants de salaire”. Quant à l’ancienne“base impôts” (base 5) qui n’est plusadaptée au NCS, elle est tout simplementabrogée du logiciel.

Lors de l’attribution des composants desalaire, le texte nécessaire dans le NCS estégalement transposé automatiquement. Lechamp de texte du chiffre 3 du certificat desalaire recevra, par exemple, automatique-ment la mention de “Bonification”.

Définitions dans le fichier du personnelLes propriétés individuelles nécessairespour l’établissement des certificats desalaire sont enregistrées dans les donnéesde base du personnel. Ces propriétés peu-vent être identiques pour tous les emp-loyés ou propres à un ou plusieurs servicesd’une entreprise. Il est en outre possible dedéfinir des propriétés valables pour un seulemployé. Des remarques sont égalementpossibles et transmises uniquement si cer-taines propriétés ont été définies pour unemployé en particulier.

Exemples :• Tous les employés d’une entreprise ont

la remarque suivante (chiffre 15 du cer-tificat de salaire) : “Règlement des fraisapprouvé par le canton de VD le 01.04.2005”.

• Tous les employés du service “Représen-tants” ont la remarque : “Part privée duvéhicule de l’entreprise à clarifier dans laprocédure d’imposition.”.

• Un seul employé a la remarque : “L’im-pôt à la source est payé par l’emp-loyeur”.

• Tous les employés ne travaillant pas à100% reçoivent, par exemple, la remar-que suivante : “taux d’occupation 50pour-cent”. L’administration fiscaleexige explicitement cette information,afin de pouvoir contrôler, si l’employéaurait dû recevoir un certificat de salaired’une autre entreprise.

Frais et formationLe NCS exige une distinction entre les fraisforfaitaires et les frais effectifs. Une lectureattentive de la marche à suivre est conseil-lée en matière de frais effectifs. Le butétant de mettre en place un procédé pourles frais effectifs aussi simple que possible.Plusieurs mesures peuvent être prises à ceteffet, telles qu’adopter les instructions dela marche à suivre, ou profiter de mettre enplace une nouvelle organisation de lagestion des frais au sein de l’entreprise ouune réglementation des frais approuvéepar le canton. Le modèle d’un règlementde frais approuvé est mis à disposition surle site www.steuerkonferenz.ch.

Les prestations que l’employeur paie direc-tement à l’employé, doivent être indiquéesdans le NCS dans leur intégralité. Ceci estaussi valable pour les montants payés pourune formation continue. Si la facture de laformation est par contre directementpayée par l’employeur et non par l’emp-loyé, une exemption de CHF 12'000.– /an est acceptée. Dans ce cas, les coûts dela formation devront être portés au NCS,uniquement s’ils excèdent le montantexempté.

Répartition des différentes parties dusalaire dans le NCSLes explications données ci-dessus et dansla marche à suivre prouvent, qu’une atten-tion toute particulière doit être portée à larépartition des composants de salaire surles différents champs du NCS. Pour faciliter

Les composants de salaire peuvent être facilement attribués aux différentschamps du nouveau certificat de salaire


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Etant donné que différentes remarquespeuvent survenir dans la pratique, le pro-gramme des salaires ABACUS propose desmodèles. Ceux-ci permettent de définir desremarques, pour qu’elles ne doivent plusêtre attribuées à chaque employé séparé-ment. Ces modèles peuvent, par exempleêtre saisis pour un service, car tous lesemployés d’un service ont, en règle géné-rale, les mêmes définitions et les mêmesremarques dans le certificat de salaire. Lesdéfinitions présentes dans le certificat desalaire du service de production, par exem-ple, seront très différentes de celles du ser-vice des ventes. Les employés du servicedes ventes auront probablement des défi-nitions semblables pour les frais ou le véhi-cule de l’entreprise, alors que celles-ci neseront pas valables pour les employés duservice de production.

Ce modèle peut ensuite être facilementattribué à chaque employé, car le pro-gramme proposera automatiquement tou-tes les remarques nécessaires au certificatde salaire. Le responsable des salaires peutnaturellement toujours encore activer, in-activer ou ajouter des éléments manuelle-ment. Ceci garantit une gestion judicieuseet flexible des remarques pour les diffé-rents champs du certificat de salaire.

