本資料により、coupaの基本的な操作⽅法を説明します。 · 2020-05-12 ·...

三菱重工業株式会社

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2020年6月

お取引先様向けCoupa操作説明資料

本資料により、Coupaの基本的な操作方法を説明します。

1

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マニュアル更新履歴

File Version 更新内容更新日時

V1.3 ・本スライドの追加・調査票イメージの貼り替え・「CSP基本操作ご説明シナリオ」に追記・「*(請求金額や数量を誤った場合)Credit Noteを登録する」を新規作成

2020/05/07

V1.4 ・複数明細があるPOの特定行のみ出荷通知・請求書作成する方法を新規作成・クレジットメモ・再作成した請求書の日付に関する注意事項を追記・事前出荷通知のキャンセルについて新規作成

2020/06/03

V1.5 ・請求書日付、クレジットメモ日付に関するミスが多いことへの対応（注意を喚起する表現への変更と請求書日付を間違えた場合の修正方法に関するページを新規作成）

2020/06/03

2

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Appendix. CSPとはCSPの各メニューから、各種設定（会社情報、実務担当者の追加等）、カタログ、PO（発注書）、Invoice（請求書）の管理を実施いただけます。

注文書

1

1:プロファイル

2

2:注文

3

3:請求書

4

4:カタログ

5

5:管理者

■当マニュアルの注意点Coupaは随時アップデートされるので、当マニュアルと画面が異なる場合があります。

ホーム画面

CSPとは、Coupa Supplier Portalの略称です。

CSPを用いることで、従来のWebEDIのように、注文書(PO)の受領などを行っていただけます。それ以外に、請求書もCoupaを用いて電子取引として提出いただけます。

また、カタログとは、単価契約などのアイテム情報を電子カタログとして登録するものになり、取引先様に、電子カタログの登録申請を実施いただける機能ですが、現時点では使用不可です。電子カタログは、取引先様との単価協定後に、発注者側で登録/変更を実施します。

CSPにログイン可能なユーザは、取引先様にて追加/無効化(削除)を、実施いただけます。ユーザの管理は、取引先様にて実施いただくことになります。

※留意事項Coupaはクラウドサービスのため、随時、機能のアップデートが行われます。画面変更などのアップデートにより、実際の画面が、本書と異なる画面となる可能性がある点にご留意ください。Coupaの最新情報は、MHI取引先様向けポータル（https://www.mhi.com/jp/company/procurement/coupa/index.html）の、「ビジネスパートナー向けCoupa公式サイト」からご参照いただけます。（順次、日本語資料は提供されておりますが、英語が主体となっている点はご了承ください）

3

1.業務手順概要

4


Coupa導入後の業務手順概要

受注(POの受領)、出荷通知、請求書の送付をCSP(Coupa Supplier Portal)上で実施いただきます。＊支払処理は、Coupaの支払依頼情報を基に、従来通りの方法でお支払いします。

OK to Pay請求書

自動照合Goods Receive入庫登録

Purchase Order(PO)

発注

PurchaseRequisition購買要求

Invoice請求

Advanced Ship Notice

出荷通知Receive PO

受注

MHI Group

Suppliers

Goods Receive入庫

Shipment出荷

Coupa/CSP操作手作業データ自動連携モノの流れ

※会計システムにデータ連携

Coupaを使用した業務の流れをご説明します。

上段の「MHI Group」の部分が、発注者側のプロセスで、下段の「Supplier」が、取引先様で実施いただくプロセスとなります。

通常の取引では、発注者側が発注を行うと、その発注データをCSPで確認し、受注業務を実施いただきます。出荷通知と請求書の登録は、商品/サービスを出荷するタイミングでCPSで実施いただきます。（発注の単位で実施いただきます）（操作方法の詳細は、次章以降でご説明します。）登録いただいた請求書の内容を確認し、従来通りの方法でお支払いいたします。

なお、依頼の都度、Coupaで発注しない取引の場合は、通常の注文書ではなく包括的取引の注文書（ブランケットPO）もしくは契約データで発注者側で登録します。（例：都度の依頼はCoupa外で行い、請求書の処理だけをCoupaで行う取引。例えば、宅配便などの依頼を取引先様のオンラインサイトで依頼するような取引）その場合、そのブランケットPO（もしくは契約データ）に対し、月度等で請求書を登録いただきます。どのブランケットPO（契約データ）を使用するかなどの運用については、発注者の指示に従ってください。

5


業務の注意点

Coupaを利用した新業務において、以下の注意点がございます。ご理解、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

１受領書/納品書への記載内容

検収業務をスムーズに実施するために、受領書/納品書には、以下の情報記載をお願いいたします。

・PO番号 ※P26を参照・払出場所 ※P26を参照・出荷番号(納品書番号) ※P31を参照

No. 注意点内容

２支払先口座の事前登録

お取引先様への支払先となる銀行口座情報は、現在お取引のある銀行口座情報を、Coupaに事前登録します。銀行口座の変更がある場合は、事前に当社担当者までご連絡ください。

