Office 技巧簡介 作者： 郭國銓後續修改： 丁建均

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一、常用快捷鍵 斜體 Ctrl + I, 粗體 Ctrl + B 全選 Ctrl + A, 儲存 Ctrl + S 複製 Ctrl + C, 剪下 Ctrl + X 貼上 Ctrl + V, 搜尋 Ctrl + F 復原 Ctrl + Z, 取消復原 Ctrl + Y 換頁 Ctrl + Enter, 換行 ( 但不換段落 ) Shift + Enter 繪圖時，可以用 Alt 配合滑鼠來微調大小和位置 複製文字的格式 Ctrl + Shift + C 將複製的格式套用到文字 Ctrl + Shift + V

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一、常用快捷鍵 ( 續 ) 下標 Ctrl + 等號 上標 Ctrl + Shift + 加號 改變字母的大小寫 Shift + F3 將字母設為全部大寫格式 Ctrl + Shift + A 將字母設為小寫格式 Ctrl + Shift + K 增減縮排 Alt + Shift + 左右 改變中英文輸入 Ctrl + Space 改變全形半形 Shift + Space 更改輸入法 Ctrl + Shift

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一、常用快捷鍵 ( 續 ) Help: F1 同樣的動作再做一次 : F4 尋找與取代 F5: ( 在 PowerPoint 當中， F5 的功能為放映 ) Ctrl + 標點符號 : 可輸入該標點符號的全形

( 例如： Ctrl + . 變成。 ) 這功能只適用於 Word

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二、自動校正的活用 一些常用的字，可用「自動校正」功能。 例如： parameter 這個字太長了(a) 可以選擇「工具」 「自動校正選項」

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二、自動校正的活用 ( 續 )(b) 接著，在「取代」輸入 para ，在「成為」輸入 paramet

er(c) 再按「新增」 以及「確定」

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二、自動校正的活用 ( 續 ) 以後，每次輸入 para 再按空白鍵 ( 或標點符號 ) ，就會自動變成 parameter 了

如果真的想輸入 para 這個字，只要在變成 parameter 之後按 Ctrl + Z ( 復原 ) 即可

按空白鍵

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三、符號的快速輸入法 一些常用但鍵盤上找不到的符號 ( 像 ， ) ，除了 「插入」 「符號」 之外，也可以用「自動校正」或「快速鍵」的功能來輸入 在 Word 中按 「插入」 「符號」後，可以發現左下方有二個鍵

註：這方法只適用於 Word ，不能用在 Excel 和 PowerPoint

先選定要設定快速輸入法的符號

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三、符號的快速輸入法 ( 續 ) 接著，我們可以選擇要設定快速輸入法的符號，再按「自動校正」這個鍵，就會出現如下的畫面

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三、符號的快速輸入法 ( 續 ) 接著在取代的地方，輸入 lb ，再按「新增」和「確定」

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三、符號的快速輸入法 ( 續 ) 以後，每次輸入 lb 再按空白鍵或標點符號，就會自動變成 了

按空白鍵

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三、符號的快速輸入法 ( 續 ) 或著，也可以用快速鍵的方式。 我們可以在 7 頁的畫面中，選擇要設定快速輸入法的符號，再按「快速鍵」這個鍵，就會出現如下的畫面

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三、符號的快速輸入法 ( 續 ) 接著，按電腦鍵盤上的 Alt, Shift, 再按 L ，再一起將這三個鍵放開，就會出現如下的畫面 然後先按「指定」 再按「關閉」

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三、符號的快速輸入法 ( 續 ) 以後，每次按 Alt + Shift ，再按 L ，再一起放開後，就會出現

註：以上所述的符號快速輸入法，只適用於 Word ，不能用在 Excel 和 PowerPoint

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四、繪圖 要調整圖形的位置和大小，除了用滑鼠之外，以下幾個技巧也可以學起來 同時調整長和寬： + Shift 讓中心的位置不變： + Ctrl 微調位置： Ctrl + 上下左右鍵 微調大小或位置： Alt + 滑鼠

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四、繪圖（續） 插入圖片時，要用框架而非文字方塊 儘可能將繪圖畫布的「配置」設為「與文字排列」，以免當文字增加時，圖片的位置會亂跑 「格式」 「繪圖畫布」 「配置」 「與文字排列」

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四、繪圖（續） 調整文字方塊中的內邊界 文字方塊的內邊界預設值皆為 0.25cm 。有時，為了要讓圖變得更小，但不想把文字變小，則需要縮小內邊界方法：選取文字方塊後，先按「格式」 「文字方塊」

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四、繪圖（續）接著再按「文字方塊」這個標籤，並且將「內邊界」的值調小，再按「確定」即可

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四、繪圖（續） 畫圖時，有時加上文字方塊，會蓋住後面的線條或箭號，而且會出現外框

此時，可以先選取文字方塊，再按「格式」「文字方塊 ( 如同 16 頁的圖 )

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四、繪圖（續）接著，在「色彩與框線」這個標籤中，將填滿的「色彩」選為「無填滿」，將框線類別的「色彩」選為「無線條」，再按「確定」

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四、繪圖（續）按照剛才說的方法，就可將文字方塊的外框，以及蓋住後面線條和箭頭的問題解決

註：只需設定一個文字方塊，其他的文字方塊，只要選取 後按 F4 即可

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四、繪圖（續） 群組： 要同時複製、剪下、移動、放大或縮小一組物件，可先將這些物件選取後，再按右鍵，選「群組物件」，再按「群組」，就可以將這些物件變成同一個群組，一同複製、剪下、移動、放大或縮小。

將右邊三個箭頭設成群組

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四、繪圖 （續）

之後，若要處理個別的物件，只需按右鍵，選「群組物件」，再按「取消群組」即可。

設為群組後，這三個箭頭就可以一起移動、剪下、和複製了群組

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五、巨集 編輯文件時，有一些事情 ( 如插入方程式 )經常做，但是每一次都要按多個按鍵，很麻煩 此時，可以用「巨集」的功能 Example: 插入 MathType

原本流程是：「插入」 「物件」 「 MathType 」 現在希望只要按 Shift + Alt + F 就可以輸入 MathType

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五、巨集（續）(a) 首先，按「工具」 「巨集」 「錄製新巨集」

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五、巨集（續）(b) 接著，點選「鍵盤」

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五、巨集（續）(c) 出現如下畫面後，先輸入想要設定的快速鍵 Shift +

Alt + F (直接按電腦上的鍵盤即可） 輸入完之後，接著按「指定」，再按「關閉」

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五、巨集（續）(d) 接著，出現如下的畫面，就是開始錄製巨集了

此時，照著原本輸入 MathType 的流程操作 「插入」 「物件」 「 MathType 」操作結束後，把 MathType 關掉

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五、巨集（續）(e) 接著，按方形的按鈕，即完成巨集的錄製

方形按鈕

以後，按 Shift + Alt + F ，就可以插入 MathType 了

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六、自動加 Fig. 與編號

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六、自動加 Fig. 與編號（續）

黃俊德製作

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七、 References 台大圖書館 http://www.lib.ntu.edu.tw/

Office 官方網站 http://office.microsoft.com/zh-tw/word/HP051866641028.aspx

別人做的小技巧http://disp.ee.ntu.edu.tw/Alex/skill%20of%20making%20paper.chm

Google http://www.google.com.tw

Office 中的 help