ns2-lap ke hoach nhan su du an oda[1]

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS2: Lập kế hoạch nhân sự dự án ODA

Kết thúc Mođun NS2 bạn có khả năng:

Nắm vững các bước lập kế hoạch nhân sự dự án ODA. Nắm vững quy trình phân tích công việc dự án ODA Vận dụng các kỹ năng đã học để phân tích các ví dụ điền hình

Kết thúc mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA” và

mođun NS1: "Khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự dự án ODA"

Người học tự nghiên cứu tài liệu .

Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học.

Thực hành theo nhóm để phân tích ví dụ điển hình về lập kế hoạch nhân sự dự án ODA dưới sự hỗ trợ của giáo viên.

Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá.

Tài liệu Mođun NS2: “Lập kế hoạch nhân sự dự án ODA”

1. Tự tìm hiểu các bước lập kế hoạch nhân sự,

quy trình phân tích công việc dự án ODA 2. Thực hành phân tích ví dụ điển hình về lập kế

hoạch nhân sự dự án ODA. 3. Thực hành phân tích công việc 4. Tự đánh giá kết quả học tập.

Trang số: 1

Mođun NS2: LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ DỰ ÁN ODA



Bạn được giám đốc dự án giao nhiệm vụ lập kế hoạch nhân sự cho một dự án ODA. Theo bạn, khi lập kế hoạch nhân sự dự án ODA bạn sẽ phải trả lời những câu hỏi nào?

Trang số: 2

Lập kế hoạch nhân sự là gì ?

Có phù hợp với các bối cảnh và nguồn lực dự án không?

Làm thế nào để biết rõ công việc của nhân viên...?

Phân tích công việc dự án ODA

Khái niệm lập kế hoạch nhân sự dự án ODA

Trang 3

Trang 11

Kế hoạch nhân sự dự án ODA

Phân tích môi trường bên ngoài dự án

Trang 5

Phân tích nguồn lực bên trong dự án

Trang 8



1. Khái niệm lập kế hoạch nhân sự dự án ODA

Đọc các diễn giải và sơ đồ sau đây mô tả việc lập kế hoạch nhân sự dự án ODA

Lập kế hoạch nhân sự là quá trình xác định nhu cầu nhân sự, xây dựng chính sách nhân sự và các chương trình hành động nhằm có được nguồn nhân lực đáp ứng việc thực hiện mục tiêu dự án. Lập kế hoạch nhân sự thường được thực hiện theo các bước sau (hình 1.1)

Trang số: 3

Hình 1.1 Các bước lập kế hoạch nhân sự dự án ODA Phân tích nhu cầu Phân tích sức cung

Mục tiêu dự án Cơ cấu tổ chức

Thực trạng tài chính Lĩnh vực chuyên môn Kế

hoạch chung của dự án Tiến độ thực hiện dự án

Dự báo nhu cầu - Số lương - Kinh nghiệm - Trình độ đào tạo - Sự khác biệt - Chi phí

Phân tích quan hệ cung cầu, khả năng điều chỉnh

Bên trong Bên ngoài

Phân tích nguồn lực bên trong

Dự báo sức cung nội bộ của dự án - Số lương - Kinh nghiệm - Trình độ đào tạo - Sự khác biệt

Mục tiêu dự án Tỉ lệ biến động nhân viên

Thuyên chuyển

Những thay đổi hoạt động của nhân viên Múc thù lao có thể

Mô tả công việc Thông tin Dự báo sức cung bên

ngoài - Số lương - Kinh nghiệm - Trình độ đào tạo - Sự khác biệt - Chi phí

Thu hút ứng viên Tuyển chọn

Mô tả công viêc Mức thù lao có thể

+ So với

Chính sách Chương trình hành động

Kế hoạch thực hiện Thu hút nhân viên

Tuyển chọn Thù lao

Đào tạo và phát triển Xây dựng quan hệ lao động

Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện



Giải thích sơ đồ

Việc lập kế hoạch nhân sự trước hết bắt đầu bằng việc phân tích nhu cầu nhân sự và xác định mức cung nhân sự.

Phân tích nhu cầu nhân sự nhằm mô tả nhu cầu nhân sự tương lai của dự án. Dự báo nhu cầu nhân sự nhằm xác định:1/số lượng nhân sự chủ yếu cho mỗi vị trí; 2/các yêu cầu công việc cho mỗi vị trí (thường được tổng hợp thành các nhóm yêu cầu về năng lực và mục tiêu cho các nhóm cán bộ chủ chốt của dự án như: Ban quản lý dự án, giám đốc các tiểu dự án, cán bộ điều hành các phòng ban...)

