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Oficina de Contabilidad y Finanzas
Informe de Gestión 2013
INFORME CONTABLE ENERO-SEPTIEMBRE 2013
Mediante el presente documento se informa de los avances, controles y mejoras
realizadas en la Oficina de Contabilidad respecto:
CAJAS CHICAS 2013
- Se han implementado formatos de liquidación y presentación de documentos de
forma diaria a la Oficina de Contabilidad, favoreciendo la gestión de control
apoyados en los administradores de otras sedes. Asimismo, permite recabar la
información necesaria para realizar el control respectivo.
- A fin de uniformizar la presentación de los documentos de sustento se han
continuado con formatos que permiten el control y lectura de datos a procesar.
ENTREGAS A RENDIR CUENTA 2013
- Se continúa con los cronogramas de cierre para la presentación de los
documentos de sustento, lo que favorece el control de los gastos realizados y
entregas a rendir pendientes. Asimismo, permite recabar la información necesaria
para realizar la declaración de impuestos.
OFICINA DE HABILITACION
- Mediante atención personalizada, facilidad para fraccionamientos de deudas y el
seguimiento de cobranza de las mismas, la Oficina de Habilitacion, gestiona la
recuperación de deudas que se infieren en ingresos para la institución. En base a
lo referido se informa que la recaudación por concepto de fraccionamiento entre
enero y setiembre 2013, asciende al monto S/.666,617.33 (Seiscientos sesenta y
seis mil seiscientos diecisiete con 33/100Nuevos Soles).
VARIACIÓN 2013 vs 2012
CONCEPTO
30/09/2013 30/09/2012 Var S/. Var % Ingresos al 30/09/2013 Vs 30/09/2012 S/.14´847,676.09 S/.14´333,002.63 S/.514,673.46 3.47 Egresos al 30/09/2013 Vs 30/09/2012 9´352,922.91 8´775,438.48 577,484.43 6.17 SALDO 5´494,753.18 5´557,564.15 -62,810.97 -1.14
Oficina de Contabilidad y Finanzas
Informe de Gestión 2013
Variación 2013 vs 2012
Representa la variación que hay en lo ejecutado al 30 de septiembre de 2013 vs al 30 de
septiembre de 2012 por lo que podemos apreciar que las variaciones son positivas para
la gestión del presente año ya que muestra un incremento mayor en lo recaudado, el cual
representa el 3.47%. Teniendo en consecuencia un incremento mayor en lo recaudado de
-1.14% los cuales están distribuidos entre el Fondo de Previsión Social y el CAL.
VARIACIÓN 2013 VS 2012
CONCEPTO AL30/09/2013 AL30/09/2012
VARIACIÓN Variación año a año % 2013 2012
CONDECORACIONES Y OBJETOS DECORATIVOS 13351.00 12702.00 0.09 0.09 4.86
ALQUILER / CONCESIÓN 294895.75 182687.95 1.99 1.27 38.05
CURSO DE CAPACITACIÓN 89997.00 13146.00 0.61 0.09 85.39
CURSO DE ESPECIALIZACIÓN 310886.38 31862.50 2.09 0.22 89.75
CONFERENCIAS EN GENERAL 59240.00 22915.00 0.40 0.16 61.32
CUOTAS PAGOS 9071870.54 9247767.35 61.10 64.52 -1.94
CURSO DIPLOMADO 790399.59 696179.26 5.32 4.86 11.92
OTROS SERVICIOS 4100877.31 4013757.27 27.62 28.00 2.12
SERVICIOS POLICLINICO 76973.50 104655.30 0.52 0.73 -35.96
SEMINARIOS 39185.02 7330.00 0.26 0.05 81.29
TOTAL GENERAL 14847676.09 14333002.63 100.00 100.00 3.47
0.00
2000000.00
4000000.00
6000000.00
8000000.00
10000000.00
12000000.00
14000000.00
16000000.00
AL 30/09/2013 AL 30/09/2012
Ingresos al 30/09/2013 Vs30/09/2012
Egresos al 30/09/2013 Vs30/09/2012
