ohjelmajohtaminen suomessa – valtakunnallisen kyselytutkimuksen tuloksia

© PB research group 2008Project Business research grouphttp://pb.hut.fi/

Ohjelmajohtaminen Suomessa – valtakunnallisen

kyselytutkimuksen tuloksia

Päivi Lehtonen, Mikko Lehtonen

Ohjelmien ja suurten projektien johtaminenSTRAP–PPO-tutkimusprojektin loppuseminaari 20.5.2008 Teknillinen korkeakoulu, Otaniemi

120.5.2008 STRAP-PPO - Strategic Linking of Programs for Public and Private Organizations


Ohjelmajohtaminen Suomessa

• Millaisia ohjelmia suomalaisissa organisaatioissa toteutetaan?

• Millaisia ovat erilaisten ohjelmien haasteet? • Ohjelmien arviointinäkökulmat ja

onnistumisen mittaaminen • Ohjelmien menestyksekäs organisointi ja

johtaminen



STRAP–PPO:n viitekehys ohjelmien johtamiselle


OHJELMAKOKONAISUUDEN JOHTAMINENOHJELMAKOKONAISUUDEN JOHTAMINEN

Suunnittelu, organisointi, seuranta ja ohjaus

Ohjelma

OHJELMAN RAJOJEN JA YMPÄRISTÖN JOHTAMINENOHJELMAN RAJOJEN JA YMPÄRISTÖN JOHTAMINEN

Ohjelman rajapinnat ja sidosryhmätOhjelman rooli ympäristössään

OHJELMAN PROJEKTIEN KOORDINOINTI OHJELMAN PROJEKTIEN KOORDINOINTI

Viestintä, yhteistyö, riippuvuuksien ja konfliktien hallinta

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

OHJELMAN TILANNETEKIJÄT JA YMPÄRISTÖ


Ohjelman tyyppi ja luonneOrganisaation tilanne

OHJELMAN TULOKSET JA MENESTYS OHJELMAN TULOKSET JA MENESTYS

Tehokkuus, tuotokset, vaikutuksetAsiakkaan, toteuttajan ja sidosryhmien hyödyt







Ohjelmajohtamisen kyselytutkimus: tausta ja toteutus

• Kyselytutkimuksen tavoitteena selvittää: – millaisia ohjelmia suomalaisissa organisaatioissa toteutaan?– miten ohjelmia johdetaan?– miten ohjelmat onnistuvat?

• Kohderyhmä:– Yli 250 henkeä työllistävät suomalaiset yritykset, julkiset

organisaatiot ja yhdistykset, joissa on hiljattain toteutettu ohjelma

– Tuotekehitys-, tietojärjestelmä-, investointi- ja muut kehitysohjelmat

– Vastaajana ohjelman vetäjä (ohjelmajohtaja)

• Toteutus:– Kysely postitettiin 911 organisaatioon 2043 henkilölle ja

pyydettiin tarvittaessa ohjaamaan edelleen



Miten kyselyssä viitattiin ohjelmiin?

”Kyselytutkimus kohdistuu suuriin kehittämis-hankkeisiin, jotka koostuvat useista osaprojekteista. Kehittämishankkeet tavoittelevat merkittävää muutosta esimerkiksi organisaation rakenteeseen, prosesseihin, toimintatapoihin, tietojärjestelmiin tai tuotevalikoimaan. Tällaisia hankkeita voidaan kutsua myös ohjelmiksi tai suuriksi projekteiksi.”



Kyselyn vastaukset

• 236 vastausta, 208 eri organisaatiosta– 55 % yrityksistä ja 45 % julkiselta sektorilta

• Vastaajilla tyypillisesti pitkä kokemus projektityöstä– 38 % ylintä johtoa, 38 % keskijohtoa ja 19 % asiantuntijoita

• Mukana erityyppisiä ohjelmia:



Millaisia ohjelmia vastaukset käsittelivät?