Coupaを使用した業務の注意点は、上記の２点です。

No.1「受領書/納品書への記載内容」については、次章の操作説明にて詳細をご確認ください。

6

2.CSP基本操作ご説明

7


CSP基本操作ご説明シナリオシナリオ詳細 *：必要に応じて実施いただく操作

2-1.CSP初期設定初回ログイン

ユーザの追加

支払先(請求書送付元)住所の登録 ※サプライヤ側で必ず登録いただく

2-2.POの受領方法メール受信～CSPでPO(画面)を照会する

*受信したPOをAcknowledge(受領確認)する(任意)

*PO (PDF)を印刷する

*PO一覧をCSV(Excel)出力する ※ビューの設定で項目制御

2-3.出荷通知の連絡方法 [出荷後]出荷通知を入力する

*明細行が複数あるPOの特定行のみ出荷通知を作成する方法

*事前出荷通知のキャンセル/削除方法

*[出荷後]入庫(検収)ステータスを確認する

*(返品の場合)入庫(検収)前に、Coupa外でやり取りを行う

2-4.請求書の送付方法 [出荷後]請求書を登録する ※送付先は、MHIグループ各拠点となる

*明細行が複数あるPOの特定行のみ請求書を作成する方法

*(返金の場合)Credit Noteを登録する ※原則、返品で対応想定

*(請求金額や数量を誤った場合)Credit Noteを登録する

[入庫(検収)後]支払ステータスを確認する

デモ動画対象

デモ動画対象

デモ動画対象

本章では、CSPの基本的な操作をご説明します。

各項目毎に、操作方法を解説しています。また、赤枠で示す部分は、デモ動画を用意していますので、操作方法の確認にご利用ください。

8

2-1.CSP初期設定

9


初回ログイン（1/5）

調査票でご回答いただいた「営業担当」様宛に、CSPの招待メールをお送りします。※CSPからの各種メールは、@supplier.coupahost.comから送信されます。招待メールの「Join Coupa」を押下すると初回ログイン画面に遷移します。

※CSPからの各種メールは、@supplier.coupahost.comから送信されます。お取引先様名

お取引先様名

MHI Group

MHI Group MHI Group

MHI Group

sample

MHI Group

まずは、CSPの初回ログイン方法を説明します。

Copuaから送信されたCSP招待メールを用いて、初回ログインを実施してください。CSP招待メールは、調査票でご回答いただいた「営業担当者」宛てに送付いたします。（次ページ参照）

なお、CSP招待メールが届いていない場合、もしくは、誤って削除した場合は、発注会社の窓口に連絡してください。

10



（Appendix.）MHIグループからのCSP招待メールは、調査票でご回答いただいた「営業担当者」宛てに送付いたします。

MHIグループからのCSP招待メールは、調査票でご回答いただいた「営業担当者」宛てに送付いたします。

11



初回ログイン画面では、パスワードを設定し、ポリシーに同意のうえ、「Submit」を押下します。初回ログインすると、ホーム画面のポップアップで各画面の操作をご確認いただけます。※現状CSP仕様上、両画面は英語表示となります。画面の言語は、CSP画面最下部で切替可能です。（次頁）

初回ログイン画面

ホーム画面＆各操作確認用ポップアップ

※ポップアップを消すには、×をクリック

※こちらのポリシーは、”Coupa社とサプライヤ様間での”ポリシーとなります。

ホーム画面＆各操作確認用ポップアップでは、Coupaの操作に関するチュートリアルが表示されます。

本チュートリアルは、CSPログイン後の画面の、右上の「ヘルプツアー」から、いつでも確認することができます。

12



CSPの表示言語は、画面最下部で切り替えます。※現状CSP仕様上、一度言語を切り替えても、ブラウザを閉じると英語表示に戻ります。

日本語に言語を切り替えても、ブラウザを閉じると、再度ログイン時には英語表示に戻ります。現状でのCoupaの仕様となっております。ご了承ください。

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(Appendix.)2回目以降のログイン時は、ログイン画面（https://supplier.coupahost.com/）をブックマークに登録のうえ、画面右側のログインフォームで、「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、「ログイン」を押下してください。

ログイン画面のURLは、https://supplier.coupahost.com/

※ログイン画面の左側に、CSP登録フォームが表示されますが、こちらは、汎用（MHIグループ専用ではない）登録フォームとなり、MHIグループでは使用しません。

パスワードは、「8文字以上で、英字、数字を含む」文字列をパスワードとして設定してください

パスワードを忘れた場合は、「パスワードをお忘れですか？」をクリックして、パスワードを初期化してください。

詳細は、後半の「質疑応答」の章を参照してください。

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ユーザの追加（1/4）

管理者の機能より、自社ユーザ（営業担当者以外の実務担当者）の追加を行ってください。

①「管理者(Admin)」タブより、「ユーザーを招待(Invite User)」をクリック

②下表の必要情報を入力し、「招待を送信」をクリック

①

①

②

項目名(日本語) Column name(English) 説明

名 First Name 招待するユーザの名。ここで入力しない場合、後続で、実務担当が自ら入力可能。

姓 Last Name 招待するユーザの姓。ここで入力しない場合、後続で、実務担当が自ら入力可能。

メールアドレス Email (必須)招待を送付するメールアドレス。

許可 Permissions 招待するユーザに付与する権限（使用するタブ等）にチェック。管理者(Admin) / 注文(Orders) / 請求書(Invoices) / カタログ(Catalogs) / プロファイル(Profiles) / ASNS(ASNs) ※AdvancedShip Notice=出荷通知 / サービス時間シート(Service/Time Sheets) / 支払(Payments) / 注文変更(Order Changes) より選択。

