Online számla, elektronikus számlázás, digitális archiválás

Mizsányi Attila osztályvezető

NAV KI Ellenőrzési FőosztályInformációtechnológiai Osztály 1.

Tartalom

1. Számlák és számlázó programok

2. Az online számla adatszolgáltatás

a) Adatkörök

b) Felhasználók

c) Technikai megvalósítás

d) Tapasztalatok

3. Az elektronikus számlázásés a digitális archiválás

Számla előállítása

• Kézi számlatömb

• Nyomtatvány

• Pénztárgéppel (egyszerűsített számla)

• Számítógéppel

Számla jellemzői

„Kézzel” előállított Géppel előállított

Papír alapúKézi számlatömb

Nyomtatvány„A4-es számla”

Elektronikus ?EDI számlaAláírt PDF

Számlázó programok: követelmények

1) Ismétlés és kihagyás nélküli sorszámozás

2) Fejlesztő/forgalmazó köteles nyilvántartani

3) Dokumentáció elkészítése/őrzése

4) Használat bejelentése (SZAMLAZO)

5) Adatexport („adóhatósági ellenőrzés adatszolgáltatás”)

6) Online számla adatszolgáltatás

+1) A felhasználó által támasztott igények

A számlázó programok világa - 1

A számlázó programok világa - 2(SZAMLAZO nyomtatványok alapján, adatszolgáltatás előtt)

• Kb. 200 ezer számlázó program, kb. 50 ezer online számlázó szolgáltatás használat

• Kb. 6500 gyártó/szolgáltató

• Kb. 5300 gyártó/szolgáltató 10 példány alatt(ebből kb. 2600 gyártó/szolgáltató 1 példány)

• Kb. 300 gyártó/szolgáltató 100 példány fölött

• Kb. 50 gyártó/szolgáltató 1000 példány fölött (összesen kb. 195 ezer példány)

Az online számla adatszolgáltatás

• Belföldi, B2B, értékhatár fölötti számlákról adatot kell szolgáltatni a NAV-nak

• Gépi számlákról azonnal és gépileg, kézi számlákról gyorsan és kézzel

• A számla ÁFA törvény által megkövetelt adattartalmát kötelező, a többi adatot lehetséges közölni.

• Kapcsolódó NAV szolgáltatások indultak

Adatok a számla adatszolgáltatásban

1. ÁFA törvény szerinti adatok - kötelező

2. Egyéb törvények által előírt kötelező számla adatok (Jöt, Ktdt, Neta) – nem kötelező szolgáltatni

3. Számlán gyakran szereplő egyéb adatok (pl. fizetési határidő) – nem kötelező

4. Egyéb számla- vagy tételadatok

5. Számlát jellemző technikai adatok (pl. megjelenési forma, hash)

Miért van a sémában olyan adatnak helye, amit nem kell küldeni?

• Adatexport (teljesíthető az új struktúra szerinti szerkezetben is)

• Lehetőség a számlaadatok egységes struktúra szerinti leírására, használatára saját folyamatokban, stb.

Jogszabály és XSD viszonya - példák

XSD kötelező XSD nem kötelező

ÁFA tv. - kötelező

• Számla/módosító okirat sorszáma

• Eladó adószám törzsszáma • Eladó neve, címe

• Vevő adószáma• Pénzügyi képviselő adatai • Fordított adózás jelölése• Önszámlázás jelölése

ÁFA tv. - NEM kötelező

Technikai adatok: • Tételek sorszámozása

(lineNumber)• A számla megjelenési

formája (papír, EDI, …)

• Jövedéki adatok• Termékdíj adatok• additionalInvoiceData• additionalLineData• electronicInvoiceHash

Tipikus problémák (szolgáltatandó adatok köre)

• Most benne legyen vagy ne legyen benne az adatszolgáltatásban?

• „Nálunk ez csak megjegyzésben szerepel”

• A címet nem tudja a megfelelő részletességgel szolgáltatni (pl. nincs országkód, nincs közterület neve/jellege elkülönítve, stb.)

• Baj-e, ha nem pontos a cím?

