اصول و مبانی مدیریت مالی

در ازمایشگاه

دکتر حسین غالمی

DCLS MBA

Health industry

COUNTRYGNPHEAL/GNPرتبه

1USA1856193417.19766

2CHINA113916195.5452

3JAPAN473030010.23800

27IRAN4123046.9380

Introduction

• 70% of clinical medicine decision making is predicated upon, or confirmed by medical laboratory test results

• In the United States there are between 7 and 10 billion laboratory tests reported annually

• In I. R. IRAN 450-600 milion/year laboratory test report

4

محیط مالی آزمایشگاه

راه اندازی آزمایشگاه نیازمند صرف هزینه قابل توجهی•است

ه آزمایشگاه یک محیط تبعی بوده و در آمد ان وابسته ب•درخواست پزشکان است

ت تعرفه آزمایشگاه توسط دولت تعیین می گردد و نظار•جدی روی آن وجود دارد

وسط استانداردهای اعتبار بخشی و کنترل کیفی خارجی ت•دولت تعیین و ابالغ شده است

تاخیر در پرداخت توسط سازمانهای بیمه گر وجود دارد •

کسورات بیمه ای بیش از حد انتظار است •

د تعدادی از بیمه ها برای عقد قرداد تعرفه تحمیلی دارن•

الم بازار آزمایشگاه بشدت رقابتی است و گاها رقابت ناس•

تکنولوژی های گران قیمت آزمایشگاه بشدت در حال •توسعه است

نیروی کار خوب گران قیمت است •

دولت هیچ برنامه حمایتی از ازمایشگاهها ندارد •

محیط مالی آزمایشگاه

بنا براین

ل ازمایشگاه از یک مرکز در امد به یک مرکز هزینه تبدی•شده است

در امریکا افتاد 80تجربه مشابه ای در ابتدای دهه •

کار این موضوع باعث شد به آزمایشگاه بعنوان یک کسب•توجه شود و مدیریت مالی جای خود را در آزمایشگاه باز

کند

چالش آزمایشگاه

حفظ حیات آزمایشگاه•

حفظ کیفیت ارایه خدمات •

ارایه سرویس با هزینه تمام شده کمتر •

ایجاد حاشیه سود بیشتر•

سئوال

ایا یک دستگاه خاص را در آزمایشگاه خریداری کنم یا نه ؟•

؟ایا یک تست خاص را در آزمایشگاه راه اندازی کنم یا نه •

ایا نیروی کار جدید استخدام کنم یا خیر؟•

ایا سهام فالن آزمایشگاه یا شرکت را بخرم یا خیر؟•

ایا وام بگیرم یا نگیرم ؟•

مالی مدیریتتعریف

مدیریت مالی عبارتست از برنامه ریزی ،سازماندهی •،هدایت ،کنترل و ارزیابی منابع پولی

لی هدف از ان تخصیص موثر و مقرون به صرفه منابع پو•با هدف حفظ سازمان ، ارتقای کیفیت خدمات و کسب

ارزش افزوده بیشتر برای ذینفعان می باشد

DEFINITIONS

• Assets = things of value owned

• Liabilities = debts

• Owners’ Equity (Retained Earnings) = excess of assets over liabilities

• Accounts Receivables = payments due to your facility

• Accounts Payables = money your facility owes other

• Cash flow = movement of money through the business

Basic EconomicsRevenues = total income from billable tests•Income from in-house tests•Income from the resale of tests•Contracted servicesExpenses = total costs to provide testing services•Reference and in-house testingProfit (loss) = revenues minus expenses

Cost and Revenue

C= COST

چه میزان از منابع مالی برای انجام ازمایشات و ارایه خدماتمورد نیاز است؟

R=REVENUE

انجام ازمایشات چه مقدار درامد ایجاد خواهد کرد؟

C>R Loss

C<R Profit (operating margin)

Cost DeterminationsDirect costs

• Attribute to an individual test

• reagents, controls, calibrators, …

Indirect costs

• Not attributed to an individual test but necessary for the service to be provided

• regulatory fees, utilities, space, …

Fixed costs

• Constant and not subject to test volume

Variable costs

• Changes based on test volume

Semi-fixed costs

• increase and decrease in step-like fashion

Cost of service (production)

Fixed cost اجاره ،،حقوق سالیانه

Variable cost کیت و مواد مصرفی

Semi variable ک حد بکارگیری نیروی جدید در صورت افزایش تعداد بیمار از ی

متعارف OVER HEAD COST

هزینه سربار

Fixed and variable cost

در امد آزمایشگاه

دریافت مستقیم از بیماران •

دریافت از سازمان ها و شرکت های طرف قرارداد•

هزینه های آزمایشگاه

هزینه پرسنلی شامل -1

حقوق ،مزایا ، اضافه کاری ، حق بیمه ، حق بیکاری ، پاداش

عیدی ، سنوات

هزینه های اجاره محل و نگهداری ساختمان -2

هزینه کیت و مواد مصرفی -3

هزینه تعمیرات و نگهداری تجهیزات -4

حمل و نقل -5

اب و برق و گاز و تلفن -6

هزینه های آزمایشگاه

کسورات بیمه ای •

هزینه مالیات •

هزینه های تبلیغات و بازار یابی •

هزینه های شهرداری مثل عوارض ساختمان و تابلو•

هزینه بهره وام •

هزینه های کنترل کیفی خارجی •

هزینه های کنترل کیفی داخلی •

هزینه های آزمایشگاه

هزینه های استانداردسازی •

هزینه های مشاوره •

هزینه های نرم افزارها و پشتیبانی انها •

هزینه های چاپ و انتشارات •

ITهزینه های •

هزینه ملزومات اداری •

Cost analysis checklist

• Reagent/Kit

• Calibrator/ Standard

• QC material

• Other consumable

• Consumption of reagent:

