obeh dokladov na technickej univerzite vo zvolene – časť ... · zmluva o poskytnutí nfp orp...
TRANSCRIPT
1
TECHNICKÁ UNIVERZITA VO ZVOLENE
Organizačná smernica č. 7/2010
Obeh dokladov na Technickej univerzite vo Zvolene – časť projekty financované zo štrukturálnych fondov EÚ
Zvolen, december 2010
2
3
TECHNICKÁ UNIVERZITA VO ZVOLENE
Organizačná smernica č. 7/2010
OBEH DOKLADOV NA TECHNICKEJ UNIVERZITE VO ZVOLENE – ČASŤ PROJEKTY FINANCOVANÉ ZO ŠTRUKTURÁLNYCH FONDOV EÚ
OBSAH
A. Úvodné ustanovenia ...................................................................................................... 4 1. Účel a dôvod vydania smernice ................................................................................ 4 2. Postavenie Oddelenia riadenia projektov v procese realizácie projektov ŠF EÚ .... 5B. Všeobecné ustanovenia ................................................................................................. 6 1. Definovanie základných činností v procese obehu dokladov .................................. 6 2. Definovanie základných druhov dokladov realizácie projektov ŠF EÚ .................. 6 3. Definovanie kontroly dokladov v procese obehu dokladov ..................................... 8 4. Definovanie zodpovednosti zamestnancov pri schvaľovaní finančných operácií ... 9 5. Povinné náležitosti vybraných dokumentov ........................................................... 10C. Obeh dokladov ............................................................................................................. 11 1. Ostatné registratúrne záznamy ............................................................................... 11 2. Dodávateľská faktúra .............................................................................................. 13 3. Dodávateľská faktúra za nákup majetku ................................................................ 13 4. Dodávateľská faktúra za stavebné práce ................................................................ 17 5. Dodávateľská faktúra za dodávky režijného charakteru ........................................ 17 6. Cestovné príkazy ..................................................................................................... 18 7. Vyúčtovanie nákupu v hotovosti ............................................................................. 19 8. Obeh ostatných dokladov ........................................................................................ 20D. Záverečné ustanovenia ................................................................................................ 24E. Prílohy .......................................................................................................................... 25 Príloha č. 1 Použité skratky .......................................................................................... 26 Príloha č. 2 Vymedzenie pojmov .................................................................................. 27 Príloha č. 3 Delegovanie právomoci a zodpovednosti schvaľovania dokladov ........... 28 Príloha č. 4 Krycí list projektu ...................................................................................... 29
Pôsobnosť: Technická univerzita vo Zvolene
Spracoval: Oddelenie riadenia projektov
Kontrolou dodržiavania poverení:Všetci zamestnanci Technickej univerzity vo Zvolene, ktorí sa zúčastňujú procesu obehu dokladov za projekty financované zo Štrukturálnych fondov EÚ.
Účinnosť: 1. 12. 2010
4
A. Úvodné ustanovenia
1. Účel a dôvod vydania smernice
(1) Účelom tejto organizačnej smernice je stanoviť pravidlá na zabezpečenie jed-notného, optimálneho, plynulého, včasného spracovania dokladov vznikajúcich v procese realizácie projektov financovaných zo Štrukturálnych fondov Európ-skej Únie (ďalej projekty ŠF EÚ).
Smernica popisuje informačné toky a archiváciu dokumentov, právomoci ove-rovania a schvaľovania operácií a dokladov.
(2) Predkladaná smernica nerieši procesy súvisiace s manažovaním projektov ŠF EÚ. Tieto sú súčasťou Organizačnej smernice 6/2006 o spracovaní projektov podporovaných Ministerstvom školstva SR alebo z iných zdrojov na Technickej univerzite vo Zvolene.
(3) Súvisiace predpisy:
• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,• zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších pred-
pisov,• zákon č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení ne-
skorších predpisov,• zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zme-
ne a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,• Organizačná smernica č. 5/2005 o uplatňovaní zákona č.502/2001 Z. z. o fi-
nančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých záko-nov v znení neskorších predpisov v podmienkach TU vo Zvolene,
• Organizačná smernica č. 6/2006 o spracovaní projektov podporovaných Mi-nisterstvom školstva SR alebo z iných zdrojov na Technickej univerzite vo Zvolene,
• Organizačná smernica 5/2010 o verejnom obstarávaní v podmienkach TU vo Zvolene,
• Organizačná smernica č. 4/2010 o pracovných cestách a cestovných náhra-dách zamestnancov Technickej univerzity vo Zvolene,
• Registratúrny poriadok TU vo Zvolene,• Registratúrny plán TU vo Zvolene,• Organizačný poriadok TU vo Zvolene,• iné právne predpisy SR a EÚ,• iné schválené pravidlá na realizáciu projektov financovaných zo ŠF EÚ ria-
diacimi orgánmi.
5
(3) Obeh dokladov je záväzný pre všetky projekty financované zo ŠF EÚ. V prípade potreby môže kvestor TUZVO v súčinnosti s príslušnou organizač-
nou súčasťou TU ďalej upraviť procesy a obeh dokladov metodickým pokynom, najmä za projekty organizačných súčastí TU (napr. CĎV) alebo za projekty, kde určité fázy procesu spracovania dokladov sa nerealizujú v TU, ale u hlavného partnera (žiadateľa NFP) projektu.
Obeh dokladov projektov financovaných zo ŠF EÚ, realizovaných VŠLP, si tátoorganizačná súčasť primerane upraví v súlade s platnými pravidlami samostatne.
2. Postavenie Oddelenia riadenia projektov v procese realizácie projektov ŠF EÚ
(1) V zmysle Organizačného poriadku Technickej univerzity vo Zvolene jednotli-vé procesy a činnosti súvisiace s realizáciou uzatvorených zmlúv o poskytnutí nenávratného príspevku zo ŠF EÚ koordinuje Rektorát - Oddelenie riadenia projektov (útvar riadený kvestorom).
(2) Poslaním Oddelenia riadenia projektov na TU vo Zvolene je vykonávať činnos-ti, ktoré súvisia s riadením činností súvisiacich s prípravou a realizáciou projek-tov financovaných zo Štrukturálnych fondov EÚ.
(3) Predkladané metodické usmernenie obehu dokladov vyplýva zo skutočnosti, že úlohou ORP je metodicky usmerňovať a koordinovať riadiace kapacity projek-tov ŠF EÚ.
(4) Medzi ďalšie činnosti, ktoré pracovníci oddelenia pre zabezpečenie realizácie
projektov ŠF EÚ vykonávajú, patria: a) vedenie účtovnej evidencie projektu, ktoré predstavuje
• evidenciu, likvidáciu dodávateľských faktúr projektu,• príprava podkladov pre zaraďovanie majetku projektu,• finančný manažment (úhrady platieb) v spolupráci s finančným mana-
žérom projektu,• účtovná likvidácia tuzemských cestovných príkazov, prípadne iných úč-
tovných dokladov projektu,• finančný reporting projektu,• archivácia účtovných dokladov projektu,
b) správa registratúrneho spisu projektu.
6
(4) Oddelenie riadenia projektov úzko spolupracuje s• Ekonomickým oddelením,• Oddelením informačnej sústavy,• Oddelením riadenia ľudských zdrojov,• Oddelením investícií a prevádzky,• Referátom právnym,• Referátom verejného obstarávania,• Referátom pre rozvoj,• Referátom pre vedeckovýskumnú činnosť,• Referátom pre pedagogickú činnosť,• Referátom pre vonkajšie vzťahy,• Referátom celofakultných európskych projektov na Lesníckej fakulte TU vo
Zvolene, • projektovými centrami organizačných súčastí TU vo Zvolene (Centrum ďal-
šieho vzdelávania, Vysokoškolský lesnícky podnik),• ostatnými útvarmi v rámci platnej organizačnej štruktúry TU vo Zvolene.
