LAPORAN ON THE JOB TRAINING

STRUKTUR ORGANISASI

Secara umum, berdasarkan fungsinya, Bagian Administrasi Kredit di Sentra Administrasi Kredit Wilayah dibedakan menjadi dua, yakni Fungsi Dokumentasi Kredit dan Fungsi Operasi Kredit. Fungsi Dokumentasi Kredit ini kemudian dibedakan lagi menjadi dua, yakni Unit Dokumentasi (PK/SPPK) dan Unit Asuransi & Agunan. Struktur Organisasi pada unit kerja di Sentra Administrasi Kredit Kanwil IX Matraman bersifat STRUKTURAL.Sentra Administrasi Kredit Kanwil IX Matraman ini melakukan administrasi kredit 9 KCU, antara lain KCU Gunsa-45 (GEL), KCU Wisma Millenia (MIL), KCU Tanjung Periok (TPK), KCU Kelapa Gading (KGD), KCU Rawamangun (RMN), KCU Bekasi (BKS), KCU Kalimalang (KML), KCU Matraman (MTM), dan KCU Sunter Mall (SML).

Berikut adalah bagan struktur organisasi Sentra Administrasi Kredit Kantor Wilayah IX:

FUNGSI DAN WORKFLOW

Agunan dan Asuransi Unit Dosir Asli dan Harian

Setelah proses realisasi kredit, semua dokumen yang berkaitan dengan pemberian fasilitas kredit kepada debitur harus disimpan dalam dosir yang disebut Dosir Kredit. Dosir Kredit adalah berkas kredit yang berisikan segala dokumen yang berhubungan dengan pemberian kredit kepada debitur, yang terdiri dari Dosir Asli, Dosir Harian, dan File Non-Aktif. Masing-masing memiliki ketentuan penyimpanan dan pengamanannya tersendiri.

Dosir Harian

Dosir Harian adalah dosir yang berisikan dokumen asli legal dan bukti kepemilikan agunan. Dosir asli legal, yaitu dokumen asli milik debitur yang terdiri dari dokumen pemberian kredit (SPK) dan dokumen perjanjian kredit (PK). Jenis dokumen yang harus disimpan dalam dosir asli legal antara lain dokumen pemberian kredit (SPK, LKK), dan perjanjian kredit (Addendum, PK, persetujuan komisaris, SK). Sedangkan dosir asli kepemilikan agunan adalah dokumen-dokumen kepemilikan agunan asli milik debitur atau pihak lain yang diserahkan kepada BCA untuk menjamin kredit yang diterima debitur. Jenis dokumen yang harus disimpan dalam dosir asli kepemilikan agunan antara lain tanda terima dokumen/jaminan, surat persetujuan, surat pernyataan, dan agunan (SHT/APHT/SKMHT, sertifikat agunan, AJB/SPPJB, IMB, polis asuransi, HMSRS, SIPTU/SIPTB, dll).Berikut merupakan ketentuan penyimpanan dosir asli: Disimpan secara berurutan berdasarkan urutan abjad nama debitur

Dosir asli legal disimpan dalam map merah dan dosir asli bukti kepemilikan agunan disimpan dalam map berwarna biru.

Disimpan dalam filling cabinet yang terletak dalam khazanah tahan api. Penyimpanan dalam khazanah harus sesuai dengan ketentuan Dual Custody dan Dual Control. Dosir kredit umum dan kredit konsumer disimpan secara terpisah.

Disimpan sesuai dengan masa penyimpanan yang telah ditentukan.

Dilakukan oleh petugas dosir yang ditunjuk.

Seperti yang telah Dikemukakan di atas, penyimpanan dalam khazanah harus sesuai dengan ketentuan Dual Custody, seperti berikut ini:

Petugas pemegang kunci harus ditunjuk secara tertulis oleh Kepala KCU/Kepala Operasi Wilayah. Kunci kombinasi pintu khazanah harus dipegang oleh 2 petugas yang berbeda. Anak kunci pintu jeruji dapat dipegang oleh petugas yang sama dengan pemegang kunci kombinasi pintu khazanah.Berikut adalah prosedur penatausahaan dosir asli yang dilakukan oleh petugas dosir.1. Catat isi dosir pada Form Checklist Dosir Asli.

