observatoire intranet-2011
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Résultat de l’enquête 2011 - Page 1
Intranet 2011 Présentation des résultats de l’enquête 2011
Contribution, collaboration, conversation…
Arctus – éclaireur en e-transformation 4, rue de l’Abbé Hazard 92000 – Nanterre www.arctus.com
Résultat de l’enquête 2011 - Page 2
Tendances 2011
Méthodologie de l’enquête
Présentation des résultats 2011
Socio-types de l’entreprise
Prospective
Intranet 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 3
L’évolution de la gouvernance est plus contrastée. On note
pour la gouvernance stratégique un niveau de maturité
abouti de la plupart des entreprises où les dirigeants, le
plus souvent, s’engagent dans une réflexion stratégique
dans le cadre du déploiement du projet intranet avec une
lecture systémique du sujet. La gouvernance du projet
intranet quant à elle se met progressivement en place. En
revanche, la gouvernance du dispositif intranet une fois
déployé, marque le pas. Les règles sont le plus souvent
implicites, la culture de l’oralité prédomine encore.
La gestion des connaissances n’est plus en première ligne
des priorités. Certes déjà en partie implantée dans les
grands groupes elle n’est pas la priorité en termes de
projet dans les plus petites entreprises. Son déploiement
est en partie conditionné par l’évolution de la
gouvernance.
Principales tendances 2011
Tendances 2011
Contribution, collaboration, conversation…
Après une ère de production de contenu dédié à l’intranet,
nous sommes passés à un temps où le contenu est produit
simultanément par un grand nombre d’acteurs dans
l’organisation. La conversation s’installe, sous une
multitude de formes : au travers du réseau social
d’entreprise, via le chat, les blogs, la webconference ou la
voix sur IP. L’intranet devient l’outil de tous, ce que
confirment les trois premières tendances déjà identifiées en
2010.
La collaboration confirme sa montée en puissance dans
toutes les organisations quelque soit leur taille ou leur
secteur d’appartenance. Les espaces sont plus nombreux,
mieux outillés et abordent des thématiques transverses en
priorité (projets, communautés d’intérêts, de pratiques,…).
Le réseau social d’entreprise se déploie avec certitude
dans l’ensemble des entreprises indépendamment de leur
taille. L’année 2010 était donc bien l’an un du RSE.
A l’ œuvre également de manière dynamique, la prise en
compte de la mobilité de l’utilisateur avec le déploiement
plus fréquent de projets d’accès distant à l’intranet et le
travail plus systématique sur l’ergonomie pour rendre
contenus et services facilement utilisables sur les
smartphones ou tablet PC.
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Tendances 2011
La collaboration numérique est désormais
bien installée.
Le réseau social d’entreprise prend sa place
progressivement.
La mobilité au service de l’usager se confirme.
La gouvernance stratégique est identifiée.
La gestion des connaissances est en retrait.
Tendances de l’intranet 2011
Gestion des
connaissances
Collaboration
numérique Gouvernance
Réseau social Intranet
mobile
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Présence d’espaces collaboratifs dans 60% des
intranet (+10% par rapport à 2010).
Les espaces sont équipés d’outils pratiques
(Actualités, bibliothèques, Agenda…).
Les projets d’espaces collaboratifs déployés
d’ici un an sont toujours importants (20%) .
85% des intranets devraient en disposer en
2012.
Emergence de pratiques collaboratives
étendues dans les grandes entreprises et les
plus petites structures.
La collaboration numérique est désormais bien installée
Nombreux projets
Existence de
pratiques
étendues
Enrichi par
des outils
pratiques
Tendances 2011
Collaboration
numérique
Présence régulière
de l’outil
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La mise en place de fiches personnelles
enrichies pour 45% des organisations d’ici un
an est annoncée. Déjà 20% en sont équipées.
Les outils de mise en relation se déploient, ils
devraient équiper 20% des intranets d’ici un
an.
Installation progressive des présentiels et de
la communication temps réel (chat,
webconference, voix sur IP).
Emergence des sites web personnels.
Le réseau social d’entreprise prend sa place
progressivement
Fiche
personnelle
enrichie
Présentiels
Tendances 2011
Réseau
Social
d’entreprise
Sites we b
personnels
Outils de
mise en
relation
Résultat de l’enquête 2011 - Page 7
La direction générale est partie prenante
dans le lancement des projets intranet dans
plus de 50% des organisations.
La qualité des verbatims et la prise en compte
de la dimension systémique du projet
confirme le niveau de maturité.
Le développement de la copropriété de
l’intranet continue de progresser.
L’intranet concerne l’ensemble de
l’entreprise dans tous les cas.
La gouvernance stratégique est intégrée
Propriété partagée
Vision
systémique du
projet
Tendances 2011
Gouvernance
Couverture
globale de
l’organisation
La DG est
impliquée
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75% des entreprises proposent un accès
distant (+10%) par rapport à 2010.
L’objectif d’adaptation de l’intranet à la
consultation sur terminal léger de 17%
annoncée dès 2010 pour cette année est
confirmé. Multiplication par 2 d’ici un an.
La mise à disposition d’outils (processus
génériques, applications métier, décisionnel)
est croissante.
La mobilité au service de l’usager se confirme
Tendances 2011
Adaptation aux
IHM Mobiles
Applicatifs
et outils
étendus
Intranet mobile
Accès distant
déployés
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Les déclarations de projets de KM sont en
recul (moteur de recherche évolué et
taxonomie).
