คมอการปฏบตงานสารบรรณ

จดทำาโดยฝายบรหารทวไป

สำานกควบคมวตถอนตราย

ปงบประมาณ ๒๕๕๘สารบญ

หนา

ความสำาคญของงานสารบรรณ 1

ความหมายของงานสารบรรณ 1

การรบหนงสอ 4

การสงหนงสอ 6

การเกบรกษา ยม และทำาลายหนงสอ 10

หลกการเขยนหนงสอตดตอราชการ 15

การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ 29

การรางและการตรวจแกรางหนงสอ 31

การเสนอหนงสอตอผบงคบบญชา 33

การทำาสำาเนา 34

การพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร

35

1

ความสำาคญของงานสารบรรณ

การปฏบตราชการในปจจบน อาจกลาวไดวาการเขยนหนงสอเปนหวใจสำาคญของการปฏบตราชการ เพราะงานสวนใหญจะเกยวกบหนงสอ และปญหาทเกดขนมกจะเกยวกบหนงสอ โดยเฉพาะการเขยนหนงสอ เชน ไมรวาจะเขยนอยางไร เขยนแลวใชไมไดตองแกไข ซงสรางความหงดหงดใหกบผเขยน และอาจสรางความไมพอใจใหกบหวหนางานเนองจากทำาใหงานลาชา ดงนน การเขยนหนงสอจงมความสำาคญและจำาเปนคอนขางมากสำาหรบผทเปนขาราชการ พนกงาน ในงานบรหารและธรการซงงานทมหนาท ความรบผดชอบเกยวกบงานสารบรรณ และไดมองเหนถงความสำาคญเกยวกบเรองน จงไดจดทำาคมอปฏบตงานดานงานสารบรรณขนมาเพอเปนองคความรสำาหรบบคลากรในสงกดกรมโรงงานอตสาหกรรม สำานกควบคมวตถอนตราย และหนวยงานอน ใชเปนแนวทางสำาหรบรางโตตอบหนงสอไดงายขน ดงนน ในการเขยนหนงสอราชการ จะตองคำานงถงเรองตอไปน เปนเบองตนกอนคอ

ระเบยบและกฎหมายอนๆ ทเกยวของ มดงน1.ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

แกไขเพมเตม (ฉบบท๒) พ.ศ. ๒๕๔๘2.พระราชบญญตระเบยบบรหารราชการแผนดน พ.ศ. ๒๕๓๔

และแกไขเพมเตม3.พระราชกฤษฎกาวาดวยการมอบอำานาจ พ.ศ. ๒๕๕๐4.ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔5.ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภย พ.ศ. ๒๕๕๒ 6.หนงสอเวยนทเกยวของ

ระเบยบ ม ๒ ประเภท1.ระเบยบทถอปฏบตโดยเครงครด2.ระเบยบทตองปฏบตตาม เครงครดนอยกวา

แนวทางในการเขยนหนงสอราชการ สงทพงปฏบต คอ

2

1.ยดถอตามระเบยบ2.ยดหลกปฏบตตามองคกร (วฒนธรรมของแตละองคกร)3.ยดหลกนโยบายขององคกรเชน กรณการเรยงหนงสอเสนอผ

บงคบบญชา ใหจดเรยงหนงสอคฉบบขนกอนตามดวยฉบบจรงและสำาเนา

ความหมายของงานสารบรรณ

ความหมายของงานสารบรรณ ตามระเบยบขอ 6 หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดทำา การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการทำาลาย ซงมความหมายครอบคลมถงงานทเกยวกบเอกสารทงหมด ซงเรมตงแตขบวนการเรมแรก จนถงขนทำาลายเอกสาร ทงนเพอทจะไมใหมการเกบเอกสารทไมจำาเปนไวในสวนราชการตอไป

ความสำาคญของงานสารบรรณ1.เปนเอกสารราชการ บนทกงาน หลกฐานราชการอนๆ ของ

หนวยงาน2.เปนเครองมอทใชในการอางอง3.เปนเครองมอทชวยในการบรหารราชการ4.เปนหลกฐานราชการทมคณคา5.เปนเครองมอทใชในการตดตอสอสาร6.เปนเอกสารราชการ บนทกงาน หลกฐานราชการอนๆ ของ

หนวยงาน7.เปนเครองมอทใชในการอางอง8.เปนเครองมอทชวยในการบรหารราชการ9.เปนหลกฐานราชการทมคณคา10. เปนเครองมอทใชในการตดตอสอสาร

.

ความหมายของหนงสอราชการ

3

หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก1.หนงสอสวนราชการมไปถงสวนราชการ2.หนงสอสวนราชการมไปถงหนวยงานทมใชสวนราชการ หรอ

บคคลภายนอก3.หนงสอทหนวยงานอนทมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมไป

ถงสวนราชการ4.เอกสารททางราชการจดทำาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ5.เอกสารททางราชการจดทำาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอ

บงคบ6.ขอมลขาวสาร หรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกส

ชนดของหนงสอราชการหนงสอราชการ ม 6 ชนดคอ1. หนงสอภายนอกคอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบ

พธการ ใชตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนทมใชสวนราชการ หรอมถงบคคลภายนอก ใชกระดาษ ครฑ

2. หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธการนอยกวาหนงสอภายนอก ใชตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ

3. หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายเปนผรบผดชอบและลงชอยอกำากบตรา ใชกระดาษครฑ

หนงสอประทบตรา ใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองสำาคญ ดงน

1. การขอรายละเอยดเพม2. การสงสำาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร3. การตอบรบทราบ ทไมเกยวกบราชการสำาคญ หรอการเงน4. การแจงผลงานทไดดำาเนนการไปแลว

4

5. การเตอนเรองทคาง6. เรองหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกำาหนด โดยทำา

เปนคำาสง4. หนงสอสงการม 3 ชนด คอ

4.1 คำาสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมายใชกระดาษครฑ

4.2 ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอำานาจหนาทไดวางไว เพอเปนหลกปฏบตงานเปนประจำาใชกระดาษครฑ

4.3ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอำานาจหนาทกำาหนดใหใช โดยอาศยอำานาจของกฎหมายทบญญตใหกระทำาไดใชกระดาษครฑ

5.หนงสอประชาสมพนธม 3 ชนด คอ5.1ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอ

ชแจงใหทราบ หรอแนวทางปฏบตใชกระดาษครฑ5.2แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลง เพอ

ทำาความเขาใจในกจการของทางราชการ หรอเหตการณหรอกรณใดๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษครฑ

5.3ขาว คอบรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ

6.หนงสอทเจาหนาททำาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการม 4 ชนด คอ

6.1หนงสอรบรองคอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไป ใชกระดาษครฑ

6.2รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน

6.3บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตำากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกน ในการปฏบตราชการ ใชกระดาษบนทกขอความ

5

6.4หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานในทางราชการ ซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ หรอหนงสอของบคคลภายนอกทเจาหนาทรบเขาทะเบยนหนงสอราชการ แลวมรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรมจะกำาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหทำาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนและสอบสวน และคำารอง เปนตน

หนงสอตดตอราชการประกอบดวย1. หนงสอภายนอก2. หนงสอภายใน3. หนงสอประทบตรา4. บนทกเสนอ คอหนงสอตดตอภายในหนวยงาน ผใดลง

นามกได ไมใชกระดาษบนทกขอความกได เปนทางการหรอไมกได และเขยนดวยลายมอหรอพมพกไดเชนกน

ชนความเรวของหนงสอราชการหนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสง และดำาเนนการทาง

สารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท ไดแก

ดวนทสด เปนหนงสอทเจาหนาทตองปฏบตทนททไดรบหนงสอนน

ดวนมาก เปนหนงสอทเจาหนาทตองปฏบตโดยเรว

ดวน เปนหนงสอทเจาหนาทตองปฏบตเรวกวาปกตเทาทจะทำาได

ใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดงขนาดไมเลกกวาตวพมพ 32 พอยท ใหเหนไดชดบนหนงสอและบนซอง ตามทกำาหนดไวในแบบท 1

6

แบบท 2 แบบท 3 และแบบท 15 ทายระเบยบ โดยใหระบคำาวา ดวนทสด ดวนมาก หรอดวน ตามชนความเรวของหนงสอราชการ

ในกรณทตองการใหหนงสอสงถงผรบภายในเวลาทกำาหนด ใหระบคำาวา ดวนภายใน แลวลงวน เดอน ป และกำาหนดเวลาทตองการใหหนงสอนนไปถงผรบ กบใหเจาหนาทสงถงผรบซงระบบนหนาซองภายในเวลาทกำาหนด

การรบหนงสอ

การรบหนงสอ คอ การรบหนงสอจากสวนราชการ หนวยงานเอกชนและบคคลซงมาจากภายนอกและภายใน หนงสอทรบไวนนเรยกวา หนงสอรบ การรบหนงสอมขนตอนการปฏบต ดงน“ ”

1. จดลำาดบความสำาคญและความเรงดวนของหนงสอเพอดำาเนนการกอนหลงและใหผเปดซองตรวจเอกสารหากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอ เพอดำาเนนการใหถกตองหรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐานแลวจงดำาเนนการเรองนนตอไป

2. ประทบตรารบหนงสอตามแบบทมมบนดานขวาของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยดดงน

แบบตรารบหนงสอ(ชอสวนราชการ)

เลขทรบ............................................วนท..................................................เวลา................................................ผรบ........................

7

.........................

2.๑ เลขรบใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยน2.๒ วนทใหลงวนเดอนปทรบหนงสอ2.๓ เวลาใหลงเวลาทรบหนงสอ2.4 ผรบ ใหลงชอผรบหนงสอ

3.ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบโดยกรอกรายละเอยดดงน

3.๑ ทะเบยนหนงสอรบวนท เดอน พ.ศ. ใหลงวนเดอนปทลงทะเบยน

3.๒ เลขทะเบยนรบใหลงเลขลำาดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงลำาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทนเลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ

3.๓ ทใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา3.๔ ลงวนทใหลงวนเดอนปของหนงสอทรบเขามา3.๕ จากใหลงตำาแหนงเจาของหนงสอหรอชอสวนราชการหรอ

ชอบคคลในกรณทไมมตำาแหนง3.๖ ถงใหลงตำาแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอสวน

ราชการหรอชอบคคลในกรณทไมมตำาแหนง3.๗ เรองใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนนในกรณทไมมชอ

เรองใหลงสรปเรองยอ3.๘ การปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน3.๙ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

4. จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนราชการทเกยวของดำาเนนการโดยใหลงชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชองการปฏบตถามชอบคคลหรอตำาแหนงทเกยวของกบการรบหนงสอใหลงชอหรอตำาแหนงไวดวย

การสงหนงสอทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนราชการทเกยวของดำาเนนการตามวรรคหนงจะสงโดยใชสมดสงหนงสอตามขอ๔๘ หรอใหผรบ

8

หนงสอลงชอและวนเดอนปทรบหนงสอไวเปนหลกฐานในทะเบยนรบหนงสอกได

การดำาเนนการตามขนตอนนจะเสนอผานผบงคบบญชาผใดหรอไมใหเปนไปตามทหวหนาสวนราชการกำาหนด

ถาหนงสอรบนนจะตองดำาเนนเรองในหนวยงานนนเองจนถงขนไดตอบหนงสอไปแลวใหลงทะเบยนวาไดสงออกไปโดยหนงสอทเทาใดวนเดอนปใด

5.การรบหนงสอภายในสวนราชการเดยวกนเมอผรบไดรบหนงสอจากหนวยงานสารบรรณกลางแลวใหปฏบตตามวธการทกลาวขางตนโดยอนโลม

กระบวนการของหนงสอเขา

9

การสงหนงสอ

หนงสอสงคอหนงสอทสงออกไปภายนอกใหปฏบตตามทกำาหนดไว ดงน

ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอรวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวน แลวสงเรองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก

เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลวใหปฏบตดงน

๑. ลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสงโดยกรอกรายละเอยดดงน

๑.๑ ทะเบยนหนงสอสงวนท เดอน พ.ศ. ใหลงวนเดอนป ทลงทะเบยน

๑.๒ เลขทะเบยนสงใหลงเลขลำาดบของทะเบยนหนงสอสงเรยงลำาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน

๑.๓ ทใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจำาของสวนราชการเจาของเรองในหนงสอทจะสงออกถาไมมทดงกลาวชองนจะวาง

