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Procedimiento para la distribución del agua purificada del plan de hidratación.

PRO-DAD-005

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO

GESTIÓN DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

BIENES Y EXISTENCIAS

PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL AGUA PURIFICADA DEL PLAN DE HIDRATACIÓN.

ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0

CÓDIGO PRO-DAD-005

2. OBJETIVO

Ejecutar de manera eficiente y oportuna el abastecimiento de agua purificada a los servidores municipales, en forma individual y colectiva, en conformidad al plan de hidratación implementado por la Dirección de Desarrollo del Talento Humano a través de la Coordinación de Seguridad Ocupacional municipal.

3. ALCANCE El presente procedimiento aplica para todos los servidores municipales.

4. BASE LEGAL

Constitución de la República del Ecuador Art. 326.- El derecho al trabajo se sustenta en los siguientes principios: (…) 5. Toda persona tendrá derecho a desarrollar sus labores en un ambiente adecuado y propicio, que garantice su salud, integridad, seguridad, higiene y bienestar.

Decreto Ejecutivo 2393 Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y mejoramiento del medio ambiente de trabajo.

Art. 11.- OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADORES.- Son obligaciones generales de los personeros de las entidades y empresas públicas y privadas, las siguientes: (…)

Art. 39.- ABASTECIMIENTO DE AGUA.- 1. En todo establecimiento o lugar de trabajo, deberá proveerse en forma suficiente, de agua fresca y potable para consumo de los trabajadores. 5. En los casos en que por la ubicación especial de los centros de trabajo, el agua de que se disponga no sea potable, se recurrirá a su tratamiento, practicándose los controles físicos, químicos y bacteriológicos convenientes. Art. 52. SUMINISTRO DE AGUA.- Se facilitará a los trabajadores agua potable en los lugares donde sea posible. En caso contrario, se efectuarán tratamientos de filtración o purificación, de conformidad con las pertinentes normas de seguridad e higiene.

Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y existencias del Sector Público. Art.14.- Registros.- Se registrarán las adquisiciones de existencias y sus disminuciones conforme a las necesidades institucionales observando lo siguiente: -Estos registros serán controlados mediante el método de control de inventarios Permanente ó Perpetuo, con la emisión y legalización de documentos de ingresos y egresos de bodega llevados en la unidad administrativa encargada de su manejo y sólo en término de cantidades.

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Procedimiento para la distribución del agua purificada del plan de hidratación.

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5. REGLAS INTERNAS a) La adquisición de los suministros de hidratación se realizará sobre la base de las disposiciones de

la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento general y demás

disposiciones legales.

b) La distribución del agua purificada, puede estar sujeta a modificaciones de acuerdo a criterios de

uso y racionalización de agua.

c) El servidor municipal, delegado en cada área para la distribución del agua purificada, debe

considerar para la planificación semanal, la cantidad de servidores municipales, la rotación en

turnos de trabajo, ausencias, entre otros.

d) Para los servidores municipales que trabajan fuera de las instalaciones municipales, la dotación

mínima de agua purificada, de acuerdo al plan de hidratación, dentro de su horario normal de

labores será de dos botellas diarias de 500 cc. Para una mejor distribución, cuando se requiere

dotar de agua a un grupo de servidores, podrá optarse, para el abastecimiento de agua, por la

entrega de bidones de 20 litros en lugar de botellas de 500 cc.

e) Para los servidores municipales que trabajan dentro de las instalaciones municipales, la dotación

de agua purificada, será a través de bidones de 20 litros para cada dependencia.

f) La dotación de agua purificada para reuniones internas se proveerá con los recursos logísticos

que se cuentan en el área prevista a través de dispensadores de agua.

g) La dotación de agua purificada no está contemplada para programas o eventos públicos. h) Este procedimiento es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo

responsables de la ejecución y control del mismo. El no cumplimiento por parte de dichos funcionarios, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes.

i) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo.

j) Por efecto de actualizaciones o modificaciones que se realicen a la estructura organizacional del GAD, las denominaciones de cargos citadas en este documento, se entenderá también “o por quien haga sus veces”.

k) Todo cuanto no estuviere previsto en este procedimiento, se sujetará a lo dispuesto en la Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público (Acuerdo 041-CG-2016) y demás normas legales y reglamentarias que sean aplicables para el efecto.