Peu de projets de cartographie des
connaissances et de text mining.
La gestion du cycle de vie du document et le
procédures de saisie obligatoire des
métadonnées marquent le pas.
Les gestionnaires de la connaissance sont peu
valorisés.
La gestion des connaissances est en retrait
Projet de
KM en
recul
Intégrer le taggage et
l’archivage
Gestionnaire
des
connaissances
à identifier
Peu d’outils
de text
mining
Tendances 2011
La gestion des
connaissances
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Le réseau social (Viadeo et Twitter) est venu
utilement compléter nos outils de
recrutements classique comme en 2010.
50% des organisations ayant répondu en 2010
on accepté de contribuer à l’enquête 2011.
Nous remercions les associations : ClubNet,
AFCI, ADBS et Communication & Entreprise
(Ujjef) qui ont encore cette année fidèlement
relayé l’Observatoire de l’intranet.
Enfin, le nombre croissant des répondants
chaque année, près de 400 en 2011, atteste
de l’importance du sujet et de la prise de
conscience du corps social à son endroit.
Présentation des résultats 2011
Pour cette édition 2011 nous avons fait le
choix d’intégrer de nouvelles questions pour
identifier les modalités de traitement des
projets intranet dans l’entreprise.
Nous avons également enrichi le
questionnement autour de la gouvernance ce
qui peut induire un léger biais dans les
réponses sur ce critère et partiellement
expliquer le recul des pourcentage sur ce
thème.
Enfin, nous avons proposé aux répondants de
s’exprimer librement à de plus nombreuses
reprises. Ce verbatim plus riche nous donne
une indication complémentaire sur le niveau
de maturité des organisations et leur
perception des enjeux.
Méthodologie de l’enquête
Résultat de l’enquête 2011 - Page 11
Méthodologie de l’enquête
• L’enquête s’est déroulée du 4 janvier au 4 avril 2011 sur le site
www.observatoire-intranet.com. Au total 396 réponses valides ont été
traitées pour 373 organisations.
• 90% des répondants sont français. 10% en provenance de pays
francophones d’Europe, d’Amérique et d’Afrique.
• 25 entreprises du CAC 40
• Le questionnaire, auto-administré, proposait 35 questions qui
s’articulaient autour de cinq thèmes:
– L’entreprise et son contexte
– Les contenus de l’intranet
– Les fonctionnalités et services
– Le projet intranet
– La gouvernance de l’intranet
Méthodologie de l’enquête
Résultat de l’enquête 2011 - Page 12
Répartition des organisations par secteurs d’activité
2011 2010
Evolution de la répartition entre secteurs d’activités des répondants - 2011 vs 2010 :
• Une stabilité globale de l’échantillon sans écart significatif, représentatif de l’activité économique,
• Un léger recul de la contribution des administrations,
• Une part croissante des acteurs du monde des services (près de + 13%).
Résultats 2011 L’entreprise et son contexte
Résultat de l’enquête 2011 - Page 13
Répartition des organisations par secteurs d’activité
Nous avons volontairement séparé les administration des services publics afin de mettre en
exergue des comportements distincts entre ces deux sphères.
Résultats 2011 L’entreprise et son contexte
Administration : ministères, conseils généraux, régionaux et mairies Services publics : enseignement, hôpitaux, universités, associations, activités artistiques, activités immobilières Services marchands : services du secteur privé Industrie : tout type d’industrie
Résultat de l’enquête 2011 - Page 14
Répartition des organisations par secteurs d’activité
Résultats 2011 L’entreprise et son contexte
Résultat de l’enquête 2011 - Page 15
Répartition des organisations par secteurs d’activité
Résultats 2011 L’entreprise et son contexte
Résultat de l’enquête 2011 - Page 16
Un échantillon stable d’une année sur l’autre. Les entreprises de plus de 1000 salariés sont toujours plus largement représentées
• Pas d’évolution significative en terme de poids par taille d’organisation,
• On note une très légère progression des entreprises de la catégorie 1 et 4.
Effectifs de l’intranet (personnel concerné)
Résultats 2011 L’entreprise et son contexte
Résultat de l’enquête 2011 - Page 17
Structure de l’intranet
On assiste à une concentration de l’accès aux contenus en un point (intranet ou portail) Les démarches favorisant la convergence sont en augmentation : 65% des entreprises contre 57% en 2010 proposent un intranet unique, les portails fédérateurs sont également un peu plus présents.
A l’inverse, les accès décentralisés aux contenus sont en recul. Un des symptôme du déploiement de la convergence.
Résultats 2011 L’entreprise et son contexte
Résultat de l’enquête 2011 - Page 18
Nombre de sites intranet déployés
Réductions de toutes les catégories au profit d’un site unique disponible dans 57% des
cas désormais, en évolution de 10% par rapport à 2010. La rationalisation est en cours
pour porter la convergence et fédérer les initiatives.
Résultats 2011 L’entreprise et son contexte
Résultat de l’enquête 2011 - Page 19
Antériorité du premier intranet
Le premier intranet remonte en moyenne au début des années 2000.
Résultats 2011 L’entreprise et son contexte
Résultat de l’enquête 2011 - Page 20
Nombre de refontes majeures depuis le lancement
La majorité des entreprises en sont à leur deuxième version de l’intranet
• 70% des intranets ont déjà vécu au moins une refonte majeure,
• 40% en sont déjà au moins à la 3ème version.