๑.๔ ลงวนทใหลงวนเดอนปทจะสงหนงสอนนออก๑.๕ จากใหลงตำาแหนงเจาของหนงสอหรอชอสวนราชการ

หรอชอบคคลในกรณทไมมตำาแหนง๑.๖ ถงใหลงตำาแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอสวน

ราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมตำาแหนง๑.๗ เรองใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนนในกรณทไมมชอ

เรองใหลงสรปเรองยอ๑.๘ การปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน๑.๙ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

10

๒. ลงเลขทและวนเดอนปในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบและสำาเนาคฉบบใหตรงกบเลขทะเบยนสงและวนเดอนปในทะเบยนหนงสอสง

3. กอนบรรจซองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจความเรยบรอยของหนงสอตลอดจนสงทสงไปดวยอกครงหนงแลวปดผนก

หนงสอทไมมความสำาคญมากนกอาจสงไปโดยวธพบยดตดดวยแถบกาวกาวเยบดวยลวดหรอวธอนแทนการบรรจซอง

4. การจาหนาซองใหถกตองเรยบรอยตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณ

สำาหรบหนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและดำาเนนการทาง สารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท คอ

ดวนทสด ดวนมาก ดวน

ใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดง ขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง 32 พอยท สง ½ ซม. ใหเหนไดชดบนหนงสอและซองตามทกำาหนดไวในระเบยบวาดวยงานสารบรรณ โดยใหระบคำาวา ดวนทสด ดวนมาก หรอ ดวน แลวแตกรณ

5. การสงหนงสอโดยทางไปรษณยใหถอปฏบตตามระเบยบหรอวธการทการสอสารแหงประเทศไทยกำาหนด ดงน

ใหสวนราชการทจดสงหนงสอทางไปรษณย ระบชอสวนราชการ หรอ หนวยงานและสถานทตงไวบรเวณมมบนซายดานจาหนาระดบตนครฑและเหนอเลขทหนงสอ

ระบชอตำาแหนงของผรบพรอมทอยหรอสงกดและรหสไปรษณยทบรเวณกลางของดานจาหนา

11

ในกรณทเปนการจดสง โดยมขอตกลงกบการสอสารแหงประเทศไทยขอชำาระคาฝากสงเปนรายเดอน ใหมรายละเอยดบนดานจาหนาซองเพมขน ดงน

1. ระบขอความ ชำาระคาฝากสงเปนรายเดอน ใบอนญาต“ท/ชอททำาการฝากสง ในกรอบสเหลยมผนผาแนวนอน ”ขนาด 2 x 4 ซม. ทมมขวาดานจาหนา

2. ใหเวนพนทวางใตรหสไปรษณยถงขอบลางของซอง 20 มม. ตลอดแนวและเวนพนทวางรมซองดานขวา-ซาย ระดบใตเลขทหนงสอ 20 มม. ตลอดแนวดวย

การสงหนงสอซงมใชเปนการสงโดยทางไปรษณยเมอสงหนงสอใหผรบแลวผสงตองใหผรบลงชอรบในสมดสงหนงสอหรอใบรบแลวแตกรณถาเปนใบรบใหนำาใบรบนนมาผนกตดไวทสำาเนาคฉบบ

6. หนงสอทไดลงทะเบยนสงในกรณทเปนการตอบหนงสอซงรบเขามาใหลงทะเบยนวาหนงสอนนไดตอบตามหนงสอรบทเทาใดวนเดอนปใด

7. สมดสงหนงสอใหจดทำาตามแบบงานสารบรรณ โดยกรอกรายละเอยดดงน

7.๑ เลขทะเบยนใหลงเลขทะเบยนหนงสอสง7.๒ จากใหลงตำาแหนงหรอชอสวนราชการหรอชอบคคลท

เปนเจาของหนงสอ7.๓ ถงใหลงตำาแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอสวน

ราชการหรอชอบคคลในกรณทไมมตำาแหนง7.๔ หนวยรบใหลงชอสวนราชการทรบหนงสอ7.๕ ผรบใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได7.๖ วนและเวลาใหผรบหนงสอลงวนเดอนปและเวลาทรบ

หนงสอ7.๗ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

12

8. ใบรบหนงสอใหจดทำาตามแบบงานสารบรรณโดยกรอกรายละเอยดดงน

8.1 ทใหลงเลขทของหนงสอฉบบนน8.๒ ถงใหลงตำาแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอสวน

ราชการหรอชอบคคลในกรณทไมมตำาแหนง8.๓ เรองใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนนในกรณทไมมชอ

เรองใหลงสรปเรองยอ8.๔ รบวนทใหผรบหนงสอลงวนเดอนปทรบหนงสอ8.๕ เวลาใหผรบหนงสอลงเวลาทรบหนงสอ8.๖ ผรบใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได

9. การสงหนงสอลบ การบรรจซอง9.1 เอกสารชนลบทสด และชนลบมาก จะตองบรรจซอง

หรอ หอทบแสง เชน ใสซองสนำาตาล เอกสารดงกลาวตองบรรจอยในซองหรอซองชนในพรอมดวยใบเอกสารลบตามแบบทกำาหนดไวในระเบยบ แตใบรบเอกสารลบไมตองกำาหนดชนความลบใหระบเพยงทเอกสาร วน เดอน ป จำานวนและหมายเลขฉบบของเอกสารทใชเปนหลกฐานเทานน หามเขยนชอเรองไวในใบรบเอกสารลบ ใบรบเอกสารลบนจะตองสงคนสวนราชการผสงเอกสารลบโดยเรวทสด

บนซองหรอซองชนในใหจาหนาโดยลงเลขทเอกสาร ชอหรอตำาแหนงผรบและสวนราชการผสงพรอมทงทำาเครองหมาย ลบทสด“ ” หรอ ลบมาก ทงดานหนาและดานหลง สวนซองหรอหอชนนอกนนหาม“ ”ทำาเครองหมายแสดงชนความลบ

9.2 เอกสารชนลบ จะตองบรรจซองหรอหอสองชนอยางมนคง ซองหรอหอชนนอกตองทบแสง หากตองการใบรบเอกสารลบกใหบรรจใบรบนนไวในซองดานในรวมกบเอกสารดวย

กระบวนการหนงสอออก

13

กระบวนการหนงสอรบและสงออก

14

การเกบรกษายมและทำาลายหนงสอการเกบรกษา

15

การเกบหนงสอแบงออกเปนการเกบระหวางปฏบตการเกบเมอปฏบตเสรจแลว และการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ

1. การเกบระหวางปฏบตคอการเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรองโดยใหกำาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน

2. การเกบเมอปฏบตเสรจแลวคอการเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวและไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอกใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบตดงน

2.๑ จดทำาบญชหนงสอสงเกบตามระเบยบงานสารบรรณอยางนอยใหมตนฉบบ และสำาเนาคฉบบสำาหรบเจาของเรองและหนวยเกบเกบไวอยางละฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน

2.๑.๑ ลำาดบทใหลงเลขลำาดบเรองของหนงสอทเกบ2.๑.๒ ทใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ2.๑.๓ ลงวนทใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ2.๑.๔ เรองใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบในกรณท

ไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ2.๑.๕ อายการเกบหนงสอใหลงวนเดอนปทจะเกบถงใน

กรณใหเกบไวตลอดไปใหลงคำาวาหามทำาลาย2.๑.๖ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

2.๒ สงหนงสอและเรองปฏบตทงปวงทเกยวของกบหนงสอนนพรอมทงบญช หนงสอสงเกบไปใหหนวยเกบทสวนราชการนนๆกำาหนด

3. เมอไดรบเรองจากเจาของเรองแลวใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอปฏบตดงน

3.๑ ประทบตรากำาหนดเกบหนงสอไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของหนงสอฉบบนนและลงลายมอชอยอกำากบตรา

3.๑.๑ หนงสอทตองเกบไวตลอดไปใหประทบตราคำาวาหามทำาลายดวยหมกสแดง

16

3.๑.๒ หนงสอทเกบโดยมกำาหนดเวลาใหประทบตราคำาวาเกบถง พ.ศ. .... ดวยหมกสนำาเงน และลงเลขของปพทธศกราชทใหเกบถง

3.๒ ลงทะเบยนหนงสอเกบไวเปนหลกฐานตามแบบระเบยบงานสารบรรณโดยกรอกรายละเอยดดงน

3.๒.๑ ลำาดบทใหลงเลขลำาดบเรองของหนงสอทเกบ3.๒.๒ วนเกบใหลงวนเดอนปทนำาหนงสอนนเขาทะเบยน

เกบ3.๒.๓ เลขทะเบยนรบใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอ

แตละฉบบ3.๒.๔ ทใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ3.๒.๕ เรองใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบในกรณท

ไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ3.๒.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขลำาดบหมของการจดแฟม

เกบหนงสอ3.๒.๗ กำาหนดเวลาเกบใหลงระยะเวลาการเกบตามท

กำาหนดในตรากำาหนดเกบหนงสอ3.๒.๘ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

4. การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบคอการเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวแตจำาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจำาไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของสวนราชการใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศโดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกไดเมอหมดความจำาเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลวใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของสวนราชการโดยใหถอปฏบตตามระเบยบโดยอนโลม

5. อายการเกบหนงสอโดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา ๑๐ ป เวนแตหนงสอดงตอไปน

5.๑ หนงสอทตองสงวนเปนความลบใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

17

5.๒ หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคดสำานวนของศาลหรอของพนกงานสอบสวน หรอหนงสออนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนกำาหนดไวเปนพเศษแลวการเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

5.๓ หนงสอทเกยวกบประวตศาสตรขนบธรรมเนยมจารตประเพณสถต หลกฐานหรอเรองทตองใชสำาหรบศกษาคนควาหรอหนงสออนในลกษณะเดยวกนใหเกบไวเปนหลกฐานทางราชการตลอดไปหรอตามทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรกำาหนด

5.๔ หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลวและเปนคสำาเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา๕ป

5.๕ หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความสำาคญและเปนเรองทเกดขนเปนประจำาเมอดำาเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา ๑ ป

ในกรณหนงสอทเกยวกบการเงนซงมใชเปนเอกสารสทธหากเหนวาไมมความจำาเปนตองเกบไวถง ๑๐ ป ใหทำาความตกลงกบกระทรวงการคลงเพอขอทำาลายได

6. ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ๒๕ปนบจากวนทไดจดทำาขนทเกบไว ณ สวนราชการใดพรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ๒๕ปใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรภายในวนท๓๑มกราคมของปถดไปเวนแตหนงสอดงตอไปน

6.๑ หนงสอทตองสงวนเปนความลบใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

6.๒ หนงสอทมกฎหมายขอบงคบหรอระเบยบทออกใชเปนการทวไปกำาหนดไวเปนอยางอน

6.๓ หนงสอทสวนราชการมความจำาเปนตองเกบไวทสวนราชการนนใหจดทำาบญชหนงสอครบ๒๕ปทขอเกบเองสงมอบใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร

7. บญชสงมอบหนงสอครบ๒๕ปและบญชหนงสอครบ๒๕ปทขอเกบเองอยางนอยใหมตนฉบบและสำาเนาคฉบบเพอใหสวนราชการผมอบ

18

และกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรผรบมอบยดถอไวเปนหลกฐานฝายละฉบบ

7.๑ บญชสงมอบหนงสอครบ๒๕ปใหจดทำาตามแบบท๒๑ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

7.๑.๑ ชอบญชสงมอบหนงสอครบ๒๙ปประจำาปใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทำาบญช

7.๑.๒ กระทรวงทบวงกรมกองใหลงชอสวนราชการทจดทำาบญช

7.๑.๓ วนทใหลงวนเดอนปทจดทำาบญช7.๑.๔ แผนทใหลงเลขลำาดบของแผนบญช7.๑.๕ ลำาดบทใหลงเลขลำาดบเรองของหนงสอทสงมอบ7.๑.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขลำาดบหมของการจดแฟม

เกบหนงสอ7.๑.๗ ทใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ7.๑.๘ ลงวนทใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ7.๑.๙ เลขทะเบยนรบใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอ

แตละฉบบ7.๑.๑๐ เรองใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบในกรณ

ทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ7.๑.๑๑ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)7.๑.๑๒ ลงชอผมอบใหผมอบลงลายมอชอและวงเลบชอ

และนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตำาแหนงของผมอบ7.๑.๑๓ ลงชอผรบมอบใหผรบมอบลงลายมอชอและ

วงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตำาแหนงของผรบมอบ7.๒ บญชหนงสอครบ ๒๕ ป ทขอเกบเองใหจดทำาตามแบบ

ระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน7.๒.๑ ชอบญชหนงสอครบ๒๕ปทขอเกบเองประจำาปให

ลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทำาบญช

19

7.๒.๒ กระทรวงทบวงกรมกองใหลงชอสวนราชการทจดทำาบญช

7.๒.๓ วนทใหลงวนเดอนปทจดทำาบญช7.๒.๔ แผนทใหลงเลขลำาดบของแผนบญช7.๒.๕ ลำาดบทใหลงเลขลำาดบเรองของหนงสอทขอเกบ

เอง7.๒.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขลำาดบหมของการจดแฟม

เกบหนงสอ7.๒.๗ ทใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ7.๒.๘ ลงวนทใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ7.๒.๙ เรองใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบในกรณท

ไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ7.๒.๑๐ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

8. หนงสอทยงไมถงกำาหนดทำาลายซงสวนราชการเหนวาเปนหนงสอทมความสำาคญ และประสงคจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรเกบไวใหปฏบตดงน

8.๑ จดทำาบญชฝากหนงสอตามแบบระเบยบอยางนอยใหมตนฉบบ และสำาเนาคฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน

8.๑.๑ ชอบญชฝากหนงสอประจำาปใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทำาบญช

8.๑.๒ กระทรวงทบวงกรมกองใหลงชอสวนราชการทจดทำาบญช

8.๑.๓ วนทใหลงวนเดอนปทจดทำาบญช8.๑.๔ แผนทใหลงเลขลำาดบของแผนบญช8.๑.๕ ลำาดบทใหลงเลขลำาดบเรองของหนงสอ8.๑.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขลำาดบหมของการจดแฟม

เกบหนงสอ8.๑.๗ ทใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ8.๑.๘ ลงวนทใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ

20

8.๑.๙ เลขทะเบยนรบใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ

8.๑.๑๐ เรองใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ

8.๑.๑๑ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)8.๑.๑๒ ลงชอผฝากใหผฝากลงลายมอชอและวงเลบชอ

และนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตำาแหนงของผฝาก8.๑.๑๓ ลงชอผรบฝากใหผรบฝากลงลายมอชอและ

วงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตำาแหนงของผรบฝาก8.๒ สงตนฉบบและสำาเนาคฉบบบญชฝากหนงสอพรอมกบ

หนงสอทจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร8.๓ เมอกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรตรวจ

หนงสอและรบฝากหนงสอแลวใหลงนามในบญชฝากหนงสอแลวคนตนฉบบใหสวนราชการผฝากเกบไวเปนหลกฐาน

หนงสอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรใหถอวาเปนหนงสอของสวนราชการผฝากหากสวนราชการผฝากตองการใชหนงสอหรอขอคนใหทำาไดโดยจดทำาหลกฐานตอกนไวใหชดแจง

เมอถงกำาหนดการทำาลายแลวใหสวนราชการผฝากดำาเนนการตามระเบยบงานสารบรรณ

9. การรกษาหนงสอใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาสหากชำารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดมหากสญหายตองหาสำาเนามาแทน ถาชำารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมไดใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย

ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอสำาคญทเปนการแสดงเอกสารสทธกใหดำาเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

การยม

21

1. การยมหนงสอทสงเกบแลวใหปฏบตดงน1.๑ ผยมจะตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนำาไปใชใน

ราชการใด1.๒ ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบแลว

ลงชอรบเรองทยมไวในบตรยมหนงสอและใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยมเรยงลำาดบวนเดอนปไวเพอตดตามทวงถามสวนบตรยมหนงสอนนใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป

1.๓ การยมหนงสอระหวางสวนราชการผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบกองขนไปหรอผทไดรบมอบหมาย

1.๔ การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกนผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไปหรอผทไดรบมอบหมาย

2. บตรยมหนงสอใหจดทำาตามแบบทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน

2.๑ รายการใหลงชอเรองหนงสอทขอยมไปพรอมดวยรหสของหนงสอนน

2.๒ ผยมใหลงชอบคคลตำาแหนงหรอสวนราชการทยมหนงสอนน

2.๓ ผรบใหผรบหนงสอนนลงลายมอชอและวงเลบชอกำากบพรอมดวยตำาแหนงในบรรทดถดไป

2.๔ วนยมใหลงวนเดอนปทยมหนงสอนน2.๕ กำาหนดสงคนใหลงวนเดอนปทจะสงหนงสอนนคน2.๖ ผสงคนใหผสงคนลงลายมอชอ2.๗ วนสงคนใหลงวนเดอนปทสงหนงสอคน

3. การยมหนงสอทปฏบตยงไมเสรจหรอหนงสอทเกบไวเพอใชในการตรวจสอบใหถอปฏบตโดยอนโลม

22

4. การใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระทำามไดเวนแตจะใหดหรอคดลอกหนงสอ ทงนจะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไปหรอผทไดรบมอบหมายกอน

การทำาลาย1. ภายใน ๖๐ วน หลงจากวนสนปปฏทนใหเจาหนาทผรบผด

ชอบในการเกบหนงสอ สำารวจหนงสอทครบกำาหนดอายการเกบในปนนไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรแลวจดทำาบญชหนงสอขอทำาลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทำาลายหนงสอ

บญชหนงสอขอทำาลายใหจดทำาตามแบบระเบยบอยางนอยใหมตนฉบบและสำาเนาคฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน

1.๑ ชอบญชหนงสอขอทำาลายประจำาปใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทำาบญช

1.๒ กระทรวงทบวงกรมกองใหลงชอสวนราชการทจดทำาบญช

1.๓ วนทใหลงวนเดอนปทจดทำาบญช1.๔ แผนทใหลงเลขลำาดบของแผนบญช1.๕ ลำาดบทใหลงเลขลำาดบเรองของหนงสอ1.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขลำาดบหมของการจดแฟมเกบ

หนงสอ1.๗ ทใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ1.๘ ลงวนทใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ1.๙ เลขทะเบยนรบใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละ

ฉบบ1.๑๐ เรองใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบในกรณทไมม

ชอเรองใหลงสรปเรองยอ1.๑๑ การพจารณาใหคณะกรรมการทำาลายหนงสอเปนผ

กรอก

23

1.๑๒ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)2. ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการ

ทำาลายหนงสอประกอบดวยประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคนโดยปกตใหแตงตงจากขาราชการตงแตระดบ๓หรอเทยบเทาขนไป

ถาประธานกรรมการไมสามารถปฏบตหนาทไดใหกรรมการทมาประชมเลอกกรรมการคนหนงทำาหนาทประธาน

มตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมากถากรรมการผใดไมเหนดวยใหทำาบนทกความเหนแยงไว

3. คณะกรรมการทำาลายหนงสอมหนาทดงน3.๑ พจารณาหนงสอทจะขอทำาลายตามบญชหนงสอขอ

ทำาลาย3.๒ ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไม

ควรทำาลายและควรจะขยายเวลาการเกบไวใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใดในชองการพจารณาของบญชหนงสอขอทำาลายแลวใหแกไขอายการเกบหนงสอในตรากำาหนดเกบหนงสอโดยใหประธานกรรมการทำาลายหนงสอลงลายมอชอกำากบการแกไข

3.๓ ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดควรใหทำาลายใหกรอกเครองหมายกากบาท (×) ลงในชองการพจารณาของบญชหนงสอขอทำาลาย

3.๔ เสนอรายงานผลการพจารณาพรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาสงการ

3.๕ ควบคมการทำาลายหนงสอซงผมอำานาจอนมตใหทำาลายไดแลวโดยการเผา หรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองไดและเมอทำาลายเรยบรอยแลวใหทำาบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอำานาจอนมตทราบ

4. เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานแลวใหพจารณาสงการดงน

24

4.๑ ถาเหนวาหนงสอเรองใดยงไมควรทำาลายใหสงการใหเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการทำาลายงวดตอไป

4.๒ ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทำาลายใหสงบญชหนงสอขอทำาลายใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรพจารณากอนเวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอทำาความตกลงกบกรมศลปากรแลวไมตองสงไปใหพจารณา

5. ใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรพจารณารายการในบญชหนงสอขอทำาลายแลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอทำาลายทราบดงน

5.๑ ถากองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรเหนชอบดวยใหแจงใหสวนราชการนนดำาเนนการทำาลายหนงสอตอไปไดหากกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรไมแจงใหทราบอยางใด ภายในกำาหนดเวลา๖๐วนนบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรไดใหความเหนชอบแลวและใหสวนราชการทำาลายหนงสอได

5.๒ ถากองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรเหนวาหนงสอฉบบใดควรจะขยายเวลาการเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไปใหแจงใหสวนราชการนนทราบและใหสวนราชการนนๆ ทำาการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรแจงมาหากหนงสอใดกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรเหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรกใหสวนราชการนนๆ ปฏบตตาม

เพอประโยชนในการนกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรจะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได

หลกการเขยนหนงสอตดตอราชการ

ขนตอนการดำาเนนการ

25

1. ศกษาและจดจำารปแบบของหนงสอราชการ (ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ) ใหถกตองและแมนยำา

2. เขาใจในโครงสรางของหนงสอราชการแตละชนด เชน หนงสอภายนอก หนงสอภายในหนงสอประทบตรา เปนตน

3. จบประเดนของเรองทจะราง4. บอกความประสงคใหชดเจน เพอใหผรบสามารถพจารณาได

อยางรวดเรว5. กรณมความประสงคหลายขอ ใหแยกเปนขอ ๆ 6. กรณจำาเปนจะตองอางตวบทกฎหมาย หรอตวอยางใหระบให

ชดเจน เพอใหผรบคนหามาตรวจสอบไดสะดวก

7. ใชถอยคำากะทดรด ไดใจความ8. ใชถอยคำาเปนภาษาราชการ9. การใชถอยคำาปฏเสธ ใหใชภาษาทนมนวล รนห10. หลกเลยงถอยคำาทเปนคำาซำาซอน คำาฟมเฟอย11. การใชอกขระวธ ตวสะกด ตวการนต และวรรคตอนใหถก

ตอง12. ใชคำาราชาศพทใหถกตอง13. ระมดระวงในการใชคำาทมความหมายใกลเคยงกน14. หลกเลยงการใชคำาทเปนภาษาตางประเทศใหมากทสด15. ไมใชคำาทใชในโฆษณา16. อานและตรวจทานความถกตองอกครงหนง

หลกการเขยนหนงสอตดตอราชการทด

หลก 5c นน คดคนเพอการจดจำาทงายขน ไดแก1. ถกตอง(Correct)2. ชดเจน(Clear)3. รดกม(Confirm)

26

4. กะทดรด Concise (Concise)5. การโนมนำาสจดประสงค(Convince)

ทงน แตละหลกมความหมายและรายละเอยดดงน

1. ถกตอง ไดแก

1.1 ถกแบบแบบหนงสอตดตอราชการม 3 แบบ คอ แบบ หนงสอภายนอก ทลงชอหวหนาสวนราชการ“ ”

ระดบกรมขนไป แบบ หนงสอภายใน สำาหรบใชตดตอภายในกระทรวง“ ”

กรม หรอจงหวดเดยวกน แบบ หนงสอประทบตรา แทนการลงชอ“ ”ทงน ตองใชแบบใดแบบหนงใหถกตองตามควรแกกรณ

รวมทงจดโครงสรางของหนงสอพรอมทงเขยน เรอง คำา“ ”“ ขนตน คำา”“ลงทาย และรายละเอยดอน ๆ ใหถกแบบ ถกระเบยบดวย”

1.2 ถกเนอหาการเขยนหนงสอราชการ จะตองเขยนใหถกตองในเนอหาของเรอง

ซงโครงสรางของหนงสอราชการประกอบดวย 4 สวน คอ สวนท 1 หวหนงสอ สวนท 2 เหตทมหนงสอไป สวนท 3 จดประสงคทมหนงสอไป สวนท 4 ทายหนงสอการเขยนหนงสอตดตอราชการใหถกตองในเนอหาใดนน ถา