6. DEFINICIONES

Hidratar: Proporcionar agua a un cuerpo.

Agua Purificada: Es agua potable que se somete a diferentes procesos de purificación para poder lograr los estándares de calidad que le dan el nombre de agua purificada.

Instalaciones municipales: Todas las áreas físicas (edificaciones) del Gobierno autónomo descentralizado municipal del cantón Portoviejo de su propiedad o arrendadas.

Plan de hidratación: Dotación de agua purificada a los servidores municipales, para prevenir riesgos laborales, y afianzar la seguridad y salud en el trabajo, implementada en el GAD Portoviejo por la

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Procedimiento para la distribución del agua purificada del plan de hidratación.

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Dirección de Desarrollo Institucional y Humano a través de la Coordinación de Seguridad y Salud Ocupacional.

SSO: Seguridad y Salud Ocupacional.

SERCOP: Servicio Nacional de Contratación Pública.

TDR: (Términos de referencia) Documento que se elabora cuando se necesita contratar un servicio o producto para mejorar su sistema de administración en general.

Resumen ejecutivo: Es una síntesis de los puntos más importantes que conforman un plan de negocios, por lo que constituye la primera parte del mismo.

Responsable de Distribución: El servidor designado en cada dependencia, definido en el plan de hidratación, para la entrega y control de distribución del agua purificada.

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

a) Responsables de la ejecución: Coordinador de Seguridad y Salud ocupacional, Dirección Administrativa, Administrador del Contrato, Guardalmacén, responsables de distribución. b) Responsables del Control: Directora Administrativa, Director de Desarrollo del Talento Humano, Coordinador de Seguridad y Salud ocupacional, Coordinadora de Bienes Municipales. d) Aprobación: Directora Cantonal de Desarrollo Institucional. e) Distribución: La Dirección Cantonal de Planificación para el desarrollo informará la aprobación del documento normativo a todos los servidores de la Institución mediante correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo, para que los responsables de la ejecución y control de los procesos puedan acceder al mismo y de ser el caso difundan a los servidores involucrados que no cuenten con correo institucional.

8. PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL AGUA PURIFICADA DEL PLAN DE HIDRATACIÓN. ETAPA 1: APROBACIÓN DEL PLAN DE HIDRATACIÓN.

No. Actividad Documentos de Referencia

Responsable Tiempo (días)

1

Elabora el “Plan de hidratación” anual. (FORMATO PRO-DAD-005-01), el mismo que será revisado por el Director de Desarrollo del Talento Humano y enviado a la Directora cantonal de Desarrollo Institucional.

Plan de hidratación

Coordinador de SSO

3

2

Revisa el Plan de hidratación. ¿Está de acuerdo? SI: Aprueba y sumilla el “Plan de hidratación” y

envía al Coordinador de Seguridad y Salud ocupacional para continuar proceso. Paso 3

NO: Devuelve al Coordinador de SSO, para las correcciones. Paso 1.

Plan de hidratación

Directora cantonal de Desarrollo Institucional 2

Elabora términos de referencia y resumen ejecutivo para la contratación del servicio de provisión de agua purificada.

Memorando TDR´s o Resumen ejecutivo

Coordinador de seguridad y salud ocupacional

5

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3

Remite al área administrativa mediante memorando: Plan de hidratación aprobado. TDR (términos de referencia) o Resumen

Ejecutivo Para que inicie el procedimiento de contratación.

4 Ingresa la “solicitud” de requerimiento en el sistema de trámites – para iniciar el procedimiento de contratación.

Solicitud de requerimiento

Dirección Administrativa 1

TIEMPO TOTAL ETAPA 1 11

ETAPA 2: DISTRIBUCIÓN DE AGUA A SERVIDORES MUNICIPALES

No. Actividad Documentos de Referencia

Responsable Tiempo (días)

1

¿Servidores laboran dentro de las instalaciones municipales? SI: Solicita verbalmente o por correo electrónico al Guardalmacén o delegado la provisión de agua purificada en bidón, para los servidores de su área, según la necesidad. NO: Entrega hasta el miércoles de cada semana el "Formulario de requerimiento de agua purificada.- plan de hidratación" en botellas de 500 cc o bidones, debidamente firmado por el Director de área y entrega al Guardalmacén o delegado. FORMATO PRO-DAD-005-02

Control de entrega de agua-plan de hidratación. Formulario de requerimiento de agua purificada.- plan de hidratación.