顧客 Customers 招待するユーザに付与する権限（顧客）にチェック。原則、MHIグループのみ。

※すでに追加済のユーザがいれば、ここに一覧表示されます。（追加したユーザの初回ログイン後）

本画面から、ユーザ情報の変更や削除（無効化）も実施いただけます。

「許可」については、MHIグループで使用しない機能は、チェックを付けないことを推奨します。詳細は次ページを参照してください。（上段のメニューバーに、その機能が表示されなくなります）

15



(Appendix.)ユーザ追加時の「許可」チェックボックスの機能です。※MHIグループで使用しないチェックボックスはグレーアウトしています。

項目名(日本語) Column name(English) 説明 ※MHIグループでの主な使途を記載

管理者 Admin 「管理者(Admin)」タブに相当。CSPユーザの追加、支払先(請求書送付先)住所の管理等を実施。

注文 Orders 「注文(Orders)」タブに相当。得意先が送信した発注書が表示される。

請求書 Invoice 「請求書(Invoices)」タブに相当。得意先に送信する請求書を作成管理する。請求書一覧から、Credit Note(マイナス金額の請求書)を作成する。発注書一覧からも、得意先に送信する請求書を作成可能。

カタログ Catalogs (参考)「カタログ(Catalogs)」タブに相当。得意先に表示するカタログを作成管理する。MHIグループでは原則使用しない。

プロファイル Profiles (参考)「プロファイル(Profile)」タブに相当。得意先に表示するプロフィールを作成管理する。MHIグループでは原則使用しない。

ASNS ASNs 「ASN」タブに相当。得意先に送信するASN（Advanced Ship Notice ＝出荷通知）を作成管理する。発注書一覧からも、得意先に送信するASNを作成可能。

サービス時間シート Service/Time Sheets (参考)Coupa内部管理項目と思われます。MHIグループでは原則使用しない。

支払 Payments (参考)詳細確認中。MHIグループでは原則使用しない。

注文変更 Order Changes (参考)詳細確認中。MHIグループでは原則使用しない。

すぐに支払ってください Pay Me Now (参考)詳細確認中。MHIグループでは原則使用しない。

16



追加されたユーザ（実務担当者）には、同じように、招待メールが送信されます。各実務担当者にて、パスワードの設定及び初回ログインを実施してください。

sample

お取引先様名

実務担当

お取引先様名

実務担当

追加されたユーザ（実務担当者）には、同じように、招待メールが送信されます。各実務担当者にて、パスワードの設定及び初回ログインを実施してください。

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CSPでは、全てのユーザ（営業担当者、実務担当者）が、MHIグループの全てのPOを照会可能となります。POの実務担当者が、(PO申請者別等で)分かれている場合のPOの振り分けはお取引先様社内で実施ください。

お取引先様MHIグループ

三菱ロジスネクスト

三菱〇〇株式会社

Aさん配布担当者

Bさん

Cさん

Bさん

PO一覧(Aさん分)

PO一覧(Bさん分)

PO一覧(Cさん分)

PO一覧(Dさん分)

PO一覧(担当者別)

CSP

PO一覧

例）Coupa外で、実務担当者別にPOの振り分けを行う場合のイメージ。PO一覧については、「2-2.POの受領方法」参照。

複数のMHIグループ会社とCoupaを使って取引をする場合、CSPではすべての発注データ(PO) の照会ができます。

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お取引先様MHIグループ

支払先(請求書送付元)住所の登録（1/4）

初回Invoice到着後に支払先登録内容が正しいかどうかチェックするため、「支払先(請求書送付元)住所」をご登録ください。※Coupa機能仕様上必要なものとなります。

Coupaで突合チェック

CSPで設定Coupaで設定

調査票

調査票記入

調査票

初期設定で実施

初回Invoice到着後に実施

XXX株式会社〒1xx-xxxx東京都XXX区XXX X丁目X番X号XXXXXビル XX階

XXX株式会社〒1xx-xxxx東京都XXX区XXX X丁目X番X号XXXXXビル XX階

「支払先住所」が同じであれば、「MHIグループ側が認識しているお支払先」と、「お取引先様が認識しているお支払先」が同じとみなして、チェックOK（チェックは目視で行うので、一字一句同じである必要はありません）

今回実施いただく範囲

取引先様で請求書を登録いただくためには、支払先住所を登録いただく必要があります。登録された住所は、発注者側で支払先情報が正しいかのチェックに使用します。

19



管理者の機能より、「支払先(請求書送付元)住所」の登録を行ってください。

①「管理者(Admin)」タブの「法人の設定(Legal Entity Setup) 」より、「法人を追加(Add Legal Entity)」をクリック

②次頁の表の必要情報を入力し、「完了(Done)」をクリック

①

①

① [1]

[2]

[3]

[4]

②

※ポップアップが4つ順番に表示されます。

Legal Entity Setup

※すべて入力が終わると「設定完了」のポップアップが表示されます。

管理者の機能より、「支払先(請求書送付元)住所」の登録を行ってください。

20



項目名(日本語) Column name(English) 説明

[1]事業所の所在地はどこですか？

法人名 [1]Where's your business located?