Résultats 2011 L’entreprise et son contexte
Résultat de l’enquête 2011 - Page 21
Logiciels ou suites logicielles utilisés
Résultats 2011 L’entreprise et son contexte
Le marché est encore loin de la rationalisation avec près d’une cinquantaine de
solutions mentionnées
A eux deux, Microsoft et IBM trustent toujours près d’un tiers du marché, avec
respectivement 25% et 6%.
Résultat de l’enquête 2011 - Page 22
Métiers (fonctions) représenté(e)s dans l’intranet
Toutes les fonctions proposées dans l’édition 2011 sont présentes selon le même ordre
d’importance qu’en 2010 et dans les mêmes proportions.
Contenus Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 23
Types d’information proposés par l’intranet
Les informations sur les clients et les partenaires gagnent trois points. L’entreprise se tourne vers l’extérieur à mesure que la frontière entre l’interne et l’externe s’amenuise.
Au même titre que pour la représentativité des fonctions, plus les entreprises sont évoluées plus le type d’information disponible est riche
Contenus Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 24
Types de contenus proposés par l’intranet
• Pas d’évolution significative pour ce qui concerne les types de contenus. On note que la vidéo est bien présente dans 1 intranet sur 2.
• Les univers 3D en sont toujours à leur balbutiement.
• Les contenus audio ne sont encore proposé que dans 20% des cas, ils ne se déploient pas.
Contenus Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 25
Outils de communication et collaboration proposés
• L’annuaire interne confirme sa première place, comme lors des éditions
précédentes.
• Les espaces collaboratifs sont présents dans 43% des cas pour l’ensemble de
l’échantillon et devraient être mis à disposition dans 63% des intranets dans un an.
C’est le chantier sur lequel les entreprises sont les plus engagés, suivi par les
blogs, wikis, messagerie instantanée et forums.
Fonctionnalités et Services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 26
Mise à disposition d’un réseau social d’entreprise (RSE)
Le Réseau Social d’Entreprise se déploie inéluctablement.
On note une explosion prévue de la fiche annuaire enrichie d’ici un an. C’est la première tendance dont le pourcentage d’intention de déploiement futur est supérieur à l’existant. Ces mêmes comportements sont affichés pour l’outil de mise en relation et le site web personnel.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 27
Outil de recherche proposé dans l’intranet
• Le moteur de recherche est présent dans 8 intranets sur 10 aujourd’hui.
• Les principaux chantiers prévus à un an portent sur le moteur de recherche multicritères.
• Ces déclarations sont très proches de celles de 2010. Un certain délai dans le traitement de ces chantiers semble s’afficher.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 28
Outil de reconnaissance, syndication et interaction
proposé dans l’intranet
• Le SSO se déploie largement désormais puisqu’il est présent dans 52% des
intranets. 2/3 des intranets devraient l’offrir d’ici un an.
• Cette reconnaissance automatique est fondamentale car nécessaire pour permettre
l’intégration avec le SI.
• D’ici un an Alerte mails, RSS et Enquêtes en ligne devraient être disponibles dans
près d’1/2.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 29
Fonctionnalités proposées dans l'intranet
Confirmation du socle de fonctionnalités de l'intranet : Moteur de recherche, annuaire,
Organigramme (sauf pour les plus petites structures), Base documentaire, Accès à
distance, Processus génériques.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 30
Outils métiers accessibles depuis l’intranet
L’intranet est un espace désormais très intégré à l’entreprise puisqu’il porte largement
les outils permettant à la fois la gestion des processus génériques et spécifiques.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 31
Accès à l’intranet de manière profilée
L’accès à l’intranet de manière profilée selon au moins un type est proposé dans 64%
des cas
• Les fréquences de profilage en fonction des critères respectent le même ordre
d’importance qu’en 2010 avec des valeurs très comparables.
• Priorité à la fonction, suivie par le métier, ce sont des organisations foncièrement
tournées vers le contenu opérationnel, facilitatrices pour le déploiement de la
collaboration.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 32
Type de personnalisation proposée par l’intranet
Près d’une entreprise sur deux propose au moins un type de personnalisation
• Les contenus sont toujours plus fréquemment personnalisés que les fonctionnalités.
• On ne note pas d’évolution de tendance dans ce domaine.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 33
Types d’espaces collaboratifs mis à disposition
Près de 60% des organisations proposent aujourd’hui au moins un type d’espace collaboratif. Elles devraient être 86% en 2012.
Ce sont toujours les espaces projets qui sont les plus utilisés. Toutes les catégories progressent par rapport à 2010.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 34
Fonctionnalités de collaboration proposées
• Les actualités passent devant le calendrier des évènements et gagnent 7 points
preuve de l’usage qui est fait de ces espaces. Les bibliothèques documentaires
augmentent de 8%.
• Ceci confirme bien que les espaces créés sont utilisés de manière régulière et
dynamique.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 35
Niveau d’appropriation des outils collaboratifs
• On constate une appropriation progressive des outils collaboratifs au profit du déploiement plus systématique de ces outils dans toutes les organisations.
• Désormais, plus de 50% des entreprises déclarent recourir à la collaboration en ligne de manière ponctuelle.
