檔案數位化系統建置概論

中華民國一百零一年七月十日

數位典藏與數位學習國家型科技計畫 後設資料工作組研製

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講師：陳慧娉 女士

101年度國立臺灣師範大學檔案管理研習課程 2012/07/10 1

大綱 •檔案的定義

•數位化工作流程

•後設資料簡介

•後設資料建置流程 –釐清藏品類型

–藏品單元與群組關係分析

–藏品識別碼設計與編碼

–檔案編排原則與實務

–後設資料欄位建置原則

–後設資料標準簡介

–後設資料欄位範例

•檔案數位化系統實例

•聯合目錄範例

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檔案的定義

•任何公私機構所保存的紀錄，由於其所具有的價值。最初是應用在政府的文書(公共檔案)。在美國，檔案一詞已擴展到私人與政府機構。

•檔案也應用在家庭與個人，通常稱為「私人文件」或「個人文件」，或是稱為「歷史手稿」。

•一個機構或行政單位負責檔案資料的辨識、鑑定、登錄、保存、編排、描述與提供參考服務，以及同意將短暫性價值 的文書銷毀。

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數位化工作流程

實體整理階段 數位化階段 應用階段

原件掃灰 原件檢視 裱褙

原件校核登錄 入庫上架

影像處理

原件掃描數位攝影數位影像校對 修稿

數位影像後製作

後設資料建置

加值分析

權威檔著錄、權威檔校對

開放利用

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一、後設資料簡介

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聯合目錄的資料範例：魚型燈心袋

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說故事的內容重點

Metadata Elements

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http://www.google.com/imgres?imgurl=http://www.projectappleseed.org/question-mark.jpg&imgrefurl=http://www.projectappleseed.org/&usg=__HdpwnLo7lJjlS6HVl_9_VU075aM=&h=346&w=346&sz=33&hl=en&start=18&itbs=1&tbnid=3cPx1f5RPbDu9M:&tbnh=120&tbnw=120&prev=/images?q=question&hl=en&safe=off&gbv=2&tbs=isch:1http://www.google.com/imgres?imgurl=http://www.projectappleseed.org/question-mark.jpg&imgrefurl=http://www.projectappleseed.org/&usg=__HdpwnLo7lJjlS6HVl_9_VU075aM=&h=346&w=346&sz=33&hl=en&start=18&itbs=1&tbnid=3cPx1f5RPbDu9M:&tbnh=120&tbnw=120&prev=/images?q=question&hl=en&safe=off&gbv=2&tbs=isch:1http://www.google.com/imgres?imgurl=http://www.projectappleseed.org/question-mark.jpg&imgrefurl=http://www.projectappleseed.org/&usg=__HdpwnLo7lJjlS6HVl_9_VU075aM=&h=346&w=346&sz=33&hl=en&start=18&itbs=1&tbnid=3cPx1f5RPbDu9M:&tbnh=120&tbnw=120&prev=/images?q=question&hl=en&safe=off&gbv=2&tbs=isch:1

什麼是後設資料？

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卷名:日本五大市長及府縣知事名冊(020-010101-0002) 內容描述:日本大阪、京都、神戶、橫濱、名古屋市長及東京、埼玉、神奈川、千葉、鹿兒島等府縣知事名冊

檔案層次:外交部檔案-亞東太平洋司-日本-政治-日本五大市長及府縣知事名冊

來源：總統文物與珍貴史料數位建置計畫 2012/07/10

二、後設資料建置流程

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數位典藏系統規劃流程(1/2)

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數位典藏系統規劃流程(2/2)

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資料來源：台灣第一所西式醫院—新樓醫院數位典藏計畫

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資料來源：海軍歷史文物數位典藏-陽字型驅逐艦數位典藏計畫（I） 2012/07/10 13

How to do ???

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(一)釐清藏品類型

•清點即將進行數位化的實體典藏品，歸納出典藏品之類型清單。

•釐清各典藏品類型單元與單元間可能存在的組、附件關係。

•規劃整體的需求面向，與預期未來的應用。

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（二）藏品單元與群組關係分析

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藏品單元與群組關係分析（1/4）

艦船航行記錄

夜令簿

橫向關係

資料來源：海軍歷史文物數位典藏-陽字型驅逐艦數位典藏計畫（I） 2012/07/10 17

藏品單元與群組關係分析(2/4)

橫向關係

艦艇資料袋乙袋 艦艇資料袋丙袋 藍圖

艦船結構及裝修記錄

資料來源：海軍歷史文物數位典藏-陽字型驅逐艦數位典藏計畫（I） 2012/07/10 18

藏品單元與群組關係分析(3/4)

