o sistemas e métodos (fonte: araujo, luis césar g. de - são paulo, ed
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Apresentação resumida sobre a Evolução da Teoria das Organizações; Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais; Instrumentos de levantamento de informações; Estudo de layout; Análise de processos - Fluxogramas; Análise da distribuição do trabalho; Análise e desenho de formulários; Manualização - elaboração e uso e manuais; Departamentalização (estruturação) - formulação e análise; Organograma - formulação e análise estrutural.TRANSCRIPT
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Organização, Sistemas e Métodos
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A evolução da Teoria das Organizações
a) Escola Clássica;b) Escola de Relações Humanas; c) Abordagem Estruturalista; d) Abordagem Sistemas Abertos; e) Abordagem Contingencial; ef) Tendências da Teoria das Organizações.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.
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Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais
Um estudo organizacional
precisa se desenvolver pautado
por uma estratégia que o auxilie
no diagnóstico e tratamento
dos principais problemas da empresa.
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Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais (2)
Uma boa estratégia possui os seguintes passos:
a) definição do objeto de estudo;
b) pesquisa preliminar;
c) planejamento da ação;
d) execução;
e) identificação dos principais problemas e necessidades;
f) formulação (e escolha) de alternativas de ação;
g) mudança e acompanhamento; e
h) reavaliação.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestãoorganizacional. Obs.: Conjunto de etapas elaborado com base na experiência de Luiz Carlos de Danin Lobo.
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Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais (2)
A estratégia de atuação precisa ainda contemplar uma etapa de sensibilização, onde a idéia é tornar o indivíduo parte da mudança, promovendo o entendimento acerca
das razões que levam à necessidade
de transformação.
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Instrumentos de levantamento de informações
Entrevista; Questionário; e Observação Pessoal
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Vantagens da entrevista
Permite maior abertura para os entrevistados; Permite a exposição oral; Possibilita conhecimento mais profundo para o
analista; Alcança informações “guardadas” na memória
do entrevistado; Proporciona um melhor julgamento sobre as
chefias e funcionários; e Estimula o raciocínio de ambos: entrevistado e
entrevistador.
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Desvantagens da entrevista
Dificuldade de fazer anotações; Palpites e adivinhações; e Envolvimentos de natureza
emocional.
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Condições de aplicação do questionário
Falta de tempo para entrevista; Dificuldade de realizar entrevista; Distanciamento geográfico; e Levantamento de dados
quantificáveis.
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Vantagens do questionário
Permite que se obtenha informações ao mesmo tempo em que outra atividades são realizadas;
Propicia ao inquirido tempo para formular respostas;
Vence problemas de contato entre entrevistado e e analista; e
Possibilita maior detalhamento nas respostas.
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Desvantagens do questionário
Inibe o inquirido a formular críticas; Resistência ao preenchimento; Emissão de falsas informações; Interpretação variada de uma mesma
pergunta;e Lentidão do processo de tomada de informações.
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Vantagens da observação pessoal
É um meio para se comparar as informações obtidas com a realidade;
Melhor receptividade às sugestões formuladas por quem desenvolve o estudo; e
Conhecimento técnico e prático do assunto estudado.
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Desvantagens da observação pessoal
Processo demorado; Impressões errôneas; e Perturbação dos trabalhos regulares.
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Estudo de layout
A importância de um estudo de layout está no fato de que o espaço físico organizacional influi no trabalho desenvolvido pelos indivíduos dentro da empresa.
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Indicadores de problemas no layout
Demora excessiva; Fluxo confuso de trabalho; Excessiva acumulação; Má projeção de locais de trabalho; e Perda de tempo no deslocamento de
uma unidade à outra.
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Objetivos do estudo de layout
Obter um fluxo de informações eficiente;
Obter um fluxo de trabalho eficiente; Facilitar a supervisão; Reduzir a fadiga do empregado; Impressionar clientes e visitantes; e Aumentar a flexibilidade para as
variações necessárias.
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Estratégia de um estudo de layout Cálculo da área necessária ou existente; Planta baixa; Verificação do fluxo de pessoas e
papéis; Determinação da quantidade e natureza
dos móveis e equipamentos; Determinação da extensão e localização
das instalações elétricas e hidráulicas; Preparo e disposição de miniaturas; Apresentação de alternativas; e Implantação e acompanhamento.
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Técnicas de layout
Layout em corredor; Layout em espaço aberto; e Layout panorâmico
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Análise de processos - Fluxogramas
Indicadores de problemas no processo:
a) Filas;
b) Reclamações de outros pontos da organização;
Objetivo do estudo de processo:
Assegurar a fluidez da movimentação de papéis, pessoas e informações na organização, mantendo os limites decisórios dentro de padrões de eficácia e eficiência.
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Estratégia para estudo de processos
Escolha do processo a estudar; Coleta dos passos e representação gráfica; Análise dos métodos do processamento
atual; Implantação do novo processo; e Manualização do processo.