เปนเรองยากๆ จำาเปนจะตองเตรยมการ กอนลงมอเขยน ดงน

ศกษาเรองการศกษาเรองตองใชทง ตา ห หว ใจ และมอ กลาว

คอ

ตา ตองอานเรอง

27

ห ตองรบฟงวาเรองนเกยวของกบใคร อยางไร

เคยมเรองทำานองน หรอเกยวของมาอยางไรบาง และดำาเนนการอยางไร มปญหาอะไรหรอไม

หว ตองคด ตองใชสมอง คดถงเนอหาสาระทเปนแกนแท

ของเรองนน และแนวทางทจะเขยน

ใจ ตองตงใจศกษาเรองใหเขาใจ ทำาจตวาง วางใจเปน

กลางปราศจากอคตทงปวง

มอ ตองคนควาหาเรองทเกยวของ ขอเทจจรง ขอกฎหมาย

และตวอยางเรองทเคยทำากนมาแลว รวมทงหา

ตวอยางรางหนงสอด ๆ มาเปนแบบดวย

จบประเดนของเรอง

การจบประเดนของเรอง หมายถง จบจดสำาคญของเรองทจะมหนงสอไปวาเปนเรองอะไร มจดประสงคอยางไรเพอจะไดนำาไปพจารณาในเขยนเรอง เนอความ จดประสงค ของหนงสอทมไปใหถกตอง

ยอเรองการยอเรอง คอ การสรปสาระสำาคญของเรองโดย

สงเขปเพยงสนๆ แตสมบรณและชดเจนเพอประโยชนในการเขยนเนอความทอางถงเรองเดม

28

เทคนคในการยอเรองควรดำาเนนการดงน(1) ศกษาเรองใหเขาใจโดยละเอยด(2) จบประเดนสำาคญของเรอง(3) ประมวลสาระสำาคญ หรอจดสำาคญทจะตอง

นำามาใชเปนเหต และผลเชอมโยงกนของเรองทจะรางหนงสอนน

(4) ลำาดบขนตอนของเรองใหเขาใจงาย(5) ยอเรองใหสนทสด แตไดความสมบรณและ

ชดเจนอางและแนบรายละเอยดประกอบ

การลำาดบขนตอนของเรอง ไดแก1)การลำาดบเรองทเคยตดตอระหวางกนมากอน2)การลำาดบเหตการณทเกดขน3)การลำาดบเนอหาสาระทจะกลาวถงกอนหลง4)การลำาดบจดประสงคของหนงสอการยอเรองใหสน คอ ยอเอาแตใจความทเปนสาระ

สำาคญ โดยไมเอารายละเอยด แตตองไดความสมบรณและชดเจน ทงน เทาทจะนำาไปเขยนเนอความทอางถงเรองเดม และทจะกลาวถงการดำาเนนการตอมา รวมทงผลทเกดขน

การอางถงและแนบรายละเอยด เชนอางวา

“ตามหนงสอทอางถง”“ตามทไดเรยนใหทราบทางโทรศพทแลว”“ความละเอยดแจงแลวนน”“รายละเอยดปรากฏในเอกสารทแนบมาน”

สรป การทจะเขยนหนงสอตดตอราชการใหถกตองในเนอหาเปนอยางดไดนน จำาเปนทจะตองเตรยมการกอนเขยน ซงอาจจะตอง

29

ศกษาเรอง จบประเดนของเรอง

ยอเรอง

ทงน พงกระทำาการดงกลาวตามความจำาเปน สดแตวาเรองนนจะยากหรองายเพยงใด

1.3 ถกหลกภาษาราชการ

หลกภาษาราชการทควรระวง ม 2 เรอง คอ

รปประโยค เมอรางหนงสอแลวตองแยกประโยคออก ตรวจสอบไวยากรณ

ดทละประโยควาถกรปประโยคหรอไม มคำากรยาในแตละประโยคหรอไม คำาแตงประธาน กรยา – –กรรม อยถกทหรอไม อานไดความหรอไม สวนคำาประธานและกรรมอาจละไวในฐานทเขาใจกได

ความสมพนธทางไวยากรณ อาจแยกพจารณาไดเปน 5 ประการ คอ

(1) ความสมพนธระหวางประโยคกบประโยค(2) ความสมพนธระหวางประธาน กรยา กรรม– –(3) ความสมพนธระหวางคำาทแยกครอมขอความ(4) ความสมพนธระหวางคำารวมกบคำาแยก(5) ความสมพนธระหวางคำาหลกกบคำาขยาย

1.4 ถกความนยมความนยมในทน หมายถง ความนยมทใชกนโดยทวไปในวง

ราชการ และความนยมเฉพาะผลงนามในหนงสอ ซงเปนความนยมในเรองดงตอไปน

ความนยมในสรรพนาม ความนยมโดยทวไปสำาหรบหนงสอภายนอก หรอ

30

หนงสอตดตอในนามสวนราชการจะไมใชคำาสรรพนาม วา ขาพเจา หรอ “ ”ผม แตจะนยมใชชอสวนราชการ เชน กรมสงเสรม“ ” “

สหกรณ สำานกงาน ก”“ .พ.” หรอไมกละไวในฐานทเขาใจโดยไมระบชอสวนราชการเลยกม

ความนยมในถอยคำาสำานวน มความนยมโดยทวไป ดงน

(1) หนงสอราชการนยมใชภาษาราชการ(2) การเชอมคำาหรอประโยค ดวยคำาบพบท หรอคำา

สนธาน ซงมความหมายอยางเดยวกน ไมนยมใชคำาซำากน เพราะจะไมไพเราะหรออาจทำาใหเขาใจสบสนได จงนยมใชคำาใหแตกตางกน เชน ท ซง “ – - อน เปนคำาทใชแทนกนไดทง ” 3 คำา และ กบ รวมทง ตลอดจน “ – – – ”ทง 4 คำาน ใชแทนกนได

(3) การเชอมคำาประธาน หรอกรยา หรอกรรมหลาย ๆ คำาเขาดวยกน ดวยคำา และ หรอ ไมนยมใสคำาเชอมทกคำา แตนยมใส“ ”“ ”คำาเชอม คำาสดทายคำาเดยว

(4) ใชกรยา บญญต สำาหรบพระราชบญญต ใช“ ”กรยา กำาหนด สำาหรบกฎระเบยบ“ ”

(5) ใช ฝาฝน สำาหรบขอหาม ใช ไม“ ” “ ปฏบตตาม สำาหรบขอปฏบต”

(6)คำาทใชแทนกนได และแทนกนไมได

กบ (ตดตอ เทากน ดวยกน)

แก (สำาหรบ)

แด (สำาหรบ ถวาย อทศ เพอ)

ตอ (กระทำาตอฝายเดยว ตาม)

และ (ทงหมด)

หรอ (อยางไหนกได)

31

และหรอ (ทงหมดกได, อยางเดยวกได)

(7) คำาเบา - คำาหนกแนน

จะ จก–จะ (ธรรมดา ใชในกรณทวไป– )จก (หนกแนน ใชในคำาข คำาสง คำา–

กำาชบ)ควร พง ยอม ตอง ให– – – –

ควร (บงคบทางจตใจ)พง (บงคบทางสงคม)ยอม (บงคบเปนทางการ แตไมเดด

ขาด ใหใชดลยพนจได)

ตอง (บงคบเปนทางการโดยเดดขาด)ให (บงคบเปนทางการโดยเดดขาด)

(8) คำาบงคบ คำาขอรอง–

ไมนยมใช คำาบงคบ ในหนงสอทมถงบคคล “ ”หรอผดำารงตำาแหนง

ทไมไดอยในบงคบบญชา แตนยมใช คำาขอรอง หรอ ขอความรวม“ ” “มอ เชน”

คำาบงคบ คำาขอรอง

ขอใหสง โปรดสง

ขอใหไปตดตอ โปรดไปตดตอ

ขอใหนำาเสนอตอไปดวย โปรดนำาเสนอตอไป

32

(9) คำาทำาลาย - คำาเสรมสราง

ไมนยมใชคำาทำาลาย แตนยมใชคำาเสรมสราง

คำาทำาลาย คำาเสรมสราง

ไมตงใจศกษาจงสอบตก ถาตงใจศกษากคงสอบได

โครงการทเสนอใชไมได โครงการทเสนอเปนโครงการทด

แตยงไมเหมาะสมทจะดำาเนนการขณะน

ทานเขาใจผด ความเขาใจของทานยงคลาดเคลอน

(10) หางเสยง การลงทายประโยค นยมใสคำา หาง“เสยง ใหลงลนแล” ะ

รนหเชน การเตมคำาวา ดวย ไวขางทายประโยค จงเรยนมาเพอโปรด“ ” “ทราบ และดำาเนนการตอไปดวย จกขอบคณยง”

(11) สำานวนตามสมยนยม เชน

“ไดผลเปนทพอใจระดบหนง”“ทำาเปนระบบครบวงจร”“ทำาตามขนตอน”

ความนยมในวรรคตอน

(1) แบงประโยค วรรค และตอนใหถกตอง(2) ใหแตละประโยค แตละวรรค แตละตอนเปน

เอกภาพ กลาวคอ แตละประโยค กลาวถงสงสำาคญสงเดยว แตละวรรค

33

แตละตอน กลาวถงสงสำาคญสงเดยว ถามหลายสงทจะตองกลาวถงควรแยกเปนคนละประโยค คนละวรรค คนละตอนแลวแตกรณ

ความนยมในรปแบบ รปแบบในหนงสอตดตอราชการ ม 3 รปแบบ คอ

(1)หนงสอภายนอก(2)หนงสอภายใน(3)หนงสอประทบตรา

2. ชดเจน คำาวา ชดเจน ในทนหมายถง การเขยนใหเขาใจงาย พจารณา“ ”

งาย และอานงาย จงตองเขยนให

2.1 ชดเจนในเนอความตองเขยนใหเนอความกระจางชด ไมคลมเครอ ไมทำาใหผ

อาน อานดวยความลำาบากในการแปลความหมาย ถอยคำา หรอขอความ2.2 ชดเจนในจดประสงค

หนงสอทกฉบบจะมจดประสงควา จะใหผรบ หรอผอานทำาอะไร เชน

เพอทราบ เพออนมต

เพอใหเขาใจ เพอใหความรวมมอ

เพอพจารณา เพอถอปฏบต

ทงน มจดประสงคอยางไร ตองเขยนใหชดเจนวา ตองการใหผรบหนงสอทำาอะไร และถามจดประสงคหลายประการ กตองระบใหครบทกประการ

2.3 กระจาง

34

(1)การเขยนหนงสอ ควรแบงเปนตอน ๆ ยอหนาเสยบาง โดยทวไปหนงสอยอหนาหนง ไมควรเกน 10 บรรทด

(2) ไมควรเขยนหนงสอโดยใชประธานรวมหรอ กรยารวม หรอใชอนประโยคแตง เพราะจะอานยากและสบสน ควรแยกเปนประโยคเอกเทศเสยบาง

(3)ในกรณทใชคำากรยารวม โดยมประธานหลาย ๆ คำา ถาเกรงวาจะสบสน หรอไมกระจางกอาจใชคำาวา กด เตมทายคำาประธานทก“ ”คำา เพอใหชดเจนขนได

(4)ในประโยคซอนทใชคำาประธานรวม และแยกกรยาควรเวนวรรคแยกคำากรยาใหเหนประโยคตาง ๆ ชดเจน

(5)ประโยคหรอวลทใชประกอบประโยค ทกลาวกอนหลาย ๆ ประโยค ควรเวนวรรคใหเหนชดวาประกอบทกประโยค

(6)เมอเปลยนเรอง หรอเปลยนกระบวนการ และมขอความในแตละเรอง หรอแตละกระบวนการยาว ควรยอหนาขนวรรคใหม เชน เปลยนจาก อารมภบทมาเปนการ พจารณา หรอ ความเหน กยอหนาขนวรรคใหมเสยทหนง เปลยนจากพจารณาหรอความเหนมาเปน มต หรอ ขอตกลงใจ กยอหนาขนวรรคใหมเสยทหนง เปลยนจากมต จากขอตกลงใจ มาเปน จดประสงค (คำาสง คำาขอ คำาซกซอมฯลฯ) กยอหนาขนวรรคใหมเสยทหนง

