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1Office 2016 erkunden

In diesem Kapitel ■ Die Office-Benutzeroberfläche

verwenden

■ Office-Optionen und App-spezifische Einstellungen ändern

■ Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

■ Das Menüband anpassen

ÜbungsdateienFür die Übungsaufgaben dieses Kapitels werden keine Übungsda-teien benötigt.

Die Microsoft Office-2016 Suite enthält viele Apps, mit denen Sie unterschiedliche Aufgaben erledigen können, die jedoch so konzipiert wurden, dass sie gut zusammenarbei-ten und sich so effizient verwenden lassen.

Die Elemente, die das Erscheinungsbild der App auf dem Bildschirm steuern und die Sie verwenden, um mit der App zu interagieren, werden unter dem Begriff Benutzeroberflä-che zusammengefasst. Einige Elemente der Benutzerober-fläche, wie das Farbschema, sind optischer Natur. Andere wiederum, wie das Menüband, die Symbolleisten und die Schaltflächen, sind funktionale Elemente. Jede App besitzt Standardeinstellungen, die darauf basieren, wie die App von den meisten Anwendern verwendet wird. Sie können in jeder App die optischen und funktionalen Elemente der Benutzeroberfläche konfigurieren, damit sie zu Ihren Präfe-renzen und zu Ihrer Arbeitsweise passen.

Viele der Benutzeroberflächenelemente und Funktionen finden Sie in allen Office-Apps. Die Schritte, mit denen Sie in den unterschiedlichen Apps Dateien öffnen, speichern, suchen, drucken und teilen, sind in den Apps standardisiert. Sie können sich daher beim Erlernen neuer Fertigkeiten auf die Features konzentrieren, die für die betreffende App gelten, und die Sie benötigen, um das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation zu erstellen.

In diesem Kapitel lernen Sie verschiedene Techniken kennen, die Sie in Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016 und teilweise auch in Outlook 2016 verwenden können. Hierzu gehört der Einsatz der Einsatz der Office-Benut-zeroberfläche, das Ändern von allgemeinen Office- und spezifischen App-Einstellungen, die Konfiguration der Symbolleiste für den Schnellzugriff und das Anpassen des Menübands.

3Joan Lambert / Curtis Frye, Microsoft Office 2016 , Microsoft Press, ISBN 978-3-86490-337-3

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Die Office-Benutzeroberfläche verwendenDie Office-Benutzeroberfläche hat vor allem das Ziel, das Arbeiten mit den Office-Dateien, einschließlich der Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint-Präsentationen und Outlook-E-Mail-Nachrichten so intuitiv wie möglich zu machen.

Wie Sie eine der Office-Apps starten hängt vom Betriebssystem ab, das Sie auf Ihrem Compu-ter verwenden.

■ In Windows 7 starten Sie eine App über das Startmenü, das Menü Alle Programme oder die Liste mit den Suchergebnissen im Startmenü

■ In Windows 8.1 starten Sie eine App über den App-Bildschirm oder über die Suchergebnisse auf der Startseite

■ In Windows 10 starten Sie eine App über das Startmenü, das Menü Alle Apps, den Startbildschirm oder das Suchfeld in der Taskleiste

Auf dem Windows-Desktop oder in der Taskleiste können sich Verknüpfungen zu den Apps befinden, über die Sie die Apps ebenfalls starten können.

Wenn Sie Word, Excel oder PowerPoint starten, ohne gleichzeitig eine bestimmte Datei zu öffnen, wird der Starbildschirm der App angezeigt. Beim Startbildschirm handelt es sich um eine Mischung aus den Seiten Öffnen und Neu der Backstage-Ansicht. Auf der linken Seite des Startbildschirms werden die zuletzt verwendeten Dateien angezeigt. Die Vorlagen für neue Dateien befinden sich auf der rechten Seite.

TIPP Sie können die Anzeige des Startbildschirms ausschalten, wenn Sie nach dem Starten der App sofort eine neue, leere Datei erhalten wollen. Weitere Informationen hierzu finden

Sie im Abschnitt »Office-Optionen und App-spezifische Einstellungen ändern« weiter hinten in diesem Kapitel.

Wenn Sie mit einer Datei arbeiten, wird sie in einem App-Fenster dargestellt, das alle Werk-zeuge enthält, mit denen Sie Inhalte bearbeiten, ergänzen und formatieren können.

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Kapitel 1: Office 2016 erkunden

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Ein typisches App-Fenster

Die Elemente eines App-FenstersDie Fenster der Office 2016-Apps enthalten üblicherweise die Elemente, die dieser Abschnitt beschreibt. Die Befehle für die Aufgaben, die Sie mit den Apps erledigen wollen, sind einfach erreichbar und auch die Befehle für die Aktionen, die Sie nicht so oft benötigen, sind einfach zu finden.

TitelleisteAm oberen Rand des App-Fensters befindet sich die Titelleiste, in der der Name der aktuellen Datei sowie der Name der App angezeigt werden. Außerdem finden Sie dort die Werkzeuge, um das App-Fenster, das Menüband und den Inhalt zu verwalten.

Menüband Titelleiste

Statusleiste

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Die Office-Benutzeroberfläche verwenden

Joan Lambert / Curtis Frye, Microsoft Office 2016 , Microsoft Press, ISBN 978-3-86490-337-3

Die Elemente der Titelleiste befinden sich immer links, mittig oder rechts in der Titelleiste

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich an der linken Seite der Titelleiste befindet, können Sie anpassen und dort die Befehle einfügen, die Sie oft benötigen. Jede App besitzt eine Standardkonfiguration der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Sie können die dort vorhandenen Schaltflächen als Ausgangspunkt verwenden und weitere Schaltflächen einfü-gen. In fast allen Apps finden Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff die Schaltflächen Speichern, Rückgängig und Wiederholen. Sie können nicht nur die anzeigten Schaltflächen konfigurieren, sondern auch die Position der Symbolleiste für den Schnellzugriff festlegen.

TIPP Möglicherweise können Sie schneller und effizienter mit der App arbeiten, wenn Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Ihre Anforderungen anpassen und dann die Symbol-

leiste für den Schnellzugriff unterhalb des Menübands und damit direkt oberhalb des Arbeitsbe-reichs der App anzeigen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt »Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Die vier Schaltflächen an der rechten Seite der Titelseite haben in allen Office-Apps die gleiche Funktion. Sie können die Anzeige des Menübands konfigurieren, indem Sie die Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen anklicken; mit der Schaltfläche Minimieren können Sie das App-Fenster zeitweise ausblenden; mit der Schaltfläche Wiederherstellen/Maximieren steuern Sie die Größe des App-Fensters; mit der Schaltfläche Schließen können Sie entweder die App beenden oder das aktive Dokument schließen.

MenübandUnterhalb der Titelleiste befindet sich das Menüband. Dies ist der zentrale Ort, in dem sich alle Befehle für die Bearbeitung von Office-Dokumenten befinden.

Die Registerkarte Datei öffnet die Backstage-Ansicht

Symbolleiste für den Schnellzugriff Name der App

Aktive Registerkarte Inaktive Registerkarten

Befehlsgruppen Startprogramm für ein Dialogfeld

DateinameMenüband- Anzeigeoptionen

Fenster- verwaltung

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1TIPP Machen Sie sich keine Sorgen, wenn das Menüband auf Ihrem Bildschirm anders aussieht als in den Abbildungen dieses Buchs. Möglicherweise haben Sie Programme

installiert, die weitere Registerkarten in das Menüband eingefügt haben. Auch kann es sein, dass Ihre Anzeigeeinstellungen leicht unterschiedlich sind. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt »Menüband anpassen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Im oberen Bereich des Menübands befinden sich mehrere Registerkarten. Wenn Sie eine Registerkarte anklicken, werden die aufgabenbezogenen Befehle dieser Registerkarte ange-zeigt. Die Befehle sind in Gruppen zusammengefasst.

