oneview guÍa del instructor · muestre la primera diapositiva de power point, “oneview crm”....

ONEVIEW GUÍA DEL INSTRUCTOR Apuntes

ii Fecha de revisión 28/07/08

ONEVIEW GUÍA DEL INSTRUCTOR APUNTES

Fecha de revisión: 28/07/08 Destinatario: Instructores de Agility

Manual del Instructor

CLAVE: PANTALLAS, Menu, TECLAS o BOTONES , CAMPOS, TEXTO A ESCRIBIRPágina 1 Fecha de revisión 28/07/08

ONEVIEW GUÍA DEL INSTRUCTOR

Notas:

INTRODUCCIÓN Antes de comenzar asegúrese de tener la aplicación funcionando en su ordenador. Muestre la primera diapositiva de Power Point, “OneView CRM”. Tenga cargada y lista para utilizar la introducción de Steve Sienkiewicz. Preséntese usted mismo y a los demás invitados. Si los asistentes no se conocen entre ellos, haga una presentación rápida. Haga constar que esta sesión será una demostración y que al final del día el usuario deberá haber comprendido bien el OneView y el proceso para crear empresas, contactos, oportunidades y actividades. Mencione OneViewtraining.com, que es donde se encuentra toda la información y los materiales de aprendizaje relacionados con OneView. Asegúrese de que todos tienen su Guía del Estudiante, y pídales que tomen muchos apuntes. Esta guía junto con sus apuntes les ayudarán cuando empiecen a meter información más tarde, a lo largo de la semana. Muestre el CD Introductor o descarga de Steve Sienkiewicz. Revise las primeras 9 diapositivas de Power Point subrayando los beneficios de OneView, detallando las responsabilidades del Usuario, y resumiendo los temas tratados en los módulos anteriores. Deténgase en la diapositiva titulada “Module One – Getting Started” (“Módulo Uno – Comienzo”). Pregunte si hay alguna duda antes de continuar.

Manual del Instructor



Notas:

MÓDULO UNO – PARA EMPEZAR. En este módulo, usted esbozará y demostrará gran parte de la funcionalidad básica del OneView. Tratará muchos de los puntos que el usuario necesitará para navegar correctamente a través de la información de herramienta (tool) y entrada (input). Muestre las diapositivas nº 11 y nº 12, perfilando los puntos que tratará en esta sección. Ponga particular atención en los Parámetros de Seguridad, Navegación y el Menú Principal (Security Parameters, Navigation y el Home Page).

Manual de Formación


Notas:


MÓDULO UNO – PARA EMPEZAR En este módulo, trataremos varios temas importantes para el acceso, uso y navegación por OneView. Trataremos algunos de los elementos y pestañas que se encuentran en cada segmento de la herramienta, de manera que no tengamos que discutirlos en cada módulo posterior. Los puntos que discutiremos pueden considerarse como básicos, así que este módulo lo llamaremos “OneView 101”. Trataremos los siguientes puntos:

� Entrar en OneView � Parámetros de Seguridad � Campos y botones OneView � Su Menú Principal Personal o Portal Inteligente � Funciones de Búsqueda y Navegación � Calendario OneView � Revisión y Puesta al día del Perfil del Empleado � El Mecanismo de Realimentación (Feedback) � Botón de Formación OneView � Definir Alertas � Anexos

Rogamos tenga en cuenta que este material de formación fue elaborado mientras OneView estaba pasando por la Prueba del Usuario final. Por tanto, es posible que haya ligeras diferencias de vez en cuando entre las pantallas que estoy mostrando y las pantallas que verá una vez haya tenido acceso. Si hay algún cambio, será mínimo y sin relevancia. Las actualizaciones futuras del OneView serán reseñadas bajo el epígrafe de la pestaña What’s New en OneViewTraining.com.



Notas:


ENTRAR (LOGGING IN) Comencemos por revisar el procedimiento para entrar (log in): � Tendrá acceso a OneView a través de un URL que se publicará

una vez que el sistema esté funcionando. Cuando acceda al URL deberá introducir su nombre y contraseña de la misma forma en que entraría en Sharepoint o cualquier otra aplicación de Agility.

� La primera vez que entre en OneView se demorará un poco.

El sistema tardará algunos minutos en instalar todas las funciones y descargar todos los programas (software) necesarios para poner en funcionamiento la aplicación… así que tenga paciencia.

PARÁMETROS DE SEGURIDAD Hay diferentes niveles de seguridad dentro de la herramienta, dependiendo de la descripción del trabajo y de hasta qué punto se esté involucrado en el equipo gestor de cuentas. � Como Dueño de la Cuenta (Account Owner), tendrá acceso

completo para leer/escribir en todas las cuentas que abra en OneView. Su gestor de ventas identificado en su perfil del empleado solamente tendrá derecho a consultar, a menos que le añada en su equipo de cuentas.

� Si añade un miembro del equipo a la parte de la herramienta

“Empresa”, tendrá acceso a leer, escribir y borrar en toda la cuenta. Sin embargo, si añade un miembro del equipo a la parte de la herramienta “Oportunidad”, tendrá acceso a leer y escribir en esa oportunidad, y sólo acceso a leer en el resto de la cuenta.

� Lo mismo sucede con las Actividades. Los miembros del equipo

añadidos a una actividad tendrán acceso completo para leer/escribir dentro de esa actividad, pero sólo acceso a lectura para el resto de la cuenta a la que esté asociada la actividad.

Subraye esos puntos para asegurarse de que entienden las autorizaciones leer/escribir.

Si tienen algún problema para entrar después de la sesión, pueden llamar al teléfono de ayuda +1 877 856 1371.



Notas:


CAMPOS PARA RELLENAR Y BOTONES Cuando esté usando la aplicación, encontrará muchos tipos de casillas para rellenar y botones, cada uno designado para hacer una entrada de datos lo más simple y eficazmente posible:

� Campos de Texto (Text Fields): Los Campos de Texto le permiten meter un texto normal, tanto alfanumérico como numérico, escribiendo directamente en la casilla.

� Campos con Lista Preseleccionada (Choice List Fields): Las Listas

Preseleccionadas le permiten seleccionar de una lista de valores ya confeccionada.

� Campos combinados de Texto/Lista preseleccionada (Choice/Text

combination fields): Estos campos le permiten seleccionar desde valores preseleccionados Y escribir texto normal. Un ejemplo podría ser la lista de competidores que se despliega dentro del perfil de Oportunidades. Puede elegir un competidor de la lista o introducir uno propio. Como puede ver, estos campos son parecidos a los Campos con Lista Preseleccionada.

� Casillas (Check Boxes): Las Casillas se utilizan simplemente

para indicar “sí” o “no”.

� Listado en forma de Cuadro (Grid Listings): Los Listados en forma de Cuadro están diseñados para que usted pueda meter información en forma de lista. Veamos un ejemplo del Perfil de Contactos: en este ejemplo usted puede ver y editar información pinchando en el icono flecha. Después puede añadir una nueva lista pinchando en el icono + (más). En la mayoría de los casos, al seleccionar el icono + (más) se abrirá un formulario en el que se permite añadir información. En algunos casos, seleccionando el icono + (más) se le permitirá meter información directamente en el cuadro.

En muchos campos, verá n punto Naranja en la parte superior izquierda del campo. Este punto naranja designa un campo obligatorio, que deberá ser rellenado antes de guardar la pantalla y de que pueda salirse de la pantalla en la que está en ese momento.

Estos campos se encuentran en cada página, solamente necesita un ejemplo rápido.

Éstos también se tratan en detalle en la Guía del Usuario.



Notas:


La mayoría de los campos designados como obligatorios lo son debido a las reglas del negocio asociadas dentro de la herramienta y a su importancia en la confección de informes. Como apuntábamos en la Introducción, OneView no constituye solamente una poderosa herramienta de ventas, sino que también es una poderosa herramienta de gestión. Si no se rellenan correctamente todos los campos, la función informativa de la herramienta puede verse seriamente comprometida y el ROI de la aplicación podría también verse afectado. Usted es el responsable de introducir toda la información requerida en cada uno de los campos obligatorios. El último campo en el que nos centraremos serán los Campos con Enlace (Linked Fields). Los Campos con Enlace vienen con el nombre subrayado. Por ejemplo, se puede pinchar un campo con enlace para navegar a otro perfil relacionado de OneView, u otro programa relacionado con los datos del campo. Si usted está revisando una actividad, puede pinchar en empresa, lo que le lleva de vuelta a la empresa para la cual está desarrollando la oportunidad. Ahora echemos un vistazo a algunos de los botones que se encontrará en la aplicación. � Botón Guardar /Save y Cerrar /Close – Este botón guarda toda la

información que usted haya introdicido en la página, y debe teclearse antes de salir de la página. Al utilizarlo, le llevará de vuelta a la página anterior.

� Botón Guardar /Save – Guarda lo que ha metido en la pantalla

actual y le mantiene ahí. Asegúrese de utilizar este botón a menudo, igual que lo haría con un documento de Word.

� Botón Menú Principal /Home – Este botón le lleva de vuelta a su

Menú Principal. Si no ha guardado la información en la página actual, le pedirá que lo haga antes de volver a su menú principal.

� Botón Entradas recientes /Recent Items – Este botón se convertirá

enseguida en uno de los más utilizados, ya que es una manera muy rápida de navegar por la herramienta. Tecleándolo, verá las últimas entradas hechas a la pantalla. Pinchando en la actividad, le llevará directamente a esa pantalla. Este botón



Notas:


funciona de forma parecida al botón de historial en su buscador de web (web browser).



Notas:


� Crear Correo /Email – Le permite enviar correos electrónicos

desde dentro de OneView a miembros del equipo seleccionados o contactos.

� Botón Mostrar Correo /Show Emails – Este botón proporciona una

lista rápida de todos los correos enviados dentro de la aplicación OneView.

� También es importante hacer notar que OneView es un

entorno de un solo click. Hay que pinchar solamente una vez para operar un botón o un campo dentro de la aplicación.

PERSONALIZAR LA PÁGINA INICIO (HOME PAGE)

Ahora que ya hemos dado un vistazo rápido a los campos de entrada (input fields), vamos a aprender a diseñar y navegar por su Página Inicio Personal (Personal Home Page), también llamado Portal Inteligente (Smart Portal). El menú principal OneView proporciona un encabezamiento personalizado desde el cual manejar todas sus cuentas, oportunidades y actividades de ventas diarias. Su Página Inicio (Home page) puede ser personalizado de la misma manera que Mi Yahoo o Portal Google. Cuando usted abre su página inicio, verá que se añaden por defecto 4 canales en su pantalla. Son:

� Actividades de la semana en curso � Empresas Objetivo

Muestre su Página Inicio

Los correos sólo pueden enviarse a los miembros del Equipo o contactos añadidos a la cuenta.