• Il reste encore 8% de réfractaire en recul de 4 points.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 36
Prise en compte des handicaps
Un peu plus d’un quart des entreprises prennent en compte les handicaps
Pas d’évolution sur ce point par rapport à l’année 2010, les recommandations du W3C sont les plus suivies. Certains handicaps sont pris en compte de manière prioritaire, et notamment les handicaps visuels.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 37
Possibilité de consultation à distance de l’intranet
L’objectif de 75% des intranets accessible à distance devrait être atteint d’ici 2012.
Les entreprises sont 6% de plus par apport à 2010 à disposer de cet accès.
En revanche l’objectif pour ce qui concerne l’accessibilité depuis un smart phone de 17%
en 2011 (édition 2010) a bien été atteint. Il devrait doubler encore d’ici l’an prochain.
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 38
Top 10 des services en 2011
1. Annuaire interne
2. Moteur de recherche simple (plein
texte, indexé)
3. Base documentaire
4. Organigramme
5. Gestion de processus générique
6. Identification automatiquement par
l’intranet (Single Sign-On)
7. FAQ
8. Espaces de travail collaboratif
9. Gestion de processus spécifiques
(ex. workflow/applications métiers)
10.Alertes mail
Top 10 : Progressions 2011/2010
1. Identification automatiquement par
l’intranet (Single Sign-On)
2. Lecture sur PDA ou Smartphone
3. Messagerie instantanée
4. Présentiel (indicateur de présence)
5. RSS (syndication de contenu)
6. Accès distant (Ordinateur portable,
PC personnel)
7. Espaces de travail collaboratif
8. Fiche annuaire enrichie
(compétences, expériences, centres
d’intérêts)
9. Forums
10.Wikis
Top 10 des fonctionnalités
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 39
Top 10 : Projets
1. Fiche annuaire enrichie
(compétences, expériences, centres
d’intérêts)
2. Espaces de travail collaboratif
3. RSS (syndication de contenu)
4. Moteur de recherche multicritères
(date, auteur, thèmes, etc.)
5. Wikis
6. Blogs
7. Forums
8. Outil de mise en relation (par
affinité, par intérêt, par proximité)
9. Gestion de processus spécifiques
(ex. workflow/applications métiers)
10.Messagerie instantanée
Top 5 : Progressions projets
1. Fiche annuaire enrichie
(compétences, expériences, centres
d’intérêts)
2. Lecture sur PDA ou Smartphone
3. Présentiel (indicateur de présence)
4. FAQ
5. Organigramme
Top 10 des projets
Fonctionnalités et services Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 40
Implication des différents acteurs dans le projet intranet
Les utilisateurs ne sont que 25% a être sollicités avant la réalisation du projet. C’est à cette phase que la direction générale est la plus fortement mobilisée (54%).
En moyenne les managers semblent être la catégorie la plus sollicitée à toutes les phases du projet.
Les utilisateurs sont avant tout sollicités après l’ouverture du projet (52%).
Projet Intranet Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 41
Sponsors du projet intranet
Direction de la communication et direction générale sont sponsors dans 1/3 des cas
respectivement.
Les DSI se positionnent en troisième place suivies loin derrière par les DRH.
Projet Intranet Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 42
Eléments définis en amont du déploiement
Seules 50% des entreprises déclarent réaliser un cadrage initial avant le lancement d’un projet ce qui est trop peu.
Ils sont aussi 43% à avoir choisi leur solution technique avant l’expression des besoins, là encore un choix qui ne va pas dans le sens de l’utilisateur.
Projet Intranet Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 43
Périmètre du projet intranet
La taille des répondants nous a incité à qualifier le périmètre pris en compte dans les réponses. Ce sont avant tout des projets d’envergure au niveau groupe et/ou entreprise qui sont traités.
Le déploiement d’un intranet est bien considéré comme un « projet d’entreprise » désormais pour tous.
Projet Intranet Résultats 2011
Résultat de l’enquête 2011 - Page 44
« Propriété » de l’intranet
On note une évolution de la responsabilité avec un retrait de 10 points pour la
Direction de la communication qui se déploie vers la DG et la DSI.
Les projets deviennent plus stratégiques. Pas d’évolution significative pour les autres
acteurs ou groupes d’acteurs.
Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’Intranet
Résultat de l’enquête 2011 - Page 45
Formalisation de règles ou processus
La formalisation des règles autour de l’intranet n’est encore pas entrée dans les mœurs.
En revanche on peut noter un progrès dans le déploiement de la Netiquette qui se glisse entre la charte graphique et la charte éditoriale contrairement aux années précédents.
Les valeurs restent basses sur tous les critères.
Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’Intranet
Résultat de l’enquête 2011 - Page 46
Formalisation des procédures en lien avec l'intranet
Les procédure de contributions commencent à se déployer plus systématiquement et la
saisie de métadonnées obligatoires se développe également.
En revanche le traitement du cycle de vie du document (saisie, publication, archivage,
suppression) dans l’intranet est encore abordé de façon parcellaire.
Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’Intranet
Résultat de l’enquête 2011 - Page 47
Profils de postes définis en amont du déploiement de
l’intranet
Les réponses à cette nouvelle question indiquent que les contributeurs disposent de
profils de poste dans 1/3 des cas ce qui est peu.
Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’Intranet
Résultat de l’enquête 2011 - Page 48
Dispositif de mesure
La gouvernance reste un chantier à instruire. Les pourcentages n’évoluent pas par
rapport à 2010.
Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’Intranet
Résultat de l’enquête 2011 - Page 49
Evaluation lors de l’entretien annuel
Cette nouvelle question fait apparaître la prise en compte des responsables éditoriaux
dans une faible proportion.