Die eher allgemeinen Befehle, mit denen Sie die Apps die Dateien (und nicht den Dateiinhalt) verwalten, befinden sich in der sogenannten Backstage-Ansicht. Die Backstage-Ansicht wird durch einen Klick auf die Registerkarte Datei geöffnet, die sich ganz links im Menüband befin-det. In der Backstage-Ansicht sind die Befehle auf verschiedenen Seiten zusammengefasst. Die Seiten werden geöffnet, indem Sie auf eine der farbigen Seitenregisterkarten klicken, die sich an der linken Seite der Backstage-Ansicht befinden. Um zum Dokument zurückzukehren und wieder das Menüband anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, die sich oberhalb der Seitenregisterkarten befindet.

In der Backstage-Ansicht verwalten Sie die Dateien und konfigurieren Sie die App-Einstellungen

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Die Befehle für das Bearbeiten des Dokumentinhalts befinden als Schaltflächen auf den weite-ren Registerkarten des Menübands. Auf der Registerkarte Start, die standardmäßig geöffnet ist, befinden sich die Befehle, die am häufigsten verwendet werden. Wenn im Dokument ein bestimmtes Element wie eine Abbildung, eine Tabelle oder ein Diagramm markiert wird, blen-den die Apps weitere Registerkarten ein, die sogenannten kontextbezogenen Registerkarten. Auf diesen kontextbezogenen Registerkarten finden Sie weitere Befehle, mit denen Sie das im Dokument markierte Element bearbeiten können. Ist das betreffende Objekt nicht mehr aus-gewählt, blenden die Apps die kontextbezogenen Registerkarten wieder aus.

TIPP Einige Befehle, die Sie möglicherweise von vorherigen Office-Versionen kennen, tauchen eventuell nicht mehr im Menüband auf. In den meisten Fällen sind diese Befehle

jedoch weiterhin vorhanden und Sie können sie entweder in die Symbolleiste für den Schnellzugriff oder in das Menüband einfügen. Weitere Informationen hierzu finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel in den Abschnitten »Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen« und »Menüband anpassen«.

Auf den einzelnen Registerkarten sind die Schaltflächen, die jeweils einen Befehl darstellen, in benannten Gruppen zusammengefasst. Sie können auf eine Schaltfläche zeigen, damit die App eine QuickInfo einblendet, in der der Name des Befehls, eine kurze Featurebeschreibung und die Tastenkombination angezeigt wird, falls dem Befehl eine zugewiesen wurde.

In den QuickInfos werden der Befehlsname, die Tastenkombination und eine Featurebeschreibung angezeigt

TIPP Sie können festlegen, ob die QuickInfos angezeigt werden und welche Informationen dort enthalten sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt »Office- und App-spezifi-

sche Einstellungen ändern« weiter hinten in diesem Kapitel.

Einige der Schaltflächen sind mit einem Pfeil versehen; dieser Pfeil kann entweder in die Schaltfläche integriert sein oder sich neben der Schaltfläche befinden. Um festzustellen, ob der Pfeil in die Schaltfläche integriert ist oder nicht, zeigen Sie auf die Schaltfläche. Wenn sowohl

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1die Schaltfläche als auch der Pfeil hervorgehoben werden, können Sie die Schaltfläche ankli-cken und in einen Menü die exakte Aktion der Schaltfläche auswählen. Falls entweder nur die Schaltfläche oder nur der Pfeil hervorgehoben werden, können Sie die Schaltfläche anklicken, um die Standardaktion auszulösen bzw. die Standardformatierung zuzuweisen. Wenn Sie den Pfeil anklicken und dann im Menü eine Aktion anklicken, wird diese Aktion ausgelöst. Wenn Sie den Pfeil anklicken und dann im Menü eine Formatierungsoption auswählen, wird die ausgewählte Formatierung zugewiesen und diese Formatierung wird gleichzeitig zur Standard-formatierung, die mit der Schaltfläche zugewiesen wird.

Die Schaltfläche Schriftfarbe ist ein Beispiel einer Schaltfläche mit einem Pfeil, bei der Sie die Standardformatie-rung ändern können

Formatierungsoptionen, bei denen Ihnen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen, werden oft in Form eines Katalogs angezeigt, in dem Sie Miniaturansichten der ver-schiedenen Auswahlmöglichkeiten sehen. Wenn Sie in einem Katalog auf eine Miniaturansicht zeigen bewirkt das Feature Livevorschau, dass Sie im Dokument sehen können, wie sich diese Option auswirken würde, wenn Sie die Option anklicken. Falls ein Katalog mehr Miniaturbil-der enthält, als derzeit in dem im Menüband zur Verfügung stehenden Platz anzeigt werden können, verwenden Sie den Bildlaufpfeil oder die Schaltfläche Weitere, die sich an der rechten Seite des Katalogs befinden, um auch diese Optionen zu sehen.

Verwandte, aber seltener benötige Befehle werden nicht als Schaltfläche in einer Gruppe dar-gestellt, sondern stehen in Dialogfeldern oder Aufgabenbereichen zur Verfügung. Um das Dia-logfeld bzw. den Aufgabenbereich zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Startprogramm für ein Dialogfeld, die sich in der unteren rechten Ecke der Gruppe befindet.

TIPP An der rechten Seite des Menübands befindet sich die Schaltfläche Das Menüband reduzieren, die durch ein kleines Dreieck symbolisiert wird. Weitere Informationen hierzu

finden Sie im Abschnitt »Das Menüband und die Statusleiste verwenden« etwas weiter hinten.

Getrennte Pfeile

Integrierte Pfeile

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Sag mir, was du machen möchtestWenn Sie einen Begriff in das Feld Was möchten Sie tun eingeben, das sich rechts neben den Registerkarten im Menüband befindet, sehen Sie eine Liste von verwand-ten Befehlen und Links zu weiteren Onlineressourcen. Alternativ können Sie auch (F1) drücken, um das Hilfefenster der jeweiligen App zu öffnen.

Der einfache Weg, um in allen Office-Apps Hilfe zu erhalten

StatusleisteAm unteren Rand des App-Fensters befindet sich die Statusleiste, in der Informationen über die aktuelle Datei angezeigt werden und über die Sie auf bestimmte Features der App zugrei-fen können. Sie können konfigurieren, welche Informationen und welche Werkzeuge in der Statusleiste angezeigt werden. Bestimmte Informationen, wie die Meldung Verfügbare Doku-mentaktualisierungen, werden nur dann in der Statusleiste angezeigt, wenn die betreffende Bedingung zutrifft.

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Sie können festlegen, welche Elemente in der Statusleiste angezeigt werden sollen

An der rechten Seite der Statusleiste der App-Fenster von Word, Excel und PowerPoint finden Sie die Ansichtssymbole, den Zoomregler sowie die Schaltfläche Zoom. Mit diesen Werkzeu-gen lässt sich einfach und bequem festlegen, wie die Dateiinhalte dargestellt werden sollen.

Mit den Schaltflächen im Bereich Ansichtssymbole können Sie festlegen, wie der Dateiinhalt dargestellt werden soll. Verwenden Sie die Werkzeuge im Bereich Zoom, um den Zoomfaktor zu ändern.

SIEHE AUCH Informationen über die Änderung der Darstellung von Dateiinhalten finden Sie im Abschnitt »Unterschiedliche Ansichten für Dateien verwenden« in Kapitel 2.

Ansichtssymbole Zoomregler

Schaltfläche Zoom

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Das Menüband und die Statusleiste verwendenDas Menüband soll Ihnen die Bearbeitung der Dateiinhalte so intuitiv wie möglich machen. Das Menüband ist dynamisch; wenn sich die Breite des Menübands ändert, passen sich die Schaltflächen und Gruppen an den zur Verfügung stehenden Platz an. Dies führt dazu, dass eine Schaltfläche entweder klein oder groß dargestellt wird, dass sie mit einer Beschriftung versehen ist oder nicht, oder dass die Schaltfläche nicht direkt im Menüband, sondern als Befehl in einem Untermenü, einer Liste erscheint.

