o365 het nieuwe werken is open!
TRANSCRIPT
![Page 1: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/1.jpg)
O365
Het nieuwe werken is OPEN!
V-ICT-OR Shop IT 2016
![Page 2: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/2.jpg)
Agenda
1. Introductie
• Over “Kind en Gezin”• Keuze en meerwaarde O365
voor Kind en Gezin
2. O365 – Risicobeheersing
• Dataclassificatie• Informatieveiligheid
• Andere randvoorwaarden
3. O365 – Implementatie
• Veranderingsbeheer• Inspiratie –
Implementatievoorbeelden
binnen Kind en Gezin
![Page 3: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/3.jpg)
Over Kind en Gezin
• IVA met rechtspersoonlijkheid
• Missie:
Kind en Gezin wil, samen met zijn partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren isof opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren.
• 3 beleidsdomeinen:
o Preventieve gezinsondersteuning Preventieve dienstverlening aan gezinnen met jonge
kinderen, overal in Vlaandereno Kinderopvang
Regie van de kinderopvang en “vergunner”o Adoptie
![Page 4: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/4.jpg)
Organisatie van “Kind en Gezin” (cijfers zomer 1995)
Gedecentraliseerd:
• 1 Centrale administratie - Brussel• 5 Provinciale afdelingen• 63 Regiohuizen• 342 Erkende consultatiebureaus voor het Jonge Kind• 118 Huizen van het Kind
1288 personeelsleden
• 788 regioteamleden zijn altijd onderweg
Externe partners in de consultatiebureaus• 1288 artsen• Ongeveer 5500 vrijwilligers
+50 partners met wie we samenwerken
![Page 5: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/5.jpg)
Ons O365 verhaal start met…
visievorming
of:waar zit de
meerwaarde?
![Page 6: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/6.jpg)
2009 We hebben onze missie aangepast
MISSIE Kind en Gezin
Kind en Gezin wil, samen met zijn partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren.
![Page 7: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/7.jpg)
Onze 4 interne waarden
Open, Positief, Gedreven en Deskundig
OPEN: we vinden het belangrijk dat
informatie en kennis niet toebehoort aan
een individu, maar aan onze organisatie
2010 4 interne waarden gekoppeld aan de missie
![Page 8: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/8.jpg)
• Sinds 2011: intern samenwerkingsplatform SharePoint 2010
• Doelstelling:
– steeds maar 1 en meest recente versie van een document
beschikbaar
– 1 zoekingang voor alle documenten
– toegangsbeheer door eindgebruikers (site-verantwoordelijken)
– ondersteuning levenscyclus beleidsdocumenten (aanmaak
tot publicatie)
– digitalisering documenten en centrale bewaarruimte voor alle toepassingsdocumenten
– efficiëntere samenwerking.
Intern samenwerkingsplatform SharePoint
![Page 9: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/9.jpg)
2012 strategische keuze - Informatie is OPEN !
Kennis en documenten behoren niet toe aan
de organisatie maar moeten zo veel als mogelijk
gedeeld kunnen worden met partners
![Page 10: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/10.jpg)
geen antwoord op vragen als:
virtueel overleg,
Byod (bring your own device),
integratie sociale media (Yammer)
…
ONS INTERN SAMENWERKINGSPLATFORM DEKTE NIET DE BEHOEFTE
Platform niet toegankelijk voor derden
En dit is waarom … onze mensen niet gemanagde en onveilige platformen gebruikten om info te delen
![Page 11: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/11.jpg)
Voordelen publieke cloud:
• Toegangbaarheid & controle
– Beheer en ondersteuning meerdere browsers/OS Platforms en toestellen (Smartphones, Laptops, PCs) - BYOD
– Bereikbaar los van K&G-netwerk
– Beheersbare omgeving (anders dan bijv. DropBox,…)
– Externe gebruikers: geen extra beheer en geen toegang tot interne K&G-systeem
• Cloud-partner
– Beheerst het externe datacenter
– Garandeert een hoge beschikbaarheid van het platform (SLA)zonder extra infrastructuurkost
– Beschikt over de noodzakelijke IT-expertise & veiligheidsmaatregelen
TO CLOUD OR NOT TO CLOUD, dat was de vraag…
K&G
![Page 12: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/12.jpg)
Doorslaggevende factor op dat ogenblik:
Collaboratie
Teamwerking
Najaar 2012 - Organisatie van een BATTLE
De winnaar
Google : document is van individu die beslist met
wie hij/zij dit document deelt
Microsoft: document aangemaakt/opgeladen in
teamsite, behoort de facto tot team
=> sloot volledig aan bij onze open visie
![Page 13: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/13.jpg)
Groot nadeel van de publieke cloud: informatieveiligheid
Cloudproviders: vaak VS-bedrijven
– VS wetgeving aangaande Data Privacy is een issue!