Legal Entity name 調査票でご回答いただいた「支店・事業所名」を入力ください。

国 Country 「Japan」を選択ください。

[2]貴社について顧客に説明してください

これはどの顧客に提示しますか？ [2]Tell your customers about your organization

Which customers do you want to see this?

登録内容を反映する顧客にチェック。原則、MHIグループのみ。

請求書送付元住所を入力してください

住所行1 What address do you invoice from?

Address Line 1 調査票でご回答いただいた「住所１」を入力ください。

住所行2 Address Line 2 調査票でご回答いただいた「住所２（ビル名以降）」を入力ください。

市区町村 City 調査票でご回答いただいた「都市（市または区）」を入力ください。

都道府県 State 調査票でご回答いただいた「都道府県」を入力ください。

郵便番号 Postal Code 調査票でご回答いただいた「郵便番号」を入力ください。

国 Country (Japanと表示されます。)

この住所を支払先に使用

Use this address for Remit-To

チェックONのまま。

この住所を発送元に使用

Use this for Ship From address

チェックONのまま。

税金番号とは何ですか？ What is yout Tax ID? 入力不要。

その他 Miscellaneous 入力不要。

[3]支払の受取住所

支払いタイプ [3]Where do you want to receive payment?

Payment Type 支払いタイプは「住所」を選択ください。※支払いタイプのプルダウンにて「銀行口座」選択すると、銀行口座情報を入力することができますが、銀行口座情報はCoupaではなく、ERPシステム上で管理しているため、支払いタイプは「銀行口座」ではなく、「住所」を選択してください。(銀行口座情報を入力いただいても、ERPシステムには連携されません。)

[4]商品の発送元

[4]Where do you ship goods from?

入力不要。

「支払先(請求書送付元)住所」を登録いただくときの、各項目の入力内容を示します。原則、「調査票」でご回答いただいた内容で登録してください。（次ページ参照）

21



（Appendix.）支払先(請求書送付元)は、調査票でご回答いただいた以下項目をご登録ください。

22

2-2.POの受領方法

23


メール受信～CSPでPO(画面)を照会する

MHIグループからの発注は、CSP上で確認いただきます。

①「注文」タブを選択して、発注書一覧画面を表示

②発注書一覧画面で「PO番号」（ハイパーリンク）をクリックして、発注書を表示

①

②

発注書一覧発注書詳細

※メール通知を受信している場合

Sample

注文書

メール通知の設定は、画面上部のユーザ名にマウスを当てて表示されるメニューから「通知設定」で設定できます。

・オンライン：ログイン後の画面上部の「通知」に表示されます・メール：メールアドレスに通知メールが送信されます

24


*受信したPOをAcknowledge(受領確認)する

発注書詳細画面で、発注書の受領確認を行うことができます。

発注書詳細画面で、「受領確認済み」のチェックをON

※CSPでは、画面上部に、「注文の受領確認済み」と表示され、MHIグループ側（Coupa）でも受領状況を照会可能となります。

*：必要に応じて実施いただく操作

本操作は必須ではありませんが、発注者に受注済みであることを通知するために、可能な限りご対応をお願いします。なお、保存などの操作は不要です（チェックを付けるたけで自動的に通知されます）。

25

特に、注意点で示した内容をご確認ください。注意点は、「業務の注意点」(P5)で示した内容の詳細となっています。

26


*PO一覧をCSV(Excel)出力する（1/3）

予めView（表示）定義したPO一覧をExcelまたはCSV形式でファイル出力することができます。

①「注文」タブの「注文行」より、発注書(明細)一覧を表示 ※予め定義したView(表示）を選択

②「エクスポート先」から「Excel(現在の列)」または「CSV(現在の列)」を選択

①-2

②

※ExcelまたはCSVファイルをダウンロードすることができます。

①-3


①-1

発注データは、CSVやExcelに出力することができます。

また、画面表示や出力するデータのレイアウト（項目の表示/非表示/並び順など）を、View（表示）として自由に作成することができます。詳細は次ページを参照してください。