Wenn beispielsweise genügend Platz zur Verfügung steht, werden die meisten Befehle der Word-Registerkarte Verweise als einzelne Schaltflächen dargestellt und Sie können direkt die in den verschiedenen Gruppen vorhandenen Befehle sehen.

Bei einer Fensterbreite von 1024 Pixeln sind die meisten Schaltflächenbeschriftungen sichtbar

Wenn Sie in der Breite den Platz verkleinern, der dem Menüband zur Verfügung steht, ver-schwinden die kleinen Schaltflächen und es kann passieren, dass eine ganze Gruppe von Schaltflächen in einer Schaltfläche zusammengefasst wird. Wenn Sie dann diese Gruppen-schaltfläche anklicken, sehen Sie eine Liste mit den zu dieser Gruppe gehörenden Befehlen.

Beschriftungen verschwinden und Gruppen werden als Gruppenschaltfläche zusammengefasst

Falls das Menüband zu schmal wird, um alle Gruppen darstellen zu können, wird an der rech-ten Seite des Menübands ein Bildlaufpfeil angezeigt. Klicken Sie den Bildlaufpfeil an, um die derzeit nicht sichtbaren Gruppen zu sehen.

Führen Sie einen Bildlauf durch, um weitere Gruppenschaltflächen zu sehen

Große Schaltfläche

Gruppenschaltfläche

Bildlaufpfeil

Kleine, nicht beschriftete Schaltfläche

ListeKleine, beschriftete Schaltfläche

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1Die Breite des Menübands hängt von drei Faktoren ab:

■ Breite des App-Fensters Wenn Sie das App-Fenster maximieren, erhalten Sie den maximalen Platz für das Menüband

■ Bildschirmauflösung Bei der Bildschirmauflösung handelt es sich um die Größe Ihres Bildschirms; sie wird durch die Anzahl der in der Breite und der in der Höhe verfügbaren Pixel ausgedrückt. Je größer die Bildschirmauflösung ist, desto mehr Informationen sind gleichzeitig auf dem Bildschirm sichtbar. Die möglichen Bildschirmauflösungen hängen von der in Ihrem Computer vorhandenen Grafikkarte und von dem verwendeten Bildschirm ab. Übliche Bildschirmauflösungen liegen im Bereich zwischen 800 x 600 bis hin zu 2560 x 1440 Pixeln; es gibt aber auch noch höhere Auflösungen. Je größer die Anzahl der Pixel für die Breite ist (der erste Wert), desto mehr Schaltflächen können gleichzeitig im Menüband dargestellt werden.

■ Vergrößerungsfaktor, der für den Bildschirm eingestellt ist Wenn Sie in Windows den Vergrößerungsfaktor Ihres Bildschirms anpassen, werden Text und Benutzeroberflächenelemente größer dargestellt und sind daher besser lesbar, jedoch passen dann weniger Elemente auf den Bildschirm

Sie können das Menüband komplett ausblenden, falls Sie beim Arbeiten mit dem Dokument keine der Schaltflächen benötigen oder das Menüband so verkleinern, dass nur die Register-karten sichtbar sind. (Dies ist ein gutes Verfahren, um bei kleineren Bildschirmen mehr Platz in der Höhe zu erhalten.) Sie können dann das Menüband zeitweise wieder einblenden, wenn Sie eine Schaltfläche anklicken wollen, oder es wieder dauerhaft anzeigen lassen, wenn Sie meh-rere Schaltflächen anklicken müssen.

Das App-Fenster maximieren

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

● Klicken Sie auf die Schaltfläche Maximieren

● Doppelklicken Sie auf die Titelleiste

● Ziehen Sie an den Rändern eines Fensters, das derzeit nicht maximiert ist

● Ziehen Sie das Fenster an den oberen Bildschirmrand. (Wenn der Mauszeiger den oberen Bildschirmrand erreicht, wird das gezogene Fenster maximiert.)

Die Bildschirmauflösung ändern

TIPP Die genauen Schritte zum Ändern der Bildschirmauflösung variieren je nach Betriebs-system, Sie sollten jedoch mit den nachfolgend beschriebenen Schritten in der Lage sein, in

Windows 7, Windows 8.1 und Windows 10 die benötigten Einstellungen zu erreichen.


● Klicken Sie in Windows 7 und Windows 8.1 mit der rechten Maustaste auf den Desk-top und wählen Sie Bildschirmauflösung

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● Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Windows 10-Desktop und wählen Sie Anzeigeeinstellungen. Klicken Sie im Fenster Einstellungen unten im Bereich Anzeige anpassen auf den Link Erweiterte Anzeigeeinstellungen.

● Geben Sie in die Windows Suche Bildschirmauflösung ein und klicken Sie in den Suchergebnissen auf Bildschirmauflösung anpassen

● Öffnen Sie das Systemsteuerungselement Anzeige und klicken Sie auf Auflösung anpassen

2. Klicken Sie die gewünschte Auflösung an oder ziehen Sie, falls vorhanden, den Regler und klicken Sie dann zuerst auf Übernehmen oder auf OK. Windows zeigt eine Vor-schau der eingestellten Auflösung an.

3. Wenn Sie die Änderungen übernehmen wollen, klicken Sie im Meldungsfeld auf Ände-rungen beibehalten. Wenn Sie diese Schaltfläche nicht anklicken, stellt Windows nach einer kurzen Wartezeit die vorige Auflösung wieder her.

Das Menüband vollständig ausblenden

1. Klicken Sie an der rechten Seite der Titelleiste auf die Schaltfläche Menüband- Anzeigeoptionen.

Die Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen befindet sich in der Titelleiste, damit sie auch bei ausge-blendetem Menüband verfügbar ist

2. Klicken Sie in Menü der Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen auf Menüband automatisch ausblenden.

Im Menüband nur die Registerkarten anzeigen lassen


● Doppelklicken Sie auf den Namen einer beliebigen Registerkarte

● Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des App-Fensters auf Menüband-Anzeigeop-tionen und dann auf Registerkarten anzeigen

● Klicken Sie in der unteren rechten Ecke des Menübands auf die Schaltfläche Das Menüband reduzieren

● Drücken Sie (Strg)+(F1)

Menüband-Anzeigeoptionen

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1Das Menüband zeitweise einblenden

1. Klicken Sie den Namen einer Registerkarte an, um diese zu öffnen, bis Sie einen Befehl angeklickt haben oder Sie außerhalb des Menübands klicken.

Das Menüband wieder dauerhaft einblenden


● Doppelklicken Sie auf den Namen einer beliebigen Registerkarte

● Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des App-Fensters auf Menüband-Anzeigeop-tionen und dann auf Registerkarten und Befehle anzeigen

● Drücken Sie (Strg)+(F1)

Festlegen, welche Elemente in der Statusleiste angezeigt werden sollen

1. Klicken Sie Statusleiste mit der rechten Maustaste an, um das Menü Statusleiste anpas-sen zu öffnen. Ein Häkchen neben einem Eintrag zeigt an, dass das Element derzeit aktiviert ist.

2. Klicken Sie eines der Elemente an, um es zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Die Ände-rung ist sofort sichtbar. Das Menü bleibt geöffnet, damit Sie mehrere Änderungen vornehmen können.

3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie außerhalb des Menüs, um es zu schließen.

Schrittfolgen anpassenDas Buch enthält zahlreiche Abbildungen, in denen Elemente der Benutzeroberfläche (wie das Menüband und das App-Fenster) dargestellt werden, die Sie verwenden, während Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf einem Windows-Computer bestimmte Aufgaben erledigen. Je nachdem, welche Bildschirmauflösung Sie verwen-den und wie breit das App-Fenster ist, kann es sein, dass das Menüband bei Ihnen etwas anders aussieht als in den Abbildungen dieses Buchs.

Einfache Schrittanweisungen verwenden dieses Format:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf die Schaltfläche SmartArt.

Falls sich der Befehl in einer Liste befindet, verwenden unsere Schrittfolgen das fol-gende Format:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf den Pfeil der Schaltfläche Suchen und dann auf Gehe zu.

