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Ofimática con SharePoint
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CAPITULO I
1.1 Introducción a la Ofimática con SharePoint
La informática de cualquier organización resulta eficaz cuando se presta
las facilidades a los usuarios para hacer mejor su trabajo. Microsoft
SharePoint es una de estas herramientas que permite potenciar el trabajo
de los usuarios orquestando un entorno colaborativo de bajo coste y fácil
implementación.
Microsoft Office es el software de productividad empresarial más conocido
del mundo y siempre se ha centrado en la automatización de las tareas y
en proporcionar a los usuarios opciones para que todo resulte más fácil.
Office y SharePoint se han diseñado para proporcionar a los usuarios un
conjunto de capacidades que abarcan tanto al cliente como al servidor,
hecho que no siempre perciben los usuarios.
El trabajo móvil ya no es exclusivo de la fuerza de ventas. En la
actualidad, la mayoría de las empresas admiten el teletrabajo y esperan
que sus empleados -“siempre estén activos y conectados”, incluso si no
se encuentran en la oficina. SharePoint ofrece un conjunto diverso de
capacidades que amplía el acceso a los recursos y permite a los usuarios
ser productivos independientemente de las herramientas o los dispositivos
que tengan a su alcance.
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La reducción de costos y el aumento de la productividad con los mismos
recursos son posibles gracias a la consolidación de SharePoint de las
soluciones de productividad empresarial que proporciona a los usuarios
la posibilidad de implementar capacidades integradas y nuevas
herramientas de administración para sitios de intranet, extranet e Internet,
y también ofrece la opción de la instalación in situ y servicios hospedados.
Estas ventajas ayudan a optimizar los recursos de TI y reducen
considerablemente el costo total de operación de las soluciones de
productividad empresarial.
1.1.1 ¿Qué es la ofimática?
El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la
automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan
en su seno.
El ámbito de aplicación de las herramientas ofimáticas es amplio y su
objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización.
Dichas herramientas ofimáticas estarán siempre orientadas a personal no
especializado en informática y precisarán del menor tiempo posible de
formación abarcando un amplio abanico de funciones típicas de la gestión
de una oficina, como por ejemplo:
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Automatización de correspondencia.
Mecanografía.
Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos
etc.)
Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos
(presupuestos).
Presentación de informes y propuestas.
Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos.
Elaboración de presentaciones.
Realización de gráficos y estadísticas sencillas.
1.1.2 ¿Para qué sirve la ofimática?
Es importante destacar el hecho de que las herramientas de ofimática dan
la posibilidad de crear, transmitir y almacenar todo tipo de información que
se necesita por ejemplo, en una oficina y un punto importante a destacar
con respecto a este tipo de herramientas es que las mismas deben estar
conectadas a una red local o bien a Internet. Y precisamente SharePoint
es una de estas herramientas que nos permite estar siempre conectados
y a la vez brindarnos la seguridad necesaria.
El objetivo principal de la ofimática es que cualquier actividad que deba
ser hecha de manera manual en una oficina o empresa pueda ser de
alguna manera automatizada con las herramientas como Word, Exel,
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Power Point, Acces, Publisher, Proyect, SharePoint, entre otras. Es
importante tener en cuenta el hecho de que la ofimática comenzó su
desarrollo en la década de los 70 cuando a su vez se produjo una
masificación en la implementación de los equipos utilizados en oficinas o
empresas que comenzaron a incluir en sus tareas todo tipo de
microprocesadores y a la vez, utilizando herramientas ofimáticas mucho
más modernas.
Para dar a entender el concepto de ofimática, podemos citar el ejemplo
más claro del reemplazo de las máquinas de escribir por las
computadoras, los procesadores de texto, e incluso, programas
informáticos que dictan los textos que deben ser escritos, para que las
personas puedan transcribirlos de manera más rápida. Por otro lado, se
dice que la mayoría de las empresas y oficinas que utilizan sistemas de
ofimática para poder facilitar las tareas ya existentes utilizan lo que se
denomina “paquete de ofimática”, el cual hace referencia precisamente al
conjunto de herramientas que nos ayudan a realizar dichas tareas y si
bien podemos encontrar paquetes de ofimática más básicos que otros,
generalmente todos incluyen herramientas tales como: procesador de
texto, hoja de cálculo, base de datos, programas para el armado de
presentaciones multimedia, programas para utilizar e-mail, correos de voz,
o mensajeros instantáneos.
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1.1.3 Paquetes de Ofimática
Como bien se mención anteriormente, la finalidad principal de la ofimática
en cualquiera de los sistemas que se utilicen, es facilitar la realización de
tareas ya existentes para así lograr perfeccionar el trabajo y el
desempeño de una empresa, es por eso que implementar paquetes de
ofimática en una oficina nos ofrece ventajas en áreas tales como la
competencia con otras empresas, la posibilidad de idear en una manera
más práctica y creativa estrategias de marketing, gestión de clientes,
controles de stock además de la organización de toda la parte que
respecta al sector administrativo.
Todo esto siempre teniendo en cuenta que los paquetes de ofimática son
una excelente inversión por eso no debemos dudar un segundo en
implementar estos sistemas, siempre recordando que los mismos deben
estar afiliados a alguna red.
Por otro lado también debemos decir que las empresas que se dedican al
desarrollo de estos paquetes de ofimática son muchas, y a pesar de que
las diferencias entre unas y otras son mínimas, debemos siempre tener en
cuenta que mientras más sencillo sea utilizar el sistema de herramientas
ofimáticas, mayor es la posibilidad de mejorar la productividad. Por último
no queremos dejar de mencionar el hecho de que todas aquellas
personas que se encarguen de manejar y realizar las tareas en estos
sistemas, deben tener absoluto conocimiento de los mismos, por eso la
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capacitación en ofimática es fundamental para la contratación de personal
capaz de utilizar estos sistemas.
1.1.4 ¿Qué es SharePoint?
SharePoint es un nombre común utilizado para referirse a una serie de
productos para empresas desarrollados por Microsoft. Son utilizados
comúnmente como portales de empresas, centros de colaboración,
manejadores e indexadores de contenido, lugares para la publicación de
formas electrónicas y centro de reportes de inteligencia de negocios. Se
dice que SharePoint es una serie de productos porque existen varias
versiones que distan en funcionalidades y tiene objetivos diferentes dentro
de la organización.
Los productos de la serie SharePoint son:
Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
Search Server 2008 Express
Forms Server 2007
Microsoft Office SharePoint Server 2007 MOSS Standard
Microsoft Office SharePoint Server 2007 MOSS Enterprise
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Figura 1. Funcionalidades de SharePoint
A continuación una descripción general y breve de los componentes
principales de SharePoint:
Manejo de documentos SharePoint puede manejar versiones de
documentos, borradores, revisiones, aprobaciones y publicaciones.
Además es posible crear flujos de trabajo los cuales permiten crear
documentos y asignarle ciclos de revisiones y aprobaciones por
parte de distintos miembros de la empresa. Las revisiones de
documentos se pueden hacer en Microsoft Word, Outlook y a
través del navegador de internet. También existen librerías de
almacenamiento de documentos que pueden sustituir los
servidores de contenido (File Sharing).
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Colaboración en la empresa Una de las ventajas de SharePoint
es que permite la comunicación y colaboración entre los miembros
de la empresa. Algunos ejemplos son el compartir anuncios, tareas,
calendarios y planes de proyectos, además de la creación de
documentos en grupo.
Procesos de negocios Igualmente es posible crear formas
electrónicas para manejar procesos de negocios. Esta
funcionalidad permiten la automatización y agilización de procesos.
Portal para empresas La funcionalidad más visible de SharePoint
es su estructura de portal electrónico que permite una mejor
organización del contenido. Las áreas del portal son editable y es
posible limitar el acceso de usuarios a áreas determinadas.
Búsqueda y manejo de información SharePoint puede ser
utilizado para hacer búsquedas dentro de todos los contenidos
almacenado en la empresa. Esto facilita y acelera la disponibilidad
de la información. En la última versión el módulo de búsqueda ha
sido mejorado, y ahora este es más familiar para el usuario.
Inteligencia de negocios y repositorio de reportes El portal de
SharePoint puede ser usado como repositorio de reportes y otros
contenidos para el análisis del desempeño de la empresa. Al
utilizar el portal para publicar los reportes y datos de inteligencia de
negocios se logra un mayor control de lo que pueden ver los
usuarios y da la oportunidad de hacer accesible la información a un
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mayor número de personas en la empresa para mejorar la toma de
decisiones.
1.1.5 Ventajas de SharePoint
1.1.5.1 Productividad con la siguiente generación de
tecnologías Web
La compatibilidad para la creación y personalización de los sitios Web y
las tecnologías de la siguiente generación de SharePoint. Microsoft Office
SharePoint Designer es totalmente compatible con las tecnologías
subyacentes de la tecnología Microsoft Windows SharePoint Services
como ASP.NET 2.0, hojas de estilo en cascada y Microsoft Windows
Workflow Foundation.