Xác định mức cung nhân sự nhằm khằng định số lượng và tiềm năng nhân sự hiện có hoặc có thể có trên thực tế (từ bên trong và bên ngoài dự án (trình bày chi tiết ở phần 2 và 3 của mođun này)

Các bước thực hiện phân tích nhu cầu và xác định sức cung nhân sự như sau:

- Xác định xem dự án muốn đi đến đâu? - Xác định xem hiện nay dự án đang ở đâu và dự án sẽ ở đâu? - Xem xét điều kiện nguồn lực bên trong dự án để xác định tiềm

lực hiện có và phân tích nguồn cung cấp nhân sự từ bên ngoài. - Tổng sức cung bên trong và bên ngoài được so sánh với nhu

cầu dự kiến - Xác định khoảng cách và thứ tự ưu tiên - Những khoảng cách quan trọng nhất sẽ trở thành tiêu chuẩn

nhân sự. Tiêu chuẩn này phản ánh số lượng và cách bố trí nhân sự

Khi nhu cầu nhân sự được xác định, bước tiếp theo là đề ra các chính sách và chương trình thực hiện dựa trên mục tiêu chung của dự án.

Xây dựng kế hoạch thực hiện các chương trình hành động gồm lập kế hoạch cho hoạt động cụ thể như: tuyển chọn, đào tạo, xây dựng các mối quan hệ lao động.

Trang số: 4

Bước cuối cùng trong lập kế hoạch nhân sự là xác định tiêu chí và phương thức đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động nhân sự.



GHI NHỚ

Lập kế hoạch nhân sự gồm các bước cơ bản sau đây: 1/ Phân tích nhu cầu và sức cung nhân sự; 2/Xây dựng chính sách và kế hoạch hoạt động; 3/ Thực hiện các hoạt động nhân sự và 4/ Đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động nhân sự

2. Phân tích môi trường bên ngoài dự án ODA

Đọc và ghi nhận các diễn giải sau đây về môi trường bên ngoài dự án ODA và trả lời câu hỏi: "Môi trường bên ngoài dự án ODA gồm những nhân tố nào"? và "Cần làm gì để phân tích các nhân tố đó?"

Các yếu tố môi trường bên ngoài chủ yếu của dự án ODA gồm: Nhà nước, thị trường lao động, quy định của bên tài trợ và các quan niệm của cá nhân và xã hội. Các yếu tố này luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau và không ngừng biến đổi, dù dự án chỉ hoạt động trong một khoảng thời gian xác định.

Ảnh hưởng của cùng một điều kiện bên ngoài đến mỗi dự án ODA là khác nhau vì mỗi dự án đều phải nhằm giải quyết một nhiệm vụ riêng biệt, không lặp lại các dự án khác và đem lại các sản phẩm, dịch vụ “duy nhất”, không giống hoàn toàn với bất kỳ dự án nào khác.

Phân tích môi trường bên ngoài dự án ODA trước hết nhằm xác định thách thức và cơ hội của dự án, từ đó có thể xây dựng các mục tiêu nhân sự phù hợp với kế hoạch chung của dự án, với điều kiện kinh tế-xã hội của quốc gia hoặc địa phương. Ví dụ, sự phát triển nhanh về kinh tế của một quốc gia và các chính sách thu hút đầu tư có thể làm tăng các viện trợ ODA, đồng thời cũng đặt các dự án ODA phải đối mặt với thách thức phải cơ cấu lại tổ chức nhân sự, loại bỏ những nhân viên có thành tích yếu kém để sử dụng hiệu quả nguồn vốn này.

Phân tích môi trường bên ngoài dự án ODA nhằm dự báo sức cung từ bên ngoài dự án gồm: số lượng, năng suất và sự phát triển nhân lực. Việc phân tích mức cung bên ngoài tập trung phân tích số lượng và chất lượng của nguồn lao động dự kiến cho dự án. Có thể sử dụng các phương pháp xác định mức cung bên ngoài dự án ODA như: phân tích ma trận quá độ hoặc biểu đồ thay thế (tham khảo [5] , trang 149 - 153 )

Trang số: 5

Ở Việt nam, trong số các yếu tố môi trường bên ngoài nêu trên, yếu tố "văn bản chính sách của Nhà nước" thường có ảnh hưởng lớn đến các hoạt động của dự án ODA vì: 1/ Khác với các dự án có nguồn viện trợ



từ NGOs hoặc FDI, các dự án ODA hoạt động theo các quy định về tài chính và nhân sự của chính phủ Việt nam. 2/ Các văn bản chính sách hướng dẫn thực hiện dự án ODA của Việt Nam có nhiều thay đồi và đang tiếp tục được hoàn thiện và chỉnh sửa.

Xem sơ đồ sau đây và ghi nhận cách thức phân tích môi trường bên ngoài (Lưu ý: phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến các hoạt động nhân sự dự án ODA

Đọc hai trích đoạn bản tin sau đây, ghi nhận những nhận xét về ảnh hưởng của các điều kiện bên ngoài đến hoạt động của dự án ODA và liên hệ với dự án mà bạn đang quản lý. Lưu ý trả lời câu hỏi: "Yếu tố môi trường nào có tác động lớn đến hoạt động của dự án ODA và những hoạt động nào của dự án chịu ảnh hưởng của những tác động đó?"

Trang số: 6

• Phân tích các văn bản chính sách chung của Nhà nước về hoạt động quản lý dự án ODA; chú trọng thu thập đủ thông tin về các quy định tuyển dụng, hợp đồng lao động, thù lao, bảo hiểm....