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Falls sich aufgrund von Unterschieden zwischen der von Ihnen und uns verwendeten Bildschirmeinstellungen Unterschiede in der Darstellung des Menübands ergeben, können Sie die im Buch verwendeten Schrittfolgen einfach anpassen, um den benö-tigten Befehl zu finden. Klicken Sie zuerst die angegebene Registerkarte an und suchen Sie dann nach der angegebenen Befehlsgruppe. Falls eine Gruppe als Grup-penliste oder als Gruppenschaltfläche zusammengefasst wurde, klicken Sie die Liste bzw. die Gruppenschaltfläche an, um die zur Gruppe gehörenden Befehle zu sehen. Falls Sie die benötigte Schaltfläche nicht auf den ersten Blick erkennen können, zeigen Sie auf mögliche Kandidaten, damit der Name der Schaltfläche in einer QuickInfo angezeigt wird. Anweisungen, die aus mehreren Einzelschritten bestehen, verwenden dieses Format:

1. Um den Absatz zu markieren, den Sie in Spalten darstellen wollen, klicken Sie den Absatz dreimal an.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Seite einrichten auf die Schaltfläche Spalten, um das zugehörige Menü zu öffnen.

3. Klicken Sie im Menü Spalten auf Drei.

Falls Sie in nachfolgenden Schrittfolgen die gleiche Befehlssequenz verwenden müssen, kann es sein, dass diese dort in vereinfachter, komprimierter Form angegeben sind, um zu viele Wiederholungen zu vermeiden:

1. Markieren Sie den Absatz, den Sie dreispaltig formatieren wollen.

2. Klicken Sie im Menü Spalten auf Drei.

Die Anweisungen in diesem Buch gehen davon aus, dass Sie die Bildschirmelemente von Excel durch Klicken (mit einer Maus, einem Touchpad oder einem anderen Einga-begerät) auswählen. Falls Sie eine andere Eingabemethode verwenden, beispielsweise weil Ihr Computer mit einem Touchscreen ausgestattet ist und Sie daher mit Ihrem Finger oder einem Stift auf den Bildschirm tippen, dann ersetzen Sie das »Klicken« in den Schrittfolgen durch die Eingabemethode, die Sie verwenden.

Die Elemente der Benutzerschnittstelle von Excel, die Sie anklicken bzw. antippen, werden in diesem Buch mit dem Begriff Schaltfläche (und nicht Taste) bezeichnet. Die physikalischen Tasten Ihrer Tastatur hingegen werden Tasten genannt. Wir verwenden also die Standardterminologie, wie sie auch in der Dokumentation dieser Produkte verwendet wird.

An den Stellen, an denen Sie in den Schrittfolgen aufgefordert werden, bestimmte Informationen einzugeben, können Sie dies mit einer externen Tastatur erledigen, hierfür auf eine Bildschirmtastatur tippen oder die Spracheingabe verwenden. Wie Sie genau vorgehen, hängt zum einen von der Ausstattung Ihres Computers und zum anderen davon ab, welche Eingabeart Sie bevorzugen.

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1Office-Optionen und App-spezifische Einstellungen ändernAuf die App-Einstellungen greifen Sie über die Backstage-Ansicht zu; die meisten Optionen finden Sie auf der Seite Konto und im Dialogfeld Optionen.

Kontoinformationen verwaltenIn allen Office-Apps finden Sie auf der Seite Konto der Backstage-Ansicht Informationen über Ihre Installation der betreffenden App. Die Seite Konto enthält unter anderem die folgenden Informationen:

■ Ihr Microsoft-Konto mitsamt Links, um das Konto zu verwalten

■ Den aktuellen Office-Hintergrund und das aktuelle Office-Design

■ Speicherorte und Dienste (wie Facebook und LinkedIn), die Sie mit Office verbunden haben

■ Abonnement-Informationen und Links, um das Abonnement zu verwalten – vorausgesetzt, Sie verwenden Office im Rahmen eines Office 365-Abonnements

■ Die Versionsnummer der App und Update-Optionen

Kontoinformationen in Excel

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Office-Optionen und App-spezifische Einstellungen ändern


Sie können das Aussehen der App-Fenster personalisieren, indem Sie einen anderen Office-Hintergrund und ein anderes Office-Design auswählen. (Die Änderung von Hintergrund und Design wirkt sich nur auf die Apps von Office 2016 aus und hat keinen Einfluss auf das Windows-Design und den Desktop-Hintergrund.) Die Hintergrundbilder sind unaufdringliche Grafiken, die die in der Titelleiste der Apps angezeigt werden. Ihnen stehen insgesamt 14 Hin-tergründe zur Verfügung; Sie können auch keinen Hintergrund verwenden.

Die Hintergründe stellen verschiedene Motive dar

Während wir diese Zeilen schreiben, gibt es drei verschiedene Office-Designs:

■ Bunt Die Titelleiste und die Registerkarten im Menüband werden in der Farbe der jeweiligen App dargestellt. Für die Befehle im Menüband, die Statusleiste und die Backstage-Ansicht wird ein helles Grau verwendet.

■ Dunkelgrau Die Titelleiste und die Registerkarten im Menüband werden in Dunkelgrau angezeigt. Für die Befehle im Menüband, die Statusleiste und die Backstage-Ansicht wird ein helles Grau verwendet.

■ Weiß Die Titelleiste, die Registerkarten im Menüband, die Befehle im Menüband und die Backstage-Ansicht werden in Weiß dargestellt. Für die Statusleiste wird die Farbe der App verwendet.

Es gibt Gerüchte, dass in naher Zukunft weitere Office-Designs zur Verfügung stehen.

TIPP Die Abbildungen in diesem Buch wurden mit der Einstellung Ohne Hintergrund gemacht, damit die Elemente der Benutzeroberfläche besser sichtbar sind. Für das Office-

Design verwenden wir die Option Bunt, damit Sie die verschiedenen Office-Apps leicht unterschei-den können.

Im Bereich Verbundene Dienste der Seite Konto können Sie Office mit Facebook-, Flickr- und YouTube-Konten verbinden, um auf Bilder und Videos zuzugreifen; mit Microsoft SharePoint-Sites, OneDrive-Speicherorten und zu LinkedIn- und Twitter-Accounts, um Dokumente zu teilen. Sie müssen ein Konto bei einem der Dienste besitzen, bevor Sie den Dienst mit Office verbinden können.

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1Die Änderungen, die Sie auf der Seite Konto vornehmen, wirken sich auf alle Office-Apps aus, die auf allen Computern installiert sind, auf denen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmel-den. Wenn Sie beispielsweise den Office-Hintergrund in Word auf einem Computer ändern, so wird der Hintergrund auch in Outlook auf allen anderen Computern, auf denen Sie Office mit dem gleichen Microsoft-Konto verwenden, angepasst.

Die Einstellungen für Ihr Office-Konto anzeigen

1. Starten Sie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

● Klicken Sie in Word, Excel oder PowerPoint auf Konto

● Klicken Sie in Outlook auf Office-Konto

Ihr Microsoft-Konto verwalten

1. Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

2. Klicken Sie einen der Links im Bereich Benutzer-Informationen an, um den jeweiligen Vorgang zu starten.

Den Hintergrund des App-Fensters für alle Office-Apps ändern


2. Öffnen die Liste Office-Hintergrund, zeigen Sie in der Liste auf eine der Optionen, um im App-Fenster eine Livevorschau zu sehen und klicken Sie den Hintergrund an, den Sie verwenden wollen.

Das Farbschema des App-Fensters für alle Office-Apps ändern


2. Öffnen Sie die Liste Office-Design und klicken Sie auf Bunt, Dunkelgrau oder Weiß.

Office mit einem Cloudspeicher oder einem sozialen Netzwerk verbinden


2. Klicken Sie unten im Bereich Verbundene Dienste auf Dienst hinzufügen. Wählen Sie dann den Typ des Diensts aus, zu dem Sie eine Verbindung einrichten wollen und kli-cken Sie abschließend auf den gewünschten Dienst.