27


*PO一覧をCSV(Excel)出力する（2/3）

Viewでは、出力条件、出力項目（出力要否、項目の並び順）、データの並び順を定義できます。

①発注書(明細)一覧より「表示を作成」を選択②ビューの新規作成画面で、必要な定義を行い、「保存」をクリック

①

②

※ファイル出力時に選択するView定義名はここで指定。

出力条件

出力項目（出力要否、項目の並び順）※詳細次頁

データの並び順


28


*PO一覧をCSV(Excel)出力する（3/3）＃区分列名(日本語) Column name(English) 説明

1 POヘッダ情報 PO番号(ヘッダー) PO Number(Header) 注文書番号。注文時に、Coupaで自動発番されます。

2 発送先(ヘッダー) Ship To(Header) PO申請者名。

3 発送先住所(ヘッダー) Shipping Address(Header) PO発送先住所。

4 注文ステータス(ヘッダー) Order Status(Header) (参考)注文書のステータス。原則、「発行済み」となります。

5 PO明細情報項目 Line 注文書明細番号。

6 アイテム Item 商品名称。

契約 Contract (参考)商品マスタに紐づく契約マスタ。有効期限等を管理します。

7 納品日 Need By Date PO申請者側の希望納期。

8 合計アイテム数量 Total Item Quantity 明細単位の注文数量。

9 項目合計 Line Total 明細単位の注文金額。 ※単価×注文数量(明細単位)。

10 ASN情報(PO明細単位) 事前出荷明細通知品目 ASN Lines ASN明細番号。

12 出荷日 Shipment Date ASNで通知した出荷日。

13 発送日 Delivery Date ASNで通知した発送日。

14 出荷済み数量 Shipper Quantity ASNで通知した出荷済数量。

15 追跡番号 Tracking Number ASNで(任意)通知した追跡番号。

16 運送業者 Carrier ASNで(任意)通知した運送業者。

17 出荷方法 Ship method ASNで(任意)通知した出荷方法。

18 出荷メモ Ship Note ASNで(任意)通知した出荷メモ。

19 Goods Recieve情報(PO明細単位)

受領済み Received 受領登録済数量。

20 Invoice情報(PO明細単位) 請求済み Invoiced Invoice送付済数量。

21 その他リソースマネージャー Resource Manager (参考)Coupa内部管理項目と思われます。詳細確認中。

22 サービス終了日 Service End Date (参考)Coupa内部管理項目と思われます。詳細確認中。

23 サービスマネージャーメール Service Manager Email (参考)Coupa内部管理項目と思われます。詳細確認中。

24 サービス開始日 Service Start Date (参考)Coupa内部管理項目と思われます。詳細確認中。

※CSP画面上で選択可能な全項目を記載。参考情報はグレーアウトして記載。※#(列順)はCSP画面上で編集可能。


PO振り分けに利用可

複数のMHIグループ会社と取引されている場合は、発送先住所で発注会社を識別ください。

29

2-3.出荷通知の連絡方法

30


[出荷後]出荷通知を入力する

出荷後に、CSP上で出荷通知を送信していただきます。

出荷通知登録① 発注書一覧

②


②発注書一覧画面で対象アイコンをクリックして、出荷通知登録画面を表示

③

出荷番号(納品書番号)

出荷日、発送日

出荷数量

③出荷番号、出荷日、発送日、出荷数量を入力して、「送信」ボタンをクリック

※分納の場合、今回出荷分の数量を入力

注文書

注意点No.1（出荷番号(納品書番号)）スムーズな検収作業のために、商品に添付いただく受領書/納品書に、出荷番号(納品書番号)の記載をお願い致します。

出荷通知は、商品の出荷のタイミングで登録いただけます。入力いただく出荷番号は、受領書との突き合わせができるよう、ご配慮ください。

31


*明細行が複数あるPOの特定行のみ出荷通知を作成する方法

明細行が複数あるPOの特定行のみ出荷通知を作成する方法は、一度PO単位で事前出荷通知を生成する画面を開いてから、今回登録対象としない明細を削除した上で事前出荷通知を送信する、という操作を実施ください。


①「注文」タブを選択して、発注書一覧画面を表示し、該当POのをクリックする。

発注書一覧①-1

②出荷通知登録対象としない明細を削除した上で、出荷通知を送信する。

①-2

出荷通知登録

②

明細行が複数あるPOの特定行のみ出荷通知を作成する場合、「注文」タブを選択して、発注書一覧画面を表示し、該当POの出荷通知アイコンをクリックします。たとえば、上の明細の「軍手」の事前出荷通知を作成する場合、下の明細は不要なので、アイコン（×印）を押下して明細を削除し、上の明細の必要項目を入力して「送信」ボタン（画面右下：このキャプチャの範囲外にあります）を押下すれば、上の明細分だけの事前出荷通知が登録されます。

32


*事前出荷通知のキャンセル/削除方法

同一PO番号に対して、サプライヤ様がCSP画面において誤って重複した事前出荷通知を登録してしまった場合、サプライヤ様ご自身によりキャンセルまたは削除の操作が可能です。


「ASN」タブを選択して、出荷通知一覧画面を表示し、該当する出荷通知番号の対象アイコンをクリックする。

出荷通知を送信済みの場合、このアイコンを押すとキャンセルできます。

出荷通知を送信前の場合、このアイコンを押すと削除できます。

出荷通知一覧

同一PO番号に対して、サプライヤ様がCSP画面において誤って重複した事前出荷通知を登録してしまった場合、サプライヤ様ご自身によりキャンセルまたは削除の操作が可能です。「ASN」タブを選択して、出荷通知一覧画面を表示し、該当する出荷通知番号の対象アイコンをクリックしてください。

33


*[出荷後]入庫(検収)ステータスを確認する

入庫(検収)ステータスは、PO明細単位で、「受領済み(数量)」として照会できます。

「注文」タブの「注文行」より、発注書(明細)一覧を表示 ※予め定義したView(表示）を選択

①-2

①-3

※「受領済み」列に、受領登録済の数量が表示されます。

※「PO一覧をCSV(Excel)出力する」の手順で、「受領済み」列を表示するViewを予め定義

※未受領の場合


①-1

発注者側で受領登録したかを随時確認いただけます。

34


*返品、返金の場合の対応手順（1/2）

何らかの理由で返品、返金が必要になった場合、原則、以下の処理を行います。①返品は、Coupa外で連絡させていただきます。②返金は、CSP上でCredit Note（マイナス金額のInvoice）を作成・送信します。