1.1.5.2 Personalizar los sitios de SharePoint exactamente
como se desee
Permite elegir el formato y el contenido de sus páginas con Office
SharePoint Designer: la herramienta de personalización para toda la
familia de SharePoint. Se puede adaptar los sitios de SharePoint a sus
necesidades y establecer los requisitos de marca mediante la tecnología
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ASP.NET más reciente, establecer los estándares Web como XHTML y
las hojas de estilo en cascada.
1.1.5.3 Realizar cambios o deshacerlos rápidamente en
SharePoint
Los cambios de formato y diseño en sitios completos de SharePoint
mediante la edición de la página principal y la modificación de las hojas de
estilo en cascada de SharePoint. Deshacer los cambios en la página
principal mediante el comando para revertir a páginas de plantillas de
sitios de Office SharePoint Designer.
1.1.5.4 Mantener el control de la personalización del sitio.
Los administradores de sitios y de TI pueden controlar exactamente cómo
se usa Office SharePoint Designer para ayudar a que los trabajadores de
la información disfruten de una experiencia administrada y compatible con
TI. Establezca la configuración del colaborador para cada función definida
del sitio de SharePoint y controle el acceso a acciones específicas.
1.1.5.5 Crear WorkFlows para automatizar procesos
empresariales
Esta aplicación automatiza los procesos empresariales asociados con las
listas y las bibliotecas de documentos de SharePoint mediante el uso del
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Diseñador de flujo de trabajo, una herramienta eficaz y fácil de usar
incluida en Office SharePoint Designer. Establece las condiciones y las
acciones del flujo de trabajo personalizado, vinculándolas a los datos de
SharePoint e implementando con un solo clic, sin instalar código de
servidor.
1.1.5.6 Crear páginas Web interactivas sin escribir código
Office SharePoint Designer dispone de un conjunto completo de
herramientas para integrar los datos en las páginas de SharePoint y para
mostrar esos datos utilizando XSLT en los sitios de SharePoint. Se puede
tener acceso a herramientas para usar vistas de datos XSLT, elementos
Web de listas de vistas, conexiones de elementos Web, controles
ASP.NET y flujo de trabajo.
1.1.5.7 Integrar los datos empresariales
Nos presenta vistas y formularios para trabajar con diversos orígenes de
datos usando herramientas compatibles con Office SharePoint Designer
2007. Páginas Web de SharePoint que muestren y editen los datos
provenientes de las listas y bibliotecas de documentos de SharePoint,
archivos XML, bases de datos de Microsoft SQL Server, servicios Web y
sistemas empresariales.
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1.1.5.8 Desarrollar sitios compatibles con exploradores
Webs
Office SharePoint Designer tiene una compatibilidad extraordinaria para la
creación de páginas Web basadas en estándares Web, como XHTML.
1.1.5.9 Crear páginas ASP.NET avanzadas
Es compatible con la creación y edición de páginas ASP.NET.
Proporciona el mismo nivel de compatibilidad que Microsoft Visual Studio
2005 para el control de hospedaje, edición de propiedades cuadro de
herramientas de ASP.NET, así como tecnología Microsoft IntelliSense en
vista de código.
1.1.5.10 Administrar y ayudar a proteger el sitio
Los informes de Office SharePoint Designer ayudan a administrar el sitio
buscando vínculos rotos, páginas sin usar, uso de hojas de estilo en
cascada y de páginas principales. Las características de copia de
seguridad y restauración de sitios facilita guardar el sitio en un solo
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archivo para ayudar a proteger los datos o moverlo a otro servidor en el
que se ejecute la tecnología de Windows SharePoint Services.
1.2 Instalación y Ejecución de Microsoft Office
SharePoint Server.
Instalación de Microsoft SharePoint Portal Server e instalación del
servidor y los componentes cliente en uno o varios equipos de una
organización.
Al insertar el CD de SharePoint Portal Server en la unidad de CD-ROM,
se ejecuta automáticamente la página de inicio.
Dicha página contiene:
Un acceso directo a la Instalación de servidor, que inicia el
Asistente para la instalación de SharePoint Portal Server.
Un acceso directo a la Instalación de cliente, que inicia el Asistente
para la instalación de los componentes cliente de SharePoint Portal
Server.
Un acceso directo a los Paseos por SharePoint Portal Server, que
son introducciones interactivas a SharePoint Portal Server.
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Un acceso directo a la Ayuda, que se vincula a la Ayuda en
pantalla de SharePoint Portal Server, en la que se incluyen las
guías Planificación e instalación y Administrar contenido.
Un acceso directo al archivo Léame de SharePoint Portal Server.
Para instalar SharePoint Portal Server:
Revisar los requisitos de hardware y software. Esta sección también
incluye información acerca de la coexistencia con Exchange Server y
Microsoft SQL Server.
Ejecutar el Asistente para la instalación de SharePoint Portal Server para
instalar SharePoint Portal Server en el servidor.
Para crear un área de trabajo en el servidor.
Ejecute el Asistente para la instalación de los componentes cliente de
SharePoint Portal Server para instalar los componentes cliente de
SharePoint Portal Server.
Se debe agregar una carpeta Web que apunte al área de trabajo. La
dirección del área de trabajo es:
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http://nombre_servidor/nombre_áreadetrabajo.
1.3 Requisitos de hardware y software.
A continuación se indican los requisitos para cada servidor en el que se
ejecute SharePoint Portal Server:
Procesador compatible con Intel Pentium III (mínimo
recomendado).
256 megabytes (MB) de memoria de acceso aleatorio (RAM)
(mínimo recomendado).
Mínimo 550 MB de espacio disponible en disco. La unidad debe
tener formato de sistema de archivos NTFS.
Sistema operativo Microsoft Windows® 2000 Server o Windows
2000 Advanced Server, y Windows 2000 Service Pack 1 (SP1) o
posterior.
Servicios de Internet Information Server (IIS) 5.0.
Servicio de Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP). Es
un componente de Windows 2000 Server.
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1.4 Problemas de coexistencia
El siguiente software no puede coexistir con SharePoint Portal
Server:
Exchange 2000 Enterprise Server
Microsoft Exchange Server 5.5 y versiones anteriores
Microsoft Site Server (cualquier versión)
Extensiones de servidor de Microsoft Office
El programa de instalación de SharePoint Portal Server comprueba la
existencia de este software y produce un error si detecta que está
instalado. Si instala este software después de instalar SharePoint Portal
Server, SharePoint Portal Server dejará de funcionar correctamente.
Importante SharePoint Portal Server no puede utilizarse en un entorno
agrupado. No puede instalar SharePoint Portal Server en un entorno
agrupado ni unir el servidor a un entorno agrupado.
1.5 Arquitectura de Microsoft Office Share Point
Server.
1.5.1 Vista general del sistema
En una implementación de Microsoft Windows SharePoint
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Services, hay tres tipos de componentes de servidor activos:
Uno o más servidores Web clientes.
Una base de datos de configuración.
Uno o más servidores de bases de datos de contenido.
Estos tres componentes se pueden instalar en un único equipo o se
pueden distribuir entre varios equipos dentro de un conjunto de
servidores. Toda la información de estado se mantiene en las bases de
datos de contenido y de configuración, en Microsoft SQL Server.
Figura 2. Vista general de una implementación de Windows SharePoint Services
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1.5.2 Servidores Web
En un conjunto de servidores que ejecuta Windows SharePoint Services,
los servidores Web son clones sin estado. Las solicitudes se pueden
enrutar a cualquiera de los servidores Web mediante el equilibrio de carga
y cualquier sitio puede verse atendido por cualquiera de los servidores
Web. El servidor Web se conecta a una base de datos de servidor para
recuperar datos de modo que pueda construir y devolver la página Web al
cliente. Cuando dentro de un conjunto de servidores no funciona un
servidor Web, las solicitudes se enrutan hacia otros servidores Web. Para
agregar capacidad a la implementación, se pueden agregar más
servidores Web. Los documentos y demás información de los usuarios
finales no se almacena en los servidores Web. Todos los valores de
configuración y contenido de los sitios Web se conservan en los
servidores de bases de datos.
1.5.3 Servidores de bases de datos de contenido.
La base de datos de contenido de servidor almacena todo el contenido del
sitio, incluyendo los documentos o archivos del sitio en bibliotecas de
documentos, datos de listas y propiedades de los elementos Web, así
como los nombres de usuario y los derechos. A diferencia de los
servidores Web, los servidores de bases de datos de contenido no son
idénticos. Todos los datos de un sitio específico residen en una base de
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datos de contenido en un único equipo. SQL Server ofrece protección de
copia de seguridad de conmutación por error para evitar las interrupciones
en el servicio en el caso en que un servidor de base de datos dejara de
funcionar.
1.5.4 Base de datos de configuración.
La base de datos de configuración controla toda la administración de la
implementación, dirigiendo las solicitudes a la base de datos adecuada y
administrando el equilibrio de carga para las bases de datos de servidor.