On voit ici que l’expertise associée à l’intranet n’est encore que très faiblement
valorisée.
Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’Intranet
Résultat de l’enquête 2011 - Page 50
• Pour classifier les différents stades de maturité des intranets, nous avons pris le
parti d’évaluer les réponses en prenant en compte le niveau de services proposé
dans les sites, couplé au niveau de gouvernance implémenté.
•
• Nous avons isolé 7 grands types de sites :
– conservateur,
– atypique,
– bâtisseur,
– en mouvement,
– avant-gardiste,
– technophile,
– champion.
• En regard de chacun de ces profils nous avons décrit l’intranet correspondant
complété par des précisions apportées par les répondants.
A propos des socio-types
Socio-types de l’entreprise
Résultat de l’enquête 2011 - Page 51
• Plus l’entreprise est de taille importante plus son niveau de maturité par rapport à l’intranet est abouti.
• Ainsi, les entreprises de moins de 1000 salariés sont « conservateurs » à 57,9% contre 10,3% pour les entreprises de plus de 5000 salariés.
• Les « atypiques » se trouvent d’abord dans les entreprises de taille inférieure à 1000 salariés avec 52,2% des répondants.
• Les « bâtisseurs » sont équitablement repartis dans toutes les tailles d’organisations
• Le profil dominant dans les grand groupes (>5000) est celui des « avant-gardistes » (68,8%) contre 12,5% pour les entreprises intermédiaires et 18,8% pour les plus petites structures.
• Les entreprises « en mouvement » sont des organisations? en allant des plus grandes (effectif>5000) aux plus petites (effectif<1000) respectivement représentées à hauteur de : 26,6%, 43,1% et 30,3%.
• Les « technophiles », peu nombreux, sont soit présents dans les petites ou les grandes structures.
Les socio-types de l’entreprise
Socio-types de l’entreprise
Résultat de l’enquête 2011 - Page 52
Les socio-types de l’entreprise en 2011 Chaque organisation est positionnée sur la matrice en fonction de son degré de maturité en terme
de fonctionnalités proposées et de gouvernance implémentée dans l’intranet.
Socio-types de l’entreprise
Atypique
(0 %)
Bâtisseur
(29,5 %)
Champion
(0,4 %)
Atypique
(5,8 %)
Avant-gardiste
(4 %)
Conservateur
(31,7 %)
En mouvement
(27,5 %)
Technophile
(1,3 %)
Gouvernance
Fonctionnalités
66 %
33 %
33 % 66 % 100 %
100 %
Résultat de l’enquête 2011 - Page 53
Les socio-types de l’entreprise en 2010 Chaque organisation est positionnée sur la matrice en fonction de son degré de maturité en terme
de fonctionnalités proposées et de gouvernance implémentée dans l’intranet.
Socio-types de l’entreprise
Atypique
(0 %)
Bâtisseur
(30,3 %)
Champion
(0,4 %)
Atypique
(11,4 %)
Avant-gardiste
(2,7 %)
Conservateur
(37,5 %)
En mouvement
(17,8 %)
Technophile
(0 %)
Gouvernance
Fonctionnalités
66 %
33 %
33 % 66 % 100 %
100 %
Résultat de l’enquête 2011 - Page 54
Les conservateurs représentent 31,7% des répondants.
C’est encore la catégorie la plus importante composée
d’organisations dans le premier tiers en termes de niveau
d’avancement pour la gouvernance tout comme pour les
services proposés dans l’intranet. Ce groupe est en recul
de près de 6 points
Au premier stade de l’intranet, ce groupe constitue un
vivier d’entreprises qui doivent évoluer vers un statut plus
avancé. Ces organisations appartiennent plus souvent au
secteur public.
Le profil conservateur
Mots clés : contenus textuels, non
collaboratif, accès expert, contribution
centralisée
Peu enclin à faire évoluer vos habitudes de
communication, d’échange et de capitalisation en
matière de savoir, vous n’avez pas encore investi le
territoire de l’intranet sous l’angle des services qu’il
peut vous apporter, du moins pas de manière
extensive. Les contenus proposés, le plus souvent
textuels, couvrent un périmètre spécifique de
l’entreprise et ne sont pas ou peu enrichis de
métadonnées. La base de gestion documentaire, quand
elle existe, est technique et réservée aux experts,
l’intranet est centralisé dans son administration et
l’ensemble de son contenu est accessible à tous. Vous
pourriez tirer un vrai bénéfice en envisageant
l’accroissement des services proposés dans l’intranet,
en étendant son périmètre de couverture, en
enrichissant les services proposés (moteur de
recherche, annuaire,…) et en offrant des services de
collaboration et une contribution décentralisée.
Socio-types de l’entreprise
31,7%
2010 : 37,5%
Résultat de l’enquête 2011 - Page 55
Mots clés : centralisation de la
contribution, déploiement d’indicateurs,
procédures
Vous êtes concernés avant tout par le contrôle et
l’organisation du système que vous avez mis en
place. Ceci se traduit par le déploiement d’une
gouvernance avancée voire très en pointe. Les règles
déployées peuvent freiner l’expansion de votre
intranet. Pour capitaliser sur le travail de
formalisation des rôles des différents acteurs, sur la
mise en place de règles de gestion, l’identification
des indicateurs de performance de votre site, vous
devriez partager avec les différents acteurs
potentiels afin de permettre une contribution
progressivement décentralisée qui justifie
l’activation des principes de gouvernance dessinés. Il
s’agit ici avant tout de mettre des hommes en face
des structures et des règles que vous avez dessinées.