OK to Pay請求書

自動照合Goods Receive入庫登録

Purchase Order(PO)

発注


Invoice請求



受注

MHI Group

Suppliers

Goods Receive入庫

Shipment出荷

Payment支払

Receipt of Money入金

ERP(Accounting)

ERP(Accounting)

Coupa/CSP操作手作業

データ自動連携モノの流れカネの流れERP

(Accounting)

※締め日は各拠点毎

通常の処理

①返品は、Coupa外で連絡する

②返金は、CoupaでCredit Noteを登録する

返品、返金の処理

※②は、「2-4.請求書の送付方法」参照


発注と異なる商品が届いた場合や、破損などの瑕疵があった場合の対応手順を示します。

返品の場合は、電話やメールなどでご連絡したうえで、交換の手続きを取らせていただきます。再納品された商品を確認後、後続の処理をおこないます。

発注担当者との調整の結果、取引先様から発注者への返金が発生する場合は、CSPにてクレジットノート（マイナスの請求書）を登録いただきます。

35


*返品、返金の場合の対応手順（2/2）

返品後、再納品がある場合は、Coupa外で連絡させていただきます。その後の処理は通常通りです。返品後、再納品がない場合は、注文をキャンセルします。ただし、請求書を登録済みの場合は、CSP上でCredit Note（マイナス金額のInvoice）を作成・送信いただき、当初請求書データを取り消していただきます。

Coupa/CSP操作手作業データ自動連携モノの流れカネの流れERP

(Accounting)

Goods Receive入庫登録

Purchase Order(PO)

発注


Invoice請求



受注

MHI Group

Suppliers

Goods Receive入庫

Shipment出荷

Payment支払


【返品後、再納品がある場合】


OK to Pay請求書

自動照合①Coupa外で連絡を取り、商品を再納品する

Goods Receive入庫登録

Purchase Order(PO)

発注


Invoice請求



受注

MHI Group

Suppliers

Goods Receive入庫

Shipment出荷

Payment支払


OK to Pay請求書

自動照合①Coupa外で連絡を取り、誤って届いた商品を返送する

②CSP上で、Credit Note（マイナス金額のInvoice）を作成・送信いただき、当初請求書データを取り消す

【返品後、再納品がなく請求書を登録済みの場合】

MHIグループ側作業

返送再納品

返送

前ページの内容を、再納品の有無・返金の有無で場合分けした詳細を示します。具体的な手順については、発注者との調整結果に従ってください。

36

2-4.請求書の送付方法

37


[出荷後]請求書を登録する

CSP上で請求書を送信していただきます。※PO単位での処理。送付先は、MHIグループ各拠点。

① 発注書一覧

②


②発注書一覧画面で対象アイコンをクリックして、請求書登録画面を表示

請求書番号請求書日付

請求書登録

④

税率

④請求番号、請求日を入力して、「送信」ボタンをクリック

③税率（明細単位）を入力※必ずサプライヤ側で入力

③

注文書

注意点請求日が、締め処理の規準日となります。支払条件が月末締めの場合、月末日(31日等)までの請求日で登録頂く必要があります。

請求書は、発注(PO)の単位で登録していただきます。原則として、出荷通知を登録するタイミングで、同時に登録をお願いいたします。

なお、依頼の都度、Coupaで発注しない取引の場合は、通常の注文書ではなく包括的取引の注文書（ブランケットPO）もしくは契約データで発注者側で登録します。（例：都度の依頼はCoupa外で行い、請求書の処理だけをCoupaで行う取引。例えば、宅配便などの依頼を取引先様のオンラインサイトで依頼するような取引）その場合、そのブランケットPO（もしくは契約データ）に対し、月度等で請求書を登録いただきます。その際、請求日の日付にご注意ください。（月末締めの支払条件での取引の場合、月末日(31日等）までの請求書日付としていただく必要があります）

どのブランケットPO（契約データ）を使用するかなどの運用については、発注者の指示に従ってください。

※契約データでの請求書登録手順は、別紙「お取引先様向けCoupa操作説明_補足_契約での請求書登録」をご参照ください。

38


*明細行が複数あるPOの特定行のみ請求書を作成する方法

明細行が複数あるPOの特定行のみ請求書を作成する方法は、一度PO単位で請求書を生成する画面を開いてから、今回登録対象としない明細を削除した上で請求書を送信する、という操作を実施ください。


①「注文」タブを選択して、発注書一覧画面を表示し、該当POのをクリックする。

発注書一覧①-1

②請求書登録対象としない明細を削除した上で、請求書を送信する。

①-2

請求書登録

②

注意点必要に応じて請求書日付を修正し、正しい日付になっていることを確認してください。

請求書番号

請求書日付

税率

明細行が複数あるPOの特定行のみ請求書を作成する場合、「注文」タブを選択して、発注書一覧画面を表示し、該当POのアイコン(黄色)をクリックします。たとえば、上の明細の「軍手」の請求書を作成する場合、下の明細は不要なので、アイコン（×印）を押下して明細を削除し、上の明細の必要項目を入力して「送信」ボタン（画面右下：このキャプチャの範囲外にあります）を押下すれば、上の明細分だけの請求書が登録されます。請求書日付はシステム操作している当日日付が初期値として設定されますが、必ず請求書日付を確認し、必要に応じて請求書日付を修正し、正しい日付にしてください。