• Phân tích bối cảnh kinh tế-xã hội, đặc điểm hệ thống chính trị quốc gia và địa phương có ảnh hưởng đến phạm vi hoạt động của dự án

• Xác định nguồn nhân công lao động có ảnh hưởng đến quan hệ cung cầu của dự án

• Xác định ảnh hưởng của khoa học kỹ thuật đến các hoạt động của dự án, đặc biệt là trình độ của nhân công lao động

• Rà soát để có đủ thông tin về những quy định đã văn bản hoá của các nhà tài trợ, đặc biệt là các quy định về tuyển dụng và trả lương cho nhân viên dự án

• Tìm hiểu và đón nhận những thái độ khác nhau đối với việc chọn nghề và thuyên chuyển nghề nghiệp của nhân công lao động

• Tìm hiểu những khác biệt trong quan điểm về giới, dân tộc, vùng miền... của cá nhân và xã hội trước các yêu cầu nghề nghiệp

• Tìm hiểu truyền thống văn hoá và phong tục, tập quán có ảnh hưởng đến phạm vi hoạt động của dự án

Thị trường lao động

Nhà nước

Quy định của bên tài trợ

Quan niệm cá nhân và xã hội

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Quản lý nhân sự Mođun NS2: Lập kế hoạch nhân sự dự án ODA

Trang số: 7

Thứ tư, 11/5/2005, 7:29 GMT+7 Một dự án ODA, 17 đời giám đốc

Hà Vy thực hiện

"Có những dự án khi xin gia hạn lần thứ nhất, chủ dự áncam kết là lần cuối cùng, nhưng sau đó lại xin gia hạn lầnthứ 2, rồi lần thứ 3 cũng nói là lần cuối cùng... Vài năm saudự án mới thực hiện xong, chậm tới 3-4 năm", ông Nguyễn Sinh Hy, Vụ trưởng Hợp tác quốc tế Bộ Xây dựng chobiết.

Phát biểu tại hội nghị "Tổng kết thực hiện các chương trình, dự án ODA giai đoạn 1994-2004" sáng nay, ôngPhạm Ngọc Thái, Giám đốc Ban quản lý Dự án Phát triểnhạ tầng Kỹ thuật đô thị Bộ Xây dựng nhấn mạnh, thông thường, thời gian xây dựng mỗi dự án đầu tư xây dựng kéo dài từ 6 đến 7 năm, nếu kể cả thời gian chuẩn bị đầu tư thì lên tới 9-10 năm. Ông Thái cho rằng, với thực trạng môitrường chính sách của VN liên tục thay đổi như hiện nay, việc thực hiện các dự án khó mà về đích đúng thời hạn.Các địa phương luôn có sự thay đổi lớn về nhân sự, đặcbiệt là các giám đốc của Ban quản lý dự án địa phương, do chuyển đổi công tác hay về hưu

"Mỗi lãnh đạo lại có những đường hướng làm việc riêng, cơ chế thay đổi, dự án không biết đằng nào mà theo, và hậu quả là thời gian thực hiện lại tiếp tục bị kéo dài thêm. Thậm chí có dự án đã chứng kiến sự góp mặt của 17 đời giám đốc ban quản lý"

Một chuyện, theo nhiều người là "biết rồi khổ lắm nói mãi", là sự bất đồng về thủ tục giữa phía VN và nhà tài trợ. Các thủ tục phê duyệt, thiết kế, hồ sơ mời thầu, kết quả đấu thầu... mà chủ đầu tư phải thực hiện từ phía Chính phủ VN và nhà tài trợ không hoàn toàn giống nhau. Trong các văn bản chung về thực hiện dự án luôn có quy định rằng: Hiệp định vay vốn được ký kết là văn bản có giá trị cao nhất, nếu các thủ tục của VN khác với thủ tục quy định của nhà tài trợ thì khi thực hiện sẽ tuân theo quy định của phía nhà tài trợ.

Nợ ODA vẫn trong vòng an toàn

Tư Giang và Đức Minh thực hiện.

Ông Dương Đức Ưng, cố vấn chính sách cao cấp của Chương trình Nâng cao năng lực toàn diệnquản lý nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) và là chuyên gia ODA hàng đầu của Việt Nam đã trao đổi thẳng thắn với Báo Đầu tư về quá trình tiếp nhận ODA của Việt Nam, việc trả nợ, cũng như tìm kiếm phương thức nâng cao hiệu quả quản lý ODA trong giai đoạn hiện nay

Có ý kiến cho rằng, việc chậm tiến độ các dự án là do mô hình ban quản lý dự án (PMU) vốn ODA hoạt động không theo luật nào?Nghiên cứu gần đây của Tổ công tác ODA Chính phủ chỉ ra rằng, các PMU của nước ta hiện “chưa ra ngô mà cũng chưa ra khoai”. PMU là cơ quan thay mặt chủ đầu tư, chứ không phải là chủ đầu tư. Mặt khác, PMU lại không phải là doanh nghiệp vì không hoạt động theo cơ chế doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp.Hiện nay, tất cả PMU được lập theo một quyết định của bộ chủ quản, hay UBND các tỉnh, thành phố khi họ có dự án triển khai. Vì vậy, tổ chức của các PMU là rất khác nhau, tuỳ vào từng bộ, ngành, địa phương. Tức là, PMU không hoạt động theo luật nào cả. Mà như vậy hậu quả là rất thiếu chặt chẽ.