Responsable de distribución

5

2

Consolida, cada jueves, las “Solicitudes y Formularios de requerimiento de botellas de 500cc y solicitudes bidones de agua”, por unidad requirente, para elaborar la “solicitud de pedido” (FORMATO PRO-DAD-005-03).

Remite, vía correo electrónico, la “solicitud de pedido” al proveedor, con copia al Administrador del contrato, con la cantidad y detalle del producto requerido.

Recibe en 24 horas máximo la dotación de agua purificada solicitada y la “nota de entrega” del Proveedor con su firma, para control de los productos recibidos al mes.

Formulario de requerimiento de agua purificada.- plan de hidratación. Solicitud de pedido Nota de entrega

Guardalmacén o delegado

1

¿Es dotación en botellas de 500 cc? SI: a) Retira los miércoles o viernes, a partir de las

09:00, las botellas de agua aprobada, en el lugar coordinado con el Guardalmacén o su delegado.

b) Firma la recepción conforme en el “Control de entrega de agua-plan de hidratación”

Control de entrega de agua-plan de hidratación. Listado de entrega -recepción diaria de agua-

Responsable de distribución

7

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3

(FORMATO PRO-DAD-005-04). c) Entrega diariamente dos botellas de agua, de

acuerdo al plan de hidratación, a cada servidor y recepta su firma en el “Listado de entrega-recepción diaria de agua - plan de hidratación FORMATO PRO-DAD-005-05. ", mismo que lo entregará al guardalmacén, en el plazo de 5 días laborables posterior a la entrega. De existir sobrantes (por inasistencias u otros) devolverá al Guardalmacén las botellas de agua no utilizadas para su registro en el “Control de entrega de agua-plan de hidratación” (FORMATO PRO-DAD-005-04). NO:

1. Retira de acuerdo a la necesidad los bidones de agua

2. Firma la recepción conforme en el “Control de entrega de agua-plan de hidratación” (FORMA PRO-DAD-005-04).

3. Coordina para colocar el bidón, en la dependencia correspondiente, para que tengan acceso los servidores. FIN

plan de hidratación

4

1. Elabora “Reporte de consumo mensual de agua purificada” y recoge firmas correspondientes y adjunta los documentos de soporte. FORMA PRO-DAD-005-06.

2. Remite dicho reporte al administrador del contrato.

Reporte de consumo mensual de agua purificada.

Guardalmacén o su delegado

3

5

1. Elabora informe del Administrador del Contrato para trámite pertinente de pago.

2. PROCEDIMIENTO DE PAGO.

Informe de Administrador del Contrato

Administrador del contrato

1

6

Realiza el control de la ejecución del plan de hidratación y presenta informe mensual (FORMA PRO-DAD-005-07) al Director de Desarrollo del Talento Humano.

Informe Coordinador de SSO

DENTRO DEL

PERÍODO EJECUTADO

TIEMPO TOTAL ETAPA 2 17

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9. DIAGRAMA DEL FLUJO

9.1 PROCEDIMIENTO APROBACIÓN DEL PLAN DE HIDRATACIÓN

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9.2 PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DEL AGUA PURIFICADA A SERVIDORES MUNICIPALES

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11. FORMATOS DE REGISTRO FORMATO 1: PRO-DAD-005-01 Plan de Hidratación anual

PLAN DE HIDRATACIÓN ANUAL

PRO-DAD-005-01 AÑO _____________

FECHA:

RESPONSABLE:

DIRECCIÓN:

1. OBJETIVO :

2. ALCANCE:

3. BASE LEGAL:

4. JUSTIFICACIÓN DEL PLAN DE HIDRATACIÓN: (antecedentes)

5. DISTRIBUCIÓN Y RESPONSABLES:

(detallar por áreas la cantidad de servidores municipales, el nombre del servidor responsable de la distribución y control)

6. RECURSOS MATERIALES:

(recursos materiales con los que se cuenta para la ejecución del plan, o detalle del requerimiento de contratación)

7. ELEMENTOS DE CONTROL:

(mecanismos a seguir para dar seguimiento a la ejecución del plan de hidratación)

8. CONCLUSIONES/RECOMENDACIONES:

9. ANEXOS :

(estadísticas, registros fotográficos, etc.)