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Técnicas
Fluxograma sintético; Fluxograma de blocos; Fluxograma esqueleto; Fluxograma de procedimentos; Fluxograma vertical e horizontal; Fluxograma vertical; Fluxograma de documentos; e Planilha de fluxograma integrado.
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Análise da distribuição do trabalho
Indicadores de problemas na distribuição do trabalho:
a) Insatisfação de outras unidades;
b) Demora na transmissão de dados, na entrega de documentos;
c) Divulgação em rede de dados incorretos;
d) Filas; e
e) Rendimento individual fraco.
Objetivos: verificar a qualidade do trabalho, seu rendimento, eficácia, eficiência, produtividade e minimizar tensões internas.
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Etapas da análise da distribuição do trabalho
a) Identificação das tarefas individuais; b) Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços; c) Montar o quadro de distribuição do trabalho; ed) Analisar o quadro;
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Técnicas
a) Quadro de distribuição do trabalho; b) Quadro simplificado da distribuição do trabalho; ec) Quadro de custo do trabalho.
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Análise e desenho de formulários
Indicadores de problemas em formulários:
a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; b) formação de filas; c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; ed) demoras na utilização.
Objetivos: facilitar o fluxo de informações, uniformizar procedimentos, centralizar controles, promover a criação e desenvolvimento de formulários, fixar padrões para projeto e especificações físicas para formulários, harmonizar o seu uso junto aos demais componentes organizacionais e compatibilizar sua ação com as expectativas dos funcionários.
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Estratégia na análise e desenho de formulários
Levantamento dos formulários existentes, classificação e codificação;
Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações;
Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou adaptação;
Criação de novos formulários; e Teste dos formulários
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Técnicas
Periférica; e Comparativa.
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Manualização - elaboração e uso e manuais
Os indicadores para o uso de manuais estão ligados a:
a) divulgação;
b) coordenação;
c) análise; e
d) treinamento.
Objetivo: permitir a reunião de informações de forma organizada e criteriosa.
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Estratégia para manualização
a) Itemizar os modelos manualizados;
b) Qualificar a manualização;
c) Elaborar o manual; e
d) Distribuir o manual.
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Tipos e técnicas de manualização
a) Manual de organização, manual de estrutura;
b) Manual de instruções, manual de normas e procedimentos, manual de processo, manual de procedimentos, manual de serviços;
c) Manual de formulários;
d) Manual de seqüência administrativa ou de métodos operacionais; e
e) Manual de normas.
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Departamentalização (estruturação) - formulação e análise
Objetivos:
a) aproveitar a especialização;
b) maximizar recursos disponíveis;
c) controlar;
d) coordenar;
e) descentralizar;
f) integrar ambiente e organização; e
g) reduzir conflitos.
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Técnicasa) Área geográfica;
b) Clientes;
c) Contingência ambiental;
d) Funções;
e) Mercado;
f) Número;
g) Processo;
h) Produto ou serviços;
i) Projeto;
j) Task-force ( força-tarefa); e
k) Tempo. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.
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Organograma - formulação e análise estrutural
Objetivos
a) divisão do trabalho;
b) relação superior-subordinado;
c) trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais; e
d) análise organizacional facilitada.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.
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Técnicas
a) Estrutural;
b) Circular ou radial;
c) Funcional (a);
d) Funcional (b);
e) Estrutural-funcional; e
f) Matricial
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.
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Manualização - formulação e análise estrutural Objetivos:
a) explicitar as diretrizes básicas da empresa;
b) relatar resumidamente a história da empresa;
c) demonstrar a estrutura organizacional;
d) definir funções, posições, responsabilidades e relações entre cargos; e
e) atender às exigências das normas internacionais.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.
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Tipos e técnicas
a) Manual de política;
b) Manual de organização (a);
c) Manual de organização (b);
d) Manual de organização (c); e
e) Manual de organização (d).
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Sistemas de informação nos estudos organizacionais
Objetivos:
a) estabelecer uma estrutura organizacional com delegação de autoridade e responsabilidade bem definidas;
b) elaborar normas de conduta adequadas;
c) criar uma filosofia e uma estrutura de comunicação e de treinamento;
d) criar subsistemas de informações; e
e) possibilitar programas de auditoria.
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Técnicas
a) Sistemas de informações (a); e
b) Sistemas de informações (b).
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Mudança organizacional
Como desenvolver um programa de mudança?
a) suporte da alta administração;
b) consciência sobre o impacto do processo de mudança;
c) preparação da mudança;
d) conhecer o alcance dos vários programas de mudança;
e) não esperar resultados plenos e imediatos;
f) congruência entre os objetivos da mudança e os valores da empresa; e
g) controle. Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.
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Mudança organizacional
O que é mudança organizacional?
É qualquer alteração significativa dentro da organização, que seja articulada, planejada e operacionalizada por pessoal interno ou externo à organização, tendo ainda o apoio e supervisão da administração superior. A mudança organizacional deve atingir os componentes comportamental, estrutural, tecnológico (equipamentos), estratégico e tecnológico (conhecimento), qualquer que seja a ferramenta a ser utiizada
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Bibliografia
ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2000.