Start up

Shut down

Stand by period

• Single or replicate analysis

Direct Material Cost

• Pre analytical

• Analytical

• Post analytical

• Direct supervisory

• Medical/Scientist time (report validation and…)

• QC

• Repeat

Direct Labor Cost

• Step One:

Salary per hour--------------------------------------- = Salary /minute

60

• Step Two:

salary cost/minute X minuts to perform test= salary cost/test

• Step Three:

Salary cost/test X 1.23 fringe benefit factor= total labor cost/ test

Direct Labor Cost Per TestCalculation

• DepreciationDepreciation is not a cash expense, but it is a real expense

• Maintenance

• Repair

• Cleaning

• Site preparation cost

Life span: 5 , 7 , 10 , 12-15

Equipment cost

A. Depreciation Cost (Straight-Line)=

B. Purchase Cost 1 Year Study Period (Days)

--------------------- X -------------------- X --------------------------

A. Life Span 365 Days Total Tests

B. B. Maintenance Cost=

A. Annual Maintenance Study Period (Days)

---------------------------- X ----------------------------

365 Days Total Tests

C. Calibration Cost=

Annual Calibration Cost Study Period (Days)

-------------------------------- X ---------------------------

365 Days Total Tests

Instrument Cost Calculation(per test)

• General lab supplies

• Material used in training

• Material used in method validation

• non technical clerks

• Marketing

IndirecIndirect cost

Cost analysis

Activity based cost analysisABC

Activity Based Cost AnalysisIdentify activities

• Pre-analytical, analytical, post-analytical

Analyze activity processes

• Step-by-step breakdown of a process to produce a service or product

• Identify resources used in an activity

Capture costs per resource

• Contracts and invoices

Assign costs to activities by aggregating resource costs

Audit and monitor

Frequently used statements

• Balance sheet

• Income statement

• Statement of cash flows

Balance sheet

فرمول اصلی در مدیریت مالی

liabilitiesShareholder

equityassets

بدهی سرمایه دارایی

Income statement

Statement of cash flows

budgeting

Budgeting variance analysis and correction

و تخصیص منابع مالی در زمانهای مشخص به فعالیت ها•امور مختلف در آزمایشگاه

مصرف

شده سه ماه

اول

تخصی

ص

یافته

سه ماه

اول

مصرف

شده سه

اولماه

تخصیص

یافته

سه ماه

اول

مصرف

شده

سه ماه

اول

تخصیص

ه یافته س

ماه اول

حقوق

اضافه کار

مزایا

مصرفی مواد

نگهداری تجهیزات

پرداخت اقساط

کل

The successful budget process

• Clear goals and objectives that can guide the resource allocation

• Detailed statistical data , economic trends and accurate information about existing data

• Define budget period and procedure for development of budget

• identify variance between actual and statistical budget

Financial decision making

• Break-even analysis

• Ratio analysis

• Capital purchase analysis

Break-even point

Break-even point formula

• V= vplume of tests• FC= fixed cost • I= the net incom• R= revenue• VC= variable cost

Ratio analysis

• Total cost per billable test

• Direct cost per billable test

• Technical labor cost per billable test

• Billable test per labor cost

• Billable test per patient admission

• Revenue per billable test

• Profit margin per billable test

Know Your Numbers (Indicators)• 1.Tests / day

• 2.Request / day

• 3.Tests / request

• 4.Tests / piece of equipment

• 5.Tests / provider

• 6.Patients / day

• 7.Cost / billable test

• 8.Cost / reportable test

• 9.Charge / test

Know Your Numbers (Indicators)

• 10.Cost / piece of equipment

• Reagents

• Service contract

• Monthly payments

• Labor

• 11.Wages / employee

• 12.Profit (loss) / test

• 13.Profit (loss) / laboratory

Capital purchase analysis

• Payback analysis P/I

• Rate of return I/P

• Net present value (Inflation rate )

• return on investment ROI

DASHBOARD REPORTS

OPERATING FINANCIAL DATA

• PRODUCTIVITY

• Number of tests

• Number of Procedures

DASHBOARD REPORTS

OPERATING FINANCIAL DATA

• REVENUE

• Gross Revenue

• Net Revenue

Per department

Per equipment

Per test

Physician

Benchmark your Laboratory

• Compare processes and performance metrics to industry bests

• Baseline and monitor

• Set new goals