Enviar email aparecerá en Outlook.



Notas:


� 10 siguientes Oportunidades en Proyecto por cerrar � Oportunidades abiertas con una fecha de decisión vencida.

Hay muchos otros listados disponibles. He aquí algunos de los que podría elegir:

� Actividades caducadas o actividades de los próximos 7 días � Un gráfico con las Oportunidades por su lugar en el canal de

ventas � Las 10 mejores oportunidades por ingresos � Un listado de Hoja Azul y Banderas Rojas para enviar � … Y mucho más.

Estos puntos pueden mostrarse de la manera que usted prefiera en su PÁGINA INICIO PERSONAL (PERSONAL HOME PAGE). Sus oportunidades también pueden mostrarse y clasificarse de manera diferente en su PÁGINA INICIO DE LOS JEFES DE VENTAS (SALES MANAGERS HOME PAGE). De nuevo tenemos otra razón para rellenar los campos obligatorios con todos los datos y guardar la información actualizada. He aquí algunas cosas más que debería saber sobre su PÁGINA INICIO PERSONAL (PERSONAL HOME PAGE):

� Si una Hoja Azul (Blue Sheet) está relacionada con una Oportunidad de la lista de su página de inicio, aparecerá el icono de Hoja Azul junto a la oportunidad.

� Si una actividad tiene asociada Hoja Verde (Green Sheet),

aparecerá un icono de Hoja Verde.

� Debería incluir otros iconos: o Actividades vencidas – el Icono Llama (Flame Icon) o Oportunidades con altos ingresos – el signo de Dólar o Y Oportunidades con fecha de decisión inminente – signo

de Exclamación Para terminar, tenga en cuenta que cuantos más canales ponga en su menú principal, más tardará en cargarse y más lenta irá la aplicación. Bien, echemos un vistazo al procedimiento para personalizar su página de inicio. Demo en directo

Los jefes de ventas y superiores tendrán una vista diferente que incluye un despliegue de las cuentas e información de actividades para sus empleados de ventas.

No sobrecargue su menú principal, esto afectará a la velocidad de carga de datos.



Notas:


� Una vez que haya entrado en ONEVIEW y se haya mostrado la página inicial, teclee el botón Personalizar /Personalize que se encuentra en la parte inferior derecha de la página y se mostrará el formulario Personalizar. La primera pestaña, “Mi Portal”, le permite modificar su página inicial seleccionando canales.

� Como puede ver, es posible añadir varios canales a su página

inicial. Tras recibir su entrada, tómese su tiempo para establecer esta página, ya que le dará la información necesaria para ser eficaz y administrar bien su tiempo.

� Después de tomar sus decisiones, puede mover los canales por

su página inicial con las teclas de flecha. � Con la pestaña menú, también podrá elegir qué elementos

quiere que aparezcan en su pestaña de navegación por internet (e tab).

� Una vez satisfecho con sus elecciones pinche en guardar o

guarde y cierre para conservar los cambios. � Esta página puede cambiarse o actualizarse siempre que lo

desee. � La otra pestaña disponible en este momento es Búsqueda, que

le permitirá modificar el modo en que se muestran los resultados de búsqueda.

NAVEGACIÓN Existen varias opciones de navegación dentro de OneView. Como vimos antes, también puede entrar y navegar por OneView desde su página inicial. La columna de navegación OneView o pestaña e (e tab) le permitirá buscar o crear nuevos ficheros:

� Empresas � Contactos � Pistas � Oportunidades � Empleados � Actividades � Y Calendario

Muestre opciones desplegando campos.

Demo en directo

Asegúrese de esbozar la función de búsqueda rápida en cada segmento de la barra de navegación. Una vez metida su información podrá acceder fácilmente desde aquí.



Notas:


Sin embargo, es importante destacar que sólo puede crear nuevos contactos, actividades u oportunidades desde la página inicial de la empresa. Puede acceder y manejar ficheros existentes desde los elementos en la lista de la pestaña e. Otra opción es la de Búsqueda Rápida situada en la parte superior de la pestaña e. Desde aquí, puede utilizar el despliegue para elegir el segmento que desea buscar y luego escribir una palabra para afinar la búsqueda. También puede usar el icono de búsqueda rápida, la lupa junto a los campos. También se puede acceder a búsquedas predefinidas para usted, se encuentran como Búsquedas Guardadas (Saved Searches). Tenga en cuenta las otras opciones de navegación que ya hemos mencionado, usando el botón de actividad reciente o pinchando en una palabra subrayada. Veremos con más detenimiento las opciones de navegación a medida que nos vayamos desplazando por los módulos siguientes. En la parte superior de la barra de Navegación encontrará la pestaña I y la pestaña e. La pestaña e es donde miramos normalmente incluyendo todas sus opciones de navegación. La pestaña I le lleva a la página web de Hoover para su empresa, si es una compañía registrada públicamente. En su pestaña e, verá “Herramienta de Visibilidad Global” y “Crear Propuesta”. Son simplemente marcadores funcionales que vendrán incluidos en la lista 1.5 de OneView.

CALENDARIO La función calendario de OneView le mostrará todas las actividades programadas como reuniones, llamadas o tareas previstas. Estas actividades se sincronizarán y aparecerán en su calendario de Outlook, pero los elementos en su calendario Outlook no aparecerán en su calendario OneView. Abra el calendario pinchando en Calendario. Al hacerlo verá que puede elegir entre ver su propio calendario OneView o el de otros usuarios OneView. Elegiré ver mi calendario. Como puede comprobar, veo mi calendario por días, semanas, meses o años.

¡Este es un punto importante! Todos los contactos, oportunidades y actividades NUEVOS pueden crearse solamente accediendo primero a la página principal de la empresa.

Haga una demostración de la pestaña “I” en la sección del Perfil de la Empresa.

¡Punto importante! Las citas hechas en Outlook NO se sincronizan con OneView.



Notas:


También puedo utilizar la pestaña para personalizar mi propio calendario (setting tab). Desde aquí, podrá ver que las reuniones se muestran a la izquierda y las tareas a la derecha. Si pincha en tarea, saldrá el formulario de Actividades para obtener más información sobre la tarea. Enseguida se dará cuenta de que esto le ayudará a aprovechar su valioso tiempo y a ser más eficaz en el seguimiento. Tómese algún tiempo para personalizar su calendario una vez haya accedido al sistema, y recuerde mirarlo todas las mañanas para ayudarle a planificar su día.

PERFIL DEL EMPLEADO

Vayamos al Perfil del Empleado. El formulario del perfil del empleado es donde usted puede revisar y actualizar su información personal. La mayor parte del formulario viene rellenado por el Administrador Nacional, y verá que muchos de los campos son solamente de lectura. Es importante revisar este formulario nada más acceder a la aplicación y mantener la información actualizada. Como Steve mencionó en la introducción, OneView permite la venta en equipo. La pieza clave en esa ecuación se su capacidad para buscar y localizar a otros profesionales de ventas de Agility por todo el mundo, y la capacidad de ellos para encontrarle a

Haga referencia a los comentarios de Steve Sienkiewicz de la introducción respecto a la colaboración en las ventas y la venta en equipo.



Notas:


usted. Esta visibilidad fomentará la colaboración y la regularidad en nuestras oportunidades globales. Además hay algunas reglas de negocio automáticas que dependen de la exactitud de esta información. En la pestaña e, pinche en Empleados. Extienda la pestaña para mostrar Búsqueda Rápida. Escriba su apellido y el campo de búsqueda y dé al botón de búsqueda. Localice su nombre en la lista de resultados de búsqueda y pinche en el pequeño triángulo a la izquierda de su nombre para abrir su fichero. Otra manera de buscar sería utilizando la opción de Búsqueda Rápida en la parte superior de la pestaña e. Revise los datos y asegúrese de que son correctos. Actualice todos los campos que lo requieran y los datos que falten. Como puede ver, hay muchos campos que son solamente de lectura y que han de ser actualizados por su administrador local. Una vez terminado el perfil pinche en el botón Guardar /Save situado en la parte inferior del formulario.



Notas:


REALIMENTACIÓN (FEEDBACK) Con objeto de recoger comentarios, problemas y sugerencias, se ha incluido un formulario en la aplicación. Se accede desde la barra de navegación y cuando se abre tiene los siguientes campos: A su respuesta se le asignará un número, este campo es sólo de lectura. Entonces hay un despliegue para que usted especifique el área de la aplicación que le concierne. A continuación resuma su respuesta en el recuadro al efecto. Bajo éste hay otro recuadro solamente de lectura que detalla la historia de este asunto y debajo un recuadro en blanco para escribir comentarios y poder informar al equipo IT sobre el problema. Hay un campo adicional para adjuntar documentos o información referente a su informe. Debajo tiene la oportunidad de hacer cualquier aclaración y dar prioridad a su informe. Como podrá comprobar, son campos obligatorios, excepto la última fecha de modificación y el autor, que se rellenan automáticamente. Los campos inferiores son para el equipo de desarrollo en caso de que haya que tomar alguna acción basada en su informe. Este formulario ha sido incluido para fomentar la comunicación entre usted y el equipo de desarrollo. Por favor, haga uso de él siempre que lo estime necesario.



Notas:


AYUDA – (FORMACIÓN ONEVIEW / TRAINING) Pinchando en OneView Training en la pestaña e irá directamente a OneViewTraining.com, la página web externa producida especialmente para albergar todos los asuntos relativos a la formación de OneView. Desde aquí podrá ver o descargar varias opciones de formación.

ALERTAS

Ahora veamos cómo funcionan las Alertas de OneView. Se pueden crear Alertas para que la información importante o significativa sobre la empresa, oportunidad o contacto se muestre inmediatamente al abrir. Puede ser una herramienta muy valiosa para informar a todos los miembros del equipo sobre temas importantes relativos a la cuenta. Digamos por ejemplo que estamos negociando con una cuenta relacionada con sus principales rutas aéreas, o que un CFS Marítimo se enfrenta a una amenaza de huelga. Éste es el vehículo perfecto para alertar a todos los miembros del equipo sobre los acontecimientos de manera que la comunicación con la cuenta sea eficaz. Encontrará el botón de Nueva Alerta en los formularios de Empresa, Oportunidad y Contactos dentro de la aplicación. Para nuestros propósitos, nosotros accederemos aquí desde la pestaña

Demonstrate this functionality. Mention the on-line modules for continued training and reinforcement.