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Informe de Gestión 2013
CONCEPTO AL30/09/2013 AL30/09/2012
VARIACIÓN Variación año a año % 2013 2012
SUELDOS 3002798.53 2822383.93 32.11 32.16 6.01
OTRAS REMUNERACIONES 602250.12 563686.68 6.44 6.42 6.40
VACACIONES 196342.67 182630.78 2.10 2.08 6.98
SEGURIDAD Y PREVISIÓN SOCIAL 312345.30 293751.84 3.34 3.35 5.95
OTRAS CARGAS DE PERSONAL 309424.67 292492.02 3.31 3.33 5.47
TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO 162489.90 157714.51 1.74 1.80 2.94
CORREO Y TELECOMUNICACIONES 205727.31 192154.23 2.20 2.19 6.60
HONORARIOS COMISIONES Y CORRETAJES 714155.30 680453.76 7.64 7.75 4.72
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 139070.53 131756.85 1.49 1.50 5.26
ALQUILERES 66105.80 63066.82 0.71 0.72 4.60
ENERGÍA Y AGUA 114953.97 105778.53 1.23 1.21 7.98
PUBLICIDAD Y RRPP 173277.02 164018.3 1.85 1.87 5.34
SERV. DE PERSONAL 227564.21 224469.58 2.43 2.56 1.36
OTROS SERVICIOS DIVERSOS 850584.42 792137.1 9.09 9.03 6.87
TRIBUTOS A GOB LOCALES 80287.67 74298.84 0.86 0.85 7.46
OTROS TRIBUTOS 6478.27 6359.46 0.07 0.07 1.83
SEGUROS 29265.38 27213.96 0.31 0.31 7.01
SUSCRIPCIONES Y COTIZACIONES 25764.53 25156.84 0.28 0.29 2.36
OTRAS CARGAS DIVERSAS DE GESTIÓN 1517833.06 1402564.62 16.23 15.98 7.59
INTERESES Y GASTOS DE SOBREGIROS 0.00 0 0.00 0.00 0.00
INTERES RELAT A OBLIG A PLA 8756.00 7551.56 0.09 0.09 13.76
PERDIDA POR DIFERENCIA DE CAMB -3401.36 -727.24 -0.04 -0.01 78.62
OTRAS CARGAS FINANCIERAS 40696.78 37696.25 0.44 0.43 7.37
DEPRECIACIÓN IME 331134.42 306436.55 3.54 3.49 7.46
C.T.S 238045.26 222010.63 2.55 2.53 6.74
OTRAS PROV DEL EJERCICIO 973.15 382.08 0.01 0.00 60.74
TOTAL 9352922.91 8775438.48 100.00 100.00 6.17
SALDO 5494753.18 8775438.48 100.00 100.00 -1.14
Oficina de Habilitación y Actualización
Informe de Gestión 2013
INFORME GESTIÓN 2013
I. ANTECEDENTES :
La Oficina de Habilitaciones depende directamente de la Dirección de Economía y
a su vez del Departamento de Contabilidad.
La principal función de la Oficina de Habilitaciones es lograr que los agremiados
que deben más S/ 204 nuevos soles equivalente a más de un año de no pagar la
cuota ordinaria, paguen su deuda para estar HABILITADOS en el ejercicio
profesional.
Para ello se ofrece al agremiado facilidad para el pago en la siguiente modalidad:
RANGOS DE FRACCIONAMIENTO
MONTO (S/.) CUOTA INCIAL (%) Nº DE CUOTAS
200.00 – 600.00 60% 2
600.00 – 1,000.00 40% 6
1,000.00 – 3,000.00 30% 10
3,000.00 – a más 20% 12
DIRECCION DE ECONOMIA
CONTABILIDAD
OFICINA DE HABILITACIONES
Oficina de Habilitación y Actualización
Informe de Gestión 2013
Brindándoles atención amable, cordial y personalizada, atendiendo sus inquietudes
y orientándolos debidamente para que puedan recuperar su estado de
HABILITADOS y por consiguiente puedan ejercer su actividad profesional.
Nuestra preocupación permanente es que el agremiado se sienta acogido,
respetado y apoyado. Cumpliendo de manera eficaz y eficiente con ellos.
Además de lograr nuestra meta mensual de recaudación de s/ 70,000.00 nuevos
soles. La Oficina de Habilitaciones también se ha encargado de: La implementación,
seguimiento de Convenios Interinstitucionales; La cobranza de factura pendientes
de pago, todas estas acciones han contribuido a incrementar la recaudación para el
CAL.