– Informatieveiligheid IS een issue
Ons antwoord: risicoanalyse en risicomanagement
TO CLOUD OR NOT TO CLOUD, THAT’S THE QUESTION
![Page 14: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/14.jpg)
door management van Kind en Gezin – resultaten:
• Vlot informatie delen met derden = belangrijk onderdeel van onze visie
• Gegevens bevinden zich in een beveiligde omgeving specifiek voor Kind en Gezin.
• Gegevens zijn volgens KG niet beter maar ook niet minder
beveiligd als bij K&G zelf.
• Bedrijf als Microsoft kan het zich niet permitteren om grote
veiligheidsrisico’s te lopen.
• Indien we geen oplossing bieden aan onze collega’s, zullen deze heel
wat zaken via een niet-gemanaged cloudplatform delen met
externen (of zichzelf).
![Page 15: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/15.jpg)
O365 gebruiken we als platform
om samen te werken intern en met externen
MAAR nood aan…
1) een grondige dataclassificatie,
2) richtlijnen over cloudgebruik en
3) een aangepast arbeidsreglement
Beslissing door management Kind en Gezin
![Page 16: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/16.jpg)
1. Publiek: Informatie die K&G bewust deelt met alle burgers/de buitenwereld (persberichten, communicatie woordvoerder, website, …)
2. Intern: Informatie die K&G intern deelt en/of met betrouwbare externe partners, conform de interne waarde <open>. Dus alles is gedeeld tenzij je een reden hebt om informatie te beschouwen als vertrouwelijk of privacygevoelig.
3. Vertrouwelijk: Informatie die K&G selectief deelt, eventueel met partners. Een lek schaadt de integriteit van K&G of van betrokkenen niet.
• Interne vertrouwelijke nota’s
• Identificatiegegevens, zoals NAW, telnr, mailadres,…
• Tijdelijke documenten die men nog niet wil delen
4. Privacygevoelig: Informatie die K&G selectief deelt, eventueel met partners. Een lek schaadt de integriteit van K&G of van betrokkenen.
• Rijksregisternummers
• Gerechtelijke gegevens
• Socio-medische gegevens van gezinnen
• Inkomensgegevens van gezinnen, …
DATACLASSIFICATIE binnen Kind en Gezin - 4 categorieën
![Page 17: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/17.jpg)
De dataclassificatie van O365 is “vertrouwelijk”
Governance
IAM
IT Security
OperationalSecurity
Cloud service DOES NOT satisfy
Cloud service MAY satisfy
Cloud service DOES satisfy
0%
20%
40%
60%
80%
100% Governance = “beheer”, juridische zekerheden etc…
IAM = Toegangscontrole, authenticatie enz.
IT Security = “beveiliging”,
Bronnen:
- Risicomodel van SMALS
- Aanvaard door regulatoren zoals Privacycommissie
(advies nr 04/2015 van 25 februari 2015)
- Conform de nieuwe minimale veiligheidsnormen van KSZ,
geldig vanaf 2016
![Page 18: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/18.jpg)
Minimale beveiliging per datacategorie
![Page 19: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/19.jpg)
BYOD (Bring Your Own Device)
- Niet K&G toestellen via O365 portaal
- Mobiele toestellen krijgen toegang, maar:
- Aanvaarding toestellen op het centraal platform- 7Zip encryptie en paswoordbeveiliging
- 2 Factor Authenticatie (nog in onderzoek)- Digital Rights Management (nog in onderzoek)
![Page 20: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/20.jpg)
GROTE CHANGE!
Werken met een nieuwe toepassing…maar vooral een CULTUURWIJZIGING om
anders te gaan samenwerken en documenten/kennis te delen!
![Page 21: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/21.jpg)
Grootste uitdaging K&G = verandering implementeren
• 1.400 collega’s zonder IT-focus
op een goede manier
leren samenwerken en kennisdelen met collega’s en partners
• Implementeren van nieuwe werkwijze/cultuur = groter uitdaging dan
implementeren van een nieuwe technologie
• Continue zoektochtnaar meerwaarde en efficiëntiewinst
voor collega’s, partners en de burger
• Stapsgewijze aanpak
• Waarbij de IT-afdeling moet leren loslaten
![Page 22: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/22.jpg)
Oprichting EHBO-team
1ste hulp bij O365
Aanpak veranderingstraject
Vragen komen paswanneer collega’s O365 stapsgewijs in gebruik nemenen niet tijdens opleidingssessies.