• Pénztárgépen kiállított (egyszerűsített) számlák

Felhasználó típusok

Elsődleges (felhasználói név + jelszó) – teljes hozzáférés

Nyújthat be (kézi) adatszolgáltatást

Kezelhet másodlagos felhasználót

Kezelhet technikai felhasználót

Másodlagos (felhasználói név + jelszó)

Nyújthat be (kézi) adatszolgáltatást

Technikai (felhasználói név + jelszó + kulcs)

Gépi adatszolgáltatást végezhet

Másodlagos felhasználó jogosultságai

Technikai felhasználó jogosultságai

Felhasználók

• A felhasználók rendszerét szabadon ki lehet alakítani a szervezeten belül (valahogy ki kell)

• Vonatkozó jelszavakat (stb.) kezelni kell

Számlázó program NAV

(Belső hozzáférési szabályok)

• Felhasználó név• Jelszó• Aláírókulcs

Meghatalmazotti számlázás

Szereplők: M: Meghatalmazó Sz: Számlázási szolgáltató

1. „M” létrehoz egy technikai felhasználót(a hozzáférését a szükséges minimumra korlátozza)

2. Ennek adatait átadja „Sz”-nek3. „Sz” létrehozza és jelenti a számlákat

(„M” nevében)

(Szükség lehet másodlagos felhasználóra is)

Önszámlázás

Szereplők: A: Meghatalmazó/vevő (A)B: Beszállító (B)

1. „B” létrehoz egy technikai felhasználót(korlátozza a hozzáférését a szükséges minimumra)

2. Ennek adatait átadja „A”-nak3. „A” létrehozza és jelenti az olyan számlákat („B”

nevében), ahol a vevő „A”

(Szükség lehet másodlagos felhasználóra is)

Tipikus problémák (felhasználók)

• „Akkor most nekünk hogyan KELL…”

• „Szabad-e úgy csinálni, hogy…”

• Nem lehet megszüntetni a felhasználót

• Milyen gyakran járnak le a jelszavak?

• Csoportos adóalanyok

• „Önszámlázáskor nem akarom, hogy…”

• „Még júniusban regisztráltunk, de most…”

Az adatszolgáltatás technikája

Számlázó program NAV

„Token” kérés

Token átadás

Adat beküldés

„Feladóvevény”

Eredmény lekérdezése

Eredmény közlése

Feldolgozás lehetséges eredményei

1. DONE: Teljesült az adatszolgáltatás

2. WARN: Teljesült az adatszolgáltatás, a „rutinellenőrzés” hibákat talált

3. ERROR: Feldolgozást ellehetetlenítő hiba, az adatszolgáltatás NEM teljesült

ERROR esetek

• A számla XML nem valid

• Jogosultság hiba

• Már történt adatszolgáltatás az adott sorszámmal

• Tételek sorszámozása ismétlést vagy kihagyást tartalmaz

• Számla adatszolgáltatása nem tartalmaz tételt.

• Módosítás olyan számlára hivatkozik, amiről nem történt adatszolgáltatás, és ez nincs külön jelölve

WARN üzenetek

• Ha szólunk, akkor gond van, fordítva nem feltétlenül igaz

• NEM lezárt a lista, az ellenőrzés egy alaposabb lesz

• Példák: – A vevő adószáma hiányzik/érvénytelen/nem

létezik

– A vevő azonos az eladóval

– Irányítószám és település nem kapcsolódik

– Számszaki hibás összesítés (invoiceSummary)

Mi a teendő…?

ERROR:

• Megelőzés: minden ERROR-t eredményező mintázat kiküszöbölhető szoftveresen

• Ha mégis...?

WARN:

• Az attól függ…

– Számla módosítása és adatszolgáltatás erről is?

– Technikai érvénytelenítés és újraküldése?

– Most semmi, amúgy a számlázó program javítása?