• Tyypillinen ohjelma:– koostui 2-5 osaprojektista– kesti 1-3 vuotta– budjetti noin 500 000 €– toteuttajatiimissä 20-50 henkeä

• Mukana myös hyvin suuria ja hyvin pieniä ohjelmia!

• Miten ohjelmat oli organisoitu:– 76 % toteutettiin useassa toimipaikassa, 27 % useassa maassa– 89 %:lle nimetty ohjelmajohtaja, 84 %:lle ohjausryhmä ja 75 %:lle

omistaja – 87 %:lla ohjelman alkaessa kirjallinen suunnitelma– 50 % oli osa suurempaa kokonaisuutta



Ohjelman laajuus ja prioriteetti

• Ohjelmat tavoittelevat varsin laajaa muutosta– Muutosten merkittävyys organisaatiossa– Muutosten laajuus organisaatiossa

• Ohjelmilla on tyypillisesti korkea prioriteetti– Kuinka paljon johto korostaa?– Kuinka merkittävä ohjelma on strategisesti?

• Ohjelman kiireellisyys vaihtelee– Kuinka kiire toteutuksella on?– Kuinka nopea toteutus on?


Matala Korkea


Ohjelman uutuus ja selkeys

• Ohjelmien tavoitteiden ja toimintatapojen uutuus vaihtelee– Eroaako ohjelma tuotoksiltaan ja

toimintatavoiltaan edeltäjistään?– Pitääkö hankkia uutta osaamista?

• Tavoitteet ja toimintatavat koetaan varsin selkeiksi– Miten hyvin hyvin ohjelman alkaessa

tiedetään:• Mitä tavoitellaan?• Mitä tehdään?• Miten tehdään?



Ohjelman osat ja sidokset


Ohjelma

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

Emo-organisaatio


Ohjelman osat ja sidokset

• Ohjelmilla on vaihteleva määrä yhteyksiä ulkomaailmaan

• Ohjelmien projektien välillä on tyypillisesti runsaasti yhteyksiä ja riippuvuuksia

• Joissakin ohjelmissa projektit ovat hyvin erilaisia

• Toisissa puolestaan samankaltaisia



Miten julkisen sektorin ohjelmat eroavat yksityisestä sektorista

Julkinen sektori• Ohjelmat pitkiä ja tavoittelevat

hyvin laajoja muutoksia• Ohjelmissa laaja toteuttajajoukko• Ohjelmat koetaan usein uusiksi ja

epäselviksi• Usein portfoliotyyppisiä ohjelmia

– osaprojektit melko riippumattomia

• Ohjelmilla paljon yhteyksiä organisaation muihin toimintoihin ja sidosryhmiin

Yksityinen sektori• Ohjelmilla suurempi budjetti• Ohjelmat lyhyempiä ja

kiireellisempiä• Ohjelmat kansainvälisempiä



Erityyppiset ohjelmat


INVESTOINTI

TIETOJÄRJESTELMÄ- KEHITYS

TUOTEKEHITYS

• Tähtäimessä laajin muutos• Suurin uutuus• Eniten muutoksia sisältöön ohjelman aikana

• Pitkäkestoisimpia• Vähiten osallistujia• Matalin prioriteetti

• Selkeimpiä• Lyhytkestoisimpia ja kiireellisimpiä• Kalleimpia• Korkein prioriteetti

• Koetaan epäselvimmiksi• Eniten osallistujia• Matalimmat kustannukset• Hitain toteutustahti

TOIMINNAN KEHITYS


Ohjelmien menestys



Onnistumisen arviointi


Ohjelman vaikutuksetOhjelman toteutus

Ympäristön arviointiSidosryhmien tunnistaminenTarpeiden arviointiSuunnittelun tuki

