nuorisasiainkeskuksen virastoseminaari 20.9./ onnistumisreseptejä hyvään strategiaprosessiin
DESCRIPTION
Miten tehdään osallistavaa strategiatyötä? Nuorisoasiainkeskuksen virastoseminaari 20.9.TRANSCRIPT
ONNISTUMISRESEPTEJÄHYVÄÄN STRATEGIAPROSESSIIN
Nuorisoasiainkeskus20.9.2013
Virve MiettinenVuorovaikutussuunnittelijaKeskustakirjastoHgin kaupunginkirjasto
Lähde: Sherry R Arnstein
Kerro oma ideasi keskustakirjastosta!
Kansalaistorille luvassa 10 000 m2 uuden ajan kirjastotilaa . Tuhansia syitä tulla poikkeamaan. Mikä tuo sinut sinne?
Keskustakirjaston sisältöjen ja palvelujen suunnittelun prosessi avataan asiakkaille, annetaan uusi talo ”asiakkaiden käsiin”, työkaluina eri tasot ja kanavat
I Megafonikutsu Unel-Moi! – ulkomainoskampanja - > tietoisuuden levittäminen ja herättäminenII Urbaani elämyksellisyys – Kirjasto jalkautuu ihmisten pariin kaupunkitapahtumissa (Katutaiteilu, Jurttasauna, World Design Capital Paviljonki, Knit’n Tag – katugraffiti, WÄRK-fest…)III Täsmäiskut – Kutsutyöpajat ja -tilaisuudet valituille kohde- ja kumppaniryhmilleIV Näe keskustakirjasto! Arkkitehtuurikilpailun ehdotukset helsinkiläisten nähtävillä ja kommentoitavana.V Vaikuttava verkko – Kansalaiskeskustelu verkkoaivoriihenä yhteistyössä Fountain Parkin kanssa 24.9. – 12.10.VI Ala laputtaa! 7.10. 2012 Kirjastojen yhteinen kampanjapäivä, asiakkailla mahdollisuus kertoa palautetta liimaamalla post-it-lappuja suoraan kirjastotilaanVII Päätä rahasta! Osallistuva budjetointi–hanke yhteistyössä Sitran, Emobitin ja Avanto Insightin kanssaIX Fillarikirjastot toivat kirjaston tiedot, taidot ja tarinat kaupunkilaisten ulottuville kaduille ja kortteleihin 13.-14.6. Tempaus juhlisti keskustakirjaston arkkitehtuurikilpailun ratkeamista.
”Helsingin kaupungin johtava kokeiluvirasto” – KYLLÄ! HYVÄ TE!Tavoitteena osallistaa sekä nuoria että työntekijöitä?
KIRJASTON STRATEGIAPROSESSI 2011• MIKSI UUSI STRATEGIA?
-Nykytilan ja toimintaympäristön analyysi - Edellinen strategia vuosilta 2005 - 2010-Valmistautuminen keskustakirjastoon-Aiemmat strategiakierrokset tehty ”perinteisemmin”, nyt haluttiin uutta
• ULKOPUOLINEN NÄKÖKULMA-Prosessikonsulttina toimi Talentumin Marja-Leena Johansson-Ulkopuolinen taho fasilitaattorina oli hyvä valinta kirjastolle-Stimuloi, rohkaisi, kyseenalaisti, horjutti roolimalleja ja hierarkiaa, uskalsi sanoa asioita suoraan, jotta emme tuottaisi höttöä
KIRJASTON STRATEGIAPROSESSI 2011• KIRJASTON MALLI
- Laajennettu johtoryhmä: henkilökunnan edustajia mukaan (eli 10 + 6 hlöä)• Poimittiin ”käsin”: haluttiin mukaan nuoria, ”kentän” ääntä, kärkiprojektien ihmisiä
- Laajennettu johtoryhmä teki ehdotukset strategisiksi päämääriksi, kriittisiksi menestystekijöiksi ja strategisiksi hankkeiksi- Työntekijät (yht. 500) kertoivat omat mielipiteensä ja kommenttinsa ehdotuksiin Open space-työpajoissa - Tulokset työpajoista käsiteltiin avoimesti, kerättiin yhteen, tägättiin ja kategorisoitiin, esiteltiin-Laajennettu johtoryhmä muokkasi ja suuntasi uudestaan strategian sisältöä saamansa palautteen perusteella
jakamalla
Kirjasto
rikastamo
on
ideoidenjossatietoja,
taitoja ja tarinoita
uutta
ja ajatustenyhdessäluomme
kansalaisyhteiskuntaaHelsingin kaupunginkirjaston visio
,
STRATEGIA/ TRAGEDIA?