Cuando un servidor Web cliente recibe una solicitud de una página de un
determinado sitio, comprueba la base de datos de configuración para
determinar cuál es la base de datos de contenido que contiene los datos
del sitio. La base de datos de configuración se puede ejecutar en el
mismo equipo que un servidor Web o en un equipo remoto que ejecute
Microsoft SQL Server.
1.5.5 Configuración de Servidor.
Empezamos por instalar MOSS, a continuación escoger el modo
avanzado o básico. Y al seleccionar avanzado nos da tres opciones, para
escoger el tipo de servidor: Complete, Web Front End, y Stand-alone.
Dependiendo de lo que se esté haciendo podemos trabajar en modo
stand-alone, ya que en una sola maquina instalaremos y configuraremos
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todo. Realmente es sencillo usar esta instalación, pero el problema es que
configura absolutamente todo, también nuestro servidor de base de datos,
por defecto instala SQL Server Express. Si es que no se quiere usar SQL
Express, lo recomendable es seleccionar la instalación completa, y en la
configuración del Servidor que características usar, como la base de
datos, el nombre de la base de datos, que autenticación, entre otras.
Después de terminar de instalar MOSS, aparecerá la siguiente pantalla:
Figura 3. Pantalla de final de instalación de MOSS
Si bien la instalación de MOSS terminó, falta lo más importante, configurar
el servidor. En la ventana anterior si deseamos lo configuramos al finalizar
la instalación marcando el checkbox, o si deseamos lo configuramos en
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otro momento. En este caso desmarcamos el checkbox, para configurarlo
en otro momento.
Si más tarde deseamos configurar nuestro server debemos hacer lo
siguiente:
1. Abrir Inicio-> All Programs-> Microsoft Office Server-> SharePoint
Products and Technologies Configuration Wizard.
2. Verificar que tengamos iniciado nuestro servidor de base de datos:
Figura 4. Pantalla de verificación de Base de Datos
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3. Al hacer clic en Next, mostrará un mensaje indicando que reiniciará
o reseteará algunos servicios, le damos clic en Yes.
4. En este paso, indicamos que se creara una nueva granja de
servidores, aunque en mi prototipo académico todo estará dentro
de un mismo servidor:
Figura 5. Pantalla para seleccionar el Servidor.
5. Ahora ingresamos el nombre de nuestro servidor de base de datos,
en este caso es el mismo. En cuanto a la base de datos, si no
existe, la creará. Además debemos ingresar una cuenta de acceso
para la base de datos:
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Figura 6. Pantalla para especificar la configuración de Base de Datos.
6. En el caso del puerto para la Aplicación de Administración Central,
dejamos por el defecto salvo que lo estemos usando en otro lugar.
Ahora en el modo de autenticación, sólo tenemos dos opciones
NTLM, o Kerberos. El detalle de cada uno de estos es otro tema,
pero de manera resumida podemos decir que si pertenecemos a un
dominio usamos Kerberos, y si no (grupo de trabajo) usamos
NTLM:
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Figura 7. Pantalla para escoger el puerto para la administración central.
7. Y vemos el resumen de la configuración del Servidor:
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Figura 8. Pantalla del resumen de configuración.
8. Esperamos que termine la instalación.
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Figura 9. Pantalla configuración terminada satisfactoriamente.
1.5.6 Topología de servidores Web
La topología, o diseño lógico, de los servidores Web en una
implementación de Windows SharePoint Services varía en función del
contexto. Cuando se implementa Windows SharePoint Services, se crean
de forma predeterminada dos servidores virtuales o sitios Web en
Servicios de Internet Information Server (IIS) de Microsoft. Uno de los
sitios Web se crea para un servidor virtual administrativo y se amplía el
sitio Web IIS existente en el puerto 80 para crear un servidor virtual de
usuario final o de tiempo de ejecución.
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Figura 10. Servidores virtuales administrativo y de usuario final predeterminados en IIS
Sólo se puede disponer de un servidor virtual administrativo en un único
equipo, que se utiliza para configurar todos los servidores Web clientes y
para ampliar nuevos servidores virtuales.
En cualquier implementación de Windows SharePoint Services, se puede
implementar más de un servidor virtual. Los servidores virtuales se
pueden configurar de dos maneras. La configuración predeterminada
resuelve los nombres de dominio mediante servidores virtuales en IIS. En
esta configuración, se pueden crear varios servidores virtuales, un nombre
de dominio por servidor. La segunda configuración, denominada modo de
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encabezado Host escalable, aumenta la capacidad del modo de
encabezado Host que se utiliza en IIS y que permite a un único servidor
virtual alojar varios nombres de dominio, utilizando el encabezado Host o
el nombre de dominio para resolver los sitios.
La entidad de escala para un servidor virtual de usuario final es la
colección de sitios, que está compuesta por un sitio de nivel superior o
Web raíz (por ejemplo, http://ServidorVirtual/[sitios/]ColeccionSitios) y
cualquier cantidad de subsitios (por ejemplo:
http://ServidorVirtual/[sitios/]ColeccionSitios/Subsitio). El sitio de nivel
superior incluye, por ejemplo, las galerías de elementos Web, plantillas de
lista y plantillas de sitio, y ofrece administración para todos los sitios
dentro de la colección de sitios. Un servidor virtual se divide en
colecciones de sitios, que permiten que un espacio de nombres de URL
dado se divida en distintos segmentos, cada colección de sitios con su
propio espacio de nombres por ejemplo:
http://ServidorVirtual/[sitios/]SuColeccionSitios,
http://ServidorVirtual/[sitios/]MiColeccionSitios, etc.
Windows SharePoint Services puede equilibrar la carga de las
colecciones de sitios entre distintas bases de datos de contenido, pero los
sitios individuales siempre residen en la misma base de datos que su
colección de sitios principal.
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IIS no reconoce colecciones de sitios, que no equivalen ni a los sitios Web
IIS ni a los directorios virtuales de IIS.
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CAPITULO II
2.1 Administración de contenidos y procesos.
La plataforma de Administración de contenidos y procesos Mejora la
visión empresarial permitiendo Simplificación de la colaboración interna y
externa para conseguir un impacto estratégico.
Microsoft Office SharePoint Server es un conjunto integrado de
funcionalidades de servidor que pueden ayudar a mejorar la eficacia de la
empresa al proporcionar administración de contenido y búsqueda
empresarial globales, acelerar los procesos empresariales compartidos y
facilitar el uso compartido de la información sin barreras, a fin de obtener
una mejor visión empresarial. Office SharePoint Server admite todas las
intranets, extranet y aplicaciones Web de toda la empresa en una
plataforma integrada, en lugar de depender de diferentes sistemas
fragmentados. Además, este servidor de colaboración y administración de
contenido proporciona a los profesionales de TI y a los programadores la
plataforma y las herramientas necesarias para la administración de
servidores, la extensibilidad de las aplicaciones y la interoperabilidad.
Permitiéndonos simplificar los esfuerzos de cumplimiento y protege mejor
la información de la empresa a través de un completo conjunto de
herramientas para administrar y controlar el contenido electrónico.
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Perfecciona los procesos empresariales diarios que reducen la
productividad de la empresa mediante formularios electrónicos y procesos
de flujo de trabajo preestablecidos que los usuarios pueden iniciar y
controlar y en los que pueden participar a través de aplicaciones de
Microsoft Office conocidas, el correo electrónico o exploradores Web.
Controla los documentos mediante una administración de directivas
detallada y ampliable. Define directivas de administración de documentos
personalizables para controlar los derechos de acceso por elemento,
especifica el período de retención y las acciones de caducidad y realiza
un seguimiento del contenido a través de los valores de auditoría del
documento. La integración de la directiva con aplicaciones cliente
familiares hace que el cumplimiento de la directiva sea transparente y fácil
para los empleados. La integración con Information Rights Management
garantiza que la información privada y confidencial esté más protegida,
aunque no esté conectada con un servidor.
Almacena, administra y permite acceso a los documentos de toda la
empresa. Las empresas pueden almacenar y organizar todos los
documentos y el contenido de la empresa en una ubicación central.
Asimismo, los usuarios disponen de un mecanismo coherente para
explorar y encontrar información relevante. La configuración de repositorio
predeterminada se puede modificar para agregar flujo de trabajo, definir
directivas de retención y agregar tipos de contenido y plantillas nuevos.
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Simplifica la administración de contenido Web. Proporciona una
funcionalidad fácil de utilizar para crear, aprobar y publicar contenido
Web. Las páginas maestras y los diseños de página proporcionan
plantillas reutilizables para que el aspecto de dichas páginas sea
coherente. La nueva funcionalidad permite a las empresas publicar
contenido de un área a otra (por ejemplo, de sitios de colaboración a un
portal) o administrar de forma económica la entrega de contenido
multilingüe en varios sitios de intranet, extranet e Internet.