艦艇資料袋乙袋 縱向關係

資料來源：海軍歷史文物數位典藏-陽字型驅逐艦數位典藏計畫（I）

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藏品單元與群組關係分析(4/4)

縱向關係

資料來源：海軍歷史文物數位典藏-陽字型驅逐艦數位典藏計畫（I）

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（三）檔案編排原則與實務

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(三)檔案的編排

•檔案編排 –指依一定的檔案工作原則，尤其是來源原則，在儘可能多的層級上（全宗、副全宗、系列、案卷、個別文書），組織排列檔案、文書和手稿的過程與結果，其目的在於對館藏資料進行實體或行政管理上的控制，以提供研究者快速查詢使用

•檔案三原則 •來源原則

•全宗原則

•尊重原始順序

•多元層級理論

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來源原則

•依據檔案產生的來源加以編排，可以真正了解檔案的出處與產生的目的性

•檔案是事件的原始紀錄，是經由事件發生「直接彙集形成的」，具有歷史的真跡和可靠的憑證作用

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全宗原則

•所有來自於一個有機體(機構、家族或個人)產生的文件，即形成一個全宗；全宗中的文件指關連於一個機構、一個家族或個人，並且不能與其他機構、個人或家族的全宗相混淆

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尊重原始順序

•強調檔案的原始順序，可反應其原有產生與使用的情況

•強調客觀化程序、結構與秩序，分層統屬，即為檔案編排尊重原始順序的表現。

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多元層級理論

• 國際檔案理事會(ICA)於2000年ISAD(G)提出 – 從一般到特殊的描述 – 關於層級描述的資訊 – 描述的連結 – 非重複的資訊

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多元層級-公部門實例(1/2) • 海軍一級單位：海軍司令部 • 二級單位：如海軍艦隊指揮部、海 軍

軍官學校 • 艦隊由數個戰隊所組成，戰隊又由艦船

所組成 • 所有的資料均是由艦船所產生 • 因各種任務所需而編組而成的任務戰隊，

其直接隸屬於海軍艦隊指揮部

• 全宗：海軍司令部 • 副全宗:海軍艦隊指揮部、海 軍軍

官學校 • 副副全宗：艦隊 • 副副副全宗：戰隊 • 系列：艦船

資料來源：海軍歷史文物數位典藏-陽字型驅逐艦數位典藏計畫（I） 2012/07/10 27

多元層級-公部門實例(2/2)

資料來源：海軍歷史文物數位典藏-陽字型驅逐艦數位典藏計畫（I）

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（四）藏品識別碼設計與編碼

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進行識別碼編碼前須完成下列工作： 確認藏品類型與藏品單元

清點各藏品類型與藏品單元數量

依據藏品類型、單元之數量進行識別碼

架構設計

藏品識別碼設計與編碼 前置作業

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藏品識別碼設計與編碼原則

識別碼設計通用原則： • 所有使用的識別碼應具有其意義。 • 識別碼應該是簡短且易於辨識其類別的。 • 盡量只使用英文字母與數字進行編碼，在同一編碼類型中如有

空格需求時，使用”_”進行區隔，在不同編碼類型間如有間隔需求則使用”-”進行區隔。

• 識別碼內容應該儘可能的使用縮寫。 • 所有資源使用的位數應該統一，如未使用之位數則補0(例如編

號第1、11、111的資源，在識別碼呈現上應為001、011、111)。

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編碼原則設計 • 1-22碼（共22碼），共八區： •海軍一級單位（1碼）+海軍二級單位（2碼）+ 艦隊（

3碼）+戰隊（3碼）+艦號（4碼）+資料類型碼（2碼）+卷(4碼) +件(3碼)

•範例：海軍司令部(全宗)-海軍艦隊指揮部(副全宗)-142艦隊(副副全宗)-226戰隊(副副副全宗)-資陽軍艦(系列)-資陽軍艦艦長夜令簿（副系列）-1994-1995年艦長夜令簿(卷)-資陽軍艦艦長夜令簿_內容(件)，則為1-01-142-226-0930-04-0001-006。

資料來源：海軍歷史文物數位典藏-陽字型驅逐艦數位典藏計畫（I）

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識別碼：1-01-010-011-0017-05-0002-001 說明：海軍司令部-海軍艦隊指揮部-010艦隊-011戰隊-0017號艦-沿革史-第2冊-第1件

藏品識別碼範例1

資料來源：海軍歷史文物數位典藏-陽字型驅逐艦數位典藏計畫（I）

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識別碼：1-01-146-268-0914-03-0072-005 說明：海軍司令部-海軍艦隊指揮部-146艦隊-268戰隊-0914號艦-航泊日誌-第72冊-第5件