(7)ถากรยาของประโยคมหลาย ๆ คำา คอใหประธานทำาอะไรหลาย ๆ อยาง หรอมกรรม หรอคำาประกอบกรรมของกรยาเดยวกนหลาย ๆ คำา ซงเมอเขยนเปนรางยาวดทบเปนพด และอานยาก ควรแยกการกระทำาหรอกรรมนนออกเปนขอ ๆ ใหกระจาง

3. รดกม

35

หนงสอราชการทด ตองมลกษณะรดกม ไมมชองโหว และตองไมเขยนยนยนในสงทยงยนยนไมได ทงน ถาเปนกรณทไมอาจยนยนไดแนนอนวากรณจะเปนเชนนนเสมอไป กไมควรใชคำายนยน ใหเปนการผกมด แตควรใชคำาแบงรบ แบงส เชน ในการตอบขอหารอ ทเราเหนวา โดยทวไปกรณจะเปนอยางนน แตอาจมกรณพเศษทอาจไมเปนอยางนนกได เชนนควรเตมคำาวา โดยปกต“ ” ลงไปในคำาตอบนน เปนตน

โครงสรางของหนงสอราชการ ม ๔ สวน คอ สวนท ๑ หวหนงสอ สวนท ๒ เหตทมหนงสอไป สวนท ๓ จดประสงคทมหนงสอไป สวนท ๔ ทายหนงสอ

สวนท ๑ สวนหวหนงสอประกอบดวย ท สวนราชการ วน เดอน ป เรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย

การเขยนชอเรอง ตองเขยนใหบรรลจดมงหมาย ๒ ประการ- ใหพอรใจความทยอสนทสดของหนงสอ- ใหสะดวกแกการเกบคนอางอง

โดยมเทคนคในการเขยนชอเรอง ๒ แบบ คอ แบบท ๑ ขนตนดวยคำากรยา เชน

ขอให

แจง อน

มต

อนญาต

ตอบขอหารอ

36

แบบท ๒ ขนตนดวยคำานาม

กรณทเปนหนงสอราชการตอเนอง ใหใชชอเรองของหนงสอฉบบเดม

ยกเวน

หรอ

ตวอยาง Ø ขอความอนเคราะหชวยเหลอคาใชจายในการสมมนา

เปลยนเปน Ø การขอความชวยเหลอคาใชจายในการสมมนา

เรองทไมพงประสงค

กรณทเปนเรองทกระทบจตใจผอาน ใหใช เปนประโยคทเปนคำานาม

สง

ขอเชญ

ชแจง

ขอหารอ

การตอบ

“ให”

การตอบ

“ปฏเสธ”

ใชวธเปลยนเปนคำานาม โดยเตม

37

ตวอยาง Ø การชำาระหนเงนกเพอซอบานพกอาศย (กรณทวงหนคางชำาระ)

Ø การแตงกายของขาราชการสตร (กรณตำาหนวาแตงกายไมเหมาะสม)

การเขยนคำาขนตน โดยปกตบคคลทวไป จะใชคำาขนตนวา เรยน“ ”

ยกเวน

กราบทล ใชกบ สมเดจพระสงฆราช

นมสการ ใชกบ สมเดจพระราชาคณะ/ พระภกษ

กราบเรยน ใชกบ บคคล ๑๔ ทาน ไดแก ประธานองคมนตรนายกรฐมนตร, ประธานวฒสภา, รฐบรษ, ประธานสภาผแทนราษฎร, ประธานศาลฎกา, ประธานรฐสภา, ประธานศาลปกครองสงสด, ประธานศาลรฐธรรมนญ, ประธานกรรมการเลอกตง, ประธาน ปปช.,ประธานกรรมการตรวจเงนแผนดน, ผตรวจการแผนดนของรฐสภา, ประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาต

นอกจากทกลาวมาแลว ยงมคำาขนตน ถง“ ” ซงจะใชกบหนงสอประทบตรา แลวตามดวย ชอสวนราชการ เชน ถง จงหวดนนทบร

การเขยนอางถงØ อางถงเฉพาะหนงสอทไดรบØ ลงชอสวนราชการเจาของหนงสอØ เลขทหนงสอ วน เดอน ป

38

การเขยนสงทสงมาดวยสงทสงมาดวย ใชกบหนงสอภายนอก เทานน และตองระบจำานวนทชดเจนดวย

ตวอยาง สงทสงมาดวย ๑. โครงการสมมนา จำานวน ๕ ชด (๑๕ แผน)

๒. แบบตอบรบการเขารวมสมมนา จำานวน ๑๐ ชด (๑๐ แผน)

สำาหรบหนงสอภายใน หรอบนทก จะใช เอกสารแนบ

สวนท ๒ สวนเหตทมหนงสอไป ประกอบดวย

Øเหตจากผมหนงสอไป (เหตเกดจากเรา) เชน การขอความอนเคราะหหนวยงานอน

Ø เหตจากบคคลภายนอก เชน มคนรองเรยนมายงหนวยงานเรา ซงเราอาจจะตองทำาหนงสอถงหนวยงานอนเพอขอความเหน

Ø เหตจากเหตการณทปรากฏขน เชน เสาไฟฟาทกรมฯ ลม เราจงตองทำาหนงสอถงการไฟฟานครหลวง

Øเหตจากผรบหนงสอ (หนวยงานอนมหนงสอถงเรา แลวเราตอบกลบ

การเขยนคำาขนตนของหนงสอ

1. หากเปนเรองทเคยตดตอกนมากอน หรอหนงสอทมการรบรหรอสงถงกนแลว โดยจะตองดถงเรองเดม วาเคยเปนมาอยางไร ปกตใหขนตนดวยคำาวา ตาม “ ...” ตามท .......” ลงทายดวยคำาวา นน “ ”สำาหรบคำาวา อนสนธ สวนใหญจะใชเกยวกบคำาสง ซงลงทายดวยคำาวา “ ” “นน เชนกนการลงทาย กรณหนงสอทมการรบรหรอสงถงกนแลว ”

39

ความละเอยดแจงแลว นน ใชกบหนงสอชนดใดกได

รายละเอยดตามสงทสงมาดวย ใชกบหนงสอภายนอก

รายละเอยดตามเอกสารแนบ ใชกบบนทกขอความ

2. หากเปนเรองทเกดขนใหม ซงไมเคยมการตดตอกนมากอน จะตองเขยนความประสงค หรอความมงหมาย โดยมเหตผลอยางชดเจน ปกตใหขนตนดวยคำาวา ดวย“ ..” หรอ เนองจาก “ ”

สวนท ๓ สวนจดประสงคทมหนงสอไป ประกอบดวย

1. ใหแจงจดประสงคทมหนงสอไป เชน การขอความรวมมอ การขอความเหน การขอความชวยเหลอ

2. ถามจดประสงคหลายขอ ใหเขยนแยกออกเปนขอ ๆ ใหชดเจน

ปกตจะขนตนดวย คำาวา จง “ ... และตอทายดวยขอความทไดระบใหปฏบตตาม หรอ รองขอ ตามขอความทไดระบไวใน สวนท ๓ ใหชดเจน

ตวอยางจดประสงค

คำาขอ จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต จงเรยนมาเพอโปรดนำาเสนอคณะรฐมนตร

พจารณาตอไปดวย จะขอบคณยง จงเรยนมาเพอโปรดใหความอนเคราะห/ ให

ความรวมมอดวย จะขอบคณยง

40

คำาแจง จงเรยนมาเพอโปรดทราบและแจงใหสหกรณจงหวดทราบดวย

จงเรยนมาเพอทราบ จงขอแจงใหทราบลวงหนา

คำาซกซอม จงขอเรยนซกซอมความเขาใจมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไป

คำาชแจง จงเรยนชแจงมาเพอทราบคำายนยน จงเรยนยนยนมาเพอทราบ

จงเรยนยนยนขอตกลงดงกลาวมา ณ ทนคำาสง จงเรยนมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไป

จงเรยนมาเพอดำาเนนการตอไปคำาเตอน จงเรยนเตอนมาเพอโปรดดำาเนนการ

เรองนใหเสรจโดยดวนดวยคำาหารอ จงเรยนหารอ

วา.........................................คำาขอรอง จงเรยนขอความกรณามาเพอโปรดชวยคาใช

จายในการน ตามสมควร

ใชถอยคำาสำานวนใหเหมาะสมกบผรบหนงสอ

ผบรหาร จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

ขอไดโปรด

ผใตบงคบบญชา จงเรยนมาเพอทราบ

ขอให

41

สวนท ๔ สวนทาย

หนงสอภายในและหนงสอประทบตรา ไมม “คำาลงทาย”

คำาลงทายของหนงสอภายนอก ใชตามฐานะของผรบหนงสอ

การเขยนคำาลงทาย

ตวอยางผดำารงตำาแหนงสงพเศษ 14 ตำาแหนง ขอแสดงความ

นบถออยางยงบคคลทวไป ขอแสดงความนบถอสมเดจพระสงฆราช ควรมควรแลวแตจะ

โปรดสมเดจพระราชาคณะ ขอนมสการดวย

ความเคารพอยางสงพระทวไป ขอนมสการดวยความ

เคารพภาษาหนงสอราชการ

ใคร - ผใดไหน - ทใดแบบไหน - แบบใดอะไร - อนใด สงใดไดไหม - ไดหรอไมอยางไร - เชนใด ประการใดทำาไม - เพราะอะไร เหตใดเดยวน - บดน ขณะนในเรองน - ในการน ในกรณน

42

เรองนน - กรณดงกลาวไมด - มชอบ ไมควรเหมอนกน - เชนเดยวกนยงไมไดทำาเลย - ยงไมไดดำาเนนการแตอยางใดเสรจแลว - แลวเสรจ เรยบรอยแลว

การเขยนใหถกตองตามความนยม

สรรพนาม

ความนยมในสรรพนามการใชสรรพนามแทนผมหนงสอไป เนองจากผลงนามในหนงสอราชการ เปนการ ลงนามในฐานะเปนตวแทนของสวนราชการ จงนยมใชชอสวนราชการเปนสรรพนามแทนผลงนามในหนงสอไป จะไมนยมใชขาพเจา กระผม

ตวอยางกรมสงเสรมสหกรณพจารณาแลวเหนวา

ถอยคำาสำานวน

สำานวนความนยมในถอยคำา ใหใชภาษาราชการ ไมใชภาษาพด

ตวอยาง พรอมนไดแจงไปทางจงหวดแลวเหมอนกนใชคำาวา ทงนไดแจงใหจงหวดทราบดวยแลว

ไมมขอเทจจรงอะไรเพมเตม ใชคำาวา ไมมขอเทจจรงอนใดเพมเตม

เวลาผานมานานแลว ใชคำาวา เวลาลวงเลยมานานแลว ยงไมรบแจงผลการพจารณาเลย ใชคำาวา ยงไมรบแจงผลการพจารณา

แตประการใด

43

ไมรมากอนวาตองการขอมล ใชคำาวา ไมทราบวาประสงคจะขอรบขอมล

คำาทำาลาย คำาเสรมสราง

ไมตงใจศกษาจงสอบตก ถาตงใจศกษากคงสอบได

โครงการทเสนอใชไมได โครงการทเสนอเปนโครงการทดแตยง

ไมเหมาะสมทจะดำาเนนการขณะนทานเขาใจผด ความเขาใจของทานยง

คลาดเคลอน

คำาบงคบ คำาขอรอง

ขอใหสง โปรดสงขอใหไปตดตอ โปรดไปตดตอขอใหนำาเสนอตอไปดวย โปรดนำาเสนอตอไป

การเชอมคำาหรอประโยคไมนยมใชคำาเชอมซำา

และ กบ รวมทง ตลอดจน

การจดระเบยบพนกงาน รวมทงและการกำาหนดตำาแหนงและอตราเงนเดอนพนกงานเทศบาล ใหตราเปน พระราชกฤษฎกา

จะถอวาผใดกระทำาผดฐานทจรตตอหนาทราชการ ได กตอเมอผนนมหนาทราชการ และไดกระทำาการหรอละเวนกระทำาการตามหนาทนนโดยมชอบ กบและจะตองมเจตนาทจะใหตนเองหรอผอนไดรบประโยชนอนมชอบ

44

ท ซง อน

คนทเปนพลเมองของประเทศใด ซงททำาการอนทเปนการบอนทำาลายความมนคงของประเทศนนควรไดรบการประณามวาเปนผทรยศตอประเทศชาต