Une fois l’appropriation effective, vous pourrez
avancer vers la mise à disposition de services plus
élaborés dans l’intranet.
Près de 5,8% de l’échantillon des répondants disposent
d’un intranet « Atypique ».
Ces intranets offrent un niveau de service basique et
une gouvernance relativement plus évoluée. Ils sont donc
en cela « Atypiques » . En recul de plus de 5 points ils ont
migrés vers des profils de « Bâtisseurs » après avoir
étendu le nombre et la qualité des fonctionnalités
proposées dans l’intranet.
Le profil atypique
Socio-types de l’entreprise
5,8%
2010 : 11,4%
Résultat de l’enquête 2011 - Page 56
Mots clés : maturité digitale, services
collaboratifs, contenus indexés
Vous avez capté la tendance des trois dernières
années qui impose la mise en place de services
collaboratifs via l’intranet dans l’entreprise. Les
principales fonctionnalités comme l’annuaire, la
messagerie, les agendas partagés sont disponibles. Il
est également possible d’accéder à des outils pour le
traitement de processus génériques (notes de frais,
congés en ligne) et spécifiques (applications
métiers). Les contenus sont souvent multimédias et
facilement localisables grâce à leur indexation
élaborée. Pour gagner en maturité, il devient
nécessaire de réfléchir au déploiement de la
gouvernance de votre intranet. Grâce à la mise en
place de processus vous pourrez, de manière fluide
et évolutive, décentraliser la contribution et
renforcer le déploiement de la transversalité de
votre intranet. Votre Direction générale devrait être
sensibilisée à ces enjeux.
Les organisations du travail dont l’ intranet est « En
mouvement » représentent 27,5% de l’échantillon. Cette
catégorie en progression de presque 10 points par rapport
à 2010 est issue des catégories atypiques et
conservateurs.
Ces acteurs proposent un niveau de service qui se situe
dans le deuxième tiers, avec en revanche une
gouvernance balbutiante.
Leur évolution naturelle doit les amener vers un intranet
de « Bâtisseur » une fois leur gouvernance plus
structurée.
Le profil en mouvement
Socio-types de l’entreprise
27,5%
2010 : 17%
Résultat de l’enquête 2011 - Page 57
Mots clés : déploiement évolutif, système
de gouvernance, collaboration étendue
L’approche robuste que vous avez choisie face aux
nouvelles technologies vous permet le déploiement
évolutif de votre intranet en phase avec la culture et
l’organisation que vous avez su mettre en place
notamment grâce au déploiement d’un système de
gouvernance déjà sophistiqué qui s’illustre dans une
responsabilité partagée de l’intranet (plusieurs
directions) avec une mobilisation identifiée de la
direction générale dans ce projet considéré comme
stratégique. Les acteurs de l’intranet sont clairement
identifiés et reconnus, les services de collaboration
sont déjà largement proposés. Vous pourriez
désormais accéder à un stade plus élevé en
proposant en complément des fonctionnalités
standards des fonctionnalités avancées, en étendant
la collaboration à tous les niveaux de l’entreprise, et
en mettant en place un pilotage par les indicateurs.
Ils sont plus de 29,5% dans l’échantillon à disposer d’un
intranet de « Bâtisseur » avec un niveau de service et de
gouvernance en correspondance c’est-à-dire de niveau
évolué. Leur représentation est quasiment stable par
rapport à 2010.
Ces entreprises construisent le système intranet sur des
bases solides et se donnent les moyens d’une évolution
optimisée pour leur intranet.
Ils tendent vers la prochaine étape pour le déploiement
d’un système « Avant-gardiste » avec un niveau de service
encore plus riche.
Le profil bâtisseur
Socio-types de l’entreprise
29,5%
2010 : 30,3%
Résultat de l’enquête 2011 - Page 58
Mots clés : profiling, espaces collaboratifs,
gestion des connaissances
Amateur par essence de nouvelles technologies, vous
avez su capter l’importance du déploiement des
nouveaux outils dans l’entreprise. Votre intranet
propose une gamme étendue de services disponibles
de manière profilée et accessibles aussi bien dans le
domaine de la collaboration qu’en matière de gestion
des connaissances. Pour que cette « vitrine
technologique » s’enracine dans l’entreprise il est
essentiel désormais de se pencher sur l’organisation
à mettre en place pour optimiser le service aux
utilisateurs. Avec une gouvernance structurée,
l’ensemble des fonctionnalités, et notamment le
réseau social, pourra prendre toute son ampleur,
relayé par une capitalisation du savoir agrégée dans
les espaces collaboratifs.
Cette année 1,3% des répondants ont été identifiés
comme présentant un intranet de « Technophile » contre
aucun en 2010.
Ce profil correspond à des organisations qui ont déployé
un niveau de service très abouti en travaillant à peine
leur gouvernance.
Ce résultat nous conforte dans l’idée que l’entreprise
reste en contrôle et ne laisse pas le foisonnement
technologique se déployer sans règles, en tous cas en
France .