藏品識別碼範例2

資料來源：海軍歷史文物數位典藏-陽字型驅逐艦數位典藏計畫（I）

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動腦時間

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多元層級-個人檔案實例

佛學 醫學

儒學

全集 照片

錄影 手稿

資料來源：臺中蓮社宗教文物資料--李炳南教化作品與生活記錄典藏計畫

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（五）後設資料欄位建置原則

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後設資料欄位建置

•使用現有後設資料標準

–後設資料標準簡介

•發展在地化

–後設資料欄位群組化

–後設資料欄位結構化

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後設資料的組成結構： － 資料結構（data structure）

如：EAD這套標準之metadata.

－資料內容（data content） 如： General International Standard Archival Description (ISAD(G))

－ 資料值（data value） 如：CDWA中的Authorities，包括Place/Location Identification、Subject Identification 、 Creator Identification等。

後設資料與後設資料標準簡介(1/4)

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編目紀綠 建檔者: 黃xx 建檔時間: 2009/11/23 3:45pm

資料結構 – 後設資料的欄位結構與編排

後設資料與後設資料標準簡介(2/4)

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編目紀綠 建檔者: 黃xx 建檔時間: 2009/11/23 3:45pm 資料內容– 欄位值填寫的內容範圍

後設資料與後設資料標準簡介(3/4)

2012/07/10 41

編目紀綠 建檔者: 黃xx 建檔時間: 2009/11/23 3:45pm 資料值– 欄位內容值的填寫格式

後設資料與後設資料標準簡介(4/4)

2012/07/10 42

訂定欄位著錄規範

其他建議採用之欄位著錄格式與規範： • 日期相關欄位：建議使用符合ISO8601之「YYYY-MM-

DD」與「hh:mm:ss」格式 • 數位檔案格式：建議使用MIME Type列表作為欄位內

容著錄之依據。MIME Type列表可參見後設資料工作組網站http://metadata.teldap.tw/elearning/doc/MIME_Type.pdf

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（六)後設資料標準簡介

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國際檔案描述通用標準(ISAD(G))第二版

•提供檔案通則性的描述指引，結合已存在的國家標準，或作為發展國家標準的基礎原則

•描述檔案資料的內容和背景脈絡，共有26個元素，依七大類目組織呈現，涵蓋檔案管理所需的整個生命週期，如檔案的產生、整理、鑑定、登錄、保存和編排等

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六項國際交換最重要的描述資訊

• （一）參考代碼（Reference Code） – 具獨特性的代碼，即識別碼。

• （二）檔案描述單元的名稱（Title） – 依據多元層級描述規則，提供正式或正確的名稱

• （三）檔案產生者（Creator） – 記載描述單元的產生者。

• （四）日期（Date(s)） – 記載描述單元的日期，例如檔案從事事務的彙集起迄日期、

產生日期。 • （五）描述單元的數量（Extent of the Unit of Description）

– 記載描述單元的實體與邏輯範圍以及描述單元的載體。 • （六）描述層級（Level of Description）

– 記載描述單元的層級，如全宗、副全宗、系列、副系列、案卷、件。

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EAD簡介 • 檔案編碼描述格式標準 （EAD，EncodedArchival Description ）：

EAD是一結構化的檔案檢索工具(finding aids)標準，其發展目的是為了支援檔案和手稿的收集保存，提供一個永久編碼標準，可機讀處理各種單位（如檔案館、圖書館、博物館與手稿館）所產生的目錄、登錄簿、索引等查檢工具，以利檔案資源易於在網路上取得。

官方網站：http://www.loc.gov/ead/

EAD 中文版：http://www.sinica.edu.tw/~metadata/ead/ead_titlepage_3.htm

47 2012/07/10

http://www.loc.gov/ead/http://www.sinica.edu.tw/~metadata/ead/ead_titlepage_3.htm

欄位著錄設計示意圖

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（六）後設資料欄位範例

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全宗欄位及範例

欄位名稱 範例 全宗號 1 全宗名 海軍總司令部 行政歷史註 海軍總司令部成立於....，歷經組織變

遷.... 範圍與內容 典藏已除役之陽字型驅逐艦沿革史、

航泊日誌、艦長夜令簿、艦艇資料袋乙袋、艦艇資料袋丙袋、藍圖、照片

編目紀錄 登錄者 呂維理 修改者 建檔時間 2008-05-26 最新更新時間

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副全宗/副副全宗/副副副全宗欄位及範例

欄位名稱 試填範例

全宗號 1 檔案附屬層級

副全宗號 01 副全宗名 海軍艦隊司令部 行政歷史註 海軍艦隊司令部成立於....，歷經組織變遷....