Amplía los procesos empresariales en toda la empresa. Las soluciones
basadas en servicios de formularios permiten recopilar información de
forma segura y precisa dentro y fuera de la empresa sin codificar ninguna
aplicación personalizada. A continuación, esta información se puede
integrar fácilmente en sistemas de línea de negocio, almacenar en
bibliotecas de documentos, utilizarse para iniciar procesos de flujo de
trabajo o enviarse a servicios Web. De este modo, se evita la duplicación
de esfuerzos y los errores costosos derivados de la entrada manual de
datos.
Perfecciona las actividades empresariales diarias. Aprovecha los flujos de
trabajo para automatizar y obtener mayor visibilidad en actividades
empresariales comunes como la revisión y la aprobación de documentos,
el seguimiento de problemas y la recopilación de firmas. La integración
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con aplicaciones cliente de Microsoft Office conocidas, el correo
electrónico y los exploradores Web simplifica la experiencia del usuario.
Las organizaciones pueden modificar fácilmente los procesos
preestablecidos o bien definir sus propios procesos mediante
herramientas de Microsoft conocidas, como, por ejemplo, Microsoft Office
SharePoint Designer (la próxima generación de Microsoft Office
FrontPage) o el sistema de desarrollo Microsoft Visual Studio.
2.1.1 Administración de Documentos
La administración de documentos se centra en el almacenamiento y la
organización de documentos para mejorar el trabajo activo en curso,
incluidos la creación de contenido y recursos compartidos dentro de una
organización. Cuando las organizaciones no cuentan con ningún tipo de
sistema de administración de documentos formal, el contenido suele
crearse y guardarse de manera no administrada y descentralizada en
recursos compartidos de archivos dispersos y en unidades de disco duro
individuales.
Esto dificulta a los empleados las tareas de buscar, compartir y colaborar
eficazmente en el contenido e impide a las organizaciones aprovechar la
información y datos valiosos incluidos en el contenido.
Microsoft Office SharePoint Server cubre las necesidades de
administración de documentos de su organización al proporcionar un
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amplio conjunto de capacidades de administración de documentos que
permiten:
Almacenar, organizar y localizar documentos.
Garantizar la coherencia de los documentos.
Administrar los metadatos de documentos.
Ayudar a proteger documentos contra el acceso o uso no
autorizados.
Garantizar procesos de negocio coherentes (flujos de trabajo) para
la manipulación de los documentos.
Para una mejor comprensión a continuación de describe un ejemplo de
una compañía ficticia Adventure Works que fabrica bicicletas y accesorios
para bicicletas.
El equipo de documentación técnica de Adventure Works, por ejemplo,
que produce publicaciones destinadas a los clientes, como manuales de
usuario y hojas de especificaciones de productos, usa muchas de las
características de administración de documentos de Office SharePoint
Server. El equipo guarda todo el contenido que crea en un sitio creado
con la plantilla del sitio del Centro de documentación. En el sitio del
Centro de documentación, los miembros del equipo usan control de
versiones principal y secundaria para realizar un seguimiento del
desarrollo de los documentos a través de sus diferentes versiones.
También usan desprotección obligatoria para asegurar que los miembros
del equipo no sobrescriban accidentalmente el trabajo de otro.
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2.1.1.1 Almacenar y organizar documentos en un
sitio del Centro de documentación
La plantilla del sitio del Centro de documentación incluida con Office
SharePoint Server puede usarse para crear sitios optimizados para crear,
usar y almacenar grandes volúmenes de documentos. Los sitios creados
con la plantilla del sitio del Centro de documentación tienen características
de administración de documentos especializadas como desprotección
obligatoria y control de versiones principal y secundaria, activadas de
forma predeterminada. La desprotección obligatoria ayuda a evitar
conflictos y confusión respecto de los cambios, dado que sólo un usuario
puede modificar un archivo a la vez. El control de versiones permite
realizar el seguimiento de los cambios realizados en los documentos y
ayuda a administrar el contenido a medida que lo revisa. El control de
versiones es especialmente útil cuando varias personas trabajan juntas en
proyectos, o cuando la información pasa por varias fases de desarrollo y
revisión.
2.1.1.2 Usar tipos de contenido para administrar
documentos de forma coherente
Un tipo de contenido es un grupo de parámetros reutilizables que
describen los comportamientos compartidos de un tipo de contenido
específico. Los tipos de contenido permiten a las organizaciones
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organizar, administrar y manejar el contenido de forma coherente en una
colección de sitios. Puede definir un tipo de contenido para cada tipo de
documento o producto de información que la organización cree para
asegurarse de que estos diferentes tipos de documentos se manejen de
forma coherente.
El departamento de documentación técnica de Adventure Works, por
ejemplo, creó dos tipos de contenido denominados Manual de usuario y
Especificación de producto. Cuando los miembros del equipo van al
centro de documentación para crear un nuevo documento, cada uno de
estos tipos de contenido aparece como una opción en el botón Nuevo en
la biblioteca de documentos, especifica su propia plantilla, de modo que
todos los manuales de usuario y descripciones de producto tengan el
mismo formato, también declara sus propias columnas personalizadas de
modo que, por ejemplo, todos los manuales de usuario contienen
metadatos acerca de los modelos de producto a los que se aplican los
manuales, incluso contiene sus propios flujos de trabajo. De esta manera,
el equipo puede tener la seguridad de que todos los manuales de usuario
siguen los mismos procesos de comentarios y aprobación. Además, dado
que las especificaciones de los productos se incluyen en otro tipo de
contenido, dichos documentos pueden seguir procesos diferentes y tener
columnas que requieran metadatos diferentes.
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2.1.1.3 Administrar las propiedades del documento
Una de las formas principales en que los usuarios pueden encontrar
información que se ha guardado en un sitio web o en un sistema de
administración de documentos es examinando o buscando los metadatos
(propiedades del documento) que se han guardado junto con los archivos.
Sin embargo, los empleados de organizaciones no suelen agregar ni
actualizar las propiedades del documento de los archivos cuando los
guardan.
Los programas y servidores disponibles en Microsoft Office System
ayudan a los usuarios a crear y actualizar los metadatos de los
documentos. Cuando se abre o edita un documento guardado en un sitio
de Office SharePoint Server en un programa de escritorio de Versión de
Office, como Word, Excel o PowerPoint, se pueden editar las propiedades
del servidor de dicho documento en el Panel de información del
documento que aparece en la parte superior del archivo. Si se agregan
las columnas predeterminadas al tipo de contenido de dicho documento o
a la biblioteca en la que se guardan los documentos, los valores de dichas
columnas se muestran como campos de propiedad en el Panel de
información del documento. Al integrar la experiencia de edición de
propiedades del documento con la experiencia de edición del contenido,
los programas de Versión de Office facilitan a las organizaciones la tarea
de mejorar la calidad de los metadatos de su contenido.
Ofimática con SharePoint
Página 38
Figura 11. Propiedades del documento.
Asimismo, las organizaciones pueden usar Microsoft Office InfoPath 2007
para crear paneles de información del documento personalizados que
luego pueden agregar a tipos de contenido específicos.
2.1.1.4 Ayudar a proteger los documentos
Office SharePoint Server también ofrece varias opciones para que las
organizaciones puedan proteger los documentos guardados en un sitio de
SharePoint contra el acceso o uso no autorizados. Las organizaciones
pueden aplicar Information Rights Management (IRM) a una biblioteca de
documentos entera para proteger un conjunto completo de documentos.
IRM permite limitar las acciones que los usuarios pueden realizar en los
archivos que se descargan de listas o bibliotecas de SharePoint. IRM cifra
los archivos descargados y limita el número de usuarios y programas a los
Ofimática con SharePoint
Página 39
que se permite descifrar esos archivos. IRM también puede limitar los
derechos de los usuarios que pueden leer los archivos de modo que no
puedan realizar acciones como imprimir copias de los archivos o copiar
texto de los archivos. De esta forma, IRM puede ayudar a una
organización a aplicar las directivas empresariales que rigen el control y la
difusión de información confidencial o de su propiedad.
Office SharePoint Server también permite proteger archivos de otras
formas. Si desea impedir que otros usuarios lean borradores de
documentos en proceso, puede configurar una biblioteca de documentos
con control de versiones principales y secundarias y, a continuación,
especificar qué grupos de usuarios pueden leer las versiones secundarias
(borradores).
Los borradores son las versiones secundarias de archivos o elementos de
listas que aún no están aprobados como principales. Si configura la
biblioteca para que requiera aprobación del contenido, los borradores no
se publicarán como versiones principales hasta que alguien con los
permisos apropiados apruebe su publicación.
Otra forma de ayudar a proteger los documentos es mediante la
configuración de permisos para carpetas, elementos de lista o
documentos individuales. Si sólo hay uno o dos archivos en una biblioteca
de documentos a la que se desea restringir el acceso, se puede editar los
Ofimática con SharePoint
Página 40
permisos para estos elementos individuales para modificar quién tiene
permiso para verlos o editarlos.