Elaborado por: (nombres y apellidos)

Coordinador SSO Revisado por: (nombres y apellidos)

Director de Desarrollo del Talento Humano

Aprobado por: (Nombres y apellidos)

Directora cantonal de Desarrollo Institucional

(f)

(f) (f)

Fecha: Fecha: Fecha:

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Procedimiento para la distribución del agua purificada del plan de hidratación.

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FORMATO 2: PRO-DAD-005-02 Formulario de requerimiento de agua purificada-Plan de hidratación

DIRECTOR O DELEGADO DE ÁREA:RESPONSABLE DE DISTRIBUCIÓN DE ÁREA :

PERÍODO DE CONSUMO DESDE : HASTA:

GRUPO OPERATIVO/SECTORES# DE EMPLEADOS O

TRABAJADORES

DIAS POR SEMANA QUE

REQUIERE

HIDRATACIÓN

DOTACIÓN DE

BOTELLAS DE 500

CC DE AGUA X

TRABAJADOR X DIA

TOTAL DE BOTELLAS DE

500 CC X SEMANA

TOTAL BIDONES DE AGUA

POR SEMANA

(OPCIONAL)

CHOFERES 17 5 2 170

170 0

CONSUMO EN

PAQUETES DE 24

BOTELLAS

________________________ ________________________ ________________________

(f) (f) (f)

(Nombres y apellidos) (Nombres y apellidos) (Nombres y apellidos) FECHA:

DIRECTOR O RESPONSABLE DE ÁREA RESPONSABLE DISTRIBUCIÓN RECEPCIÓN BODEGA HORA:

FORMULARIO DE REQUERIMIENTO DE AGUA PURIFICADA

PLAN DE HIDRATACIÓNAREA/DEPENDENCIA:

TOTAL DE BOTELLAS DE 500 CC O BIDONES DE 20 LITROS POR SEMANA

FORMATO 3: PRO-DAD-005-03 Solicitud de pedido-Servicio de provisión de agua purificada

FECHA SOLICITUD: No. SOLICITUD: GADMP2016ORD00000XX

PROVEEDOR DEL SERVICIO:

AREA SOLICITANTE:

SOLICITADO POR :

GUARDALMACEN:

MOTIVO DE LA ACTIVIDAD:

CANTIDAD

_____________________________________________________

SOLICITUD DE PEDIDO

SERVICIO DE PROVISIÓN DE AGUA PURIFICADA

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO SOLICITADO

(F) ADMINISTRADOR DEL CONTRATO O DELEGADO

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Procedimiento para la distribución del agua purificada del plan de hidratación.

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FORMATO 4: PRO-DAD-005-04 Control de entrega de agua-Plan de hidratación

DIRECTOR O DELEGADO:

RESPONSABLE DE DISTRIBUCIÓN :

BIDONES DE

AGUA

BOTELLAS O

PAQUETES

BIDONES DE

AGUA

BOTELLAS O

PAQUETES

TOTAL

(f)

(Nombres y apellidos)

GUARDALMACEN

FECHA

NOMBRE DE SERVIDOR

MUNCIPAL AUTORIZADO

PARA RETIRO DE PRODUCTO

FIRMAENTREGADO POR

(BODEGA)

JUSTIFICACIÓN DEL

REQUERIMIENTO

(f)(f)

CANTIDADES DEVUELTAS

(Nombres y apellidos) (Nombres y apellidos)

ASISTENTE ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DE DISTRIBUCIÓN

CANTIDADES ENTREGADAS

PERÍODO DE CONSUMO DEL________________________AL ________________________DEL 2016

AREA/DEPENDENCIA:

CONTROL DE ENTREGA DE AGUA-PLAN DE HIDRATACIÓN

FORMATO 5: PRO-DAD-005-05 Listado de entrega-recepción diaria de botellas de 500 cc de agua purificada - Plan de hidratación.