2. Fotokopi semua dokumen dalam dosir asli untuk dimasukkan ke dalam dosir harian.

3. Masukkan dosir asli legal dalam map berwarna merah dan dosir asli kepemilikan agunan pada map berwarna biru.

4. Letakkan Checklist Dosir Asli pada kulit sebelah dalam map. Dan tulis nama dan nomor rekening debitur pada bagian luar map.5. Simpan map dalam filling cabinet dalam khazanah berdasarkan abjad nama debitur.Dosir Harian

Dosir Harian adalah dosir yang berisikan berkas/dokumen yang terkait dengan pemberian fasilitas kredit dan tembusan/Fotokopi dari seluruh dosir asli. Dosir harian dibedakan menjadi 2, yaitu dosir perkreditan dan dosir dokumen pendukung perkreditan. Dosir perkreditan, yaitu dosir harian yang fisiknya merupakan dokumen asli, sedangkan dosir dokumen pendukung perkreditan adalah dokumen yang diterima dari debitur berupa dokumen Fotokopi dan seluruh dokumen Fotokopi dosir asli. Sama halnya dengan dosir asli, penatausahaan dosir harian dilakukan oleh petugas dosir yang telah ditunjuk. Berikut adalah ketentuan penyimpanan dosir harian.

Disimpan secara berurutan berdasarkan abjad nama debitur.

Disimpan dalam odner berwarna biru.

Disimpan dalam filling cabinet yang terletak di luar khazanah.

Dosir kredit umum dan dosir kredit konsumer disimpan ditempat yang terpisah.

Disimpan sesuai masa penyimpanan yang telah ditentukan.

Disimpan di lokasi yang sama dengan unit kerja administrasi kredit.

File Non-Aktif

File non-aktif adalah dokumentasi/berkas kredit yang berhubungan dengan pemberian fasilitas kredit kepada debitur yg masa penyimpanannya melebihi ketentuan penyimpanan dosir atau telah habis masa berlakunya. File non-aktif disimpan pada map hijau dalam filling cabinet diluar khazanah. Jenis dokumen yang disimpan dalam file non-aktif terdiri dari SPK, LKK, dokumen identitas, Addendum pengikatan kredit, dan tanda terima jaminan yg sudah diganti. Apabila debitur telah melunasi pinjamannya, maka semua dosir yang berhubungan dengan debitur tersebut harus dipindahkan ke gudang arsip cabang/unit administrasi kredit (sebagai file arsip) untuk disimpan sesuai dengan retensi penyimpanan dokumen.Workflow Peminjaman Dosir oleh Pihak Internal BCA

Unit kerja lain selain unit Administrasi kredit dapat melakukan peminjaman dosir kepada petugas dosir. Unit kerja lain yang dimaksud adalah Pengawasan Internal Kantor Wilayah (PIKW) dan Pengembangan Bisnis Wilayah (PBW). Selain kedua unit bisnis tersebut, hanya dapat membuat permohonan Fotokopi dokumen, tapi tidak dapat meminjam Bantex.

Berikut adalah alur peminjaman dosir oleh pihak internal BCA.

NoPelaku

1Petugas Penerimaan DokumenMenerima formulir peminjaman dan pengembalian dosir dari unit kerja lain. Kemudian meneruskan formulir tersebut ke petugas Dosir.

2Petugas DosirMemeriksa kebenaran pengisian formulir peminjaman dan pengembalian dosir, kemudian memberikan persetujuan terhadap formulir tersebut. Formulir disimpan sesuai tanggal jatuh tempo pengembalian dosir. Untuk staf Admin kredit hanya diberikan waktu peminjaman selama 3 hari, sementara untuk unit kerja lain maksimal satu bulan. Setelah itu, petugas dosir akan menyerahkan dosir yang diminta ke petugas penerimaan dokumen.

3Petugas Penerimaan DokumenKemudian mengirimkan/menyerahkan dosir dari petugas Dosir kepada peminjam/unit peminjam.

Berikut ini adalah alur pengembalian dosir yang dipinjam oleh pihak internal BCA.

NoPelaku

1Petugas Penerimaan DokumenMenerima pengembalian dosir dari peminjam. Kemudian meneruskannya ke petugas dosir.

2Petugas DosirMemerika kelengkapan isi dosir yang dikembalikan dan menandatangani formulir peminjaman dan pengembalian dosir sebagai bukti pengembalian. Setelah itu, petugas dosir harus menyerahkan formulir peminjaman dan pengembalian dokumen untuk dikembalikan kepada peminjam. Hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah menyimpang dosir ke tempat semula.

3Petugas Penerimaan DokumenMeminta peminjam untuk menandatangani formulir peminjaman dan pengembalian dosir, dan menyerahkan formulir tersebut kepada peminjam.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa unit lain selain PIKW dan PBW hanya dapat membuat permintaan Fotokopi dokumen dosir harian bila membutuhkan dokumen debitur. Berikut adalah alur proses permintaan Fotokopi dokumen dosir harian oleh AO/SKW. NoPelaku

1AO/ Petugas Analisa Kredit SKWMelengkapi formulir Permintaan Fotokopi Dokumen Dosir Harian. Kemudian mengirimkan formulir tersebut kepada Sentra Administrasi Kredit

2Petugas Penerimaan Dokumen Sentra Administrasi KreditMenandatangani dan melengkapi kolom 'terima' pada formulir Permintaan Fotokopi Dokumen Dosir Harian. Kemudian menyerahkan formulir tersebut kepada petugas dosir harian Sentra Administrasi Kredit Wilayah.