TilannekatsauksetSuunnan tarkistukset

Tulosten arviointiVaikutusten arviointiJatkotoimenpiteiden tarpeiden arviointi


Näkökulmia ohjelman onnistumiseen


Toteutuksen tehokkuusToteutuksen tehokkuus

Tuotosten laatuTuotosten laatu

Vaikutusten saavuttaminenVaikutusten saavuttaminen

Tulevaisuuden mahdollisuuksien avautuminen

Tulevaisuuden mahdollisuuksien avautuminen

Asiakkaan tyytyväisyys

Ohjelmatiimin tyytyväisyys

Organisaation johdon tyytyväisyys

Muiden sidosryhmien tyytyväisyys


Ohjelmien onnistuminen kyselyaineistossa

Onnistumismittari Keskiarvo (1-5)

Keskihajonta

Toteutuksen tehokkuus 3,94 0,73

Tuotosten laatu 4,11 0,70

Vaikutusten saavuttaminen 4,05 0,63

Tulevaisuuden mahdollisuuksien avaaminen

3,77 0,72

Ohjelmatiimin tyytyväisyys 3,91 0,72

Asiakkaan tyytyväisyys 3,93 0,77

Organisaation johdon ja muiden sidosryhmien tyytyväisyys

3,92 0,63



Ohjelmien onnistumisesta

• Vastaukset onnistuneista ohjelmista– Vain muutamia keskeytettyjä– Etenkin tuotokset onnistuneita

• Vaikutusten saavuttaminen on vaikeampaa kuin pelkkä tuotosten toteutus

• Tehokas toteutus näyttäisi johtavan vaikutuksiin ja tyytyväisyyteen



Haastavia ohjelmia

Epäselviksi koetut ohjelmat– Vaikeampi saavuttaa tehokkuutta, vaikutuksia ja

tyytyväisyyttä

Ohjelmat, joihin tehdään paljon muutoksia– Ohjelmissa, joissa tehtiin paljon muutoksia tavoitteisiin,

toimintatapoihin ja sisältöön, oli matalampi vaikuttavuus, toteutuksen tehokkuus ja tyytyväisyys

Laajat ja monimutkaiset ohjelmat– Etenkin osaprojektien erilaisuus vaikeuttaa toteutusta

– Kuitenkin pienellä ohjelmalla saadaan harvoin aikaan merkittäviä vaikutuksia, etenkin julkisella sektorilla



Ohjelmien hyvät toimintatavat

Kannattaa tarttua uudenlaisiin ratkaisumalleihin– Toiminnan kehittämisessä uudet ratkaisut saavat

aikaan enemmän vaikutuksia

Ohjelmalle riittävä prioriteetti– Riittävän korkea prioriteetti ja johdon huomio

lisäävät vaikuttavuutta– Moniprojektiympäristössä selventää toteutusta

Riittävä toteutustahti– Etenkin tuotekehityksessä



Ohjelmien hyviä toimintatapoja

Erilaisten osaajien kokoaminen ohjelmatiimiin– Riittävän tiedon ja eri näkökulmien varmistaminen

ohjelman käyttöön

Oikea työnjako organisaation johdon ja ohjelman johdon välillä– Ohjelman johto voi edistää onnistumista monipuolisesti– Organisaation johto voi edistää vaikutusten

saavuttamista

Yhteistyö ja yhteydenpito ohjelman ympäristön kanssa– Sidosryhmien tyytyväisyyden edistäminen ja tuotosten

käyttöönoton varmistaminen



STRAP–PPO:n viitekehys ohjelmien johtamiselle





OHJELMAKOKONAISUUDEN JOHTAMINENOHJELMAKOKONAISUUDEN JOHTAMINEN

Suunnittelu, organisointi, seuranta ja ohjaus



Ohjelma

OHJELMAN RAJOJEN JA YMPÄRISTÖN JOHTAMINENOHJELMAN RAJOJEN JA YMPÄRISTÖN JOHTAMINEN

Ohjelman rajapinnat ja sidosryhmätOhjelman rooli ympäristössään

OHJELMAN PROJEKTIEN KOORDINOINTI OHJELMAN PROJEKTIEN KOORDINOINTI

Viestintä, yhteistyö, riippuvuuksien ja konfliktien hallinta

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

ProjektiProjekti

ohjelmajohtaminen suomessa – valtakunnallisen kyselytutkimuksen tuloksia

Documents