39


*(返金の場合)Credit Noteを登録する

返金の場合、CSP上で、Credit Noteを作成送信していただきます。（Invoice一覧からInvoiceの取り消しを行う手順を記載。PO一覧から作成することも可能です。）

① 請求書一覧

②-1

①「請求書」タブを選択して、請求書一覧画面を表示

②請求書一覧画面で「クレジットメモの作成」をクリックして、クレジットメモ登録画面を表示

②-2

②-3

※画面の指示に沿って、返金理由、クレジットメモの作成方法を選択

請求（クレジットメモ）番号

請求（クレジットメモ）日付

③

※Coupa機能上は、左記ダイアログで、「インボイスの一部減額」or「全額取り消し」のいずれかを選択可

③請求書（クレメモ）番号、請求（クレメモ）日を入力して、「送信」ボタンをクリック


※インボイスの全額取り消しの場合

注意点必要に応じて請求(クレジットメモ)日付を修正してください

返金の場合、CSP上で、Credit Noteを作成送信していただきます。

クレジットメモ日付はシステム操作している当日日付が初期値として設定されますが、必ずクレジットメモ日付を確認し、必要に応じてクレジットメモ日付を修正し、正しい日付にしてください。

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*(請求金額や数量を誤った場合)Credit Noteを登録する

請求金額や数量を誤った場合、Coupa外で連絡し、請求書を差戻し(論争)いたします。CSP上で、Credit Noteを作成し、正しい請求金額や数量の請求書を新たに作成いただきます。

①「請求書」タブを選択して、請求書一覧画面を表示し、「調整」からクレジットメモを作成します。

②正しい請求金額や数量の請求書を新たに作成します。


請求書一覧①-1

①-2※ステータスが論争済みになっている請求書のアイコンをクリックします

①-3

※金額や数量を修正する場合、画面下の「調整」をクリックします

①-4

②-1

※①-4実施後、上記が表示されるので、「はい」をクリックします

②-2

※正しい請求金額や数量の請求書を新たに作成いただき、「送信」をクリックします

※登録済みの請求書情報がマイナスになっていることを確認し、送信をクリックします

請求書日付請求書番号

注意点請求書日付は元の請求書日付と同じ日付を入力ください。



注意点請求(クレジットメモ)日付は元の請求書日付と同じ日付を入力ください。

送付した請求書の請求金額や数量が誤っている場合、担当者からCoupa外で連絡がきます。請求書を差戻し(論争)しますので、CSP上でクレジットメモを作成します。そのクレジットメモの請求日付は、元の請求書日付と同じ日付を入力ください。

その後、再度正しい請求金額や数量の請求書を新たに作成いただきます。再度請求書を作成する際、請求書日付はシステムが初期提案する日付ではなく、元の請求書日付と同じ日付に修正してから登録してください。

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*(請求書日付を誤った場合)Credit Noteを登録する

請求書日付を誤った場合、Coupa外で連絡し、請求書を差戻し(論争)いたします。CSP上で、Credit Noteを作成し、正しい請求書日付の請求書を新たに作成いただきます。

①「請求書」タブを選択して、請求書一覧画面を表示し、「調整」からクレジットメモを作成します。

②正しい請求金額や数量の請求書を新たに作成します。


請求書一覧①-1

①-2※ステータスが論争済みになっている請求書のアイコンをクリックします

①-3

※金額や数量を修正する場合、画面下の「調整」をクリックします

①-4

②-1

※①-4実施後、上記が表示されるので、「はい」をクリックします

②-2

※正しい請求金額や数量の請求書を新たに作成いただき、「送信」をクリックします

※登録済みの請求書情報がマイナスになっていることを確認し、送信をクリックします

請求書日付請求書番号



注意点請求(クレジットメモ)日付は元の請求書日付と同じ日付を入力ください。

注意点請求日が、締め処理の規準日となります。支払条件が月末締めの場合、月末日(31日等)までの請求日で登録頂く必要があります。

送付した請求書の請求金額や数量が誤っている場合、担当者からCoupa外で連絡がきます。請求書を差戻し(論争)しますので、CSP上でクレジットメモを作成します。そのクレジットメモの請求日付は、元の請求書日付と同じ日付を入力ください。

その後、再度正しい請求金額や数量の請求書を新たに作成いただきます。再度請求書を作成する際、請求書日付はシステムが初期提案する日付ではなく、請求書日付を本来処理すべき日付に修正してから登録してください。