B. Všeobecné ustanovenia
1. Definovanie základných činností v procese obehu dokladov
Obeh dokladov zahŕňa nasledujúce hlavné činnosti a) prevzatie, príp. vyhotovenie, zaevidovanie dokladov,b) preskúmavanie dokladov z hľadiska vecnej a formálnej správnosti, c) finančná kontrola (schválenie) dokladov,d) zaevidovanie dokladov do účtovného systému,e) zaradenie dokladov do žiadosti o predfinancovanie, refundáciu,f) zaúčtovanie dokladov, realizácia úhrady,g) úschova, archivácia dokladov.
2. Definovanie základných druhov dokladov realizácie projektov ŠF EÚ
Základná kategorizácia dokladov súvisiacich so zabezpečením realizácie akti-vít projektov ŠF EÚ a sú spracovávané pracovníkmi oddelení TUZVO, s uvedením miesta ich uloženia sú uvedené v tab. 1. Uloženie účtovných dokladov projektov ŠF EÚ vychádza a zodpovedá postupom určenými všeobecne zaužívanými pravidlami na vedenie účtovníctva Technickej univerzity vo Zvolene.
7
Tab. 1 Definovanie základných druhov dokladov projektov ŠF EÚ
Druh dokladu Uloženie originálu
Spôsob uloženia Poznámka
Doklad o zaevidovaní projektu do systému evidencie projektov
ORP podľa projektov– evidenčný list projektu t.j.oznámenie o začatí prác na opise projektu, jeho aktivít a rozpočte
Projektový zámer(Krycí list projektu – Príloha č.4)
ORP podľa projektov
obsahuje:a. základné informácie o projekte
(identifikácia, cieľ, prínosy, plán.rozpočet projektu, plán. potreba vlastných zdrojov financovania),
b. písomný súhlas kompetentných zamestnancov na dopracovanie projektu do konečnej podoby,
c. upravuje zodpovednosť za realizáciu projektu a zabezpečenie spolufinancovania.
PM odovzdá neodkladne po schválení rektorom TUZVO
Zmluva o poskytnutí NFP ORP podľa projektov
–PM odovzdá neodkladne po podpise zmluvy o poskytnutí NFP– rozpočet projektu odovzdá v elektronickej forme pre potreby účtovníctva
Dokumentácia verejného obstarávania
RVO / OIP podľa projektov – OIP v prípade VO stavebných prác
ÚD – dodávateľské faktúry ORP podľa projektov
ÚD – bankové výpisy ORP podľa projektov
ÚD – cestovné príkazy (tuzemské) OIS
mesačne podľa osobného čísla zamestnancov
– kópia na ORP podľa projektov v rámci pripravovanej alebo zrealizovanej Žiadosti o platbu (refundáciu).
ÚD – cestovné príkazy (zahraničné) EO
mesačne podľa čísla pokladničného dokladu
– kópia na ORP podľa projektov v rámci pripravovanej alebo zrealizovanej Žiadosti o platbu (refundáciu).
ÚD – vyúčtovanie PHM ORP mesačne podľa projektov
ÚD – vyúčtovanie nákupu v hotovosti ORP mesačne podľa
projektov
ÚD – protokol o škode ORP podľa projektov
ÚD – ostatné interné doklady ORP podľa projektov
Ostatné registratúrne záznamy (došlá, odoslaná pošta, a iné)
ORP podľa registratúrneho čísla v príslušnom registratúrnom spise pre projekt
8
3. Definovanie kontroly dokladov v procese obehu dokladov
Kontrola dokladov vo všeobecnosti zahŕňa predovšetkým činnosti definovanév tab. 2.
Tab. 2 Kontrola dokladov v podmienkach TU vo Zvolene (projekty ŠF EÚ)
Preskúmavanie dokladov
vecná správnosť
potvrdenie vecnej správnosti dodania, prípadne vzniku výdavku, ide o kontrolu:• súladu údajov uvedených v účtovnom doklade so skutočnosťou,• súladu údajov uvedených v účtovnom doklade s položkami rozpočtu
projektu,• súladu údajov uvedených v účtovnom doklade so zmluvou s dodávateľom (faktúry), s procesom VO a pod.
formálna správnosť
ide o kontrolu:• či účtovné doklady obsahujú všetky predpísané náležitosti, • či je záznam o kontrole vecnej správnosti,• či boli operácie, ktoré dokladujú účtovné záznamy nariadené a schválené zodpovednými zamestnancami,• či je operácia v súlade s platnými predpismi,
Predbežná finančná kontrola
I. etapa
• vykonáva sa v čase prípravy a vzniku finančnej operácie,• zameriava sa na dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti
a účelnosti a overuje sa ňou, či je pripravovaná finančná operáciav súlade:– so schválených rozpočtom TU,– so schváleným rozpočtom projektu, – so zmluvami uzatvorenými TU,– s inými rozhodnutiami o hospodárení s verejnými prostriedkami,– či je v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi,osobitnými
predpismi EÚ,– v súlade s medzinárodnými zmluvami, ktorými je SR viazaná a na
základe ktorých sa SR poskytujú prostriedky zo zahraničia.
II. etapa • vykoná sa pred realizáciou finančnej operácie,• slúži na potvrdenie realizácie finančnej operácie.
Finančná kontrola týkajúca sa finančných operácií súvisiacich s projektmi jeupravená v Organizačnej smernici TU č. 5/2005.
Podľa uvedenej smernice prvú etapu predbežnej finančnej kontroly vykonázodpovedný riešiteľ (gestor) projektu, resp. riešiteľ etapy v prípade, že gestor nie je zamestnancom TU. Druhú etapu predbežnej finančnej kontroly vykoná kvestor, resp. ním písomne poverení zamestnanci rektorátu. Finančná kontrola za operácie týkajúce sa projektov financovaných zo ŠF EÚ a delegovanie právomoci kvestoraTU na vykonanie druhej etapy predbežnej finančnej kontroly týchto operácií jebližšie upravená v ďalšej časti tejto smernice.
Kontrolu dokladov za všetky projekty realizované VŠLP si táto organizačná súčasť upraví samostatne.
9
4. Definovanie zodpovednosti zamestnancov pri schvaľovanífinančných operácií
Účelom tejto časti smernice je definovať zodpovednosti príslušných zamest-nancov na vykonávanie kontroly účtovných dokladov projektov financovaných zoŠF EÚ v podmienkach TU vo Zvolene (tab. 3, tab. 4).
Definovanie zodpovedností vychádzajú z organizačnej smernice č. 5/2005 (časťfinančné operácie týkajúce sa projektov).