Notas:


principal del Perfil de la empresa. Cuando damos al botón, aparece lo siguiente. Verá que los Campos Crear Fecha y Crear Usuario vienen ya rellenos. Los otros dos campos, texto y fecha válida son obligatorios. Después de meter el texto que quiere que vea su equipo debe identificarlo con una fecha de “válido hasta”. Debe ponerse para que la alerta caduque. La alerta sólo se mostrará una vez cuando entre cada usuario.

ANEXOS (ATTACHMENTS)

La última función que trataremos en este módulo serán los Anexos. Existe una pestaña anexos (attachments) en casi todos los segmentos de OneView. Esta función le permite adjuntar documentos importantes o relevantes al segmento de OneView en el que esté trabajando. Se accede a esta función pinchando en la pestaña de anexos (attachments), que abre esta pantalla. Como indica en la pantalla, teclee en el signo + para abrir el campo, y luego con el botón derecho para cargar su documento. El resto de los campos en el segmento son solamente de lectura, excepto los comentarios, que le dan la oportunidad de añadir alguna descripción de su anexo. Como los anexos se añaden y se guardan, suben a la pestaña de anexos de la página inicial de la empresa, haciéndose así visibles y fácilmente accesibles. Sin embargo hay que tener precaución: no use esta función como una zona de almacenamiento de documentos relacionados con la cuenta. Si lo hace corre el riesgo de que la aplicación se ralentice debido a la cantidad de material cargado. Por regla general, la mayoría de los documentos adjuntos deberían ser de 1 megabyte o menos. La pestaña puede admitir documentos grandes, es el tiempo de descarga lo que puede ser lento.

Haga una demostración de esta función.

¡Punto importante!



Notas:


CONCLUSIÓN Con esto concluimos el Módulo 1. En este módulo hemos tratado:

� Entrar en OneView � Parámetros de Seguridad � Campos y Botones OneView: características y tipos de los

campos y botones que encontrará en la aplicación � Su Página Inicial Personal: su encabezamiento para

gestionar sus cuentas, oportunidades y actividades de ventas diarias

� Función de Acceso a Ayuda (Formación OneView) � Funciones de Búsqueda y Navegación: las diversas

opciones disponibles para navegar por la aplicación � Crear su Perfil de Empleado: el perfil de empleado es donde

usted gestiona y actualiza su información personal � Alertas: que permiten una comunicación esencial entre

usted y su equipo � Realimentación: su voz para el equipo de desarrollo � La Función Calendario: le ayuda a ser eficaz y aprovechar

su tiempo � Anexos: le dan la oportunidad de compartir documentos

importantes con el equipo completo Antes de terminar, permítame hacer hincapié en algunos puntos:

� Personalice su página inicial tan pronto como tenga acceso a la aplicación. Úsela a diario para que le ayude en sus tareas y responsabilidades de ventas.

� Comprenda las opciones y funciones de navegación y aprenda a navegar por la herramienta de manera efectiva. Esto le ayudará a adaptarse a la herramienta con mayor rapidez y a meter sus datos con regularidad.

� Revise y actualice su Perfil del Empleado a diario. Así el equipo de ventas estará más cerca y podrá ver todos los recursos de ventas en toda la organización.

� Use la herramienta de realimentación siempre que lo crea necesario, ya que todos queremos asegurarnos de que OneView crezca en funcionalidad y eficacia con cada nueva página.

� Use su calendario nada más empezar cada día, de este modo tendrá mucho camino recorrido asegurándose de que no se le escapa nada.

Pregunte si hay alguna duda antes de llegar a la conclusión final.

DIAPOSITIVA DE POWER POINT



Notas:


� Mantenga sus anexos por debajo de 1 megabyte para que OneView corra con rapidez.



Notas:


Módulo Dos – Perfil de la Empresa En este módulo tratará y detallará el procedimiento para introducir información en el Menú Principal de la Empresa. Asegúrese de hacer hincapié en que este segmento “Resumen Ejecutivo” de la herramienta tiene que estar rellenado y actualizado, ya que mucha de la información en las páginas siguientes se sacará de esta página. Preste particular atención a las pestañas de proceso de Búsqueda Rápida de la Empresa, Perfil del Producto y Carga y Logística. Muestre la diapositiva Overview Power Point del Módulo Dos Comience la demostración OneView


CLAVE: PANTALLAS, Menú, TECLAS o BOTONES , CAMPOS, TEXTO A ESCRIBIRPágina 20 Fecha de revisión 28/07/08

Notas:


MÓDULO DOS

PERFIL DE LA EMPRESA

La primera pantalla que utilizará cuando introduzca nuevos clientes o perspectivas en OneView es el Perfil de la Empresa. El Perfil de la Empresa le permite introducir y almacenar información sobre los clientes actualmente trabajando con Agility, o Perspectivas interesadas en desarrollar una relación comercial. Esta pantalla también puede considerarse como el Resumen Ejecutivo, ya que mucha de la información metida en OneView aparece y es visible desde esta página.

Transición a la pantalla. Captura de información en las cajas.



Notas:


Antes de mirar a la pantalla, repasemos algunas reglas del negocio importantes para el perfil de la empresa � Cualquier usuario dentro del sistema puede ver cualquier

empresa almacenada en OneView

� Sólo el director de cuentas y los miembros añadidos al equipo pueden editar información

� Cualquier usuario nuevo de OneView que desee ver el perfil de

la empresa y que no haya sido añadido como miembro del equipo tendrá la información almacenada en el Diario de View (View Log)

� El usuario de OneView que cree la nueva cuenta será

designado automáticamente como director de la cuenta Bien, accedamos a la pantalla y naveguemos por ella Accederemos al perfil desde la barra de navegación pinchando en la palabra Empresas. A continuación pincharemos en Nueva Empresa. Aparecerá la página con el menú principal del Perfil de la Empresa Si hubiéramos pinchado en Búsqueda Rápida (Quick Search), habría aparecido la siguiente pantalla:

Tendríamos entonces que meter el nombre de nuestra empresa y pinchar en búsqueda. Cualquier empresa que pudiera coincidir se mostraría en el cuadro inferior. Pinche en la flecha para abrir el historial de la empresa. Esta es una buena manera para determinar si alguien más está ya metido la cuenta.

Si estamos tratando con muchas cuentas veremos una lista de ellas. Pinchando en la flecha abriremos la cuenta. Volvamos a la Página PRINCIPAL.


Asegúrese de hacer la demo de cómo funciona Quick Search



Notas:


LA PESTAÑA DE LA EMPRESA

Si miramos en la parte superior, veremos varias pestañas, que repasaremos una por una según vayamos moviéndonos por el perfil. El primer epígrafe: – Empresa – está organizado como una tarjeta Rolodex. Aquí verá que se exige mucha información para poder establecer la cuenta y empezar a crear un perfil.

El campo con el código postal solamente es obligatorio para aquellos países donde haya códigos postales. Introduzcamos la información para establecer una nueva cuenta. Una vez que hemos metido toda la información de la cuenta requerida y hemos tecleado el botón de guardar y cerrar o guardar, el sistema buscará si hay algún duplicado y le informará si ha encontrado alguno. En esta primera sección, también encontrará botones que le proporcionarán un mapa con la localización del cliente facilitado por los Mapas de Google. También hay un botón para ver la hora local de la central de la empresa y una casilla para designar esta oportunidad como una cuenta objetivo. Fíjese en que el estado del cliente por defecto aparece como perspectiva, el jefe de la cuenta es por defecto el usuario actual y el campo con la hora de la zona es por defecto la franja horaria del usuario. Otro campo obligatorio es el Tipo de Cliente, lo que le permitirá clasificar esta cuenta como Importante, Regional/Clave o Local/ Transaccional. El estatus del cliente (Customer Status), otro campo obligatorio, es un campo importante. Le ayudará a clasificar sus cuentas para hacer informes internos y planificar los objetivos. Si bajamos por la página, el siguiente epígrafe es Tipo de Industria y Mercancía. Para abrir esta sección, teclee en el signo +. La parte

Introduzca una empresa cualquiera o tenga una preparada antes de la sesión.

Muestre los Mapas de Google

Señale los campos por defecto

Haga una demostración de esto.



Notas:


de Industria de este segmento es un campo desplegable, y la parte de mercancía está vacío para escribir. El siguiente apartado es Contactos de Clientes. Tecleando en el signo + abrirá el campo y podrá introducir información básica. Tecleando en la flecha aparece la página principal de contactos para poder meter más información. Trataremos en profundidad el procedimiento para introducir contactos desde la página principal de contactos en el Módulo 3. El siguiente epígrafe es Perfil del Producto. Esta sección le indica cómo introducir una fotografía de alto nivel (high-level snapshot) del transporte global del suministro de la cadena de productos que el cliente está utilizando y posiblemente disponibles para Agility. El apartado de abajo es Oportunidades de Actividades (Activities Opportunities). Tecleando en el signo más, saldrá el menú principal de Oportunidades y se puede desarrollar una oportunidad nueva. Una vez desarrolladas las oportunidades, serán visibles desde esta página. Trataremos las oportunidades en detalle en el módulo 4.

Debajo hay un listado de Actividades Pendientes. Esta área da visibilidad a todas las actividades – reuniones, llamadas telefónicas o tareas que están por hacer.

Una vez terminadas, quedarán archivadas en la pestaña de historial, que veremos dentro de un momento.

Como vimos en el Módulo Uno, también puede optar por que esta información se muestre en su menú principal para verla mejor cada vez que entre en OneView. Para terminar, al pie de este menú principal encontrará un apartado llamado equipo de cuentas. Este campo le permite añadir miembros al equipo de la cuenta, además de mostrar los miembros añadidos previamente. Primero deberá buscar y elegir al miembro del equipo solicitado. Luego seleccionará el papel que deberá desempeñar. Tenga en cuenta que cualquier miembro del equipo añadido desde el perfil de la empresa tendrá los mismos derechos que usted dentro de la cuenta.

Recalque que TODOS los productos usados normalmente por el cliente deberían ser introducidos, aunque no tengamos un producto que coincida.

¡Punto importante!