”Osallistaminen tuntuu keinotekoiselta ja pakolla rakennetulta”
”Osallistaminen tuntuu keinotekoiselta ja pakolla rakennetulta”
”Osallistamisen kautta ei oikeasti pysty vaikuttamaan”
”Osallistamisen kautta ei oikeasti pysty vaikuttamaan”
”Kaikki työaika menee erilaisiin osallistaviin juttuihin eikä ehdi tehdä oikeita hommia ollenkaan”
”Kaikki työaika menee erilaisiin osallistaviin juttuihin eikä ehdi tehdä oikeita hommia ollenkaan”
”Että tätä oon kuullu muualtakin, että ei oo uskaltanu
tuoda sitä mielipidettään esille näissä isommissa tapaamisissa””Että tätä oon kuullu muualtakin, että ei oo uskaltanu
tuoda sitä mielipidettään esille näissä isommissa tapaamisissa”
”Monesti aiheet alkavat vasta kun virallinen osuus päättyy””Monesti aiheet alkavat vasta kun virallinen osuus päättyy”
Osallistavan strategiatyöskentely onnistui kirjastossa. Sen merkityksellisyys on todettu myös
useissa tutkimuksissa.
Osallistavan strategiatyöskentely onnistui kirjastossa. Sen merkityksellisyys on todettu myös
useissa tutkimuksissa.
Strategiaprosessilla on aina suunta, johonkin ja jostain pois, sattuu joihinkin ihmisiin, miellyttää toisia
When you tell people that they are resources, they become resources. It’s quite simple actually.
–Ole Hamre
LESSONS LEARNED/ Osallistumisen muodot vallankäytön kannalta
Sherry R Arnstein: Participation Ladder 1969
• Eriävät intressit (osallistaja/
osallistettava)• Kuka käyttää valtaa?
eli kansalaisten mielipide neuvoa-antava, ei todellista päätösvaltaa
LESSONS LEARNED• ”Tää kokonaiskuva ei oikein hahmotu, mitä tässä yritetään?”• On tärkeää antaa avata prosessi etukäteen kaikille.
•Onnistumisresepti- Mikä on tavoite? Mitä käyttäjiltä/työntekijöiltä/ osallistujilta halutaan kysyä ja miksi? Mitä osallistamisesta pitää saada irti?- Räätälöi menetelmät tavoitteen mukaisiksi, suunnittele prosessi vastaamaan tarkoitusta- Ole ”askel edellä”, minkä laajemman prosessin osa osallistaminen on? Mihin ollaan menossa?-Missä pisteessä haluan olla, kun vaihe x on ohi?
LESSONS LEARNED•”Mitä tekemistä strategialla on oman työni kanssa?”•Monen kirjastolaisen mielestä asioita suunniteltiin liian isossa mittakaavassa. Strategia koettiin välillä etäiseksi. Työntekijöillä oli kuilu isojen linjauksien ja oman työn välillä.
•Onnistumisresepti•Palastele prosessi helposti sulateltaviin osiin•Tuo lähelle arkea, yksinkertaista ja konkretisoi•Jos mahdollista, mieti, mikä on kunkin työntekijöiden/yksiköiden paras näkemysosa-alue? Missä kohtaa kannattaa osallistaa ja mitä kannattaa kysyä? Mitkä menetelmät valitaan, jotta ne antavat työntekijöille todellista valtaa? Miten työntekijöiden panos punotaan mukaan strategiaprosessiin?
LESSONS LEARNED
•”Mistä tiedän vaikuttaako mun idea ja mielipide mihinkään?”•Työntekijöiden mukaan on vaikea seurata sitä, miten oma mielipide ja panos vaikuttaa kokonaiskuvioon. Ideat helposti joko hautautuvat tai jäävät roikkumaan ilmaan.
•Onnistumisresepti•Kerro etukäteen, kuka tekee päätökset ja missä vaiheessa•Miten tulokset käsitellään?•Mihin tulokset vaikuttavat?• Älä etene menetelmät edellä, älä tee osallistamisesta
itsetarkoituksellista, pidä päämäärä mielessä
LESSONS LEARNED• ”Miksi mun kannattaisi osallistua?”•Jo strategia-sana haukotuttaa. Onneksi sitä voi myös tehdä kiinnostavasti.
•Onnistumisresepti•Kytke oikeat ihmiset mukaan
-Miksi juuri he ovat oikeat ihmiset? Miten tavoitat ja motivoit heidät mukaan?-Miten tehdään jotakin, mikä juuri näille ihmisille on oikeasti tärkeää
•Puno prosessin sisään palkitsevuutta ja houkuttelevuutta•Tuo mukaan osallistujien taidot ja intohimot•Motivoi ja ole kiinnostava
LESSONS LEARNED•”Kun kukaan ei kuitenkaan kerro mitään”•Viestimättä jättäminen, dialogin ja palautteen puuttuminen laskevat motivaatiota osallistua.
•Onnistumisresepti•Aikatauluta niin, että ehdit viestiä tulevista stepeistä hyvissä ajoin etukäteen.•Ole avoin ja läpinäkyvä.•Viesti mieluummin liikaa kuin liian vähän.•Yritä löytää hyviä esimerkkejä ja onnistuneita juttuja, joissa kiteytyy koko homman juoni. •Avaa tehtyjä päätöksiä, kerro kuinka päätöksissä näkyy henkilöstön panos ja ideat.
