Übersichtsschulung beschaffung - dezentrale v1 · Überblick sap srm srm: supplier relationship...
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Neuausrichtung der Finanzprozessean der Universität Bielefeld
Teilprojekt Beschaffung - Dezentrale Prozesse
Bielefeld, 17.07.2009
Folie Nr. 2Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Einführung ARIS
� Überblick SAP SRM
� Die Prozesse in ARIS und die Unterstützung durch SRM
Agenda
Folie Nr. 3Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Gesamtprojekt
� Teilprojekt Beschaffung
� Konsequenzen im Einkauf
� Einführung ARIS
� Überblick SAP SRM
� Die Prozesse in ARIS und die Unterstützung durch SRM
Agenda
Folie Nr. 4Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Einleitung
� Auslöser für die Einrichtung der Projektgruppe in 2008: VeränderteRahmenbedingungen und politische Vorgaben (Land NRW, EU, HIS)
� Projekthistorie –Was ist bisher geschehen?
� Erarbeitung eines Eckpunktepapiers –Festlegung der wesentlichen Zielkategorien
� Aufnahme der Ist-Prozesse in den Bereichen Rechnungswesen (inklusivefinanzrelevanter Personalprozesse) und Beschaffung
� Modellierung der Soll-Prozesse in den oben genannten Bereichen unter der Maßgabeder Einführung des Kaufmännischen Rechnungswesens
� Erstellung einer Ausschreibung „Integrierte Finanzsoftware“
� Erteilung des Zuschlags an die IBM zur Implementierung der neuen Prozesse mit derSoftware SAP
� IBM: Implementierung der Software SAP (IBM Hochschulmaster)
� IDS Scheer: Begleitung des Projektes mit den Themen Prozessmanagement, ChangeManagement und Qualitätssicherung
Folie Nr. 5Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Gesamtprojekt
Folie Nr. 6Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Teilprojekt Beschaffung
� TP-Mitglieder
� Herr Hiemer, Reinelt, Pollhans (TP-Mitglieder UBI)
� Herr Dr. Diehl (TP-Leitung IBM), Herr Niemeyer (TP-Mitglied IBM), Herr Mautner (TP-Mitglied IBM)
� Herr Schönfeld, Herr Schondorff (Prozessexperten IDS Scheer fürBeschaffungsprozesse)
Folie Nr. 7Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Konsequenzen im Einkauf
� Auftrag
� Einführung eines webbasierten, kataloggestützen Beschaffungssystems, das dendezentralen Interessen gerecht wird
� stärkere strategische Orientierung auf zentraler Ebene
� intensive Betrachtung der Schnittstelle zu den neuen Prozessen im Rechnungswesen
� Konsequenzen im Einkauf
� Die Einkaufsaktivitäten in der Universität Bielefeld werden ab Januar 2010 konform zuden in ARIS modellierten Prozessen ablaufen
� Systemische Unterstützung erhalten die Anforderer sowie die Einkäufer durch dieSAP Software SRM (Supplier Relationship Management)
� Die Einführung der Prozesse sowie der Software geschieht im Verlauf diesen Jahres
Folie Nr. 8Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Einführung ARIS
� ARIS Platform
� Grundlagen der Modellierung in ARIS
� Überblick SAP SRM
� Die Prozesse in ARIS und die Unterstützung durch SRM
Agenda
Folie Nr. 9Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
ARIS Platform
� Die ARIS Platform stellt integrierte Softwareprodukte zur Verfügung, dieUnternehmen bei der kontinuierlichen Verbesserung ihrerGeschäftsprozesse unterstützen
� Im Rahmen des gemeinsamen Projektes wurden alle relevanten Prozesse(IST und SOLL) der Universität Bielefeld mithilfe des ARIS BusinessArchitect aufgenommen und modelliert mit dem Ziel:
� Verbesserung der Prozesse
� Grundlage für die Softwareimplementierung
Folie Nr. 10Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Grundlagen der Modellierung in ARIS
� Die wichtigsten Objekte
� Grober Aufbau eines Modells in ARIS
Funktion Ereignis
Konnektoren:
UND- , ODER- , XOR-Regel
Wertschöpfungskette
Anforderung erstellen
TypAnwendungssy
stemPersonentyp
Bedarf istentstanden
Bedarfdecker imKatalog suchen
Dezentrale/ -rAnforderer/ -in
Bedarfsdeckerim Katalogvorhanden
Bedarfsdeckernicht im Katalog
vorhanden
Katalog zurBedarfdeckung
auswählen
Dezentrale/ -rAnforderer/ -in
Katalog istausgewählt
eProcure
eProcureReinen Freitext
eingebenDezentrale/ -rAnforderer/ -in
eProcure
Reiner Freitexteingegeben
Ebene 3 Ebene 4
Folie Nr. 11Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Grundlagen der Modellierung in ARIS
� Ereignis löst Funktion aus
� Funktion erzeugt Ereignis
Bedarf istentstanden
Bedarfdecker imKatalog suchen
Bedarfsdeckerim Katalogvorhanden
Bedarfsdeckernicht im Katalog
