ontwikkeling van een kwaliteitsborgingssysteem

de praktijk

inhoud

• voorstelling IVBO• overzicht systeem IVBO• ontwikkeling systeem• toepassing op de VLAREMA

voorstelling IVBO

Intergemeentelijk samenwerkingsverband voor Vuilverwijdering en –verwerking in Brugge en Ommeland

voorstelling IVBO

• Logistiek = ophaling• Verwerking– Verbranding met energierecuperatie• elektriciteit 17MW• warmte >20km

– Compostering• ± 200 werknemers

inhoud

• voorstelling IVBO• overzicht systeem IVBO• ontwikkeling systeem• toepassing op de VLAREMA

overzicht systeem

Management Systeem = MAS• Kwaliteit = ISO 9.001• Milieu = ISO 14.001• Preventie = OHSAS 18.001

overzicht systeem

• ProcesbenaderingEr worden geen procedures opgesteld volgens de

hoofdstukken van de norm.

Er worden procedures opgesteld volgens de processen in de procesflow van IVBO.

overzicht systeem

Procedure ≠ tekstProcedure =• procesfiche = turtle = overzicht van een proces• procesflow = flowchart = stappen in een proces• tekst als dit specifiek geëist wordt

door de norm• instructies / spec’s

overzicht systeem

• Turtle

overzicht systeem

• Flowchart

flow wat wie doc’s

overzicht systeem

Handboek

Management-processen

Hoofdprocessen

Ondersteunende processen

inhoud

• voorstelling IVBO• overzicht systeem IVBO• ontwikkeling systeem• toepassing op de VLAREMA

ontwikkeling systeem

• Procesbenadering = procesflow van de organisatie

Alternatief: organigram

• Hoe aan een procesbeschrijving beginnen?= flowchart van het proces

ontwikkeling systeem

AANDACHTSPUNTEN

Het proces

Hoe zit het proces precies in elkaar?

=

Intern personeel

De normvereisten

Wat wordt er precies gevraagd in de norm?

=

Consultant

ontwikkeling systeem

Definities• Systeembeheerder

= de beheerder van het systeem• Proceseigenaar

= de verantwoordelijke voor het proces• Betrokkenen

= de uitvoerders van het proces

ontwikkeling systeem

WERKGROEP PER PROCES• 1 consultant

voorzitter van de werkgroep, bewaker van de normvereisten

• 1 systeembeheerdersecretaris, op papier zetten van de flow

• 1 proceseigenaar• 2 betrokkenen

opbouwen van de flow

ontwikkeling systeemWERKING VAN DE WERKGROEP

Werkgroep sessie 1

Tussentijds mooi op papier zetten van de flow

Werkgroep sessie 2

Tussentijds aanpassen van de flow

Werkgroep sessie 3

= in grote lijnen uitwerken van de flow

= de schets deftig op papier zetten

= detailuitwerking van de flow

= aanpassingen op papier zetten

= afwerking, goedkeuren van de flow

ontwikkeling systeem

• Regels voor het opstellen van de flow– Simpele stappen met per stap een korte uitleg. Als

voor een stap meer dan vier regels nodig zijn, dan moet je de stap opsplitsen.

– Geen overlapping met andere flows. Als er processen overlopen in andere flows wordt d.m.v. een hiernaar verwezen.

– Geen details !– Symbolen in de flow hebben een betekenis.

1

ontwikkeling systeem

start / stop

verwijzing

actie uitvoering

actie controle

keuze, beslissing

flowrichting

ontwikkeling systeem

ontwikkeling systeem

inhoud

• voorstelling IVBO• overzicht systeem IVBO• ontwikkeling systeem• toepassing op de VLAREMA

mogelijkheden uitwerking

• Uitwerken van het managementsysteem volgens een bestaande norm = beschrijving van alle processen zoals deze nu lopen– Nadien kijken of het systeem aan alle eisen in de

Vlarema voldoet en indien nodig kleine aanpassingen doorvoeren.

• Enkel processen uitwerken m.b.t. de eisen in de Vlarema.– Hoe achteraf gekeurd krijgen?

eisen VLAREMAArt. 6.1.1.5. Het kwaliteitsborgingssysteem bevat minstens de volgende onderdelen :

1. een werkmethode die aangeeft op welke wijze getoetst wordt of de geaccepteerde afvalstoffen stroken met de eigen registratie als afvalstoffenhandelaar of -makelaar;= proces Acceptatie

2. richtlijnen die aangeven hoe de aard, samenstelling en verpakking van de geaccepteerde afvalstoffen worden beoordeeld en bijgestuurd indien nodig;= proces Acceptatie

3. een werkmethode die aangeeft op welke wijze verzekerd wordt dat de afvalstoffenproducenten de nodige inlichtingen krijgen over de afvalstoffen die zij verplicht gescheiden moeten aanbieden;= proces Terugnameplichten

4. een werkmethode die weergeeft hoe een geschikte vervoerder gecontacteerd wordt naargelang de aard van de afvalstoffen en de wijze van aanbieding van de afvalstoffen;= proces Aankoop

5. een werkmethode die aangeeft op welke wijze de traceerbaarheid van de afvalstoffen van bij de afvalstoffenproducent over het vervoer tot bij de vergunde verwerker wordt verzekerd, met daarin onder meer richtlijnen voor het invullen van een identificatieformulier, richtlijnen voor de verspreiding van het identificatieformulier, een beschrijving van de manier waarop de administratieve medewerkers worden opgeleid en waarop ingeschakelde vervoerders worden geïnstrueerd om de formulieren correct in te vullen;= proces Acceptatie + proces Opleiding

6. een werkmethode die aangeeft op welke manier het afvalstoffenregister wordt bijgehouden, welke data dat register bevat en waar dat register ter inzage ligt;= proces Acceptatie + proces Milieu

7. een werkmethode die aangeeft op welke wijze wordt nagegaan dat de gekozen bestemmeling vergund of erkend is voor de aanvaarding van de aangeboden afvalstoffen;= proces Aankoop + proces Milieu

8. een werkmethode die wettelijke bepalingen over de bestemmingsmogelijkheden en de verwerkingshiërarchie van de afvalstoffen omzet in richtlijnen voor de verantwoordelijke werknemers;= proces Wetgeving + proces Acceptatie

9. voor elk onderdeel van het kwaliteitsborgingssysteem een oplijsting van de verantwoordelijken.= proces Beheer MAS + zie de diverse turtles en flows