Tab. 3 Zodpovednosť zamestnancov pri schvaľovaní finančných operácii (projekty ŠF EÚ)
Účtovný doklad
Formálna a účtovná správnosť dokladu
Vecná správnosť(objednáva dodanie)
Predbežná finančnákontrolaI. etapa
Predbežná finančnákontrola II. etapa
I. Dodávateľská faktúra
ORP – finančnýúčtovník
projektový manažér, príp. zamestnanec poverený PM zodpovedný za plnenie zmluvy
projektový manažér TU – kvestor
II. Vyúčtovanie nákupu v hotovosti
TU – pokladník projektový manažér projektový
manažér TU – kvestor (poverený vedúci EO)
III. Interné účtovné dokladyza projekty (napr. účtovanie refundácie miezd, prevody fin prostr.)
ORP – finančnýúčtovník
projektový manažér projektový manažér
TU – kvestor (poverený vedúci ORP)
Tab. 4 Zodpovednosť zamestnancov pri schvaľovaní finančných operácii (projekty ŠFEÚ) – cestovné príkazy
Cestovný príkaz
Zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu je príslušný pod
Schválenie pracovnej cesty
Formálna a účtovná správnosť likvidácie dokladu
Predbežná finančná kontrola(I. etapa)
Predbežná finančnákontrola (II. etapa)
a) Cestovný príkaz – príkaz na pracovnú cestu(tuzemský, zahraničný)
Pozn.V prípade zahraničnej pracovnej cesty je schválenie CP viazané na predchádzajúci súhlas vedenia TU alebo vedenia fakulty, resp. rektora TU alebo dekana fakulty
rektorát
vedúci zamestnanec(kvestor/,prorektor/rektor)
ORP – finančnýúčtovník projektový manažér –
fakulta vedúci katedry/ dekan fakulty
ORP – finančnýúčtovník projektový manažér –
ďalšia organizačná súčasť
vedúci organizačnej súčasti
ORP – finančnýúčtovník projektový manažér –
b) Cestovný príkaz – vyúčtovanie pracovnej cesty(tuzemský, zahraničný)
rektorát
vedúci zamestnanec(kvestor/,prorektor/rektor)
ORP – finančnýúčtovník projektový manažér
TU – kvestor(poverený vedúci ORP)
fakulta vedúci katedry/ dekan fakulty
ORP – finančnýúčtovník projektový manažér
TU – kvestor (poverený vedúci ORP)
ďalšia organizačná súčasť
vedúci organizačnej súčasti
ORP – finančnýúčtovník projektový manažér
TU – kvestor resp. ním poverení zamestnanci
10
5. Povinné náležitosti vybraných dokumentov
Aby výdavky projektu mohli byť oprávnené musia spĺňať všeobecné pravidlá oprávnenosti výdavkov, ktoré sú konkretizované v Príručke pre prijímateľa.
Výdavok musí byť preukázaný faktúrami, príp. inými účtovnými dokladmi rovnocennej dôkaznej hodnoty, pre ktoré sú odporúčané povinné náležitosti. Pro-jektový manažér, príp. ním poverená osoba je povinný dodávateľa s povinnými ná-ležitosťami oboznámiť.
Ďalšia časť obsahuje sumarizáciu povinných náležitostí pre vybrané dokumen-ty (povinné prílohy Žiadosti o platbu) – Zmluva o dielo, Faktúra.
Z m l u v a o d i e l o (Zmluva s dodávateľom)
Povinné náležitosti
a) identifikácia zhotoviteľa i prijímateľa,b) osoba zodpovedná za plnenie zmluvy,c) identifikácia projektu (kód ITMS),d) predmet plnenia (v súlade s rozpočtom projektu) a jeho špecifikácia,e) zmluvná cena,f) platobné podmienky (splatnosť faktúry minimálne 100 dní),g) ostatné povinné náležitosti zmluvy v zmysle platnej legislatívy,h) podmienky fakturácie predmetu zmluvyi) povinné náležitosti faktúry (viď bod B) s uvedením počtu originálov fa a jej
príloh (odporúčané 3x), 1
j) fakturačná adresa (TUZVO),k) povinné prílohy k faktúre:
– dodací list (preberací protokol) s uvedením výrobných čísel, – certifikát o pôvode tovaru (spolu s prekladom),– protokol o zaškolení personálu (ak vyplýva zo zmluvy),– Čestné vyhlásenie o zhode podľa zákona č. 264/1999 Z.z.– fotodokumentácia (ak vyplýva zo zmluvy)– príp. Čestné vyhlásenie o ekvivalentnej náhrade produktov (podľa
dohody s PM),– pri dodávkach stavebných prác: krycí list, súpis vykonaných prác,
stavebný denník l) pri zmluve o dodávke stavebných prác – prílohou zmluvy: krycí list, výkaz
výmer.
Dôležité Zmluva o dielo musí byť pred podpisom štatutárnym zástupcom TUZVO parafovaná právnikom TUZVO.
Upozornenie pre dodávateľov
Do žiadosti o platbu 15. dňa nasledujúceho mesiaca budú zahrnuté iba faktúry prijaté na TUZVO do 31.dňa bežného mesiaca. Faktúry prijaté v novom účtovnom mesiaci budú zaradené do žiadosti o platbu až v nasledujúcom mesiaci, tj. bude nutné prepracovať dátum splatnosti faktúry o ďalších 30 dní.
Spracované podľa Príručky pre prijímateľa
1 V zmysle Príručky všetky dokumenty ŽoP, podporná dokumentácia, účtovné doklady a účtovné záznamy – musia byť predložené na SORO v jednom rovnopise originálu, resp. overenej kópii. Overená kópia dokumentu – kópia príslušného dokladu s pečiatkou a podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa. Odporúča sa využívať iba v prípade, ak povaha účtovného dokladu neumožňuje vyhotoviť viac rovnopisov originálov (napr. pokladničný doklad, cestovný príkaz).
11
F a k t ú r a
Povinné náležitosti faktúry
1. Faktúra za dodanie majetku (investičná fa)
a) kód ITMS projektub) názov Projektu ŠF c) číslo a názov Zmluvy o dielo (príp. uvádzať aj časti Zmluvy v zmysle
podkladov na fakturáciu)d) číslo faktúrye) obchodné meno, sídlo, názov banky a bankový účet TUZVO i dodávateľaf) suma na úhradu v EUR (zaokrúhlená na dve desatinné miesta),g) náležitosti pre účely DPH (sadzba, DIČ a kurz NBS)h) podpis zodpovednej osoby za zhotoviteľa,i) vymenovanie príloh k fa (v zmysle zmluvy).
2. Faktúra za stavebné práce
a) – i) viď bod Faktúra za majetokj) zisťovací protokol o vykonaných stavebných prácach (Krycí list) potvrdený
podpisom a pečiatkou zhotoviteľa, že práce uvedené v priložených doku-mentoch zodpovedajú skutočnosti
k) súpis vykonaných prác (náležitosti Súpisu sú uvedené v Príručke)l) stavebný denník (časti stavebného denníka zodpovedajúce fakturovanému
obdobiu).
3. Faktúra za ostatné služby a dodávky režijného charakteru
a) – i) viď bod Faktúra za majetok
Povinné prílohy faktúry– dodací list (preberací protokol) s uvedením výrobných čísel, – certifikát o pôvode tovaru (spolu s prekladom),– protokol o zaškolení personálu (ak vyplýva zo zmluvy),– Čestné vyhlásenie o zhode podľa zákona č. 264/1999 Z.z.– fotodokumentácia (ak vyplýva zo zmluvy)– príp. Čestné vyhlásenie o ekvivalentnej náhrade produktov (podľa dohody
s PM),– pri dodávkach stavebných prác: krycí list, súpis vykonaných prác, stavebný
denník
C. Obeh dokladov
Táto časť organizačnej smernice vymedzuje obeh dokladov vznikajúcich v pro-cese realizácie projektu financovaného zo ŠF EÚ:
• registratúrne záznamy (mimo účtovných dokladov),• dodávateľská faktúra za nákup dlhodobého a krátkodobého majetku,• dodávateľská faktúra za stavebné práce,• dodávateľská faktúra za ostatné služby a dodávky režijného charakteru,• cestovné príkazy,• vyúčtovanie nákupu v hotovosti,• ostatné doklady.
1. Ostatné registratúrne záznamy
V zmysle Registratúrneho poriadku TU vo Zvolene korešpondencia súvisiaca s realizáciou projektov ŠF EÚ musí byť centrálne evidovaná (registrovaná) v Re-
12
gistratúrnej knihe, ktorá v podmienkach TU vo Zvolene predstavuje serverovú webovú aplikáciu.