La información de nuestras acciones están debidamente registradas a través de
documentación interna que consta en archivos tanto físicos y digitales. Al
preservar nuestra información y bases de datos, brindamos de manera
transparente y honestad los resultados de nuestra gestión
Que están marcados por nuestros principios de trabajo, servicios , honestidad y
compromiso para con todos los miembros de la orden de manera indistinta.
II. BASE LEGAL :
La base en la que nos hemos regido es el Estatuto del Colegio de Abogados de
Lima y de cuyos artículos aplican a nuestras actividades :
Titulo Primero
Capitulo Segundo: DE LOS PRINCIPIOS, FINES Y ATRIBUCIONES
Articulo 4º
DE SUS ATRIBUCIONES
e. Celebrar convenios para el cumplimiento de sus fines institucionales.
Titulo Segundo: DE LOS COLEGIADOS
Capitulo único: INCORPORACIÒN Y OBLIGACIONES
Artículo 8º : “ Los colegiados están obligados a cumplir con el Estatuto, respetar
el juramento otorgado, concurrir cuando sean convocados, pagar las cuotas,
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Informe de Gestión 2013
Coordinador de la Oficina de Habilitación
y Recaudación
Call Center
Asistente
mantener informado al CAL respecto de su domicilio……….”
Capitulo Segundo: DE LOS ORGANOS DE DIRECIÓN
Sub capítulo Primero: DEL DECANO Y CARGOS DIRECTIVOS
Artículo 29º: “Corresponden al Director de Economía la administración de la
gestión económica y logística, preparar un balance y proyectar el presupuesto,
Informar periódicamente le estado financiero y contable de la Institución”.
No existe un capitulo y/o articulo dentro del Estatuto en el que se norme la
actividad de la Oficina de Habilitaciones, hemos enmarcamos nuestras
actividades amparadas en las normas generales y relacionadas a la dirección de
la que dependemos y las actividades que hemos venido realizando .
III. ORGANIGRAMA:
Actualmente en la oficina de Habilitación y Actualización, se cuenta con un equipo
conformado por tres personas y que están organizadas de la siguiente forma:
Coordinador de la Oficina de Habilitación : Personal Asignado, Ing. Wilinton Ortiz
Cotrina.
Asistente / Call Center : Personal Asignado, Sra. Magally
Pinedo Calleja.
3.1. Esquema del Organigrama:
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3.2. Descripción de Puestos:
Coordinador de la Oficina de Habilitación: Administrar, monitorear y cumplir las políticas y programas en materia de recaudación para promover el cumplimiento voluntario de las obligaciones de pago.
Participar en de manera coordinada con la oficina de Contabilidad para el
análisis de la optimización de los procedimientos de la operación
recaudatoria; elaborar formatos y bases de datos; realizar informes por
periodos mensuales o periodos cortos en el caso de solicitudes superiores.
Personal Asignado: Ing. Wilinton Ortiz Cotrina.
Asistente: Acatar con las políticas y programas de recaudación para promover el cumplimiento voluntario de las obligaciones de pago.
Apoyar en el análisis para la optimización de los procedimientos de la
operación recaudatoria en la oficina de Habitación; o en actividades diversas
del área en el caso que se requiera.
Personal Asignado: Sra. Magally Pinedo Calleja.
Call Center: Encargado de realizar llamadas telefónicas a los colegiados que tengan deudas, indicándole el monto por cancelar; y de qué manera se puede acoger a los beneficios del fraccionamiento, y además de las ventajas que tiene el Agremiado al encontrarse Habilitado. Envió de cartas cobranzas. Apoyo en las diversas actividades que disponga
la coordinación
Personal Asignado: Sra. Magally Pinedo Calleja.
IV. LÍNEAS DE ACCIÓN:
4.1. Atención Personalizada:
A. Atención personalizada, amable, cordial a los agremiados al apersonarse a la Of. de Habilitación, brindándoles Facilidades de pago fraccionamiento (%). Y llegar a un acuerdo que sea beneficioso para ambas partes. (Ver cuadro Nº 01: Análisis de Resultados).
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B. Atención telefónica (brindando información sobre las facilidades de pago fraccionamiento), a fin de dar soporte a las operaciones cotidianas de recaudación.
C. Atención vía internet (respondiendo a las solicitudes de información de los agremiados, apoyándolos en realizar la actualización de sus abonos en cuenta).
