o documento administrativo como fonte de história da justiça federal
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O documento administrativo como fonte de história da
Justiça Federal
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Arquivo de Guarda Permanente É constituído pelo conjunto de documentos, que tendo perdido
sua utilidade administrativa, devem ser definitivamente preservados pelo seu valor histórico, probatório e informativo
É formado a partir da avaliação e aplicação da tabela de temporalidade dos documentos. Seu acervo deve receber tratamento técnico diferenciado, assim como condições específicas de guarda e acesso.
Esses documentos são inalienáveis e imprescritíveis. Nesta fase a consulta aos documentos é totalmente aberta ao público, não podendo haver restrição de acesso ao documento de valor permanente.
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Todo documento de guarda permanente é histórico? Classificar um documento como sendo
histórico é uma avaliação subjetiva e delicada. Os critérios históricos não são objetivos, sendo definidos a partir do conhecimento de cada documento existente nos acervos das instituições. A historicidade de um documento é determinada apenas pelo olhar do pesquisador. É o tipo de foco de pesquisa que irá caracterizar a historicidade do objeto.
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História institucional:
é possível verificar a construção da instituição em âmbito local ou regional, no decorrer do tempo, observando-se a atuação de Magistrados, a forma de andamento processual, bem como outras informações constantes de documentos jurídicos e administrativos;
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A utilização do Arquivo Permanente para fins administrativos Mesmo quando, a princípio, o arquivo permanente
deixou de ser útil à Administração, não se deve perder de vista o seu caráter informativo.
Às vezes, um documento de guarda permanente pode ser o único capaz de responder a certas necessidades administrativas.
Os documentos de guarda permanente são essenciais para reconstituir a evolução do Órgão ou para realizar estudos retrospectivos.
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Alguns documentos
administrativos de guarda
permanente
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Folha de abertura do Livro de Termos de Compromisso dos funcionários da Justiça Federal no Estado de São Paulo - 1911
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Termo de compromisso para o lugar de primeiro suplente do substituto do juiz federal no município de Cotia
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Ofício recebido pela Diretoria do ForoRemetente: Conselho da Justiça FederalAssunto: ciência do Provimento 54/74 e do Edital de Eliminação de Autos 1/74
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Prédio da Praça da República
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Fitas K-7 doadas pelo Núcleo de Comunicação Social
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Cuidados de Preservação Objetivo: prolongar a vida útil dos materiais
que dão suporte à informação.
O acesso à informação está diretamente relacionado à garantia de integridade física dos documentos.
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Mudança nas práticas cotidianas Evitar os rasgos, vincos ou dobras, que contribuirão, no longo
prazo, para a “quebra” da folha ou suporte que contém a informação.
Não realizar lanches ou refeições na área onde os documentos se encontram. A ingestão ou guarda de alimentos e bebidas favorecem a ocorrência de infestações biológicas, criando condições propícias para o desenvolvimento de insetos e fungos.
A poeira também propicia o desenvolvimento de colônias de fungos e outros microorganismos nas superfícies dos documentos, agindo também como elemento abrasivo.
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"a distância entre a administração e a história, no que concerne aos
documentos, é apenas uma questão de tempo".
(Bellotto, Heloisa Liberalli 1991 Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo, T. A. Queirós)
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Bibliografia
BRASIL. Conselho da Justiça Federal. Resolução n.º 23, de 19 de setembro de 2008. Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus. Disponível em: http://intranet.jfsp.jus.br/assets/Uploads/gestaodocumental/res0232008cjf.pdf
LOPES, Thais Menandro. Processo judicial: importância como fonte histórica e cuidados de preservação. São Paulo, 2010. Disponível em: http://www.jfsp.jus.br/assets/Uploads/administrativo/NUCE/Textos/Processo-judicial-como-fonte-histrica.pdf
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. Publicações Dom Quixote, Lisboa, 1998.