Registratúrne spisy projektov ŠF EÚ sú vedené na oddelení ORP. Oddelenie ORP nevedie registratúrne spisy projektov ŠF EÚ, ktoré sú riadené iným centrom riadenia projektov (napr. fakulty alebo organizačnej súčasti).
Registratúrne spisy projektov ŠF EÚ obsahujú nasledovné registratúrne záznamy:
• prichádzajúce záznamy (tab. 5),• odchádzajúce záznamy (tab. 6).
Tab. 5 Obeh dokladu – prichádzajúci registratúrny záznam týkajúci sa projektu ŠF EÚ
Tab. 6 Obeh dokladu – odchádzajúci registratúrny záznam týkajúci sa projektu ŠF EÚ
Por. č. Popis činnosti
Funkcia Komentár
Vystavuje, zabezpečuje
Odovzdáva komu Termín Poznámka
1.
Zaeviduje prichádzajúci registratúrny záznam, zapíše registratúrne číslo záznamu na dokument a odovzdá spracovateľovi
TU – zamestnanec podateľne
ORP – zamestnanec poverený vedúcim ORP
priebežne
prevzatie záznamu potvrdí podpisom
2.
Zabezpečí vybavenie záznamu: odovzdanie kópie dokumentu a založenie originálu do spisu projektu
ORP – zamestnanec poverený vedúcim ORP
projektový manažér príp. ním poverená osoba
priebežne
prevzatie záznamu potvrdí podpisom
Por. č. Popis činnosti
Funkcia KomentárVystavuje,
zabezpečujeOdovzdáva
komu Termín Poznámka
1.
Vyžiada pridelenie registratúrneho čísla pre príslušnú zásielku a oznámi základnú identifikáciudokumentu (Vec, Odpoveď na dokument R–...)
predkladateľ listovej zásielky za projekt
ORP – zamestnanec poverený vedúcim ORP
priebežne
2.
Zaeviduje odchádzajúci registratúrny záznam a pridelené registratúrne číslo záznamu oznámi a zaradí záznam do registratúrneho spisu projektu
ORP – zamestnanec poverený vedúcim ORP alebo určený zamestnanec organizačného útvaru predkladateľa zásielky
predkladateľ listovej zásielky za projekt
priebežne
13
2. Dodávateľská faktúra
V zmysle schválených rozpočtov a kategorizácie výdavkov (kapitálové, bežné) pre projekty ŠF EÚ sa účtovne spracovávajú nasledujúce skupiny dodávateľských faktúr:
• DF za nákup majetku (krátkodobý, dlhodobý, hmotný, nehmotný),• DF za stavebné práce,• DF za dodávky režijného charakteru a ostatné služby.
Pre účely tejto smernice je proces spracovania dodávateľskej faktúry rozdelený do 3. etáp:1. etapa – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu DF, 2. etapa – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania DF, 3. etapa – činnosti a doklady v procese úhrady DF.
V ďalšej časti sú popísané činnosti a doklady z pohľadu ich chronologického vykonávania kompetentnými zamestnancami TU vo Zvolene.
3. Dodávateľská faktúra za nákup majetku
1. etapa DF – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu DF za nákup majetku
3.Skompletizuje listovú zásielku a odovzdá na podateľňu
predkladateľ listovej zásielky za projekt
TU – zamestnanec podateľne
priebežne
4. Odovzdá originál dokumentu
predkladateľ listovej zásielky za projekt
ORP – zamestnanec poverený vedúcim ORP
priebežne
5. Založí prevzatý dokument do registratúrneho spisu projektu
ORP – zamestnanec poverený vedúcim ORP
priebežne
Por. č. Popis činnosti
Funkcia KomentárVystavuje,
zabezpečujeOdovzdáva
komu Termín Poznámka
Pokračovanie Tab. 6
14
Tab. 7 Činnosti predchádzajúce vystaveniu DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) – 1. etapa
Funkcia Komentár
Popis �innosti Vystavuje, zabezpe�uje
Odovzdávakomu Termín Poznámka
1.
Vyplní formulár „Požiadavka na verejné obstarávanie tovarov, stavebných prác a služieb“ v zmysle plánu VO projektu a postúpi
zadávate� VO (projektový manažér, vedúci aktivity, príp. iná pozícia personálnej matice)
manažér VO za projekt priebežne
vzor formuláru je v prílohe Príru�ky pre prijímate�a (napr. príloha �.12a pre oper.progr. VaV, príp. �.16a pre Vzdelávanie)
2.
Pripravuje podklady na zrealizovanie procesu VO rozpo�tovej položky (položiek). Kompletizácia podkladov na návrh zmluvy s dodávate�om. Spracovanie návrhu zmluvy s dodávate�om pod�avzorovej zmluvy a jeho postúpenie na Právny referát TUZVO
manažér VO za projekt právnik priebežne doklady pod�a
dohody s právnikom
3. Schválený návrh zmluvy s dodávate�om odovzdá právnik manažér VO
pod�adohodnutej lehoty
4. Zabezpe�í priebeh a vyhodnotenie procesu verejného obstarávania položky (položiek) a odovzdá informáciu o jeho výsledku
manažér VO za projekt
PM – projektu priebežne
5. PM dá pokyn na kompletizáciu dokumentácie VO a jej odoslanie na schválenie SORO
manažér VO za projekt SORO ihne�
doklady v závislosti od uplatneného postupu VO a v zmysle Príru�ky
6.
Po schválení postupu VO v SORO - postúpi túto informáciu manažérovi VO, kompetentným �lenom matice, zabezpe�í parafovanie zmluvy, podpísanie zmluvy s dodávate�om a dá pokyn k realizácii zmluvného vz�ahu
PM – projektu
právnik
dodávate�
kompetent. pracovníci personálnej matice
priebežnezmluva 5xO (2x zhotovite�, 3x TUZVO)
7. Podpísanú zmluvu s dodávate�om postupuje na založenie k dokumentácii VO ako doklad pre ú�tovné spracovanie súvisiacich faktura�ných dokladov
PM – projektu
Manažér VO
FM – projektu
priebežne
8. Zaeviduje zmluvu do zoznamu uzatvorených zmlúv k projektu
FM – projektu priebežne
9. Zaeviduje dodávate�a do IS SOFIA, vystaví objednávku v zmysle Zmluvy o dielo
Manažér VO projektu, príp. pracovník TUZVO - Referát VO
10.
Zabezpe�í doh�ad nad realizáciou dodávky, podpisom potvrdí vecnú správnos� dokladu o realizácii dodávky a dá dodávate�ovi pokyn k vystaveniu faktúry
zodp.prac. ur�ený PM (môže by� uvedený v zmluve)
priebežne
dodací list alebo preberací protokol s uvedením výrobného �íslazariadenia
15
2. etapa DF – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku
Tab. 8 Činnosti v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) – predfinancovanie – 2. etapa
15
Funkcia KomentárPor. �.