LESSONS LEARNED•”Kun meillä on liikaa tasoja ja hierarkioita”•Kuka huolehtii siitä, että kaikkien äänet saadaan kuuluviin? Miten prosessi voidaan toteuttaa tasapuolisesti vaan ei tasapäistävästi?•Keskijohdon tärkeä rooli
•Onnistumisresepti• Miten viestit kulkevat organisaation kaikilla tasoilla?• Jos mahdollista, tarjoa vaihtoehtoisia osallistumisen tapoja (esim. haastattelut
ja jokin muu?), jotta kaikki varmasti löytyvät itselleen sopivan tavan osallistua ja valinnanvapaus säilyy
• Rooleja on usein hyvä sekoittaa esim. menetelmien avulla, jotta päästään ”kiristävästä työminästä ” irti.
LESSONS LEARNED•”Se termiviidakko! Sama kuin opettelisi jotain vierasta kielt䔕Työntekijöille saattaa asettaa haasteita jo pelkkä sana ”strategia” – mitä se tarkoittaa? Eri ihmisille eri asioita.
•Onnistumisresepti•Luo strategialle sellainen kehys/tarina, että kaikki ymmärtävät, mitä sillä NK:ssa tarkoitetaan. •Puhu osallistujien kielellä: ”We need to use the language of the people we want to engage.” -Allan Klie•Voiko strategiakieltä yksinkertaistaa? Esim. kriittiset menestystekijät = nämä ainakin pitäisi toteuttaaEsim. strateginen päämäärä = mitä halutaan saavuttaa tällä alueella•Kohderyhmän luonne - onko kyseessä edelläkäyttäjät vai tavikset? Nörtit vai burleskit? Luetteloinnin väki, kehittäjät vai virastomestarit?•Mitä tietoa ja ennakkokäsityksiä heillä on? Mitä taas puuttuu?
LESSONS LEARNED
•”Tehtiin uusi strategia. Mutta arki on sama vanha”•Strategian jalkautus on tärkeä ja kriittinen osa strategiaprosessia.
•Onnistumisresepti•Ole valmis muutokseen. Kun lähdet vuorovaikutukseen ulospäin, ole valmis muuttumaan sisältäpäin. Osallistavat prosessit usein heiluttavat organisaatiota suuntaan tai toiseen•Ota strategian jalkautus alusta asti mukaan kokonaissuunnitelmaan.•Työstä strategiset tavoitteet eteenpäin toimialaa/ tiimiä koskeviksi toimenpiteiksi.•Vaikuttavuuden kannalta on tärkeää viedä tulokset loppuun saakka. Se vaatii pilotteja, projekteja, jalkauttamista, henkilökunnan sitouttamista, tiedon siirtämistä jne. •”Yhtä tärkeää kuin oikean asian jalkauttaminen, on sen jalkauttaminen oikein.”•”On yhtä suuri virhe vahtia liikaa kuin vahtia liian vähän.”
LESSONS LEARNED• Hyvin fasilitoitu on puoliksi tehty
-Carolyn Snyder: ”Hyvä fasilitaattori on 1. lentoemäntä (onko kaikki hyvin?), 2. urheiluselostaja (välittää informaatiota), 3. tieteilijä (pyrkii ohjaamaan tilannetta niin, ettei tieto vääristy).”-MUTTA YHTÄ LAILLA hyvä fasilitaattori laittaa merkille kiinnostavat huomiot ja työntää prosessia niitä kohti-Löydä hyvä tasapaino: miten paljon osallistujia ohjaillaan, miten paljon osallistujille annetaan etukäteistietoa, miten heidän ”lämmitellään” ja ”vihitään” aiheeseen, miten paljon prosessia strukturoidaan etukäteen ja miten paljon osallistujat pääsevät itse vaikuttamaan sen kulkuun, miten tulokset käsitellään
LESSONS LEARNED• Dokumentoi, dokumentoi, dokumentoi
-Tiedon muodonmuutokset-Tietoa on läsnä koko prosessin ajan, mutta eri muodoissa ja erilaista muokkaamista vaatien, pitää osata tulkita, nähdä ”verhon” taakse, mitkä tekijät ovat ihmisten ”ajureita”, mitä asiaa X he tarkoittavat kuvatessaan juttua Y-Katkokset (rajalliset resurssit, aikapaine)-Käyttöä tutkivat ja asiakkaita osallistavat ovat eri ihmisiä kuin tietoa hyödyntävät suunnittelijat – käyttäjätieto on ”saattaen vaihdettavaa”-Käyttöä koskeva tieto pitää yleensä muuttaa vastaamaan tulevan suunnittelun tarpeita
Stickdorn & Schneider: This is service design thinking
TEHTÄVÄ
•Saitko tästä esityksestä irti mitään konkreettista hyötyä ajatellen NK:n strategiaprosessia?•Mitkä kaksi asiaa tästä esityksestä viet eteenpäin osaksi NK:n strategiaprosessia?
•Käy lyhyt keskustelu parisi kanssa. Aikaa n. 5 minuuttia.
08.04.23
kirjastotoimen apulaisjohtaja vuoteen 1980 saakka