onbeperkt archiveren en opslaan van documenten en informatie v4.1pub avs
DESCRIPTION
Presentatie SharePoint en Storage Seminar van Ricoh bij Microsoft Nederland. #rsssTRANSCRIPT
SharePoint en Storage
'Onbeperkt archiveren en opslaan van documenten en informatie' Microsoft Nederland Schiphol,
Juni 2010
Ard van Someren – Business Development Manager Ricoh Nederland
@avsomeren
Agenda
• DM en de uitdaging van samenwerken
• Document management in SharePoint
• Aandachtspunten en Best Practices
• Ricoh Document Store als framework
Opbouw functies DMS
Operating System
Database Services Storage Device Services
Basic Application Services
DocumentImaging
Doc / LibServices
Routing / Workflow
Formsprocessing
Rec MgmtApplication(s)
BRON AIIM ARP1 2009
Ontwikkelingen Document Management
• Toename informatie in ongestructureerde vorm
• Beheer van het document naar beheersing van het proces
• De medewerker bepaalt zelf hoe hij (samen) werkt
• Van silo naar netwerk
Karakteristieken Collaborative Spaces
• Ontwikkeld om de productiviteit van de medewerker te ondersteunen
• De medewerker bepaalt zelf hoe hij (samen) werkt
• De meeste informatie maakt geen onderdeel uit van een record
5 aandachtspunten
• Integratie van fysieke documenten
• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker
• Samenwerken met documenten en informatie
• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden
• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving
Document Management in SharePoint
• Basis voorziet in volledige set DMS tooling
• Basis instap met lage kosten
• Document management governance goed in te richten
• Sterke set document centrische collaboration tools
• Volledige integratie met desktop tooling
• Hoge gebruikers acceptatiegraad
• Doorgroeien van groep, naar afdeling of oplossing voor het volledige bedrijf als intra- extra- internet
• Combineren of integreren met bestaande informatiebronnen
Cases
• Arcelor Mittal – Repository logistieke documenten en certificaten vereenvoudigen vinden en verstrekken van informatie
• Loonservice – Klantdossiers ondersteunen kwalitatief HR advies en verhogen productiviteit
• ADRZ – snel en volledig overzicht met patientdossier
• Durabrik – Collaboration met een bouwdossier
• Sophia – Verbeteren proces verwerking van inkomende facturen op bovenschools bestuur en aanzienlijke tijdsbesparing
Lessons learned
• Gebruiken en hergebruiken
• Houd het eenvoudig
• Start klein
• Beperk de impact van veranderingen
• Breng informatie naar de juiste plek
5 aandachtspunten
• Integratie van fysieke documenten
• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker
• Samenwerken met documenten en informatie
• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden
• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving
Ricoh Document Store
• Basis platform
• Vaste set aan minimaal benodigde DM functionaliteiten
• Geïntegreerd met Ricoh MFP, Scan en Routering software
• Voldoet aan de regels van een DMS
Ontwikkelmodel 2010-2011: Roadmap globaal
Ricoh Document Store
Leer
lingd
ossi
er
Solu
tion
FBI
tbd
Solu
tion
Zorg
tbd
PostkamerPostkamer
Cont
ract
afh
ande
ling
TBD
(201
0)Co
ntra
ct a
fhan
delin
g TB
D (2
010)
Dec
lara
ties
TBD
(201
0) D
ecla
ratie
sTB
D (2
010)
FactuurdistributieFactuurdistributieHR Dossier (juli)HR Dossier (juli)
TBD
(201
1)TB
D (2
011)
TBD
(201
1)TB
D (2
011)
Dossier Management FWDossier Management FW Doc distributie FWDoc distributie FW
Project Dossier (juli)Project Dossier (juli)Klant Dossier (juli)Klant Dossier (juli)
Ontwikkelmodel 2010 – 2011: Roadmap globaal
• SharePoint 2010 Information Architecture Tools
• Enterprise Content Types*
• Document Sets*
• Information Management Policy’s*
• Metadata*
• Termsets*
• Content Organizer*
*SharePoint 2010 SERVER edition
Waarom Ricoh Document Store?
• Eenvoud- In implementatie (ook op bestaande infra)- In beheer
• Goedkoper dan zelf bouwen- Fixed Price Fixed Functionality dus voorspelbare
kosten
• Snelle doorontwikkeling- Met de templates zet Ricoh een basis neer waar
je (samen met ons en andere klanten) op door kunt bouwen
5 aandachtspunten
• Integratie van fysieke documenten
• Ondersteuning van bedrijfsproces en medewerker
• Samenwerken met documenten en informatie
• Flexibiliteit en functionele mogelijkheden
• Schaalbaarheid, wet –en regelgeving
• De kracht van eenvoud
Ricoh Document Store Appliance
Wat is een appliance?
• Hardware +
• Software +
• Eenvoudige installatie +
• Eenvoudig herstel +
• Eenvoudig beheer =
APPLIANCE
• Snelle Installatie- Hardware en software onderdelen zijn
voorgeconfigureerd;- Wizard voor eerste installatie.
• Hoge Performance- Bewezen hardware platform, aditioneel
getest voor specifieke functies;
• Lage TCO kosten- Minimum in beheervereisten;- Lage energiekosten.
• Eenvoudig beheer- Self-managing features;- 24x7 Pro Active Monitoring;- Remote Management voor System Fixes,
Patch Management en Software Updates;
• Gewaarborgde Continuïteit - Recovery & restore via Remote
Configuration Services (RCS);
Tot slot
• SharePoint biedt een uitstekend platform voor DM +
• Begin eenvoudig en iteratief
• Bekijk het vanuit het perspectief van de medewerker
Ard van Someren – Business Development Manager Ricoh Nederland
@avsomeren
http://www.YouTube.com/RicohNL
http://www.slideshare.net/RicohNL