Notas:


Si lo que usted desea de un miembro del equipo es que se ocupe en una oportunidad específica dentro de la cuenta, añádalo en la pantalla de oportunidades. Con ello restringirá su acceso completo a la oportunidad a la que le haya añadido limitándole sólo a ver el resto de la información de la cuenta. Exploremos algunas de las pestañas disponibles. Vayamos a la pestaña de Histórico

PESTAÑA HISTORIAL

Esta pestaña le da un historial de todas las actividades y oportunidades realizadas para esta empresa. Una vez marcada la actividad u oportunidad como terminada, se archivará y será visible desde este lugar, además de en las respectivas pantallas de actividad y oportunidad. Tecleando en la flecha, se puede ampliar el campo para explorarlo más de cerca. Tenga en cuenta que no es posible añadir nuevas actividades u oportunidades desde este cuadro, ya que es solamente de lectura. Esta puede ser un área clave en el contexto del equipo de venta… imprescindible para comprender si se está haciendo un seguimiento de las actividades creadas a través de las ventas y si somos capaces de capturar algunas de las oportunidades identificadas. Esta área puede considerarse como una tarjeta de resultados, que de algún modo detalla la efectividad de su equipo de cuentas. Por tanto, recomendamos que revise esta pestaña siempre durante las llamadas conferencia (conference calls) o cuando planifique las sesiones.



Notas:


PESTAÑAS PERFIL DE FLETES Y LOGÍSTICA

Las pestañas del perfil de fletes y logística están diseñados para que usted pueda crear un perfil de todas las rutas comerciales que su cliente está utilizando actualmente para sus transportes. Piense en esta área como en una visión de conjunto de toda la actividad actual de su cliente, sin tener en cuenta si piensa ganar o no. Es distinto al segmento de perfil del producto en la pestaña de empresa, ya que este perfil es solamente para esbozar la actividad de las rutas comerciales. Si tiene alguna información sobre rutas comerciales proveniente de Goldmine, aparecerá bajo estas pestañas. Como verá, este segmento le permite descomponer la información por origen y destino, volumen, unidad de medida, condiciones Inco y cualquier competidor que esté actualmente compitiendo por el negocio. Deje los campos de Status y Fecha de Status en blanco, ya que se rellenarán después si se convierten en ganancias y pérdidas. Es importante que introduzca todas las rutas comerciales que el cliente pueda tener porque se desarrollarán informes para dar visibilidad a nuestro volumen potencial en una ruta en particular. Esta información nos ayudará a ser más agresivos a la hora de obtener la distribución del espacio y tarifas competitivas, fortaleciendo por tanto su competitividad. La pestaña del perfil de Logística contiene la información relacionada con la cadena de suministros, almacenamiento y oportunidades logísticas. Cuando lleguemos al Perfil de Oportunidades en el módulo 5, le mostraré cómo desarrollar oportunidades basadas en esas rutas comerciales y comenzar a trabajarlas a través del canal de ventas.

Estas pestañas son importantes y han de ser rellenadas exhaustivamente para ayudar en el desarrollo de futuras oportunidades. ¡Punto importante!

Existen varios informes de Rutas Comerciales que pueden presentarse para valorar nuestra competitividad y desarrollar estrategias de mercado.



Notas:


PESTAÑA DE INFORMACIÓN ADICIONAL

La siguiente pestaña, Información adicional, contiene gran cantidad de información relevante para la gestión y el mantenimiento de la cuenta, además de información necesaria para identificar y capturar objetivos de venta adicionales. Esta sección proporciona detalles y le permite enlazar con las cuentas de la empresa central y filiales del cliente. Una empresa nueva puede añadirse buscándola o introduciéndola en la base de datos desde aquí. El enlace de la empresa central le llevará directamente al perfil OneView de la compañía, si es que se ha creado. Las empresas filiales se pueden añadir de la misma manera. Puede añadirse un número ilimitado de filiales a la lista. El botón Ver Organigrama de la Empresa / View Company Tree le proporciona una representación visual de todas las cuentas principales y subsidiarias relacionadas con esta empresa. Esto podría ser muy importante para comprender las necesidades de la cadena de proveedores de sus empresas, o futuras oportunidades de negocio. También hay un campo para centralizar y capturar cualquier Identidad que el cliente pueda tener para las numerosas pistas o las opciones WMS que tenemos en la actualidad.

Esta sección está centrada en América y será sólo utilizada en esa región.



Notas:


Para entrar en este campo teclee en el signo + y rellene toda la información requerida. Como verá, muchos de los campos son sólo de lectura, y deben ser rellenados por su administrador nacional. Por último, hay casillas que le dan la oportunidad de identificar algunos servicios con valor añadido que esta empresa pueda pedirnos. Esta información nos ayuda a clasificar la oportunidad en el futuro y determinar si tenemos las herramientas internas y los procedimientos adecuados para gestionar la cuenta adecuadamente.

La última pestaña del perfil de la empresa es la de anexos. Esta pestaña da una visión general de los documentos adjuntos a la cuenta de todas las pantallas. Usted también puede adjuntar documentos aquí. Con esto terminamos nuestra revisión del Perfil de la Empresa. Piense de nuevo en esta sección de OneView como el Resumen Ejecutivo y perfil del negocio para la empresa, y como su punto de entrada para añadir contactos, oportunidades y actividades. Asegúrese de mantener la información rellenada y actualizada para luego compartir la información de la cuenta y el proceso del equipo de ventas de Agility.




Notas:


Módulo tres – Contactos En este módulo trataremos y haremos una demostración de cómo introducir contactos una vez establecida la empresa. Es una parte de la herramienta muy intuitiva, por lo que no necesitaremos insistir con demasiada información. Haremos hincapié en los siguientes puntos:

• Mantener la información actualizada • Añadir contactos a este segmento tan pronto como surjan • La información Miller Heiman se añadirá en el segmento de

Oportunidades • Las Oportunidades y Actividades adjuntas a este contacto

se mostrarán aquí • La utilización de esta información puede ser clave a la hora

de crear compenetración, credibilidad y relaciones a largo plazo

Muestre la diapositiva Módulo Tres – Overview Power Point Empiece con la demostración


CLAVE: PANTALLAS, Menú, TECLAS o BOTONES , CAMPOS, TEXTO A ESCRIBIRPágina29 Fecha de revisión 28/07/08

Notas:


MÓDULO TRES – CONTACTOS Como ya sabe, las relaciones y contactos con los clientes lo son todo a la hora de vender. Especialmente en el mundo en que vivimos, donde debido a las presiones económicas e individuales nos convertimos a menudo en productos. Si nuestros clientes nos ven como un producto y perciben que somos poco valiosos, en este abarrotado mercado nos vemos obligados a destacar por nuestro conocimiento del negocio y las necesidades de los clientes, y por nuestro conocimiento de los propios clientes. Por eso es imprescindible crear y fomentar las relaciones a largo plazo con nuestros clientes. Pero para ello debemos gestionar y almacenar información sobre nuestros clientes y compradores siempre que tengamos ocasión. Además, si queremos ser realmente eficientes necesitamos una manera de compartir esta información con nuestros equipos seleccionados de cuentas. En este módulo trataremos y esbozaremos el Perfil de Contactos. Creo que cuando hayamos terminado usted verá que es una poderosa herramienta para crear relaciones que, como ya hemos mencionado, es vital a la hora de ganar un negocio en este mundo tan competitivo que nos rodea. El perfil de contactos proporciona información detallada sobre una persona de una empresa concreta. Como vimos en el módulo 2, al perfil de contactos se accede desde la página de la Empresa tras introducir información básica sobre su contacto. Exploraremos esta página en profundidad, pero como muchos segmentos son extremadamente intuitivos, no revisaremos cada campo. Nos centraremos, pues, en aquellos que son importantes y requieren su aportación. Antes que nada debe tener en cuenta algunas reglas del negocio:

� Cada contacto debe estar asociado a una empresa � La dirección de un contacto será por defecto la de la

empresa a la que está asociado

Haga esta afirmación sobre el valor de las relaciones, o use una propia.




Notas:


Si usted crea un contacto nuevo, el sistema le avisará automáticamente si hay duplicados, comprobando cada nombre, apellido del correo electrónico y número de teléfono con el fin de encontrar duplicados. Para acceder a la página de contactos, empezaremos con la pestaña de Empresa. Hacia el final de la página verá un encabezamiento para Contactos. Teclee en el signo + para abrir el segmento.

Como verá, hay pocos campos en este segmento:

� Nombre � Apellido � Teléfono

Esta simple información define un perfil de contacto OneView, pero a menudo esto no es suficiente. Echemos un vistazo a otros campos dentro del formulario. Para ello teclee en la flecha para ampliar la página y acceder a la pestaña Contactos Principales. En la parte superior de la página verá tres pestañas: Contacto, Información adicional e Historial. Comenzaremos por la pestaña Contacto y después iremos a las demás.

Comience la demostración



Notas:


Aparece por defecto la empresa con la que se está trabajando actualmente. Si desea volver a la página principal de la empresa, pinche en empresa. La casilla de Contacto Clave también es importante, ya que los contactos clave se identifican y se clasifican en pantallas subsiguientes. Una vez designado como contacto clave, aparecerá el primero en cualquier listado de contactos. El campo de Tratamiento es un campo desplegable que debería rellenarse para cada contacto. Somos una empresa multinacional y no estamos familiarizados con los nombres de otras partes del mundo. Por eso es importante designar a su contacto como masculino o femenino. Departmento también es un campo desplegable que debe rellenarse. No todos nuestros compradores están en departamentos de transporte o logística, especialmente si nos movemos hacia arriba en la escala organizativa de nuestros clientes. El campo Informar a le permite crear un gráfico con la organización de compras. Esta información puede ser muy útil a la hora crear una estrategia para una oportunidad compleja. El botón de información web le llevará a una Búsqueda en Google de este contacto. Puede constituir una información valiosa cuando se está creando una relación o cuando se investiga a un contacto. Recuerde, el conocimiento es poder y le ayuda a dar credibilidad y a establecer relaciones con sus clientes.




Notas:


También es importante la Zona Horaria y el botón de hora local / local time . Antes de contactar con alguien puede teclear en el botón de hora local para saber la hora local de su contacto. Como referencia, la franja horaria será por defecto la zona donde está ubicada la empresa. Si vamos a dirección, el sistema asumirá que su contacto tiene la misma dirección que la empresa y lo introducirá por defecto. Si su contacto tiene una dirección diferente, simplemente desmarque esta casilla y podrá introducir la dirección correcta. Tenga en cuenta que el Código Postal solamente es un campo obligatorio en los países con códigos postales. Utilice el campo de Comentarios para registrar cualquier información adicional sobre su contacto que considere relevante. A veces detalles como el horario de trabajo, nombres del conserje o la mejor hora para llamar pueden venir muy bien a la hora de crear una buena relación y conectarse con el cliente. Si va a la parte inferior de esta pantalla verá Oportunidades Actuales y Actividades Pendientes. Ambos segmentos se rellenan cuando este contacto está asociado a una Oportunidad o Actividad en otras pantallas. Se mostrará un listado con las Oportunidades actuales que estamos llevando a cabo con esta persona, y puede abrirse desde este campo. Para las actividades pendientes relacionadas con este contacto, aparecerá un listado con todas las reuniones, llamadas y tareas programadas. Puede crearse una nueva Actividad tecleando en el botón de Actividad Nueva en la esquina superior derecha de la pantalla. He aquí otra manera en que OneView recaba la información y se la presenta donde y cuando la necesita. Volviendo a la parte superior de la pantalla verá dos pestañas más. Pinche en la pestaña de Información Adicional.