2.1.1.5 Administrar procesos de documentos con
flujos de trabajo
Para mejorar los procesos de negocio relacionados con documentos
comunes, Office SharePoint Server ofrece flujos de trabajo integrados que
las organizaciones pueden usar para administrar tareas como revisión,
aprobación de documentos y recopilación de firmas. Un flujo de trabajo es
el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una
secuencia específica de acciones o tareas relacionadas con un proceso
de negocio. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a
administrar procesos de negocio relacionados con documentos de forma
más eficiente, ya que realizan un seguimiento automático de las tareas
humanas implicadas en dichos procesos y las administran.
El equipo de documentación técnica de Adventure Works, por ejemplo,
usa ampliamente el flujo de trabajo Recopilar comentarios. En lugar de
enviar mensajes de correo electrónico a los revisores, el autor puede
iniciar un flujo de trabajo con el documento en uso directamente desde
Office Word.
Ofimática con SharePoint
Página 41
El flujo de trabajo se encarga de administrar el proceso: envía
notificaciones a los revisores, crea tareas para ellos y realiza el
seguimiento del estado de las tareas. Los revisores pueden completar sus
tareas en Word o en Microsoft Office Outlook.
Asimismo, con Microsoft Office SharePoint Designer o Microsoft Visual
Studio Extensions for Windows Workflow Foundation, las organizaciones
pueden desarrollar e implementar flujos de trabajo personalizados para
administrar procesos de negocio exclusivos de sus organizaciones.
2.1.2 Administración de Registros
2.1.2.1 Administración de los derechos de
información
Information Rights Management (IRM) permite limitar las acciones que los
usuarios pueden realizar en los archivos que se han descargado de listas
o bibliotecas de SharePoint. IRM cifra los archivos descargados y limita el
conjunto de usuarios y programas a los que se permite descifrar esos
archivos. IRM también puede limitar los derechos de los usuarios que
pueden leer archivos para que no puedan realizar acciones como imprimir
copias de los archivos o copiar texto de los mismos.
Se puede utilizar IRM en listas o bibliotecas para limitar la diseminación
de contenido confidencial. Por ejemplo, si se va a crear una biblioteca de
documentos para compartir información sobre próximos productos con
Ofimática con SharePoint
Página 42
representantes de marketing seleccionados, se puede utilizar IRM para
evitar que esas personas compartan el contenido con otros empleados de
la compañía.
En un sitio de Office SharePoint Server, IRM se aplica a una lista o
biblioteca completa, no a archivos individuales. De esta forma es más fácil
garantizar un nivel coherente de protección para un conjunto completo de
documentos o archivos. IRM puede ayudar a una organización a exigir las
directivas empresariales que rigen el control y diseminación de
información confidencial o de su propiedad.
2.1.2.1.1 Ventajas del IRM para proteger el contenido
IRM ayuda a proteger el contenido restringido de las
siguientes maneras:
Ayuda a evitar que un usuario no autorizado copie,
modifique, imprima, envíe por fax o copie y pegue el
contenido para usos no autorizados
Ayuda a evitar que un usuario no autorizado copie el
contenido mediante la característica Imprimir pantalla
de Microsoft Windows
Ayuda a evitar que un usuario no autorizado vea el
contenido si se envía por correo después de
descargarlo del servidor
Ofimática con SharePoint
Página 43
Restringe el acceso al contenido a un período de
tiempo especificado, después del cual los usuarios
deben confirmar sus credenciales y descargar de
nuevo el contenido
Ayuda a exigir las directivas empresariales que rigen
el uso y diseminación de contenido en la organización
2.1.2.1.2 Desventajas del IRM para proteger el
contenido
IRM no puede proteger el contenido restringido de las
acciones siguientes:
Borrado, robo, captura o transmisión mediante
programas malintencionados como caballos de Troya,
software de registro de pulsaciones de teclas y ciertos
tipos de spyware
Pérdida o daños debidos a las acciones de virus del
equipo
Copia o reescritura manual del contenido desde la
pantalla
Fotografiado digital o analógico del contenido que se
muestra en una pantalla
Copia a través del uso de programas de captura de
pantalla de terceros
Ofimática con SharePoint
Página 44
Copia de metadatos de contenido (valores de
columna) mediante programas de captura de pantalla
de terceros o acción de copiar y pegar
2.1.2.2 Cómo funciona IRM con listas y bibliotecas
de SharePoint
La protección de IRM se aplica a los archivos en el nivel de lista o
biblioteca. Cuando se habilita IRM para una lista o biblioteca, puede
protegerse cualquier tipo de archivo de esa lista o biblioteca para el que
se haya instalado un protector en todos los servidores Web cliente. Un
protector es un programa que controla el cifrado y descifrado de archivos
con un formato específico cuyos derechos se administran.
Office SharePoint Server incluye protectores para los siguientes tipos de
archivos:
Formularios de Microsoft Office InfoPath
Formatos de archivo 97 a 2003 para los siguientes
programas de Microsoft Office: Word, Excel y
PowerPoint
Formatos XML abiertos de Office para Microsoft Office
Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft
Office PowerPoint 2007
Formato XPS (XML Paper Specification)
Ofimática con SharePoint
Página 45
Si la organización va a utilizar IRM para proteger otros tipos de archivo
además de los enumerados anteriormente, el administrador del servidor
debe instalar protectores para esos formatos de archivo adicionales.
Cuando se habilita IRM para una biblioteca, la administración de derechos
se aplica a todos los archivos de esa biblioteca. Cuando se habilita IRM
para una lista, la administración de derechos únicamente se aplica a los
archivos que se adjuntan a elementos de la lista, no a los elementos
reales de la lista.
Cuando alguien descarga archivos en una lista o biblioteca en la que se
ha habilitado IRM, los archivos se cifran para que sólo las personas
autorizadas puedan verlos. Cada archivo cuyos derechos se administran
también contiene una licencia de emisión que impone restricciones a las
personas que pueden ver el archivo. Entre las restricciones típicas se
encuentran crear un archivo de sólo lectura, deshabilitar la copia de texto,
impedir que los usuarios guarden una copia local e impedir que se
imprima el archivo. Los programas cliente que pueden leer los tipos de
archivos a los que se ha aplicado IRM utilizan la licencia de emisión del
archivo cuyos derechos se administran para exigir las restricciones. De
esta forma, el archivo cuyos derechos se administran mantiene su
protección incluso después de descargarlo del servidor.
Ofimática con SharePoint
Página 46
Los tipos de restricciones que se aplican a un archivo cuando se descarga
de una lista o biblioteca se basan en los permisos del usuario individual
en el sitio de Office SharePoint Server que contiene el archivo. En la tabla
siguiente se explica la correspondencia entre los permisos de Office
SharePoint Server y los de IRM.
Permisos de Office
SharePoint Server
Permisos de IRM
Administrar permisos,
Administración del
sitio Web
Control total (como defina el programa cliente): este
permiso generalmente permite a un usuario leer,
editar, copiar, guardar y modificar los permisos del
contenido cuyos derechos se administran.
Editar elementos,
Administrar listas,
Agregar y
personalizar páginas
Editar, copiar y guardar: un usuario puede imprimir un
archivo únicamente si está activada la casilla de
verificación Permitir que los usuarios impriman
documentos en la página Configuración de
Information Rights Management para la lista o
biblioteca.
Ver elementos Leer: un usuario puede leer el documento, pero no
puede copiar o modificar su contenido. Un usuario
únicamente puede imprimir si está activada la casilla
Ofimática con SharePoint
Página 47
de verificación Permitir que los usuarios impriman
documentos en la página Configuración de
Information Rights Management para la lista o
biblioteca.
Otros Ningún otro permiso se corresponde directamente
con los permisos de IRM.
2.1.2.3 Aplicar IRM a una lista o biblioteca
Para poder habilitar IRM en listas y bibliotecas, tiene que estar instalado el
Service Pack 2 del cliente Microsoft Windows Rights Management
Services (RMS) en cada servidor Web cliente del sitio de SharePoint.
Además, Information Rights Management tiene que estar habilitado en la
Administración central del sitio. Asimismo, un administrador del servidor
tiene que instalar protectores en todos los servidores Web cliente para
cada tipo de archivo que la organización desee proteger mediante IRM.
Para aplicar IRM a una lista o biblioteca, debe tener al menos el nivel de
permisos Diseñar para esa lista o biblioteca.
2.1.3 Administración de Contenido Web
Las funciones de administración de contenido web de Microsoft Office
SharePoint Server pueden ayudarle a comunicarse de forma más eficaz
Ofimática con SharePoint
Página 48
con sus empleados, socios y clientes. Al proporcionar una funcionalidad
de uso sencillo para crear, aprobar y publicar contenido web, Office
SharePoint Server le permite publicar rápidamente información en sitios
de intranet, extranet e Internet, con un aspecto coherente.
Puede usar las funciones de administración de contenido web para crear,
publicar, administrar y controlar una colección grande y dinámica de
contenido. La administración de contenido web, como parte de
Administración de contenido empresarial (ECM) de Office SharePoint
Server, puede ayudar a simplificar el proceso de creación y publicación de
sitios web.