vorhanden
Katalog zurBedarfdeckung
auswählen
Katalog istausgewählt
Reinen Freitexteingeben
Reiner Freitexteingegeben
Ereignis
Ereignis Ereignis
Ereignis Ereignis
Funktion
Funktion Funktion
Konnektor
Folie Nr. 12Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Einführung ARIS
� Überblick SAP SRM
� Funktionen des SAP SRM
� Nutzen des SAP SRM
� Grobe Systemarchitektur
� Klassisches Deployment Szenario
� Überblick Beschaffungsprozess mit SRM
� Die Prozesse in ARIS und die Unterstützung durch SRM
Agenda
Folie Nr. 13Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Überblick SAP SRM
� SRM: Supplier Relationship Management
� Im Rahmen der SAP Business Suite fungiert SAP SRM als integrierte Lösungzur Automatisierung der Waren- und Servicebeschaffung
� SRM bietet eine innovative Möglichkeit, die Geschäftsprozesse hinsichtlichder Beschaffung zu optimieren und effizienter zu gestalten:
� Bessere Koordination
� Höhere Transparenz
� Optimierte Zusammenarbeit (intern und extern)
� Verkürzung der Beschaffungszyklen
� Reduzierung der Beschaffungsaufwendungen
Folie Nr. 14Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Funktionen des SAP SRM
� Zentraleinkauf
� Einkaufsanalysen� Lieferantenmanagement� Elektronische Ausschreibungen und Auktionen� Kontraktmanagement� Zusammenarbeit mit den Lieferanten im Sourcing Prozess� Integration der Lieferanten in den Bestellprozess� Generieren von Bestellungen� Anlage und Bearbeitung von Stammdaten� Vorerfassen von Rechnungen
� Dezentrale Anforderer
� Selbstständige Anlage von Bedarfsanforderungen im System (Wahl aus Katalogsystem undFreitextbestellung) für den jeweiligen Buchungskreis
� Genehmigungsvorschau und Statusabfrage des Warenkorbs� Direktbestellung unter Wertgrenzen� Standardauswertungen
� Genehmiger
� Genehmigung von Anforderungen per E-Mail oder im System
� Warenempfänger
� Buchen von Wareneingängen� Ggf. Lieferantenbeurteilung
Folie Nr. 15Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Nutzen des SAP SRM
� Effiziente Prozesse
� Einfaches, schnelles und modernes Tool
� Einfache Anlage von Anforderungen durch dezentrale Anforderer (Katalog undFreitext)
� Spürbarer Zeitgewinn aufgrund effizienterer Zusammenarbeit
� Einhaltung von Prozessen und Rahmenverträgen
� Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren
� Transparenz und Übersicht im Einkauf
� Immer aktuelle Stati von Anforderungen, Genehmigungen, Bestellungen undWareneingängen
� Budgetkontrolle
� Verbessertes Lieferantenmanagement
Folie Nr. 16Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Grobe Systemarchitektur
Web-Browser
Add-on
ERPSRM
Katalog
SRM-MDM Catalog
HTTPs
HTTPs
MailserverE-Mail
Folie Nr. 17Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Überblick Beschaffungsprozess mit SRM
Lieferanten ERP-System
Einkaufskorbanlegen/bearbeiten
Einkaufskorbgenehmigen/ablehnen
Statusüberprüfen
Auswertungen(BW)
Wareneingangbestätigen
Rechnungerstellen
Rechnunggenehmigen
Bestelll-lanforderung
EigenerKatalog
Lieferantenkatalog(z.Bsp. Lyreco)
Intranet
Auftragsabwicklung
Kundenauftrag
Rechnungs-statusprüfen
Bezugs-quellen-
zuordnung
Bestellverbuchung
Lager-bestand
Eigenes ERP-System- Material/Leistung- Lieferant- Preise/Konditionen- Rahmenverträge
BestellobligoBestellung
- WE-Beleg- Buchhal- tungsbeleg - Buchhal-
tungsbeleg
Bestellung
WE-Belege RE-Beleg
SRM-System
Kontierungs-prüfung, (Kst,,Auftrag, PSP,Anlage)
ContentManagement(SRM-MDM)
@-Dokument Dokument
BestätigungStatusTrackingInfos
Lieferung Faktura
Bestellung
Reservierung
Folie Nr. 18Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Einleitung
� Einführung ARIS
� Überblick SAP SRM
� Die Prozesse in ARIS und die Unterstützung durch SRM
� Modellübersicht im TP Beschaffung
� Grundlagen SRM Nutzung
� Die Prozesse im Einzelnen
� Anforderung erstellen� Kontierungskontrolle� Genehmigung der Anforderung� Ausschreibung� Bestellung generieren� Leistungserbringung� Wareneingang� Rechnungsprüfung
� Statusüberwachung
Agenda
Folie Nr. 19Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Modellübersicht im TP Beschaffung
Primärprozesse
Anforderung erstellen KontierungskontrolleGenehmigung der
AnforderungBestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung
Ausschreibung
Nachgelagerte Prozesse
Leistungsstörung
Vorgelagerte Prozesse
Abruf Lagermaterial
Lieferantenstamm anfordern Lieferantenstamm löschen
Materialstamm anfordern Materialstamm löschen