Notas:


PESTAÑA DE INFORMACIÓN ADICIONAL

El propósito de esta pestaña es capturar cualquier información adicional sobre el contacto que pudiera ser útil a la hora de establecer una relación con un cliente, o compartir información con el equipo de cuentas. Los campos están libres para escribir, excepto el campo Cumpleaños, que abre un calendario. También hay un Canal, que puede colocarse en su página inicial personal, que exhibe una lista de los próximos cumpleaños de sus contactos. Esta información sale de este campo. Como podrá comprobar, no hay campos obligatorios en esta pestaña. También hay un campo para capturar los Números de teléfono adicionales de este contacto. Muchos de nuestros clientes internacionales tienen diferentes teléfonos móviles para cada región del mundo. Anote cualquier número de teléfono adicional aquí para no tener que buscarlo en el último momento.



Notas:


PESTAÑA HISTORIAL

La pestaña Historial tiene dos segmentos: Oportunidades Cerradas e Historial de Actividades. Estos campos son para oportunidades cerradas y actividades terminadas referidas a este contacto, y se anotan aquí después de ponerlas en la lista de cerradas en la pestaña principal de oportunidad o actividad. Estos campos son solamente de lectura y no pueden manipularse. Es una pantalla muy valiosa para revisarla antes de llamar a un contacto y le permite actuar con eficacia a la hora de tratar sobre oportunidades anteriores y tareas cumplidas para el cliente. Una información como ésta, bien utilizada, puede hacer mucho bien a la credibilidad con su cliente. Pero ha de tener en cuenta que esta información solamente es valiosa si el dueño de la cuenta la tiene actualizada. Con esto terminamos nuestro módulo de Contactos. No dé por hecho que los demás miembros de su equipo de cuentas tienen la misma información que usted sobre sus contactos dentro de una empresa en particular. Si la revisa antes de cada encuentro de ventas con el contacto se encontrará en una posición bastante más ventajosa a la hora de crear una relación, de dar credibilidad y de acercarse al cierre de una venta.




Notas:


Módulo Cuatro - Actividades Este módulo tratará y mostrará el proceso para planificar actividades, tanto con los contactos del cliente como con los miembros del equipo Agility. Haga hincapié en los siguientes puntos:

• Cuando gestionamos las ventas se desarrollan las actividades.

• La gestión efectiva de estas actividades puede ser vital a la hora de ganar el negocio o a un competidor.

• Las Actividades pueden desarrollarse usando el botón “Actividad Nueva” que se encuentra en el encabezamiento a lo largo de la aplicación.

• Solamente los contactos introducidos en OneView pueden incluirse en las reuniones o llamadas.

• Puede hacer referencia a sus Actividades en su página inicial y en su calendario OneView para acceder más fácilmente.

• Puede desarrollar la Hoja Verde desde el segmento de Actividades.

Muestre la Diapositiva de Overview Power Point del Módulo Cuatro Comience la demostración



Notas:



CLAVE37: PANTALLAS, Menú, TECLAS o BOTONES , CAMPOS, TEXTO A ESCRIBIR Página37 Fecha de revisión 28/07/08

Notas:

GUÍA DEL INSTRUCTOR ONEVIEW

MÓDULO 4 – ACTIVIDADES A medida que se va moviendo por las reuniones de ventas, se definen las llamadas y tareas. Su habilidad para programar, gestionar y llevar a cabo eficazmente estas actividades podría marcar la diferencia entre Agility y un competidor a la hora de llevarse el negocio. Como verá, OneView nos proporciona una poderosa herramienta para organizar estas actividades y ayudarle a administrar su valioso tiempo y proteger sus ventas. En este módulo revisaremos el procedimiento para planificar reuniones, llamadas y tareas para sus oportunidades, empresas y contactos. Echaremos también un vistazo al lugar donde se registran estas actividades dentro de OneView, y verá cómo esas pantallas pueden ayudarle no sólo en la gestión de sus oportunidades, sino también en la gestión del proceso de ventas.

ACCESO A LA PANTALLA El botón Actividad Nueva / New Activity se encuentra en la parte superior de la pantalla en la pestaña de empresa, contacto u oportunidad. Tecleando en este botón, aparece el formulario.




Notas:


Bajo el primer encabezamiento, Tarea (Assignment), usted podrá asignar esta actividad a la oportunidad elegida o al contacto del cliente. Como hemos entrado en esta pantalla desde la página principal de CONTACTOS, esta actividad va por defecto al contacto con el que estamos trabajando. El campo de Oportunidad es un campo desplegable y le permite asignar esta actividad a una oportunidad que haya desarrollado anteriormente. Usted está siempre por defecto en el campo asignado, aunque si tiene que asignar esta actividad a alguien de su equipo de cuentas puede hacerlo sin problema. Bajo el encabezamiento Notas hay que rellenar varios campos obligatorios. Dependiendo del tipo de actividad que desee programar, se mostrarán uno o dos formularios. Si elige tarea desde el desplegable de actividad, la pantalla no incluirá el encabezamiento de asistentes. Este formulario es útil para programar las tareas de seguimiento que se realizan con objeto de satisfacer la petición de un cliente o avanzar en el proceso de ventas. Este formulario no le permite implicar a otros miembros de su equipo de ventas o de su lista de clientes. No obstante, verá que hay varios campos obligatorios que deben rellenarse para clasificar y asignar esta actividad correctamente. Explorando mejor el formulario, verá que hay un botón en la parte superior de la página para crear una Hoja Verde. Como sabe, una hoja verde el trámite de Miller Heiman para crear un Plan de Ventas por Llamadas (Sales Call Plan). Si necesita una Hoja Verde para ayudarle en una reunión con un cliente, puede crearla desde esta pantalla. Al apretar este botón, la información será transferida directamente desde este formulario a la Hoja Verde, ahorrándole por tanto mucho tiempo al duplicar la entrada.

Es importante mencionar la diferencia entre la pantalla de tareas y la pantalla de reuniones/llamadas.



Notas:


La Hoja Verde es una extensión del formulario de Actividad, y la trataremos en detalle en el Módulo 6. Si mira al final del formulario bajo el encabezamiento Miller Heiman, verá campos para Hoja Verde y Hoja Azul. Si ya existe una hoja Verde o Azul asociada a esta actividad, se mostrará aquí. Esto podría ser importante para otros miembros del equipo de cuentas convocados a asistir a la reunión con usted. Al ver los documentos de estrategia asociados, podrán familiarizarse rápidamente con la cuenta y con el rumbo que usted esté dando a esta oportunidad. Este es otro ejemplo de cómo OneView permitirá vender en equipo y comunicarse dentro de nuestros equipos de gestión de cuentas.

PLANIFICAR UNA REUNIÓN Si elige Reunión del campo desplegado de actividades, la pantalla cambiará y le dará más opciones. Como estamos planificando una reunión, podríamos necesitar añadir a la actividad contactos de clientes o miembros del equipo de cuentas. Lo conseguirá con el epígrafe de asistentes. Para asignar un asistente del personal a la reunión, teclee el botón con el signo + para abrir el campo. Para comprobar su disponibilidad con el calendario OneView, teclee en comprobar disponibilidad del personal. Siga el mismo procedimiento para añadir un cliente que vaya a asistir. Una vez haya rellenado todos los campos obligatorios y tecleado guardar / save , podrá entonces notificar a todos los asistentes apretando el botón. Al hacerlo, se enviará un correo electrónico a todos los asistentes que haya decidido avisar para esta reunión. Desde este correo, ellos abrirán el formulario de actividad y aceptarán o declinarán ir a la reunión. Una vez aceptada o rechazada la casilla de confirmación se actualizará, o podrá manipularla por la lista desplegada. Este es un ejemplo de funcionalidad útil para agilizar la organización de una

Haga una demostración de esta función. Para ello tenga preparada la información por adelantado.

También se sincronizará con el calendario de Outlook.



Notas:


reunión permitiéndole citar rápida y fácilmente a los demás miembros de su equipo. Esta actividad, una vez planificada, aparecerá también en su calendario OneView. A medida que va planificando y realizando actividades, se irán almacenando en diversas ubicaciones dentro de la aplicación. Todas las actividades pendientes o pasadas aparecerán como una lista en el Perfil de la Empresa o en el contacto asociado. Si pincho en la pestaña Historial desde la página EMPRESA PRINCIPAL, veré una lista de todas las actividades realizadas asociadas a esta empresa. Todas las actividades pendientes o pasadas relacionadas con oportunidades concretas aparecerán también como una lista en el Perfil de Oportunidades. Además, todas las actividades pendientes y pasadas relacionadas con una persona en concreto aparecerán en forma de lista en el perfil de contactos individuales. Si accedemos a la pantalla de Contactos, verá un listado de Oportunidades Pendientes hacia la parte inferior de la pantalla. Por último, también tendrá la posibilidad de poner todas las actividades pendientes y programadas en su página inicial. Cuando establezca su página inicial sencillamente elija actividades pendientes + semana actual o Mi lista de actividades para hoy y se mostrarán todas las actividades actuales y pendientes cada vez que acceda a OneView. También puede teclear en Actividad y abrirla directamente desde su página inicial. Esta es una herramienta muy útil para mantener sus actividades a la vista todo el tiempo, permitiéndole organizarse eficazmente y seguir ofreciendo un servicio personalizado a sus clientes y perspectivas. Cuando haya terminado la actividad, marque la casilla e introduzca la fecha de finalización. Al hacerlo la actividad se moverá a historial. Bien, digamos que acaba de visitar la fábrica ABC y que han solicitado una reunión con usted y su Director de Ventas. Querrá organizarla rápidamente y empezar a planear esta importante reunión.

Vaya a su calendario para mostrar alguna tarea, llamada o reunión que haya llevado a cabo.

Haga una demostración de esta función volviendo a su perfil de la Empresa.