จก จะ

จก เปน คำาชวยกรยา บอกกาลภายหนา แสดงเจตจำานง เชน จกกน จกนอน

จะ เปน คำาชวยกรยา บอกอนาคต เชน จะไป จะนอน จะขอบคณมาก

วรรคตอน

การแบงวรรคตอนผด ทำาใหความหมายเปลยนตวอยาง ยาน ด ก นแล วแขง แรงไมม โรคภ ย

เบยดเบยนยาน ด ก นแล วแข งแรง ไม ม โ รคภ ย

เบยดเบยนหามขาราชการสตรนงกางเกง ในเวลาปฏบต

ราชการหามขาราชการสตรน งกางเกงใน เวลา

ปฏบตราชการ

การเขยนหนงสอตกเตอน ตำาหน

เขยนเปลยนเขมตองใชคำาเสรมสรางในการเขยน

45

เขยนเบนเปา เขยนแสดงความเสยใจตวอยาง เพราะลกขเกยจจงสอบตก(คำาทำาลาย)

ถาลกขยนมากกวานลกจะสอบไมตก (คำาเสรมสราง)

การเขยนหนงสอตอบปฏเสธ

- ตอบปฏเสธการให โดยการขอบคณอางเหตผลทไมรบ ขอโอกาสอนหรอขออยางอน

- ตอบปฏเสธคำาขอทไมใชขอตามกฎหมายตอบใหสภาพนมนวลอางเหตผลทขดของ ขออภยทไมอาจอนญาตไดแสดงนำาใจทจะใหความรวมมอในโอกาสหนา หากไมมปญหาขดของอางเหตผลขดของสำาคญขออภยแสดงนำาใจ

การเขยนหนงสอขอรอง

อางเหตผลความจำาเปนขอใหพจารณาหรอดำาเนนการตามอำานาจหนาทขอใหนำาเสนอ ขอใหพจารณา ขอใหอนญาต ขอเชญใหมางาน ขอใหจายหน

การเขยนหนงสอขอความรวมมอ

มถงผทมหนาทอยางเดยวกน เกยวของกนเพอขอใหเขารวมมอดำาเนนการบอกความจำาเปนหรอความตองการของเราขอความรวมมอเขา ตงความหวงวาจะไดรบความรวมมอ

การเขยนหนงสอขอความชวยเหลอ

46

มถงสมาคม มลนธ บรษทหางรานเอกชน หรอบคคลภายนอกซงไมมหนาทเกยวของกน ขอใหมาบรรยาย ขอใหชวยเหลอทางการเงน ขอใหทำาสงหนงสงใดใหบอกความจำาเปนหรอความตองการของเรา ยกยองคณธรรมของเขา ชผลอนนาภมใจทจะไดรบ หากไดชวยเรา ขอความกรณาชวยเหลอจากเขา ตงความหวงวา จะไดรบความกรณาชวยเหลอ และขอบคณ

การเขยนหนงสอราชการนนถาผรางมหลกเกณฑดงกลาวขางตนประกอบกบมการวเคราะหและใชดลยพนจกสามารถทจะรางหนงสอไดดโดยไมยากอยางทคดแตตองมการฝกฝนบอยๆพรอมทงศกษาเรองตางๆโดยใชทงตาปากหหวใจและมอทกทานกสามารถทจะรางหนงสอไดเสรจอยางรวดเรวและมประสทธภาพอกทงยงบงบอกถงศกยภาพของผรางหนงสออกดวย และการรางหนงสออาจขนอยกบแนวทางการปฏบตของแตละหนวยงานนอกจากน ในการสงหนงสอราชการแตละครง ผสงสาร ทดควรคำานงถงกฎขนพนฐานดวย คอ ความเปนจรงของหนงสอ มประโยชน เปนทพงประสงค และมความเหมาะสม (เวลา โอกาส สถานท บคคล)

การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการการเขยนหนงสอเปนทงศาสตรและศลปในดานศาสตรคอหลกการทชดเจนตองเรยนรใหแมนยำาในศลป

คอการใชวธการเขยนทนมนวลทำาใหบรรลจดประสงคโดยเฉพาะการใชภาษาการใชภาษาใหดนนเปนสามญสำานกโดยอาศยประสบการณการ

อานมาประกอบคออานมากเขยนมากกจะทำาใหเขยนไดและเขยนดขนเรอยๆการใชภาษาในการเขยนควรคำานงถงการใชคำาประโยคและยอหนาดงน

๑. การใชคำาคำาทกคำาในหนงสอราชการและหนงสอโตตอบลวนมความหมาย

สำาคญดงนนจงควรคำานงถงการใชคำาบางประเภทดงน

47

๑.๑การสะกดคำาพจนานกรมในคอมพวเตอร (โปรดแกรมดกชนนาร) กมแตไมสามารถตรวจสอบไดทกคำาเชนชอเฉพาะหรอชอบคคลการถอดคำาภาษาไทยตางประเทศจะตองใชใหถกตองตามทราชบณฑตยสถานกำาหนดไว

๑.๒การใชคำาเชอมเชนทซงอนและแตหรอเพราะฉะนนจงฯลฯควรเลอกใชใหถกตองและไมใชมากเกนไปเพราะจะทำาใหประโยคยาวซบซอนเขาใจยากคำาเขยนคำาเดยวกนไมควรใชซำาๆในประโยคเดยวกน

๑.๓การใชคำาใหเหมาะสม๑) คำาสรรพนามควรใชผมกระผมดฉนไมใชขาพเจาควร

ใชชอหนวยงานในกรณทมใชเรองเฉพาะบคคลและไมควรใชคำาวา หนวยงานของทาน “ ”เพราะบคคลยอมมใชเจาของหนวยงานควรใชชอหนวยงานเทานน

๒) คำาบรพบทไดแกกบแกแตตอมกใชผดคอใชคำาวากบแทนแกเชนสงเอกสารใหกบคณะกรรมาธการควรใชใหแกและใชคำาวาแดสำาหรบผทสงกวาเชนถวายแดอทศแดเปนตน

๓) เชนไดแกอาทในการยกตวอยางมกใชกนสบสนทถกตองคอ

คำาวา เชน “ ” ใชเมอสงทกลาวถงจำานวนมากไมสามารถนบจำานวนไดชดเจนจงยกขนมาเปนตวอยางพอสงเขปและไมตองมคำา “เปนตน ” ตอทายและไมตองใสคำา และ “ ” กอนตวอยางสดทายดงประโยคตอไปน

สตว๔เทามหลายชนดเชนชางมาววควาย

48

คำาวา“ไดแก ” ใชเมอสงทกลาวถงมจำานวนชดเจน (ไมจำาเปนตองมการเรยงลำาดบไว)และหากนำามาแสดงไมครบใหใสคำาทายดวยเพอแสดงวายงมประการอนๆอกดงตวอยาง

โรงเรยนทเขารวมรายการแขงขนตอบปญหาประชาธปไตย๕แหงไดแกโรงเรยนสวนกหลาบ, โรงเรยนเตรยมอดม, โรงเรยนเทพศรนทรเปนตน

คำาวา“อาท ” โดยนยแปลวา ตน ซงมความหมายคลาย“ ”กบ ไดแก “ ” ......เปนตนใชเมอสงทกลาวถงมจำานวนและการเรยงลำาดบชดเจนและยกเฉพาะขอตนเพอกนสบสน“อาท ” ยกมาเฉพาะทสำาคญหรอลำาดบตนๆไมตองใชไปยาลใหญเพราะทสำาคญมเพยงเทานนดงตวอยางตอไปน

เบญจศลม๕ขออาทหามฆาสตวไมใชคำา อาทเชน“ ”๔) จะจกใคร

จะใชไดทวไปเปนภาษาราชการทใชไดเชนจะเปนพระคณยงจกขอบคณยง

จกบางคนนยมใช จกขอบคณยง “ ” ความหมายของคำาคอนขางหนกมความหมายคลายตองซงไมนมนวลไมสละสลวย

ใครเสยงไมสไพเราะและมความหมายวาอยากหรอตองการเชน“ใครขอเชญทานไปเปนวทยากร ไมชดเจนวาตองการเชญแลวจะเชญ”จรงๆหรอไมหากตดคำาวาใครออกกสอความหมายไดชดเจน

ไป - มามกใชสลบกนในการใชคำานควรคำานงถงผรบหนงสอเปนสำาคญควรใช จงขอเชญทานไปเปนวทยากร เพราะผรบหนงสอยอมคดวาตน“ ”เดนทางไปหรอสำานกงาน...

49

ขอสงผแทนมารวมประชม เพราะผรบหนงสอซงเปนผจดประชมยอมคด”วาจะมผมารวมประชม

๒. การใชประโยคประโยคในหนงสอราชการและหนงสอโตตอบทวไปควรม

ลกษณะสำาคญดงน๒.๑ประโยคสนไมใชคำาเชอมมากควรใชประโยคเดยวมากกวา

ประโยคความซอนหรอประโยคความรวมความยาวของแตละประโยคไมควรเกน๑บรรทดไมใชคำาฟมเฟอยซำาซากททำาใหประโยคยาวโดยใชเหต

๒.๒ประโยคบอกเลาแมเปนคำาถามกสามารถดดแปลงไดเชนขอหารอวาสมควรปฏบตประการใดไมควรใชประโยคคำาถามโดยตรงวาทำาไดไหม

๒.๓ประโยคชดเจนมความหมายเดยวไมคลมเครออานแลวเขาใจทนทโดยไมตองอานทวนหรอตความ

๒.๔ประโยคสละสลวยแมภาษาราชการจะเนนความชดเจนตรงไปตรงมาแตกควรมความสภาพสละสลวยนาอานและนาปฏบตผอานไมรสกทางลบควรใชประโยคทสภาพเชนจงขอความรวมมอมายงสำานก....... โปรดจดเจาหนาท...... จะขอบคณยง

๓. การเขยนยอหนาความหมายและประเภทของยอหนายอหนาหมายถงขอความ

ตงแต๑บรรทดขนไปทมใจความสมบรณ

ลกษณะของยอหนาทด- มใจความสำาคญเพยงเรองเดยว- มการเชอมโยงกนเปนเหตเปนผลกน- มการเนนยำาสาระสำาคญใหเดนชด

50

การพมพยอหนาแรกของหนงสอราชการ- ถาหนงสอนนมการอางถงหนงสอทตดตอกนใหพมพดงน

ตามหนงสอทอางถง//สำานกเลขาธการคณะรฐมนตร....(ใหเคาะ๒ครง)- ถาหนงสอนนยงไมเคยตดตอกนมากอนสวนมากจะขน

ตน..ดวย.. เนองดวยหรอเนองจากใหพมพดงน

ดวยสำานกเลขาธการคณะรฐมนตรแจงวาทประชม.............. หรอเนองจากไดมพระราชกฤษฎกา....... (จะไมเวนวรรค)

- หนงสอทตองขนตนดวยตามทใหพมพดงน...ตามทระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณพ.ศ.