3Petugas Dosir Harian Sentra Administrasi KreditMemfotokopi dokumen yang diminta AO/ petugas analisa SKW. Kemudian memberikan Fotokopi dokumen tersebut beserta formulirnya kepada petugas penerimaan dokumen.

4Petugas Penerimaan Dokumen Sentra Administrasi KreditMenandatangani dan melengkapi kolom 'kirim' pada formulir. Selanjutnya mengirimkan Fotokopi dokumen beserta formulirnya kepada unit kerja AO/analisa kredit SKW

5Unit Kerja AO/Analisa kredit SKWMencocokan fisik Fotokopi dokumen yang diterima dengan jenis Fotokopi dokumen yang diminta. Kemudian menyimpan Fotokopi dokumen yang diterima dalam dosir AO.

INSIGHTInsight yang saya peroleh dari OJT di Kanwil IX Matraman antara lain sebagai berikut:

NoInsightKeterangan

1Menambah Pengetahuan tentang ilmu Perbankan Menambah pengetahuan tentang ketentuan-ketentuan perkreditan BCA. Mengetahui cara menggunakan aplikasi CAMS.

Banyak mengetahui jenis-jenis dokumen perkreditan, mulai dari SPK, PK, hingga dokumen-dokumen agunan dari berbagai jenis jaminan. Termasuk menambah pengetahuan tentang cara memeriksa kelengkapan dokumen debitur.

2Melatih ketelitian Ketelitian sangat dibutuhkan terutama ketika kita melakukan Pemeriksaan terhadap kelengkapan dokumen debitur. Termasuk kelengkapan dokumen debitur yang dikembalikan oleh peminjam dari pihak internal BCA yang dilakukan oleh petugas Dosir. Ketelitian juga penting, ketika kita melakukan arsip file non-aktif. Dokumen debitur tidak boleh ganda. Dokumen debitur yang ganda seringkali terjadi ketika petugas tidak teliti, akibatnya dokumen debitur lunas penuh yang seharusnya sudah tidak ada dalam filling cabinet masih tersimpan. Penghapusan kredit debitur dengan menggunakan sistem CAMS juga membutuhkan ketelitian yang tinggi. Kesalahan penghapusan kredit debitur akan menyebabkan kerugian bagi BCA. Sebaliknya, kesalahan/kelalaian penghapusan kredit yg seharusnya sudah lunas dapat mengakibatkan komplain dari debitur.

3Melatih Ingatan Bekerja di bagian Asuransi dan Agunan Sentra Admin Kredit menuntut ingatan yang kuat dari petugasnya. Dimana mengetahui nama debitur dan asal KCU nya wajib bagi petugas untuk melakukan tugas secara lebih efektif dan efisien.

4Belajar menjadi individu yang bertanggung jawab Satu hal tentang tanggung jawab yang saya peroleh dari OJT kali ini adalah bahwa "sekecil dan sesederhana apapun pekerjaan itu, lakukanlah dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab".

5Melihat dunia kerja lebih nyata Berbeda dengan PPA, turun ke dunia kerja ternyata jauh lebih lelah, lelah fisik dan pikiran. Tapi, ketika semuanya dijalani dengan pikiran positif dan semangat, semuanya menjadi lebih ringan. Saya menyadari sesungguhnya karyawan juga butuh apresiasi, dimana kepercayaan dan pelimpahan tanggung jawab dari Atasan mampu memotivasi kerja karyawan.

Belajar beradaptasi dengan orang-orang baru yang memiliki karakter yang berbeda-beda.

LAPORAN ON THE JOB TRAINING

LAPORAN ON THE JOB TRAINING

Periode 18 Oktober 2010 12 November 2010

NAMA:DINI ANGGRAINI

NO. ABSEN:09

ANGKATAN:XX

SENTRA URUSAN ADMINISTRASI KREDIT

Bidang Asuransi dan Agunan

(Dosir Asli dan Dosir Harian)

Kanwil IX Matraman

Kepala

Kantor Wilayah

Kepala

Operasi Wilayah

Kepala

Administrasi Kredit

Kepala

Dokumentasi Kredit

Kepala Administrasi Asuransi dan Agunan

Kepala

Operasi Kredit

Kepala Bagian Adm. Asuransi dan Agunan

Staf Administrasi Asuransi dan Agunan

Kepala Bagian

Operasi Kredit

Staf

Operasi Kredit

Kepala Bagian

Dokumentasi Kredit

Staf

Dokumentasi Kredit