El siguiente texto le mostrará cómo desarrollar una Actividad. Siga este proceso si lo desea, o realice su propia demostración.



Notas:


� Tras entrar en la aplicación tendrá acceso a la ABC. Desde ahí

deberá pinchar en “Actividad Nueva”. � Cuando aparezca el formulario, despliegue el campo bajo Tipo

de Actividad y elija Reunión. � Como esta reunión está dentro de Categoría deberá elegir ventas.

Las otras opciones son Mantenimiento y Administración. � Aunque no sea necesario, elijamos Necesidad de Discusión de la

Sub Categoría desplegada. � Moviéndonos más abajo tendremos que hacer una breve

descripción del motivo de la reunión, lo que también ayudará a identificar esta actividad en otras pantallas y listas después de teclear el botón de Terminar y Guardar / Complete y Save .

� También tengo que dar una prioridad a esta actividad, que

quedará reflejada también en mi página inicial. � La parte de Empresa de este segmento se rellenará al haber

accedido a la pantalla de esta actividad directamente desde la página principal de la Empresa.

� Tendrá que utilizar el menú desplegable para buscar y

comparar esta actividad con una oportunidad existente, si es que se ha introducido alguna. Desde ahora, como hemos visto antes, esta actividad aparecerá tanto en la página principal de Empresa como en la de Oportunidades hasta haberla finalizado.

� En ese punto se moverá a Historial de la Actividad de manera que

pueda conservar un registro de todas las reuniones, llamadas y tareas realizadas relacionadas con esta empresa u oportunidad.

� Si continuamos por el siguiente apartado, ahora tendré que

organizar la reunión. Creo que la mayoría de estos desplegables son bastante auto explicativos, así que no nos detendremos en cada uno. Sin embargo, mencionaré algunos puntos en esa parte de la pantalla.

� Verá una casilla etiquetada como terminado. Al marcarla,

también tendrá que poner una fecha de terminación, lo cual trasladará entonces esta actividad a Historial.



Notas:


� También verá un desplegable con el estado del Calendario

Outlook. Este desplegable se sincronizará con su calendario Outlook le reservará la hora.

� El siguiente epígrafe Asistentes es donde seleccionará y

notificará a los asistentes la reunión programada. � Primero teclee en el signo + , que abrirá el campo. Desde ahí

podrá pinchar en la lupa para localizar al asistente de Agility que está buscando. Una vez que el asistente convocado ha confirmado su asistencia, quedará reflejado en el campo Confirmar.

� Para los asistentes de Clientes Asignados se hace de la misma

manera. Teclee en + para abrir el campo y luego busque al cliente asistente. Recuerde, está solamente buscando a clientes que hayan sido introducidos en el sistema.

� No obstante, como no puede enviar un email al cliente

desde OneView, no tendrá que rellenar el campo de Confirmar.

� El botón Comprobar Disponibilidad del personal / Check Staff Availability le

permite comprobar el calendario OneView de los asistentes de Agility para ver si pueden asistir a su reunión.

� El botón notificar al personal por email / notify staff via email enviará a los

miembros del personal de Agility seleccionados un correo electrónico informando sobre esta reunión.

� Con objeto de prepararse bien para la reunión y facilitar la

comunicación con su equipo, use la función notas para registrar cualquier información adicional sobre la próxima reunión.

� Por último, en la parte inferior de la página encontrará la

sección Asignado a. El campo asignado a es un campo obligatorio, y por defecto aparece el usuario actual. Sin embargo, la actividad puede ser asignada a cualquier usuario de OneView. El campo Asignado por no es corregible, y aparece por defecto el usuario actual.

Espero que haya podido comprobar la funcionalidad y utilidad del formulario de Actividad dentro de la aplicación OneView. Como



Notas:


hemos apuntado, puede utilizar el formulario de actividad para asignar, gestionar y planificar sus reuniones, llamadas y tareas. Las ventas son un mundo extremadamente rápido, por lo que es vital contar con un sistema que permita hacer un seguimiento adecuado y establecer una buena comunicación. Con esta función, utilizada adecuadamente, es precisamente lo que conseguirá.




Notas:


Módulo Cinco – Oportunidades Este módulo representa la parte más consistente de la herramienta, y nos llevará algún tiempo hacer la demostración. Asegúrese de tomarse el tiempo suficiente, esbozando todos los campos y requerimientos necesarios para desarrollar y gestionar las oportunidades. No olvide tener información preparada en la pestaña de perfil de fletes en la página principal de la Empresa cuando resuma el procedimiento para desarrollar oportunidades. Igualmente, tómese su tiempo para dar una visión de conjunto del proceso de ventas por teléfono y las actividades contenidas en las ventas transaccionales o complejas. Use la presentación que encontrará en la página OneViewTraining.com para profundizar más en el tema. Asegúrese de que comprende y de que puede hablar de la serie de procedimientos que funcionan dentro de la aplicación; Perfil de Fletes para Oportunidades Oportunidades para Grupos de Rutas Comerciales Grupos de Rutas Comerciales para Perfil de Fletes Haga cambios y muestre el uso de la función “Actualizar desde Productos”. Haga una demostración de cómo una Oportunidad debería acercarse hacia la terminación de las actividades básicas. Muestre la diapositiva Overview Power Point del Módulo Cinco Empiece la demostración



Notas:


MÓDULO CINCO – OPORTUNIDADES En este módulo revisaremos y haremos una demostración de la parte más importante de OneView: el Perfil de Oportunidades. El perfil de oportunidades es donde capturará información sobre las oportunidades de negocio con las empresas y contactos relacionados con usted en la actualidad. Esta parte de la herramienta está muy personalizada y le permitirá capturar información referente a cada uno de nuestra gama de servicios y productos. También podrá profundizar en cada oportunidad de manera que nosotros como empresa podamos predecir y gestionar los requisitos operacionales de nuestros clientes, creando y manteniendo, por tanto, relaciones fructíferas y duraderas con nuestros socios. Las pantallas que verá en esta sección son el resultado de los logros y esfuerzos colaboradores entre nuestros grupos de ventas, productos y operaciones aquí en Agility. Como hemos venido haciendo hasta ahora, repasemos primero algunas reglas del negocio importantes para el Perfil de Oportunidades.

� Cualquier usuario de OneView puede ver información sobre una oportunidad guardada en OneView

� El Propietario de la Cuenta que crea la oportunidad será el director de la oportunidad por defecto

� El Propietario de la Cuenta está autorizado a dar derechos a cualquier usuario añadiéndolo a la oportunidad como un miembro del equipo

� No hay comprobación de duplicación al introducir oportunidades, así que acuérdese de comprobarlo antes de introducir una nueva

Comencemos con el repaso. Desde la página principal de la EMPRESA, acceda al perfil de Oportunidades tecleando en el signo +. Así abrirá el PERFIL DE OPORTUNIDADES. No puede introducir oportunidades directamente en la página de la empresa como lo hacía en el Perfil del Producto, todas las oportunidades deben ser registradas en esta página principal.





Notas:


Cuando aparece la página PRINCIPAL verá que el nombre de la empresa es por defecto el de la página principal de la misma, ya que tiene su nombre como propietario de la cuenta. También hay algunos campos en gris, como el Status de la Oportunidad, Ingresos Brutos Anuales así como los Ingresos Netos Totales Anuales de esta oportunidad. Antes de seguir adelante, déjeme indicar algunos botones nuevos que han aparecido en la parte superior de la pantalla. Estos botones son fundamentales para gestionar de sus oportunidades y para producir informes desde OneView. En la parte superior de la pantalla encontrará Ganada , Reabrir y Perdida / Win , Reopen y Lost . Obviamente, estos tres botones hacen referencia a esta oportunidad y la registrarán como perdida o ganada en los informes de gestión. El botón Reabrir / Reopen se utilizaría en caso de reengancharse a la oportunidad después de haber sido perdida o ganada, o si el ciclo de ventas se ha retrasado. Utilizando el botón de Reabrir / Reopen desbloquea de

Revise los botones de la parte superior de la pantalla.



Notas:


manera efectiva la cuenta y puede comenzar a gestionarla en OneView de nuevo. También verá un botón para Ver Hoja Azul / View Blue Sheet . Si se solicita una Hoja Azul para esta oportunidad, con este botón podrá abrir y rellenar casi toda la Hoja Azul con la información introducida aquí y en otras pantallas. Nos ocuparemos de la Hoja Azul en detalle en el Módulo 6. En esta página principal verá otros dos campos obligatorios, Nombre de la oportunidad y Fuente principal. No podrá salir de la página hasta completar ambos campos. Cuando elija un nombre para la oportunidad asegúrese de que sea lo suficientemente descriptivo como para que los demás lo entiendan nada más verlo. También deberá ser reconocible cuando lo suba a su portal inteligente (smart portal), si es que elige este canal. Junto a algunos de los campos inferiores puede haber un asterisco “*”. Son campos que se convierten en obligatorios cuando se ha completado una pantalla anterior. Por ejemplo, si relleno el campo de Fecha de emisión de la propuesta entonces debería rellenar también la Fecha prevista, la Fecha de decisión y la Fecha inicial más abajo. Esto ayuda a comprender mejor la urgencia de esta oportunidad y puede hacer que los miembros de mi equipo o yo la enfoquemos de manera diferente. Los campos de la columna central de esta página principal representan la información específica de esta oportunidad. Puedo elegir la moneda en que compra el cliente, e introducir una estimación de los ingresos Brutos y Netos, así como una estimación de mis probabilidades para cerrar. Debe plantearse como un porcentaje. Los botones directamente a la derecha deberán usarse para informar al equipo de la cuenta y al equipo de gestión de propuestas que se va a emitir un RFQ para el equipo de gestión de propuestas. La casilla de la Hoja Azul aparecerá marcada si se ha desarrollado una Hoja Azul para esta oportunidad. Para finalizar, los números de los ingresos brutos y netos que se muestran aquí representan todas las fuentes de ingresos para esta oportunidad. Cuando se marca la casilla de actualizar productos, se inicia un proceso de rellenado de los campos con los nuevos

Ponga como ejemplo el nombre de una Oportunidad fácilmente reconocible, o pregunte a algún voluntario.