(cf olifant… gewoon te groot om ineens op te eten)
• Office 365 IT-accounts&
Office 365-ambassadeurs (gerbuikers) verzorgen de ondersteuning van de afdelingen
• Aanpak/Ondersteuning op maat
• Infosessies, workshops, “Leuk & Leerrijk”-activiteiten onder de middag, trainingen op maat, …
![Page 23: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/23.jpg)
Intranetberichten
![Page 24: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/24.jpg)
![Page 25: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/25.jpg)
![Page 26: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/26.jpg)
SKYPE – K&G Academie TV: live infosessies vanop eender welke plaats
![Page 27: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/27.jpg)
Artikel in personeelsblad
Lync/Skype verkoopt zichzelf
Verschillende initiatieven:
• Minder verplaatsingen
• Ad-hoc kennisdeling• Snel toegang tot experten
• Interactieve webinars met
partners, ouders,…• Inzet van afstandstolken
• Extra communicatiekanaal
intern, met partners en de burger
• Online trainingskanaal
• Online ondersteuningskanaal
SKYPE
![Page 28: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/28.jpg)
SKYPE - Gebruik van polycoms voor efficiënter overleg
![Page 29: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/29.jpg)
NU: Inzet (doven)afstandstolk op consultatiebureau
TOEKOMST: online vertalingen
![Page 30: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/30.jpg)
Huis van het Kind Antwerpen Samenwerken en kennisdelen met externen via Office 365 Sites
Meerwaarde
CONTACT
MAILS
GEEN LICENTIEvoor externe
![Page 31: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/31.jpg)
K&G O365 (team)sites – Office OnlineReal-time samenwerkenaan documenten
met interne en externe teamleden
Officevoor externe leden
![Page 32: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/32.jpg)
K&G O365 (team)sites – Standaardopbouw a.d.h.v. K&G APP
![Page 33: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/33.jpg)
K&G O365 (team)sites – Standaardopbouw met 3 componenten
VERGADEREN notitieblok DOCUMENTEN BEWERKEN & DELEN - OPEN (iedereen team + K&G) gedeelde documentenbib.
KENNISDELEN & BRAINSTRORMEN - VERTROUWELIJK (enkel team) teamdocumentenbib. via nieuwsfeed
![Page 34: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/34.jpg)
K&G O365 (team)sites – OneNote:Agenda voorbereiden & verslaggeving + kennisdeling
![Page 35: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/35.jpg)
• VROEGER
– Aanmaak of netwerkfolders
– Toegang tot de folders
• NU
– Aanmaak nieuwe (team)sites via app
• Standaard “Kind en Gezin”-thema
• Creatietijd < 5 sec
– Toegang verlener zonder IT interventie
• Eindgebruiker is verantwoordelijk voor de toegang tot zijn/haar site/document
• Eenvoudig via 1 klik (‘delen’)
– Beheer van de verschillende sites door eindgebruikers
• Mogelijkheid om apps toe te voegen tot (team)site
• Mogelijkheid tot wijzigen opstartpagina
ICT is NIET langer de enige eigenaar van sites
![Page 36: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/36.jpg)
Andere opstartpagina’s sites
![Page 37: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/37.jpg)
O365 SITES &ONEDRIVE – Persoonlijke folder in O365
&ook lokaal offline beschikbaar(indien gewenst – richtlijnen!)
![Page 38: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/38.jpg)
OUTLOOK: Fysieke bijlagen vermijden –documenten delen via linken
URL based on DocId
![Page 39: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/39.jpg)
• STAP 1 – Digitalisering en centralisering personeelsdossiers (SharePoint)
• STAP 2 – dossierbeheerders personeel die over de grenzen van deprovinciale afdelingen samenwerken als 1 team (Skype)
minder verplaatsingen
flexibele inzet van personeel
inzet per expertise
Case PersoneeldossierbeheerdersFlexibel werken met SharePoint en Skype
![Page 40: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/40.jpg)
CLOUD PBX – Integratie telefonie project RTL nabij
Steeds nieuwe mogelijkheden ..
DELVE – Efficiënter (samen)werken
…
![Page 41: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/41.jpg)
SAMENWERKENover de grenzen van de organisatie
MET PARTNERS
HET NIEUWE WERKEN / O365bij “Kind en Gezin”
betekent
niet alleen KANTOORINNOVATIE,satellietkantoren en thuiswerken
OPENHEID / TRANSPARATIE in kennis en data
SAITMicrosoft …
![Page 42: O365 Het nieuwe werken is OPEN!](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062401/5876006a1a28ab7b578b6a88/html5/thumbnails/42.jpg)
De nieuwe manier van (samen)werken is OPEN
Dank je voor jullie aandacht