Rahmenverträge anlegen Rahmenverträge löschen
Bestellung Lagermaterial
Relevant für dezentrale Anforderer
� Einteilung der Beschaffungsprozesse auf Level 3:
� Vorgelagerte Prozesse
� Primärprozesse
� Nachgelagerte Prozesse
� Für dezentrale Anforderersind nur Prozesse innerhalbder Primärprozesse relevant
Folie Nr. 20Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Modellübersicht im TP Beschaffung
� Einteilung der Primärprozesse auf Level 3:
Primärprozesse
Anforderung erstellen Kontierungskontrolle Genehmigung derAnforderung
Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung
Ausschreibung
Relevant für dezentrale Anforderer
Folie Nr. 21Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Grundlagen SRM Nutzung
� Anmelden am SRM
Folie Nr. 22Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Grundlagen SRM Nutzung
� Portal-Desktop
� Der Portal-Desktop von SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) bezieht sichauf die gesamte Portalansicht, einschließlich des angezeigten Inhalts und des Layouts. Erenthält auch die Werkzeuge, die Sie zum Personalisieren Ihres Portals benötigen.
� Der Portal-Desktop ist in die folgenden Bereiche untergliedert:
� Kopfbereich: Das ist der Bereich des SAP-SRM-Portals, der statisch bleibt, wenn Sievon einer Registerkarte bzw. Seite zuranderen navigieren. Dieser Bereich enthältdie Einstiegsnavigation für das Arbeiten mitSAP SRM.
� Navigationsbereich: Das linke Fensterdirekt unter der Seitenüberschriftsleiste ist fürNavigations-iViews reserviert.
� Content-Bereich: Das ist der Teil desDesktops, der den Content anzeigt. Erbesteht aus Seiten mit einem oder mehrereniViews und ändert sich, wenn Sie von einerSeite/einem iView zur anderen/zum anderennavigieren.
Folie Nr. 23Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
Primärprozesse
Anforderung erstellen KontierungskontrolleGenehmigung der
Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung
Ausschreibung
Anforderung erstellen
Folie Nr. 24Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
� Bedarf erfassen
Folie Nr. 25Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
� Voreinstellungen zum Einkaufswagen
Folie Nr. 26Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
� Katalog: Einfache Suche
Folie Nr. 27Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
� Katalog: Erweiterte Suche
Folie Nr. 28Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
� Katalog: Artikeldetails
Folie Nr. 29Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
� Katalog: Artikelvergleich
Folie Nr. 30Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
� Freitextanforderung
Folie Nr. 31Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
� Einkaufswagen: Alte Bestellungen und Vorlagen
Folie Nr. 32Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
� Einkaufswagen: Positionsübersicht
Folie Nr. 33Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
� Einkaufswagen: Details zur Position
Folie Nr. 34Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Anforderung erstellen
� Einkaufswagen: Vervollständigen und Bestellen
Folie Nr. 35Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Kontierungskontrolle
Primärprozesse
Anforderung erstellen KontierungskontrolleGenehmigung der
Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung
Ausschreibung
Kontierungskontrolle
� Die Kontierungskontrolle ist ein Prozess, der ausschließlich systemintern abläuft.Es werden die im SRM eingegebenen Daten im ECC abgeglichen, wo einAnforderungsobligo aufgebaut wird
� Durch den eindeutigen Login jedes Anforderers, kann die Kontierung immer klarzugeordnet werden, so dass der jeweilige User nur ihm zugewiesene Konten undWarengruppen für Anforderungen auswählen kann
Folie Nr. 36Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Genehmigung derAnforderung
Primärprozesse
Anforderung erstellen KontierungskontrolleGenehmigung der
Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung
Ausschreibung
Genehmigung derAnforderung
� Das abgenommene Genehmigungsverfahren ist für jeden Fachbereich bindend
� Das System sucht anhand von dedizierten Warengruppen, Kontierungszuordnung und Wert
der Anforderung die notwendigen (Fach-)Genehmiger und Fachbegutachter. Liegt z.B. eine
einfache Katalogbestellung mit geringem Wert vor, muss diese nur durch einen
Haushaltssachbearbeiter freigegeben werden und wird somit sehr zügig abgewickelt