Hơn hai năm trước, WB và ADB có quy định chống khép kín trong đấu thầu. Theo đó, các doanh nghiệp thuộc Bộ Giao thông - Vận tải không được tham gia đấu thầu các dự án ODA do Bộ này quản lý. Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp có năng lực nhất lại thuộc Bộ này. Vấn đề này được xử lý như thế nào, thưa ông? Điều này làm nảy sinh tình trạng các doanh nghiệp thuộc Bộ Giao thông - Vận tải phải tìm một doanh nghiệp ở ngoài đứng ra đấu thầu. Nếu doanh nghiệp này thắng thì họ thầu lại. Đây chỉ là hình thức để đối phó.

Số 91 ra ngày 31 tháng 10 năm 2005



GHI NHỚ

Các điều kiện môi trường bên ngoài dự án ODA là: Nhà nước, thị trường lao động, quy định của bên tài trợ và các quan niệm của xã hội và cá nhân Rà soát các điều kiện bên ngoài nhằm phân tích những thách thức và cơ hội để từ đó xác định mức cung nhân sự cho dự án ODA

3. Phân tích nguồn lực bên trong dự án

Các yếu tố nguồn lực bên trong, chủ yếu của dự án ODA gồm tài chính, lĩnh vực chuyên môn, mục tiêu, cơ cấu tổ chức và đặc điểm nhân viên .

Phân tích nguồn lực bên trong nhằm xác định những điểm mạnh và điểm yếu hiện có của dự án ODA, từ đó có thể xác định các chiến lược quản lý nhân sự phù hợp.

Đối với các dự án ODA tiếp nối, phân tích nguồn lực bên trong

còn giúp xác định mức cung hiện có của dự án. Việc phân tích sức cung nội bộ được xây dựng theo nguyên tắc: 1/ Xác định xem hiện dự án có bao nhiêu người/công việc; 2/Dự tính số người ở lại với công việc đó, số người chuyển sang công việc khác hoặc rời bỏ dự án; 3/Cộng số chuyển dịch và rời bỏ lại để có dự kiến về số người còn lại cho công việc đó. Trong trường hợp dự án có thêm các công việc mới và số nhân viên hiện có không đủ năng lực đáp ứng thì dự án phải tìm đến nguồn nhân lực từ bên ngoài

Trang số: 8

Tương tự như việc dự báo sức cung từ bên ngoài, một số phương pháp có thể áp dụng khi phân tích sức cung hiên có của dự án là: tóm tắt kỹ năng, biểu đồ thay thế, ma trận quá độ, chuyên gia....(tham khảo [5] , trang 149 - 153 )



Xem sơ đồ sau đây và ghi nhận những việc cần làm khi phân tích nguồn lực bên trong của dự án ODA :

Đọc các ví dụ sau đây để ghi nhận vấn đề sau: "Khi phân tích các điều kiện bên trong của dự án cần chú ý đến các "hàm ý" của chúng đối với các quyết định về nhân sự"

Trang số: 9

• Xác định đúng nguồn tài chính chung của dự án ( hiện có và tiềm lực), trong đó chú trọng nguồn tài chính dành cho việc trả lương và duy trì các hoạt động nhân sự như: đào tạo, hỗ trợ, chi phí do nhân viên dự án thuyên chuyển......

Tài chính

• Xác định và làm rõ các hoạt động cụ thể của dự án làm cơ sở cho việc xây dựng tiêu chí và yêu cầu về nhân sự

• Hình dung những thay đổi có thể xảy ra đối với mỗi hoạt động chuyên môn nhằm chuẩn bị nguồn lực đáp ứng

Chuyên môn

• Hiểu rõ mục tiêu chung, sứ mệnh và các yêu cầu cụ thể trong mỗi giai đoạn thực hiện dự án Mục

tiêu dự án

• Phân tích vị trí của dự án trong mạng lưới với các cơ quan chức năng, xác định mối quan hệ của dự án đối với các nhà tài trợ, chủ đầu tư, các dự án ODA khác để hình dung về cơ cấu tổ chức của dự án và phương thức quản lý phù hợp.