Popis �innosti
Vystavuje, zabezpe�uje
Odovzdáva komu Termín Poznámka
1.Preberie z pošty a odovzdá ORP podate��a / príp.
zamestnanec poverený PM projektu
ORP – finan�nýú�tovník
priebežne Fa a prílohy k fa
2.Zaeviduje faktúru v KDF v IS SOFIA, –odsúhlasí fa po formálnej stránke, –vykoná predbežné zaú�tovanie DF – vystaví likvida�ný list fa– skompletizuje fa s prílohami– zabezpe�í overenie procesu obstarávania u manažéra pre VO
– zabezpe�í 3.stup�ové schválenie fa: preverenie vecnej správnosti fa, posúdenie hosp. ú�elnostiplnenia a schválenie finan�nejoperácie (I.,II.etapa finan�nejkontroly)
ORP – finan�nýú�tovník
manažér pre VO
pracovníci pod�azodpovednosti(vi� �as� 4)
priebežne
3.Fa spolu s prílohami (obchodný prípad) postúpi finan�némumanažérovi projektu
ORP–finan�nýú�tovník
FM – projektu
ihne�
4.Zaradenie DF do žiadosti o platbu, spracovanie ŽoP o platbu a jej odoslanie na SORO
FM – projektu
podate��a priebežne
5. Doklad „Záznam z administratívnej kontroly“ príslušnej žiadosti o platbu v SORO postúpi
FM –projektu
ORP – finan�nýú�tovník
ihne�
5.V prípade zahrani�nej DF postúpi podklady k odvedeniu DPH (cla)
Po úhrade DPH da�ovému úradu
ORP – finan�nýú�tovník
EO – referent pre DPH
FM – projektu
ihne�
6. Po úhrade DPH (cla) postúpi informáciu
EO – referent pre DPH
ORP – finan�nýú�tovník
ihne�
7. Skompletizuje príslušné doklady (fa, doklady o zaú�tovaní a úhrade DPH, da�ové priznanie) k žiadosti o refundáciu úhrady DPH a postúpi
ORP – finan�nýú�tovník
FM ihne�
3. etapa DF – �innosti a doklady v procese úhrady DF za nákup majetku
Tab. 9 �innosti v procese ú�tovného spracovania DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) - predfinancovanie – 3. etapa
Funkcia Komentár Por.�. Popis �innosti Vystavuje,
zabezpe�ujeOdovzdáva
komu Termín Poznámka
16
3. etapa DF – činnosti a doklady v procese úhrady DF za nákup majetku
Tab. 9 Činnosti v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) – predfinancovanie – 3. etapa
16
Funkcia KomentárPor. �. Popis �innosti Vystavuje,
zabezpe�ujeOdovzdáva komu Termín Poznámka
1.Postupuje informáciu o pripísaní NFP (žiadosti o platbu) na ú�et
ORP – finan�nýú�tovník
FM ihne�
2.Ú�tovne spracuje bankový výpis poskytnutého NFP v prípade samostatného bankového ú�tu za projekt
ORP – finan�nýú�tovník
3. Postúpenie Avíza o poskytnutí NFP FM ORP – finan�nýú�tovník
ihne�
4. Kontrola fondov na faktúre so Záznamom z administratívnej kontroly a Avízom o poskytnutí NFP
ORP – finan�nýú�tovník
ihne�
5. Zaú�tovanie likvidácie DF priradených k danej žiadosti o platbu do hlavnej ú�tovnej knihy a vloženie �ísla ú�tovného dokladu do hlavi�ky likvida�ného listu DF
ORP – finan�nýú�tovník
ihne� zápis ú�tovnéhodokladu,dátumuzaú�tovania na LL a podpis
6. Pripraví platby v zmysle príslušnej žiadosti o platbu do dávky pre systém Štátnej pokladnice a zabezpe�í realizáciu úhrad
ORP – finan�nýú�tovník
do 7 kalendárnych dní od poskytnutia NFP
7. Ú�tovne spracuje bankový výpis úhrad DF
ORP – finan�nýú�tovník
8. Ú�tovne spracuje bankový výpis úhrad DF v prípade úhrad cez bežný ú�et TUZVO
OIS – finan�ný ú�tovník
9. Pripraví podklady k zaradeniu majetku vrátane uvedenia pracoviska a osoby, ktorá majetok prebrala,ozna�í karty nedokon�enýchinvestícii, odsúhlasí rozpo�et pod�afondov, odsúhlasí s obstarávacou cenou) a odovzdá ich EO
ORP – finan�nýú�tovník
EO – ú�tovník majetku
v dohodnutej lehote pod�aPríru�ky
10. Zaradí majetok do centrálnej evidencie majetku a postúpi doklady o zaradení
EO – ú�tovník majetku
ORP – finan�nýú�tovník
v dohodnutej lehote pod�aPríru�ky
Zápis o zaradení HIM a DNHIM
10. Pozna�í doklad o zaradení do LL,zabezpe�í schválenie a podpis Zaradenia majetku zodpovednými osobami (podklad k žiadosti o zú�tovanie platby), vystavuje �estné prehlásenie o zaradení a následnom poistení majetku,doklady odovzdá na kompletizáciu žiadosti o zú�tovanie
ORP – finan�nýú�tovník
FM zodpovedné osoby si pre potreby katedry zabezpe�iakópiupotrebnýchdokladov pre vlastnúevidenciu , (napr. dod.listy Zápisy o zaradení)
11. Archivuje Zápisy o zaradení majetku zo ŠF EÚ
ORP – finan�nýú�tovníkEO – Ú�tovník majetku
12. Archivácia dodávate�ských fa (obchodného prípadu) pod�abankových ú�tov faktúr a pod�ažiadostí o platbu
ORP – finan�nýú�tovník
ORP – originál OIS – kópia ak projekt nemá vlastný BÚ
17
Činnosti v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku (systém refundácie)
Spôsob spracovania je totožný s predchádzajúcim obehom dokladov s roz-dielom:• spracovanie, zaúčtovanie, úhrada faktúry sa vykonáva z vlastných prostriedkov,• zaradenie majetku predchádza poukázaniu finančných prostriedkov zo SORO,• uhradené faktúry s príslušnými prílohami a dokladmi úhrad sú zahrnuté do
Žiadosti o platbu (refundáciu),• žiadosť o refundáciu sa účtuje v mesiaci jej odoslania na SORO ako pohľadávka
TUZVO voči ŠR.
4. Dodávateľská faktúra za stavebné práce
Proces spracovania dodávateľskej faktúry za stavebné práce je možné rozčleniť na 3. etapy:
1. etapa – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu faktúry za stavebné práce2. etapa – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania faktúry za sta-
vebné práce3. etapa – činnosti a doklady v procese úhrady faktúry za stavebné práce.
Postupy uvedené v rámci časti C.3 platia aj pre tento druh faktúry. Činnosti súvisiace s verejným obstarávaním vykonáva Oddelenie investícií a pre-vádzky. Vecnú správnosť faktúry potvrdzujú pracovníci Oddelenia investícií a prevádzky.
5. Dodávateľská faktúra za dodávky režijného charakteru
Proces spracovania dodávateľskej faktúry režijného charakteru je možné rozčleniť na 3. etapy:
1. etapa – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu faktúry 2. etapa – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania faktúry3. etapa – činnosti a doklady v procese úhrady faktúry.
Postupy uvedené v rámci časti C. 3 platia aj pre tento druh faktúry.Faktúry nesúvisia s procesom zaradenia majetku.
18
6. Cestovné príkazy
Proces spracovania dokladov – Cestovné príkazy zamestnancov – pre pracovné ces-ty v rámci aktivít projektov financovaných ŠFEÚ vychádza z organizačnej smerniceč.4/2010 TUZVO – o pracovných cestách a cestovných náhradách zamestnancov Technickej univerzity vo Zvolene.
Tab. 10 Cestovné príkazy – tuzemské
Por. č. Popis činnosti
Funkcia Komentár
Vystavuje, zabezpečuje Odovzdáva komu Termín Poznámka
1.