Il faut savoir que le nombre de remarquesexigées par les administrations fiscales afortement augmenté. Ceci explique pour-quoi la marche à suivre fait mention depages supplémentaires. Celles-ci doiventêtre utilisées, si les remarques ou d’autreséléments de texte obligatoires n’ont plusde place sur le formulaire du certificat desalaire proprement dit.

Il faut également contrôler, que toutes lesremarques prédéfinies soient correctementtraduites, afin de ne pas devoir les contrô-ler et traduire séparément lors de l’impres-sion. Les certificats doivent être édités en allemand, français ou italien, même siun employé parle l’anglais ou une autrelangue.

Saisie des remarques du certificat de salaire en tant que modèle pour certainsservices

Un modèle précis, comprenant les définitions des remarques, est attribué à unemployé

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ABACUS Comptabilité des salaires

Page supplémentaireLe logiciel des salaires ABACUS peut géné-rer cas échéant, une page supplémentairepour les commentaires.

Tout comme le certificat de salaire, cettepage supplémentaire est munie d’unchamp d’adresse. Les données détailléescontiennent une liste de toutes les infor-mations, qui n’ont plus eu de place sur lecertificat lui-même. Ce cas peut se présen-ter avec les remarques, qui seront, dès lors,imprimées sur une page supplémentaire.Un renvoi à cette page sera indiqué sur leformulaire du certificat de salaire.

Ceci est aussi valable pour les composantsde salaire devant figurer en détail, pourlesquels la place sur le formulaire est troprestreinte. Si les champs d’une rubriquesont trop courts, le programme créeraautomatiquement une page supplémentai-re, qui sera indiquée dans le formulaire ducertificat de salaire comme contenant lesdétails correspondants.

Ancien et nouveau certificat de salaire –travail en parallèleLes travaux de préparation pour le nou-veau certificat de salaire doivent avoir eulieu avant le premier décompte de salaireen janvier 2006, pour la phase test. Ils

peuvent, par exemple, contenir une nou-velle réglementation des frais, des forma-tions ou des véhicules de l’entreprise. Cesnouvelles réglementations peuvent avoirun impact sur les définitions des compo-sants de salaire ou sur les propriétés de labase de données du personnel. Ceci signi-fie, que de nombreuses entreprises devrontpasser au NCS durant le courant de l’au-tomne 2005, pour des raisons de temps(préparation). Il sera cependant encorepossible d’imprimer l’ancien certificat desalaire à la fin de l’année 2005. La Comp-tabilité des salaires ABACUS a été adaptéede façon à permettre un travail en parallèlesur les deux certificats de salaire.

Conclusion : être prêt, grâce à ABACUSLe programme des salaires ABACUS rem-plit toutes les exigences informatiques pré-vues par le nouveau certificat de salaire.Nous tenons à souligner les possibilités derépartition individuelles des propriétés desemployés dans la base de données du per-sonnel à l’aide de modèles et la créationautomatisée de la page supplémentaire. Lapossibilité du travail en parallèle avec l’an-cien et le nouveau certificat de salaire per-met de surcroît de planifier individuelle-ment, pour chaque entreprise, le momentdu passage au NCS. •

Planifiez le passage dès à présent• Informez vous à temps sur le nouveau

certificat de salaire et analysez, lesconséquences du NCS pour votre ent-reprise.

• Contactez votre revendeur ABACUS etplanifiez à temps la mise à jour et lepassage au NCS.

• Si votre entreprise ne possède pas en-core de réglementation des frais, il estconseillé d’examiner, s’il ne vaudraitpas la peine de créer un tel règlementet de le faire approuver par l’admini-stration fiscale de votre canton.

• Si vous possédez des véhicules d’entre-prise, il serait bon de vous informer,comment les indiquer sur le NCS

• Informez vos employés sur le passageau NCS. Ceci est surtout important, sile salaire brut indiqué sur le certificatde salaire vient à augmenter après lepassage au NCS.

Disponibilité du nouveau certificat de salaire dans la Comptabilité des salaires ABACUS• Comptabilité des salaires ABACUS

2005 : depuis le 17 décembre 2004• Comptabilité des salaires ABACUS

2004 : dès la version 2004.2, mi-juin2005

Le programme des salaires ABACUS crée automatiquement une page supplémentaire, si besoin est

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