Notas:


números si usted ha añadido más productos o fuentes de ingresos a la oportunidad. Debajo hay una casilla para Comentarios que le permitirá compartir información relativa a esta oportunidad. Bajo el epígrafe Tipo de Industria/Mercancía encontrará campos similares a los de la página principal de empresas. Industria es un desplegable y Mercancía está libre para escribir. Estos campos deberían rellenarse con información específica para esta oportunidad. Demos un salto a los botones de productos un instante y echemos un vistazo a los epígrafes Grupos de Rutas Comerciales y Equipo de Oportunidades. Los grupos de rutas comerciales es un campo personalizado que ayuda a nuestros equipos de producto a comprender la necesidad de futuras asignaciones y servicios dentro de rutas comerciales específicas. La información aquí introducida ayuda a estos equipos a obtener mejores tarifas de compra de los proveedores, haciéndonos más competitivos en el mercado. Si introduce una Oportunidad para una ruta comercial no identificada aquí, la información será capturada y copiada como referencia para la serie de procesos internos. Si ha rellenado una de las pestañas del perfil Producto o Logística, la información de las Rutas comerciales se subirá automáticamente ahí si es que no está ya metida como resultado de la serie de procesos que hace la aplicación cada hora. Debajo está el epígrafe Equipo de Oportunidades donde tendrá la ocasión de añadir miembros al equipo de esta oportunidad. Como ya he mencionado, cualquier miembro del equipo añadido aquí tendrá derecho a editar solamente para esta oportunidad. Recuerde, siempre que rellene campos y antes de avanzar por OneView, no olvide utilizar el botón de guardar igual que si estuviera en un documento de Word… sólo para asegurarse.

Haga hincapié en la importancia de rellenar este campo y mantener la información actualizada. Este tipo de información nos pone en una posición mucho más competitiva.

Si el usuario no rellena este campo la información de rutas comerciales metida como una Oportunidad aparecerá aquí automáticamente.



Notas:


Antes de meternos en las pestañas de producto en mitad de la pantalla, revisemos las pestañas que ofrece este perfil. Verá dos solapas, Hitos (Milestones) & actividades y Anexos. En la solapa Hito (Milestone), verá un cuadro con los hitos incluidos en el proceso de ventas elegido para esta oportunidad en concreto. Para escoger transaccional o complejo, teclee en el botón “Añadir Hitos”. Si elige Complejo, habrá 6 pasos en el proceso y si escoge Transaccional habrá 5. � Hay actividades o tareas asignadas a cada hito que deberían

realizarse para mover la oportunidad a través del canal de ventas. Estas actividades deben llevarse a cabo y marcarse como tales en esta página con el fin de llevar la oportunidad hacia su cierre. Al completar los hitos, sus oportunidades bajarán por el canal de ventas.

Bajo la solapa de Influenciadores de compras (Buying Influencers), encontrará un segmento donde podrá añadir compradores importantes a esta oportunidad. Tiene la posibilidad de buscarlos e importarlos de contactos previos ya conocidos y luego añadir parte de la información de Miller Heiman importante cuando crea una estrategia para una oportunidad compleja. Tecleando el signo más en nuevas actividades, abrirá el formulario de actividades para crear una reunión, tarea o llamada en esta oportunidad.

Use aquí las diapositivas del Proceso de Ventas de Agility para ver dos procedimientos de venta adoptados. Pueden consultarse en la página web Oneviewtrainng.com.



Notas:


Una vez cerrada la actividad, se guardará en el campo de Historial de la Actividad (Activity History) más abajo. Antes de meternos en las solapas de producto, repasemos algunos de los puntos que hemos visto hasta ahora:

� Solamente puede añadir una nueva Oportunidad accediendo al perfil de Oportunidad desde la Página Principal de Empresas

� Todos los miembros del equipo añadidos tendrán derecho a editar en la Oportunidad que les ha sido asignada

� Sea descriptivo al nombrar sus oportunidades o al adoptar una práctica común de manera que sean fácilmente reconocibles y comprensibles

� Las Hojas Azules pueden desarrollarse para oportunidades Complejas usando el botón Ver Hoja Azul / View Blue Sheet

� Familiarícese con los procedimientos de ventas, tanto para oportunidades transaccionales como complejas y aplique los hitos como corresponda

Pinchemos en la solapa de Aéreo para ampliar nuestra oportunidad. Al pinchar en RUTAS OBJETIVO DE CARGA AÉREA saldrá una pantalla. Ésta y las demás como ella para MARÍTIMO, TERRESTRE, CHB y LOGÍSTICA le permitirán profundizar en sus oportunidades y le darán información detallada para conseguir sus objetivos en este mundo tan competitivo. Puede introducir sus objetivos tecleando en el signo + y escribirlo manualmente, o bien tecleando en el botón de Seleccionar Ruta / Select

Lane . Yo haré la demostración utilizando Seleccionar Ruta.


Pregunte si hay alguna duda antes de empezar con las solapas de Producto de Oportunidades.

Recuerde hacer la demostración con información de su Solapa de Perfil del Producto.



Notas:


Al teclear este botón, OneView mostrará los perfiles del producto desarrollados por mí para la empresa en la solapa del perfil de carga en la página principal de la empresa. Desde este listado, puedo seleccionar las rutas que desearía convertir en Oportunidades. Casi todos los campos vienen ya rellenos, pero al movernos por el cuadro, veremos algunos campos obligatorios que hay que rellenar antes de guardar. Estos campos y los no obligatorios dan a su equipo de cuentas y a nuestros equipos de producto interno información vital sobre nuestra gama de oportunidades globales. Si introduce una nueva oportunidad que no ha sido importada de la solapa de Perfil de Carga, cuando lo recorra la serie de procesos actualizará su perfil de carga o logístico en la página principal de la empresa con la nueva información de la ruta comercial. Esto mantendrá sus perfiles de carga y logístico actualizados en todo momento, ya que esos perfiles son imprescindibles para conseguir rutas específicas donde podamos tener una ventaja competitiva. Bajo el epígrafe de Objetivo de Ingresos (Revenue Targets) encontrará campos diseñados para medir la oportunidad en términos de ingresos y volumen. Casi todos los campos vendrán ya rellenos cuando usted añada oportunidades. Sin embargo, si cambia de moneda, añade los costes de aduanas o cambia manualmente cualquier otro detalle, se puede usar el botón de Actualizar Totales para actualizar automáticamente todos los campos de ingresos y volumen. Si tecleamos en el botón Guardar/Cerrar / Save/Close también se actualizarán los totales. El campo de Ingresos Brutos de Carga Anuales (Annual Freight Gross Revenue) fijará los ingresos si se ha elegido otra moneda que no sea USD, mientras que el campo justo a la derecha siempre indicará el total en USD. Más abajo en la pantalla hay que rellenar los campos con el tipo de Industria y Mercancía. Bajo Titular, tendrá que poner quién llevará el negocio ahora, o cualquier otro posible competidor no introducido anteriormente.




Notas:


El epígrafe de Peticiones del Cliente (Customer Requirements) le proporciona la oportunidad de detallar las necesidades de este cliente y compartirlas con el equipo de cuentas. En el momento que teclee guardar y cerrar esta oportunidad pasará a la lista en la solapa principal de Empresa bajo Oportunidades Activas y podrá acceder desde ahí. Además, la casilla junto al botón Producto / Product se marcará significando que ha terminado el perfil de una oportunidad para este producto. Los botones de otro producto funcionan de la misma manera. Todos le proporcionan la oportunidad de profundizar y concentrarse en las oportunidades que tiene con un producto seguro para la empresa. Hay ligeras diferencias en cada uno respecto a los servicios, volumen y peticiones del cliente, pero casi todas las pantallas permanecen iguales. Hay otro botón que trataremos, ya que es diferente al resto: el botón RFQ . A esta pantalla se accede para grandes oportunidades globales que requieran un RFQ, RFI o RFP. Esta pantalla será utilizada por nuestros equipos de gestión de propuestas como otra fuente con el fin de comprender mejor los detalles y necesidades de la cuenta.

Tómese un momento para mostrar y tratar brevemente también los botones de otro producto.



Notas:


Verá que muchos de los campos son auto-explicativos. Sin embargo, señalaré algunos que no lo son tanto. En el centro del formulario, encontramos un campo para Otro Contacto, con Nombre de la Empresa Asesora debajo. Estos campos se usarían cuando el RFQ está siendo gestionado por un 3PL u otros asesores industriales. También es importante para el equipo RFQ la moneda en la que producir el RFQ, y el potencial total de la oportunidad. En la parte derecha de la pantalla verá la única zona donde los ingresos de todas las oportunidades bajo la empresa se unen y dan un total. De nuevo, esos totales se indican en USD. Una vez completada esta pantalla, asegúrese de añadir un miembro del equipo de gestión de propuestas a su cuenta de manera que pueda tener acceso a lectura y revisión de esta información. Antes de concluir este segmento, repasemos algunos puntos importantes:

¡Punto importante!




Notas:


� Use los botones de producto / product para profundizar y

obtener detalles de sus oportunidades

� Con el fin de aprovechar su tiempo, asegúrese de rellenar las pestañas de Perfil de Carga y Logística en la página principal de la Empresa para que la información pueda rellenarse automáticamente

� Haga lo posible por dar una lectura exacta de los Ingresos

Anuales, los Ingresos Brutos y el Volumen disponibles. Esto servirá para que informes generados desde OneView sean mucho más precisos

� No olvide capturar todos los posibles ingresos incluyendo

todas las tarifas aplicables de corretaje, origen y destino

� Gestione eficazmente sus oportunidades registrándolas como ganadas o perdidas cuando sea necesario, para seguir contribuyendo a la rigurosidad de los informes

� Tómese su tiempo para estudiar cada botón de producto y

utilícelo para ampliar su capacidad. La información es poder, y con ello podremos ser más ágiles y competitivos.