AREA/UNIDAD:

RESPONSABLE DE DISTRIBUCIÓN :

PERÍODO DE CONSUMO : DEL : HASTA:

No. NOMBRES Y APELLIDOS CANTIDAD

RECIBIDAFIRMA

CANTIDAD

RECIBIDAFIRMA

CANTIDAD

RECIBIDAFIRMA

CANTIDAD

RECIBIDAFIRMA

CANTIDAD

RECIBIDAFIRMA

CANTIDAD

RECIBIDAFIRMA

CANTIDAD

RECIBIDAFIRMA

1

2

7

8

9

10

11

12

13

14

15

TOTAL CONSUMO DIARIO BOTELLAS

(f)

Nombres y Apellidos

RESPONSABLE DE DISTRIBUCIÓN

DIA 1

LISTADO DE ENTREGA -RECEPCIÓN DIARIA DE BOTELLAS DE 500 CC DE AGUA PURIFICADA

PLAN DE HIDRATACIÓN

DIA 6 DIA 7

CONSUMO EN PAQUETES DE 24

UNIDADES

DIA 2 DIA 3 DIA 4 DIA 5

TOTAL SEMANAL BOTELLAS

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FORMATO 6: PRO-DAD-005-06 Reporte mensual de consumo de agua purificada del Plan de hidratación

FECHA REPORTE:

CONTRATO : CONTRATISTA: RUC:

BIDON 20

LITROS

PAQUETE

BOTELLA (24)

BIDON 20

LITROS

PAQUETE

BOTELLA (24)

BIDON 20

LITROS

PAQUETE

BOTELLA (24)

0 0 0 0

________________________ ________________________

(f) (f)

(Nombres y apel l idos) (Nombres y apel l idos)

RESPONSABLE ENTREGA BODEGA ADMINISTRADOR DEL CONTRATO

TOTAL INGRESOS TOTAL EGRESOS

SALDO STOCK AL CIERRE

MENSUAL

REPORTE MENSUAL DE CONSUMO DE AGUA PURIFICADA DEL PLAN DE

HIDRATACIÓN

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

PERÍODO DEL CONSUMO :

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

            AREAS /DEPENDENCIAS

DESTINADAS

INGRESOS EGRESOS STOCK

SALDO MES ANTERIOR

FECHA

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Procedimiento para la distribución del agua purificada del plan de hidratación.

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FORMATO 7: PRO-DAD-005-07 Informe mensual Plan de Hidratación

INFORME MENSUAL PLAN DE HIDRATACIÓN

No. __________________

Para: Director de Desarrollo del Talento Humano

De: Coordinador de Seguridad y Salud ocupacional

Fecha: dd-mm-aaaa

Para su conocimiento y control pertinente, envío el presente informe.

1. ANTEDECENTES:

EN ESTA SECCION SE REGISTRA EL ANTECEDENTE A PARTIR DE LA EJECUCIÓN

DEL PLAN DE HIDRATACIÓN.

2. DETALLE DE LA DISTRIBUCIÓN POR ÁREAS EN EL MES DE ……………….

DIRECCIÓN/ÁREA

# DE

SERVIDORES

CANTIDAD

DE BOTELLAS

ENTREGADAS

CANTIDAD DE

BIDONES

ENTREGADOS

3. ESTADO DE EJECUCION DEL PLAN

DESCRIBE Y /O ENUMERA EL CUMPLIMIENTO DE LA ENTREGA DEL AGUA A LOS

SERVIDORES MUNICIPALES, QUE SE RELACIONAN CON EL AVANCE DEL PERIODO

INFORMADO VR EL RESULTADO FINAL.

4. MEDICIÓN DE INDICADOR:

# total de servidores municipales

# de servidores municipales operativos beneficiados

# de servidores municipales administrativos beneficiados

5. CONCLUSIONES

6. DOCUMENTOS QUE SE ADJUNTAN AL PRESENTE INFORME:

_______________________________________

Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional

(f)

PRO-DAD-005-07