Para una mejor comprensión a continuación de describe un ejemplo de
una compañía ficticia Adventure Works.
El equipo de Marketing de Adventure Works aprovecha la característica
de variación de sitios, que permite crear y mantener sitios web en
diferentes idiomas para sus clientes globales. Office SharePoint Server
mantiene una estructura paralela entre estos diferentes sitios con respecto
a páginas y sitios secundarios. Cuando Tomás Navarro, un propietario del
sitio de Marketing de Adventure Works, agrega una nueva página al sitio
de variación maestro mantenido en un solo idioma, la misma página se
agrega automáticamente a la estructura de los sitios internacionales.
Ventajas de utilizar un sistema de administración de contenido Web
Ofimática con SharePoint
Página 49
Crear y publicar contenido de forma rápida y sencilla Los grupos
de negocio pueden crear y publicar contenido web rápidamente
con las sencillas herramientas de creación y los flujos de trabajo
integrados, con una implicación mínima de TI. Puede usar el flujo
de trabajo de aprobación, por ejemplo, para aprobar y publicar
contenido. Office SharePoint Server 2007 asigna la administración
del contenido web a los usuarios del sitio, lo que supone un ahorro
de tiempo y recursos y otorga más control a los propietarios y
usuarios del sitio. Las herramientas de edición similares a las
usadas en una aplicación de procesamiento de texto facilitan a los
usuarios la creación del contenido.
Mantener un estilo de navegación coherente en todos los
sitios Para mantener la coherencia proporcione páginas maestras
y diseños de página aprobados que permiten especificar una sola
vez la imagen de marca y la navegación del sitio, que los autores
de contenido pueden volver a usar. De esta manera, el autor puede
concentrarse en el contenido en lugar del estilo y el formato. Si
publica en diferentes ubicaciones, como sitios de intranet, extranet
e Internet, puede personalizar o crear páginas maestras y diseños
de página que mostrarán el contenido según el estilo y formato que
se diseña para cada uno.
Reducir los costos de implementación y administración de los
sitios Implemente y administre una infraestructura de varios
niveles para crear y publicar contenido. Por ejemplo, puede
Ofimática con SharePoint
Página 50
publicar el mismo contenido web en sitios de intranet, extranet e
Internet. La administración de contenido web permite a los
desarrolladores y diseñadores de sitios definir la imagen de marca,
navegación y organización de las plantillas, así como establecer las
reglas de publicación en el sitio. Puede controlar la implementación
y administración de sus sitios web sin recurrir al personal de TI de
la organización.
2.2 Mejora de la visión empresarial.
Permite supervisar de forma efectiva los controladores de la empresa,
para tomar decisiones mejor fundadas en toda la empresa y responder de
forma proactiva a eventos empresariales importantes.
Presentar información crítica para la empresa en una sola ubicación.
Crear portales de inteligencia empresarial interactivos que constituyan y
muestren información empresarial de diferentes fuentes mediante
funciones integradas como, por ejemplo, escritorios digitales, elementos
Web, indicadores clave de rendimiento y tecnologías de conectividad de
datos empresariales. Los sitios del centro de informes centralizado
ofrecen a los usuarios un único lugar para encontrar las hojas de cálculo,
los informes y los indicadores clave de rendimiento más actualizados.
Ofimática con SharePoint
Página 51
Conecta rápidamente a los usuarios con la información. Enterprise Search
de Office SharePoint Server incorpora datos de usuarios y empresas
junto con documentos y páginas Web para proporcionar resultados más
completos. El centro de búsqueda proporciona una única ubicación
integrada para que los empleados encuentren contenido, procesos,
usuarios y datos empresariales relevantes para sus necesidades
específicas. Esto permite a los usuarios y a las empresas tomar
decisiones de forma más rápida basándose en la información y en los
hechos más recientes.
Compartir datos empresariales ampliamente a la vez que ayuda a
proteger la información confidencial. Excel Services, ejecutado en Office
SharePoint Server, proporciona acceso a datos y análisis en hojas de
cálculo de Microsoft Office Excel interactivas en tiempo real desde un
explorador Web. Utilice estas hojas de cálculo para conservar y compartir
de forma eficaz una versión actualizada y centralizada a la vez que ayuda
a proteger información confidencial o privada incrustada en documentos
(como modelos financieros).
Aprovecha las redes empresariales sin estructura para tomar mejores
decisiones. Los empleados pueden utilizar nuevas herramientas de
administración de conocimientos para aprovechar al máximo sus redes
empresariales sin estructura, tanto dentro como fuera de sus empresas. Al
explorar estas relaciones empresariales no documentadas y encontrar
expertos en temas específicos, los usuarios pueden tomar mejores
Ofimática con SharePoint
Página 52
decisiones más rápidamente. Al explorar estas relaciones empresariales
no documentadas y encontrar expertos en temas específicos, los usuarios
pueden tomar mejores decisiones más rápidamente.
Desbloquea datos empresariales. El Catálogo de datos empresariales
permite integrar datos estructurados de aplicaciones de línea de negocio
en Office SharePoint Server a través elementos Web, listas, perfiles de
usuarios, búsquedas o mediante programación. Es posible definir
conexiones administradas de forma central a sistemas de servidor. A
continuación, los usuarios finales pueden reutilizar dichas conexiones
para obtener acceso a datos de servidor sin necesidad de escribir código,
de este modo los datos empresariales forman parte del contenido del
portal. El Catálogo de datos empresariales también permite a Enterprise
Search integrar datos empresariales de servidor en operaciones de
búsqueda, sin tener que especificar controladores de protocolo, iFilter ni
código personalizado.
2.3 Simplificación de la colaboración interna y
externa.
Permite compartir conocimientos, buscar información y colaborar de
forma más fácil y segura dentro y fuera de los límites de la empresa.
Aprovechar la red de socios, clientes y usar las redes de contactos
personales para conectarse con otras personas de un modo eficaz.
Ofimática con SharePoint
Página 53
Amplía las relaciones con clientes y socios. Con soluciones inteligentes
basadas en formularios electrónicos y en estándares, puede recopilar
información empresarial de clientes y socios a través de un explorador
Web. La integración y la compatibilidad del protocolo LDAP para otros
proveedores de autenticación conectables facilitan el trabajo con orígenes
de servicio de directorio distintos de Active Directory. De ese modo, se
simplifican las configuraciones de extranet y se contribuye a que la
conectividad con clientes, socios y proveedores sea más precisa.
Funcionalidad presente de Enterprise Search. Enterprise Search de Office
SharePoint Server, tiene una gran relevancia e incorpora contenido
empresarial como, por ejemplo, datos de usuarios y de empresa, junto
con documentos y páginas Web para proporcionar resultados más
completos. La búsqueda se realiza de forma ubicua en Office SharePoint
Server, con una integración completa en sitios de SharePoint, elementos
Web, listas de SharePoint, perfiles de usuarios, etc. Esto permite a los
usuarios buscar la información que necesitan independientemente del
lugar en el que se encuentren dentro del portal. Enterprise Search tiene la
capacidad de buscar en datos empresariales. Es posible personalizar los
resultados de búsqueda en gran medida, por ejemplo, al explorar
elementos de metadatos específicos de registros de servidor.
Ofimática con SharePoint
Página 54
Con el acceso sin conexión a las listas y bibliotecas de documentos de
SharePoint a través de Microsoft Outlook, puede eliminar los límites de la
conectividad de red de la empresa. La integración completa con Microsoft
Office Groove Server mejora aún más la experiencia sin conexión de los
usuarios.
Las nuevas herramientas de administración de conocimientos permiten a
los empleados crear y usar las redes de usuarios, tanto dentro como fuera
de sus empresas, de modo que pueden conectarse y compartir
conocimientos de una forma más fácil y eficiente con otras personas.
La característica Mis sitios ofrece una experiencia totalmente
personalizada a los usuarios, con un sitio exclusivo para cada usuario.
Cada sitio se puede utilizar para almacenar, presentar, mostrar y
administrar contenido, información y aplicaciones de un modo controlado.
También es posible utilizar cada sitio para presentar información acerca
del usuario como, por ejemplo, aptitudes y funciones, compañeros y
directores, grupos y listas de distribución a los que el usuario pertenece y
documentos en los que está trabajando el usuario. Además, cada sitio
contiene mecanismos de seguridad mejorados y de control de privacidad
estrictos, de modo que cada usuario pueda seleccionar la cantidad de
información que debe presentarse y a quién. También es posible
personalizar completamente Mis sitios para adaptarse a necesidades
individuales.
Ofimática con SharePoint
Página 55
2.4 Refuerzo de TI para conseguir un impacto
estratégico.
Mejora la respuesta de TI a las necesidades empresariales y reduce el
número de plataformas que deben mantenerse admitiendo todas las
intranets, extranets y aplicaciones Web de toda la empresa en una
plataforma integrada.