Cơ cấu tổ chức

• Tìm hiểu các đặc điểm của nhân viên như kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, quan niệm sống, thái độ đối với công việc, tính cách và điều kiện sống của nhân viên để lựa chọn giá trị và văn hoá tổ chức phù hợp

Công nhân viên



Phân tích mục tiêu dự án ODA

Mục tiêu dự án Hàm ý về quyết định quản lý nhân sự Giảm rủi ro đối với các tư vấn độc lập của dự án

- Chú trọng các yếu tố về tuổi, chức vị, khả năng cam kết và gắn bó với công việc thay vì chỉ xét đến trình độ chuyên môn - Giám sát và đánh giá tư vấn dựa trên sản phẩm thay vì các báo cáo tiến độ

Giảm tỉ lệ thuyên chuyển và biến động nhân sự trong ban quản lý dự án

- Thực hiện các cam kết về hỗ trợ nghề nghiệp và đào tạo

Phân tích cơ cấu tổ chức dự án ODA

Cơ cấu tổ chức Phương châm quản lý

Hàm ý về quyết định quản lý nhân sự

"Top-down"

Ra lệnh và kiểm tra

- Quản lý nhân viên theo thứ bậc từ trên xuống, quyết định phải thông qua người quản lý - Công việc được xác định đến mức chi tiết để dễ giám sát - Trả lương theo thành tích, - Chỉ đào tạo khi thấy cần thiết -Người quản lý nắm giữ thông tin

Mạng/Liên kết

- Tổ đội là đơn vị cơ bản

- Định hướng phát triển chuyên môn và sự nghiệp - Mô tả công việc chung, bỏ qua các tiểu tiết - Trả lương theo trình độ - Thông tin được chia sẻ trong nhóm và sử dụng rộng rãi

Trang số: 10

Nòng cốt



Phân tích tình hình tài chính của dự án ODA

Tình hình tài chính Hàm ý về quyết định quản lý nhân sự Dự án không có nguồn kinh phí để chiêu mộ cán bộ có chuyên môn về quản lý dự án

- Thu hẹp phạm vi tuyển chọn ứng viên - Tiêu chí tuyển chọn nên được lược giản và giảm bớt yêu cầu - Chuẩn bị phương án nhân sự thay thế

Kinh phí cho đào tạo nhân viên dự án hạn chế

- Lập kế hoạch đào tạo tại chỗ cho nhân viên thay vì cử đi học tại chức tại các cơ sở đào tạo

GHI NHỚ

Nguồn nhân lực bên trong của dự án ODA gồm: tài chính, lĩnh vực chuyên môn, mục tiêu, cơ cấu tổ chức và đặc điểm công nhân viên Phân tích nguồn lực bên trong nhằm xác định điểm mạnh và điểm yếu của dự án; xác định nhu cầu nhân sự, nguồn cung nhân sự hiện có và những phương thức quản lý nhân sự phù hợp.

Trang số: 11



Thực hành 1

Tên: “Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự dự án ODA”

Mục tiêu: Vận dụng kiến thức và kỹ năng đã học để phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nhân sự dự án ODA

Thời gian : 45 - 60 phút.

Mô tả : • Giáo viên yêu cầu học viên đọc ví dụ điển hình "Ai sẽ đi tập huấn ở vùng biên?"

• Yêu cầu học viên chia nhóm , vận dụng các bước lập kế hoạch nhân sự, thảo luận để phân tích các vấn đề sau:

- So sánh điều kiện nhân sự hiện có với mục tiêu - Số nhân sự trong độ tuổi có thể đáp ứng yêu cầu công việc - Yêu cầu về giới tính - Yêu cầu chuyên môn của ứng viên, chú trọng đến những kỹ

năng đặc biệt mà công việc yêu cầu - Nguồn tài chính của dự án (ví dụ: có đủ nguồn tài chính để

nâng mức thù lao cho tập huấn viên so với dự kiến?) - Khả năng đào tạo (ví dụ: chi phí, thời gian?) • Yêu cầu mỗi nhóm tìm ra một số phương án giải quyết các

khó khăn đã nêu ra trong ví dụ điển hình. • Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp nội dung

thảo luận • Các nhóm có thể yêu cầu sự hỗ trợ của giáo viên. • Giáo viên nhận xét, tóm tắt.

Trang số: 12



Ví dụ điển hình "Ai sẽ đi tập huấn ở vùng biên?"

Dự án "Giáo dục kỹ năng chung sống không phân biệt đối xử với người có HIV/AIDS tại các tỉnh giáp biên" do Ngân Hàng Phát Triển Châu Á (ADB) tài trợ là tiểu dự án thuộc tiểu vùng sông Mê kông gồm các nước: Việt Nam, Lào, Căm pu chia, Thái Lan, Trung Quốc và Myanma được thực hiện trong 3 năm (2002-2005). Dự án quan tâm đến việc phát triển các kỹ năng sống không phân biệt đối xử với những người có HIV/AIDS cho nhóm đối tượng trọng tâm là học sinh tuổi vị thành niên và phụ nữ nông thôn. Khi lập kế hoạch nhân sự, dự án đã tiến hành phân tích điều kiện địa lý nơi dự án tiến hành. Dự án thực hiện tại các huyện/xã giáp biên thuộc các tỉnh: Lai Châu, Lào Cai, Long An, Hà Tĩnh, Quảng Trị.... .