4.2. Seguimiento de Deudas Fraccionadas:
Partiendo de las bases de datos, se procedió a realizar la verificación de los
datos y estados de cuenta de los agremiados que habían realizado
fraccionamiento de deudas, se les hizo seguimiento de su cumplimiento de
cancelación de cuotas, empleando dos estrategias de trabajo:
A. Llamadas vía telefónica : Haciendo recordar los vencimientos de pago de las cuotas de fraccionamiento
Responsable : Personal Call Center. (Ver cuadro Nº 02 de Resultados).
B. Envió de cartas cobranza : Para aquellos agremiados que se retrasaban más de un mes en el pago de su cuota de fraccionamiento
Responsable : Personal Call Center. (Ver cuadro Nº 03 de Resultados).
4.3. Cobranza de Facturas Pendientes de Pago:
Se realizan las coordinaciones necesarias con las entidades públicas y privadas
que el Colegio de Abogados de Lima, haya ofrecido algún tipo de servicio; y en
su defecto tendría que solicitar el abono por dicho concepto. (Ver cuadro Nº 04
de resultados).
Desde mediados del presente año la Oficina se encarga de los siguientes
procesos de cobranza:
Ingreso de facturas por cobrar (a través del envió de cartas enviando las facturas por cobrar).
Seguimiento de abonos. Solicitud y recojo de comprobantes de pago y detracciones.
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4.4. Implementación y Seguimientos de Convenios:
Los Convenios constituyen un beneficio para los agremiados que desean
estar activos y habilitados en el CAL.
En el presente año tuvimos la responsabilidad de hacer el seguimiento de los
Convenios firmados en el periodo 2011 y 2012 los cuales, luego de haber sido
efectuados cumplieron el tiempo establecido, dándose por terminado.
A. Convenios 2011
La oficina de Habilitación respetuosos de los acuerdos interinstitucionales.
Una vez que tomamos conocimiento de los Convenios, nuestro objetivo
fue dar continuidad a los beneficios ya comprometidos y brindar la mejor
atención a los agremiados beneficiados.
El principal objetivo de los Convenios fue el de fraccionamiento de deudas
de los agremiados y luego a través del descuento por planillas se nos
abonaba los cheques productos del descuento. Este sistema de pago se
respeto.
Los Convenios firmados en el periodo 2011 y a los cuales hemos realizado
seguimiento son los siguientes:
Convenio Marco de cooperación interinstitucional entre el ilustre Colegio de Abogados de Lima y el Sindicato de Trabajadores del Poder Judicial Lima Norte (SITRAPOJ); habiéndose terminado en el mes de febrero de 2013.
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B. Convenio 2012
Convenio Interinstitucional entre la Corte Superior de Justicia de Lima y el Ilustre Colegio de Abogados de Lima; habiéndose terminado en Mayo de 2013.
El principal objetivo de este Convenio era beneficiar a los agremiados que
están al día en el pago de su cuota en realizarle un descuento del 15%
sobre el pago de la cuota del Fondo del Colegio de tal manera que los
Agremiados cancelan una cuota mensual de S/.15.35 (quince nuevos
soles con treinta y cinco céntimos).
4.5. Estrategias de trabajo:
Se apertura un archivo personal de los agremiados beneficiados, tanto físico
como virtual, de esta manera se puede realizar el debido seguimiento de sus
aportaciones. Recojo de cheques y planillas en las sedes del Poder Judicial y
Corte Superior de Justicia de Lima.
Depósito de los Cheques en las entidades bancarias recaudadoras del CAL
Ingreso de los abonos en cuenta de manera directa, aperturando un usuario
de caja únicamente para esta operación, de esta manera
descongestionábamos el trabajo en caja y nos permitía monitorear de manera
directa los abonos.
Este sistema de recaudación a través de Convenios a beneficiado a 78
agremiados y nos ha significado un ingreso anual de S/ 21,872..93 (Veintiún mil
ochocientos setenta y dos con noventa y tres nuevos soles). (Ver cuadro Nº
05 en Análisis de resultados).
V. ANALISIS DE RESULTADOS:
La Meta mensual planteada es de 70,000.00 nuevos soles. Al alcanzar esta meta
se determinó (Agregar cuadros).