๒๕๒๖ ..๔. หลกการยอหนาและเวนวรรค

๔.๑หลกการยอหนาควรยอหนาในกรณทสนสดเนอความถายงไมสนสดเนอความแตยอหนายาวมากควรยอหนาเมอสนสดประโยคในหนงสอราชการยอหนาหนงไมควรเกน๘บรรทดหรออาจถง๑๒บรรทดกได

๔.๒หลกการเวนวรรคตามระเบยบสารบรรณกำาหนดวรรคไว๒ชนดคอวรรค๑ตวอกษรและวรรค๒ตวอกษรแตในการพมพดวยคอมพวเตอรการวรรค๑เคาะจะเลกเกนไปฉะนนวรรคเลกอาจใช๒เคาะสวนวรรคใหญอาจใช๓เคาะกได

วรรคเลกใชวรรคระหวางคำาใชกอนและหลงคำาบางคำาวรรคใหญใชวรรคระหวางขอความทยงไมจบแตยาวมากหรอ

ประโยคทจบสมบรณแลวการใชวรรคตอนไมถกตองกอาจทำาใหเขาใจความหมายคลาดเคลอนไปไดการตดคำาเมอสนสดบรรทดตองพจารณาตดอยางรอบคอบคำาทตดแลวความหมายเปลยนกไมควรตด

51

เชนยกตวอยางมากนกการ - ศกษาฯลฯในการตดคำาตองใสยตภงค -) เสมอการพมพหนงสอราชการไมจำาเปนตองกนหลงใหตรงกนการกนหลงมกทำาใหวรรคตอนผดพลาดเสมอ

การรางและการตรวจแกรางหนงสอการรางหนงสอคอการเรยบเรยงขอความขนตนตามเรองท

จะแจงความประสงคไปยงผรบหรอผตองทราบหนงสอนนกอนทใชจดทำาเปนตนฉบบ

เหตทตองรางหนงสอเพอใหมการตรวจแกใหเหมาะสมถกตองตามระเบยบแบบแผนกอนเวนแตหนงสอทเปนงานประจำาปกตอาจไมตองเสนอรางตรวจแกกได

หลกการรางหนงสอผรางจะตองรและเขาใจใหแจมแจงแยกประเดนทเปนเหตผลและความมงหมายทจะทำาหนงสอนนโดยตงหวขอเรองทจะรางวา

- อะไรเมอไรทไหนใครทำาไมอยางไรเปนขอๆไว- ใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอนตอไปจงเปนขอความทเปน

ความประสงคและขอตกลงถามหลายขอใหแยกเปนขอๆเพอใหชดเจนและเขาใจงาย

- ความใดอางถงตวบทกฎหมายกฎขอบงคบระเบยบคำาสงหรอเรองตวอยางพยายามระบใหชดเจนเพอฝายผรบหนงสอจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก

- การรางควรใชถอยคำาสนแตเขาใจงายพยายามใชคำาธรรมดาทไมมความหมายไดหลายทาง

- สำานวนทไมเหมาะสมสำาหรบใชเปนสำานวนหนงสอไมควรใช- ระวงอกขรวธตวสะกดการนตและวรรคตอนใหถกตอง- ตองระลกถงผทจะรบหนงสอวาเขาใจถกตองตามความ

ประสงคทมหนงสอไป

52

- ผรางตองพจารณาดวยวาหนงสอทรางนนควรจะมถงใครบางหรอควรจะทำาสำาเนาใหใครทราบบางประสานงานกบหนวยงานใดบนทกไวในรางดวย

- การอางถงเรองทจะรางนตองพจารณาวาผรบหนงสอทราบมากอนหรอไมถาทราบมากอนแลวความตอนใดทเปนเหตกยอลงไดหรออางชอเรองกพอ

- การรางหนงสอใหใชถอยคำาสภาพและสมกบฐานะของผรบ- ถารางหนงสอทเปนการปฏเสธคำาขอควรแจงเหตผลในการท

ตองปฏเสธใหผขอเขาใจการรางหนงสอทมลกษณะเปนการสงการ

- ตองมขอความอนเปนเหตและผลเชนเดยวกน- การใชคำาตองใหรดกมอยาเปดชองใหตความไดหลายนยซง

อาจทำาใหเกดการเขาใจผด- การใชถอยคำาทผรบคำาสงสามารถปฏบตได- กอนรางควรพจารณาคนหาวามบทกฎหมายใหอำานาจสงการ

ไวแลวประการใด- คำาสงตองไมขดกบกฎหมายระเบยบขอบงคบถาขดกบคำาสง

เกาตองยกเลกคำาสงเกาเสยกอน

การรางหนงสอประชาสมพนธ- ตองรางตามแบบทกำาหนดไว- ขอความตองสมเหตสมผลเพอใหผอานนกคดคลอยตาม

เจตนาทตองการ- อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบนนหรอขดแยงกบฉบบกอนเวน

แตเปนการแถลงแก- ใชถอยคำาสภาพ

สงทผรางหนงสอควรปฏบต- ผรางควรเขยนใหชดเจนอานงายเพอความสะดวกในการ

ตรวจแกรางกอนพมพ

53

- เพอการประหยดใชกระดาษทพมพแลวหนาหนงและไมใชนำาอกหนาหนงมาเปนกระดาษรางหนงสอได

- เมอรางเสรจใหเสนอตวรางและเรองประกอบทสมบรณขนไปใหผบงคบบญชาตรวจรางและพจารณาสงพมพ

- เมอพมพหนงสอฉบบนนและตรวจถกตองแลวไมจำาเปนตองเกบรกษากระดาษรางไวเวนแตเรองสำาคญทผบงคบบญชาแกไขควรเกบไวประกอบเรอง

เทคนคการตรวจรางหนงสอผตรวจรางหนงสอเปนผกลนกรองงานโดยใชความรความ

สามารถและวจารณญาณอยางลกซงเปนผรบผดชอบอยางเตมทในผลงานนนควรมคณสมบตดงน

๑) มความรในงานสารบรรณรระเบยบงานสารบรรณทกขนตอนเปนอยางด

๒) มความรเรองหนงสอราชการหรอหนงสอโตตอบ๓) มความรในเนอหาทเกยวของกบเรองผตรวจตองสามารถ

วเคราะหความถกตองเหมาะสมของเนอหาการอางองขอมลหรอขอกฎหมายการเสนอความคดเหนหรอขอพจารณาเปนตน

๔) มความรความสามารถทางภาษาการสะกดคำาการใชคำาประโยคและการเรยบเรยงขอความใหถกตองชดเจนและเขาใจงายรจกใชวรรคเลกวรรคใหญการตดคำาระหวางบรรทดตลอดจนการยอหนาอยางเหมาะสม

๕) มความคดวจารณญาณและความคดรเรมสรางสรรคสามารถพจารณาความเหมาะสมของเรองและผลทจะเกดขนมความคดสรางสรรคในการเสนอความคดเหนไมยดตดวธเขยนแบบเดมท

54

เขยนตามกนมา๖) มความรอบคอบและรบผดชอบตองเปนชางสงเกตและ

รอบคอบทกดาน๗) มเหตผลทอธบายไดสามารถอธบายแกผพมพไดการอธบาย

จะทำาใหผรางและผพมพพฒนาความรและปฏบตงานไดรวดเรวขน

๘) มความเหนอกเหนใจไมควรแกรางทงหมดหรอขดฆาทงหนาไมควรขดฆาทบคำาเดมแตใชการวงรอบคำาผดแลวแกไขไวขางบนคำานนหรอโยงออกมาเขยนแกในทวางการแกไขควรเขยนชดเจนใหอานงาย

วธตรวจแกและเครองหมายในการตรวจแกหนงสอมวธดงน๑) ตรวจรปแบบวาถกตองตามมาตรฐานของระเบยบงาน

สารบรรณหรอไมดงนนผตรวจตองแมนยำาในรปแบบของหนงสอ

๒) ตรวจเนอหาพจารณาเนอหาสาระทงในหนงสอทอางถงหนงสอทเขยนไปตรวจการตงชอเรองการสรปยอในยอหนาแรกการเสนอเนอหาในสวนเนอความการลำาดบความตลอดจนการลงทายทแสดงความประสงคของหนงสอรวมทงสงทสงมาดวย

๓) ตรวจภาษาขอบกพรองสวนใหญดานภาษาเชนสะกดผดวรรคตอนผดประโยคยาวเกนไปเปนตน

๔) เครองหมายในการตรวจแกรางมระบบทเปนสากลใชไดในตรวจสอบการเขยนหรอการพมพทวไปผตรวจกบผรางและผพมพตองรจกเครองหมายทใชในการตรวจแกนตรงกน

การเสนอหนงสอตอผบงคบบญชา

55

การเสนอหนงสอคอการนำาหนงสอทดำาเนนการชนเจาหนาทเสรจแลวเสนอตอผบงคบบญชาเพอพจารณาบนทกสงการทราบและลงชอ

การเสนอหนงสอใหเสนอไปตามสายการปฏบตงานตามลำาดบชนผบงคบบญชา

โดยปกตการเสนอหนงสอตองใสแฟมหรอซองเรยงตามลำาดบโดยแยกตามลกษณะความสำาคญของเรองแตใหจดลำาดบเรองทตองพจารณากอนไวขางหนาเรองทไดรบมากอนตองเสนอเพอใหไดรบการปฏบตใหเสรจกอนในกรณทสวนราชการมหนงสอราชการมากควรแยกเปนประเภทและแฟมหรอซองหากสวนราชการใดมหนงสอราชการนอยอาจใชแฟมเดยวกได

การจดหนงสอเสนอใหจดใหสะดวกในการพจารณาโดยมเอกสารประกอบการพจารณาใหพรอมและตองจดใหเปนระเบยบเพอใหพลกดไดทนทผรวบรวมเรองเสนอควรมบนทกยอไววาหนงสอในแฟมมเรองอะไรบางเมอรบแฟมคนจะไดตรวจสอบวาเรองใดไดรบการพจารณาสงการหรอลงชอเรองใดถกนำาออกจากแฟมไปเพอเอาไวพจารณา

ในกรณทผบงคบบญชานำาเรองออกจากแฟมไปพจารณาจะตองเขยนบนทกสอดไวในแฟมแทนทเรองทนำาออกไปดวย

การเสนอหนงสอเรองสำาคญซงมรายละเอยดจะตองพจารณามากผทำาเรองอาจขอนำาเรองเสนอดวยตนเองกไดทงนเพอเปดโอกาสใหผบงคบบญชาสอบถามเหตผลบางประการประกอบการพจารณาเมอไดรบอนมตแลวกนำาเรองไปเสนอดวยตนเอง

ลกษณะการจดเรยงหนงสอเสนอ

56

๑) ใหเรยงลำาดบขนมาโดยเมอมการบนทกขนมาใหมใหเรยงซอนไวขางหนาเปนลำาดบ

๒) เมอเรองไปถงผบงคบบญชาผบงคบบญชาจะเหนบนทกของผบนทกหลงสดกอน

๓) เพอความสะดวกแกผบงคบบญชาในการพจารณาความเหนทผานขนมาตามลำาดบจะใหหมายเลข๑, ๒, ๓โดยเขยนตวเลขอยภายในวงกลมกำากบเรองทเสนอขนมาตามลำาดบกได

๔) เรองทเสนอมหลายแผนเพอใหเกดความเรยบรอยและปองกนการสญหายใหเยบหรอยดตดกนใหเรยบรอยทมมบนดานซายมอถาเยบใหเยบดานซายขนานกบสนหนงสอ

ในกรณทผบงคบบญชาสงการในเรองทเสนอแลวเรองตองยอนกลบผานลงมาตามลำาดบสายงานเชนเดยวกนผผานเรองตองลงชอยอและวนทเดอนพ.ศ. กำากบยกเวนเรองทเรงดวนจะตองดำาเนนการปฏบตในทนทใหสงเรองนนตรงไปยงผปฏบตและใหเปนหนาทของหนวยปฏบตทจะตองเสนอใหผบงคบบญชาตามลำาดบชนไดทราบการสงการนนๆดวย

การทำาสำาเนาสำาเนาคอเอกสารทจดทำาขนเหมอนกบตนฉบบไมวาจะทำาจาก

ตนฉบบสำาเนาคฉบบหรอจากสำาเนาอกชนหนง

การทำาสำาเนาอาจทำาไดหลายวธดงน๑. วธคดหรอลอกจากตนฉบบคำาตอคำาใหถกตองกบตนฉบบ

เดม๒. วธถอดหรอจดทำาพรอมตนฉบบเชนพมพตนฉบบพรอม

สำาเนาดวยการใชกระดาษ

57

คารบอน๓. วธถายจากตนฉบบเชนการถายดวยเครองถายเอกสาร๔. วธอดสำาเนาดวยการทำาใหหมกทกระดาษไขตนฉบบตดท

กระดาษสำาเนาสำาเนาแบงออกเปน๒ประเภทคอ๑. “สำาเนาคฉบบ ” เปนสำาเนาทจดทำาพรอมกบตนฉบบและ

เหมอนตนฉบบผลงลายมอชอในตนฉบบจะลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวและใหผรางผพมพ ผทานและผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางของหนงสอถาเปนหนงสอภายนอกซงปจจบนพมพดวยเครองคอมพวเตอรการทำาสำาเนาวธนคอใหตดครฑออกแลวจงสงพมพสำาเนาเปน๒ฉบบสำาหรบสำาเนา๒ฉบบนกำาหนดใหมขนตอนของผรบผดชอบลงลายมอชอดงน

๒. “สำาเนา ” เปนสำาเนาทสวนราชการหรอเจาหนาทจดทำาขนสำาเนานอาจทำาขนดวยการถายคดคดสำาเนาหรอดวยวธอนใดสำาเนาชนดนโดยปกตตองมการรบรอง