Thực tế là các chuyên gia về lĩnh vực chuyên môn của dự án, đặc biệt là chuyên gia xây dựng tài liệu, đều đến từ các cơ quan Trung ương như Hà Nội và Hồ Chí Minh với số lượng trong khoảng từ 10 đến 15 người. Giai đoạn triển khai tập huấn đòi hỏi ít nhất 50 tập huấn viên và phải đi đến các vùng giáp biên nói trên. Khi đó, dự án gặp khó khăn vì không thể tìm được người phù hợp đảm trách nhiệm vụ hiện tập huấn do các chuyên gia xây dựng tài liệu không thể di chuyển đến các tỉnh dự án và ở lại trong thời gian dài.

Ban quản lý dự án đã làm việc với các chuyên gia lập kế hoạch nhân sự để tìm giải pháp. Mục tiêu đầu tiên của họ là phải đảm bảo đủ nhân sự cho hoạt động tập huấn tại các tỉnh vùng biên trong khoảng từ 47 đến 52 tập huấn viên.

Trang số: 13



4. Phân tích công việc dự án ODA Phân tích công việc dự án ODA là một quá trình có hệ thống nhằm

thu thập dữ liệu và đưa ra xét đoán về bản chất của một công việc cụ thể trong dự án.

Phân tích công việc dự án ODA nhằm giúp dự án tìm được những nhân viên có năng lực tương xứng với yêu cầu công việc.

Phân tích công việc còn giúp dự án có có cơ sở để đánh giá và giám sát các hoạt động của nhân viên và những người thực hiện hợp đồng công việc của dự án ODA

Hãy nghiên cứu hình dưới đây, ghi nhận các thông tin trình bày trong sơ đồ về quy trình phân tích công việc dự án ODA và trả lời hai câu hỏi sau: 1/ Quy trình phân tích công việc dự án ODA gồm những bước nào và 2/ Ở mỗi bước, nên thực hiện các hoạt động nào?

Trang số: 14



Hãy xem các sơ đồ và các diễn giải dưới đây về phân tích công việc, lưu ý trả lời ba câu hỏi: 1/Phân tích công việc dự án ODA nhằm xác định những vấn đề gì? 2/ Cần kỹ thuật gì khi phân tích công việc? 3/ Sản phẩm của phân tích công việc là gì?

Trang số: 15

Hình 4.1. Quy trình phân tích công việc dự án ODA

• Thẩm tra bản mô tả công việc theo nhóm

• Những người được phỏng vấn đọc lại bản mô tả công việc, cho ý kiến và làm rõ thêm những điều còn chưa rõ

Thu thập thông tin về công việc

Hỏi các chuyên gia hoặc những người đang đảm

nhiệm công việc

Viết bản mô tả công việc

• Rà soát tài liệu nhằm xác định: nhiệm vụ chủ yếu, chức năng, nguồn nhân viên/nhân công

• Ghi lại những điểm chưa rõ để tiếp tục làm sáng tỏ ở các bước tiếp theo

• Chắp nối các thông tin thu được từ nhiều nguồn thành một bản mô tả mạch lạc và đầy đủ về công việc

• Đối chiếu bản liệt kê sơ bộ ban đầu với bản mô tả đầy đủ

• Hỏi giám sát viên hoặc nhân viên giàu kinh nghiệm (hoặc thông thạo công việc)

• Chú ý đến yếu tố giới. chủng tộc của người được hỏi

Thẩm tra bản mô tả công việc

Tham chiếu quản lý



Bản mô tả công việc gồm ba phần chính: - Nhận dạng : tên công việc, số người đảm nhiệm, nơi làm việc,

... với mục đích nhận dạng rõ công việc và phân biệt nó với những công việc có tên gọi hay nhiệm vụ tương tự.

- Mô tả: mục đích công việc (tại sao công việc đó tồn tại, nó phục vụ cho mục tiêu nào của dự án), chi tiết công việc (nhiệm vụ chính của công việc, việc làm cụ thể và được giám sát như thế nào)

- Yêu cầu: yêu cầu về đào tạo và kinh nghiệm công việc đối với nhân viên (phần này có thể được ghi luôn vào phần mô tả công việc)

Lưu ý: do dự án ODA mang tính "thời đoạn" và nhân sự "có nhiều khả năng thuyên chuyển" nên bản mô tả công việc chi tiết sẽ góp phần cụ thể hoá các điều khoản trong hợp đồng công việc (hoặc hợp đồng lao động) đối với các vị trí khác nhau của dự án. Một bản mô tả công việc chính xác và khoa học có thể giúp ban quản lý dự án soạn thảo hợp đồng một cách chặt chẽ, là

Trang số: 16

Phân tích công việc dự án ODA

Làm việc đó vì ai (for whom)

Phương pháp làm việc (how)

Nơi làm việc (where)

Người phụ trách công việc (who)

Nội dung công việc (what)

Lý do làm công việc đó (why)

Thời gian làm việc (when)

Mục tiêu (nhằm xác định )

Quan sát tại chỗ các thao tác

Phỏng vấn các chuyên gia và người đảm nhận công việc

Phân tích ví dụ điển hình

Điều tra chức vụ :bảng điều tra chức vụ, phiếu ghi chép công việc và nhật ký công việc

Phương pháp

Kết quả Bản mô tả công việc dự án ODA



cơ sở khi thương lượng hợp đồng và tăng tính cam kết công việc đối với người thực hiện hợp đồng.