� Ein Anforderer darf jeweils nicht gleichzeitig Genehmiger sein
Folie Nr. 37Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Zusammenspiel Anforderer , Genehmiger (vereinfacht)
Die Prozesse im Einzelnen: Genehmigung derAnforderung
AnfordernGenehmigen(Mittel)
Geändert
(Teil)Ablehnen
durch 1. GenehmigerangenommeneAnforderung
1. Genehmiger
2. Genehmiger
Anforderer
Genehmigen(Anlage)
Geändert
(Teil)Ablehnen
Auf Anforderung verzichten
System steuert nach WG,Kontierung und Wert
System steuert nach WG,Kontierung und Wert
Folie Nr. 38Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Arbeitsvorrat Genehmigung
Die Prozesse im Einzelnen: Genehmigung derAnforderung
Folie Nr. 39Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Genehmigung Einkaufswagen
Die Prozesse im Einzelnen: Genehmigung derAnforderung
Folie Nr. 40Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
� Vertretung und Vertreter
Die Prozesse im Einzelnen: Genehmigung derAnforderung
Folie Nr. 41Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Ausschreibung
� Der Prozess „Ausschreibung“ findet in erster Linie in der ZBA statt. Sindnach der Auswertung der Angebote Abweichungen vorhanden, wird durchden Einkauf Rücksprache mit dem Anforderer gehalten.
Primärprozesse
Anforderung erstellen KontierungskontrolleGenehmigung der
Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung
Ausschreibung
Ausschreibung
Folie Nr. 42Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Bestellung generieren
� Der Prozess „Bestellung generieren“ findet in erster Linie in der ZBA statt.Sind bei der Prüfung von Freitextbestellungen Unklarheiten vorhanden, wirddurch den Einkauf Rücksprache mit dem Anforderer gehalten.
Primärprozesse
Anforderung erstellen KontierungskontrolleGenehmigung der
Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung
Ausschreibung
Bestellung generieren
Folie Nr. 43Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Bestellung generieren
� Dezentrale Beschaffungswege
Katalogbeschaffung
Beschaffung aus
Rahmenvertrag
Freitextbeschaffung
Bestellauslösung nachGenehmigung
Direktbestellung für denDezentraler Anforderer
Direktbestellung für denDezentraler Anforderer
Direktbestellung für freigegebene Warengruppen / unterhalb
Wertgrenze
Über ZBA für gesperrte Warengruppen / oberhalb
Wertgrenze
Folie Nr. 44Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Bestellung generieren
� Bestellungskopie im ERP und Ausgabe per Drucker, Fax oder E-Mail
Folie Nr. 45Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Leistungserbringung
� Der Prozess „Leitungserbringung“ ist ein rein externer Prozess beimLieferanten.
Primärprozesse
Anforderung erstellen KontierungskontrolleGenehmigung der
Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung
Ausschreibung
Leistungserbringung
Folie Nr. 46Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Wareneingang
Primärprozesse
Anforderung erstellen KontierungskontrolleGenehmigung der
Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung
Ausschreibung
Wareneingang
Folie Nr. 47Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Wareneingang
� Suche nach Bestellungen
Folie Nr. 48Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Wareneingang
� Bestätigung erfassen
Folie Nr. 49Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Wareneingang
� Wareneingangsbeleg im ERP (Kopie)
Folie Nr. 50Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Die Prozesse im Einzelnen: Rechnungsprüfung
Primärprozesse
Anforderung erstellen KontierungskontrolleGenehmigung der
Anforderung Bestellung generieren Leistungserbringung Wareneingang Rechnungsprüfung
Ausschreibung
� Der Prozess „Rechnungsprüfung“ findet zentral in der ZBA bzw. in derFinanzbuchhaltung statt
Rechnungsprüfung
Folie Nr. 51Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Statusüberwachung
� Die einzelnen Stati der Aktionen im SRM können jederzeit überprüft werden.Zum Beispiel:
� Status zur Genehmigung
� Status zu Folgebelegen
� Ausgewählte Daten zu Folgebelegen
� Änderungshistorie
Folie Nr. 52Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Statusüberwachung
� Übersicht Status
Folie Nr. 53Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Statusüberwachung
� Übersicht Status
Folie Nr. 54Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Statusüberwachung
� Status – Folgebelege
Folie Nr. 55Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!