Le profil technophile
1,3 %
Socio-types de l’entreprise
2010 : 0%
Résultat de l’enquête 2011 - Page 59
Mots clés : réseau social, géo-management,
cartographie des connaissances
Votre attirance naturelle pour les nouvelles technologies vous a conduit à intégrer dans l’intranet les outils les plus avancés du marché : moteur de recherche indexé, réseau social, géo-management, cartographie des connaissances. Les espaces collaboratifs sont proposés aussi bien par direction que par projet, ils peuvent comprendre tous les outils d’interaction disponibles : blog, wikis, annuaire dédié, planning. La gouvernance mise en place est parfaitement intégrée dans le fonctionnement de l’entreprise au quotidien. Le suivi des usages de l’intranet est également une réalité qui vous permet d’envisager une évolution adaptative de votre site. Vous allez pouvoir tirer tout le bénéfice du travail déjà accompli en y associant un pilotage par les indicateurs statistiques et en mettant en place un mécanisme d’évaluation des managers en fonction de leur contribution à l’intranet.
Les intranets « Avant-gardistes » correspondent à 4% de
l’échantillon. Les entreprises qui le constituent sont
actives dans le domaine IT, télécoms), dans l’industrie et
les dans les autres services marchands. Ce sont très
majoritairement des entreprises de plus de 10 000
salariés.
Les moyens dont elles disposent tant au plan financier
que sectoriel expliquent leur positionnement.
Elles proposent une intégration très avancée des services
web dans leur intranet et un niveau de gouvernance déjà
bien établi qui gagnerait à se structurer encore un peu
afin d’atteindre l’ultime stade de « Champion ». Le
groupe est en progression légère de 1,3 points.
Le profil avant-gardiste
Socio-types de l’entreprise
4%
2010 : 2,7%
Résultat de l’enquête 2011 - Page 60
Mots clés : réseau social étendu,
capitalisation du savoir, pilotage par les
indicateurs Structurellement en avance, vous êtes à la recherche systématiquement de tous les nouveaux usages et services que peuvent apporter les nouvelles technologies. Vous êtes donc doté d’un intranet qui propose l’ensemble des fonctionnalités existantes aujourd’hui à l’ensemble de vos salariés en fonction de leur profil. Vous avez sous-tendu ce déploiement technique par la mise en place de procédures abouties qui permettent une gestion fluide de l’intranet. La structure existante permet de capitaliser le savoir. Bien entendu des outils de collaboration et de gestion des connaissances sont accessibles à tous selon des règles bien formalisées. Chaque individu est un contributeur potentiel à l’intranet au travers de son espace personnel accessible dans le réseau social ou via ses suggestions sur les contenus. Vous pilotez votre intranet par les indicateurs et pouvez vous adapter rapidement aux usages. Vous êtes déjà un acteur du Web 3.0.
La catégorie de « Champion » n’est pas représentée dans
l’échantillon des répondants cette année.
Cette catégorie correspond à des intranets disposants à
la fois d’une gouvernance et d’un niveau de service abouti
(dernier tiers sur les deux critères).
Il s’agit encore d’acteurs d’exception qui devraient être
progressivement rejoint par un certain nombre
d’entreprises « Bâtisseurs » ou « Avant-gardistes ».
Le profil champion
Socio-types de l’entreprise
0%
2010 : 0,4%
Résultat de l’enquête 2011 - Page 61
Socio-types moyens
Atypique
(0 %)
Bâtisseur
(29,5 %)
Champion
(0 %)
Atypique
(5,8 %)
Avant-gardiste
(4 %)
Conservateur
(31,7 %)
En mouvement
(27,5 %)
Technophile
(1,3 %)
Gouvernance
Fonctionnalités
66 %
33 % 66 % 100 %
100 %
37 %
29 % 1
Socio-types de l’entreprise
1. Administration publique 2. Industrie 3. Services marchands 4. Services publics
2
42 %
3 31 %
32 %
4 27 %
1. Plus de 5000 personnes 2. De 1001 à 5000 personnes 3. Moins de 1000 personnes
Moins de 1000 personnes
De 1001 à 5000 personnes
Plus de 5000 personnes
33 % 1
48 %
29 % 2
40 %
3
35 %
28 %
Résultat de l’enquête 2011 - Page 62
• Les constats de l’édition 2011 de l’Observatoire confirment la maturité de l’intranet avec néanmoins des progressions de niveaux divers en fonction des axes et la prise en compte systémique du dispositif sociotechnique qu’il représente dans cinq dimensions :
– Technologie
• L’atomisation des solutions disponibles (>50) sur le marché répond à la diversité de forme des organisations du travail, comme des objectifs qu’elles visent . Elle atteste aussi d’un niveau de maturité du marché encore à l’adolescence.
• Plusieurs solutions permettent d’atteindre le même objectif (dans des configurations différentes).
– Processus/procédures
• Peu importe la solution utilisée, l’efficience du dispositif repose sur la formalisation et le respect des processus et des procédures en lien avec l’intranet. On voit ici que des progrès importants sont à mener pour permettre au dispositif déployé de prendre toute sa mesure.
– Management
• L’implication managériale, facteur d’acculturation des équipes et d’incitation aux bonnes pratiques de chacun semble se mettre en place, au niveau des équipes de directions. Mais le management intermédiaire doit être plus systématiquement associé aux projets intranet afin de garantir le déploiement en profondeur et dans la durée des nouveaux usages voulus par les équipes dirigeantes et demandées par les utilisateurs.
– Interaction
• Résultante des points précédents, la finalité attendue de l’intranet vise la « socialisation », autrement dit l’utilisation permanente de ces technologies dans une dynamique permanente d’interaction, de contribution et de partage. L’installation du réseau social d‘entreprise confirme au même titre que le déploiement de la collaboration la prise en compte de cet axe.