Oficina de Habilitación y Actualización
Informe de Gestión 2013
0200400600800
100012001400
Títu
lo d
el e
je
Gestión Periodo 2013 (Enero - Setiembre)
LLAMADAS REALIZADAS - 2013
0
50
100
150
200C
anti
dad
de
Agr
em
iad
os
Ate
nd
ido
s
Gestión Periodo 2013 (Enero - Septiembre)
ATENCIÓN PERSONALIZADA
Cuadro Nº 01
Se ha realizado en total 1,157 atenciones personalizadas durante el periodo enero –
noviembre 2012. Siendo los meses de mayor demanda en Junio y Noviembre;
debido al proceso Electoral. En segundo lugar se encuentran los meses de Marzo y
Julio en respuesta a los sorteos programados. (Cuadro relacionado con el punto
4..)
Cuadro Nº 02
Oficina de Habilitación y Actualización
Informe de Gestión 2013
102
136
57
TOTAL DE CARTAS ENVIADAS
ENERO
FEBERO
MARZO
S/. 0.00
S/. 20,000.00
S/. 40,000.00
S/. 60,000.00
S/. 80,000.00
S/. 100,000.00
S/. 120,000.00
Can
tid
ad d
e D
ine
ro R
eca
ud
ado
Gestión Periodo 2013 (Enero - Setiembre)
TOTAL DE RECAUDACIÓN ENERO - SETIEMBRE 2013
Se ha realizado en total 8,867 llamadas telefónicas para recordar del pago que
tienen comprometido los Agremiados con el CAL, durante el periodo enero –
setiembre 2013. Se puede notar que los meses de Febrero, Abril y Junio y Agosto
fueron los meses con menor cantidad de llamadas por el motivo de los cambios de
rotación de personal. (Cuadro relacionado con el punto 4.2.)
Cuadro Nº 03
Se ha logrado enviar en total 289 Cartas a los Agremiados que tiene deuda con el
CAL, en los meses Enero, Febrero y Marzo como medida para reforzar las
estrategias de Recaudación en beneficio del CAL; se dejó realizar, debido a que las
respuestas la entrega de las misma tardaban hasta más de un mes, debiendo seguir
optando por las llamadas. (Cuadro relacionado con el punto 4.2.)
Cuadro Nº 04
Oficina de Habilitación y Actualización
Informe de Gestión 2013
S/. 0.00
S/. 500.00
S/. 1,000.00
S/. 1,500.00
S/. 2,000.00
S/. 2,500.00
Can
tid
ad d
e D
ine
ro R
eca
ud
ado
Gestión Periodo 2013 (Enero - Setiembre)
TOTAL RECAUDACIÓN DE CONVENIOS CON EL CAL
Se ha logrado Recaudar a través del cobro de Facturas pendientes de pago un total
de S/.97,989.96. Estas Facturas correspondientes al Periodo 2013. (Cuadro
relacionado con el punto 4.3.)
Cuadro Nº 05
Se ha logrado Recaudar a través de los diversos Convenios con el Poder Judicial
(SITRAPOJ,) y La Corte Superior de Lima la suma de S/.3,959.51. No fueron
continuos debido a las Huelgas que se ejecutaron en estos periodos y la culminación
de las mismas. (Cuadro relacionado con el punto 4.3.)
En conclusión; Se ha logrado recaudar durante el periodo de enero a setiembre
2013; Producto de Cobranzas de Facturas Pendientes un monto de: S/.97,989.96
(Noventa y siete mil novecientos ochenta y nueve con 96/100 nuevos soles), en
Convenios el monto de: S/.3,959.51 (tres mil novecientos cincuenta y nueve con
51/100 nuevos soles) y en Fraccionamiento la suma de S/.564,667.86 (Quinientos
sesenta y cuatro mil seiscientos sesenta y siete con 86/100 nuevos soles); Todas
estas cifras, hacen un Total de Recaudación, la Suma de: S/.666,617.33 (Seiscientos
sesenta y seis mil seiscientos diecisiete con 33/100 nuevos soles). Las cifras
mencionadas son reales y verificables.
Cabe mencionar que en el rubro de Fraccionamiento es una de las actividades más
relevantes en la participación de los ingresos que aporta la oficina de Habilitación al
CAL.