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Mit dem Link OneDrive können Sie eine Verbindung zu OneDrive und zu OneDrive for Business herstellen

Ihr Office 365-Abonnement verwalten


2. Klicken Sie im Bereich Produktinformationen auf die Schaltfläche Konto verwalten, um die Anmeldeseite für die Verwaltung Ihres Office 365Abos zu öffnen.

3. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Kennwort ein, um sich anzumelden.

Office-Updates verwalten


2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Updateoptionen und klicken Sie dann die Aktion an, die Sie ausführen wollen.

Sie können in der Backtage-Ansicht verfügbare Updates installieren, bevor diese automatisch installiert werden

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1Die Optionen der verschiedenen Apps verwendenWenn Sie auf der linken Seite der Backstage-Ansicht auf Optionen klicken, wird das Optio-nen-Dialogfeld der aktuellen App geöffnet. Sie finden in allen Optionen-Dialogfeldern die Kategorie Allgemein mit benutzerspezifischen Informationen, die von allen Apps gemeinsam verwendet werden. Teilweise handelt es sich um die gleichen Informationen, die Sie auf der Seite Konto der Backstage-Ansicht konfigurieren.

Sie können das Verhalten der einzelnen Apps mit deren Optionen-Dialogfeld konfigurieren

Das Dialogfeld Optionen der einzelnen Apps enthält Hunderte von Einstellungen, die nur für die jeweilige App gelten. Sie können dort beispielsweise die folgenden nützlichen Änderungen vornehmen:

■ In Word können Sie das Standardverhalten beim Einfügen von Inhalten ändern und von remote gespeicherten Dateien lokale Kopien erstellen sowie die remote gespeicherten Dateien aktualisieren lassen, wenn Sie die lokale Kopie speichern

■ In Excel können Sie die Richtung festlegen, in die die Zellmarkierung nach dem Drücken der (¢)-Taste verschoben wird und die Kommentarindikatoren in den Zellen ausblenden

■ In PowerPoint können Sie die Symbolleiste ausblenden, die automatisch angezeigt wird, wenn Sie eine Präsentation im Vollbildmodus starten. Oder Sie legen fest, dass nach dem Ende der Präsentation nicht automatisch eine schwarze Folie angezeigt wird.

■ In Outlook können Sie den Kalender konfigurieren, damit Ihre Arbeitstage berücksichtigt werden. Außerdem können Sie die Feiertage einer Region bzw. eines Lands in den Kalender einfügen lassen.

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Daneben gibt es auch Einstellungen, die sich lediglich auf die Datei beziehen, die Sie gerade bearbeiten. So können Sie beispielsweise Rechtschreib- und Grammatikfehler ausblenden und die Kompressionsstufe der Bilder in einem Dokument oder einer Präsentation festlegen, um entweder die Bildqualität zu verbessern oder um die Dateigröße zu verringern.

TIPP Die ausführliche Beschreibung des Optionen-Dialogfelds der verschiedenen Apps würde den Rahmen dieses Buchs sprengen. Ausführliche Informationen finden Sie in weiteren

Büchern aus der Schritt-für-Schritt-Reihe, u.a. in: Microsoft Word 2016 – Schritt für Schritt und Microsoft Excel 2016 – Schritt für Schritt, die im dpunkt.verlag unter dem Label »Microsoft« erschie-nen sind.

Einige der Einstellungen sind App-übergreifend und sie stehen Ihnen daher im Dialogfeld Optionen aller Apps zur Verfügung. Hier einige Beispiele:

■ Sie können die Minisymbolleiste ausschalten, auf der Sie häufig benötigte Befehle zur Formatierung finden und die eingeblendet wird, wenn Sie Inhalte markieren

■ Sie können die Livevorschau deaktivieren falls es Sie stört, dass sich die Dokument-formatierung ändert, während Sie mit der Maus auf eine der Formatierungsoptionen zeigen

■ Sie können die Anzeige der QuickInfos abschalten, in denen Hinweise zur Schaltfläche angezeigt werden, auf der sich der Mauszeiger befindet, oder die in den QuickInfos angezeigten Informationen einschränken

■ Sie können den Benutzernamen und die Initialen festlegen, die in Kommentaren und in nachverfolgten Änderungen angezeigt werden sollen. Außerdem können Sie die Informationen des Kontos überschreiben, das mit Ihrer Office-Installation verbunden ist.

■ Sie können den Startbildschirm für Word, Excel und PowerPoint einzeln abschalten. Wenn der Startbildschirm deaktiviert ist und Sie die App ohne eine bestimmte Datei starten, erhalten Sie automatisch eine neue, leere Datei.

Nachdem Sie eine Zeitlang mit einer App gearbeitet haben, möchten Sie vielleicht weitere Ein-stellungen ändern und so die App genau auf Ihre Arbeitsweise anpassen. Hierzu ist es wichtig zu wissen, welche Einstellmöglichkeiten im Dialogfeld Optionen zur Verfügung stehen, da Sie dann die Änderungen, die Sie an der App vornehmen wollen, festlegen und Sie die App dann effizienter verwenden können.

TIPP Zwei App-Elemente, die Sie im Dialogfeld Optionen konfigurieren können, sind die Symbolleiste für den Schnellzugriff und das Menüband. Ausführliche Informationen hierzu

finden Sie in den Abschnitten »Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen« und »Das Menüband anpassen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Das App-spezifische »Optionen«-Dialogfeld öffnen

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen.

2. Klicken Sie im linken Bereich auf Optionen.

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1Die Minisymbolleiste aktivieren bzw. deaktivieren

1. Öffnen Sie das App-spezifische Optionen-Dialogfeld.

2. Schalten Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Benutzeroberflächenoptionen das Kontrollkästchen Minisymbolleiste für die Auswahl anzeigen ein bzw. aus.

Das Feature Livevorschau aktivieren bzw. deaktivieren


2. Schalten Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Benutzeroberflächenoptionen das Kontrollkästchen Livevorschau aktivieren ein bzw. aus.

Die Anzeige der QuickInfos steuern


2. Öffnen Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Benutzeroberflächenoptionen die Liste QuickInfo-Format und klicken Sie dann eine der folgenden Optionen an:

● Featurebeschreibungen in QuickInfos anzeigen

● Featurebeschreibungen in QuickInfos nicht anzeigen

● QuickInfos nicht anzeigen

Die Benutzerinformationen ändern, die in Kommentaren und nachverfolgten Änderun-gen angezeigt werden

WICHTIG Der Benutzername und die Initialen werden von den Office-Apps gemeinsam verwendet. Wenn Sie diese in einer App ändern, dann werden sie in allen Apps angepasst.


2. Führen Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Microsoft Office-Kopie personalisieren folgende Aktionen durch:

● Geben Sie in die Felder Benutzername und Initialen die Informationen ein, die Sie verwenden wollen

● Schalten Sie das Kontrollkästchen Immer diese Werte verwenden, unabhängig von der Anmeldung bei Office ein

3. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf OK.

Den Startbildschirm der App aktivieren bzw. deaktivieren


2. Schalten Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Startoptionen das Kontrollkästchen Startbildschirm beim Starten dieser Anwendung anzeigen ein bzw. aus.

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Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassenIn der Symbolleiste für den Schnellzugriff befinden sich standardmäßig die Schaltflächen Speichern, Rückgängig und Wiederholen. Falls Sie regelmäßig bestimmte Befehle von unter-schiedlichen Registerkarten des Menübands benötigen, können Sie diese in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen. Die Befehle stehen Ihnen dann immer zur Verfügung, ohne dass Sie zwischen den Registerkarten navigieren müssen.

Sie können direkt vom Menüband aus weitere Befehle in die Symbolleiste für den Schnellzu-griff einfügen. Oder Sie verwenden hierfür die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff im Dialogfeld Optionen.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist der bequemste Ort für häufig verwendete Befehle

TIPP Sie können sich auch die Befehle anzeigen lassen, die standardmäßig nicht im Menü-band vorhanden sind. Öffnen Sie dazu das Optionen-Dialogfeld der App, öffnen Sie auf der

Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff oder Menüband anpassen die Liste Befehle auswählen und klicken Sie auf Nicht im Menüband enthaltene Befehle.