Založí (zaeviduje) cestovný príkaz do IS SOFIA – fond 46 (vlastné zdroje)2, Účel cesty: ITMS projekt, číslo položky rozpočtu projektu, vytlačí príkaz na tuzemskú SC a odovzdá ho
Poverený pracovník príslušnej katedry (sekretariát),príp. rektorátu
zamestnanec
1 deň pred nástupom na SC
2. Schváli CP zamestnancapodľa org.smernice TUZVO 4/2010
zamestnanec priebežne
3.Po realizácii pracovnej cesty predloží zamestnanec CP s dokladmi na vyúčtovanie CP
zamestnanecpoverené osoby podľa príslušnosti zamestnanca
priebežne
4. Vyúčtovaný a po formálnej stránke skontrolovaný CP odovzdá
poverené osoby podľa príslušnosti zamestnanca
podateľňa (ORP) priebežne
5. Zaúčtovanie CP, odoslanie na výplatu cez mzdy a archivácia CP
ORP- finančný účtovník
OIS – finančnýúčtovník priebežne
6. Postúpenie skompletizovaného CP (kópiu) pre Žiadosť o platbu
ORP- finančný účtovník
FM –projektu priebežne
2 fond 46 (vlastné zdroje) sa uvádza iba z dôvodu, že ŽoP refundáciu je možné zaslať na SORO až po dosiahnutí určitého objemu finanč-ných prostriedkov, t.j. aby účtovníctvo zodpovedalo skutočnému stavu zdrojov vynaložených na krytie výdavku, po uznaní výdavku sa fondy výdavku preúčtujú.
19
Tab. 11 Cestovné príkazy – zahraničné
19
Funkcia KomentárPor. �.Popis �innosti Vystavuje,
zabezpe�ujeOdovzdávakomu
Termín Poznámka
1.Založí (zaeviduje) cestovný príkaz do IS SOFIA (uvedie správne fondy – aj pre poistenie, fond 46 (vlastné zdroje), Ú�el cesty: ITMS projekt, �íslo položky rozpo�tu projektu, zaeviduje výšku požadovanej zálohy, vytla�í príkaz na zahrani�nú SC
pracovníkpríslušnej katedry (sekretariát)
zamestnanec priebežne
2. Schváli CP zamestnanca pod�aorg.smernice(vedúcikatedry,útvaru, dekan fakulty, PM)
poverené osoby pod�apríslušnostizamestnanca
priebežne
3. Odovzdajú CP pre ú�ely prípravy zálohy na SC z valutovej pokladne
poverené osoby pod�a príslušnosti zamestnanca
podate��a (EO) priebežne
4. Vyplatenie poskytnutej zálohy EO – referent zodpovedný za zahrani�né SC
zamestnanec priebežne
5. Zaú�tovanie poskytnutej zálohy pokladník ihne�6. Po realizácii pracovnej cesty predloží
zamestnanec CP s dokladmi na vyú�tovanie CP
zamestnanec poverené osoby pod�apríslušnostizamestnanca
priebežnev zmysle org.smer.�. 4/2010
7. Vyú�tovaný a po formálnej stránke skontrolovaný CP odovzdá
poverené osoby pod�a príslušnosti zamestnanca
podate��a (EO) priebežne
8. Kontrola a zaú�tovanie CP, odovzdanie na výplatu a archiváciu
Zabezpe�í kópiu pre ORP a FM
EO – referent zodpovedný za zahrani�né SC
OIS – finan�nýú�tovníkEO – referent zodpovedný za valutovúpoklad�u
priebežneOIS(vyú�t.v EUR) – cez mzdu, EO(iná mena) –hotovos�
9. Vyplatenie CP v hotovosti (mimo EUR)
EO – referent zodpovedný za valutovúpoklad�u
zamestnanec priebežne
10. Zaú�tovanie vyplatenia CP a odovzdanie na archiváciu
pokladník EO – referent zodpovedný za valutovúpoklad�u
priebežne
11. Postúpenie skompletizovaného CP pre Žiados� o platbu
ORP –finan�ný ú�tovník
FM – projektu priebežne
7. Vyú�tovanie nákupu v hotovosti
Nákup v hotovosti tovaru príp. služieb sa pri projektoch ŠF EÚ neodporú�a. Je to akceptovate�né len v prípadoch takých položiek rozpo�tu projektu, ako sú notárske, poštovné, príp. iné výdavky, ktoré nie je možné uhradi� bezhotovostne.
Nákup tovaru príp. služieb v zahrani�í je pri projektoch ŠF EÚ zakázaný.
Tab. 12 Vyú�tovanie nákupu v hotovosti
7. Vyúčtovanie nákupu v hotovosti
Nákup v hotovosti tovaru príp. služieb sa pri projektoch ŠF EÚ neodporúča. Je to akceptovateľné len v prípadoch takých položiek rozpočtu projektu, ako sú notár-ske, poštovné, príp. iné výdavky, ktoré nie je možné uhradiť bezhotovostne.
Nákup tovaru príp. služieb v zahraničí je pri projektoch ŠF EÚ zakázaný.
20
Tab. 12 Vyúčtovanie nákupu v hotovosti
20
Tab. 12 Vyú�tovanie nákupu v hotovosti
Funkcia KomentárPor. �. Popis �innosti
Vystavuje, zabezpe�uje
Odovzdávakomu
Termín Poznámka
1.Kompletizuje a predloží doklady z nákupu v hotovosti
zamestnanec FM priebežne
2. Vystaví doklad „Vyú�tovanienákupu v hotovosti“ (napr. poštovné, notárske poplatky),zabezpe�í schválenie predbežnej finan�nej kontroly (I. a II. etapa) a jeho odovzdanie zamestnancovi
FM zamestnanec (predkladate�vyú�tovania)
priebežne vypísanie identifika�nýchúdajov, vrátane uvedenia ú�tuprojektu, z ktorého sa zrealizuje úhrada a rozpísania zdrojov
3. Predloží doklad Vyú�tovanienákupu v hotovosti
zamestnanec EO – pokladník
priebežne
4. Vyplatí finan�né prostriedky EO – pokladník
zamestnanec priebežne
5. Príkaz na prevod prostriedkov z ú�tu projektu na bežný ú�et a odovzdanie príslušných dokladov
EO –pokladník
ORP –finan�nýú�tovník
6. Odovzdá kópiu dokladu finan�nému manažérovi projektu a zabezpe�í jeho archiváciu na ORP
ORP –finan�nýú�tovník
FM priebežne
7. Zaradí doklad do žiadosti o refundáciu
FM priebežne
8. Obeh ostatných dokladov
(1) Medzi ostatné doklady pre potreby tejto smernice zara�ujeme doklady, ktoré sú vytvárané a odovzdávané medzi pracovníkmi ORP a projektovým manažérom, resp. finan�ným manažérom projektu:
� Podklady pre preú�tovanie vykázaných miezd v rámci aktivít projektu, � Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu), � Protokol o škode,� Výkaz �erpania rozpo�tu z IS SOFIA, � Rekapitulácia �erpania rozpo�tu� Výkaz stavu investi�ného majetku, � Žiados� o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt.
Vzory uvedených dokladov (formulárov) sú k dispozícii na Oddelení riadenia projektov.
(2) Podkladom pre preú�tovanie vykázaných miezd projektu sú doklady:
a) �lenenie refundovaných miezd - podklad pre preú�tovanie na dota�né ú�ty (2a), b) �lenenie refundovaných miezd - podklad pre preú�tovanie neoprávnených výdavkov
(2b)
Tab. 13 Podklady pre preú�tovanie refundovaných miezd
8. Obeh ostatných dokladov
(1) Medzi ostatné doklady pre potreby tejto smernice zaraďujeme doklady, ktoré sú vytvárané a odovzdávané medzi pracovníkmi ORP a projektovým manažérom, resp. finančným manažérom projektu:
• Podklady pre preúčtovanie vykázaných miezd v rámci aktivít projektu,• Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu),• Protokol o škode, • Výkaz čerpania rozpočtu z IS SOFIA,• Rekapitulácia čerpania rozpočtu• Výkaz stavu investičného majetku,• Žiadosť o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt.