– Évaluation
• La mise en place d’indicateurs (utilisation des ressources, usages, pratiques, etc.) induit l’évolution vers la notion de « pilotage par les indicateurs ». Elément indispensable d’une gouvernance bien comprise et bien déployée, cet axe est aujourd’hui encore l’outil le moins utilisé.
Synthèse
Prospective
Résultat de l’enquête 2011 - Page 63
• Au-delà des tendances que cette édition, et par rapport aux résultats de l’Observatoire 2010, les mouvements à l’œuvre dessinent trois courants d’évolutions majeurs :
– Un déplacement de la gravité informationnelle
• Les métiers et fonctions de l’entreprise représentés dans l’intranet sont toujours significatifs, mais on assiste à un déplacement du contenu éditorial vers le contenu collaboratif.
• Ce contenu est pour nous dans un premier temps un agent de médiation pour permettre aux acteurs de l’entreprise d’échanger entre eux à propos d’un sujet commun.
• Ce partage autour de la données est un préalable au partage de données plus personnelles (compétences, expériences, etc..) dont le partage est possible via le réseau social d’entreprise.
– Vers la convergence numérique
• Le recul du nombre de sites intranet mis à disposition dans les organisations constitue un premier signal
• La perception des structures et de l’organisation n’importe plus, c’est le service à l’utilisateur qui focalise l’attention
• La conjonction de fonctionnalités en un lieu désormais : mail, vidéo, audio, webconference, messagerie instantanée, voix sur IP, attestent du processus en cours
• Ceci est rendu possible notamment grâce à la webisation des application et bien sûr, le cloud computing
– La gouvernance de l’intranet : nouveau modèle à inventer
• On le voit, l’échantillon des répondants est globalement en progrès. Un déplacement « vers la droite » des socio-types , sur l’axe des fonctionnalités indique bien un niveau de service enrichi à l’endroit de l’utilisateur.
• Cependant la gouvernance ne progresse pas. L’entreprise est désormais confrontée inéluctablement à la mise en place d’une organisation associée à la production de son projet intranet où tous les acteurs : de l’usager au top management doivent être associé à sa conception.
• La gouvernance du projet se doit d’être étendue à la vie du dispositif intranet où, les règles d’usage, les organes stratégiques et opérationnels associé à l’animation de l’intranet, la description des expertises requises pour le fonctionnement et leur reconnaissance, la conception et le suivi des indicateurs sont les outils qui permettront à l’intranet d’évoluer vers un espace à la fois reflet de l’entreprise et de son utilisateur.
Prospective
Prospective
Résultat de l’enquête 2011 - Page 64
Réalité « systémique » de l’intranet
Management Technologie
Processus
Procédures
Gouvernance
Réseau social
Organisation décentralisée
(Principes de publication
- Principes de collaboration -
Principes d’administration)
Management de proximité
Interaction
Profilage
Personnalisation
Évaluation
Prospective
Multi-canal : Clients-légers
(smartphones, etc.)
Géo-management (SIG) et nomadisme
Rich media (web TV, web radio, podcasting,
etc.)
Taggage (RSS)
Conduite du changement
Évaluation des contributions
Management par les indicateurs
(Publication - Collaboration
- Gestion d’équipe & reporting)
Mécanismes de gouvernance Charte éditoriale, charte
d’usage, nétiquette, etc.
CMS
(Propriétaire ou
Open Source)
Moteur de recherche
Outils et espaces
de travail
Blogs
Wikis
Intranet multi-canal
Résultat de l’enquête 2011 - Page 65
L’effet Intranet : Synthèse
Intranet
Relation au
temps
Relation
au travail
Relation
aux
autres
Relation à
l’espace
Relation à
la stratégie
Collaboration
E-management
Interaction
Co-construction
Peopleware
Réseau social d’entreprise
Communautés d’intérêt
Communautés de pratique
Entreprise étendue
Transversalité
Inter culturalité
Nomadisme
Multi-canal
Virtualité
Indicateurs
Culture
Identité
Compétences
Approche systémique
Evaluation
Any time
Anywhere
Any device
« Always on »
Résultat de l’enquête 2011 - Page 66
Les rédacteurs www.observatoire-intranet.com
Arctus – éclaireur en e-transformation 4, rue de l’Abbé Hazard 92000 – Nanterre www.arctus.com
Isabelle Reyre, directrice associée - Arctus Co-fondatrice d’Arctus, Isabelle Reyre dispose de 20 ans
d’expérience en communication technique et sciences humaines
exercés d’abord dans de grandes entreprises (L’Oréal, CCF, BNP
Paribas, KBC). Ecole de Commerce, MBA, Analyste financier
diplômée, formation au coaching et à l’approche systémique.
Marc Lippa, consultant expérimenté - Arctus Ingénieur Civil des Mines, Marc Lippa est expert en conduite de
projets liés aux TIC.
Il possède une connaissance approfondie du secteur industriel,
secteur dans lequel il a assumé durant 15 ans des responsabilités
dans le management commercial, dans le management du
processus de l’innovation et de projets innovants et dans la
conduite de projet SI et web.
Résultat de l’enquête 2011 - Page 67
En savoir plus www.observatoire-intranet.com
Arctus – éclaireur en e-transformation 4, rue de l’Abbé Hazard 92000 – Nanterre www.arctus.com