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1Sie können die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf unterschiedliche Weisen anpassen:

■ Sie können eine benutzerdefinierte Symbolleiste für den Schnellzugriff erstellen, die für alle Dokumente gilt, oder eine Symbolleiste definieren, die nur für ein bestimmtes Dokument gelten soll

■ Sie können alle Befehle in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen, also Befehle aus allen Gruppen aller Registerkarten, einschließlich der kontextbezogenen Registerkarten

■ Sie können zwischen die Schaltflächen Trennzeichen einfügen und so die Befehle in Gruppen zusammenfassen

■ Sie können die Schaltflächen verschieben, bis Sie in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge angezeigt werden

■ Sie können die Symbolleiste für den Schnellzugriff wieder auf die Standardkonfiguration zurücksetzen

Nachdem Sie Befehle in die Symbolleiste für den Schnellzugriff eingefügt haben, können Sie die Schaltflächen anordnen und in Gruppen zusammenfassen. Hierdurch wird es leichter, schnell die gewünschte Schaltfläche zu finden.

Wenn Sie weitere Schaltflächen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen, wird die Leiste automatisch breiter. Falls Sie viele Schaltflächen hinzufügen, wird der Text in der Titel-leiste schwerer lesbar oder es kann passieren, dass nicht mehr alle Schaltflächen sichtbar sind. Um dieses Problem zu lösen und um die Symbolleiste für den Schnellzugriff näher an den Dokumentinhalt zu bringen, können Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff auch unter dem Menüband anzeigen lassen.

Vom Menüband aus einen Befehl in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen


● Klicken Sie im Menüband einen Befehl mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Mit diesem Befehl können Sie jeden Befehl des Menübands, aber auch Dropdown-Listen mit Optionen sowie Kataloge mit Miniaturansichten hinzufügen.

● Klicken Sie an der rechten Seite der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Klicken Sie im Menü mit den häufig verwendeten Befehlen auf den Befehl, den Sie hinzufügen wollen.

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Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen


Im Menü finden Sie häufig verwendete Befehle

Die Seite »Symbolleiste für den Schnellzugriff« des Dialogfelds »Optionen« anzeigen


● Klicken Sie an der rechten Seite der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen und dann auf Weitere Befehle

● Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und klicken Sie dann in der Backstage-Ansicht auf Optionen. Klicken Sie auf der linken Seite des Dialogfelds Optionen auf Symbol-leiste für den Schnellzugriff.

● Klicken Sie eine beliebige Registerkarte oder eine freie Stelle im Menüband mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Passen Sie die Symbolleiste für den Schnell-zugriff an

Mit dem Dialogfeld »Optionen« eine Schaltfläche in die Symbolleiste für den Schnell-zugriff einfügen

1. Öffnen Sie die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Optionen.

2. Klicken Sie in der Liste Befehle auswählen die Registerkarte an, auf der sich der Befehl befindet, oder klicken Sie auf Häufig verwendete Befehle, Nicht im Menüband enthal-tene Befehle, Alle Befehle oder Makros.

3. Suchen Sie in der linken Liste den Befehl, den Sie in die Symbolleiste für den Schnellzu-griff einfügen wollen, und markieren Sie ihn. Klicken Sie dann auf Hinzufügen.

4. Nehmen Sie, falls gewünscht, weitere Anpassungen vor und klicken Sie abschließend im Dialogfeld Optionen auf OK.

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1Die Position der Symbolleiste für den Schnellzugriff festlegen


● Klicken Sie an der rechten Seite der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen und dann auf Unter dem Menüband anzeigen oder auf Über dem Menüband anzeigen.

● Öffnen Sie die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Optionen. Schalten Sie unten im Bereich Befehle auswählen das Kontrollkästchen Symbolleiste für den Schnellzugriff unter dem Menüband anzeigen ein bzw. aus.

Für eine bestimmte Datei eine benutzerdefinierte Symbolleiste für den Schnellzugriff definieren


2. Klicken Sie in der Liste Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen, die sich auf der rechten Seite befindet, auf Für Dateiname.

3. Fügen Sie die Befehle in die Symbolleiste ein, die allen, die diese Datei bearbeiten, zur Verfügung stehen sollen, und klicken Sie dann auf OK. Die App zeigt die dateispezifische Symbolleiste für den Schnellzugriff rechts neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff des Benutzers an.

TIPP Falls sich ein Befehl sowohl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff des Benutzers als auch in der dateispezifischen Symbolleiste für den Schnellzugriff

befindet, wird die betreffende Schaltfläche in beiden Symbolleisten angezeigt.

Ein Trennzeichen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen


2. Klicken Sie im rechten Bereich den Befehl an, nach dem Sie ein Trennzeichen einfügen wollen.


● Doppelklicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf <Trennzeichen>

● Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf <Trennzeichen> und dann auf Hinzufügen

4. Nehmen Sie, falls gewünscht, weitere Anpassungen vor und klicken dann auf OK.

Die Reihenfolge der Schaltflächen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ändern


2. Klicken Sie in der großen Liste auf der rechten Seite die Schaltfläche an, deren Position Sie verändern wollen. Verwenden Sie die Schaltflächen Nach oben und Nach unten, um die Schaltfläche an die gewünschte Position zu verschieben.

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Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen


Die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den Originalzustand zurücksetzen


2. Klicken Sie in der unteren linken Ecke auf Zurücksetzen und klicken Sie dann einen der folgenden Befehle an:

● Nur die Symbolleiste für den Schnellzugriff zurücksetzen

● Alle Anpassungen zurücksetzen

3. Klicken Sie im Microsoft Office-Meldungsfeld auf OK, um die Änderungen zu bestätigen.

WICHTIG Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den Originalzustand zurückzusetzen ändert nicht den Ort an dem sie angezeigt wird. Sie müssen sie manuell bewegen.

Das Menüband anpassenDas Menüband wurde entwickelt, um alle häufig verwendeten Befehle sichtbar zu machen. Hierdurch sollen alle Anwender in die Lage versetzt werden, das gesamte Potenzial der Office 2016-Apps zu nutzen. Die meisten Benutzer verwenden jedoch die gleiche App, um regel-mäßig bestimmte Aufgaben durchzuführen. Für diese Gruppe von Anwendern verursacht die Sichtbarkeit der zahlreichen Schaltflächen, oder sogar ganzer Gruppen, die sie nie verwenden, eine andere Form von Unübersichtlichkeit.

Sie können einzelne Registerkarten ausblenden bzw. sichtbar machen

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1Wollen Sie weniger Befehle sehen anstatt mehr? Oder möchten Sie im Menüband lieber eigene, spezialisierte Befehlsgruppen sehen? Beides ist möglich. Auf der Seite Menüband anpassen des Dialogfelds Optionen können Sie festlegen, welche Registerkarten im Menü-band angezeigt werden und welche Gruppen auf den Registerkarten vorhanden sein sollen.

Auf dieser Seite stehen Ihnen die folgenden Anpassungsmöglichkeiten für das Menüband zur Verfügung:

■ Sie können komplette Registerkarten ausblenden

■ Sie können Befehlsgruppen von Registerkarten entfernen. (Hierdurch wird die Gruppe nicht aus der App entfernt, sondern lediglich unsichtbar gemacht.)

■ Sie können eine Befehlsgruppe auf eine andere Registerkarte verschieben oder kopieren

■ Sie können auf allen Registerkarten benutzerdefinierte Befehlsgruppen erstellen und in diese Gruppen Befehle einfügen. (Es ist nicht möglich, in die vordefinierten Gruppen neue Befehle einzufügen.)

■ Sie können eine benutzerdefinierte Registerkarte erstellen. Sie können beispielsweise diesen Ansatz wählen, wenn Sie von den einzelnen Registerkarten nur wenige Befehle verwenden und Sie es umständlich finden, ständig zwischen den Registerkarten zu wechseln.