Teendők hiba esetén

Gazdasági esemény

Számla

Adatszolgáltatás

Hiba esetén: Módosító okirat kiállítása

Módosító okirat

Hiba esetén: Technikai érvénytelenítés

Az online számla adatszolgáltatás tapasztalatai

• A piac egy része későn reagált

• Gyakran nem ér össze az adózási és a szoftverfejlesztési tudás

• Felelősség egymás között nem tisztázott

• Csontvázak

„Érzékeny” témák

• Strukturált adatok (az adatszolgáltatás egyáltalán)

• A számlázó program és „határai”

• Előlegszámlák

• Módosító okiratok– Jóváírás, göngyöleg visszavét

– Sztornózás és új számla kiadása

– Explicit hivatkozás az eredeti számlára

• Egyéb hibás gyakorlatok– Sorszámozás egyedisége

Javaslatok

… a fejlesztővel: - Tisztázni a funkcionális igényeket és felelősségeket- Egyértelműsíteni a szoftverkövetés elemeit

(hibajavítás, jogszabálykövetés)

… az adózó oldalán: - Regisztráció, felhasználók rendszerének

kialakítása- Áttekinteni a számlák és módosító okiratok

kiadási folyamatát

Lehetőségek - 1

• Közvetlen, a NAV által nyújtott szolgáltatások

– Beküldött számlák „visszakérdezés” beküldött számlákra (könyvelő, könyvvizsgáló?)

– Adóalanyok lekérdezése (létező/nem létező, székhelyadatok)

– Vevőként releváns számlák lekérdezhetősége (csak felületen)

– NAV által biztosított számlázó szoftver

– „Rutinellenőrzés” beküldéskor

Lehetőségek - 2

• A szabályozás tovagyűrűző hatása:

– Van egységes számla adattartalom leírás, amit minden program tud

– Nem kötelező adatok szerepeltethetősége (pl. megrendelés szám, szerződésszám, stb.)

– Feldolgozási folyamat könnyíthető

– Elektronikus számlázás könnyebbé válik

DIGITALIZÁCIÓ

Az elektronikus számlázásés digitális archiválás

Mi az elektronikus számla?

Számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be (ÁFA tv. 259. § 5.)

Példák:

• Elektronikusan aláírt PDF állomány

• Szkennelt és e-mailben küldött számla

• EDI rendszerben létrehozott adat

Elektronikus számla szabályozás

1. A befogadó beleegyezése szükséges

2. Biztosítani kell a

- hitelességet

- sértetlenséget

- olvashatóságot.

3. Kifejezett technológiai megkötés nincs

(példa)

Előnyök és hátrányok

Előnyök:

• Gyorsabb és olcsóbb lehet

- Előállítani

- Elküldeni

- Feldolgozni

Hátrányok:

• Egyszer ki kell alakítani a rendszerét…

• Elektronikusan KELL őrizni (digitális archiválás)

Mibe kerül...?

Digitális archiválás - szemléletváltás

114/2007. (GKM) rendelet 2. § (2) és

1/2018. (ITM) rendelet 3. § (2) egybevetése:

(2) A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumokértelmezhetősége, olvashatósága – például a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával – a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon.

Digitális archiválás - követelmények

1. Változatlan maradjonMegőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítani kell a véletlen vagy szándékos törlés, megsemmisítés elleni védelmet

2. Olvashatóság

Értelmezhetőség, olvashatóság biztosítása

Digitális archiválás szabályozásaRégi114/2007 (GKM)

Új1/2018 (ITM)

Alkalmazható technológiák Taxatív felsorolásKeret jellegű, követelményeket határoz meg

„Zárt rendszer” fogalmaAkkreditált tanúsító szervezet által igazolt

A fejlesztő nyilatkozata(részletes dokumentáció és egyetemleges felelősség)

Időpecsét Szükséges Nem szükséges

EDI rendszer Megfelelő Megfelelő

Számla digitális archiválása Általános szabályok Speciális szabályozás

Elektronikus számlázás B2Gügyletekben

Az Európai Parlament és a Tanács 2014/55/EU irányelve (2014.04.16) az elektronikus számlázás közbeszerzésben történő alkalmazásáról:

• Egységes elektronikus számla szabvány kerül kidolgozásra

• Ennek használatát a tagállamok meg fogják követelni a közbeszerzésekben

Összefoglalás

1. Az online számla adatszolgáltatás kapcsán fókuszba került a számlázás kérdése

2. Egyre racionálisabb lesz az elektronikus számlázást választani

3. A kormányzat is segíti az elektronikus számlázás terjedését

Kérdések…