Permite una compatibilidad de interoperabilidad ampliada. Office
SharePoint Server se basa en una arquitectura escalable, con
compatibilidad para servicios Web y estándares de interoperabilidad,
incluidos XML y el protocolo SOAP. Office SharePoint Server también
ofrece interfaces de programación de aplicaciones abiertas y completas,
así como controladores de eventos para listas y documentos. Esto permite
la integración con sistemas existentes y ofrece la flexibilidad para
incorporar nuevas inversiones de TI que no son de Microsoft. La
compatibilidad de integración LDAP para otros proveedores de
autenticación conectables facilita el trabajo con orígenes distintos de
Active Directory.
Habilite TI para centrarse en tareas más estratégicas. Los usuarios ya
pueden crear sitios, iniciar flujos de trabajo, suministrarse aplicaciones,
tener acceso a datos de servidor, definir la seguridad por elementos,
Ofimática con SharePoint
Página 56
restaurar elementos eliminados y completar otras tareas sin utilizar TI.
Esta reducción de la dependencia del usuario respecto a TI mejora la
productividad y también permite al departamento de TI centrarse en
proporcionar servicios de valor agregado reales a la empresa. El Catálogo
de datos empresariales permite definir e implementar configuraciones de
aplicaciones empresariales para obtener a datos ubicados en sistemas de
servidor. Los usuarios empresariales pueden reutilizar esta característica
para crear vistas personalizadas de datos empresariales sin tener que
desarrollar ningún código personalizado.
Simplifica la implementación, la dirección y la administración del sistema.
La administración de un conjunto de servidores Web, la implementación
de nuevas partes de contenido y la administración de la sincronización en
dichos sitios resulta ahora mucho más simple. La implementación puede
realizarse de forma descendente o ascendente. Simplifique la división del
sitio por etapas mediante las avanzadas plantillas de inicio de sitio para
sitios Web comunes, con plantillas de área y de diseño de página, así
como con la exploración predefinida. Las funciones mejoradas de copia
de seguridad y restauración de contenido ayudan a los profesionales de
TI a programar copias de seguridad, realizar copias de seguridad de
varias recopilaciones de sitios y, a continuación, restaurarlas de forma
individual. Eficaces herramientas de supervisión del sistema, seguimiento
del uso y supervisión. Estas herramientas ayudan a aislar y solucionar
Ofimática con SharePoint
Página 57
problemas más rápidamente y mejoran la eficacia operativa de la
infraestructura del sistema
Ofimática con SharePoint
Página 58
CAPITULO III
3.1 Formularios basados en el explorador con
InfoPath Forms Services.
InfoPath Forms Services, que es una parte de Office SharePoint Server,
amplía su alcance a organizaciones que no utilizan Microsoft Office
InfoPath permitiéndole rellenar formularios en un explorador Web común
o incluso en un dispositivo móvil habilitado para HTML.
Figura 12. Formularios de los procesos empresariales en un explorador normal o en un dispositivo
móvil.
Ofimática con SharePoint
Página 59
Con Office SharePoint Server, se puede:
Proporcionar formularios con una experiencia de usuario uniforme
independientemente de donde se utilicen. Office InfoPath utiliza
controles integrados para proporcionar formularios fáciles de utilizar
con comportamiento predecible, sugerencias que aparecen al
mover el mouse (ratón) por encima de zonas del formulario y
validación de datos integrada.
Simplificar las aplicaciones de sus procesos empresariales
mediante los formularios de InfoPath, que recopilan y validan los
datos que impulsan los flujos de trabajo.
Utilizar las plantillas de flujo de trabajo de colaboración integradas
para simplificar los procesos de aprobación, revisión y archivado.
También puede crear sus propios flujos de trabajo personalizados
con Microsoft Office SharePoint Designer para crear aplicaciones
de colaboración interactivas. Estas aplicaciones distribuirán los
documentos automáticamente para revisiones o aprobación,
enviarán notificaciones de correo electrónico a los participantes y
archivarán documentos para satisfacer los requisitos de la directiva
de retención.
Ofimática con SharePoint
Página 60
Figura 13. Formulario de proceso empresarial de solicitud de Préstamos y configuración de la
biblioteca de documentos y la plantilla de flujo de trabajos relacionados.
3.2 Optimizar procesos empresariales.
Microsoft proporciona estas capacidades en una única infraestructura
integrada de productividad empresarial. Ello reduce considerablemente la
carga administrativa de la organización de TI, ya que ahora ésta dispone
de un conjunto de herramientas y metodologías comunes para administrar
la solución. La estrecha integración con herramientas de uso común como
los programas del sistema Microsoft Office permite a la solución ECM de
Ofimática con SharePoint
Página 61
Microsoft extender fácilmente estas capacidades a todos los trabajadores
de información de la organización. Con ello se reduce la carga para los
usuarios, ya que éstos no necesitan aprender a utilizar nuevas
herramientas ni cambiar sus métodos de trabajo para participar en la
estrategia de administración de contenido de la organización.
3.3 Funcionalidad de ECM desde Microsoft.
La solución ECM de Microsoft proporciona funcionalidad para administrar
todo el ciclo vital del contenido desestructurado desde su creación hasta
su caducidad momento en una plataforma única unificada. Esta
funcionalidad incluye la administración de documentos, administración de
registros, administración de contenido Web y soluciones de formularios.
3.3.1 Administración de documentos
Ahorrar tiempo y reutilizar la información de una manera
sencilla Organizar y clasificar el contenido en un repositorio de
documentos centralizado para ofrecer un método coherente de organizar,
categorizar, explorar y buscar con rapidez la información adecuada.
Ayuda a proteger la información confidencial. Ayuda a salvaguardar los
documentos con la administración de derechos integrada que viaja con
los documentos allá donde vayan. Los derechos de acceso de los
Ofimática con SharePoint
Página 62
usuarios se pueden especificar para elementos individuales y los
metadatos se pueden quitar de los documentos antes de la publicación
final.
Simplifica la creación de documentos de colaboración. Con los flujos de
trabajo de documentos incorporados, puede iniciar, realizar un
seguimiento y colaborar en procesos orientados a documentos
directamente desde los programas de escritorio de Microsoft Office
System. En el documento se pueden mostrar alertas importantes e
información de tareas, lo que ayuda a garantizar que los pasos del flujo de
trabajo se siguen correctamente.
3.3.2 Administración de registros
Mejora el cumplimiento de las normativas legales y existentes. Aplica las
directivas de retención de la información, protección y auditoría a los
registros empresariales para ayudar a garantizar que dichos registros
estén adecuadamente conservados.
Ayude a asegurar los datos profesionales y esenciales. Un repositorio
con seguridad mejorada ayuda a garantizar que los registros estén
bloqueados en el estado final.
Ofimática con SharePoint
Página 63
Obtención de pruebas para litigios sencilla. Ayuda a garantizar que la
información requerida para la exhibición de pruebas legales se pueda
recuperar de una manera económica y esté o no disponible según los
requisitos de las técnicas de obtención de pruebas.
Figura 14. Repositorio de registros para la conservación a largo plazo.
3.3.3 Administración de contenido Web
Permite crear y publicar contenido de forma rápida y fácil. Los grupos
empresariales pueden crear y publicar contenido Web de forma puntual
Ofimática con SharePoint
Página 64
con las sencillas herramientas de creación y los flujos de trabajo
integrados, con una implicación mínima de TI.
Mantener un aspecto y un estilo coherentes en todos los sitios
Web. Mantener la coherencia proporcionando páginas principales
aprobadas y diseños de página que permitan que la creación de imagen
de marca (branding) y la exploración del sitio se especifiquen una vez y
los creadores de contenido puedan reutilizarlas.
Costos de implementación y administración de los sitios Web más bajos.
Implementa una única infraestructura de varios niveles para publicar
contenido en intranet, extranet y sitios de Internet.
3.3.4 Soluciones de formularios
Automatizar procesos empresariales. Utilizando Windows Workflow
Foundation para automatizar diversas tareas manuales. Crear nuevos
flujos de trabajo con herramientas como Microsoft Visual Studio y
Microsoft Office SharePoint Designer.
Recopilar información mediante formularios electrónicos. Con Microsoft
Office InfoPath, las empresas pueden crear formularios electrónicos para
implementarlos después en distintos canales, por ejemplo, sitios Web,
dispositivos móviles y aplicaciones cliente avanzadas.
Ofimática con SharePoint
Página 65
Implementar y administrar soluciones de formularios
rápidamente. Implementar rápidamente actualizaciones de formularios en
paralelo para minimizar el tiempo de inactividad. Vea el estado de todos
los formularios implementados en una única vista.
3.3.5 Formularios comerciales
Ayudar a potenciar la productividad de los empleados optimizando los
procesos empresariales diarios.