Oficina de Habilitación y Actualización
Informe de Gestión 2013
S/. 0.00
S/. 20,000.00
S/. 40,000.00
S/. 60,000.00
S/. 80,000.00
S/. 100,000.00
S/. 120,000.00
Can
tid
ad d
e D
ine
ro R
eca
ud
ado
Gestión Periodo 2013 (Enero - Setiembre)
TOTAL DE RECAUDACIÓN ENERO - SETIEMBRE 2013
MES FACTURA
S CONVENIO
S FRACCIONAMIENT
O TOTAL
RECAUDADO
ENERO S/. 25,588.08 S/. 782.50 S/. 73,197.60 S/. 99,568.18
FEBRERO S/. 11,443.04 S/. 2,034.77 S/. 59,004.89 S/. 72,482.70
MARZO S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 62,126.46 S/. 62,126.46
ABRIL S/. 35,705.28 S/. 1,142.24 S/. 63,680.54 S/. 100,528.06
MAYO S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 61,020.69 S/. 61,020.69
JUNIO S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 58,810.69 S/. 58,810.69
JULIO S/. 8,674.80 S/. 0.00 S/. 66,984.02 S/. 75,658.82
AGOSTO S/. 0.00 S/. 0.00 S/. 57,232.97 S/. 57,232.97
SEPTIEMBRE
S/. 16,578.76 S/. 0.00 S/. 62,610.00 S/. 79,188.76
TOTALES S/. 97,989.96 S/. 3,959.51 S/. 564,667.86 S/. 666,617.33
Oficina de Habilitación y Actualización
Informe de Gestión 2013
VI. DIFICULTADES:
Información: Al haber rotación de personal, la información manejada por el personal que laboró en el área de Habilitaciones, al momento de dejar el puesto no se dejó la información que representaba la continuidad del trabajo.
Técnicas: Ha resultado poco eficiente la comunicación telefónica, en reiteradas situaciones no se ha logrado efectuar por problemas técnicos.
VII. RECOMENDACIONES:
En cuanto a la base legal: Se hace necesario que el trabajo realizado en la oficina de Habilitación esté reglamentado, para respaldar las acciones realizadas y por realizar.
Marketing: Con la finalidad de reforzar nuestras estrategias de trabajo, es necesario contar con medios publicitarios como volantes, espacio en la revista del CAL, etc.
Convenios: En vista que los convenios han sido beneficiosos para los Agremiados, es importante que se tenga en cuenta que se consideren acciones para procurar la firma de nuevos convenios interinstitucionales.
Personal: Proporcionar cursos de capacitación para el personal.
Web: Se debería corregir los datos que aparecen en la consulta de pagos de las cuotas ordinarias de cada Agremiado.
Dice:
Cuota Ordinaria: S/. 9.00
Fondo de Previsión: S/. 8.00
Debería decir:
Cuota Ordinaria: S/.17.00
Teniendo en cuenta que esta información, causa malestar en algunas
oportunidades; debiendo nosotros hacer la aclaración respectiva.
Administración General
Informe de Gestión 2013
INFORME DE GESTION DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN AL 21 DE
OCTUBRE DEL 2013
Cumplimiento de las propuestas presentadas por la Dirección de Economía para el
periodo 2013 relativas a la Oficina General de Administración:
1.- Continuar con la implementación de contratos con proveedores para la adquisición de
bienes y contratación de servicios, lo que dará mayor agilidad para la atención de los
requerimientos solicitados por las distintas áreas del Colegio.
En este sentido se ha continuado trabajando con empresas reconocidas en el
mercado, que por sus volúmenes de venta nos ofrecen mejores precios, atención
oportuna y mejores condiciones de pago, que nos están permitiendo atender con
mayor fluidez los requerimientos presentados por las diferentes áreas del CAL, como
por ejemplo “Tai Loy” , “Gloria”, “Editora Perú”, entre otros.
2.- Establecer un procedimiento con plazos para la presentación de solicitudes de
requerimiento para la adquisición de bienes y servicios.
Es poco lo que se ha avanzado respecto del cumplimiento de los plazos
propuestos, sin embargo la Oficina General de Administración ha realizado denodados
esfuerzos para poder atender los requerimientos que recibe de las distintas áreas del
CAL, muchas veces solucionando pedidos efectuados con menos de 24 horas de
anticipación.
Resulta necesario contar con un Sistema integrado de Gestión Administrativa
(SPRING) más específicamente de un Módulo de Logística como herramienta de
Administración General
Informe de Gestión 2013
ayuda para la Administración General, que le permitirá administrar, registrar, controlar,
elaborar, revisar y emitir información acerca de la adquisición de bienes y/o
contratación de servicios realizados por nuestra OGA en el marco del cumplimiento de
las metas institucionales.