範圍與內容 典藏已除役之陽字型驅逐艦沿革史、航泊日誌、艦長夜令簿、艦艇資料袋乙袋、艦艇資料袋丙袋、藍圖、照片

檔案附屬層級

副副全宗號 010 副副全宗名 驅逐艦隊 行政歷史註 海軍驅逐艦隊成立於....，歷經組織變遷....

範圍與內容 典藏已除役之陽字型驅逐艦沿革史、航泊日誌、艦長夜令簿、艦艇資料袋乙袋、艦艇資料袋丙袋、藍圖、照片

檔案附屬層級

副副副全宗號 011 副副副全宗名 第11戰隊 行政歷史註 海軍驅逐艦隊第11戰隊成立於....，歷經組織變遷....

範圍與內容 典藏已除役之陽字型驅逐艦沿革史、航泊日誌、艦長夜令簿、艦艇資料袋乙袋、艦艇資料袋丙袋、藍圖、照片

編目紀錄

登錄者 呂維理 修改者 建檔時間 2008-05-26 最新更新時間

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系列層級控制詞彙 欄位名稱 代碼

艦船資訊 類型 原名｜接受後命名 造船單位 類型 造船負責單位｜造船設計單位

單位類別 政府｜廠商｜其他 行政歷史註 類型 建造時地｜接收前服役｜接收日期｜接艦經過｜成軍日期｜其他 傳記歷史註 職稱 艦長｜副長｜政治指導官｜輪機長｜輔導長｜兵器長｜作戰長｜戰

系長｜其他 造船資料 類型 建造資料｜艦體改裝資料｜重大加改裝資料｜除役資料｜其他 船隻性能 尺寸大

小 類別 全長| 最大寬度 | 船型深度｜肋骨數｜其他

材料 範圍 外板｜艙面建築｜隔艙版及肋骨｜其他 武器裝備 類型 槍砲及火力控制類｜水中警戒及附屬裝備類｜魚雷深水炸彈及水雷

類｜其他 細目分類一 槍砲及火力控制類：

砲｜指揮儀｜火炮控制雷達｜其他（可自行輸入） 水中警戒及附屬裝備類： 深水炸彈施放軌｜K砲｜攻潛砲｜火箭炮｜魚雷發射管｜反潛火箭發射架｜魚雷指揮儀｜魚雷諸元計算儀｜裝填砲｜攻潛測繪儀｜水中兵器指揮系統｜攻潛指揮儀｜煙幕發生器｜掃雷器｜聲納型式｜目標方位傳動儀｜目標方位傳動及接收儀｜測距儀｜導引飛彈｜飛彈發射器｜飛彈控制設備｜穩定儀｜距離計算儀｜計算機｜其他（可自行輸入）

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系列層級欄位及範例（1/4） 欄位名稱 試填範例

全宗號 1 副全宗號 01 副副全宗號 010 副副副全宗號 011 檔案附屬層級

系列號 0017 系列名 南陽軍艦

艦船資訊

類型 原名 艦名 美國海軍驅逐艦普倫凱特號 艦號 備註

造船單位

類型 單位類別 名稱 備註

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系列層級欄位及範例(2/4)

欄位名稱

試填範例

行政歷史註

類型 建造時地 日期 起 1940-03-07

迄 事件 艦造廠：FED. SHIPBUILDING & DRYDOCKING CO.。

建造地點：KEARNY, N. J., U.S.A 下水：1940年3月7日

傳記歷史註

職稱 艦長

官階 上校 姓名 楊松泉 任次 1 任期 起 1958-11-16

迄 1961-04-05 籍貫 江蘇無錫 傳略 學歷：海官校29年3月班、革命實踐研究院10、海參校

正規班6。 經歷：中隊長、副長、科長、主任教官、副處長、艦長

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系列層級欄位及範例(3/4)

欄位名稱 試填範例 造船資料

類型 建造資料 日期 1940-03-07 廠商 FED. SHIPBUILDING & DRYDOCKING CO. 地點 KEARNY, N. J. U.S.A. 備註 原名：美國海軍驅逐艦普倫凱特（PLUNKETT）號，

DD-431 移交：1959年2月16日移交我國。

船隻性能

尺寸大小

類別 全長 數值 348” 單位

材料 範圍 名稱

吃水 滿載 前 18” 後

輕載 前 後

速率 滿載最大速率 37節 持續航行最大速率 經濟速率

排水量 滿載 1630噸 輕載

備註 記載資料為舊南陽（艦艇未變前）之船隻性能

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系列層級欄位及範例(4/4)