Microsoft Office SharePoint Server dispone de plantillas de flujo de
trabajo incorporadas para automatizar los procesos de aprobación,
revisión y archivado. Con Office SharePoint Server, también puede crear,
conservar y analizar flujos de trabajo personalizados, lo que le permitirá
simplificar los procesos de colaboración. Los formularios electrónicos que
se ofrecen a través de InfoPath Forms Services son una parte integral de
dichos flujos de trabajo. Estos formularios electrónicos diseñados en
InfoPath facilitan la tarea de recopilar y validar la información que acciona
sus procesos empresariales. Además, podrá recopilar y validar esta
información directamente desde las aplicaciones cliente de Microsoft
Office que utiliza a diario.
Ofimática con SharePoint
Página 66
3.4 Diseño de flujo de trabajo personalizado con
Office SharePoint Designer.
Office SharePoint Designer facilita la tarea de agregar lógica empresarial
a complejas aplicaciones compuestas sin código con el Diseñador de flujo
de trabajo basado en reglas. Con la herramienta Diseñador de flujo de
trabajo de Office SharePoint Designer, puede utilizar listas desplegables y
casillas de verificación para identificar los eventos que desencadenan un
flujo de trabajo. A continuación puede identificar las acciones y las
respuestas resultantes e incluso identificar las condiciones bajo las que se
producirán otros eventos de flujo de trabajo.
Figura 15. Pantalla para definir el flujo de trabajo.
Ofimática con SharePoint
Página 67
Figura 16. Inteligencia de negocios o empresarial
Business Intelligence con Office SharePoint Server facilita a las personas
encargadas de tomar decisiones obtener acceso y analizar información en
cualquier momento y en cualquier lugar. Puede obtener información
actualizada siempre que las personas trabajen, colaboren y tomen
decisiones, independientemente de si se encuentran en el escritorio o a
través del Web. Ahora, alinear los objetivos de los empleados con los de
la empresa es tan fácil como crear una hoja de cálculo o un informe.
3.5 Paneles de información y Centro de informes
Nos permite crear paneles de inteligencia empresarial enriquecidos e
interactivos que reúnan y muestren información empresarial de diferentes
orígenes mediante los elementos Web integrados. Estos elementos Web
incluyen indicadores clave de rendimiento (KPI) dinámicos, hojas de
Ofimática con SharePoint
Página 68
cálculo de Office Excel, informes de Microsoft SQL Server 2005 Reporting
Services y una colección de elementos Web de conectividad de datos
profesionales que pueden visualizar información que resida en
aplicaciones de línea de negocio de servidor.
Con la funcionalidad de paneles y elaboración de informes de Office
SharePoint Server, puede:
Administrar de forma coherente informes, hojas de cálculo y conexiones
de datos mediante el Centro de informes, una plantilla de sitio avanzada y
una biblioteca de documentos optimizada para obtener acceso a informes
y administrarlos, que incluye una biblioteca de informes, una biblioteca de
conexión de datos y una plantilla de panel de inteligencia empresarial.
Figura 17. Panel personalizado mostrado en un centro de informes incluidos los elementos Web de
Excel.
Ofimática con SharePoint
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Comunicar objetivos y estados para la obtención de resultados utilizando
el nuevo elemento Web sin escribir código. El elemento Web KPI puede
mostrar KPI desde Microsoft SQL Server Analysis Services, hojas de
cálculo de Office Excel, listas de SharePoint o datos especificados
manualmente.
Obtener acceso fácilmente a la información empresarial que necesite
creando paneles personalizados y dinámicos mediante elementos Web de
filtro. Los filtros permiten personalizar los paneles al comunicar
parámetros compartidos entre los elementos Web de un panel. Los
elementos Web de filtro presentan más información relevante al usuario.
Ofimática con SharePoint
Página 70
CAPITULO IV
4.1 Conclusiones.
Microsoft Share Point Server constituye una herramienta necesaria que
toda empresa debería implementarla por sus grandes funcionabilidades
para administrar documentos de forma remota, de esta manera ahorra
tiempo a la vez que permite compartir información con las personas
involucradas en el desarrollo de los diferentes procesos.
Share Point por ser parte de las herramientas de Office presenta
facilidades en su proceso de instalación mediante el asistente
permitiéndonos garantizar que la misma se realice de un modo interactivo
nos muestra pantallas en las que se escoge claramente las diferentes
opciones de configuración de acuerdo a los requerimientos de la
empresa.
Con respecto a su Arquitectura SharePoint cuenta con diferentes tipos de
servidores que garantizan un funcionamiento óptimo, nos garantizan la
disponibilidad y seguridad de la información.
Ofimática con SharePoint
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4.2 Recomendaciones
Se recomienda que durante la fase de instalación y configuración
de las herramientas se considere los requerimientos del fabricante
de manera que se garantice el correcto funcionamiento
Se recomienda que para la implementación de SharePoint se
analice los estándares existentes tomando en consideración las
necesidades de la empresa.
Se recomienda que para el caso de integración de herramientas
tales como Exchange 2000 Enterprise Server, Microsoft Exchange
Server 5.5 y versiones anteriores, se tenga en cuenta la
incompatibilidad entre ellas.
Ofimática con SharePoint
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ANEXOS
INDICE DE GRAFICOS
Pagina
Figura 1. Funcionalidades de SharePoint 7
Figura 2. Vista General de una implementación
de Windows SharePoint Server 17
Figura 3. Pantalla de final de instalación de MOSS 20
Figura 4. Pantalla de verificación de Base de Datos 21
Figura 5. Pantalla para seleccionar el Servidor. 22
Figura 6. Pantalla para especificar la configuración
de Base de Datos. 23
Figura 7. Pantalla para escoger el puerto para
la administración central. 24
Figura 8. Pantalla del resumen de configuración. 25
Figura 9. Pantalla configuración terminada
Ofimática con SharePoint
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satisfactoriamente. 26
Figura 10. Servidores virtuales administrativo y de
usuario final predeterminados en IIS 27
Figura 11. Propiedades del documento 38
Figura 12. Formularios de los procesos empresariales
en un explorador normal o en un
dispositivo móvil 58
Figura 13. Formulario de proceso empresarial de solicitud
de Préstamos y configuración de la biblioteca
de documentos y la plantilla de flujo de
trabajos relacionados. 60
Figura 14. Repositorio de registros para la conservación
a largo plazo 63
Figura 15. Inteligencia de negocios empresarial 66
Figura 16. Inteligencia de negocios o empresarial 67
Figura 16. Panel personalizado mostrado en un
Ofimática con SharePoint
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centro de informes incluidos los
elementos Web de Excel 68
Ofimática con SharePoint
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GLOSARIO
- iFilter
El contenido se rastrea sólo si la extensión de nombre de
archivo correspondiente forma parte de la lista de tipos de
archivo incluidos y se ha instalado en el servidor de índices un
IFilter que admita estos tipos de archivo. Durante la instalación
inicial se incluyen automáticamente varios tipos de archivo. Si
los tipos de archivo que desea rastrear no están incluidos, debe
agregarlos en la página Administrar tipos de archivo durante
la implementación.
- Ubicua
Presente
- XML, siglas en inglés de Extensible Markup Language (lenguaje
de marcas extensible), es un metalenguaje extensible de
etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium
(W3C). permite definir la gramática de lenguajes específicos.
Por lo tanto XML no es realmente un lenguaje en particular, sino
una manera de definir lenguajes para diferentes necesidades.
Ofimática con SharePoint
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- SOAP (siglas de Simple Object Access Protocol) es un
protocolo estándar que define cómo dos objetos en diferentes
procesos pueden comunicarse por medio de intercambio de
datos XML. Es uno de los protocolos utilizados en los servicios
Web.
- LDAP (Lightweight Directory Access Protocol, Protocolo Ligero
de Acceso a Directorios) es un protocolo a nivel de aplicación
que permite el acceso a un servicio de directorio ordenado y
distribuido para buscar diversa información en un entorno de
red. LDAP también es considerado una base de datos (aunque
su sistema de almacenamiento puede ser diferente) a la que
pueden realizarse consultas.
- ECM La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content
Management (ECM) es una de las estrategias y tecnología
empleadas en la industria de la tecnología de la información
para manejar la captura, almacenamiento, seguridad, control de
versiones, recuperación, distribución, conservación y
destrucción de documentos y contenido. Evidentemente se
debe entender que los documentos también son contenidos y
deben ser gestionados como tales.
Ofimática con SharePoint
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- MOSS
Microsoft Office SharePoint Server.
- IRM Information Right Management. (Administrar los derechos
de Informacion).
Ofimática con SharePoint
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BIBLIOGRAFÍA.
http://www\sharepoint\learningkit\sharepoint en linea.mht
http://www.sharepoint\learning\sharepoint2.mhthttp://exelear
ning.org/
Www. \sharepoint learning kit\Arquitectura SharePoint.mht
http://www.sharepoint\learningkit\Arquitectura\harePoint.mht
Videos tutoriales de YouTube.
http://www.cursosdeofimatica.net/ofimatica.html
http://www.csae.map.es/csi/silice/Hm000004.html
http://www.digiriendo.com/software/sharepoint/que-es-
sharepoint
http://www.ondas.cl