Vzory uvedených dokladov (formulárov) sú k dispozícii na Oddelení riadenia projektov.
(2) Podkladom pre preúčtovanie vykázaných miezd projektu sú doklady:
a) Členenie refundovaných miezd – podklad pre preúčtovanie na dotačné účty (2a),
b) Členenie refundovaných miezd – podklad pre preúčtovanie neoprávnených vý-davkov (2b)
21
Tab. 13 Podklady pre preúčtovanie refundovaných miezd
Dôvodom preúčtovania je zosúladenie zdrojov krytia vyplatených miezd týkajú-cich sa projektu. V zmysle Zmluvy prijímateľ NFP nesmie požadovať na realizáciu oprávnených aktivít projektu dotáciu alebo príspevok ani inú formu pomoci, ktorý by umožnila dvojité financovanie alebo spolufinancovanie zo zdrojov iných rozpoč-tových kapitol ŠR.
(3) Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu)
V zmysle Zákona o účtovníctve je potrebné Žiadosť o platbu (refundáciu) úč-tovať ako pohľadávku voči ŠR. Súčasťou Žiadosti o platbu (refundáciu) môžu byť faktúry (uhradené z vlastných zdrojov), poštovné, príp. iné poplatky uhradené v hotovosti, cestovné príkazy, nárokované mzdy za projekt a pod.
Podkladom pre zaúčtovanie Žiadosti o platbu (refundáciu) je Príloha č.1 „Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu“ , ktorá je súčasťou odosielanej Žiadosti o platbu (refundáciu).
Tab. 14 Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu
Por. č. Popis činnosti
Funkcia Komentár
Vystavuje, Odovzdáva komu Termín Poznámka
1.
Zabezpečí spracovanie dokladu 2a podľa pokynov ORP -finančnýúčtovník
PM – projektu
ORP – finančný účtovník
5 dni po odoslaní Žiadosti o platbu (refundáciu)
2. Zabezpečí spracovanie dokladu 2b
PM – projektu
ORP – finančný účtovník
5 dni po obdržaní Záznamu z kontroly
3.
Požiada o prevod finančných prostriedkovv zmysle dokladov 2a, 2b z účtu projektu na dotačný účet
PM – projektu
ORP – vedúci
5 dni po pripísaní refundov. prostriedkov na účet projektu
Por. č. Popis činnosti
Funkcia Komentár
Vystavuje, zabezpečuje
Odovzdáva komu Termín Poznámka
1.
Odovzdá Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu)
ORP- finančnýúčtovník
FM-projektu
5 dni po odoslaní Žiadosti o platbu (refundáciu)
22
(4) Protokol o škode
Protokol o škode je podkladom pre:• uplatnenie zodpovednosti v prípade zistenia zavinenia za neuznané alebo vrátené
zdroje, na poskytnutie ktorých mala TU nárok z vonkajších zdrojov (EÚ, ŠR) a tieto boli zamietnuté,
• rozhodnutie o spôsobe krytia neuznaných a vrátených prostriedkov mimoroz-počtovými zdrojmi TU tak, aby nedošlo zo strany TUZVO k porušeniu finančnejdisciplíny.
Smernice pre likvidáciu škôd a prácu v škodovej komisie TU z roku 1994, ktoré neboli zrušené ani nahradené inou úpravou určujú, že charakter škody má akýkoľ-vek neproduktívne vynaložený finančný náklad, t.j. aj výdavok na projekt, ktorý mal byť krytý vonkajšími zdrojmi, ale z rôznych dôvodov (napr. rozdiel medzi VO a položkami rozpočtu, subjektívne posúdenie SORO, nedostatky zapríčinené rieši-teľmi projektu a pod.) nebol posúdený ako oprávnený.
Obeh dokladov v procese evidovania a spracovania neoprávnených výdavkov projektu je uvedený v tabuľke 15.
Tab. 15 Protokol o škode
(4) Výkaz čerpania rozpočtu z IS SOFIA
Výkaz čerpania rozpočtu (IS SOFIA Z401) poskytuje prehľad o čerpaní jednotli-vých položiek ekonomickej klasifikácie po zaúčtovaní účtovných dokladov projektuv účtovníctve. Výkaz Z401 je potrebné priebežne kontrolovať na výdavky uplatňo-vané v rámci Žiadostí o platbu s cieľom zabezpečiť, aby všetky výdavky projektu boli zaúčtované na účet projektu.
Por. č. Popis činnosti
Funkcia Komentár
Vystavuje, zabezpečuje
Odovzdáva komu Termín Poznámka
1.
Z dokladu Záznam z kontroly, príp. iného dokladu o krátení výdavkov vyhotoví Protokol o škode a odovzdá ho
projektový manažér
tajomník škodovej komisie
Do 5 dní od prijatia Záznamu z kontroly
kópiu odovzdať na ORP
23
Tab. 16 Výkaz čerpania rozpočtu
(5) Rekapitulácia čerpania rozpočtu projektu
Rekapitulácia čerpania rozpočtu projektu je evidencia vedená finančným ma-nažérom projektu, ktorá by mala obsahovať:• prehľad o finančne uzatvorených Žiadostiach o platbu s rekapituláciou zdrojov ich
financovania (samostatne vyčlenené vlastné zdroje na neoprávnené výdavky),• informácie o celkovom plnení rozpočtu projektu (%) za TUZVO i ostatných
partnerov.
Tab. 17 Rekapitulácia čerpania rozpočtu projektu
(6) Výkaz stavu investičného majetku
Tab. 18 Výkaz stavu investičného majetku
Por. č. Popis činnosti
Funkcia Komentár
Vystavuje, zabezpečuje
Odovzdáva komu Termín Poznámka
1.Vytlačí Výkaz čerpania rozpočtu z IS SOFIA a odovzdá ho
ORP – finančnýúčtovník
PM-projektu
5 dni po štvrťročnej účtovnej uzávierke v IS SOFIA
2.
Výkaz čerpania rozpočtu skontroluje na rozpočet projektu a pripomienky postúpi na
PM – projektuFM – projektu
ORP-finančnýúčtovník
5 dní po prevzatí Výkazu čerpania rozpočtu
Por. č. Popis činnosti
Funkcia Komentár
Vystavuje, zabezpečuje Odovzdáva komu Termín Poznámka
1.Predloží Rekapituláciu čerpania rozpočtu projektu
FM projektu
ORP- vedúci oddelenia
5 dni po ukončení kalendárneho štvrťroka
Por. č. Popis činnosti
Funkcia KomentárVystavuje, zabezpečuje
Odovzdáva komu Termín Poznámka
1.
Vytlačí Výkaz stavu investičného majetku za príslušný projekt z IS SOFIA a odovzdá ho
ORP- finančnýúčtovník
FM-projektu
5 dni po štvrťročnej účtovnej uzávierke v IS SOFIA
2.
Výkaz stavu investičného majetku skontroluje na čerpanie rozpočtových položiek projektu a pripomienky postúpi na
FM-projektu
ORP-Finančný účtovník
5 dní po prevzatí Výkazu stavu investičného majetku
24
(7) Žiadosť o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt
Prílohou žiadosti je zoznam majetku (evidenčné číslo, názov majetku, obstaráva-cia cena), ktorý bude predmetom poistnej zmluvy.
