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Novembre 2011 - Direction du développement et de la communication

L’appel à J-1 au groupe hospitalier Paris Saint-Joseph

L’appel de la veille et la régulation anticipée du flux d’activité du jour J

Nadia NouvionDirecteur du développement et de la communication


Qu’est ce que l’appel à J-1

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Anticipation de la venue des patients pour une séance de chimiothérapie

L’appel à J-1 permet de recueillir toutes les informations nécessaires à la réalisation du OK chimio de la veille (fatigue, nausée, poids,…,)

Le OK chimio est réalisé par le médecin, en présence d’une IDE, et déclenche le processus de fabrication de la poche

Les poches de chimiothérapies ne sont plus fabriquées le jour même mais préparées la veille


Présentation de l’HDJ oncologie

Capacité et organisation 18 fauteuils et 4 lits 2 ou 3 médecins présents le matin pour l’activité de

consultation Une équipe para-médicale composée de 4 IDE Une équipe de soins supports (psychologue, assistante sociale,

socio-esthéticienne, diététicienne, kinésithérapeute…) Deux infirmières d’annonce et de coordination chargées de la

continuité des soins pendant et après le traitement (relation ville hôpital, suivi intercure)

Chiffres clés 30 patients programmés en moyenne par jour 3 à 5 annulations par jour (hospitalisation, fatigue, oubli…) Près de 3000 séances de chimiothérapie réalisées en 2011, soit

une hausse de 20% de l’activité par rapport à 2010

3


La situation initiale

4

Seulement 20 % des BS transmis la veille

OK chimio réalisé par les médecins pour les BS reçus la veille vers 17 h

OK chimio le jour même en consultation pour 80 % des patients

Préparation des poches le matin même par la pharmacie

• Risque d’annulation de 80 % des patients le jour même

• OK chimio trop tard pour préparer les poches en pharmacie la veille, et sans tenir compte de l’état du patient

• Retard et désorganisation le matin : temps de consultation plus long, annulations, reprogrammations

• Allongement du temps de prise en charge : attente livraison poche

• Désorganisation du service et de la pharmacie : nombreux appels entre la pharmacie et les IDE


Un activité non lissée

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Nb patients présents dans la salle de soins

Heure d’arrivée dans la salle de soins

• Un pic d’activité en fin de matinée

• Un temps d’attente supplémentaire entre la consultation et le traitement

• Pas de lissage de l’activité et la charge de travail

Analyse cumulée des arrivées patients en HDJ


Une démarche en deux temps

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Etape 1Etape 1

Etape 2Etape 2

• Une IDE et/ou la secrétaire récupèrent les BS de tous les patients

• Appel à J-1 pour tous les patients

• OK chimio pour la très grande majorité d’entre eux : 90%

• Une IDE et/ou la secrétaire récupèrent les BS de tous les patients

• Appel à J-1 pour tous les patients

• OK chimio pour la très grande majorité d’entre eux : 90%

• L’IDE récupère les BS de tous les patients du jour J

• Elle appelle une liste pré-définie de patients « fragiles, coûteux et BS anormal » qui représente près de 50% des patients attendus

• En fin de matinée, OK chimio J-1 est réalisé

• L’IDE récupère les BS de tous les patients du jour J

• Elle appelle une liste pré-définie de patients « fragiles, coûteux et BS anormal » qui représente près de 50% des patients attendus

• En fin de matinée, OK chimio J-1 est réalisé

OK chimio à J-1 Objectif pour 50%

au moins des patients








Logigramme à J-1

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BS reçus ?

Vérification des bilans reçus à J-1

Bilans reçus ?

Appel labos

Analyse des dossiers patients avec BS

Appel à J-1 des patients « fragiles, coûteux et BS anormaux »

J-N programmation chimio

ReprogrammationOK chimio J-1 fin de matinée

Poches préparées à J-1

OK chimio J0

Patients confirmés ?

NON

OUI

NONOUI

NONOUI

Médecin IDE

IDE

IDE

Médecin IDE

IDE

Médecin IDE

Pharmacie


Logigramme à J0

8

OUI

OK chimio la veille ?

Reprogrammation

OK chimio

Arrivée patient

BS Normaux ?

OUI

NON

IDE

Médecin

Médecin

Pharmacie

Etat patient OK ?

IDE

Médecin

Livraison poches préparées

Consultation médicale

Séance chimiothérapie

Poches préparées au fil de l’eau

Séance chimiothérapie

Arrivée patient

Consultation médicale

OUI

NON

Pharmacie

Étape nouvelle ou systématique par rapport à l’organisation actuelle

NON

Réduction du temps estimé de prise en charge

de 20 %


Des temps d’attente réduits tout au long du parcours de prise en charge en HDJ

9

15 min 13 min 66 min 119 min

10 min 13 min 30 min 119 min

60 min

20 min

273 min

192min

Avant appel à J-1

Après appel à J-1

L’appel à J-1 permet de réduire de près de 20 % la durée moyenne de PEC

o avant la consultation médicale (revue de la programmation)

o lors de la consultation médicale (OK chimio réalisé la veille

o au fauteuil, le patient n’attend plus sa poche de chimio


Les facteurs clés du succès

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Une équipe médicale et para-médicale impliquée dans la démarche et actrice du changement

La capacité à se projeter dans la nouvelle organisation afin de mettre en balance le temps supplémentaire que requiert l’appel à J-1 et les gains attendus

Un travail de pédagogie auprès des patients et de communication vis-à-vis des laboratoires

Adaptation de la pharmacie à ce nouveau processus

1

2

3

4Réaliser un état des lieux détaillé afin d’objectiver les difficultés ressenties et les impacts attendus (patient, personnel, établissement) des solutions proposées


Une situation gagnant-gagnant

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Patients• Un temps moyen de prise en charge diminué de près de 20%• Moins d’attente, avant la consultation médicale et en salle de soins• Un suivi personnalisé en amont de la PEC perçu positivement par les patients

Professionnels• Un lissage de l’activité• Plus de temps passé auprès des malades• Moins de coups de téléphone intempestifs

Pharmacie• Une préparation effective des poches la veille• Une meilleure maîtrise de son emploi du temps / gestion des risques• De nouvelles marges de manœuvre pour faire face à la hausse d’activité

GHPSJ• Une gestion anticipée des annulations• Une plus grande qualité de la PEC et un ressenti positif des patients• Une hausse du volume potentiel de patients pris en charge • Une image renforcée


Les prochaines étapes

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L’évaluation à 6 mois du dispositif

Un travail sur la programmation

Le passage à l’étape 2 si nécessaire

La mise en place d’un appel à J+N

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