การรบรองสำาเนาใหมคำารบรองวา “สำาเนาถกตอง ” และใหเจาหนาทตงแตระดบ๒

………………….................………พมพ…………………...................……ราง

58

หรอเทยบเทาขนไปซงเปนเจาของเรองททำาสำาเนานนลงลายมอชอรบรองพรอมทงลงชอตวบรรจงตำาแหนงและวนเดอนปทรบรองและโดยปกตใหมคำาวา สำาเนา ไวท“ ”กงกลางหนาเหนอบรรทดแรกของสำาเนาหนงสอดวย

การพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร

การพมพหนงสอราชการภาษาไทย การจดทำากระดาษตราครฑและกระดาษบนทกขอความ โดยใชโปรแกรม Microsoft Word ใหจดทำาใหถกตองตามแบบของกระดาษตราครฑ (แบบท 28) และแบบของกระดาษบนทกขอความ (แบบท 29) ทายระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

59

รปท 1 แบบของกระดาษตราครฑ (แบบท 28)

60

รปท 2 แบบของกระดาษบนทกขอความ (แบบท 29)

61

1.การตงคาในโปรแกรมการพมพ1.1 การตงระยะขอบหนากระดาษ

-ขอบซาย 3 เซนตเมตร ขอบขวา 2 เซนตเมตร-ขอบบน 2.5 เซนตเมตร ขอบลางประมาณ 2 เซนตเมตร ตามรปท 3

รปท 3

1.2 การตงระยะบรรทด ใหใชคาระยะบรรทดปกต คอ 1 เทา หรอ Single ตามรปท 4

62

รปท 41.3 การกนคาไมบรรทดระยะการพมพ อยระหวาง 0 – 16 เซนตเมตร

(หนากระดาษ เอ 4 เมอตงระยะขอบซาย 3 เซนตเมตร ขอบขวา 2 เซนตเมตร จะเหลอพนทสำาหรบการพมพ มความกวาง 16 เซนตเมตร) ตามรปท 5

รปท 5

2.ขนาดตราครฑ2.1 ตราครฑสง 3 เซนตเมตร ใชสำาหรบการจดทำากระดาษตราครฑ

การวางตราครฑใหวางหางจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเมตร (ชดขอบบน)

63

2.2 ตราครฑสง 1.5 เซนตเมตร ใชสำาหรบการจดทำากระดาษบนทกขอความ การวางตราครฑ ใหวางหางจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเมตร (ชดขอบบนดานซาย) ตามรปท 6

รปท 63.การพมพหนงสอภายนอก

3.1 ใชรปแบบตวพมพไทยสารบรรณ (ฟอนต TH SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท

3.2 การพมพ ท และ สวนราชการเจาของหนงสอ ใหพมพตรง“ ” “ ”กบแนวเทาของตราครฑ

3.3 การพมพชอเดอน ใหตวอกษรตวแรกอยตรงกบแนวเทาขวาของตราครฑ

64

3.4 การพมพเรอง คำาขนตน อางถง สงทสงมาดวย ใหมระยะบรรทดระหวางกนเทากบระยะบรรทดปกต และเพมคากอนหนาอก 6 พอยท (1 Enter + Before 6 pt)

3.5 การยอหนาขอความภาคเหต ภาคความประสงค และภาคสรป ใหมระยะยอหนาตามคาไมบรรทดระยะการพมพ เทากบ 2.5 เซนตเมตร

3.6 การพมพคำาลงทาย ใหพมพตวอกษรตวแรกอยตรงกบแนวกงกลางของตราครฑ และหางจากบรรทดสดทายของภาคสรปเทากบระยะบรรทดปกต และเพมคากอนหนาอก 12 พอยท (1 Enter + Before 12 pt)

3.7 การพมพชอเตมของเจาของหนงสอ (ชอ สกล) และตำาแหนง เวนระยะบรรทดการพมพ 3 บรรทด (4 Enter)ใหถอคำาลงทายเปนหลก โดยใหอยกงกลางซงกนและกน ในกรณทตองพมพตำาแหนง 2 บรรทด ระหวางบรรทดใหใชระยะ 1 Enter

3.8 ระยะระหวางตำาแหนง กบสวนราชการเจาของเรอง ใหเวนบรรทดการพมพ 3 บรรทด(4 Enter) จากตำาแหนงเจาของหนงสอ หรอใหพจารณาตามความเหมาะสมของพนททเหลออยในหนากระดาษนน โดยสามารถเลอกใชระยะบรรทด 1 Enter หรอ 1 Enter + Before 6 pt หรอ 2 Enter ไดตามความเหมาะสม

65

ทอก๐ 305/ สวนราชการเจาของทตง และรหส

2.5

สง 3 ซม. (1

Enter)

แบบหนงสอ

66

เดอน ป

เรอง ...........................................................................เรยน .........................................................................อางถง ......................................................................... (ถาม)สงทสงมาดวย ............................................................. (ถาม)

ภาคเหต.................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ภาคความประสงค.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ภาคสรป...........................................................................................................................................................................................................................................................................................

ขอแสดงความนบถอ

(1 Enter + Before 6 pt)

(1 Enter + Before 6 pt)(1 Enter + Before 6 pt)(1 Enter + Before 6 pt)(1 Enter + Before 6 pt)

(1 Enter + Before 6 pt)(ยอหนา 2.5

(1 Enter + Before 6 pt)

(1 เทา หรอ

(1 เทา หรอ

(4Enter )

(1 Enter + Before 12pt)

(1 เทา หรอ

3 ซม. 2 ซ

67

(นางสมศร สวรรณจรส) ผอำานวยการสำานกควบคมวตถอนตราย

สวนราชการเจาของเรองโทร.๐ 2202 4089โทรสาร ๐ 2202 4089ไปรษณยอเลกทรอนกส (ถาม)สำาเนาสง (ถาม)

4.การพมพหนงสอภายใน4.1 ใชรปแบบตวพมพไทยสารบรรณ (ฟอนต TH

SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท4.2 การพมพสวนหวของแบบบนทกขอความ

4.2.1 คำาวา “บนทกขอความ พมพดวยอกษรตวหนา ขนาด ”24 พอยท และปรบคาระยะบรรทดจาก 1 เทา เปนคาแนนอน (Exactly) 35 พอยท

4.2.2 คำาวา “สวนราชการ วนท เรอง พมพดวยอกษรตวหนา” ขนาด 20 พอยท

4.2.3 การพมพคำาวา “วนท ใหพมพตรงกบตวอกษร ข และ” “ ”ใหพมพตวอกษรตวแรกของชอเดอน ตรงกบแนวหลงของตวอกษร ม “ ”ของคำาวา “บนทกขอความ ” (ดแบบฟอรมประกอบ)

4.2.4 ใชจดไขปลาแสดงเสนบรรทดทเปนชองวางหลงคำา สวนราชการ ท วนท และ เรอง

4.3 การพมพคำาขนตน ใหมระยะบรรทดหางจากเรองเทากบระยะบรรทดปกตและเพมคากอนหนาอก 6 พอยท(1 Enter + Before 6 pt)

หมายเหต1 Enter = 1 เทา หรอ Single ในกรณทมความจำาเปนอาจปรบระยะเปน 1.05 pt หรอ 1.1 pt ไดตามความเหมาะสม โดยใหคำานง

(4 Enter)

2 ซม.

68

4.4 การยอหนาขอความ ใหมระยะยอหนาตามคาไมบรรทดระยะการพมพ เทากบ 2.5 เซนตเมตร

4.5 การพมพชอเตมในวงเลบ (ชอ สกล) ใหพมพอยในแนวกงกลางกระดาษ เวนระยะบรรทดการพมพ 3 บรรทดปกต (4 Enter) จากบรรทดสดทายของขอความ และการพมพตำาแหนง ใหพมพอยกงกลางซงกนและกน ในกรณทตองพมพตำาแหนง 2 บรรทด ระหวางบรรทดใหใชระยะ 1 Enter

4.6 จำานวนบรรทดในแตละหนาใหเปนไปตามความเหมาะสมกบจำานวนขอความ

2.5

สง บนทกแบบหนงสอ

คาแนนอน

69

สวนราชการท วนทเรองเรยน อรอ.ผาน สบย.กรอ.

ภาคเหต.................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ภาคความประสงค.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ภาคสรป...........................................................................................................................................................................................................................................................................................

(นางสมศร สวรรณจรส) ผอำานวยการสำานกควบคมวตถอนตราย

ศธ

(4 Enter)

(1 เทา หรอ

(1 Enter + Before 6 pt)

(1 เทา หรอ

(1 เทา หรอ

3 ซม. 2 ซ

สำานกควบคมวตถอนตราย ฝายบรหารทวไป โทร. 0 2202 เดอน

(ยอหนา 2.5

(1 Enter + Before 6 pt)

สงแผนปฏบตราชการประจำา

70

5. การพมพคำาสง / ประกาศ5.1 ใชรปแบบตวพมพไทยสารบรรณ (ฟอนต TH

SarabunIT9) ขนาด 16 พอยท5.2 ระหวางตวครฑกบขอความใหใชระยะบรรทด (1 Enter

Before 6 pt) หรอปรบใหดวาสวยงามไมชดหรอหางจนเกนไป5.3 หวเรองใหใชคากงกลางสำาหรบการจด ใหใชเสนขดระหวางหว

เรอง (คำาสง/ประกาศ)เสนทขดระยะพอประมาณ5.4 ระหวางเสนขนกบภาคเหต ใหใชระยะบรรทด (1 Enter

Before 12 pt)5.5 การพมพขอความภาคเหต ภาคความประสงค ระยะการพมพ

เทากบ 2.5 เซนตเมตร และเพมคากอนหนาอก 6 พอยท (1 Enter Before 6 pt)

5.6 การพมพยอหนากอนยอหนาสดทาย (ทงนตงแต..../จงประกาศใหทราบโดยทวกน)ระยะการพมพยอหนาเทากบ 2.5 เซนตเมตร และเพมคากอนหนาอก 6 พอยท(1 Enter Before 6 pt)

5.7 การพมพยอหนาสดทาย (สง ณ วนท ..../ ประกาศ ณ วนท ...)ใหตงคายอหนาเทากบ 4 เซนตเมตร และเพมคากอนหนาอก 12 พอยท (1 Enter Before 12 pt)

5.8 การพมพคำาลงทาย ใหถอปฏบตเชนเดยวกบการพมพหนงสอภายนอก

หมายเหต1 Enter = 1 เทา หรอ Single ในกรณทมความจำาเปนอาจปรบระยะเปน 1.05 pt หรอ 1.1 pt ไดตามความเหมาะสม โดยใหคำานง

2 ซม.

71

2.5

สง 3 ซม.

แบบหนงสอ

72

คำาสงสำานกควบคมวตถอนตรายท................/255 ๘

เรอง ...........................................................................................

-----------------------------------------ภาค

เหต.................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ภาคความประสงค.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ทงน ตงแตบดนเปนตนไป

สง ณ วนท ตลาคม พ.ศ. 255 ๘

(นางสมศร สวรรณจรส) ผอำานวยการสำานกควบคมวตถอนตราย

(ยอหนา 2.5

(1 Enter + Before 6 pt)

(1 เทา หรอ

(4Enter )

(1 เทา หรอ

3 ซม. 2 ซ

( 1

(1 Enter + Before 12pt)

(1 Enter + Before 6 pt)

73

หมายเหต1 Enter = 1 เทา หรอ Single ในกรณทมความจำาเปนอาจปรบระยะเปน 1.05 pt หรอ 1.1 pt ไดตามความเหมาะสม โดยใหคำานง

2 ซม.2.5

สง 3 ซม.

แบบหนงสอ

74

ประกาศสำานกควบคมวตถอนตราย

เรอง ...........................................................................................

-----------------------------------------ภาค

เหต.................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ภาคความประสงค.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ทงน ตงแตบดนเปนตนไป

สง ณ วนท ตลาคม พ.ศ. 255 ๘

(นางสมศร สวรรณจรส) ผอำานวยการสำานกควบคมวตถอนตราย

(ยอหนา 2.5

(1 Enter + Before 6 pt)

(1 เทา หรอ

(1 เทา หรอ

(4Enter)

3 ซม. 2 ซ

( 1

(1 Enter + Before 12pt)

(1 Enter + Before 6 pt)

75

หมายเหต1 Enter = 1 เทา หรอ Single ในกรณทมความจำาเปนอาจปรบระยะเปน 1.05 pt หรอ 1.1 pt ไดตามความเหมาะสม โดยใหคำานง

2 ซม.