Office 365 Planner の簡単導入のポイント！

～導入メリットが有る場合、無い場合～

naoki

Agenda

•先に肝の部分の Q&A•Office 365 Planner の機能の紹介•Office 365 Planner のメリット・デメリット•まとめ

本セッションの目的とゴール

• 本セッションの目的• Office 365 Planner について何となく理解する

• Office 365 Planner の勘所を何となく理解する

• Office 365 Planner を実際に触れてみる

• 本セッションのゴール• Office 365 利用者で Office 365 Planner の魅力と勘所をしってもらう

こと

自己紹介

•適度に Web 媒体に記事寄稿してます。•タスク管理の新提案！ Office 365 Planner とは？• https://codezine.jp/article/detail/9467•Office 365 は導入価値あるサービスか？【増補改訂版】• https://codezine.jp/article/detail/8402

•Office 365 をうまく活用して業務改善を日々行えないか思考してます。

先に肝の部分の Q&A

先に肝の部分の Q&AOffice 365 Planner って何なの？　→カンバン方式のタスク管理ツール！

キャプション

3 つの画像とキャプション

図を追加 図を追加

図を追加

先に肝の部分の Q&ATrello で代用できないの？　→ Trello で OK ！　　でも Office 365 Planner は　　 Office ファミリーならではの　　メリットも多くあります

先に肝の部分の Q&AOffice 365 Planner はどのサブスクリプションで使える？• Office 365 E1/E3/E5• Office 365 Business Premium• Office 365 Business Essentials• Office 365 Education

先に肝の部分の Q&AOffice 365 Groups と Office 365 Planner の違いって？

　→ Groups の上に一枚タスク管理機能を実装したものが　　　 Planner

　　　 Groups が無ければ Planner は利用できない

Office 365 Planner の機能のご紹介

Microsoft が考えるタスク管理ツールとOffice 365 Planner

Office 365 Planner へのアクセス

Plannerをクリック

Planner ？プラン？

• プランはタスク管理をするプロジェクトの単位

• ビューは二種類

• タスク全体を一覧で表示するボード画面　※チーム全員で使用• 進捗状況を一目で把握するグラフ画面　※プロマネにおススメ！！ボード画面 グラフ画面

Office 365 Planner の画面構成と機能

Office 365 Planner の画面構成と機能

• スレッドによるメーリングリストタスクの詳細情報のやり取りを実施

• チームの予定表Planner 利用者間の共有予定表

• チームメンバー管理Planner 利用者の管理

• チーム間のファイル共有Planner 利用者間の共有 OneDrive フォルダ

• ノートブックPlanner 利用者間の OneNote

• プランカンバン方式のタスク管理

カード（タスク）の中身

• タスク名

• タスク概要

• 締め切り日

• 担当者現在は 1 名だけ、アップデートでマルチ登録も実装予定

• タスクのチェックリスト

• タスクの進捗状況（メーリングリスト）

タスク管理に必要な物が集約化！

ユーザーが覚えるべき操作は 3 点

•カードを作る•タスクステータスに応じて、カードを適切なバケットに配置•タスクが完了したら完了ボタンをクリック

ワークショップ（実際に使ってみよう）

Office 365 Plannner にアクセスしよう

Office 365 Planner へのアクセス

Plannerをクリック

Planner の画面を見よう

お気に入りのプラン登録もできる！

お気に入りに登録するとOutlook でもお気に入りににリンク！

バケットを追加してみよう

Office 365 Planner の画面構成と機能

バケット多くなると横スクロール増えるので乱立させないでね！！！

カードを追加しよう

バケット直下の　＋　をクリックしてカードを追加

タスク名、期限の設定、割り当てを決めて登録してみよう！

カード（タスク）の中身も設定してみよう

• タスク名

• タスク概要

• 締め切り日

• 担当者現在は 1 名だけ、アップデートでマルチ登録も実装予定

• タスクのチェックリスト

• タスクの進捗状況（メーリングリスト）

プレビューとして設定等も試してみて！

適当にいじくりまわそうカードの追加、バケット間の移動、完了等

タスクの全体を見てみよう

グラフ画面を確認しよう

進捗等をチェックしよう

本編に戻ります！（好きに弄ってておけです。）今年の夏やりたいことでも書いてみてください

無ければ、

今度食べたいラーメン屋の名前を書いてください

Office 365 Planner のメリット・デメリット

プランの単位はどうやって分けるべき？　～ノウハウ～

•チームのプロジェクト単位で分けるのがおススメ

• 部署の作業をすべて 1 つのプランでカバーしようとするとひずみが出る•カードの削除が一つ一つ（一括削除はできない）•月日が経つほどカード総数（完了数）が増えていく

•例えば、『部全体のプラン』と『個別プロジェクト』でプランを分けて運用してみると良いかも？

Office 365 Planner のメリット　～アカウント統合～

•Office 365 アカウントが有れば利用できる→ Office 365 Planner は Office 365 アカウントで　即利用可能！

　スーツな企業でも、 Office 365 の機能であれば、　初めてカンバン方式のタスク管理ツールを導入する　場合にもハードルは大幅に下がりそう

Office 365 Planner のメリット　～ Office連携の強固さ～

•Office 365 Planner という名の通り、各 Office クライアントやサービスとの親和性は高い！利用者は学習コストを少なく、利用する事が出来る

Office 365 Planner のメリット　～小さな成功の体験～

•カードを完了する作業を個人に割り当てる事で日々の充実感を得られる

•小さな成功の体験は使うモチベーションの維持に繋がる

•利用者がより便利な使い方を模索する

Office 365 Planner のメリット　～機能強化！～

•今後の機能強化として次の物を予定•1 つのタスクへの複数のユーザー割り当て•外部ユーザー アクセス•プランのテンプレート•ボードのカスタマイズ機能•スマホ向けアプリの提供

Office 365 Planner のデメリット　～メール過多～

•カードを作成後、担当者を割り当てる

•カードの説明を記載する

•カードを完了するこのタイミングでスレッドによるメール通知がされるため、Planner 利用者全員にタスクステータスがリアルタイムで共有される反面メールの数は膨大になります

Office 365 Planner のデメリット　～タスクに追われる？～

•カードの数が見える反面膨大な数だと心が折れそうになる

Office 365 Planner のデメリット　～線表で見たい～

•カンバン方式だと線表にはならない→トータルの進捗をやっぱり線表で見たいケースはある

•WBS程しっかりしていなくても大項目程度の線表作成は残る

まとめ

まとめ

•Trello+Slack 使っていたら無理にこちらに乗り換える必要はない

• Office 365 Planner も目的を達成するためのツールです導入により業務改善は確実に感じるでしょう！