欄位名稱 試填範例 典藏單位 海軍歷史文物數位典藏計畫 典藏位置 海軍歷史文物數位典藏計畫 相關資料 編目紀錄 登錄者 呂維理

修改者 建檔時間 2008-05-26 最新更新時間

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副系列層級及範例

欄位名稱 試填範例

系列號 0914

檔案附屬層級 副系列號 03

副系列名 洛陽軍艦航泊日誌

範圍與內容註 XX年至XX年航泊日誌

編目紀錄 登錄者 呂維理

修改者

建檔時間 2008-05-29

最新更新時間

2012/07/10 57

卷層級範例 欄位名稱 範例 系列號 0914 副系列號 03 檔案附屬層級 卷號 0072

卷名 洛陽軍艦_單日本航泊日誌_草記本 時間資訊 起 1997-06-01

迄 1997-06-29 人名資訊 人名 楊文輝

職銜 艦長 人名資訊 人名 孫海濤

職銜 航海官 月航行時數 195H56M 月航行浬數 1751.5浬 月停泊日數 17日 機密與解密制 使用限制 冊號 1-01-146-268-0914-03-0072 語文 中文 頁數 來源 海軍艦隊指揮部 保存狀況 2012/07/10 58

件層級範例

欄位名稱 試填範例 系列號 0914 副系列號 03 卷號 0072 檔案附屬層級

件號 005 件名 航泊日誌單日本_資料頁

觀測資料

類型 靠泊 日期 1995-06-01 值更官 周峻義 時間 4 時區 -8 經度 東經/西經 東經

度 121 分 44.8

緯度 北緯/南緯 北緯

2012/07/10 59

三、數位化檔案系統實例

2012/07/10 60

數位化檔案系統實例1

2012/07/10 61

數位化檔案系統實例2-1

62 2012/07/10

數位化檔案系統實例2-2

63 2012/07/10

數位化檔案系統實例2-3

64 2012/07/10

數位化檔案系統實例2-4

65 2012/07/10

66

四、聯合目錄範例

2012/07/10

聯合目錄範例1

67 2012/07/10

聯合目錄範例2

68 2012/07/10

聯合目錄範例3

69 2012/07/10

後設資料工作組

• Metadata Architecture and Application Team，MAAT • http://metadata.teldap.tw/

2012/07/10 70

問題討論

71 2012/07/10

The End …. 歡迎指正

• 中研院計算中心後設資料工作組 • 陳慧娉 winefast@gate.sinica.edu.tw 02-27898828

72 2012/07/10

��檔案數位化系統建置概論 大綱檔案的定義數位化工作流程投影片編號 5聯合目錄的資料範例：魚型燈心袋說故事的內容重點什麼是後設資料？投影片編號 9投影片編號 10投影片編號 11投影片編號 12投影片編號 13How to do ???(一)釐清藏品類型投影片編號 16藏品單元與群組關係分析（1/4）藏品單元與群組關係分析(2/4)藏品單元與群組關係分析(3/4)藏品單元與群組關係分析(4/4)投影片編號 21(三)檔案的編排來源原則全宗原則尊重原始順序多元層級理論多元層級-公部門實例(1/2)多元層級-公部門實例(2/2)投影片編號 29投影片編號 30藏品識別碼設計與編碼原則編碼原則設計藏品識別碼範例1藏品識別碼範例2動腦時間多元層級-個人檔案實例投影片編號 37後設資料欄位建置後設資料與後設資料標準簡介(1/4)後設資料與後設資料標準簡介(2/4) 後設資料與後設資料標準簡介(3/4)後設資料與後設資料標準簡介(4/4)訂定欄位著錄規範投影片編號 44國際檔案描述通用標準(ISAD(G))第二版六項國際交換最重要的描述資訊EAD簡介欄位著錄設計示意圖�投影片編號 49全宗欄位及範例副全宗/副副全宗/副副副全宗欄位及範例系列層級控制詞彙系列層級欄位及範例（1/4）系列層級欄位及範例(2/4)系列層級欄位及範例(3/4)系列層級欄位及範例(4/4)副系列層級及範例卷層級範例件層級範例投影片編號 60數位化檔案系統實例1數位化檔案系統實例2-1數位化檔案系統實例2-2數位化檔案系統實例2-3數位化檔案系統實例2-4投影片編號 66聯合目錄範例1聯合目錄範例2聯合目錄範例3後設資料工作組問題討論投影片編號 72