Hãy xem ví dụ về bản mô tả công việc dưới đây và liên hệ với nhiệm vụ quản lý nhân sự dự án ODA mà bạn đang tiến hành để thấy được điểm chung và sự khác biệt

Trang số: 17

Bản nhận dạng công việc Ngày : 4/7/2002

Người phân tích: Nguyễn Văn Tèo

1. Tên công việc: Thư ký hành chính mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

2. Bộ phận: Phòng hành chính 3. Số người đương nhiệm: 2 4. Quan hệ với các công việc khác

Chuyển: Từ trợ lý hành chính Sang: Thư ký quản trị Chịu sự giám sát của trưởng phòng hành chính Làm việc với sự giám sát tối thiểu Giám sát thường xuyên các nhân viên văn phòng khác

5. Tóm tắt công việc: Thư ký riêng cho Giám đốc dự án Xử lý những thông tin về các hoạt động hành chính của dự án, sàng lọc các cuộc diện thoại và thư từ, sắp xếp lịch họp và công tác và giải quyết nhũng thắc mắc khi giám đốc dự án vắng mặt.

6. Trang thiết bị: Điều kiện làm việc: Những mối nguy hiểm(liệt kê): Không có Không gian và môi trường làm việc: Môi trường văn phòng Tiếng ồn: Không Chiếu sáng: Tốt Nhiệt độ: Môi trường văn phòng có điều hoà Quá trình đào tạo công việc A. Kinh nghiệm cần thiết

Bốn năm làm thư ký hành chính hay tương đương B. Các khoá đào tạo chuyên ngành

Thời gian: ......Học kỳ/quý Các khoá dạy nghề: Đánh máy, thủ tục văn phòng2 học kỳ

Các khoá Cao đẳng: Tốt nghiệp 6-8 học kỳ Các khoá Đại học: Không Không Cần tiếp tục học tập: Không Không

C. Các khoá đào tạo tại chức Thời gian: ......Tháng Các khoá: Xử lý văn bản và cơ bản nâng cao 1/2 th Trình bày bảng biểu

Bảng liệt kê chi tiết các nhiệm vụ và yêu cầu

Nhiệm vụ cụ thể: Mở và sắp xềp thư tín gửi cấp trên. Trả lời trực tiếp những thắc mắc lặt vặt.

1. Trang thiết bị sử dụng: .......................

2. Kiến thức cần thiết: Phải nắm vững những trách nhiệm của cấp trên, quan hệ của cấp trên với toàn bộ tổ chức thế nào

3. Những kỹ năng cần thiết........................

4. Khả năng suy xét cần thiết: Kỹ năng tổ chức

5. Thời gian thực hiện và tần suất thực hiện nhiệm vụ (giờ, ngày, tháng)

6. Mức độ khó/hậu quả của sai sót Không khó, có ảnh hưởng đôi chút

Nhiệm vụ cụ thể: Thiết lập, duy trì và rà soát công văn giấy tờ

1. Trang thiết bị sử dụng: Máy đánh chữ, máy xử lý văn bản

2. Kiến thức cần thiết: Hiểu rõ tổ chức và trách nhiệm

của cấp trên 3. Kỹ năng cần thiết: Đánh máy và

xử lý văn bản, lưu giữ hồ sơ 4. Khả năng cần thiết: Có khả năng

tổ chức và phân loại thông tin 5. Thời gian bỏ ra à tần suất thực

hiện nhiệm vụ (giờ, ngày, tháng): Hàng ngày một giờ

6. Mức độ khó/hậu quả của sai sót Tương đối dễ, nhưng có hậu quả từ vùa phải đến nghiêm trọng nếu xử lý sai thông tin



GHI NHỚ

Sản phẩm của quá trình phân tích công việc dự án ODA là bản mô tả công việc gồm ba phần: nhận dạng, mô tả và yêu cầu. Bản mô tả công việc là công cụ cần thiết, được sử dụng khi giám sát và đánh giá hoạt động của nhân viên hoặc người thực hiện hợp đồng dự án ODA Bản mô tả công việc cũng là công cụ hữu hiệu được sử dụng khi soạn thảo và thương lượng các hợp đồng công việc (hoặc hợp đồng lao động) của dự án ODA

Thực hành 2

Tên: “Xây dựng bản mô tả công việc dự án ODA ” Mục tiêu: Vận dụng kiến thức và kỹ năng đã học để xây dựng bản mô tả

công việc ODA.

Thời gian : 30- 45 phút.

• Mô tả : Yêu cầu học viên chia nhóm thảo luận • Các nhóm đọc và thảo luận ví dụ về bản mô tả công việc

trong phần 4 - Phân tích công việc dự án ODA. • Yêu cầu mỗi nhóm chọn một trong ba vị trí công việc

trong ban quản lý dự án ODA, ví dụ: cán bộ phụ trách đầu thầu, cán bộ giám sát-đánh giá, trợ lý giám đốc.Sau đó, mỗi nhóm thực hành xây dựng bản mô tả công việc cho mỗi vị trí.

• Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp nội dung thảo luận chú ý trả lời các câu hỏi

• Các nhóm có thể yêu cầu sự hỗ trợ của giáo viên. • Giáo viên nhận xét, tóm tắt.

Yêu cầu: Giấy A0, bút dạ, hoặc máy chiếu (nếu có)

Trang số: 18



PHỤ LỤC MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SỬ DỤNG

KHI PHÂN TÍCH NHU CẦU NHÂN SỰ 1. Phương pháp định lượng

Phương pháp phân tích xu hướng: Xây dựng đồ thị, trong đó một trục toạ độ là thời gian, một trục toạ độ khác là số lượng nhân viên cần thiết. Nghiên cứu nhu cầu nhân viên của các năm qua để dự báo nhu cầu nhân viên các năm tới

Phương pháp phân tích tương quan: Dự báo nhân viên bằng cách sử dụng hệ số giữa một đại lượng là về chỉ số yêu cầu của các hoạt động/sản phẩm và đại lượng khác là số lượng nhân viên cần thiết tương ứng

Phương pháp hồi quy: Dự báo nhân viên bằng cách sử dụng công thức toán về mối quan hệ giữa nhu cầu nhân viên và một biến số khác như số lượng sản phẩm....Phương pháp này có cách tính tương đối phức tạp và đòi hỏi kích thước mẫu lớn

2. Phương pháp định tính Phương pháp theo đánh giá của các chuyên gia: Một nhóm nhỏ các

chuyên gia được mời đến thảo luận và đưa ra các đánh giá, phân tích ảnh hưởng của các yếu tố môi trường, phân tích điều kiện cụ thể của dự án. Sau đó các chuyên gia cho ý kiến của mình về nhu cầu nhân sự tương lai. Kết quả đánh giá sẽ được xử lý và thông báo lại cho nhóm. Nhóm sẽ thảo luận và ra quyết định

Trang số: 19

Phương pháp Delphi: là phương pháp dự báo nhu cầu dựa trên nhận định của các chuyên gia song không để họ gặp gỡ, thảo luận. Các chuyên gia dự báo được mời riêng lẻ. Kết quả dự báo được tổng hợp và thông báo lại cho nhóm.



TÀI LIỆU THAM KHẢO TT Tên tài liệu Nguồn Mô tả - Tóm tắt

1 Nghị định số 17/2001/NĐ-CP ngày 04 tháng 5 năm 2001

http://www.vietnamtraining.net/ODAtraining.htm

2

Thông tư Hướng dẫn thực hiện quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức

Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Các mục: 1.1, 1.2, 1.5 về: Quyết định thành lập Ban Quản lý dự án chương trình, dự án ODA, Chức năng và nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án, trong đó nêu rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Ban Quản lý dự án nêu tại Quyết định thành lập Ban Quản lý dự án, Nhân sự của Ban Quản lý dự án

3. Tài liệu tập huấn về quản lý dự án của VIM Module 5: Ban quản lý dự án

ODA và quản lý nhân sự

4 A Guide to the Project Management Body of Knowledge (3rd Excerpts)

htp://www.vietnamtraining.net/ODAtraining.htm

5

George T. Milkovich & John W. Boudreau - Human Resource Management - Bản dịch của TS. Vũ Trọng Hùng

Nhà xuất bản thống kê - 2002

Chương 3 và 4:Lập kế hoạch nhân sự và đánh giá: quy trình lập kế hoạch nhân sự, phân tích môi trường bên ngoài, nguồn nhân lực bên trong và phân tích công việc

Trang số: 20



1. Hãy hoàn tất những dòng để trống trong phần ghi nhớ sau:

GHI NHỚ

Lập kế hoạch nhân sự các bước : 1/ --------------------------------------------------; 2/ ---------------------------------------------------- 3/Thực hiện kế hoạch nhân sự và 4------------------------------------------------------------------------------------

2. Hãy đưa ra lựa chọn đúng hoặc sai với các câu sau:

Trang số: 21

Đạt Chưa đạt

b¶

n m

« t

¶ c

«n

g v

iÖc

dù

¸n

od

a

§óng

Sai

Sö dông ®Ó ph©n tÝch nhu cÇu nh©n sù cña dù ¸n

§óng

Sai

Gåm 3 phÇn: nhËn d¹ng, m« t¶ vµ yªu cÇu

§óng

Sai

Sö dông ®Ò so¹n t ¶o vµ th−¬ng l−îng hîp ®ång h

Đạt Chưa đạt



3. Hãy hoàn tất những dòng để trống trong phần ghi nhớ sau:

GHI NHỚ

Nguồn nhân lực bên trong của dự án ODA gồm: -----------,--------------,--------------,---------------------------------------,-------------------------------------- Phân tích nguồn lực bên trong nhằm xác định -------------------------------của dự án, xác định nhu cầu nhân sự, ---------------------- hiện có và những ------------------------------------------------------

Trang số: 22

Đạt Chưa đạt

ns2-lap ke hoach nhan su du an oda[1]

Documents