Haben Sie keine Angst davor, mit dem Menüband zu experimentieren, um so eine Konfigura-tion zu finden, die am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt. Falls Sie an einem bestimmten Punkt den Eindruck haben, dass das neue Menüband das Arbeiten umständlicher und nicht einfacher macht, können Sie das Menüband einfach wieder auf die Ausgangskonfiguration zurücksetzen.

WICHTIG Auch wenn es so scheint, als ob das Ändern der Standardkonfiguration des Menübands ein hervorragender Weg ist, um sich die App zu eigen zu machen, ist unsere

Empfehlung, dies nicht zu tun. Es wurden zahlreiche Untersuchungen über die Art und Weise durchgeführt, wie Anwender die in den verschiedenen Apps vorhandenen Befehle nutzen. Die Ergebnisse dieser Forschung haben den Aufbau und die Struktur des Menübands wesentlich beeinflusst. Falls Sie die Standardkonfiguration des Menübands ändern, kann dies dazu führen, dass Sie Befehle, die Sie benötigen, unbeabsichtigt löschen oder verschieben und Sie diese nicht mehr finden. Stattdessen sollten Sie erwägen, die Symbolleiste für den Schnellzugriff anzupassen. Wenn Sie die häufig von Ihnen benutzten Befehle in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen, können Sie das Menüband ausblenden und erhalten so in der Höhe mehr Platz für die Anzeige des Dokumentinhalts. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie Geräte mit kleinen Bildschirmen verwenden. Falls Sie dennoch das Menüband anpassen wollen, ist der beste Weg, für die häufig verwendeten Befehle eine benutzerdefiniere Registerkarte zu erstellen und die Standardregisterkar-ten unverändert zu lassen.

Die Seite »Menüband anpassen« des Dialogfelds »Optionen« anzeigen


● Öffnen Sie das Dialogfeld Optionen und klicken Sie auf Menüband anpassen

● Klicken Sie eine beliebige Registerkarte oder eine freie Stelle im Menüband mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Menüband anpassen

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Das Menüband anpassen


Eine Registerkarte einblenden bzw. ausblenden

1. Öffnen Sie die Seite Menüband anpassen des Dialogfelds Optionen.

2. Wählen Sie in der Liste Menüband anpassen die Gruppe der Registerkarten aus, die Sie bearbeiten wollen:

● Alle Registerkarten

● Hauptregisterkarten

● Registerkarten für Tools

3. Schalten Sie in der Liste auf der rechten Seite das Kontrollkästchen vor dem Namen der Registerkarte ein bzw. aus. Die Registerkarte Datei taucht in der Liste nicht auf, da diese nicht ausgeblendet werden kann.

Eine Befehlsgruppe von einer Registerkarte entfernen


2. Wählen Sie in der Liste Menüband anpassen die Gruppe der Registerkarten aus, die Sie bearbeiten wollen.

3. Klicken Sie im rechten Bereich vor dem Namen der Registerkarte auf die Schaltfläche Erweitern (das Pluszeichen).

4. Klicken Sie die Gruppe an, die Sie entfernen wollen, und klicken Sie dann im mittleren Bereich auf Entfernen.

Eine benutzerdefinierte Registerkarte erstellen


Erstellen Sie eine neue Registerkarte und eine neue Gruppe

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12. Klicken Sie auf der Seite Menüband anpassen auf die Schaltfläche Neue Registerkarte,

um unterhalb der in der Liste auf der rechten Seite markierten Registerkarte eine neue Registerkarte zu erstellen. Die neue Registerkarte enthält eine leere, benutzerdefinierte Gruppe.

Eine benutzerdefinierte Registerkarte umbenennen

1. Klicken Sie die benutzerdefinierte Registerkarte an und klicken Sie dann auf Umbenennen.

2. Ersetzen Sie im Dialogfeld Umbenennen den vorhandenen Namen durch den neuen und klicken Sie auf OK.

Eine benutzerdefinierte Gruppe umbenennen

1. Klicken Sie die benutzerdefinierte Gruppe an und klicken Sie dann auf Umbenennen. Die App öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie auch das Symbol festlegen können.

Sie können ein Symbol festlegen, das angezeigt wird, wenn die Gruppe zu schmal wird

2. Ändern Sie im Dialogfeld Umbenennen den Anzeigenamen und wählen Sie das Symbol aus, das angezeigt werden soll, wenn das Menüband zu schmal ist, um die Befehle der Gruppe anzuzeigen. Klicken Sie auf OK.

Befehle in eine benutzerdefinierte Gruppe einfügen


2. Erweitern Sie in der Liste auf der rechten Seite die Registerkarte, die Sie bearbeiten wollen und klicken Sie dann die Gruppe an, in die Sie Befehle einfügen wollen.

3. Klicken Sie in der Liste Befehle auswählen die Registerkarte an, auf der sich der gewünschte Befehl befindet, oder klicken Sie auf Häufig verwendete Befehle, Nicht im Menüband enthaltene Befehle, Alle Befehle oder Makros.

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4. Suchen Sie in der Liste auf der linken Seite nach dem gewünschten Befehl, klicken Sie ihn an und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

5. Nehmen Sie, falls gewünscht, weitere Anpassungen vor und klicken dann auf OK.

Das Menüband auf den Originalzustand zurücksetzen


2. Klicken Sie in der unteren linken Ecke auf Zurücksetzen und klicken Sie dann einen der folgenden Befehle an:

● Nur ausgewählte Registerkarte des Menübands zurücksetzen

● Alle Anpassungen zurücksetzen

ZusammenfassungIn diesem Kapitel haben Sie Folgendes gelernt bzw. kennengelernt:

■ Die Office-Benutzeroberfläche verwenden

■ Office- und App-Einstellungen ändern

■ Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff

■ Anpassen des Menübands

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ÜbungsaufgabenFür die Übungsaufgaben in diesem Kapitel werden keine Übungsdateien benötigt.

In der Office-Benutzeroberfläche arbeitenStarten Sie Word, erstellen Sie ein neues leeres Dokument, maximieren Sie das App-Fenster und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

1. Führen Sie auf allen Registerkarten die folgenden Aktionen durch:

● Schauen Sie sich die vorhandenen Gruppen und Befehle an

● Lassen Sie sich für unbekannte Befehle die QuickInfos anzeigen. Beachten Sie die unterschiedliche Detailtiefe der Informationen in den QuickInfos.

● Falls sich in der unteren rechten Ecke einer Gruppe ein Startprogramm für ein Dia-logfeld befindet, klicken Sie es an, um das betreffende Dialogfeld bzw. den Aufga-benbereich anzuzeigen

2. Ändern Sie die Breite des App-Fensters und beobachten Sie, wie sich die Größenände-rung auf die Darstellung des Menübands auswirkt. Wenn das Fenster schmal ist, suchen Sie nach einer Gruppenschaltfläche und klicken Sie diese an, um die Befehle anzuzeigen.

3. Maximieren Sie das App-Fenster. Blenden Sie das Menüband vollständig aus und beobachten Sie, wie sich das App-Fenster verändert. Blenden Sie die Registerkarten des Menübands ein, nicht jedoch die Befehle. Lassen Sie die Menübandbefehle temporär anzeigen und klicken Sie dann außerhalb des Menübands, um es zu schließen.

4. Verwenden Sie eines der in diesem Kapitel beschriebenen Verfahren, um im Menüband die Registerkarten und deren Befehle wieder dauerhaft anzeigen zu lassen.

5. Öffnen Sie das Kontextmenü der Statusleiste und sehen Sie sich an, welche Werkzeuge und Informationen derzeit angezeigt werden. Fügen Sie weitere Werkzeuge und Infor-mationen hinzu, die Ihnen nützlich erscheinen.

6. Lassen Sie Word geöffnet, da es in späteren Übungsaufgaben benötigt wird.

Office- und App-Einstellungen ändernStarten Sie Excel, erstellen Sie eine neue leere Arbeitsmappe und führen Sie dann die folgen-den Aufgaben durch:

1. Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht und sehen Sie sich die dort verfügba-ren Informationen an.