De esta manera la OGA podría elaborar su Cuadro de Necesidades, el Plan Anual
de Adquisiciones y Contrataciones, sus Requerimientos de Bienes y Servicios, realizar
Procesos de Selección, llevar el Control de Existencias, entre otros, evitando la
duplicidad de esfuerzos.
Desde el julio del 2012 a la fecha la OGA se ha respaldado en el Sistema BAFER
para el ingreso y control de órdenes de compras y/o de servicios pero que solo es de
uso exclusivo de las áreas de logística y almacén.
3.- Consolidar la utilización de formatos específicos para cada requerimiento por rubros
(Mobiliario y útiles de escritorio, equipos y suministro de cómputo, publicidad, eventos,
etc.)
La Oficina General de Administración durante el presente periodo ha insistido ante
las distintas áreas del CAL, la utilización de los formatos de presentación de
requerimientos que se establecieron durante la gestión 2012, que nos permita un
mayor control y celeridad en la atención de los requerimientos.
A la fecha son pocas las áreas que utilizan el formato, la mayoría recurre a la
acostumbrada “carta”, que no siempre considera la información necesaria para que
los asistentes de logística realicen las cotizaciones y compras correspondientes
(especificaciones del producto solicitado), lo que muchas veces genera retrasos en la
atención de los requerimientos.
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Informe de Gestión 2013
Esta es otra de las razones por las cuales se necesita contar con un módulo de
logística que sea parte de un Sistema Integrado de Gestión y que obligue al personal
de todas las áreas a generar sus requerimientos cumpliendo ciertos parámetros de
tiempo e información.
4.- Completar con la adquisición equipos de cómputo para las oficinas de las diferentes
Direcciones y de todas las sedes que no alcanzaron a ser atendidas durante la
gestión 2012.
Durante la presente gestión se ha continuado con la atención de los
requerimientos de equipos y mobiliarios de las áreas que no alcanzaron a ser
atendidas el año 2012 (10% que quedó pendiente), brindándoles de esta manera las
condiciones necesarias para el buen desarrollo de sus actividades. Se ha dado
prioridad a las áreas de atención al público con la finalidad de mejorar la atención a los
agremiados y público en general.
OTROS.-
Se continuó con los trabajos de remodelación y mantenimiento en la sede Miraflores:
1. Mantenimiento de los equipos de aire acondicionado.
2. Reparación de 40 butacas del auditorio José León Barandiarán que se encontraban
inhabilitados.
3. Cambio del toldo por una cubierta de policarbonato en la puerta principal de la sede.
4. Pintado de la parte externa e interna del local.
5. Instalación de 12 cámaras de seguridad para la parte externa de la sede como
complemento de las 06 cámaras instaladas durante la gestión del 2012.
6. Instalación de luces de emergencia y reflectores.
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7. Traslado de mobiliario y documentación para su almacenamiento y conservación en el
local de San Héctor – Los Olivos.
8. Mantenimiento de las electrobombas (02).
9. Mantenimiento y cambio de llaves termo magnéticas (02).
10. Lavado de la alfombras del auditorio José León Barandiarán, Decanato, Coordinadora
de Delegados.
Procedimientos Administrativos:
1. Supervisión y control de los servicios brindados a los usuarios en la sede principal así
como de las adquisiciones efectuadas a solicitud de las distintas áreas.
2. Atención de consultas y quejas de los usuarios y solución de las mismas de ser el
caso.
3. Evaluación y supervisión de los servicios brindados por nuestros proveedores y
concesionarios.
4. Revisión y ordenamiento de los Contratos de Locación.
5. Revisión y elaboración de contratos de concesión.
6. Elaboración del “Proyecto de Manual de Procedimientos para el Manejo, Control y
Custodia de Activos Fijos”.
RECOMENDACIONES.-
1. Concluir con la implementación del sistema SPRING con la finalidad que la institución
cuente con un Sistema Integrado de Gestión, que considere nuevos procesos
administrativos que se ajusten a nuestra realidad. El actual sistema data del año 2005
y sus módulo son básicamente para el área de contabilidad y RRHH.
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Las demás áreas del CAL trabajan con aplicaciones independientes o desarrollan
sus procesos de forma manual además el CAL no cuenta con personal capacitado
para la implementación de soluciones automatizadas e integradas.
2. Contratación de una empresa que realice el Inventario de Activos Fijos y Conciliación
Contable y Tributaria de Activos Fijos como cierre de la presente gestión.