Tab. 19 Žiadosť o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt
TU vo Zvolene uzatvorila s poisťovňou Allianz, Slovenská poisťovňa poist-nú zmluvu, na základe ktorej sa bude poisťovať investičný majetok obstaraný z prostriedkov ŠF EÚ za všetky realizované projekty na TU. Platné a záväzné per-cento ročného poistného je vo výške 0,113 % pre každý zakúpený majetok.
D. Záverečné ustanovenia
(1) Akékoľvek zmeny a doplnky k tejto organizačnej smernici je možné vykonať len písomnými dodatkami podpísanými štatutárnym orgánom TU.
(2) Organizačná smernica č. 7/2010 má celouniverzitnú pôsobnosť. (3) Organizačná smernica č. 7/2010 bola schválená v Kolégiu rektora TU dňa 08. 12.
2010. (4) Táto organizačná smernica č. 7/2010 nadobúda účinnosť dňa 1. 12. 2010
prof. Ing. Ján Tuček, CSc. rektor TU
Por. č. Popis činnosti
Funkcia KomentárVystavuje, zabezpečuje
Odovzdáva komu Termín Poznámka
1.Predloží Žiadosť o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt
FM projektu
ORP- vedúci oddelenia
5 dni po ukončení kalendárneho štvrťroka
25
E. Prílohy
Príloha č. 1 Použité skratkyPríloha č. 2 Vymedzenie pojmovPríloha č. 3 Delegovanie právomoci schvaľovania a zodpovednosti za vykonanie
predbežnej finančnej kontroly operácií a účtovných dokladov v pod-mienkach TU vo Zvolene
Príloha č. 4 Krycí list projektu
26
Príloha č. 1 Použité skratky
SORO sprostredkovateľský orgán pod riadiacim orgánom, ktorý koná v jeho mene a bol zriadený za účelom zabezpečenia implementácie operačného progra-mu (napr. Agentúra ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu SR pre ŠF EÚ)
CP cestovný príkazDF dodávateľská faktúraEO Ekonomické oddelenieFa faktúraHIM hmotný investičný majetokNHIM nehmotný investičný majetokIMA investičný majetokK kópia dokladuLL likvidačný list faktúry NFP nenávratný finančný príspevokO originál dokumentOIP oddelenie investícií a prevádzkyOIS oddelenie informačnej sústavyORĽZ oddelenie riadenia ľudských zdrojovORP oddelenie riadenia projektovPHM pohonné hmotyPM projektový manažér, príp. ním poverená osobaR registratúra, registratúrny záznamRVO referát verejného obstarávaniaSC služobná cestaTU Technická univerzita vo ZvoleneTUZVO Technická univerzita vo ZvoleneUD účtovný dokladVaV operačný program Veda a výskumVO verejné obstarávaniePríručka Príručka pre prijímateľa NFPŠF EÚ Štrukturálny fond EÚŽoP žiadosť o platbu
27
Príloha č. 2 Vymedzenie pojmov
Obeh dokladovVznik, postupné odovzdávanie, preskúmavanie a schvaľovanie dokladov projektov financovaných zo ŠF EÚ od ich vystavenia alebo doručenia až po ich zaúčtovaniea úschovu.
ProjektSúhrn aktivít a činností, na ktoré sa vzťahuje poskytnutie NFP a ktoré realizuje prijí-mateľ v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP z prostriedkov ŠF EÚ.
RegistratúraSúbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti TU a všetkých záznamov TU doručených, zaevidované v registratúrnom denníku.
Registratúrny záznamInformácia zaevidovaná TU v registratúrnom denníku.
Registratúrny denníkEvidenčná pomôcka správy registratúry, obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov, uložení a vyradení spisov.
Účtovný doklad (ÚD)Doklad obsahujúci zoznam nárokovaných výdavkov na predfinancovanie alebo re-fundáciu z prostriedkov ŠF EÚ.
Žiadosť o platbuDoklad obsahujúci zoznam nárokovaných výdavkov na predfinancovanie alebo re-fundáciu z prostriedkov ŠF EÚ.
28
Príloha č. 3 Delegovanie právomoci a zodpovednosti schvaľovania dokladov
4
Príloha �. 3 Delegovanie právomoci a zodpovednosti schva�ovania dokladov
Delegovanie právomoci schva�ovania a zodpovednosti za vykonanie predbežnej finan�nej kontroly operácií a ú�tovných dokladov
Pán/pani …………………………………………………….
funkcia ……………………… (meno a priezvisko poverujúceho)
p o v e r u j e m zodpovednos�ou za vykonanie predbežnej finan�nej kontroly
ú�tovných dokladov uvedených v �asti B.4 Organiza�nej smernice �. 7/2010 v �asti:
Doklad 11. etapa predbežnejfinan�nej kontroly
2. etapapredbežnejfinan�nej kontroly
1 vyplni� doklad a zaškrtnú� príslušný typ kontroly
pána/pani ……………………………………………………funkcia ……………….. (meno a priezvisko povereného)
V …………………………., d�a ………………………..
Podpis poverujúceho ………………………………………….
TECHNICKÁ UNIVERZITA VO ZVOLENE T.G. Masaryka 24, 960 53 Zvolen, tel.: 045/ 5333 271,
29
Príloha č. 4 Krycí list projektu
Technická univerzita vo Zvolene Krycí list projektu
01
Grantová schéma / Opera�ný program Opatrenie 1 02 Eviden�né �íslo projektu
03 Názov projektu
04 Za�iatok riešenia projektu
05 Koniec riešenia projektu
06 Žiadate� projektu
Charakteristika projektu
07 Ciele projektu
08 Aktivity projektu
09 Partneri projektu
10 Základné informácie o zodpovednom riešite�ovi (koordinátorovi) projektu
11 Meno a priezvisko, tituly 12 Dátum a podpis
zodpovedného riešite�a
13 Telefón 14 e-mail15 Stanovisko vedúceho katedry
16 Meno a priezvisko, tituly 17
Dátum, podpis vyjadrenie vedúceho katedry
18 Telefón 19 e-mail 20 Stanovisko dekana fakulty, resp. vedúceho organiza�nej sú�asti TUZVO
21 Meno a priezvisko, tituly 22
Dátum, podpis a vyjadrenie dekana, resp. vedúceho org. su�astiTUZVO
23 Telefón 24 e-mail25 Stanovisko riadite�a CIT Technickej univerzity vo Zvolene 2
26 Meno a priezvisko, tituly 27 Dátum, podpis a
vyjadrenie riadite�a CIT
28 Telefón 29 e-mail
25 Stanovisko vedúceho Oddelenia riadenia projektov Technickej univerzity vo Zvolene 3
30 Meno a priezvisko, tituly 31 Dátum, podpis a
vyjadrenie riadite�a CIT 32 Telefón 33 e-mail34 Finan�né nároky na projekt
Spolufinancovanie TUZVO (EUR)
35 Celkový rozpo�etprojektu (EUR) 36 Spolufinancovanie
(zodpovedná osoba)
37 Priame bežné náklady (EUR) 38 Nepriame bežné
náklady (EUR)
39 Kapitálové výdavky (EUR) 40 Výška odpisov (EUR)
41 Stanovisko kvestora Technickej univerzity vo Zvolene
42 Meno a priezvisko, tituly 43 Dátum, podpis a
vyjadrenie kvestora
44 Stanovisko prorektora Technickej univerzity vo Zvolene
45 Meno a priezvisko, tituly 46 Dátum, podpis a
vyjadrenie prorektora
47 Stanovisko rektora Technickej univerzity vo Zvolene
48 Meno a priezvisko, tituly 49 Dátum, podpis a
vyjadrenie rektora
1 2 3 vyžaduje sa pre projekty financované zo ŠF EÚ