2. Öffnen Sie die Liste Office-Hintergrund. Zeigen Sie auf die verschiedenen Optionen, um eine Livevorschau des Hintergrunds zu sehen. Klicken Sie den Hintergrund an, den Sie verwenden wollen.

3. Weisen Sie die verschiedenen Office-Designs zu und sehen Sie such die Unterschiede an. Weisen Sie dann das Design zu, das Ihnen am besten gefällt.

Übungsaufgaben


TIPP Wenn Sie sich für ein anderes Office-Design als Bunt entscheiden, werden in der App andere Farben verwendet als in den Abbildungen dieses Buchs. Auf die Funktio-

nalität hat dies jedoch keine Auswirkungen.

4. Sehen Sie sich die Dienste an, die derzeit mit Office verbunden sind. Erweitern Sie das Menü Dienst hinzufügen und zeigen Sie auf die verschiedenen Kategorien, um so alle verfügbaren Dienste zu sehen. Verbinden Sie Office mit den Diensten, die Sie verwen-den wollen.

5. Klicken Sie die Schaltfläche Updateoptionen an und prüfen Sie, ob Updates zur Verfü-gung stehen.

TIPP Die Aktualisierung von Office kann bis zu 10 Minuten dauern und Sie müssen hierfür alle Office-Apps sowie Internet Explorer beenden. Falls Updates verfügbar sind

lassen Sie sie installieren, nachdem Sie die Übungsaufgaben dieses Kapitels bearbeitet haben.

6. Klicken Sie im Menü Updateoptionen auf Updates anzeigen. Hierdurch wird in Ihrem Standardbrowser die Webseite Neuerungen und Verbesserungen in Office 2016 geöffnet. Schauen Sie sich diese Seite an, um mehr über die neuen Features zu erfahren, die Sie interessieren.

7. Kehren Sie zu Excel zurück und öffnen Sie das Dialogfeld Excel-Optionen.

8. Schauen Sie sich die verschiedenen Seiten des Dialogfelds an, beachten Sie die Auftei-lung der Einstellungen in Abschnitte. Beachten Sie auch, dass manche Einstellungen für die aktuelle Datei vorgenommen werden können.

9. Überprüfen Sie die Einstellungen auf der Seite Allgemein und ändern Sie diese so ab, dass sie zu Ihrer Arbeitsweise passen. Schließen Sie dann das Dialogfeld.

10. Lassen Sie Excel geöffnet, da Sie die App in späteren Übungsaufgaben benötigen.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassenLassen Sie das Fenster der Excel-App anzeigen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

1. Verschieben Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff unter das Menüband und über-legen Sie, welche Vorteile diese Position gegenüber der ursprünglichen besitzt.

2. Verwenden Sie das Menü Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen, um den Befehl Von A bis Z sortieren in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einzufügen.

3. Fügen Sie die folgenden Befehle von der Registerkarte Start aus in die Symbolleiste für den Schnellzugriff ein:

● Aus der Gruppe Zahl die Liste Zahlenformat

● Aus der Gruppe Formatvorlagen den Befehl Als Tabelle formatieren

Beachten Sie, dass diese beiden Befehle in der Symbolleiste für den Schnellzugriff genau so dargestellt werden wie im Menüband. Wenn Sie auf Zahlenformat klicken, sehen Sie eine Liste. Ein Klick auf Als Tabelle formatieren zeigt einen Katalog an.

Übungsaufgaben

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4. Fügen Sie aus der Gruppe Blattoptionen der Registerkarte Seitenlayout die Befehle Git-ternetzlinien anzeigen und Überschriften anzeigen in die Symbolleiste für den Schnell-zugriff ein. Beachten Sie, dass beide Befehle in der Symbolleiste als Kontrollkästchen mit identischer Beschriftung angezeigt werden.

5. Zeigen Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die beiden Anzeigen-Befehle, um deren QuickInfos anzeigen zu lassen, und danach auf die gleichen Befehle im Menü-band. Die QuickInfos in der Symbolleiste für den Schnellzugriff und im Menüband sind identisch.

6. Öffnen Sie die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Excel-Optio-nen und führen Sie dann die folgenden Aktionen durch:

● Lassen Sie im linken Bereich die Befehle der Registerkarte Ansicht anzeigen

● Fügen Sie die Schaltfläche Umbruchvorschau in die Symbolleiste für den Schnellzu-griff ein

● Verschieben Sie die Schaltfläche Von A bis Z sortieren im rechten Bereich an das Ende der Liste. Hierdurch befindet sich die Schaltfläche an der rechten Seite der Symbolleiste für den Schnellzugriff, direkt links neben der Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen.

● Fügen Sie zwischen den ursprünglichen und den neuen Befehlen ein Trennzeichen ein

● Fügen Sie zwischen den Befehlen Zahlenformat und Als Tabelle formatieren zwei Trennzeichen ein

7. Schließen Sie das Dialogfeld Excel-Optionen und sehen Sie sich in der Symbolleiste für den Schnellzugriff an, wie das einzelne und wie die doppelten Trennzeichen dargestellt werden.

8. Öffnen Sie erneut die Seite Symbolleiste für den Schnellzugriff des Dialogfelds Excel-Optionen.

9. Setzen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Standardkonfiguration zurück und schließen Sie dann das Dialogfeld Excel-Optionen. Beachten Sie, dass das Zurück-setzen der Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht deren Position verändert.

10. Schließen Sie die Arbeitsmappe, ohne sie zu speichern.


Lassen Sie das Fenster der Word-App anzeigen und führen Sie dann die folgenden Aufgaben durch:

1. Öffnen Sie die Seite Menüband anpassen des Dialogfelds Word-Optionen.

2. Entfernen Sie die Registerkarte Sendungen aus dem Menüband und fügen Sie die Registerkarte Entwicklertools ein (falls sie nicht bereits sichtbar ist).

3. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Registerkarte und nennen Sie sie Meine Formen.

4. Verschieben Sie die Registerkarte Meine Formen in der Liste auf der rechten Seite ganz nach oben. Hierdurch wird sie zur ersten optionalen Registerkarte und wird direkt rechts neben der Registerkarte Datei angezeigt.

Übungsaufgaben


5. Ändern Sie den Namen der benutzerdefinierten Gruppe in Runde Formen ab und wählen Sie für die Gruppe ein gebogenes oder rundes Symbol aus.

6. Erstellen Sie auf der Registerkarte Meine Formen eine weitere benutzerdefinierte Gruppe. Nennen Sie die Gruppe Eckige Formen und wählen Sie für diese Gruppe ein quadratisches oder dreieckiges Symbol aus.

7. Klicken Sie in der Liste Befehle auswählen auf Nicht im Menüband enthaltene Befehle. Fügen Sie aus der Liste die Befehle Bogen und Ellipse in die Gruppe Runde Formen ein. Fügen Sie danach die Befehle Gleichschenkliges Dreieck und Rechteck in die Gruppe Eckige Formen ein.

8. Schließen Sie das Dialogfeld Word-Optionen und öffnen Sie die von Ihnen erstellte, benutzerdefinierte Registerkarte. Klicken Sie den Befehl Bogen an und zeichnen Sie mit gedrückter Maustaste auf der Seite einen Bogen.

9. Verkleinern Sie die Breite des App-Fensters mindestens so weit, dass eine der benut-zerdefinierten Gruppen reduziert dargestellt wird und prüfen Sie, dass das von Ihnen ausgewählte Symbol auf der Gruppenschaltfläche angezeigt wird.

10. Stellen Sie die vorherige Größe des App-Fensters wieder her, öffnen Sie das Dialogfeld Word-Optionen und lassen Sie dort die Seite Menüband anpassen anzeigen.

11. Setzen Sie das Menüband auf die Standardkonfiguration zurück und schließen Sie dann das Dialogfeld.

12. Schließen Sie das Dokument, ohne es zu speichern.

Übungsaufgaben

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