Notas:


Módulo Seis – Documentos de Estrategia Miller Heiman En este último módulo trataremos y mostraremos la función que contiene OneView para desarrollar las Hojas Azul y Verde de Miller Heiman. Este módulo debería ser muy fácil, ya que casi toda la información transferida a las hojas Azul y Verde se ha hecho desde campos rellenados anteriormente dentro de la aplicación. En este módulo usted simplemente esbozará el procedimiento para crear los documentos y cómo se transfiere la información. También es importante perfilar desde dónde puede accederse a las hojas Verde y Azul desde dentro de la aplicación. Este módulo no es un repaso del procedimiento Miller Heiman. Todas las preguntas relativas al proceso de estrategia en si mismo deberían dirigirse a Bob Rippel, o bien el Usuario puede consultar la página de Formación de Ventas en el dominio de Marketing & Ventas para obtener más información Miller Heiman. Muestre la diapositiva Overview Power Point del Módulo Seis Comience la demostración



Notas:


MÓDULO 6 – DOCUMENTOS DE ESTRATEGIA

MILLER HEIMAN En este módulo, repasaremos los documentos de estrategia Miller Heiman incluidos dentro de la aplicación; en concreto la Hoja Azul y la Hoja Verde. Este módulo no será un curso de reciclaje sobre cómo desarrollar y gestionar estos documentos. Si necesita más información sobre programas de Venta Estratégica o Venta Conceptual consulte la página Formación de Ventas en el dominio Marketing y Ventas de Conexiones. Allí encontrará documentos e información relativa a la definición y desarrollo de las Hojas Azules y Verdes. Para nuestros propósitos, nos centraremos en cómo acceder a esos documentos dentro de la aplicación OneView, y en la facilidad con la que pueden ser producidos aprovechando la información ya introducida. Estos documentos tienen muchas ventajas incluidas dentro de OneView. La primera y más importante es que casi toda la información de las Hojas Azules y Verdes se rellenará automáticamente con información ya introducida en anteriores pantallas de OneView. La información referente a los Compradores y Oportunidades se cargará directamente a la Hoja Azul o Verde, ahorrándole por tanto un montón de tiempo. Los miembros del equipo también podrán ver sus documentos de estrategia, apoyando a nuestro equipo de ventas. Además, las hojas Verdes pueden rellenarse con más facilidad y rapidez en OneView, y los miembros del equipo y los gerentes pueden acceder a ellas antes de hacer una llamada de ventas importante planificada con usted. Nuestra iniciativa Miller Heiman es fundamental y constituye una piedra angular de nuestra metodología de ventas. Una de las razones por las que Pivotal fue elegido como nuestro vendedor CRM fue su habilidad para apoyar nuestra inversión con Miller Heiman a través de la aplicación OneView.



Notas:


HOJA AZUL Para empezar, nos centraremos en el desarrollo de una Hoja Azul. A la Hoja Azul se accede desde el Perfil de Oportunidades. La Hoja Azul le permite capturar información específica Miller Heiman sobre un objetivo único de ventas y actúa como una extensión de Oportunidades. Si la oportunidad requiere el desarrollo de una Hoja Azul, puede acceder a ella pinchando en la pestaña “Ver Hoja Azul”.


Asegúrese de desarrollar información para transferir.



Notas:


Como puede comprobar, la mayor parte de la información referente a la oportunidad ya viene rellena. Como vimos antes, esta información se importa directamente de las pantallas ya completadas. Antes de seguir adelante, retrocedamos un paso y tratemos brevemente las directrices para desarrollar una Hoja Azul. Aquí en Agility, las directrices para desarrollar una Hoja Azul vienen dictadas por el beneficio bruto estimado de la oportunidad. Este número difiere por regiones y por países. Casi todos los países tienen un umbral GP establecido para el desarrollo de una Hoja Azul. Aunque estoy de acuerdo en que el GP en ocasiones puede indicar una oportunidad de ventas compleja, no siempre es el caso. Existen otros puntos a tener en cuenta a la hora de determinar si su oportunidad es una venta compleja, y si debería desarrollar una Hoja Azul. Las oportunidades complejas generalmente son aquellas que:

� Implican múltiples influencias de compra � Implican una geografía variada � Están impulsadas por la necesidad de una solución

integrada, no simplemente un movimiento de carga de un punto a otro

� Son gestionadas por un equipo de profesionales de ventas de Agility en diferentes partes del mundo

� Es simplemente la punta del iceberg, y podría ser una oportunidad mucho mayor si se captura este único objetivo de ventas

� Están respaldadas por un miembro de nuestro equipo Ejecutivo.

Estos son algunos de los puntos que pueden definir una oportunidad compleja. El jefe de ventas nacional es quien determina qué oportunidades exigen un documento de estrategia. Volvamos a la Hoja Azul en sí misma. Como puede ver en este formato el formulario es algo diferente, pero captura la misma información que el formulario que está utilizando ahora.




Notas:


Como ya vimos, algunos de los campos ya están rellenos con información tecleada anteriormente para esta oportunidad. La siguiente información será transferida automáticamente desde el perfil de Oportunidad a su Hoja Azul: Perfil de Oportunidad Perfil de Hoja Azul Nombre de la Oportunidad SSO (Objetivo de Ventas Simples) Cuota Total SSO Ingresos Moneda Moneda Dueño de la oportunidad Jefe de la cuenta Estado de ventas Lugar en el canal de ventas Fecha de decisión prevista Fecha de cierre Listado de el/los Competidor(es)

Listado de el/los Competidor(es)

Listado de Asesor(es) de compras

Listado de Asesor(es) de compras

Cuando se crea una Hoja Azul, el Perfil Ideal del Cliente se rellenará automáticamente con el Perfil creado por nuestro equipo Ejecutivo. También verá que algunas zonas están en rojo y otras en verde. Esto denota las banderas rojas y los valores automatizados basados en las reglas básicas Miller Heiman. También dispone de una casilla para designar las banderas rojas y los valores. Además, al moverse por el formulario, habrá un botón disponible para actualizar las banderas rojas y los valores. Destaquemos otras áreas de interés:

� La información en la parte de Análisis Estratégico se rellenará automáticamente. El “Lugar en el canal de ventas” cambiará al rellenar las actividades y los hitos requeridos para hacer avanzar la oportunidad hacia el siguiente paso.

� El segmento del competidor muestra un listado de competidores dentro de la oportunidad Puede elegir un competidor de esta lista o introducir uno propio.

� Como hemos dicho antes, El Perfil Ideal del Cliente se rellena con valores por defecto.

� Pasando a las Influencias de Compra, es importante saber que esta zona es un listado de todos los contactos


Tendrá que teclear el botón de Banderas Rojas/Valores para que se muestren los colores.

Muévase por estos puntos como crea conveniente



Notas:


introducidos en otras pantallas dentro de OneView. Sólo tendrá que escoger una influencia de compra ya introducida. Si no hay ninguna, también puede introducirla usted.

� Si tecleamos en el botón de Banderas Rojas/Valores en la parte superior del formulario, verá que varias zonas del mismo se vuelven rojas o verdes, como ya mencionamos. Consulte la Guía del Usuario para obtener una lista de normas del negocio con banderas rojas y valores indicados.

� En la parte superior de este formulario encontrará también un botón de Imprimir con el que podrá imprimir la Hoja Azul tal y como lo hizo durante la sesión de Venta Estratégica.

� El botón de Elementos Recientes mostrará todos los últimos cambios hechos en la Hoja Azul, tanto de información introducida directamente como la proveniente de otros formularios de la aplicación.

Para continuar echemos un vistazo a la pestaña Resumen de mi posición Hoy. Cuando pinchamos en esta pestaña podemos ver nuestros Valores y Banderas Rojas introducidos en la primera pestaña.

Para imprimir estos documentos se necesita instalar un paquete AciveX. Puede encontrarse en la página web Oneviewtraining.com.



Notas:


Lo siguiente que verá será una zona para listar sus Planes de Acción para la oportunidad. Estas acciones, una vez introducidas en la lista, crearán automáticamente Actividades en el Perfil de la Oportunidad. Aparecerán también en su Menú Principal Personal si ha elegido este canal. En un minuto veremos también cómo estas actividades se convierten en Hojas Verdes si lo necesita. Como dije antes no hace falta teclear información extra, ya que esta información se extrae de datos introducidos previamente. Si baja por la página, encontrará el botón Crear Plan de Acción Óptima / Create Best Action Plan . Al teclearlo, este botón creará automáticamente una lista de Planes de Acción Óptima sacado de la lista de Banderas Rojas y Valores. Como podrá recordar de cuando estudió la Venta Estratégica, debería haber al menos una acción para reducir o destapar una bandera roja, y una acción para influir en algún valor identificado. Por último, al final de la página encontrará un campo para capturar toda la información necesaria para bajar esta oportunidad por el canal de ventas hacia el cierre. La metodología de la Hoja Azul nos proporciona una plataforma extremadamente sólida con la que crear estrategias para nuestras oportunidades de venta más complejas. Ahora que está inmerso en OneView, será incluso más fácil crear estos documentos y utilizarlos para incorporar estrategias que aseguren sus oportunidades de venta complejas.



Notas:


HOJA VERDE Veamos ahora la Hoja Verde. A la Hoja Verde se accede desde el Perfil de Actividades. Le permite capturar información específica Miller Heiman sobre una llamada de ventas importante que esté planificando, y actúa como una extensión de Actividades. Si la oportunidad exige el desarrollo de una Hoja Verde, se puede acceder a ella tecleando en la pestaña Ver Hoja Verde.



Notas:


Al igual que la Hoja Azul, gran parte de la información concerniente a la actividad ha sido transferida desde datos ya existentes. La información que se transfiere es: Actividad Perfil Hoja Azul Perfil Hoja Verde

Fecha de la actividad Fecha de la llamada

Actividad programada Jefe de Cuentas Asistentes a la reunión

Asistentes a la reunión

Contacto Principal Contacto Principal SSO SSO Ingresos Ingresos Fecha de cierre Fecha de cierre Trabajemos brevemente el documento, resaltando algunas zonas de interés. Como puede ver, la sección de Información de la Cuenta ya está rellena con información introducida anteriormente, y es sólo de lectura. Los asistentes a la reunión también se copian de pantallas anteriores, pero tiene la oportunidad de añadir y borrar asistentes si lo desea. También se rellena la mayoría de SSO, aunque tendrá que completar algunos de los campos para asegurarse de que está correcto. El resto del formulario tendrá que rellenarlo con la información relativa a la cuenta. Si tecleamos en la pestaña de Información/Compromiso, vemos la segunda página de la Hoja Verde. Usted también ha de rellenar estas secciones. Los botones en la parte superior del formulario tienen las mismas funciones que los de la Hoja Azul. La Hoja Verde puede ser una herramienta muy útil a la hora de planificar reuniones de ventas fructíferas. Se recomienda usarla cuando organice una reunión con un comprador ejecutivo o cuando




Notas:


vaya a una reunión de ventas importante con otro miembro del equipo de Operaciones o Gestión de Ventas. Para más información relativa a la Hoja Verde y su uso diríjase al dominio de Formación de Ventas de la Página Marketing y Ventas en Conexiones. Ahí encontrará descripciones y definiciones de todos los campos de la Hoja Verde, así como sugerencias para su utilización. Con esto terminamos nuestro repaso de los documentos Miller Heiman insertados en OneView. Son herramientas muy útiles, probadas en repetidas ocasiones como decisivas en la adquisición de oportunidades de ventas grandes y complejas. Al acceder a ellas desde OneView las hará incluso más fáciles de usar y manejar, y seguirán dándole un aire más competitivo a sus ventas.


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