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[入庫(検収)後]支払ステータスを確認する

請求書単位で、支払ステータス（「支払済み」）を照会できます。

「請求書」タブより、請求書一覧を表示※「支払情報」View(Coupa標準View)を選択

※「支払済み」列に、「はい」「いいえ」でステータスが表示されます。

請求書一覧

発注者側で支払処理を実施したかを随時確認いただけます。

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(Appendix.)質疑応答

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質疑応答

初期設定に関するQA

# タイトル内容

1 CSPログインパスワードの変更 CSPログイン画面のリンク（パスワードをお忘れですか？(Forget Your Password?)）から、登録メールアドレスにパスワードリセット用のリンクを送信することができます

2 CSPログインパスワードのルール「8文字以上で、英字、数字を含む」文字列をパスワードとして設定してください

※パスワードリセット画面

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質疑応答



3 CSPユーザの変更、削除削除：「ユーザの無効化」、変更：「ユーザの無効化」＋「ユーザの追加」を行います

※「ユーザの無効化」は、「ユーザの追加」と同じ画面で、追加済ユーザの「編集」画面から実施

※メールアドレス＝IDとなりますので、メールアドレスを変更する場合も、ユーザの無効化＋追加を実施してください

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質疑応答



4 グループアドレスの利用 CSPに登録するメールアドレスに、グループアドレスを利用いただくことができます。なお、代表者様の氏名をご登録ください。

5 CSP招待メールを誤って削除した場合

再度、CSP招待メールをお送りしますので、個別にご連絡ください。

6 管理者タブ「法人の設定」の支払いタイプについて

支払いタイプは、「住所」を選択ください。支払いタイプのプルダウンにて「銀行口座」選択すると、銀行口座情報を入力することができますが、銀行口座情報はCoupaではなく、ERPシステム上で管理しているため、支払いタイプは「銀行口座」ではなく、「住所」を選択してください。(銀行口座情報を入力いただいても、ERPシステムには連携されません。)

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質疑応答

その他運用に関するQA


1 PO通知メールの単位 PO通知メールは、伝票ヘッダ単位（発注の単位）で送信されます。

2 要求担当者の連絡先（メールアドレス）

受注後に在庫欠品等が発覚し、要求者に連絡を取りたい場合は、POに表示された「メールアドレス」にご連絡ください。

3 納期設定の考え方単価契約で合意させていただいたリードタイム（納期）が、要求者が購買要求を作成する画面に表示され、要求者は、表示されたリードタイムをもとに納品日を入力します。サプライヤ側では、入力された納品日をPO上でご確認いただけます。※リードタイムに合わない納品日が指定されていた場合、個別にお問合せください。

4 現状、注文元と異なる納品先に、営業所担当者が週に1回、直接納品している場合のPOの見方

PO上に、注文元と納品先（Ship to）が表示されます。納品先（Ship to）に表示された住所へ、従来通り、営業所担当の方が商品をお持ちください。

5 請求書作成タイミングサプライヤ様側にて、ASN登録後、そのまま請求書を作成いただけます。（MHIグループ側での入庫を待つ必要はありません。）

6 受領書（紙）の取り扱い Coupaプロセス上、紙の受領書は必須ではありませんが、サプライヤ側で必要な場合は、従来通り、紙の受領書をご用意いただけます。

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質疑応答

その他運用に関するQA


7 MHIグループ側での入庫、支払ステータスの、サプライヤ側への通知

MHIグループ側で入庫した場合、支払を行った場合、CSP画面のView上でステータスをご確認いただけますが、メールでの通知機能はございません。

8 多件数の処理 PO：PO一覧出力機能をご利用ください。ASN、請求書：CSP上に一括処理機能はございません。別途、インタフェース（cXML形式）の構築をご検討ください。

※すべての処理（PO、ASN、Invoice）をインタフェース（cXML形式）で構築することも可能です。MHIシステム担当との打ち合わせを設定させていただき、詳細を詰めていくことになりますので、個別にご連絡ください。

9 発注時と請求時で、数量・重量が変化する商品の取り扱い

発注時と請求時で、数量・重量（価格）が変化する商品の場合、個別に運用で対応いただきます（請求時の情報で発注変更を行うか、多めの数量・重量で発注し、分納扱いの後、MHI側グループでPOのクローズ処理を実施します）。

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質疑応答

MHIグループでのCoupa展開に関するQA


1 見積（ソーシング）モジュール MHIグループでは、Coupaの見積（ソーシング）モジュールの導入も実施しています。見積依頼は、メールで送信(※)されます。メールの内容を確認いただき、見積回答を実施いただけます。

※メールはSAN（Supplier Actionable Notice）形式のメールで送信されます。SAN形式では、CSPへのログインは必要ありません。Coupaから送信されたメールのボ

タンにより、Coupaの画面にアクセスできます。

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3.稼働後の問合せ先

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稼働後のお問合せ先

発注・支払内容に関するお問合せは、発注者となるMHIグループ側担当者に連絡ください。操作方法などのCoupa利用に関するお問合せは、お取引先様向けポータルに記載されているMHI内のCoupaヘルプデスク（メール）宛てにお問い合わせください。 ※FAQや、Coupa社の公式サイトの情報もご参照いただけます。

※お取引先様向けポータルサイトhttps://www.mhi.com/jp/company/procurement/coupa/index.html

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ご参考：Cpupaオンラインヘルプ

（ご参考）CSP画面右上のヘルプ＞オンラインヘルプより、「Coupa Success Portal」（Coupa社が提供するナレッジサイト）にアクセスすることができます。主体は英語ですが、順次日本語対応されています。

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本資料により、coupaの基本的な操作⽅法を説明します。 · 2020-05-12 ·...

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